การวิเคราะห์ข้อมูล Excel - สอบถาม

คุณสามารถใช้ Inquire เพื่อ -

เปรียบเทียบสมุดงานสองเล่ม
วิเคราะห์เวิร์กบุ๊กสำหรับปัญหาหรือความไม่สอดคล้องกัน
ดูลิงก์ระหว่างสมุดงาน
ดูลิงก์ระหว่างแผ่นงาน
ดูความสัมพันธ์ระหว่างเซลล์
ทำความสะอาดการจัดรูปแบบเซลล์ส่วนเกิน
จัดการรหัสผ่าน

แท็บ INQUIRE จะอยู่บน Ribbon หากคุณพบแท็บ INQUIRE บน Ribbon คุณสามารถข้ามไปยังส่วนถัดไปได้

หากคุณไม่พบแท็บ INQUIRE บน Ribbon ให้เปิดใช้งาน Inquire Add-in

คลิก File > Options.
ในหน้าต่างตัวเลือกของ Excel คลิกที่ Add-Ins
ในกล่องจัดการคลิกที่ COM Add-in
คลิกไป

กล่องโต้ตอบ COM Add-in จะปรากฏขึ้น

เลือกช่องสอบถาม
คลิกตกลง ตอนนี้ Inquire Add-In เปิดใช้งานอยู่ คุณจะพบแท็บ INQUIRE บน Ribbon

สอบถามคำสั่ง

ให้เราเรียนรู้เกี่ยวกับคำสั่ง INQUIRE

คลิกแท็บ INQUIRE คุณจะพบคำสั่งต่อไปนี้ -

การวิเคราะห์สมุดงาน
ความสัมพันธ์ของสมุดงาน
ความสัมพันธ์ของแผ่นงาน
ความสัมพันธ์ของเซลล์
เปรียบเทียบไฟล์
ทำความสะอาดการจัดรูปแบบเซลล์ส่วนเกิน
รหัสผ่านสมุดงาน

การเปรียบเทียบสมุดงานสองเล่ม

คุณสามารถเปรียบเทียบสมุดงานสองเซลล์ตามเซลล์และค้นหาความแตกต่างหากมีในแง่ของการเปลี่ยนแปลงในสมุดงานที่สองเมื่อเทียบกับเซลล์แรก

ทำตามขั้นตอนที่กำหนดด้านล่าง -

เปิดสมุดงานสองเล่มที่คุณต้องการเปรียบเทียบ
คลิกที่แท็บ INQUIRE บน Ribbon
คลิกที่เปรียบเทียบไฟล์ในกลุ่มเปรียบเทียบ

Select Files To Compare กล่องโต้ตอบปรากฏขึ้น
ตรวจสอบชื่อไฟล์ที่แสดงในช่องข้างๆ Compare และ To.

หากชื่อไฟล์ที่แสดงไม่ใช่ชื่อที่คุณต้องการให้คลิกลูกศรลงถัดจากชื่อไฟล์นั้น
เฉพาะเวิร์กบุ๊กที่เปิดอยู่เท่านั้นที่จะปรากฏขึ้น

เลือกไฟล์
ตรวจสอบว่าลำดับของไฟล์ในการเปรียบเทียบและเป็นตกลงหรือไม่

หากคำสั่งซื้อไม่ตกลงให้คลิก Swap Files. ลำดับของไฟล์ในการเปรียบเทียบและถึงจะเปลี่ยนไป
คลิกเปรียบเทียบ

ผลลัพธ์ของการเปรียบเทียบปรากฏในตารางสองบานหน้าต่าง -

สมุดงานทางด้านซ้ายตรงกับไฟล์ "เปรียบเทียบ" ที่คุณเลือก
สมุดงานทางด้านขวาจะตรงกับไฟล์ "ถึง" ที่คุณเลือก

รายละเอียดของการเปลี่ยนแปลงในสมุดงาน - To เมื่อเปรียบเทียบกับ Workbook-Compare จะปรากฏในบานหน้าต่างด้านล่างกริดทั้งสองนี้ การเปลี่ยนแปลงจะถูกเน้นด้วยสีขึ้นอยู่กับประเภทของการเปลี่ยนแปลง คำอธิบายสำหรับสีไฮไลต์จะปรากฏในบานหน้าต่างด้านซ้ายล่าง

คลิก Resize Cells to Fitบน Ribbon เพื่อดูเนื้อหาของเซลล์ในสมุดงานเปรียบเทียบและถึง เซลล์ในสมุดงานทั้งสองจะถูกปรับขนาดเพื่อให้สามารถมองเห็นเนื้อหาได้

