การวิเคราะห์ข้อมูล Excel - สอบถาม

คุณสามารถใช้ Inquire เพื่อ -

  • เปรียบเทียบสมุดงานสองเล่ม
  • วิเคราะห์เวิร์กบุ๊กสำหรับปัญหาหรือความไม่สอดคล้องกัน
  • ดูลิงก์ระหว่างสมุดงาน
  • ดูลิงก์ระหว่างแผ่นงาน
  • ดูความสัมพันธ์ระหว่างเซลล์
  • ทำความสะอาดการจัดรูปแบบเซลล์ส่วนเกิน
  • จัดการรหัสผ่าน

แท็บ INQUIRE จะอยู่บน Ribbon หากคุณพบแท็บ INQUIRE บน Ribbon คุณสามารถข้ามไปยังส่วนถัดไปได้

หากคุณไม่พบแท็บ INQUIRE บน Ribbon ให้เปิดใช้งาน Inquire Add-in

  • คลิก File > Options.
  • ในหน้าต่างตัวเลือกของ Excel คลิกที่ Add-Ins
  • ในกล่องจัดการคลิกที่ COM Add-in
  • คลิกไป

กล่องโต้ตอบ COM Add-in จะปรากฏขึ้น

  • เลือกช่องสอบถาม
  • คลิกตกลง ตอนนี้ Inquire Add-In เปิดใช้งานอยู่ คุณจะพบแท็บ INQUIRE บน Ribbon

สอบถามคำสั่ง

ให้เราเรียนรู้เกี่ยวกับคำสั่ง INQUIRE

คลิกแท็บ INQUIRE คุณจะพบคำสั่งต่อไปนี้ -

  • การวิเคราะห์สมุดงาน
  • ความสัมพันธ์ของสมุดงาน
  • ความสัมพันธ์ของแผ่นงาน
  • ความสัมพันธ์ของเซลล์
  • เปรียบเทียบไฟล์
  • ทำความสะอาดการจัดรูปแบบเซลล์ส่วนเกิน
  • รหัสผ่านสมุดงาน

การเปรียบเทียบสมุดงานสองเล่ม

คุณสามารถเปรียบเทียบสมุดงานสองเซลล์ตามเซลล์และค้นหาความแตกต่างหากมีในแง่ของการเปลี่ยนแปลงในสมุดงานที่สองเมื่อเทียบกับเซลล์แรก

ทำตามขั้นตอนที่กำหนดด้านล่าง -

  • เปิดสมุดงานสองเล่มที่คุณต้องการเปรียบเทียบ
  • คลิกที่แท็บ INQUIRE บน Ribbon
  • คลิกที่เปรียบเทียบไฟล์ในกลุ่มเปรียบเทียบ
  • Select Files To Compare กล่องโต้ตอบปรากฏขึ้น
  • ตรวจสอบชื่อไฟล์ที่แสดงในช่องข้างๆ Compare และ To.
  • หากชื่อไฟล์ที่แสดงไม่ใช่ชื่อที่คุณต้องการให้คลิกลูกศรลงถัดจากชื่อไฟล์นั้น

  • เฉพาะเวิร์กบุ๊กที่เปิดอยู่เท่านั้นที่จะปรากฏขึ้น

  • เลือกไฟล์
  • ตรวจสอบว่าลำดับของไฟล์ในการเปรียบเทียบและเป็นตกลงหรือไม่
  • หากคำสั่งซื้อไม่ตกลงให้คลิก Swap Files. ลำดับของไฟล์ในการเปรียบเทียบและถึงจะเปลี่ยนไป

  • คลิกเปรียบเทียบ

ผลลัพธ์ของการเปรียบเทียบปรากฏในตารางสองบานหน้าต่าง -

  • สมุดงานทางด้านซ้ายตรงกับไฟล์ "เปรียบเทียบ" ที่คุณเลือก
  • สมุดงานทางด้านขวาจะตรงกับไฟล์ "ถึง" ที่คุณเลือก

รายละเอียดของการเปลี่ยนแปลงในสมุดงาน - To เมื่อเปรียบเทียบกับ Workbook-Compare จะปรากฏในบานหน้าต่างด้านล่างกริดทั้งสองนี้ การเปลี่ยนแปลงจะถูกเน้นด้วยสีขึ้นอยู่กับประเภทของการเปลี่ยนแปลง คำอธิบายสำหรับสีไฮไลต์จะปรากฏในบานหน้าต่างด้านซ้ายล่าง

คลิก Resize Cells to Fitบน Ribbon เพื่อดูเนื้อหาของเซลล์ในสมุดงานเปรียบเทียบและถึง เซลล์ในสมุดงานทั้งสองจะถูกปรับขนาดเพื่อให้สามารถมองเห็นเนื้อหาได้

