การวิเคราะห์ข้อมูล Excel - ผลรวมย่อยที่มีช่วง

หากคุณมีรายการข้อมูลที่ต้องการจัดกลุ่มและสรุปคุณสามารถใช้ Excel Subtotal และ Outlineเพื่อแสดงแถวหรือคอลัมน์สรุป คุณสามารถใช้ได้PivotTable ด้วยเพื่อจุดประสงค์นี้ แต่ใช้ Subtotal และ Outlineเป็นวิธีที่เร็วที่สุดในการวิเคราะห์ช่วงข้อมูล โปรดทราบว่าSubtotal และ Outline สามารถใช้ได้เฉพาะในช่วงและไม่ใช้บนโต๊ะ

คุณสามารถสร้างไฟล์ Outlineมากถึงแปดระดับหนึ่งสำหรับแต่ละกลุ่ม ระดับภายนอกแสดงด้วยตัวเลขที่ต่ำกว่าและระดับชั้นในโดยตัวเลขที่สูงกว่า ระดับภายในแต่ละระดับจะแสดงข้อมูลโดยละเอียดสำหรับระดับภายนอกก่อนหน้า

เพื่อทำความเข้าใจวิธีการใช้งาน Subtotal และ Outlineให้พิจารณาตัวอย่างต่อไปนี้ซึ่งข้อมูลการขายของรายการต่างๆจะได้รับพนักงานขายที่ชาญฉลาดและมีทำเลที่ตั้งที่ชาญฉลาด โดยรวมแล้วมีข้อมูล 1891 แถว

ผลรวมย่อย

คุณสามารถรับผลรวมของสถานที่ขายได้อย่างชาญฉลาดโดยใช้ Subtotal.

ขั้นแรกให้จัดเรียงตำแหน่งข้อมูลอย่างชาญฉลาด

  • คลิกที่ใดก็ได้ในช่วงข้อมูล

  • คลิก DATA แท็บ

  • คลิก Sort.

ข้อมูลถูกเลือก Sort กล่องโต้ตอบปรากฏขึ้น

ใน Sort กล่องโต้ตอบ

  • เลือกตำแหน่งสำหรับ Sort by

  • เลือกค่าสำหรับ Sort On

  • เลือก A ถึง Z สำหรับ Order

คลิก OK. ข้อมูลถูกจัดเรียงตำแหน่งอย่างชาญฉลาด

  • คลิกที่ใดก็ได้ในช่วงข้อมูล

  • คลิก DATA แท็บ

  • คลิก Subtotal ใน Outlineกลุ่ม. ข้อมูลจะถูกเลือกและSubtotal กล่องโต้ตอบปรากฏขึ้น

ใน Subtotal dialog กล่อง,

  • เลือกตำแหน่งภายใต้ At each change in:

  • เลือกผลรวมภายใต้ Use function:

  • เลือกหน่วยและจำนวนเงินภายใต้ Add subtotal to:

  • เลือก Replace current subtotals

  • เลือก Summary below data

คลิก OK. ข้อมูลถูกจัดกลุ่มด้วยสามระดับและผลรวมย่อยจะถูกคำนวณตำแหน่งที่ชาญฉลาด

Note - ข้อมูลที่แสดงเป็นระดับ 3 - คือข้อมูลทั้งหมด

คลิก Outline Level 2 Totals จะแสดงตำแหน่งที่ชาญฉลาดสำหรับหน่วยและจำนวน

คลิก Outline Level 1 Grand Totals จะแสดงเป็นหน่วยและจำนวน

คุณสามารถย่อหรือขยายข้อมูลได้โดยคลิกที่ไฟล์ Outline Levels หรือคลิกเครื่องหมาย + ทางด้านซ้ายของข้อมูล

ผลรวมย่อยที่ซ้อนกัน

คุณสามารถรับผลรวมของการขายโดยพนักงานขายแต่ละคนโดยใช้สถานที่ตั้งที่ชาญฉลาด Nested Subtotals.

Sort ตำแหน่งข้อมูลที่ชาญฉลาดแล้วพนักงานขายก็ฉลาด

  • คลิกที่ใดก็ได้ในช่วงข้อมูล

  • คลิก DATA แท็บ

  • คลิก Sort. ข้อมูลจะถูกเลือกและSort กล่องโต้ตอบปรากฏขึ้น

ใน Sort กล่องโต้ตอบ

  • เลือกตำแหน่งสำหรับ Sort by

  • เลือกค่าสำหรับ Sort On

  • เลือก A ถึง Z สำหรับ Order

  • คลิกที่ Add Level

Then by แถวปรากฏขึ้น

  • เลือกชื่อสำหรับ Then by

  • เลือกค่าสำหรับ Sort On

  • เลือก A ถึง Z สำหรับ Order

คลิก OK. ข้อมูลจะถูกจัดเรียงตามสถานที่ตั้งแล้วตามชื่อ

  • คลิกที่ใดก็ได้ในช่วงข้อมูล

  • คลิกที่ DATA แท็บ

  • คลิกที่ Subtotal ใน Outline กลุ่ม

ข้อมูลถูกเลือก Subtotal กล่องโต้ตอบปรากฏขึ้น

ใน Subtotal กล่องโต้ตอบ

  • เลือกตำแหน่งภายใต้ At each change in:

  • เลือกผลรวมภายใต้ Use function:

  • เลือกหน่วยและจำนวนเงินภายใต้ Add subtotal to:

  • เลือก Replace current subtotals

  • เลือก Summary below data

คลิก OK. ข้อมูลถูกจัดกลุ่มด้วยสามระดับและผลรวมย่อยจะถูกคำนวณตำแหน่งที่ชาญฉลาดตามที่อธิบายไว้ก่อนหน้านี้

  • คลิก Subtotal.

ใน Subtotal กล่องโต้ตอบ

  • เลือกชื่อภายใต้ At each change in:

  • เลือกผลรวมภายใต้ Use function:

  • เลือกหน่วยและจำนวนเงินภายใต้ Add subtotal to:

  • Unselect Replace current subtotals

  • เลือก Summary below data

คลิก OK. ข้อมูลถูกจัดกลุ่มด้วยสี่ระดับและผลรวมย่อยจะถูกคำนวณตำแหน่งอย่างชาญฉลาดและตั้งชื่ออย่างชาญฉลาด

คลิก Outline Level 3. Totals จะแสดงชื่อที่ชาญฉลาดและตำแหน่งที่ชาญฉลาดสำหรับหน่วยและจำนวน

คลิกที่ Outline Level 2. Totals จะแสดงตำแหน่งที่ชาญฉลาดสำหรับหน่วยและจำนวน

คลิก Outline Level 1. Grand Totals จะแสดงเป็นหน่วยและจำนวน

คุณสามารถย่อหรือขยายข้อมูลได้โดยคลิกที่ไฟล์ Outline Levels หรือคลิกสัญลักษณ์ + ทางด้านซ้ายของข้อมูล