การวิเคราะห์ข้อมูล Excel - การตรวจสอบข้อมูล

การตรวจสอบข้อมูลเป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์และใช้งานง่ายใน Excel ซึ่งคุณสามารถตั้งค่าการตรวจสอบข้อมูลกับข้อมูลที่ป้อนที่ป้อนลงในแผ่นงานของคุณ

สำหรับเซลล์ใด ๆ บนแผ่นงานคุณสามารถทำได้

แสดงข้อความป้อนข้อมูลเกี่ยวกับสิ่งที่ต้องป้อน
จำกัด ค่าที่ป้อน
ระบุรายการค่าให้เลือก
แสดงข้อความแสดงข้อผิดพลาดและปฏิเสธการป้อนข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง

พิจารณาตัวติดตามความเสี่ยงต่อไปนี้ที่สามารถใช้เพื่อป้อนและติดตามข้อมูลความเสี่ยงที่ระบุ

ในตัวติดตามนี้ข้อมูลที่ป้อนลงในคอลัมน์ต่อไปนี้จะได้รับการตรวจสอบความถูกต้องด้วยข้อ จำกัด ของข้อมูลที่กำหนดไว้ล่วงหน้าและข้อมูลที่ป้อนจะได้รับการยอมรับก็ต่อเมื่อเป็นไปตามเกณฑ์การตรวจสอบ มิฉะนั้นคุณจะได้รับข้อความแสดงข้อผิดพลาด

Probability
Impact
หมวดหมู่ความเสี่ยง
แหล่งที่มาของความเสี่ยง
Status

คอลัมน์ความเสี่ยงจะมีค่าจากการคำนวณและคุณไม่สามารถป้อนข้อมูลใด ๆ แม้แต่คอลัมน์S. No. ถูกตั้งค่าให้มีค่าจากการคำนวณที่ปรับแม้ว่าคุณจะลบแถวก็ตาม

ตอนนี้คุณจะได้เรียนรู้วิธีตั้งค่าแผ่นงานดังกล่าว

เตรียมโครงสร้างสำหรับแผ่นงาน

เพื่อเตรียมโครงสร้างสำหรับแผ่นงาน -

เริ่มต้นด้วยแผ่นงานเปล่า
ใส่ส่วนหัวในแถวที่ 2
ใส่ส่วนหัวของคอลัมน์ในแถวที่ 3
สำหรับส่วนหัวคอลัมน์ความน่าจะเป็นผลกระทบและความเสี่ยง -
- คลิกขวาที่เซลล์
- คลิกที่ Format Cells จากเมนูแบบเลื่อนลง
- ในกล่องโต้ตอบจัดรูปแบบเซลล์ให้คลิกที่แท็บการจัดแนว
- พิมพ์ 90 ภายใต้ Orientation
ผสานและจัดกึ่งกลางเซลล์ในแถวที่ 3, 4 และ 5 สำหรับแต่ละส่วนหัวของคอลัมน์
จัดรูปแบบเส้นขอบสำหรับเซลล์ในแถว 2 - 5
ปรับความกว้างของแถวและคอลัมน์

แผ่นงานของคุณจะมีลักษณะดังนี้ -

กำหนดค่าที่ถูกต้องสำหรับประเภทความเสี่ยง

ในเซลล์ M5 - M13 ให้ป้อนค่าต่อไปนี้ (M5 คือส่วนหัวและ M6 - M13 คือค่า)

ค่าหมวดหมู่
ผู้ใช้ปลายทาง
ลูกค้า
การจัดการ
กำหนดการ
กำหนดการ
สิ่งแวดล้อม
สินค้า
โครงการ

คลิกเซลล์แรกใต้คอลัมน์ประเภทความเสี่ยง (H6)
คลิกแท็บ DATA บน Ribbon
คลิกการตรวจสอบข้อมูลในกลุ่มเครื่องมือข้อมูล
เลือกการตรวจสอบข้อมูล ... จากรายการดรอปดาวน์

กล่องโต้ตอบการตรวจสอบข้อมูลจะปรากฏขึ้น

คลิกแท็บการตั้งค่า
ภายใต้เกณฑ์การตรวจสอบใน Allow: รายการแบบเลื่อนลงเลือกตัวเลือก List.

