การวิเคราะห์ข้อมูล Excel - คู่มือฉบับย่อ

การวิเคราะห์ข้อมูลเป็นกระบวนการตรวจสอบทำความสะอาดแปลงร่างและสร้างแบบจำลองข้อมูลโดยมีเป้าหมายเพื่อค้นหาข้อมูลที่เป็นประโยชน์เสนอแนะข้อสรุปและสนับสนุนการตัดสินใจ

ประเภทของการวิเคราะห์ข้อมูล

มีเทคนิคการวิเคราะห์ข้อมูลหลายอย่างครอบคลุมโดเมนต่างๆเช่นธุรกิจวิทยาศาสตร์สังคมศาสตร์ ฯลฯ โดยมีชื่อเรียกที่หลากหลาย แนวทางการวิเคราะห์ข้อมูลที่สำคัญ ได้แก่ -

• การขุดข้อมูล
• ระบบธุรกิจอัจฉริยะ
• การวิเคราะห์ทางสถิติ
• Predictive Analytics
• การวิเคราะห์ข้อความ

การขุดข้อมูล

Data Mining คือการวิเคราะห์ข้อมูลจำนวนมากเพื่อดึงข้อมูลที่ไม่รู้จักมาก่อนรูปแบบข้อมูลที่น่าสนใจข้อมูลที่ผิดปกติและการอ้างอิง โปรดทราบว่าเป้าหมายคือการดึงรูปแบบและความรู้จากข้อมูลจำนวนมากไม่ใช่การดึงข้อมูลออกมา

การวิเคราะห์การขุดข้อมูลเกี่ยวข้องกับวิธีการทางวิทยาศาสตร์คอมพิวเตอร์ที่จุดตัดของปัญญาประดิษฐ์การเรียนรู้ของเครื่องสถิติและระบบฐานข้อมูล

รูปแบบที่ได้จากการขุดข้อมูลถือได้ว่าเป็นการสรุปข้อมูลอินพุตที่สามารถใช้ในการวิเคราะห์เพิ่มเติมหรือเพื่อให้ได้ผลการทำนายที่แม่นยำยิ่งขึ้นโดยระบบสนับสนุนการตัดสินใจ

ระบบธุรกิจอัจฉริยะ

เทคนิคและเครื่องมือ Business Intelligence มีไว้สำหรับการได้มาและการเปลี่ยนแปลงข้อมูลทางธุรกิจที่ไม่มีโครงสร้างจำนวนมากเพื่อช่วยในการระบุพัฒนาและสร้างโอกาสทางธุรกิจเชิงกลยุทธ์ใหม่ ๆ

เป้าหมายของระบบธุรกิจอัจฉริยะคือเพื่อให้สามารถตีความข้อมูลจำนวนมากได้อย่างง่ายดายเพื่อระบุโอกาสใหม่ ๆ ช่วยในการใช้กลยุทธ์ที่มีประสิทธิภาพโดยอาศัยข้อมูลเชิงลึกที่สามารถทำให้ธุรกิจมีความได้เปรียบในการแข่งขันทางการตลาดและความมั่นคงในระยะยาว

การวิเคราะห์ทางสถิติ

สถิติคือการศึกษาการรวบรวมการวิเคราะห์การตีความการนำเสนอและการจัดระเบียบข้อมูล

ในการวิเคราะห์ข้อมูลจะใช้วิธีการทางสถิติหลักสองวิธี -

• Descriptive statistics - ในสถิติเชิงพรรณนาข้อมูลจากประชากรทั้งหมดหรือกลุ่มตัวอย่างจะถูกสรุปด้วยตัวอธิบายตัวเลขเช่น -

  • ค่าเฉลี่ยค่าเบี่ยงเบนมาตรฐานสำหรับข้อมูลต่อเนื่อง

  • ความถี่ร้อยละสำหรับข้อมูลหมวดหมู่

• Inferential statistics- ใช้รูปแบบในข้อมูลตัวอย่างเพื่อวาดการอนุมานเกี่ยวกับประชากรที่เป็นตัวแทนหรือการบัญชีสำหรับการสุ่ม การอนุมานเหล่านี้สามารถ -

  • ตอบคำถามใช่ / ไม่ใช่เกี่ยวกับข้อมูล (การทดสอบสมมติฐาน)

  • การประมาณลักษณะตัวเลขของข้อมูล (การประมาณค่า)

  • อธิบายความเชื่อมโยงภายในข้อมูล (สหสัมพันธ์)

  • การสร้างแบบจำลองความสัมพันธ์ภายในข้อมูล (เช่นการวิเคราะห์การถดถอย)

Predictive Analytics

Predictive Analytics ใช้แบบจำลองทางสถิติเพื่อวิเคราะห์ข้อมูลปัจจุบันและข้อมูลในอดีตสำหรับการคาดการณ์ (การคาดการณ์) เกี่ยวกับเหตุการณ์ในอนาคตหรือเหตุการณ์ที่ไม่รู้จัก ในธุรกิจการวิเคราะห์เชิงคาดการณ์ใช้เพื่อระบุความเสี่ยงและโอกาสที่ช่วยในการตัดสินใจ

การวิเคราะห์ข้อความ

Text Analytics หรือที่เรียกว่า Text Mining หรือ Text Data Mining คือกระบวนการในการรับข้อมูลคุณภาพสูงจากข้อความ การทำเหมืองข้อความมักจะเกี่ยวข้องกับกระบวนการจัดโครงสร้างข้อความอินพุตรูปแบบที่ได้รับภายในข้อมูลที่มีโครงสร้างโดยใช้วิธีการต่างๆเช่นการเรียนรู้รูปแบบทางสถิติและสุดท้ายการประเมินและตีความผลลัพธ์

กระบวนการวิเคราะห์ข้อมูล

การวิเคราะห์ข้อมูลถูกกำหนดโดยนักสถิติ John Tukey ในปี 1961 ว่า "ขั้นตอนการวิเคราะห์ข้อมูลเทคนิคในการตีความผลลัพธ์ของขั้นตอนดังกล่าววิธีการวางแผนการรวบรวมข้อมูลเพื่อให้การวิเคราะห์ง่ายขึ้นแม่นยำขึ้นหรือถูกต้องมากขึ้นและเครื่องจักรทั้งหมด และผลลัพธ์ของสถิติ (ทางคณิตศาสตร์) ที่ใช้กับการวิเคราะห์ข้อมูล”

ดังนั้นการวิเคราะห์ข้อมูลจึงเป็นกระบวนการในการรับข้อมูลขนาดใหญ่ที่ไม่มีโครงสร้างจากแหล่งต่างๆและแปลงเป็นข้อมูลที่มีประโยชน์สำหรับ -

• การตอบคำถาม
• ทดสอบสมมติฐาน
• Decision-making
• การพิสูจน์ทฤษฎี

การวิเคราะห์ข้อมูลด้วย Excel

Microsoft Excel มีวิธีการและหลายวิธีในการวิเคราะห์และตีความข้อมูล ข้อมูลสามารถมาจากแหล่งต่างๆ ข้อมูลสามารถแปลงและจัดรูปแบบได้หลายวิธี สามารถวิเคราะห์ได้ด้วยคำสั่งฟังก์ชันและเครื่องมือของ Excel ที่เกี่ยวข้องซึ่งรวมถึงการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข, ช่วง, ตาราง, ฟังก์ชันข้อความ, ฟังก์ชันวันที่, ฟังก์ชันเวลา, ฟังก์ชันทางการเงิน, ผลรวมย่อย, การวิเคราะห์อย่างรวดเร็ว, การตรวจสอบสูตร, เครื่องมือสอบถาม, การวิเคราะห์แบบ What-if, Solvers, Data Model, PowerPivot, PowerView, PowerMap ฯลฯ

คุณจะได้เรียนรู้เทคนิคการวิเคราะห์ข้อมูลเหล่านี้ด้วย Excel โดยเป็นส่วนหนึ่งของสองส่วน -

• การวิเคราะห์ข้อมูลด้วย Excel และ
• การวิเคราะห์ข้อมูลขั้นสูงด้วย Excel

การวิเคราะห์ข้อมูลเป็นกระบวนการในการรวบรวมเปลี่ยนแปลงทำความสะอาดและสร้างแบบจำลองข้อมูลโดยมีเป้าหมายในการค้นหาข้อมูลที่ต้องการ ผลลัพธ์ที่ได้จะถูกสื่อสารเสนอแนะข้อสรุปและสนับสนุนการตัดสินใจ ในบางครั้งการแสดงภาพข้อมูลจะใช้เพื่อแสดงข้อมูลเพื่อความสะดวกในการค้นพบรูปแบบที่มีประโยชน์ในข้อมูล คำว่าการสร้างแบบจำลองข้อมูลและการวิเคราะห์ข้อมูลมีความหมายเหมือนกัน

กระบวนการวิเคราะห์ข้อมูลประกอบด้วยขั้นตอนต่อไปนี้ที่มีลักษณะซ้ำ ๆ -

• ข้อกำหนดความต้องการข้อมูล
• การเก็บรวบรวมข้อมูล
• การประมวลผลข้อมูล
• การทำความสะอาดข้อมูล
• การวิเคราะห์ข้อมูล
• Communication

ข้อกำหนดความต้องการข้อมูล

ข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการวิเคราะห์มาจากคำถามหรือการทดลอง ขึ้นอยู่กับข้อกำหนดของผู้ที่กำกับการวิเคราะห์ข้อมูลที่จำเป็นในการเป็นปัจจัยนำเข้าในการวิเคราะห์จะถูกระบุ (เช่นประชากรของคน) อาจมีการระบุตัวแปรเฉพาะเกี่ยวกับประชากร (เช่นอายุและรายได้) ข้อมูลอาจเป็นตัวเลขหรือเป็นหมวดหมู่

การเก็บรวบรวมข้อมูล

การรวบรวมข้อมูลเป็นกระบวนการรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับตัวแปรเป้าหมายที่ระบุว่าเป็นข้อกำหนดของข้อมูล เน้นในการสร้างความมั่นใจในการรวบรวมข้อมูลที่ถูกต้องและซื่อสัตย์ การรวบรวมข้อมูลช่วยให้มั่นใจว่าข้อมูลที่รวบรวมมีความถูกต้องเพื่อให้การตัดสินใจที่เกี่ยวข้องนั้นถูกต้อง การรวบรวมข้อมูลมีทั้งพื้นฐานในการวัดผลและเป้าหมายที่ต้องปรับปรุง

ข้อมูลถูกรวบรวมจากแหล่งต่างๆตั้งแต่ฐานข้อมูลขององค์กรไปจนถึงข้อมูลในเว็บเพจ ข้อมูลที่ได้รับอาจไม่มีโครงสร้างและอาจมีข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้อง ดังนั้นข้อมูลที่รวบรวมจะต้องอยู่ภายใต้การประมวลผลข้อมูลและการทำความสะอาดข้อมูล

