การวิเคราะห์ข้อมูลขั้นสูง - การรวมข้อมูล

คุณอาจเจอสถานการณ์ต่างๆที่คุณต้องนำเสนอข้อมูลรวม แหล่งที่มาของข้อมูลอาจมาจากที่เดียวหรือหลายที่ก็ได้ ความท้าทายอีกประการหนึ่งคือข้อมูลอาจได้รับการอัปเดตโดยบุคคลอื่นเป็นครั้งคราว

คุณจำเป็นต้องทราบวิธีตั้งค่าเวิร์กชีตสรุปที่รวมข้อมูลจากแหล่งที่มาที่คุณตั้งค่าเมื่อใดก็ตามที่คุณต้องการ ใน Excel คุณสามารถทำงานนี้ได้อย่างง่ายดายในไม่กี่ขั้นตอนด้วยไฟล์Data Tool – Consolidate.

การเตรียมข้อมูลสำหรับการรวมบัญชี

ก่อนที่คุณจะเริ่มรวมข้อมูลตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีความสอดคล้องกันในแหล่งข้อมูล ซึ่งหมายความว่าข้อมูลถูกจัดเรียงดังนี้ -

ข้อมูลแต่ละช่วงอยู่ในแผ่นงานแยกกัน
ข้อมูลแต่ละช่วงอยู่ในรูปแบบรายการโดยมีป้ายกำกับในแถวแรก
นอกจากนี้คุณสามารถมีป้ายกำกับสำหรับหมวดหมู่ในคอลัมน์แรกได้หากมี
ช่วงข้อมูลทั้งหมดมีเค้าโครงเหมือนกัน
ช่วงข้อมูลทั้งหมดมีข้อเท็จจริงที่คล้ายกัน
ไม่มีแถวหรือคอลัมน์ว่างภายในแต่ละช่วง

ในกรณีที่แหล่งข้อมูลอยู่ภายนอกตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการใช้เค้าโครงที่กำหนดไว้ล่วงหน้าในรูปแบบของเทมเพลต Excel

สมมติว่าคุณมีข้อมูลการขายสินค้าโภคภัณฑ์ต่างๆจากแต่ละภูมิภาค - ตะวันออกเหนือใต้และตะวันตก คุณอาจต้องรวบรวมข้อมูลนี้และนำเสนอสรุปยอดขายผลิตภัณฑ์อย่างชาญฉลาดเป็นครั้งคราว การเตรียมการมีดังต่อไปนี้ -

หนึ่งแผ่นงานต่อภูมิภาค - ได้แก่ แผ่นงานสี่แผ่นที่มีชื่อตะวันออกเหนือใต้และตะวันตก สิ่งเหล่านี้อาจอยู่ในสมุดงานเดียวกันหรือสมุดงานอื่น
แผ่นงานแต่ละแผ่นมีเค้าโครงเหมือนกันซึ่งแสดงถึงรายละเอียดของผลิตภัณฑ์จำนวนหน่วยและจำนวน
คุณต้องรวมผลิตภัณฑ์ข้อมูลอย่างชาญฉลาด ดังนั้นตรวจสอบให้แน่ใจว่าคอลัมน์ที่มีป้ายกำกับผลิตภัณฑ์เป็นคอลัมน์แรกและมีป้ายกำกับผลิตภัณฑ์

การรวมข้อมูลในสมุดงานเดียวกัน

หากคุณมีข้อมูลทั้งหมดที่คุณต้องรวมไว้ในสมุดงานเดียวกันให้ดำเนินการดังนี้ -

Step 1 - ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลของแต่ละภูมิภาคอยู่ในแผ่นงานแยกกัน

Step 2 - เพิ่มแผ่นงานใหม่และตั้งชื่อว่าสรุป

Step 3 - คลิกแผ่นงานสรุป

Step 4 - คลิกเซลล์ที่คุณต้องการวางผลสรุป

Step 5 - คลิกไฟล์ DATA บน Ribbon

Step 6 - คลิกไฟล์ Consolidate ในปุ่ม Data Tools กลุ่ม.