เลือกช่วง M6: M13 ในกล่องแหล่งที่มา: ที่ปรากฏขึ้น
เลือกช่องละเว้นว่างและรายการแบบเลื่อนลงในเซลล์ที่ปรากฏขึ้น

ตั้งค่าข้อความป้อนสำหรับประเภทความเสี่ยง

คลิกแท็บข้อความป้อนข้อมูลในกล่องโต้ตอบการตรวจสอบข้อมูล
ทำเครื่องหมายในช่อง Show input message เมื่อเซลล์ถูกเลือก
ในช่องใต้ชื่อ: พิมพ์ประเภทความเสี่ยง:
ในช่องใต้ข้อความป้อนข้อมูล: เลือกประเภทของความเสี่ยงจากรายการ

ตั้งค่าการแจ้งเตือนข้อผิดพลาดสำหรับประเภทความเสี่ยง

วิธีตั้งค่าการแจ้งเตือนข้อผิดพลาด -

คลิกแท็บการแจ้งเตือนข้อผิดพลาดในกล่องโต้ตอบการตรวจสอบข้อมูล
เลือกช่องแสดงการแจ้งเตือนข้อผิดพลาดหลังจากป้อนข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง
เลือกหยุดภายใต้สไตล์: ดรอปดาวน์
ในช่องใต้ชื่อ: พิมพ์รายการไม่ถูกต้อง:
ในกล่องภายใต้ข้อความแสดงข้อผิดพลาด: พิมพ์เลือกค่าจากรายการแบบหล่นลง
คลิกตกลง

ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลสำหรับประเภทความเสี่ยง

สำหรับเซลล์แรกที่เลือกภายใต้หมวดหมู่ความเสี่ยง

มีการกำหนดเกณฑ์การตรวจสอบข้อมูล
ตั้งค่าข้อความเข้าแล้ว
ตั้งค่าการแจ้งเตือนข้อผิดพลาด

ตอนนี้คุณสามารถตรวจสอบการตั้งค่าของคุณได้

คลิกในเซลล์ที่คุณได้ตั้งค่าเกณฑ์การตรวจสอบข้อมูล ข้อความป้อนข้อมูลจะปรากฏขึ้น ปุ่มดรอปดาวน์จะปรากฏที่ด้านขวาของเซลล์

ข้อความที่ป้อนจะแสดงอย่างถูกต้อง

คลิกที่ปุ่มดรอปดาวน์ทางด้านขวาของเซลล์ รายการดรอปดาวน์จะปรากฏขึ้นพร้อมกับค่าที่สามารถเลือกได้
ตรวจสอบค่าต่างๆในรายการดรอปดาวน์กับค่าที่ใช้ในการสร้างรายการดรอปดาวน์

ทั้งสองชุดของค่าตรงกัน โปรดทราบว่าหากจำนวนค่ามากกว่านี้คุณจะได้รับแถบเลื่อนลงทางด้านขวาของรายการแบบเลื่อนลง

เลือกค่าจากรายการแบบเลื่อนลง ปรากฏในเซลล์

คุณจะเห็นว่าการเลือกค่าที่ถูกต้องทำงานได้ดี

สุดท้ายลองป้อนรายการที่ไม่ถูกต้องและตรวจสอบการแจ้งเตือนข้อผิดพลาด

พิมพ์ People ในเซลล์แล้วกด Enter ข้อความแสดงข้อผิดพลาดที่คุณตั้งไว้สำหรับเซลล์จะแสดงขึ้น

ตรวจสอบข้อความแสดงข้อผิดพลาด
คุณมีตัวเลือกในการลองใหม่หรือยกเลิก ตรวจสอบทั้งสองตัวเลือก

คุณตั้งค่าการตรวจสอบข้อมูลสำหรับเซลล์สำเร็จแล้ว

Note - การตรวจสอบการสะกดและไวยากรณ์ของข้อความเป็นสิ่งสำคัญมาก

กำหนดเกณฑ์ที่ถูกต้องสำหรับคอลัมน์ประเภทความเสี่ยง

ตอนนี้คุณพร้อมที่จะใช้เกณฑ์การตรวจสอบข้อมูลกับเซลล์ทั้งหมดในคอลัมน์ประเภทความเสี่ยง

ณ จุดนี้คุณต้องจำสองสิ่ง -

คุณต้องกำหนดเกณฑ์สำหรับจำนวนเซลล์สูงสุดที่สามารถใช้ได้ ในตัวอย่างของเราอาจแตกต่างกันไปตั้งแต่ 10 - 100 ขึ้นอยู่กับตำแหน่งที่จะใช้แผ่นงาน
คุณไม่ควรกำหนดเกณฑ์สำหรับช่วงของเซลล์ที่ไม่ต้องการหรือสำหรับทั้งคอลัมน์ สิ่งนี้จะเพิ่มขนาดไฟล์โดยไม่จำเป็น เรียกว่าการจัดรูปแบบส่วนเกิน หากคุณได้รับแผ่นงานจากแหล่งภายนอกคุณต้องลบการจัดรูปแบบส่วนเกินออกซึ่งคุณจะได้เรียนรู้ในบทที่สอบถามในบทช่วยสอนนี้