การประมวลผลข้อมูล

ข้อมูลที่ถูกรวบรวมจะต้องได้รับการประมวลผลหรือจัดระเบียบเพื่อการวิเคราะห์ ซึ่งรวมถึงการจัดโครงสร้างข้อมูลตามความจำเป็นสำหรับเครื่องมือวิเคราะห์ที่เกี่ยวข้อง ตัวอย่างเช่นข้อมูลอาจต้องวางเป็นแถวและคอลัมน์ในตารางภายในสเปรดชีตหรือแอปพลิเคชันทางสถิติ อาจต้องสร้างแบบจำลองข้อมูล

การทำความสะอาดข้อมูล

ข้อมูลที่ประมวลผลและจัดระเบียบอาจไม่สมบูรณ์มีข้อมูลซ้ำกันหรือมีข้อผิดพลาด การทำความสะอาดข้อมูลเป็นกระบวนการป้องกันและแก้ไขข้อผิดพลาดเหล่านี้ การล้างข้อมูลมีหลายประเภทซึ่งขึ้นอยู่กับประเภทของข้อมูล ตัวอย่างเช่นในขณะที่ทำความสะอาดข้อมูลทางการเงินผลรวมบางอย่างอาจเปรียบเทียบกับตัวเลขที่เผยแพร่ที่เชื่อถือได้หรือเกณฑ์ที่กำหนดไว้ ในทำนองเดียวกันวิธีการข้อมูลเชิงปริมาณสามารถใช้สำหรับการตรวจจับค่าผิดปกติซึ่งจะถูกแยกออกในการวิเคราะห์ในภายหลัง

การวิเคราะห์ข้อมูล

ข้อมูลที่ประมวลผลจัดระเบียบและทำความสะอาดจะพร้อมสำหรับการวิเคราะห์ มีเทคนิคการวิเคราะห์ข้อมูลต่างๆเพื่อทำความเข้าใจตีความและหาข้อสรุปตามข้อกำหนด นอกจากนี้ยังสามารถใช้การแสดงข้อมูลเพื่อตรวจสอบข้อมูลในรูปแบบกราฟิกเพื่อรับข้อมูลเชิงลึกเพิ่มเติมเกี่ยวกับข้อความภายในข้อมูล

แบบจำลองข้อมูลทางสถิติเช่นความสัมพันธ์การวิเคราะห์การถดถอยสามารถใช้เพื่อระบุความสัมพันธ์ระหว่างตัวแปรข้อมูล แบบจำลองที่อธิบายข้อมูลเหล่านี้มีประโยชน์ในการทำให้การวิเคราะห์ง่ายขึ้นและสื่อสารผลลัพธ์

กระบวนการนี้อาจต้องมีการทำความสะอาดข้อมูลเพิ่มเติมหรือการเก็บรวบรวมข้อมูลเพิ่มเติมและด้วยเหตุนี้กิจกรรมเหล่านี้จึงมีลักษณะซ้ำ ๆ

การสื่อสาร

ผลลัพธ์ของการวิเคราะห์ข้อมูลจะต้องรายงานในรูปแบบตามที่ผู้ใช้ต้องการเพื่อสนับสนุนการตัดสินใจและการดำเนินการต่อไป ความคิดเห็นจากผู้ใช้อาจทำให้เกิดการวิเคราะห์เพิ่มเติม

นักวิเคราะห์ข้อมูลสามารถเลือกเทคนิคการแสดงข้อมูลเช่นตารางและแผนภูมิซึ่งช่วยในการสื่อสารข้อความให้กับผู้ใช้อย่างชัดเจนและมีประสิทธิภาพ เครื่องมือวิเคราะห์ช่วยให้สามารถเน้นข้อมูลที่จำเป็นด้วยรหัสสีและการจัดรูปแบบในตารางและแผนภูมิ

Excel มีคำสั่งฟังก์ชันและเครื่องมือที่ทำให้งานวิเคราะห์ข้อมูลของคุณเป็นเรื่องง่าย คุณสามารถหลีกเลี่ยงการคำนวณที่ใช้เวลานานและ / หรือซับซ้อนได้โดยใช้ Excel ในบทช่วยสอนนี้คุณจะได้เริ่มต้นเกี่ยวกับวิธีวิเคราะห์ข้อมูลด้วย Excel คุณจะเข้าใจด้วยตัวอย่างที่เกี่ยวข้องการใช้คำสั่ง Excel และภาพหน้าจอทีละขั้นตอนในทุกขั้นตอน

ช่วงและตาราง

ข้อมูลที่คุณมีอาจอยู่ในช่วงหรือในตาราง การดำเนินการบางอย่างกับข้อมูลสามารถทำได้ไม่ว่าข้อมูลจะอยู่ในช่วงหรือในตาราง

อย่างไรก็ตามมีการดำเนินการบางอย่างที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นเมื่อข้อมูลอยู่ในตารางแทนที่จะอยู่ในช่วง นอกจากนี้ยังมีการดำเนินการสำหรับตารางโดยเฉพาะ

คุณจะเข้าใจวิธีการวิเคราะห์ข้อมูลในช่วงและตารางด้วย คุณจะเข้าใจวิธีการตั้งชื่อช่วงใช้ชื่อและจัดการชื่อ เช่นเดียวกันกับชื่อในตาราง

การทำความสะอาดข้อมูล - ฟังก์ชันข้อความวันที่และเวลา

คุณต้องทำความสะอาดข้อมูลที่ได้รับจากแหล่งต่างๆและจัดโครงสร้างก่อนดำเนินการวิเคราะห์ข้อมูล คุณจะได้เรียนรู้วิธีทำความสะอาดข้อมูล

• ด้วยฟังก์ชั่นข้อความ
• มีค่าวันที่
• มีค่าเวลา

การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

Excel มีคำสั่งการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขที่ช่วยให้คุณสามารถระบายสีเซลล์หรือฟอนต์มีสัญลักษณ์ถัดจากค่าในเซลล์ตามเกณฑ์ที่กำหนดไว้ล่วงหน้า สิ่งนี้ช่วยในการมองเห็นคุณค่าที่โดดเด่น คุณจะเข้าใจคำสั่งต่างๆสำหรับการจัดรูปแบบเซลล์ตามเงื่อนไข

การเรียงลำดับและการกรอง

ในระหว่างการเตรียมการวิเคราะห์ข้อมูลและ / หรือเพื่อแสดงข้อมูลสำคัญบางอย่างคุณอาจต้องจัดเรียงและ / หรือกรองข้อมูลของคุณ คุณสามารถทำได้ด้วยตัวเลือกการเรียงลำดับและการกรองที่ใช้งานง่ายที่คุณมีใน Excel

ผลรวมย่อยที่มีช่วง

ดังที่คุณทราบโดยปกติแล้ว PivotTable จะใช้เพื่อสรุปข้อมูล อย่างไรก็ตามผลรวมย่อยที่มีช่วงเป็นอีกหนึ่งคุณลักษณะที่จัดทำโดย Excel ซึ่งจะช่วยให้คุณสามารถจัดกลุ่ม / ยกเลิกการจัดกลุ่มข้อมูลและสรุปข้อมูลที่มีอยู่ในช่วงด้วยขั้นตอนง่ายๆ

การวิเคราะห์อย่างรวดเร็ว

ด้วยเครื่องมือวิเคราะห์ด่วนใน Excel คุณสามารถดำเนินการวิเคราะห์ข้อมูลต่างๆได้อย่างรวดเร็วและสร้างภาพผลลัพธ์ได้อย่างรวดเร็ว

ทำความเข้าใจกับฟังก์ชันการค้นหา

ฟังก์ชันการค้นหาของ Excel ช่วยให้คุณสามารถค้นหาค่าข้อมูลที่ตรงกับเกณฑ์ที่กำหนดจากข้อมูลจำนวนมาก

PivotTables

ด้วย PivotTable คุณสามารถสรุปข้อมูลเตรียมรายงานแบบไดนามิกโดยการเปลี่ยนเนื้อหาของ PivotTable

การแสดงข้อมูล

คุณจะได้เรียนรู้เทคนิคการแสดงข้อมูลหลายอย่างโดยใช้แผนภูมิ Excel คุณจะได้เรียนรู้วิธีสร้าง Band Chart, Thermometer Chart, Gantt chart, Waterfall Chart, Sparklines และ PivotCharts

การตรวจสอบข้อมูล

อาจจำเป็นต้องป้อนเฉพาะค่าที่ถูกต้องในบางเซลล์ มิฉะนั้นอาจนำไปสู่การคำนวณที่ไม่ถูกต้อง ด้วยคำสั่งการตรวจสอบข้อมูลคุณสามารถตั้งค่าการตรวจสอบข้อมูลสำหรับเซลล์ได้อย่างง่ายดายข้อความอินพุตที่แจ้งให้ผู้ใช้ทราบถึงสิ่งที่คาดว่าจะป้อนในเซลล์ตรวจสอบค่าที่ป้อนด้วยเกณฑ์ที่กำหนดและแสดงข้อความแสดงข้อผิดพลาด รายการไม่ถูกต้อง

การวิเคราะห์ทางการเงิน

Excel มีฟังก์ชันทางการเงินมากมายให้คุณ อย่างไรก็ตามสำหรับปัญหาที่เกิดขึ้นโดยทั่วไปซึ่งจำเป็นต้องมีการวิเคราะห์ทางการเงินคุณสามารถเรียนรู้วิธีใช้ฟังก์ชันเหล่านี้ร่วมกันได้

การทำงานกับหลายแผ่นงาน

คุณอาจต้องทำการคำนวณที่เหมือนกันหลายรายการในแผ่นงานมากกว่าหนึ่งแผ่น แทนที่จะคำนวณซ้ำในแต่ละแผ่นงานคุณสามารถทำแผ่นงานเดียวและให้มันปรากฏในแผ่นงานอื่น ๆ ที่เลือกด้วย คุณยังสามารถสรุปข้อมูลจากแผ่นงานต่างๆลงในแผ่นงานรายงาน

การตรวจสอบสูตร

เมื่อคุณใช้สูตรคุณอาจต้องการตรวจสอบว่าสูตรทำงานตามที่คาดไว้หรือไม่ ใน Excel คำสั่งการตรวจสอบสูตรจะช่วยคุณในการติดตามค่าก่อนหน้าและค่าที่อ้างอิงและการตรวจสอบข้อผิดพลาด