คลิกส่งออกผลลัพธ์ในกลุ่มส่งออกบน Ribbon

กล่องโต้ตอบบันทึกเป็นจะปรากฏขึ้น คุณสามารถบันทึกผลลัพธ์ลงในสมุดงาน Excel โปรดทราบว่ามีเฉพาะไฟล์ประเภท. xlsx เท่านั้น

หากคุณต้องการผลลัพธ์ในแอปพลิเคชันอื่นคุณสามารถทำได้โดยคัดลอกไปที่คลิปบอร์ด

คลิกคัดลอกผลลัพธ์ไปยังคลิปบอร์ดในกลุ่มส่งออกบน Ribbon

วางในแอปพลิเคชันที่คุณต้องการ

การสร้างรายงานเชิงโต้ตอบ

คุณสามารถใช้ไฟล์ Workbook Analysis คำสั่งเพื่อสร้างรายงานเชิงโต้ตอบที่สามารถแสดงข้อมูลโดยละเอียดเกี่ยวกับสมุดงานและโครงสร้างสูตรเซลล์ช่วงและคำเตือน

คลิกแท็บสอบถามบน Ribbon
คลิกการวิเคราะห์สมุดงานในกลุ่มรายงาน

รายงานจะแสดงหลังจากการวิเคราะห์สมุดงานเสร็จสิ้น

รายงานมีหกประเภทดังต่อไปนี้ -

Summary - ข้อมูลทั่วไปเกี่ยวกับโครงสร้างและเนื้อหาของสมุดงาน
Workbook (with subcategories) - สถิติสมุดงานทั่วไป
Formulas (with subcategories) - ข้อมูลเฉพาะเกี่ยวกับสูตรในสมุดงาน
Cells (with subcategories) - ข้อมูลเฉพาะเกี่ยวกับเซลล์ในสมุดงาน
Ranges (with subcategories) - ข้อมูลเฉพาะเกี่ยวกับช่วงในสมุดงาน
Warnings - คำเตือนหลายประเภทเกี่ยวกับโครงสร้างสมุดงานและเนื้อหา

การเลือกหมวดหมู่จะช่วยให้คุณได้ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับหมวดหมู่นั้น

ตรวจสอบตัวเลือกสูตร หมวดหมู่ย่อยของสูตรจะแสดงขึ้น

คุณจะสังเกตสิ่งต่อไปนี้ในสมุดงานที่คุณกำลังวิเคราะห์ -

สูตรทั้งหมดมีเลข 224
ด้วยค่าตัวเลขจะมีค่าเท่ากับ 224
คลิกหมวดหมู่ย่อยด้วยค่าตัวเลข

ในบานหน้าต่างผลลัพธ์สำหรับแต่ละเซลล์ที่มีสูตรที่มีค่าตัวเลขจะแสดงชื่อเวิร์กชีตที่อยู่เซลล์และสูตร

คลิกปุ่มส่งออก Excel กล่องโต้ตอบบันทึกเป็นจะปรากฏขึ้น

บันทึกรายงานเป็นไฟล์ Excel
ปุ่ม Load Export File จะปรากฏถัดจากปุ่ม Excel Export
คลิกที่ปุ่ม Load Export File

สมุดงานรายงาน Excel ที่บันทึกไว้จะเปิดขึ้นและคุณสามารถดูผลการวิเคราะห์เวิร์กบุ๊กได้อย่างชัดเจน

การดูด้วยไดอะแกรม

คุณสามารถดูความสัมพันธ์ของสมุดงานความสัมพันธ์ของเวิร์กชีตและความสัมพันธ์ของเซลล์ด้วยไดอะแกรมแบบโต้ตอบที่สร้างโดยลิงก์ ลิงก์แสดงการอ้างอิงระหว่างโหนดในแผนภาพ คุณสามารถลากลิงก์หรือโหนดเพื่อจัดเรียงและจัดแนวเพื่อดูสิ่งที่คุณกำลังมองหา

การดูความสัมพันธ์ของสมุดงาน

คุณสามารถมีแผนที่เชิงโต้ตอบแบบกราฟิกของการอ้างอิงสมุดงานที่สร้างขึ้นโดยการเชื่อมต่อ (ลิงก์) ระหว่างไฟล์โดยใช้แผนภาพความสัมพันธ์ของสมุดงาน

ประเภทของลิงก์ในไดอะแกรมอาจรวมถึงสมุดงานอื่นฐานข้อมูล Access ไฟล์ข้อความเพจ HTML ฐานข้อมูล SQL Server และแหล่งข้อมูลอื่น ๆ

