ตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพ

Key Performance Indicators (KPI) คือชุดของมาตรการเชิงปริมาณที่องค์กรใช้ในการวัดผลการดำเนินงานในช่วงเวลาหนึ่ง โดยปกติ KPI จะใช้ในการประเมินความสำเร็จขององค์กรโดยรวมหรือแผนกที่ชาญฉลาด (เช่นการขายการเงิน ฯลฯ ) คุณต้องกำหนด KPI ตามวัตถุประสงค์ขององค์กรและตรวจสอบเป็นครั้งคราวเพื่อติดตามความคืบหน้า

KPI มีหลายประเภทให้เลือกตามความต้องการของคุณ ตัวอย่าง ได้แก่ -

• รายได้และค่าใช้จ่าย
• อัตราผลตอบแทน
• มูลค่าการซื้อเฉลี่ย
• มูลค่าตลอดอายุการใช้งานของลูกค้า
• เงินทุนหมุนเวียน

โปรดทราบว่า KPI เป็นรูปแบบการสื่อสารที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมต่อไปนี้ -

• การระบุ KPI ตามวัตถุประสงค์ขององค์กร

• การตรวจสอบและรายงาน KPI

• การปรับเปลี่ยน KPI เมื่อองค์กรดำเนินไปและ / หรือเป้าหมายขององค์กรเปลี่ยนไป

การระบุ KPI

ขั้นตอนแรกและสำคัญที่สุดในการวิเคราะห์ KPI คือการระบุ KPI ที่ตรวจสอบแนวโน้มที่ต้องการในองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ สิ่งนี้ต้องการความเข้าใจที่สมบูรณ์เกี่ยวกับวัตถุประสงค์และต้องการช่องทางการสื่อสารที่เหมาะสมระหว่างนักวิเคราะห์และผู้ที่รับผิดชอบในการบรรลุวัตถุประสงค์

มี KPI หลายแบบให้เลือก แต่ความสำเร็จในการตรวจสอบขึ้นอยู่กับตัวเลือกที่เหมาะสมของ KPI ที่เกี่ยวข้องกับวัตถุประสงค์ KPI แตกต่างกันไปในแต่ละองค์กรและแต่ละแผนกและจะมีผลก็ต่อเมื่อนำไปสู่การปรับปรุงประสิทธิภาพ

คุณสามารถประเมินความเกี่ยวข้องของ KPI โดยใช้เกณฑ์ SMART นั่นคือ KPI ควรเป็น Sเฉพาะ Mง่าย Aสัมผัสได้ Relevant และ Time-bound กล่าวอีกนัยหนึ่ง KPI ที่เลือกควรเป็นไปตามเกณฑ์ต่อไปนี้ -

• KPI สะท้อนให้เห็นถึง Sวัตถุประสงค์เฉพาะ

• KPI ช่วยให้คุณสามารถ Mก้าวไปสู่เป้าหมายนั้นอย่างง่ายดาย

• เป้าหมายที่กำหนด KPI นั้นเป็นไปตามความเป็นจริง Aสัมผัสได้

• เป้าหมายที่ KPI กำหนดเป้าหมายคือ Rที่เกี่ยวข้องกับองค์กร

• คุณสามารถกำหนดกรอบเวลาในการบรรลุเป้าหมายเพื่อให้ KPI เปิดเผยว่าใกล้เป้าหมายเพียงใดเมื่อเทียบกับเวลาที่เหลืออยู่

KPI ที่กำหนดไว้จะต้องได้รับการประเมินเป็นครั้งคราวเพื่อค้นหาความเกี่ยวข้องเมื่อเวลาผ่านไป หากจำเป็นต้องมีการกำหนดและตรวจสอบ KPI ที่แตกต่างกัน จากนั้นการตรวจสอบ KPI ของคุณจะเกี่ยวข้องกับความต้องการขององค์กรในปัจจุบัน

ตามความต้องการในการวิเคราะห์คุณต้องเลือก KPI ที่เกี่ยวข้องและตัวอย่าง ได้แก่ :