สอบถาม

Excel ยังมี Inquire Add-in ที่ช่วยให้คุณสามารถเปรียบเทียบสมุดงานสองเล่มเพื่อระบุการเปลี่ยนแปลงสร้างรายงานเชิงโต้ตอบและดูความสัมพันธ์ระหว่างสมุดงานแผ่นงานและเซลล์ คุณยังสามารถล้างการจัดรูปแบบที่มากเกินไปในแผ่นงานที่ทำให้ Excel ทำงานช้าหรือทำให้ไฟล์มีขนาดใหญ่ได้

ในขณะที่ทำการวิเคราะห์ข้อมูลการอ้างอิงถึงข้อมูลต่างๆจะมีความหมายและง่ายขึ้นหากการอ้างอิงมาจากชื่อแทนที่จะเป็นการอ้างอิงเซลล์ไม่ว่าจะเป็นเซลล์เดียวหรือช่วงของเซลล์ ตัวอย่างเช่นหากคุณกำลังคำนวณมูลค่าปัจจุบันสุทธิตามอัตราคิดลดและชุดกระแสเงินสดสูตร

Net_Present_Value = NPV (Discount_Rate, Cash_Flows)

มีความหมายมากกว่า

C10 = NPV (C2, C6: C8)

ด้วย Excel คุณสามารถสร้างและใช้ชื่อที่มีความหมายกับส่วนต่างๆของข้อมูลของคุณได้ ข้อดีของการใช้ชื่อช่วง ได้แก่ -

• ชื่อช่วงที่มีความหมาย (เช่น Cash_Flows) นั้นจดจำได้ง่ายกว่าที่อยู่ของช่วง (เช่น C6: C8)

• การป้อนชื่อมีโอกาสเกิดข้อผิดพลาดน้อยกว่าการป้อนที่อยู่ของเซลล์หรือช่วง

• ถ้าคุณพิมพ์ชื่อในสูตรไม่ถูกต้อง Excel จะแสดงไฟล์ #NAME? ข้อผิดพลาด

• คุณสามารถย้ายไปยังส่วนต่างๆของแผ่นงานของคุณได้อย่างรวดเร็วโดยใช้ชื่อที่กำหนด

• ด้วยชื่อสูตรของคุณจะเข้าใจง่ายขึ้นและใช้งานง่ายขึ้น ตัวอย่างเช่นสูตร Net_Income = Gross_Income - การหักเงินจะใช้งานง่ายกว่า C40 = C20 - B18

• การสร้างสูตรด้วยชื่อช่วงนั้นง่ายกว่าการใช้ที่อยู่เซลล์หรือช่วง คุณสามารถคัดลอกเซลล์หรือชื่อช่วงลงในสูตรได้โดยใช้สูตรเติมข้อความอัตโนมัติ

ในบทนี้คุณจะได้เรียนรู้ -

• กฎไวยากรณ์สำหรับชื่อ
• การสร้างชื่อสำหรับการอ้างอิงเซลล์
• การสร้างชื่อสำหรับค่าคงที่
• การจัดการชื่อ
• ขอบเขตของชื่อที่คุณกำหนด
• การแก้ไขชื่อ
• การกรองชื่อ
• การลบชื่อ
• การใช้ชื่อ
• การใช้ชื่อในสูตร
• การดูชื่อในสมุดงาน
• ใช้วางชื่อและวางรายการ
• การใช้ชื่อสำหรับจุดตัดของช่วง
• การคัดลอกสูตรด้วยชื่อ

การคัดลอกชื่อโดยใช้การเติมสูตรอัตโนมัติ

พิมพ์อักษรตัวแรกของชื่อในสูตร กล่องแบบเลื่อนลงจะปรากฏขึ้นพร้อมชื่อฟังก์ชันและชื่อช่วง เลือกชื่อที่ต้องการ มันถูกคัดลอกลงในสูตรของคุณ

กฎไวยากรณ์ของชื่อช่วง

Excel มีกฎไวยากรณ์ต่อไปนี้สำหรับชื่อ -

• คุณสามารถใช้ตัวอักษรตัวเลขและสัญลักษณ์ผสมกันไม่ว่าจะเป็นขีดล่างแบ็กสแลชและจุด ไม่อนุญาตให้ใช้สัญลักษณ์อื่น ๆ

• ชื่อสามารถขึ้นต้นด้วยอักขระขีดล่างหรือแบ็กสแลช

• ชื่อต้องไม่ขึ้นต้นด้วยตัวเลข (เช่น - 1stQuarter) หรือคล้ายกับที่อยู่เซลล์ (ตัวอย่าง - QTR1)

• หากคุณต้องการใช้ชื่อดังกล่าวให้นำหน้าชื่อด้วยเครื่องหมายขีดล่างหรือแบ็กสแลช (ตัวอย่าง - \ 1stQuarter, _QTR1)

• ชื่อต้องไม่มีช่องว่าง หากคุณต้องการแยกแยะคำสองคำในชื่อคุณสามารถใช้ขีดล่าง (ตัวอย่าง - กระแสเงินสดแทนกระแสเงินสด)

• ชื่อที่คุณกำหนดไม่ควรขัดแย้งกับชื่อที่กำหนดไว้ภายในของ Excel เช่น Print_Area, Print_Titles, Consolidate_Area, and Sheet_Title. หากคุณกำหนดชื่อเดียวกันชื่อเหล่านี้จะแทนที่ชื่อภายในของ Excel และคุณจะไม่ได้รับข้อความแสดงข้อผิดพลาดใด ๆ อย่างไรก็ตามไม่แนะนำให้ทำเช่นนั้น

• ตั้งชื่อให้สั้น แต่เข้าใจได้แม้ว่าคุณจะใช้อักขระได้ไม่เกิน 255 ตัว

การสร้างชื่อช่วง

คุณสามารถสร้างชื่อช่วงได้สองวิธี -

• ใช้ Name box.

• ใช้ New Name กล่องโต้ตอบ

• ใช้ Selection กล่องโต้ตอบ

สร้างชื่อช่วงโดยใช้กล่องชื่อ

ในการสร้างชื่อช่วงโดยใช้ Nameช่องทางด้านซ้ายของแถบสูตรเป็นวิธีที่เร็วที่สุด ทำตามขั้นตอนด้านล่าง -

Step 1 - เลือกช่วงที่คุณต้องการกำหนดชื่อ

Step 2 - คลิกที่กล่องชื่อ

Step 3 - พิมพ์ชื่อและกด Enter เพื่อสร้างชื่อ

สร้างชื่อช่วงโดยใช้กล่องโต้ตอบชื่อใหม่

คุณยังสามารถสร้างชื่อช่วงโดยใช้กล่องโต้ตอบชื่อใหม่จากแท็บสูตร

Step 1 - เลือกช่วงที่คุณต้องการกำหนดชื่อ

Step 2 - คลิกแท็บสูตร

Step 3- คลิกกำหนดชื่อในกลุ่มชื่อที่กำหนด New Name กล่องโต้ตอบปรากฏขึ้น

Step 4 - พิมพ์ชื่อในช่องถัดจากชื่อ

Step 5- ตรวจสอบว่าช่วงที่เลือกและแสดงในกล่องอ้างอิงถูกต้อง คลิกตกลง

สร้างชื่อช่วงโดยใช้กล่องโต้ตอบสร้างชื่อจากส่วนที่เลือก

คุณยังสามารถสร้างชื่อช่วงโดยใช้ไฟล์ Create Names จากกล่องโต้ตอบการเลือกจากแท็บสูตรเมื่อคุณมีค่าข้อความที่อยู่ติดกับช่วงของคุณ

Step 1 - เลือกช่วงที่คุณต้องการกำหนดชื่อพร้อมกับแถว / คอลัมน์ที่มีชื่อ

Step 2 - คลิกแท็บสูตร

Step 3 - คลิก Create from Selectionในกลุ่ม Defined Names Create Names from Selection กล่องโต้ตอบปรากฏขึ้น

Step 4 - เลือกแถวบนสุดเมื่อข้อความปรากฏในแถวบนสุดของการเลือก

Step 5- ตรวจสอบช่วงที่เลือกและแสดงในช่องถัดจากอ้างอิงว่าถูกต้อง คลิกตกลง

ตอนนี้คุณสามารถค้นหาค่าที่ใหญ่ที่สุดในช่วงด้วย =Sum(ชื่อนักเรียน) ดังภาพด้านล่าง -

คุณสามารถสร้างชื่อด้วยการเลือกหลายรายการได้เช่นกัน ในตัวอย่างด้านล่างนี้คุณสามารถตั้งชื่อแถวของเครื่องหมายของนักเรียนแต่ละคนด้วยชื่อนักเรียน

ตอนนี้คุณสามารถหาคะแนนรวมของนักเรียนแต่ละคนได้ด้วย =Sum (ชื่อนักเรียน) ดังที่แสดงด้านล่าง

การสร้างชื่อสำหรับค่าคงที่

สมมติว่าคุณมีค่าคงที่ที่จะใช้ตลอดทั้งสมุดงานของคุณ คุณสามารถกำหนดชื่อให้โดยตรงโดยไม่ต้องวางในเซลล์

ในตัวอย่างด้านล่างอัตราดอกเบี้ยธนาคารออมสินกำหนดไว้ที่ 5%

• คลิกกำหนดชื่อ
• ในกล่องโต้ตอบชื่อใหม่พิมพ์ Savings_Bank_Interest_Rate ในกล่องชื่อ
• ในขอบเขตเลือกสมุดงาน
• ในกล่องอ้างอิงให้ล้างเนื้อหาและพิมพ์ 5%
• คลิกตกลง

ชื่อ Savings_Bank_Interest_Rateถูกตั้งค่าเป็นค่าคงที่ 5% คุณสามารถตรวจสอบได้ในตัวจัดการชื่อ คุณจะเห็นว่าค่านี้ตั้งไว้ที่ 0.05 และในRefers to = 0.05 ถูกวาง

การจัดการชื่อ

สมุดงาน Excel สามารถมีเซลล์และช่วงที่มีชื่อกี่เซลล์ก็ได้ คุณสามารถจัดการชื่อเหล่านี้ด้วยตัวจัดการชื่อ

• คลิกแท็บสูตร

• คลิก Name Manager ใน Defined Namesกลุ่ม. Name Managerกล่องโต้ตอบปรากฏขึ้น ชื่อทั้งหมดที่กำหนดไว้ในสมุดงานปัจจุบันจะปรากฏขึ้น

รายชื่อของ Names จะแสดงพร้อมกับที่กำหนด Values, Cell Reference (รวมถึงชื่อแผ่นงาน), Scope และ Comment.

ผู้จัดการชื่อมีตัวเลือกในการ -

• กำหนด a New ชื่อด้วย New ปุ่ม.