คลิกแท็บ INQUIRE บน Ribbon
คลิก Workbook Relationship ในกลุ่ม Diagram

แผนผังความสัมพันธ์ของสมุดงานจะปรากฏขึ้นโดยแสดงลิงก์ของสมุดงานที่มีแหล่งข้อมูลที่แตกต่างกัน

การดูความสัมพันธ์ของแผ่นงาน

คุณสามารถใช้แผนภาพความสัมพันธ์ของเวิร์กชีตเพื่อสร้างแผนผังกราฟิกของการเชื่อมต่อ (ลิงก์) แบบโต้ตอบระหว่างเวิร์กชีตในเวิร์กบุ๊กเดียวกันและ / หรือเวิร์กชีตในสมุดงานอื่น

คลิกแท็บ INQUIRE บน Ribbon
คลิกความสัมพันธ์ของเวิร์กชีตในกลุ่มไดอะแกรม

แผนภาพความสัมพันธ์ของเวิร์กชีตจะปรากฏขึ้นโดยแสดงลิงก์ระหว่างเวิร์กชีตในเวิร์กบุ๊กเดียวกันและในเวิร์กบุ๊กอื่น

ความแตกต่างระหว่างสองสิ่งนี้สามารถระบุได้ด้วยทิศทางของลูกศร

การดูความสัมพันธ์ของเซลล์

คุณสามารถใช้แผนภาพความสัมพันธ์ของเซลล์เพื่อดูแผนที่แบบโต้ตอบโดยละเอียดของลิงก์ทั้งหมดจากเซลล์ที่เลือกไปยังเซลล์ในแผ่นงานอื่นหรือแม้แต่สมุดงานอื่น ๆ

คลิกแท็บ INQUIRE บน Ribbon
คลิกความสัมพันธ์ของเซลล์ในกลุ่มไดอะแกรม

กล่องโต้ตอบตัวเลือกแผนภาพความสัมพันธ์ของเซลล์จะปรากฏขึ้น

ตรวจสอบแผ่นงาน Span และสมุดงาน Span
เลือก Trace ทั้งใน Trace cell precedents และ Trace cell dependents
ภายใต้จำนวนระดับการขยายเริ่มต้นให้เลือก limited แล้วพิมพ์ 5 ในช่องข้างๆ
คลิกตกลง

แผนภาพความสัมพันธ์ของเซลล์จะปรากฏขึ้นโดยแสดงลิงก์ระหว่างเซลล์ที่เลือกและเซลล์ในแผ่นงานเดียวกันสมุดงานเดียวกันและในสมุดงานอื่น ๆ ตามตัวเลือกที่คุณเลือก

คลิกซูม คุณสามารถดูโหนดได้อย่างชัดเจน

การทำความสะอาดการจัดรูปแบบเซลล์ส่วนเกิน

เมื่อคุณพบว่าสมุดงานโหลดช้าหรือมีขนาดใหญ่อาจมีการจัดรูปแบบกับแถวและ / หรือคอลัมน์ที่ไม่จำเป็น (ตัวอย่างเช่นการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขทั้งคอลัมน์ที่มีค่าน้อยกว่า 15)

คุณสามารถใช้คำสั่ง Clean Excess Cell Formatting เพื่อลบการจัดรูปแบบส่วนเกินและลดขนาดไฟล์ลงอย่างมาก นอกจากนี้ยังส่งผลในการปรับปรุงความเร็วของ Excel

ก่อนทำความสะอาดการจัดรูปแบบเซลล์ส่วนเกินให้สร้างสำเนาสำรองของไฟล์ Excel ของคุณเนื่องจากมีบางกรณีที่กระบวนการนี้อาจเพิ่มขนาดไฟล์ของคุณและไม่มีวิธีใดที่จะเลิกทำการเปลี่ยนแปลงได้

คลิกแท็บ INQUIRE บน Ribbon
คลิก Clean Excess Cell Formatting ในกลุ่ม Miscellaneous

กล่องโต้ตอบ Clean Excess Cell Formatting จะปรากฏขึ้น เลือกแผ่นงานทั้งหมดในไฟล์Apply to กล่อง

คุณจะได้รับข้อความเกี่ยวกับการบันทึกการเปลี่ยนแปลง คลิกตกลง

การจัดการรหัสผ่านของไฟล์

หากคุณใช้คำสั่ง Workbook Analysis หรือ Compare Files สำหรับสมุดงานที่มีการป้องกันด้วยรหัสผ่านคุณสามารถหลีกเลี่ยงการพิมพ์รหัสผ่านทุกครั้งที่เปิดไฟล์เหล่านั้น สามารถทำได้โดยใช้ Password Manager