• ฝ่ายขายอาจใช้ KPI เพื่อวัดกำไรขั้นต้นรายเดือนเทียบกับกำไรขั้นต้นที่คาดการณ์ไว้

• แผนกบัญชีอาจวัดค่าใช้จ่ายรายเดือนเทียบกับรายรับเพื่อประเมินต้นทุน

• แผนกทรัพยากรบุคคลอาจวัดการหมุนเวียนของพนักงานรายไตรมาส

• นักธุรกิจมักใช้ KPI ที่จัดกลุ่มเข้าด้วยกันในดัชนีชี้วัดทางธุรกิจเพื่อรับข้อมูลสรุปความสำเร็จทางธุรกิจในอดีตที่รวดเร็วและแม่นยำหรือเพื่อระบุแนวโน้มหรือเพื่อระบุโอกาสในการปรับปรุงประสิทธิภาพ

ตัวอย่างที่ใช้ในบทนี้เป็นตัวบ่งชี้เพื่อช่วยคุณในการทำความเข้าใจว่าคุณสามารถกำหนดและตรวจสอบ KPI ใน Excel ได้อย่างไร ดุลยพินิจ แต่เพียงผู้เดียวในการระบุ KPI นั้นขึ้นอยู่กับคุณตามวัตถุประสงค์เพื่อสะท้อนสถานการณ์ปัจจุบันเมื่อเทียบกับเป้าหมาย

KPI ใน Excel

• คุณสามารถวิเคราะห์ประสิทธิภาพเทียบกับเป้าหมายที่ตั้งไว้ด้วย PowerPivot ตัวอย่างเช่น PowerPivot KPI สามารถใช้เพื่อกำหนดสำหรับแต่ละปีและพนักงานขายว่ายอดขายจริงของเขาเป็นอย่างไรเมื่อเทียบกับเป้าหมายการขายของเขา

• คุณสามารถสำรวจและแสดงภาพ KPI เดียวกันด้วย Power View

• คุณยังสามารถกำหนด KPI ใหม่และ / หรือแก้ไขได้ใน Power View

• คุณสามารถสร้างรายงานเกี่ยวกับสุนทรียศาสตร์ด้วย KPI ใน Power View

การกำหนด KPI ใน Excel

ขั้นตอนแรกในการวิเคราะห์ KPI คือการกำหนด KPI ที่ระบุ สิ่งนี้ต้องการการกำหนดพารามิเตอร์สามตัวสำหรับ KPI ดังต่อไปนี้ -

ค่าฐาน

ค่าฐานถูกกำหนดโดยเขตข้อมูลจากการคำนวณที่เปลี่ยนเป็นค่า เขตข้อมูลจากการคำนวณแสดงถึงค่าปัจจุบันสำหรับรายการในแถวนั้นของตาราง เช่นยอดขายรวมกำไรในช่วงเวลาที่กำหนดเป็นต้น

มูลค่าเป้าหมาย / เป้าหมาย

มูลค่าเป้าหมาย (หรือเป้าหมาย) ถูกกำหนดโดยฟิลด์จากการคำนวณที่เปลี่ยนเป็นค่าหรือค่าสัมบูรณ์ เป็นค่าที่ประเมินมูลค่าปัจจุบัน ซึ่งอาจเป็นตัวเลขคงที่เช่นจำนวนวันลาป่วยโดยเฉลี่ยที่ใช้ได้กับพนักงานทุกคนหรือเขตข้อมูลจากการคำนวณซึ่งส่งผลให้แต่ละแถวมีเป้าหมายที่แตกต่างกันเช่นงบประมาณของแต่ละแผนกในองค์กร .

สถานะ

สถานะคือตัวบ่งชี้ค่า มันจะโดดเด่นมากถ้าคุณตั้งเป็นตัวบ่งชี้ภาพ ใน Power View ใน Excel คุณสามารถแก้ไข KPI โดยเลือกว่าจะใช้ตัวบ่งชี้ใดและค่าใดที่จะเรียกใช้ตัวบ่งชี้แต่ละตัว

ตัวอย่างเช่นสมมติว่าคุณต้องการตรวจสอบเป้าหมายการขายของพนักงานขายในองค์กรที่ขายผลิตภัณฑ์ วัตถุประสงค์ของการวิเคราะห์คือการระบุผู้ปฏิบัติงานที่ดีที่สุดที่มียอดขายตามเป้าหมาย คุณสามารถดำเนินการกำหนด KPI ได้ดังนี้ -