• Edit ชื่อที่กำหนด

• Delete ชื่อที่กำหนด

• Filter ชื่อที่กำหนดตามประเภท

• แก้ไขช่วงของชื่อที่กำหนดว่ามัน Refers to.

ขอบเขตของชื่อ

Scopeของชื่อโดยค่าเริ่มต้นคือสมุดงาน คุณสามารถค้นหาไฟล์Scope ของชื่อที่กำหนดจากรายการชื่อภายใต้ Scope คอลัมน์ใน Name Manager.

คุณสามารถกำหนดไฟล์ Scope ของก New Name เมื่อคุณกำหนดชื่อโดยใช้ New Nameกล่องโต้ตอบ ตัวอย่างเช่นคุณกำลังกำหนดชื่อ Interest_Rate จากนั้นคุณจะเห็นว่าไฟล์Scope ของ New Name Interest_Rate คือ Workbook.

สมมติว่าคุณต้องการไฟล์ Scope ของอัตราดอกเบี้ยนี้ถูก จำกัด ไว้สำหรับสิ่งนี้ Worksheet เท่านั้น.

Step 1- คลิกลูกศรลงในกล่องขอบเขต ตัวเลือกขอบเขตที่มีจะปรากฏในรายการดรอปดาวน์

ตัวเลือกขอบเขต ได้แก่ Workbookและชื่อแผ่นงานในสมุดงาน

Step 2- คลิกชื่อแผ่นงานปัจจุบันในกรณีนี้คือ NPV แล้วคลิกตกลง คุณสามารถกำหนด / ค้นหาชื่อแผ่นงานในแท็บแผ่นงาน

Step 3 - ในการตรวจสอบว่าขอบเขตคือแผ่นงานให้คลิก Name Manager. ในคอลัมน์ขอบเขตคุณจะพบ NPV สำหรับ Interest_Rate ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถใช้ Name Interest_Rate ใน Worksheet NPV เท่านั้น แต่ไม่สามารถใช้ใน Worksheets อื่นได้

Note - เมื่อคุณกำหนดขอบเขตของชื่อแล้วจะไม่สามารถแก้ไขได้ในภายหลัง

การลบชื่อที่มีค่าผิดพลาด

ในบางครั้งการกำหนดชื่ออาจมีข้อผิดพลาดจากหลายสาเหตุ คุณสามารถลบชื่อดังกล่าวได้ดังนี้ -

Step 1 - คลิก Filter ใน Name Manager กล่องโต้ตอบ

ตัวเลือกการกรองต่อไปนี้จะปรากฏขึ้น -

• ล้างตัวกรอง
• ชื่อที่กำหนดขอบเขตไว้ในแผ่นงาน
• ชื่อที่กำหนดขอบเขตไว้ในสมุดงาน
• ชื่อที่มีข้อผิดพลาด
• ชื่อที่ไม่มีข้อผิดพลาด
• ชื่อที่กำหนด
• ชื่อตาราง

คุณสามารถสมัคร Filter ไปที่ defined Names โดยเลือกตัวเลือกเหล่านี้อย่างน้อยหนึ่งตัวเลือก

Step 2 - เลือก Names with Errors. ชื่อที่มีค่าความผิดพลาดจะปรากฏขึ้น

Step 3 - จากรายการที่ได้รับของ Namesเลือกรายการที่คุณต้องการลบแล้วคลิก Delete.

คุณจะได้รับข้อความยืนยันการลบ คลิกตกลง

การแก้ไขชื่อ

คุณสามารถใช้ไฟล์ Edit ตัวเลือกใน Name Manager กล่องโต้ตอบถึง -

• เปลี่ยน Name.

• แก้ไขไฟล์ Refers to พิสัย

• แก้ไขไฟล์ Comment ใน Name.

เปลี่ยนชื่อ

Step 1 - คลิกเซลล์ที่มีฟังก์ชัน Large.

คุณจะเห็นว่ามีการเพิ่มค่าอีกสองค่าในอาร์เรย์ แต่จะไม่รวมอยู่ในฟังก์ชันเนื่องจากไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของ Array1

Step 2 - คลิกไฟล์ Name คุณต้องการแก้ไขในไฟล์ Name Managerกล่องโต้ตอบ ในกรณีนี้,Array1.

Step 3 - คลิก Edit. Edit Name กล่องโต้ตอบปรากฏขึ้น

Step 4 - เปลี่ยนไฟล์ Name โดยพิมพ์ชื่อใหม่ที่คุณต้องการในไฟล์ Name Box.

Step 5 - คลิกไฟล์ Range ทางด้านขวาของ Refers to กล่องและรวมการอ้างอิงเซลล์ใหม่

Step 6 - เพิ่มไฟล์ Comment (ไม่จำเป็น)

สังเกตว่า Scope ถูกปิดการใช้งานและไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้

คลิกตกลง คุณจะสังเกตเห็นการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้น

การใช้ชื่อ

ลองพิจารณาตัวอย่างต่อไปนี้ -

ตามที่คุณสังเกตชื่อจะไม่ถูกกำหนดและใช้ในฟังก์ชัน PMT หากคุณวางฟังก์ชันนี้ไว้ที่อื่นในเวิร์กชีตคุณต้องจำไว้ด้วยว่าค่าพารามิเตอร์อยู่ตรงไหน คุณรู้ว่าการใช้ชื่อเป็นตัวเลือกที่ดีกว่า

ในกรณีนี้ฟังก์ชันถูกกำหนดไว้แล้วด้วยการอ้างอิงเซลล์ที่ไม่มีชื่อ คุณยังสามารถกำหนดชื่อและนำไปใช้ได้

Step 1 - การใช้ Create from Selectionกำหนดชื่อ

Step 2- เลือกเซลล์ที่มีสูตร คลิก

ถัดจากDefine Name ใน Defined Names จัดกลุ่มบน Formulasแท็บ จากรายการดรอปดาวน์คลิกApply Names.

Step 3 - Apply Namesกล่องโต้ตอบปรากฏขึ้น เลือกไฟล์Names ที่คุณต้องการ Apply แล้วคลิกตกลง

ชื่อที่เลือกจะถูกนำไปใช้กับเซลล์ที่เลือก

นอกจากนี้คุณยังสามารถ Apply Names ไปยังแผ่นงานทั้งหมดโดยเลือกแผ่นงานและทำซ้ำขั้นตอนข้างต้น

การใช้ชื่อในสูตร

คุณสามารถใช้ไฟล์ Name ใน Formula ด้วยวิธีต่อไปนี้ -

• การพิมพ์ไฟล์ Name ถ้าคุณจำได้หรือ

• พิมพ์ตัวอักษรหนึ่งหรือสองตัวแรกและใช้ Excel Formula Autocomplete ลักษณะเฉพาะ.

• คลิกใช้ในสูตรในกลุ่มชื่อที่กำหนดบนแท็บสูตร

  • เลือกชื่อที่ต้องการจากรายการแบบเลื่อนลงของชื่อที่กำหนด

  • ดับเบิลคลิกที่ชื่อนั้น

• ใช้ Paste Name กล่องโต้ตอบ

  • เลือกตัวเลือกวางชื่อจากรายการแบบเลื่อนลงของชื่อที่กำหนด กล่องโต้ตอบ Paste Name จะปรากฏขึ้น

  • เลือกไฟล์ Name ใน Paste Names ไดอะล็อกบ็อกซ์แล้วดับเบิลคลิก

การดูชื่อในสมุดงาน

คุณสามารถรับไฟล์ Names ในสมุดงานของคุณพร้อมกับไฟล์ References และ Save พวกเขาหรือ Print พวกเขา

• คลิกเซลล์ว่างที่คุณต้องการคัดลอกไฟล์ Names ในสมุดงานของคุณ

• คลิก Use in Formula ใน Defined Names กลุ่ม.

• คลิก Paste Names จากรายการแบบเลื่อนลง

• คลิก Paste List ใน Paste Name กล่องโต้ตอบที่ปรากฏขึ้น

รายชื่อและการอ้างอิงที่เกี่ยวข้องจะถูกคัดลอกไปยังตำแหน่งที่ระบุบนแผ่นงานของคุณดังที่แสดงในภาพหน้าจอด้านล่าง -

การใช้ชื่อสำหรับทางแยกช่วง

Range Intersections คือเซลล์แต่ละเซลล์ที่มีสองช่วงที่เหมือนกัน

ตัวอย่างเช่นในข้อมูลที่ระบุด้านล่างช่วง B6: F6 และช่วง C3: C8 มีเซลล์ C6 เหมือนกันซึ่งจริง ๆ แล้วแสดงถึงคะแนนที่นักเรียน Kodeda, Adam ในการสอบ 1

คุณสามารถทำให้สิ่งนี้มีความหมายมากขึ้นด้วยไฟล์ Range Names.

• สร้าง Names ด้วย Create from Selection สำหรับทั้งนักเรียนและการสอบ

• ของคุณ Names จะมีลักษณะดังนี้ -

• ประเภท =Kodeda_Adam Exam_1 ใน B11.

ที่นี่คุณกำลังใช้การดำเนินการ Range Intersection ช่องว่างระหว่างสองช่วง

สิ่งนี้จะแสดงเครื่องหมายของ Kodeda, Adam ในการสอบ 1 ที่ให้ไว้ในเซลล์ C6

การคัดลอกสูตรด้วยชื่อ

คุณสามารถคัดลอกสูตรที่มีชื่อโดย Copyและ Paste ภายในแผ่นงานเดียวกัน

คุณยังสามารถคัดลอกสูตรที่มีชื่อไปยังแผ่นงานอื่นโดย copy และ pasteให้ทั้งหมด names ใน formula มี workbook เช่น Scope. มิฉะนั้นคุณจะได้รับไฟล์#VALUE ข้อผิดพลาด

ก Tableคือช่วงสี่เหลี่ยมของข้อมูลที่มีโครงสร้าง คุณสมบัติที่สำคัญคือ -

• แต่ละแถวในตารางสอดคล้องกับบันทึกข้อมูลเดียว ตัวอย่าง - ข้อมูลพนักงาน

• แต่ละคอลัมน์มีข้อมูลเฉพาะ Exmaple - คอลัมน์สามารถมีข้อมูลเช่นชื่อหมายเลขพนักงานวันที่จ้างเงินเดือนแผนก ฯลฯ

• แถวบนสุดอธิบายข้อมูลที่มีอยู่ในแต่ละคอลัมน์และเรียกว่าแถวส่วนหัว

• แต่ละรายการในแถวบนสุดเรียกว่าส่วนหัวของคอลัมน์

คุณสามารถสร้างและใช้ตาราง Excel เพื่อจัดการและวิเคราะห์ข้อมูลได้อย่างง่ายดาย นอกจากนี้ด้วยตาราง Excel คุณจะได้รับการกรองการเรียงลำดับและการแรเงาแถวในตัวที่ช่วยลดกิจกรรมการรายงานของคุณ