คลิกส่งออกผลลัพธ์ในกลุ่มส่งออกบน Ribbon

กล่องโต้ตอบบันทึกเป็นจะปรากฏขึ้น คุณสามารถบันทึกผลลัพธ์ลงในสมุดงาน Excel โปรดทราบว่ามีเฉพาะไฟล์ประเภท. xlsx เท่านั้น

หากคุณต้องการผลลัพธ์ในแอปพลิเคชันอื่นคุณสามารถทำได้โดยคัดลอกไปที่คลิปบอร์ด

คลิกคัดลอกผลลัพธ์ไปยังคลิปบอร์ดในกลุ่มส่งออกบน Ribbon

วางในแอปพลิเคชันที่คุณต้องการ

การสร้างรายงานเชิงโต้ตอบ

คุณสามารถใช้ไฟล์ Workbook Analysis คำสั่งเพื่อสร้างรายงานเชิงโต้ตอบที่สามารถแสดงข้อมูลโดยละเอียดเกี่ยวกับสมุดงานและโครงสร้างสูตรเซลล์ช่วงและคำเตือน

  • คลิกแท็บสอบถามบน Ribbon
  • คลิกการวิเคราะห์สมุดงานในกลุ่มรายงาน

รายงานจะแสดงหลังจากการวิเคราะห์สมุดงานเสร็จสิ้น

รายงานมีหกประเภทดังต่อไปนี้ -

  • Summary - ข้อมูลทั่วไปเกี่ยวกับโครงสร้างและเนื้อหาของสมุดงาน

  • Workbook (with subcategories) - สถิติสมุดงานทั่วไป

  • Formulas (with subcategories) - ข้อมูลเฉพาะเกี่ยวกับสูตรในสมุดงาน

  • Cells (with subcategories) - ข้อมูลเฉพาะเกี่ยวกับเซลล์ในสมุดงาน

  • Ranges (with subcategories) - ข้อมูลเฉพาะเกี่ยวกับช่วงในสมุดงาน

  • Warnings - คำเตือนหลายประเภทเกี่ยวกับโครงสร้างสมุดงานและเนื้อหา

การเลือกหมวดหมู่จะช่วยให้คุณได้ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับหมวดหมู่นั้น

ตรวจสอบตัวเลือกสูตร หมวดหมู่ย่อยของสูตรจะแสดงขึ้น

คุณจะสังเกตสิ่งต่อไปนี้ในสมุดงานที่คุณกำลังวิเคราะห์ -

  • สูตรทั้งหมดมีเลข 224
  • ด้วยค่าตัวเลขจะมีค่าเท่ากับ 224
  • คลิกหมวดหมู่ย่อยด้วยค่าตัวเลข

ในบานหน้าต่างผลลัพธ์สำหรับแต่ละเซลล์ที่มีสูตรที่มีค่าตัวเลขจะแสดงชื่อเวิร์กชีตที่อยู่เซลล์และสูตร

คลิกปุ่มส่งออก Excel กล่องโต้ตอบบันทึกเป็นจะปรากฏขึ้น

  • บันทึกรายงานเป็นไฟล์ Excel
  • ปุ่ม Load Export File จะปรากฏถัดจากปุ่ม Excel Export
  • คลิกที่ปุ่ม Load Export File

สมุดงานรายงาน Excel ที่บันทึกไว้จะเปิดขึ้นและคุณสามารถดูผลการวิเคราะห์เวิร์กบุ๊กได้อย่างชัดเจน

การดูด้วยไดอะแกรม

คุณสามารถดูความสัมพันธ์ของสมุดงานความสัมพันธ์ของเวิร์กชีตและความสัมพันธ์ของเซลล์ด้วยไดอะแกรมแบบโต้ตอบที่สร้างโดยลิงก์ ลิงก์แสดงการอ้างอิงระหว่างโหนดในแผนภาพ คุณสามารถลากลิงก์หรือโหนดเพื่อจัดเรียงและจัดแนวเพื่อดูสิ่งที่คุณกำลังมองหา

การดูความสัมพันธ์ของสมุดงาน

คุณสามารถมีแผนที่เชิงโต้ตอบแบบกราฟิกของการอ้างอิงสมุดงานที่สร้างขึ้นโดยการเชื่อมต่อ (ลิงก์) ระหว่างไฟล์โดยใช้แผนภาพความสัมพันธ์ของสมุดงาน

ประเภทของลิงก์ในไดอะแกรมอาจรวมถึงสมุดงานอื่นฐานข้อมูล Access ไฟล์ข้อความเพจ HTML ฐานข้อมูล SQL Server และแหล่งข้อมูลอื่น ๆ

  • คลิกแท็บ INQUIRE บน Ribbon
  • คลิก Workbook Relationship ในกลุ่ม Diagram

แผนผังความสัมพันธ์ของสมุดงานจะปรากฏขึ้นโดยแสดงลิงก์ของสมุดงานที่มีแหล่งข้อมูลที่แตกต่างกัน