• Base Value - มูลค่าปัจจุบันของยอดขายสำหรับพนักงานขายแต่ละคน

• Target Value / Goal- สิ่งนี้ได้รับการแก้ไขสำหรับพนักงานขายทั้งหมดเพื่อให้สามารถเปรียบเทียบระหว่างพนักงานขายได้ สมมติว่ายอดขายเป้าหมายคือ 3500 โปรดทราบว่าสำหรับการวิเคราะห์อื่นคุณสามารถเปลี่ยนค่าเป้าหมายสำหรับพนักงานขายได้

• Status - สถานะจะแสดงด้วยกราฟิกเพื่อกำหนดสถานะของค่าฐานเทียบกับค่าเป้าหมายได้อย่างง่ายดาย

KPI ใน PowerPivot

คุณสามารถกำหนด KPI ใน PowerPivot ได้ดังนี้ -

• เริ่มต้นด้วยสองตารางพนักงานขายและพนักงานขาย
  • ตาราง SalesPerson ประกอบด้วยรหัสพนักงานขายและชื่อพนักงานขาย
  • ตารางการขายประกอบด้วยข้อมูลการขายของพนักงานขายที่ชาญฉลาดและรายเดือน
• เพิ่มตารางทั้งสองลงในแบบจำลองข้อมูล
• สร้างความสัมพันธ์ระหว่างตารางทั้งสองโดยใช้รหัสพนักงานขายของฟิลด์

ในการตั้งค่าฐานคุณต้องมีฟิลด์จากการคำนวณสำหรับยอดขาย

• เพิ่มเขตข้อมูลจากการคำนวณในตารางยอดขายสำหรับคอลัมน์ยอดขายในโมเดลข้อมูลดังต่อไปนี้ -

Total Sales:= sum([Sales Amount])

• คลิกที่ PivotTable บน Ribbon ในหน้าต่าง PowerPivot
• เลือกแผ่นงานใหม่ในกล่องโต้ตอบสร้าง PivotTable

• เพิ่มพนักงานขายเขตข้อมูลไปยังพื้นที่แถวใน PivotTable
• คลิกที่แท็บ POWERPIVOT บน Ribbon
• คลิก KPI ในกลุ่มการคำนวณ
• คลิกที่ KPI ใหม่ในรายการแบบเลื่อนลง

กล่องโต้ตอบตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลัก (KPI) จะปรากฏขึ้น

• เลือกยอดขายรวมในช่องฐาน KPI (ค่า)

• ภายใต้สถานะ KPI มีตัวเลือกต่อไปนี้ -

  • ภายใต้กำหนดค่าเป้าหมายเลือกค่าสัมบูรณ์และพิมพ์ 3500 ในกล่อง

  • ภายใต้กำหนดเกณฑ์สถานะให้ปรับแถบแนวตั้งที่แสดงเปอร์เซ็นต์เป็น 40 และ 80

  • ภายใต้เลือกรูปแบบไอคอนให้เลือกตัวเลือกแรก

คลิกที่ปุ่ม OK คุณสามารถสังเกตสิ่งต่อไปนี้ในตารางการขายในรายการเขตข้อมูล PivotTable -

• ข้อมูลยอดขายเป็น KPI

  
  และมีการบรรยายโดยไอคอน

• พารามิเตอร์ KPI สามตัว ได้แก่ มูลค่าเป้าหมายและสถานะปรากฏเป็นฟิลด์ภายใต้ Total Sales KPI

• เลือกพารามิเตอร์ KPI สามตัว ได้แก่ มูลค่าเป้าหมายและสถานะภายใต้ยอดขายรวม

• คอลัมน์ทั้งสามปรากฏใน PowerPivot โดยคอลัมน์สถานะจะแสดงไอคอนตามค่าที่เกี่ยวข้อง

คุณยังสามารถกำหนดเกณฑ์ KPI ตามค่าแทนเปอร์เซ็นต์ได้ ในการแก้ไข KPI ที่กำหนดให้ดำเนินการดังนี้ -