นอกจากนี้ Excel ยังตอบสนองต่อการดำเนินการบนตารางอย่างชาญฉลาด ตัวอย่างเช่นคุณมีสูตรในคอลัมน์หรือคุณได้สร้างแผนภูมิตามข้อมูลในตาราง เมื่อคุณเพิ่มข้อมูลลงในตาราง (เช่นมีแถวมากขึ้น) Excel จะขยายสูตรไปยังข้อมูลใหม่และแผนภูมิจะขยายโดยอัตโนมัติ

ความแตกต่างระหว่างตารางและช่วง

ต่อไปนี้คือความแตกต่างระหว่างตารางและช่วง -

• ตารางเป็นวิธีการทำงานกับข้อมูลที่มีโครงสร้างมากกว่าช่วง
• คุณสามารถแปลงช่วงเป็นตารางและ Excel จะให้โดยอัตโนมัติ -
  • ชื่อตาราง
  • ชื่อส่วนหัวของคอลัมน์
  • การจัดรูปแบบเป็นข้อมูล (สีของเซลล์และสีแบบอักษร) เพื่อการแสดงภาพที่ดีขึ้น

ตารางมีคุณสมบัติเพิ่มเติมที่ไม่พร้อมใช้งานสำหรับช่วง เหล่านี้คือ -

• Excel มีเครื่องมือตารางใน Ribbon ตั้งแต่คุณสมบัติไปจนถึงสไตล์

• Excel มีปุ่มตัวกรองในแต่ละส่วนหัวของคอลัมน์โดยอัตโนมัติเพื่อจัดเรียงข้อมูลหรือกรองตารางเพื่อให้แสดงเฉพาะแถวที่ตรงตามเกณฑ์ที่คุณกำหนดเท่านั้น

• ถ้าคุณมีหลายแถวในตารางและคุณเลื่อนลงในแผ่นงานเพื่อให้แถวส่วนหัวหายไปตัวอักษรของคอลัมน์ในแผ่นงานจะถูกแทนที่ด้วยส่วนหัวของตาราง

• เมื่อคุณวางสูตรในเซลล์ใด ๆ ในคอลัมน์ของตารางสูตรนั้นจะแพร่กระจายไปยังเซลล์ทั้งหมดในคอลัมน์นั้น

• คุณสามารถใช้ชื่อตารางและชื่อส่วนหัวคอลัมน์ในสูตรได้โดยไม่ต้องใช้การอ้างอิงเซลล์หรือสร้างชื่อช่วง

• คุณสามารถขยายขนาดตารางได้โดยการเพิ่มแถวหรือคอลัมน์มากขึ้นโดยคลิกและลากตัวควบคุมรูปสามเหลี่ยมขนาดเล็กที่มุมขวาล่างของเซลล์ด้านขวาล่าง

• คุณสามารถสร้างและใช้ตัวแบ่งส่วนข้อมูลสำหรับตารางสำหรับการกรองข้อมูล

คุณจะได้เรียนรู้เกี่ยวกับคุณสมบัติเหล่านี้ทั้งหมดในบทนี้

สร้างตาราง

ในการสร้างตารางจากข้อมูลที่คุณมีในแผ่นงานให้ทำตามขั้นตอนที่กำหนด -

Step 1- เลือกช่วงของเซลล์ที่คุณต้องการรวมไว้ในตาราง เซลล์สามารถมีข้อมูลหรือว่างได้ ช่วงต่อไปนี้มีข้อมูลพนักงาน 290 แถว แถวบนสุดของข้อมูลมีส่วนหัว

Step 2 - ภายใต้ Insertในกลุ่มตารางคลิกตาราง Create Tableกล่องโต้ตอบปรากฏขึ้น ตรวจสอบว่าช่วงข้อมูลที่เลือกในไฟล์Where is the data for your table? กล่องถูกต้อง

Step 3 - ตรวจสอบไฟล์ My table has headers กล่องถ้าแถวบนสุดของช่วงที่เลือกมีข้อมูลที่คุณต้องการใช้เป็นส่วนหัวของตาราง

Note - หากคุณไม่เลือกช่องนี้ตารางของคุณจะมี Headers - Column1, Column2, ...

Step 4 - คลิกตกลง

ช่วงจะถูกแปลงเป็นตารางด้วยสไตล์เริ่มต้น

Step 5- คุณยังสามารถแปลงช่วงเป็นตารางได้โดยคลิกที่ใดก็ได้ในช่วงแล้วกด Ctrl + T กCreate Table กล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้นจากนั้นคุณสามารถทำซ้ำขั้นตอนตามที่ระบุไว้ด้านบน

ชื่อตาราง

Excel กำหนดชื่อให้กับทุกตารางที่สร้างขึ้น

Step 1 - หากต้องการดูชื่อของตารางที่คุณเพิ่งสร้างให้คลิกตารางคลิกที่ table tools – design บน Ribbon

Step 2 - ในไฟล์ Properties กลุ่มใน Table Name ชื่อตารางของคุณจะปรากฏขึ้น

Step 3 - คุณสามารถแก้ไขชื่อตารางนี้เพื่อให้มีความหมายกับข้อมูลของคุณมากขึ้น

Step 4- คลิกช่อง Table Name ล้างชื่อและพิมพ์ Emp_Data

Note - กฎไวยากรณ์ของชื่อช่วงใช้ได้กับชื่อตาราง

การจัดการชื่อในตาราง

คุณสามารถจัดการชื่อตารางได้เช่นเดียวกับวิธีที่คุณจัดการชื่อช่วงด้วย Name Manager

• คลิกตาราง

• คลิก Name Manager ใน Defined Names จัดกลุ่ม Formulas แท็บ

Name Manager กล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้นและคุณจะพบไฟล์ Table Names ในสมุดงานของคุณ

คุณสามารถ Edit ก Table Name หรือเพิ่มความคิดเห็นด้วย New ตัวเลือกใน Name Managerกล่องโต้ตอบ อย่างไรก็ตามคุณไม่สามารถเปลี่ยนช่วงในRefers to.

คุณสามารถ Create Names ด้วยส่วนหัวคอลัมน์เพื่อใช้ในสูตรแผนภูมิและอื่น ๆ

• คลิกส่วนหัวของคอลัมน์ EmployeeID ในตาราง

• คลิกตัวจัดการชื่อ

• คลิก New ในกล่องโต้ตอบตัวจัดการชื่อ

New Name กล่องโต้ตอบปรากฏขึ้น

ในกล่องชื่อคุณจะพบส่วนหัวคอลัมน์และในไฟล์ Refers to คุณจะพบ Emp_Data[[#Headers],[EmployeeID]].

อย่างที่คุณสังเกตนี่เป็นวิธีที่รวดเร็วในการกำหนดชื่อในตาราง

ส่วนหัวของตารางแทนที่ตัวอักษรคอลัมน์

เมื่อคุณทำงานกับจำนวนแถวข้อมูลในตารางมากขึ้นคุณอาจต้องเลื่อนลงเพื่อดูข้อมูลในแถวเหล่านั้น

อย่างไรก็ตามในขณะนี้คุณต้องใช้ส่วนหัวของตารางเพื่อระบุว่าค่าใดเป็นของคอลัมน์ใด Excel มอบวิธีการที่ราบรื่นโดยอัตโนมัติ เมื่อคุณเลื่อนข้อมูลลงตัวอักษรคอลัมน์ของแผ่นงานจะถูกแปลงเป็นส่วนหัวของตาราง

ในแผ่นงานที่ระบุด้านล่างตัวอักษรของคอลัมน์จะปรากฏขึ้นตามที่เป็นจริงและส่วนหัวของตารางจะอยู่ในแถวที่ 2 21 แถวจาก 290 แถวของข้อมูล

เลื่อนลงเพื่อดูแถวตารางที่ 25 - 35 ส่วนหัวของตารางจะแทนที่ตัวอักษรของคอลัมน์สำหรับคอลัมน์ของตาราง ตัวอักษรคอลัมน์อื่น ๆ ยังคงเหมือนเดิม

การเผยแพร่สูตรในตาราง

ในตารางด้านล่างสมมติว่าคุณต้องการระบุอายุของพนักงานแต่ละคน

Step 1- แทรกคอลัมน์ทางด้านขวาของคอลัมน์วันเกิด พิมพ์อายุในส่วนหัวของคอลัมน์

Step 2 - ในเซลล์ใด ๆ ในคอลัมน์ว่างนั้นให้พิมพ์สูตร =DAYS ([@BirthDate], TODAY ()) แล้วกด Enter

สูตรจะแพร่กระจายไปยังเซลล์อื่น ๆ ในคอลัมน์ของตารางโดยอัตโนมัติ

ปรับขนาดตาราง

คุณสามารถปรับขนาดตารางเพื่อเพิ่มหรือลบแถว / คอลัมน์

พิจารณาตารางต่อไปนี้ Student_Marks ที่มี Total Marks สำหรับ Batches 1 - 15

สมมติว่าคุณต้องการเพิ่มอีกสามชุด 16-18 และคอลัมน์ที่มีเปอร์เซ็นต์การส่งผ่าน

• คลิกตาราง

• ลากตัวควบคุมสีฟ้าที่ด้านขวาล่างลงเพื่อรวมแถวอีกสามแถวในตาราง

• ลากตัวควบคุมสีฟ้าที่ด้านขวาล่างอีกครั้งไปด้านข้างเพื่อรวมอีกหนึ่งคอลัมน์ในตาราง

ตารางของคุณมีลักษณะดังนี้ คุณยังสามารถตรวจสอบช่วงที่รวมอยู่ในตารางในกล่องโต้ตอบตัวจัดการชื่อ -

ลบรายการที่ซ้ำกัน

เมื่อคุณรวบรวมข้อมูลจากแหล่งต่างๆคุณอาจมีค่าที่ซ้ำกันได้ คุณต้องลบค่าที่ซ้ำกันออกก่อนที่จะทำการวิเคราะห์ต่อไป

ดูข้อมูลต่อไปนี้ซึ่งคุณมีข้อมูลเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ต่างๆของแบรนด์ต่างๆ สมมติว่าคุณต้องการลบรายการที่ซ้ำกันออกจากข้อมูลนี้

• คลิกตาราง

• บน DESIGN คลิกแท็บ Remove Duplicatesในกลุ่มเครื่องมือบน Ribbon Remove Duplicates กล่องโต้ตอบปรากฏขึ้น

ส่วนหัวของคอลัมน์จะปรากฏใต้คอลัมน์ในกล่องโต้ตอบลบรายการที่ซ้ำกัน

• ตรวจสอบส่วนหัวคอลัมน์ขึ้นอยู่กับคอลัมน์ที่คุณต้องการลบรายการที่ซ้ำกันแล้วคลิกตกลง

คุณจะได้รับข้อความเกี่ยวกับจำนวนแถวที่มีค่าที่ซ้ำกันจะถูกลบออกและจำนวนค่าที่ไม่ซ้ำกันยังคงอยู่ ข้อมูลที่ล้างแล้วจะแสดงในตาราง

คุณยังสามารถลบรายการที่ซ้ำกันได้ด้วย Remove Duplicates ใน Data Tools จัดกลุ่มภายใต้แท็บ DATA บน Ribbon

แปลงเป็น Range

คุณสามารถแปลงตารางเป็นไฟล์ Range.

