การวิเคราะห์ข้อมูล Excel - ผลรวมย่อยที่มีช่วง
หากคุณมีรายการข้อมูลที่ต้องการจัดกลุ่มและสรุปคุณสามารถใช้ Excel Subtotal และ Outlineเพื่อแสดงแถวหรือคอลัมน์สรุป คุณสามารถใช้ได้PivotTable ด้วยเพื่อจุดประสงค์นี้ แต่ใช้ Subtotal และ Outlineเป็นวิธีที่เร็วที่สุดในการวิเคราะห์ช่วงข้อมูล โปรดทราบว่าSubtotal และ Outline สามารถใช้ได้เฉพาะในช่วงและไม่ใช้บนโต๊ะ
คุณสามารถสร้างไฟล์ Outlineมากถึงแปดระดับหนึ่งสำหรับแต่ละกลุ่ม ระดับภายนอกแสดงด้วยตัวเลขที่ต่ำกว่าและระดับชั้นในโดยตัวเลขที่สูงกว่า ระดับภายในแต่ละระดับจะแสดงข้อมูลโดยละเอียดสำหรับระดับภายนอกก่อนหน้า
เพื่อทำความเข้าใจวิธีการใช้งาน Subtotal และ Outlineให้พิจารณาตัวอย่างต่อไปนี้ซึ่งข้อมูลการขายของรายการต่างๆจะได้รับพนักงานขายที่ชาญฉลาดและมีทำเลที่ตั้งที่ชาญฉลาด โดยรวมแล้วมีข้อมูล 1891 แถว
ผลรวมย่อย
คุณสามารถรับผลรวมของสถานที่ขายได้อย่างชาญฉลาดโดยใช้ Subtotal.
ขั้นแรกให้จัดเรียงตำแหน่งข้อมูลอย่างชาญฉลาด
คลิกที่ใดก็ได้ในช่วงข้อมูล
คลิก DATA แท็บ
คลิก Sort.
ข้อมูลถูกเลือก Sort กล่องโต้ตอบปรากฏขึ้น
ใน Sort กล่องโต้ตอบ
เลือกตำแหน่งสำหรับ Sort by
เลือกค่าสำหรับ Sort On
เลือก A ถึง Z สำหรับ Order
คลิก OK. ข้อมูลถูกจัดเรียงตำแหน่งอย่างชาญฉลาด
คลิกที่ใดก็ได้ในช่วงข้อมูล
คลิก DATA แท็บ
คลิก Subtotal ใน Outlineกลุ่ม. ข้อมูลจะถูกเลือกและSubtotal กล่องโต้ตอบปรากฏขึ้น
ใน Subtotal dialog กล่อง,
เลือกตำแหน่งภายใต้ At each change in:
เลือกผลรวมภายใต้ Use function:
เลือกหน่วยและจำนวนเงินภายใต้ Add subtotal to:
เลือก Replace current subtotals
เลือก Summary below data
คลิก OK. ข้อมูลถูกจัดกลุ่มด้วยสามระดับและผลรวมย่อยจะถูกคำนวณตำแหน่งที่ชาญฉลาด
Note - ข้อมูลที่แสดงเป็นระดับ 3 - คือข้อมูลทั้งหมด
คลิก Outline Level 2 Totals จะแสดงตำแหน่งที่ชาญฉลาดสำหรับหน่วยและจำนวน
คลิก Outline Level 1 Grand Totals จะแสดงเป็นหน่วยและจำนวน
คุณสามารถย่อหรือขยายข้อมูลได้โดยคลิกที่ไฟล์ Outline Levels หรือคลิกเครื่องหมาย + ทางด้านซ้ายของข้อมูล
ผลรวมย่อยที่ซ้อนกัน
คุณสามารถรับผลรวมของการขายโดยพนักงานขายแต่ละคนโดยใช้สถานที่ตั้งที่ชาญฉลาด Nested Subtotals.
Sort ตำแหน่งข้อมูลที่ชาญฉลาดแล้วพนักงานขายก็ฉลาด
คลิกที่ใดก็ได้ในช่วงข้อมูล
คลิก DATA แท็บ
คลิก Sort. ข้อมูลจะถูกเลือกและSort กล่องโต้ตอบปรากฏขึ้น
ใน Sort กล่องโต้ตอบ
เลือกตำแหน่งสำหรับ Sort by
เลือกค่าสำหรับ Sort On
เลือก A ถึง Z สำหรับ Order
คลิกที่ Add Level
Then by แถวปรากฏขึ้น
เลือกชื่อสำหรับ Then by
เลือกค่าสำหรับ Sort On
เลือก A ถึง Z สำหรับ Order
คลิก OK. ข้อมูลจะถูกจัดเรียงตามสถานที่ตั้งแล้วตามชื่อ
คลิกที่ใดก็ได้ในช่วงข้อมูล
คลิกที่ DATA แท็บ
คลิกที่ Subtotal ใน Outline กลุ่ม
ข้อมูลถูกเลือก Subtotal กล่องโต้ตอบปรากฏขึ้น
ใน Subtotal กล่องโต้ตอบ
เลือกตำแหน่งภายใต้ At each change in:
เลือกผลรวมภายใต้ Use function:
เลือกหน่วยและจำนวนเงินภายใต้ Add subtotal to:
เลือก Replace current subtotals
เลือก Summary below data
คลิก OK. ข้อมูลถูกจัดกลุ่มด้วยสามระดับและผลรวมย่อยจะถูกคำนวณตำแหน่งที่ชาญฉลาดตามที่อธิบายไว้ก่อนหน้านี้
คลิก Subtotal.
ใน Subtotal กล่องโต้ตอบ
เลือกชื่อภายใต้ At each change in:
เลือกผลรวมภายใต้ Use function:
เลือกหน่วยและจำนวนเงินภายใต้ Add subtotal to:
Unselect Replace current subtotals
เลือก Summary below data
คลิก OK. ข้อมูลถูกจัดกลุ่มด้วยสี่ระดับและผลรวมย่อยจะถูกคำนวณตำแหน่งอย่างชาญฉลาดและตั้งชื่ออย่างชาญฉลาด
คลิก Outline Level 3. Totals จะแสดงชื่อที่ชาญฉลาดและตำแหน่งที่ชาญฉลาดสำหรับหน่วยและจำนวน
คลิกที่ Outline Level 2. Totals จะแสดงตำแหน่งที่ชาญฉลาดสำหรับหน่วยและจำนวน
คลิก Outline Level 1. Grand Totals จะแสดงเป็นหน่วยและจำนวน
คุณสามารถย่อหรือขยายข้อมูลได้โดยคลิกที่ไฟล์ Outline Levels หรือคลิกสัญลักษณ์ + ทางด้านซ้ายของข้อมูล