ทำตามขั้นตอนด้านล่าง -

กำหนดเกณฑ์การตรวจสอบความถูกต้องสำหรับ 10 เซลล์ภายใต้หมวดหมู่ความเสี่ยง
คุณสามารถทำได้อย่างง่ายดายโดยคลิกที่มุมขวาล่างของเซลล์แรก
กดสัญลักษณ์ + ที่ปรากฏขึ้นแล้วดึงลง

การตรวจสอบข้อมูลถูกตั้งค่าสำหรับเซลล์ที่เลือกทั้งหมด

คลิกคอลัมน์สุดท้ายที่เลือกและยืนยัน

การตรวจสอบข้อมูลสำหรับคอลัมน์ประเภทความเสี่ยงเสร็จสมบูรณ์

ตั้งค่าการตรวจสอบความถูกต้องสำหรับแหล่งที่มาของความเสี่ยง

ในกรณีนี้เรามีเพียงสองค่า - ภายในและภายนอก

คลิกในเซลล์แรกในคอลัมน์แหล่งความเสี่ยง (I6)
คลิกแท็บ DATA บน Ribbon
คลิกการตรวจสอบข้อมูลในกลุ่มเครื่องมือข้อมูล
เลือกการตรวจสอบข้อมูล ... จากรายการดรอปดาวน์

กล่องโต้ตอบการตรวจสอบข้อมูลจะปรากฏขึ้น

คลิกแท็บการตั้งค่า
ภายใต้เกณฑ์การตรวจสอบในรายการแบบเลื่อนลงอนุญาต: เลือกรายการตัวเลือก
พิมพ์ Internal, External ในกล่อง Source: ที่ปรากฏขึ้น
เลือกช่องละเว้นว่างและรายการแบบเลื่อนลงในเซลล์ที่ปรากฏขึ้น

ตั้งค่า Input Message สำหรับ Risk Source

ตั้งค่าการแจ้งเตือนข้อผิดพลาดสำหรับแหล่งความเสี่ยง

สำหรับเซลล์แรกที่เลือกภายใต้แหล่งความเสี่ยง -

มีการกำหนดเกณฑ์การตรวจสอบข้อมูล
ตั้งค่าข้อความเข้าแล้ว
ตั้งค่าการแจ้งเตือนข้อผิดพลาด

ตอนนี้คุณสามารถตรวจสอบการตั้งค่าของคุณได้

คลิกในเซลล์ที่คุณได้ตั้งค่าเกณฑ์การตรวจสอบข้อมูล ข้อความที่ป้อนจะปรากฏขึ้น ปุ่มดรอปดาวน์จะปรากฏที่ด้านขวาของเซลล์

ข้อความที่ป้อนจะแสดงอย่างถูกต้อง

คลิกปุ่มลูกศรแบบเลื่อนลงทางด้านขวาของเซลล์ รายการดรอปดาวน์จะปรากฏขึ้นพร้อมกับค่าที่สามารถเลือกได้
ตรวจสอบว่าค่าตรงกับที่คุณพิมพ์หรือไม่ - ภายในและภายนอก

ทั้งสองชุดของค่าตรงกัน เลือกค่าจากรายการดรอปดาวน์ ปรากฏในเซลล์

คุณจะเห็นว่าการเลือกค่าที่ถูกต้องทำงานได้ดี สุดท้ายลองป้อนรายการที่ไม่ถูกต้องและตรวจสอบการแจ้งเตือนข้อผิดพลาด

พิมพ์การเงินในเซลล์แล้วกด Enter ข้อความแสดงข้อผิดพลาดที่คุณตั้งไว้สำหรับเซลล์จะแสดงขึ้น

ตรวจสอบข้อความแสดงข้อผิดพลาด คุณตั้งค่าการตรวจสอบข้อมูลสำหรับเซลล์สำเร็จแล้ว
กำหนดเกณฑ์ที่ถูกต้องสำหรับคอลัมน์แหล่งความเสี่ยง
ใช้เกณฑ์การตรวจสอบข้อมูลกับเซลล์ I6 - I15 ในคอลัมน์แหล่งความเสี่ยง (เช่นช่วงเดียวกับคอลัมน์ประเภทความเสี่ยง)