• คลิกตาราง

• คลิก Convert to Range ใน Tools ภายใต้แท็บออกแบบบน Ribbon

คุณจะได้รับข้อความถามว่าคุณต้องการแปลงตารางเป็น Range หรือไม่ หลังจากที่คุณยืนยันด้วยYesตารางจะถูกแปลงเป็น Range

ตัวเลือกสไตล์ตาราง

คุณมีหลายตัวเลือกของ Table Stylesเลือก. ตัวเลือกเหล่านี้สามารถใช้ได้หากคุณต้องการเน้นแถว / คอลัมน์

คุณสามารถเลือก / ยกเลิกการเลือกช่องเหล่านี้เพื่อดูว่าโต๊ะของคุณมีลักษณะอย่างไร สุดท้ายคุณสามารถตัดสินใจได้ว่าตัวเลือกใดที่เหมาะกับข้อมูลของคุณ

ขอแนะนำว่า Table Style Options ใช้เพื่อฉายข้อมูลสำคัญในข้อมูลของคุณเท่านั้นแทนที่จะทำให้ข้อมูลมีสีสันซึ่งไม่จำเป็นในการวิเคราะห์ข้อมูล

ลักษณะตาราง

คุณมีรูปแบบตารางหลายแบบให้เลือก รูปแบบเหล่านี้สามารถใช้ได้ขึ้นอยู่กับสีและรูปแบบที่คุณต้องการแสดงข้อมูลของคุณในตาราง

เลื่อนเมาส์ไปบนสไตล์เหล่านี้เพื่อดูตัวอย่างตารางของคุณพร้อมกับสไตล์ สุดท้ายคุณสามารถตัดสินใจได้ว่าสไตล์ใดที่เหมาะกับข้อมูลของคุณ

ขอแนะนำว่า Table Styles ใช้เพื่อฉายข้อมูลสำคัญในข้อมูลของคุณในลักษณะที่เป็นปัจจุบันเท่านั้นแทนที่จะทำให้ข้อมูลมีสีสันซึ่งไม่จำเป็นในการวิเคราะห์ข้อมูล

ตัวแบ่งส่วนข้อมูลสำหรับตาราง

หากคุณใช้ Excel 2013 หรือ Excel 2016 คุณสามารถใช้ไฟล์ Slicers สำหรับการกรองข้อมูลในตารางของคุณ

สำหรับรายละเอียดเกี่ยวกับวิธีใช้ตัวแบ่งส่วนข้อมูลสำหรับตารางโปรดดูบทเกี่ยวกับการกรองในบทช่วยสอนนี้

ข้อมูลที่คุณได้รับจากแหล่งต่างๆจำนวนมากไม่อยู่ในรูปแบบที่พร้อมสำหรับการวิเคราะห์ ในบทนี้คุณจะเข้าใจวิธีการเตรียมข้อมูลของคุณที่อยู่ในรูปแบบของข้อความสำหรับการวิเคราะห์

ในขั้นต้นคุณต้องล้างข้อมูล การล้างข้อมูลรวมถึงการลบอักขระที่ไม่ต้องการออกจากข้อความ ถัดไปคุณต้องจัดโครงสร้างข้อมูลในรูปแบบที่คุณต้องการสำหรับการวิเคราะห์เพิ่มเติม คุณสามารถทำได้โดย -

• การค้นหารูปแบบข้อความที่ต้องการด้วยฟังก์ชันข้อความ
• การแยกค่าข้อมูลจากข้อความ
• การจัดรูปแบบข้อมูลด้วยฟังก์ชันข้อความ
• การดำเนินการกับข้อมูลด้วยฟังก์ชันข้อความ

การลบอักขระที่ไม่ต้องการออกจากข้อความ

เมื่อคุณนำเข้าข้อมูลจากแอปพลิเคชันอื่นข้อมูลอาจมีอักขระที่พิมพ์ไม่ได้และ / หรือช่องว่างส่วนเกิน ช่องว่างส่วนเกินสามารถ -

• ช่องว่างชั้นนำและ / หรือ
• ช่องว่างพิเศษระหว่างคำ

หากคุณจัดเรียงหรือวิเคราะห์ข้อมูลดังกล่าวคุณจะได้ผลลัพธ์ที่ผิดพลาด

ลองพิจารณาตัวอย่างต่อไปนี้ -

นี่คือข้อมูลดิบที่คุณได้รับจากข้อมูลผลิตภัณฑ์ที่มีรหัสผลิตภัณฑ์คำอธิบายผลิตภัณฑ์และราคา อักขระ“ |” แยกเขตข้อมูลในแต่ละแถว

เมื่อคุณนำเข้าข้อมูลนี้ลงในแผ่นงาน Excel จะมีลักษณะดังนี้ -

ดังที่คุณสังเกตข้อมูลทั้งหมดอยู่ในคอลัมน์เดียว คุณต้องจัดโครงสร้างข้อมูลนี้เพื่อทำการวิเคราะห์ข้อมูล อย่างไรก็ตามในขั้นแรกคุณต้องล้างข้อมูล

คุณต้องลบอักขระที่พิมพ์ไม่ได้และช่องว่างส่วนเกินที่อาจมีอยู่ในข้อมูล คุณสามารถใช้ฟังก์ชัน CLEAN และฟังก์ชัน TRIM เพื่อจุดประสงค์นี้

ส.	ฟังก์ชั่นและคำอธิบาย
1.	CLEAN ลบอักขระที่พิมพ์ไม่ได้ทั้งหมดออกจากข้อความ
2.	TRIM ลบช่องว่างจากข้อความ

• เลือกเซลล์ C3 - C11
• พิมพ์ = TRIM (CLEAN (B3)) แล้วกด CTRL + Enter

สูตรจะถูกเติมลงในเซลล์ C3 - C11

ผลลัพธ์จะเป็นดังภาพด้านล่าง -

การค้นหารูปแบบข้อความที่ต้องการด้วยฟังก์ชันข้อความ

ในการจัดโครงสร้างข้อมูลของคุณคุณอาจต้องทำการจับคู่รูปแบบข้อความบางอย่างตามที่คุณสามารถดึงค่าข้อมูลออกมาได้ ฟังก์ชันข้อความบางส่วนที่มีประโยชน์สำหรับวัตถุประสงค์นี้ ได้แก่ -

ส.	ฟังก์ชั่นและคำอธิบาย
1.	EXACT ตรวจสอบว่าค่าข้อความสองค่าเหมือนกันหรือไม่
2.	FIND ค้นหาค่าข้อความหนึ่งค่าภายในอีกค่าหนึ่ง (คำนึงถึงขนาดตัวพิมพ์)
3.	SEARCH ค้นหาค่าข้อความหนึ่งค่าภายในค่าอื่น (ไม่คำนึงถึงขนาดตัวพิมพ์)

การแยกค่าข้อมูลออกจากข้อความ

คุณต้องดึงข้อมูลที่ต้องการออกจากข้อความเพื่อให้มีโครงสร้างเหมือนกัน ในตัวอย่างข้างต้นกล่าวว่าคุณต้องวางข้อมูลในสามคอลัมน์ - ProductID, Product_Description และ Price

คุณสามารถดึงข้อมูลด้วยวิธีใดวิธีหนึ่งดังต่อไปนี้ -

• การแยกค่าข้อมูลด้วยตัวช่วยสร้างการแปลงข้อความเป็นคอลัมน์
• การแยกค่าข้อมูลด้วยฟังก์ชันข้อความ
• การแยกค่าข้อมูลด้วย Flash Fill

การแยกค่าข้อมูลด้วยตัวช่วยสร้างการแปลงข้อความเป็นคอลัมน์

คุณสามารถใช้ไฟล์ Convert Text to Columns Wizard เพื่อแยกค่าข้อมูลลงในคอลัมน์ Excel หากฟิลด์ของคุณ -

• คั่นด้วยอักขระหรือ
• จัดเรียงในคอลัมน์โดยมีช่องว่างระหว่างแต่ละฟิลด์

ในตัวอย่างข้างต้นช่องจะถูกคั่นด้วยอักขระ“ |” ดังนั้นคุณสามารถใช้ไฟล์Convert Text to Columns ตัวช่วย

• เลือกข้อมูล

• คัดลอกและวางค่าในที่เดียวกัน มิฉะนั้น,Convert Text to Columns รับฟังก์ชั่นแทนที่จะใช้ข้อมูลเป็นอินพุต

• เลือกข้อมูล

• คลิกที่ Text to Columns ใน Data Tools กลุ่มภายใต้ Data แท็บบน Ribbon

Step 1 - แปลงข้อความเป็นตัวช่วยสร้างคอลัมน์ - ขั้นตอนที่ 1 จาก 3 จะปรากฏขึ้น

• เลือก Delimited
• คลิกถัดไป

Step 2 - แปลงข้อความเป็นตัวช่วยสร้างคอลัมน์ - ขั้นตอนที่ 2 จาก 3 จะปรากฏขึ้น

• ภายใต้ Delimitersเลือก Other.

• ในช่องถัดจาก Otherพิมพ์อักขระ |

• คลิก Next.

Step 3 - แปลงข้อความเป็นตัวช่วยสร้างคอลัมน์ - ขั้นตอนที่ 3 จาก 3 จะปรากฏขึ้น

ในหน้าจอนี้คุณสามารถเลือกแต่ละคอลัมน์ของข้อมูลของคุณในวิซาร์ดและกำหนดรูปแบบสำหรับคอลัมน์นั้นได้

• สำหรับ Destinationเลือกเซลล์ D3

• คุณสามารถคลิก Advancedและตั้งค่า Decimal Separator และ Thousands Separator ใน Advanced Text Import Settings กล่องโต้ตอบที่ปรากฏขึ้น

• คลิก Finish.