• คลิก KPI ในกลุ่มการคำนวณบน Ribbon
• คลิกที่จัดการ KPI ในรายการแบบเลื่อนลง

กล่องโต้ตอบจัดการ KPI จะปรากฏขึ้น

• คลิก KPI - ยอดขายรวม
• คลิกที่ปุ่มแก้ไข

กล่องโต้ตอบตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลัก (KPI) จะปรากฏขึ้น

• ภายใต้กำหนดเกณฑ์สถานะปรับแถบแนวตั้งเป็น 1500 และ 3000
• รักษาตัวเลือกที่เหลือก่อนหน้านี้ไว้
• คลิกตกลง

ดังที่คุณสังเกตได้ไอคอนสถานะจะแสดงถึงเกณฑ์ที่เปลี่ยนแปลง

KPI ใน Power View

คุณสามารถสร้างรายงานเกี่ยวกับสุนทรียศาสตร์ด้วย KPI ใน Power View คุณสามารถใช้ KPI ที่กำหนดไว้ก่อนหน้าในโมเดลข้อมูลหรือคุณสามารถเพิ่ม KPI ใน Power View

ในการเพิ่มหรือแก้ไข KPI ใน Power View ให้ดำเนินการดังนี้ -

• ใน Power View Sheet ให้คลิกที่แท็บ PowerPivot

PowerPivot Ribbon ปรากฏขึ้นซึ่งคุณเคยใช้ในส่วนก่อนหน้านี้

• คลิก KPI ในกลุ่มการคำนวณ
• คลิกที่ KPI ใหม่เพื่อเพิ่ม KPI
• คลิกที่จัดการ KPI เพื่อแก้ไข KPI

ขั้นตอนจะเหมือนกับในส่วนก่อนหน้า

คุณสามารถสร้างรายงานประสิทธิภาพการขายที่สวยงามด้วย KPI ใน Power View ได้ดังนี้ -

• คลิกที่แท็บ DATA บนริบบิ้น
• คลิกที่ Power View ในกลุ่มรายงาน

แผ่นงาน Power View ปรากฏขึ้น

• เพิ่มตารางที่มีฟิลด์ - พนักงานขายยอดขายรวมและสถานะการขายทั้งหมด

• เพิ่มตารางที่สองพร้อมฟิลด์ - พนักงานขายยอดขายรวมและเป้าหมายการขายทั้งหมด

• แปลงตารางที่สองเป็น Stacked Bar 100%

• เพิ่มตารางที่สามพร้อมฟิลด์ - พนักงานขายภูมิภาคยอดขายรวมและสถานะการขายทั้งหมด

• แปลงตารางที่สามเป็นการ์ด ลากเขตข้อมูล Region ไปยัง Tile By

• เพิ่มชื่อ - ประสิทธิภาพการขาย

• เปลี่ยนแบบอักษร

• เพิ่มขนาดตัวอักษร

• ปรับขนาดตารางแถบแบบเรียงซ้อน 100% และการ์ดอย่างเหมาะสม

รายงานประสิทธิภาพการขายของคุณพร้อมแล้ว -

ดังที่คุณสังเกตได้ใน Power View คุณสามารถวาดภาพผลลัพธ์ได้ดังนี้ -

• ตารางที่มีไอคอนสำหรับสถานะ KPI จะคล้ายกับรายงาน PowerPivot

• Stacked Bar 100% แสดงถึงเปอร์เซ็นต์ที่ทำได้เมื่อเทียบกับเป้าหมาย นอกจากนี้คุณยังสังเกตได้ว่ามีการเปรียบเทียบประสิทธิภาพของทั้งหมดอย่างชัดเจน

• การ์ดแสดงสถานะ KPI ของพนักงานขายพร้อมกับภูมิภาคที่พวกเขาเป็นเจ้าของ คุณสามารถเลื่อนดูไทล์แบบโต้ตอบเพื่อแสดงผลลัพธ์สำหรับภูมิภาคต่างๆที่จะให้ขอบเขตในการประเมินประสิทธิภาพตามภูมิภาคด้วย