การตรวจสอบข้อมูลถูกตั้งค่าสำหรับเซลล์ที่เลือกทั้งหมด การตรวจสอบข้อมูลสำหรับคอลัมน์แหล่งความเสี่ยงเสร็จสมบูรณ์

ตั้งค่าการตรวจสอบสถานะ

ทำซ้ำขั้นตอนเดียวกับที่คุณใช้ในการตั้งค่า Validation สำหรับ Risk Source
ตั้งค่ารายการเป็นเปิดปิด
ใช้เกณฑ์การตรวจสอบข้อมูลกับเซลล์ K6 - K15 ในคอลัมน์สถานะ (เช่นช่วงเดียวกับคอลัมน์ประเภทความเสี่ยง)

การตรวจสอบข้อมูลถูกตั้งค่าสำหรับเซลล์ที่เลือกทั้งหมด การตรวจสอบข้อมูลสำหรับสถานะคอลัมน์เสร็จสมบูรณ์

ตั้งค่าการตรวจสอบความน่าจะเป็น

ค่าคะแนนความน่าจะเป็นของความเสี่ยงอยู่ในช่วง 1-5, 1 ต่ำและ 5 สูง ค่าสามารถเป็นจำนวนเต็มใดก็ได้ระหว่าง 1 ถึง 5 รวมทั้งสองอย่าง

คลิกในเซลล์แรกใต้คอลัมน์ Risk Source (I6)
คลิกแท็บ DATA บน Ribbon
คลิกการตรวจสอบข้อมูลในกลุ่มเครื่องมือข้อมูล
เลือกการตรวจสอบข้อมูล ... จากรายการดรอปดาวน์

กล่องโต้ตอบการตรวจสอบข้อมูลจะปรากฏขึ้น

คลิกแท็บการตั้งค่า
ภายใต้เกณฑ์การตรวจสอบในรายการแบบเลื่อนลงอนุญาต: เลือกจำนวนเต็ม

เลือกระหว่างภายใต้ข้อมูล:
พิมพ์ 1 ในช่องต่ำสุด:
พิมพ์ 5 ในช่องด้านล่างสูงสุด:

ตั้งค่าข้อความป้อนสำหรับความน่าจะเป็น

ตั้งค่าการแจ้งเตือนข้อผิดพลาดสำหรับความน่าจะเป็นแล้วคลิกตกลง

สำหรับเซลล์แรกที่เลือกภายใต้ความน่าจะเป็น

มีการกำหนดเกณฑ์การตรวจสอบข้อมูล
ตั้งค่าข้อความเข้าแล้ว
ตั้งค่าการแจ้งเตือนข้อผิดพลาด

ตอนนี้คุณสามารถตรวจสอบการตั้งค่าของคุณได้

คลิกเซลล์ที่คุณตั้งค่าเกณฑ์การตรวจสอบข้อมูล ข้อความที่ป้อนจะปรากฏขึ้น ในกรณีนี้จะไม่มีปุ่มดรอปดาวน์เนื่องจากค่าอินพุตถูกตั้งค่าให้อยู่ในช่วงไม่ใช่จากรายการ

ข้อความที่ป้อนจะแสดงอย่างถูกต้อง

ป้อนจำนวนเต็มระหว่าง 1 ถึง 5 ในเซลล์ ปรากฏในเซลล์

การเลือกค่าที่ถูกต้องใช้ได้ดี สุดท้ายลองป้อนรายการที่ไม่ถูกต้องและตรวจสอบการแจ้งเตือนข้อผิดพลาด

พิมพ์ 6 ในเซลล์แล้วกด Enter ข้อความแสดงข้อผิดพลาดที่คุณได้ตั้งค่าไว้สำหรับเซลล์จะปรากฏขึ้น

คุณตั้งค่าการตรวจสอบข้อมูลสำหรับเซลล์สำเร็จแล้ว

กำหนดเกณฑ์ที่ถูกต้องสำหรับคอลัมน์ความน่าจะเป็น
ใช้เกณฑ์การตรวจสอบข้อมูลกับเซลล์ E6 - E15 ในคอลัมน์ความน่าจะเป็น (เช่นช่วงเดียวกับคอลัมน์ประเภทความเสี่ยง)

การตรวจสอบข้อมูลถูกตั้งค่าสำหรับเซลล์ที่เลือกทั้งหมด การตรวจสอบข้อมูลสำหรับคอลัมน์ความน่าจะเป็นเสร็จสมบูรณ์