ข้อมูลของคุณซึ่งถูกแปลงเป็นคอลัมน์จะปรากฏในสามคอลัมน์ - D, E และ F

• ตั้งชื่อส่วนหัวคอลัมน์เป็น ProductID, Product_Description และ Price

การแยกค่าข้อมูลด้วยฟังก์ชันข้อความ

สมมติว่าเขตข้อมูลในข้อมูลของคุณไม่ได้ถูกคั่นด้วยอักขระหรือจัดแนวในคอลัมน์ที่มีช่องว่างระหว่างแต่ละฟิลด์คุณสามารถใช้ฟังก์ชันข้อความเพื่อแยกค่าข้อมูลได้ แม้ในกรณีที่ช่องถูกคั่นคุณยังสามารถใช้ฟังก์ชันข้อความเพื่อดึงข้อมูลได้

ฟังก์ชันข้อความบางส่วนที่มีประโยชน์สำหรับวัตถุประสงค์นี้ ได้แก่ -

ส.	ฟังก์ชั่นและคำอธิบาย
1.	LEFT ส่งคืนอักขระทางซ้ายสุดจากค่าข้อความ
2.	RIGHT ส่งคืนอักขระขวาสุดจากค่าข้อความ
3.	MID ส่งคืนอักขระจำนวนหนึ่งจากสตริงข้อความที่เริ่มต้นที่ตำแหน่งที่คุณระบุ
4.	LEN ส่งคืนจำนวนอักขระในสตริงข้อความ

คุณยังสามารถรวมฟังก์ชันข้อความเหล่านี้อย่างน้อยสองฟังก์ชันตามข้อมูลที่คุณมีอยู่ในมือเพื่อแยกค่าข้อมูลที่ต้องการ ตัวอย่างเช่นการใช้ฟังก์ชัน LEFT, RIGHT และ VALUE ร่วมกันหรือใช้ฟังก์ชัน FIND, LEFT, LEN และ MID ร่วมกัน

ในตัวอย่างข้างต้น

• อักขระทั้งหมดเหลือตัวแรก | ตั้งชื่อ ProductID

• อักขระทั้งหมดไปจนถึงวินาที | ให้ชื่อราคา.

• อักขระทั้งหมดที่อยู่ระหว่างตัวแรก | และสอง | ตั้งชื่อ Product_Description

• แต่ละ | มีช่องว่างก่อนและหลัง

จากการสังเกตข้อมูลนี้คุณสามารถแยกค่าข้อมูลด้วยขั้นตอนต่อไปนี้ -

• ค้นหาตำแหน่งของอันดับแรก | -First | Position

  • คุณสามารถใช้ฟังก์ชัน FIND

• ค้นหาตำแหน่งที่สอง | -Second | Position

  • คุณสามารถใช้ฟังก์ชัน FIND ได้อีกครั้ง

  • เริ่มต้นที่ (First | Position - 2) อักขระของข้อความให้รหัสผลิตภัณฑ์

    • คุณสามารถใช้ฟังก์ชัน LEFT

    • (First | Position + 2) ถึง (Second | Position - 2) อักขระของข้อความให้ Product_Description

      • คุณสามารถใช้ฟังก์ชัน MID

      • (Second | Position + 2) ถึงอักขระสิ้นสุดของข้อความให้ราคา

        • คุณสามารถใช้ฟังก์ชัน RIGHT

        

        ผลลัพธ์จะเป็นดังภาพด้านล่าง -

        

        คุณสามารถสังเกตได้ว่าค่าในคอลัมน์ราคาเป็นค่าข้อความ ในการคำนวณค่าเหล่านี้คุณต้องจัดรูปแบบเซลล์ที่เกี่ยวข้อง คุณสามารถดูส่วนที่ระบุด้านล่างเพื่อทำความเข้าใจการจัดรูปแบบข้อความ

        การแยกค่าข้อมูลด้วย Flash Fill

        ใช้ Excel Flash Fillเป็นอีกวิธีหนึ่งในการดึงค่าข้อมูลจากข้อความ อย่างไรก็ตามจะใช้ได้เฉพาะเมื่อ Excel สามารถค้นหารูปแบบในข้อมูลได้

        Step 1 - สร้างคอลัมน์สามคอลัมน์สำหรับ ProductID, Product_Description และ Price ถัดจากข้อมูล

        

        Step 2 - คัดลอกและวางค่าสำหรับ C3, D3 และ E3 จาก B3

        

        Step 3 - เลือกเซลล์ C3 แล้วคลิก Flash Fill ใน Data Tools จัดกลุ่มบน Dataแท็บ ค่าทั้งหมดสำหรับ ProductID จะถูกเติม

        

        Step 4- ทำซ้ำขั้นตอนที่ระบุข้างต้นสำหรับ Product_Description และ Price กรอกข้อมูลแล้ว

        

        การจัดรูปแบบข้อมูลด้วยฟังก์ชันข้อความ

        Excel มีฟังก์ชันข้อความในตัวหลายอย่างที่คุณสามารถใช้สำหรับการจัดรูปแบบข้อมูลที่มีข้อความ สิ่งเหล่านี้ ได้แก่ -

        Functions that format the Text as per your need -

        ส.	ฟังก์ชั่นและคำอธิบาย
        1.	LOWER แปลงข้อความเป็นตัวพิมพ์เล็ก

        ส.	ฟังก์ชั่นและคำอธิบาย
        1.	UPPER แปลงข้อความเป็นตัวพิมพ์ใหญ่
        2.	PROPER อักษรตัวแรกเป็นตัวพิมพ์ใหญ่ในแต่ละคำของค่าข้อความ

Functions that convert and/or format the Numbers as Text -

ส.	ฟังก์ชั่นและคำอธิบาย
1.	DOLLAR แปลงตัวเลขเป็นข้อความโดยใช้รูปแบบสกุลเงิน $ (ดอลลาร์)
2.	FIXED จัดรูปแบบตัวเลขเป็นข้อความโดยมีทศนิยมจำนวนคงที่
3.	TEXT จัดรูปแบบตัวเลขและแปลงเป็นข้อความ

Functions that convert the Text to Numbers -

ส.	ฟังก์ชั่นและคำอธิบาย
1.	VALUE แปลงอาร์กิวเมนต์ข้อความเป็นตัวเลข

Executing Data Operations with the Text Functions

คุณอาจต้องดำเนินการข้อความบางอย่างกับข้อมูลของคุณ ตัวอย่างเช่นหากรหัสเข้าสู่ระบบสำหรับพนักงานถูกเปลี่ยนเป็นรูปแบบใหม่ในองค์กรตามการเปลี่ยนแปลงรูปแบบอาจต้องทำการเปลี่ยนข้อความ

ฟังก์ชั่นข้อความต่อไปนี้ช่วยคุณในการดำเนินการข้อความกับข้อมูลของคุณที่มีข้อความ -

ส.	ฟังก์ชั่นและคำอธิบาย
1.	REPLACE แทนที่อักขระภายในข้อความ
2.	SUBSTITUTE แทนที่ข้อความใหม่สำหรับข้อความเก่าในสตริงข้อความ
3.	CONCATENATE รวมรายการข้อความหลายรายการเป็นรายการข้อความเดียว
4.	CONCAT รวมข้อความจากหลายช่วงและ / หรือสตริง แต่ไม่มีอาร์กิวเมนต์ตัวคั่นหรือ IgnoreEmpty
5.	TEXTJOIN รวมข้อความจากหลายช่วงและ / หรือสตริงและรวมตัวคั่นที่คุณระบุระหว่างค่าข้อความแต่ละค่าที่จะรวมกัน หากตัวคั่นเป็นสตริงข้อความว่างฟังก์ชันนี้จะเชื่อมต่อช่วงได้อย่างมีประสิทธิภาพ
6.	REPT ทำซ้ำข้อความตามจำนวนครั้งที่กำหนด

ข้อมูลที่คุณได้รับจากแหล่งต่างๆอาจมีค่าวันที่ ในบทนี้คุณจะเข้าใจวิธีเตรียมข้อมูลของคุณที่มีค่าข้อมูลสำหรับการวิเคราะห์

คุณจะได้เรียนรู้เกี่ยวกับ -

• รูปแบบวันที่
  • วันที่ในรูปแบบอนุกรม
  • วันที่ในรูปแบบเดือน - วัน - ปีที่แตกต่างกัน
• การแปลงวันที่ในรูปแบบอนุกรมเป็นรูปแบบเดือน - วัน - ปี
• การแปลงวันที่ในรูปแบบเดือน - วัน - ปีเป็นรูปแบบอนุกรม
• รับวันที่ของวันนี้
• การค้นหาวันทำงานหลังจากวันที่ระบุ
• การปรับแต่งคำจำกัดความของวันหยุดสุดสัปดาห์
• จำนวนวันทำงานระหว่างสองวันที่กำหนด
• แยกปีเดือนวันจากวันที่
• แยกวันในสัปดาห์จากวันที่
• ได้รับวันที่จากปีเดือนและวัน
• การคำนวณจำนวนปีเดือนและวันระหว่างสองวัน

รูปแบบวันที่

Excel รองรับ Date ค่าเป็นสองวิธี -

• รูปแบบอนุกรม
• ในรูปแบบปี - เดือน - วันที่แตกต่างกัน

คุณสามารถแปลง -

• ก Date ในรูปแบบอนุกรมเป็น Date ในรูปแบบปี - เดือน - วัน

• ก Date ในรูปแบบปี - เดือน - วันเป็นไฟล์ Date ในรูปแบบอนุกรม

วันที่ในรูปแบบอนุกรม

ก Date ในรูปแบบอนุกรมคือจำนวนเต็มบวกที่แสดงถึงจำนวนวันระหว่างวันที่ที่กำหนดถึง 1 มกราคม 1900 ทั้งปัจจุบัน Dateและ 1 มกราคม 1900 รวมอยู่ในการนับ ตัวอย่างเช่น 42354 คือไฟล์Date ซึ่งแสดงถึง 16 ธันวาคม 2558

วันที่ในรูปแบบเดือน - วัน - ปี

Excel สนับสนุนที่แตกต่างกัน Date รูปแบบตามไฟล์ Locale(สถานที่) ที่คุณเลือก ดังนั้นก่อนอื่นคุณต้องตรวจสอบความเข้ากันได้ของไฟล์Dateรูปแบบและการวิเคราะห์ข้อมูลในมือ โปรดทราบว่าบางอย่างDate รูปแบบขึ้นต้นด้วย * (ดอกจัน) -

• Date รูปแบบที่ขึ้นต้นด้วย * (ดอกจัน) ตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงการตั้งค่าวันที่และเวลาภูมิภาคที่ระบุไว้สำหรับระบบปฏิบัติการ

• Date รูปแบบที่ไม่มี * (เครื่องหมายดอกจัน) จะไม่ได้รับผลกระทบจากการตั้งค่าระบบปฏิบัติการ