Consolidate กล่องโต้ตอบปรากฏขึ้น

Step 7 - เลือก Sum จากรายการแบบเลื่อนลงด้านล่าง Function.

Step 8 - เลือกข้อมูลจากแต่ละแผ่นงานดังนี้

คลิกไอคอนในกล่องใต้การอ้างอิง
เลือกแผ่นงาน - ตะวันออก
เลือกช่วงข้อมูล
อีกครั้งคลิกไอคอนในกล่องภายใต้การอ้างอิง

ช่วงที่เลือกจะปรากฏในกล่องอ้างอิง -

Step 9 - คลิกไฟล์ Addทางด้านขวาของกล่อง ช่วงข้อมูลที่เลือกจะปรากฏในกล่องด้านล่างAll References.

Step 10- ทำซ้ำขั้นตอนที่ 1-5 สำหรับส่วนที่เหลือของแผ่นข้อมูล - เหนือใต้และตะวันตก กล่องโต้ตอบ Consolidate มีลักษณะดังนี้

คุณจะเห็นว่าช่วงข้อมูลปรากฏในเวิร์กชีตตามลำดับตัวอักษรในช่องด้านล่าง All references.

Step 11 - ทำเครื่องหมายในช่อง Top row และ Left column ภายใต้ Use labels in. คลิกตกลง

ข้อมูลของคุณสรุปเป็นผลิตภัณฑ์ที่ชาญฉลาดสำหรับภูมิภาค - ตะวันออกเหนือใต้และตะวันตก

คุณสามารถทำซ้ำขั้นตอนที่ระบุข้างต้นเพื่อรีเฟรชผลลัพธ์สรุปด้วยตนเองได้ทุกเมื่อที่คุณต้องการ

การรวมข้อมูลโดยอัตโนมัติ

สมมติว่าคุณต้องการให้ข้อมูลสรุปของคุณอัปเดตโดยอัตโนมัติเมื่อใดก็ตามที่มีการเปลี่ยนแปลงข้อมูล คุณต้องมีลิงก์ไปยังแหล่งข้อมูลเพื่อให้บรรลุเป้าหมายนี้

Step 1 - เลือกช่อง - Create links to source data ในกล่องโต้ตอบรวมบัญชีและคลิกตกลง

ผลสรุปของคุณปรากฏโดยมีโครงร่างดังนี้ -

คุณจะสังเกตเห็นว่ามีการแทรกคอลัมน์ใหม่ทางด้านขวาของคอลัมน์ชื่อผลิตภัณฑ์

Step 2- คลิกเครื่องหมาย + บนโครงร่างในแถวที่มีค่าผลิตภัณฑ์ชื่อ Soap คุณจะเห็นว่าคอลัมน์ใหม่มีค่าที่รวมสำหรับแต่ละชุดของค่าผลิตภัณฑ์ภูมิภาคที่ชาญฉลาด

การรวมข้อมูลจากสมุดงานต่างๆ

ในตัวอย่างก่อนหน้านี้ข้อมูลทั้งหมดที่คุณต้องการสรุปจะอยู่ในสมุดงานเดียวกัน อย่างไรก็ตามมีแนวโน้มว่าข้อมูลจะถูกเก็บรักษาแยกกันสำหรับแต่ละภูมิภาคและได้รับการอัปเดตภูมิภาคอย่างชาญฉลาด ในกรณีนี้คุณสามารถรวมข้อมูลได้ดังนี้ -

Step 1 - เปิดสมุดงานที่มีข้อมูลเช่นสมุดงาน - East-Sales, North-Sales, South-Sales และ West-Sales

Step 2 - เปิดสมุดงานใหม่

Step 3 - ในแผ่นงานใหม่ให้คลิกเซลล์ที่คุณต้องการให้สรุปปรากฏ

Step 4 - คลิกแท็บ DATA บน Ribbon

Step 5 - คลิก Consolidate ในกล่อง Data Tools

ก Consolidateกล่องโต้ตอบปรากฏขึ้น ในกล่องโต้ตอบรวม -