การดูความสัมพันธ์ของแผ่นงาน

คุณสามารถใช้แผนภาพความสัมพันธ์ของเวิร์กชีตเพื่อสร้างแผนผังกราฟิกของการเชื่อมต่อ (ลิงก์) แบบโต้ตอบระหว่างเวิร์กชีตในเวิร์กบุ๊กเดียวกันและ / หรือเวิร์กชีตในสมุดงานอื่น

  • คลิกแท็บ INQUIRE บน Ribbon
  • คลิกความสัมพันธ์ของเวิร์กชีตในกลุ่มไดอะแกรม

แผนภาพความสัมพันธ์ของเวิร์กชีตจะปรากฏขึ้นโดยแสดงลิงก์ระหว่างเวิร์กชีตในเวิร์กบุ๊กเดียวกันและในเวิร์กบุ๊กอื่น

ความแตกต่างระหว่างสองสิ่งนี้สามารถระบุได้ด้วยทิศทางของลูกศร

การดูความสัมพันธ์ของเซลล์

คุณสามารถใช้แผนภาพความสัมพันธ์ของเซลล์เพื่อดูแผนที่แบบโต้ตอบโดยละเอียดของลิงก์ทั้งหมดจากเซลล์ที่เลือกไปยังเซลล์ในแผ่นงานอื่นหรือแม้แต่สมุดงานอื่น ๆ

  • คลิกแท็บ INQUIRE บน Ribbon
  • คลิกความสัมพันธ์ของเซลล์ในกลุ่มไดอะแกรม

กล่องโต้ตอบตัวเลือกแผนภาพความสัมพันธ์ของเซลล์จะปรากฏขึ้น

  • ตรวจสอบแผ่นงาน Span และสมุดงาน Span

  • เลือก Trace ทั้งใน Trace cell precedents และ Trace cell dependents

  • ภายใต้จำนวนระดับการขยายเริ่มต้นให้เลือก limited แล้วพิมพ์ 5 ในช่องข้างๆ

  • คลิกตกลง

แผนภาพความสัมพันธ์ของเซลล์จะปรากฏขึ้นโดยแสดงลิงก์ระหว่างเซลล์ที่เลือกและเซลล์ในแผ่นงานเดียวกันสมุดงานเดียวกันและในสมุดงานอื่น ๆ ตามตัวเลือกที่คุณเลือก

คลิกซูม คุณสามารถดูโหนดได้อย่างชัดเจน

การทำความสะอาดการจัดรูปแบบเซลล์ส่วนเกิน

เมื่อคุณพบว่าสมุดงานโหลดช้าหรือมีขนาดใหญ่อาจมีการจัดรูปแบบกับแถวและ / หรือคอลัมน์ที่ไม่จำเป็น (ตัวอย่างเช่นการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขทั้งคอลัมน์ที่มีค่าน้อยกว่า 15)

คุณสามารถใช้คำสั่ง Clean Excess Cell Formatting เพื่อลบการจัดรูปแบบส่วนเกินและลดขนาดไฟล์ลงอย่างมาก นอกจากนี้ยังส่งผลในการปรับปรุงความเร็วของ Excel

ก่อนทำความสะอาดการจัดรูปแบบเซลล์ส่วนเกินให้สร้างสำเนาสำรองของไฟล์ Excel ของคุณเนื่องจากมีบางกรณีที่กระบวนการนี้อาจเพิ่มขนาดไฟล์ของคุณและไม่มีวิธีใดที่จะเลิกทำการเปลี่ยนแปลงได้

  • คลิกแท็บ INQUIRE บน Ribbon
  • คลิก Clean Excess Cell Formatting ในกลุ่ม Miscellaneous

กล่องโต้ตอบ Clean Excess Cell Formatting จะปรากฏขึ้น เลือกแผ่นงานทั้งหมดในไฟล์Apply to กล่อง

คุณจะได้รับข้อความเกี่ยวกับการบันทึกการเปลี่ยนแปลง คลิกตกลง

การจัดการรหัสผ่านของไฟล์

หากคุณใช้คำสั่ง Workbook Analysis หรือ Compare Files สำหรับสมุดงานที่มีการป้องกันด้วยรหัสผ่านคุณสามารถหลีกเลี่ยงการพิมพ์รหัสผ่านทุกครั้งที่เปิดไฟล์เหล่านั้น สามารถทำได้โดยใช้ Password Manager

  • คลิกแท็บ INQUIRE บน Ribbon
  • คลิกรหัสผ่านสมุดงานในกลุ่มเบ็ดเตล็ด

กล่องโต้ตอบ Password Manager จะปรากฏขึ้น คลิกปุ่มเพิ่มเพื่อเพิ่มรหัสผ่านของสมุดงานของคุณ

เพิ่มคำอธิบายรหัสผ่านสำหรับรหัสผ่านที่คุณเพิ่ม

ครั้งต่อไปเมื่อคุณต้องการใช้ไฟล์เหล่านี้เพื่อเปรียบเทียบหรือวิเคราะห์คุณไม่ต้องป้อนรหัสผ่าน