ตั้งค่าการตรวจสอบความถูกต้องสำหรับผลกระทบ

ในการตั้งค่าการตรวจสอบความถูกต้องสำหรับผลกระทบให้ทำซ้ำขั้นตอนเดียวกับที่คุณใช้สำหรับการตั้งค่าการตรวจสอบความถูกต้องสำหรับความน่าจะเป็น

ใช้เกณฑ์การตรวจสอบข้อมูลกับเซลล์ F6 - F15 ในคอลัมน์ผลกระทบ (เช่นช่วงเดียวกับคอลัมน์ประเภทความเสี่ยง)

การตรวจสอบข้อมูลถูกตั้งค่าสำหรับเซลล์ที่เลือกทั้งหมด การตรวจสอบข้อมูลสำหรับผลกระทบคอลัมน์เสร็จสมบูรณ์

ตั้งค่าความเสี่ยงของคอลัมน์ด้วยค่าที่คำนวณได้

ความเสี่ยงถูกคำนวณเป็นผลจากความน่าจะเป็นของความเสี่ยงและผลกระทบจากความเสี่ยง

ความเสี่ยง = ความน่าจะเป็น * ผลกระทบ

พิมพ์ = E6 * F6 ในเซลล์ G6 แล้วกด Enter

0 จะแสดงในเซลล์ G6 เนื่องจาก E6 และ F6 ว่างเปล่า

คัดลอกสูตรในเซลล์ G6 - G15 0 จะแสดงในเซลล์ G6 - G15

เนื่องจากคอลัมน์ความเสี่ยงมีไว้สำหรับค่าที่คำนวณคุณจึงไม่ควรอนุญาตให้ป้อนข้อมูลในคอลัมน์นั้น

เลือกเซลล์ G6-G15
คลิกขวาและในรายการดรอปดาวน์ที่ปรากฏขึ้นให้เลือกจัดรูปแบบเซลล์ กล่องโต้ตอบ Format Cells จะปรากฏขึ้น
คลิกแท็บการป้องกัน
ตรวจสอบตัวเลือก Locked.

เพื่อให้แน่ใจว่าไม่อนุญาตให้ป้อนข้อมูลในเซลล์เหล่านั้น อย่างไรก็ตามสิ่งนี้จะมีผลเฉพาะเมื่อแผ่นงานได้รับการป้องกันซึ่งคุณจะทำเป็นขั้นตอนสุดท้ายหลังจากที่แผ่นงานพร้อมแล้ว

คลิกตกลง
แรเงาเซลล์ G6-G15 เพื่อระบุว่าเป็นค่าที่คำนวณได้

จัดรูปแบบค่าหมายเลขซีเรียล

คุณสามารถปล่อยให้ผู้ใช้กรอกข้อมูลในคอลัมน์ S. No. อย่างไรก็ตามหากคุณจัดรูปแบบค่า S. No. แผ่นงานจะดูเรียบร้อยมากขึ้น นอกจากนี้ยังแสดงจำนวนแถวที่จัดรูปแบบแผ่นงาน

พิมพ์ = row () - 5 ในเซลล์ B6 แล้วกด Enter

1 จะปรากฏในเซลล์ B6 คัดลอกสูตรในเซลล์ B6-B15 ค่า 1-10 ปรากฏขึ้น

แรเงาเซลล์ B6-B15

สรุป

เกือบเสร็จแล้วกับโครงการของคุณ

ซ่อนคอลัมน์ M ที่มีค่าประเภทข้อมูล
จัดรูปแบบเส้นขอบสำหรับเซลล์ B6-K16

คลิกขวาที่แท็บแผ่นงาน
เลือกป้องกันแผ่นงานจากเมนู

กล่องโต้ตอบป้องกันแผ่นงานจะปรากฏขึ้น

ตรวจสอบตัวเลือกป้องกันแผ่นงานและเนื้อหาของเซลล์ที่ถูกล็อก
พิมพ์รหัสผ่านใต้รหัสผ่านเพื่อยกเลิกการป้องกันแผ่นงาน -
- รหัสผ่านเป็นกรณีที่สำคัญ
- ไม่สามารถกู้คืนแผ่นงานที่มีการป้องกันได้หากลืมรหัสผ่าน
- เป็นแนวทางปฏิบัติที่ดีในการเก็บรายชื่อแผ่นงานและรหัสผ่านไว้ที่ใดที่หนึ่ง
ภายใต้อนุญาตให้ผู้ใช้ทั้งหมดของแผ่นงานนี้ทำเครื่องหมายในช่องเลือกเซลล์ที่ปลดล็อก