เพื่อความเข้าใจในจุดประสงค์คุณสามารถสมมติว่าสหรัฐอเมริกาเป็นสถานที่ คุณพบสิ่งต่อไปนี้Date รูปแบบให้เลือกสำหรับไฟล์ Date- 8 ^THมิถุนายน 2016 -

• * 6/8/2016 (ได้รับผลกระทบจากการตั้งค่าระบบปฏิบัติการ)
• * วันพุธที่ 8 มิถุนายน 2559 (ได้รับผลกระทบจากการตั้งค่าระบบปฏิบัติการ)
• 6/8
• 6/8/16
• 06/08/16
• 8-Jun
• 8-Jun-16
• 08-Jun-16
• Jun-16
• June-16
• J
• J-16
• 6/8/2016
• 8-Jun-2016

หากคุณป้อนเพียงสองหลักเพื่อแสดงปีและถ้า -

• ตัวเลขคือ 30 หรือสูงกว่า Excel จะถือว่าตัวเลขนี้แสดงถึงปีในศตวรรษที่ยี่สิบ

• ตัวเลขมีค่าต่ำกว่า 30 Excel ถือว่าตัวเลขนี้แสดงถึงปีในศตวรรษที่ยี่สิบเอ็ด

ตัวอย่างเช่น 1/1/29 จะถือว่าเป็นวันที่ 1 มกราคม 2029 และ 1/1/30 จะถือว่าเป็น 1 มกราคม 1930

การแปลงวันที่ในรูปแบบอนุกรมเป็นรูปแบบเดือน - วัน - ปี

ในการแปลงวันที่จากรูปแบบอนุกรมเป็นรูปแบบเดือน - วัน - ปีให้ทำตามขั้นตอนด้านล่าง -

• คลิก Number ในแท็บ Format Cells กล่องโต้ตอบ

• คลิก Date ภายใต้ Category.

• เลือก Locale. ที่มีอยู่Date รูปแบบจะแสดงเป็นรายการภายใต้ Type.

• คลิกที่ไฟล์ Format ภายใต้ Type เพื่อดูตัวอย่างในช่องที่อยู่ติดกับ Sample.

หลังจากเลือกรูปแบบแล้วให้คลิก OK.

การแปลงวันที่ในรูปแบบเดือน - วัน - ปีเป็นรูปแบบอนุกรม

คุณสามารถแปลงวันที่ในรูปแบบเดือน - วัน - ปีเป็นรูปแบบอนุกรมได้สองวิธี -

• การใช้ Format Cells กล่องโต้ตอบ

• ใช้ Excel DATEVALUE ฟังก์ชัน

ใช้กล่องโต้ตอบ Format Cells

• คลิก Number ในแท็บ Format Cells กล่องโต้ตอบ

• คลิก General ภายใต้ Category.

ใช้ฟังก์ชัน Excel DATEVALUE

คุณสามารถใช้ Excel DATEVALUE ฟังก์ชันในการแปลงไฟล์ Date ถึง Serial Numberรูปแบบ. คุณต้องใส่ไฟล์Dateอาร์กิวเมนต์ใน“” ตัวอย่างเช่น,

= DATEVALUE ("6/8/2016") ได้ผลลัพธ์เป็น 42529

รับวันที่ของวันนี้

หากคุณต้องการคำนวณตามวันที่ของวันนี้เพียงแค่ใช้ฟังก์ชัน Excel TODAY () ผลลัพธ์จะแสดงถึงวันที่ที่ใช้

ภาพหน้าจอต่อไปนี้วันนี้ () ฟังก์ชั่นการใช้งานที่ได้รับการถ่ายเมื่อวันที่ 16 ^THพฤษภาคม 2016 -

การค้นหาวันทำงานหลังจากวันที่ระบุ

คุณอาจต้องทำการคำนวณบางอย่างตามวันทำงานของคุณ

วันทำงานไม่รวมวันหยุดสุดสัปดาห์และวันหยุดใด ๆ ซึ่งหมายความว่าหากคุณสามารถกำหนดวันหยุดสุดสัปดาห์และวันหยุดได้การคำนวณใด ๆ ที่คุณทำจะอิงตามวันทำงาน ตัวอย่างเช่นคุณสามารถคำนวณวันที่ครบกำหนดของใบแจ้งหนี้เวลาจัดส่งที่คาดไว้วันที่ประชุมครั้งถัดไปเป็นต้น

คุณสามารถใช้ Excel WORKDAY และ WORKDAY.INTL ฟังก์ชันสำหรับการดำเนินการดังกล่าว

ส.	ฟังก์ชั่นและคำอธิบาย
1.	WORKDAY ส่งคืนหมายเลขประจำเครื่องของวันที่ก่อนหรือหลังจำนวนวันทำงานที่ระบุ
2.	WORKDAY.INTL ส่งคืนหมายเลขประจำเครื่องของวันที่ก่อนหรือหลังจำนวนวันทำงานที่ระบุโดยใช้พารามิเตอร์เพื่อระบุว่าวันใดเป็นวันหยุดสุดสัปดาห์และกี่วัน

ตัวอย่างเช่นคุณสามารถระบุ 15 ^THวันทำการนับจากวันนี้ (ภาพด้านล่างจะนำมาในวันที่ 16 ^THพฤษภาคม 2016) โดยในวันนี้และวันทำงานฟังก์ชัน

สมมติว่า 25 ^{ปีบริบูรณ์}พฤษภาคม 2016 และวันที่ 1 ^{เซนต์}มิถุนายน 2016 เป็นวันหยุด จากนั้นการคำนวณของคุณจะเป็นดังนี้ -

การปรับแต่งคำจำกัดความของวันหยุดสุดสัปดาห์

โดยค่าเริ่มต้นวันหยุดสุดสัปดาห์คือวันเสาร์และวันอาทิตย์คือสองวัน คุณยังสามารถกำหนดวันหยุดสุดสัปดาห์ของคุณได้ด้วยWORKDAY.INTLฟังก์ชัน คุณสามารถระบุวันหยุดสุดสัปดาห์ของคุณเองโดยใช้หมายเลขวันหยุดสุดสัปดาห์ที่ตรงกับวันหยุดสุดสัปดาห์ดังที่ระบุในตารางด้านล่าง คุณไม่จำเป็นต้องจำตัวเลขเหล่านี้เนื่องจากเมื่อคุณเริ่มพิมพ์ฟังก์ชันคุณจะได้รับรายการตัวเลขและวันหยุดสุดสัปดาห์ในรายการแบบเลื่อนลง

วันหยุดสุดสัปดาห์	วันหยุดสุดสัปดาห์ - หมายเลข
เสาร์อาทิตย์	1 หรือละเว้น
วันอาทิตย์วันจันทร์	2
วันจันทร์วันอังคาร	3
วันอังคารวันพุธ	4
วันพุธวันพฤหัสบดี	5
วันพฤหัสบดีวันศุกร์	6
วันศุกร์วันเสาร์	7
วันอาทิตย์เท่านั้น	11
วันจันทร์เท่านั้น	12
วันอังคารเท่านั้น	13
วันพุธเท่านั้น	14
วันพฤหัสบดีเท่านั้น	15
วันศุกร์เท่านั้น	16
เฉพาะวันเสาร์	17

สมมติว่าถ้าวันหยุดสุดสัปดาห์เป็นวันศุกร์เท่านั้นคุณต้องใช้เลข 16 ในฟังก์ชัน WORKDAY.INTL

จำนวนวันทำงานระหว่างสองวันที่กำหนด

อาจมีข้อกำหนดในการคำนวณจำนวนวันทำงานระหว่างวันที่สองวันตัวอย่างเช่นในกรณีของการคำนวณการจ่ายเงินให้กับพนักงานตามสัญญาซึ่งได้รับค่าตอบแทนเป็นรายวัน

คุณสามารถค้นหาจำนวนวันทำงานระหว่างวันที่สองวันได้ด้วยฟังก์ชัน Excel NETWORKDAYS และ NETWORKDAYS.INTL. เช่นเดียวกับในกรณีของ WORKDAYS และ WORKDAYS.INTL, NETWORKDAYS และ NETWORKDAYS.INTL อนุญาตให้คุณระบุวันหยุดและด้วย NETWORKDAYS.INTL คุณสามารถระบุวันหยุดสุดสัปดาห์เพิ่มเติมได้

ส.	ฟังก์ชั่นและคำอธิบาย
1.	NETWORKDAYS ส่งคืนจำนวนวันทำงานทั้งหมดระหว่างวันที่สองวัน
2.	NETWORKDAYS.INTL ส่งคืนจำนวนวันทำงานทั้งหมดระหว่างวันที่สองวันโดยใช้พารามิเตอร์เพื่อระบุว่าวันใดเป็นวันหยุดสุดสัปดาห์และกี่วัน

คุณสามารถคำนวณจำนวนวันทำงานระหว่างวันนี้และวันอื่นด้วยฟังก์ชัน TODAY และ NETWORKDAYS ในภาพหน้าจอที่ระบุด้านล่างในวันนี้คือ 16 ^THพฤษภาคม 2016 และวันที่สิ้นสุดคือ 16 ^THมิถุนายน 2016 25 ^THพฤษภาคม 2016 และวันที่ 1 ^{เซนต์}มิถุนายน 2016 เป็นวันหยุด

อีกครั้งถือว่าวันหยุดสุดสัปดาห์เป็นวันเสาร์และวันอาทิตย์ คุณสามารถกำหนดนิยามของคุณเองสำหรับวันหยุดสุดสัปดาห์และคำนวณจำนวนวันทำงานระหว่างวันที่สองวันด้วยฟังก์ชัน NETWORKDAYS.INTL ในภาพหน้าจอด้านล่างนี้กำหนดให้เฉพาะวันศุกร์เป็นวันหยุดสุดสัปดาห์

แยกปีเดือนวันจากวันที่

คุณสามารถแยกจากแต่ละวันในรายการวันที่วันเดือนและปีที่เกี่ยวข้องโดยใช้ฟังก์ชัน excel DAY, MONTH และ YEAR

ตัวอย่างเช่นพิจารณาวันที่ต่อไปนี้ -

จากแต่ละวันเหล่านี้คุณสามารถแยกวันเดือนและปีได้ดังนี้ -

แยกวันในสัปดาห์จากวันที่

คุณสามารถแยกจากแต่ละวันในรายการวันที่ซึ่งเป็นวันที่สอดคล้องกันในสัปดาห์ด้วยฟังก์ชัน Excel WEEKDAY

ลองพิจารณาตัวอย่างเดียวกันที่ให้ไว้ข้างต้น

ได้รับวันที่จากปีเดือนและวัน

ข้อมูลของคุณอาจมีข้อมูลเกี่ยวกับปีเดือนและวันแยกกัน คุณต้องได้รับวันที่ที่รวมค่าทั้งสามนี้เพื่อทำการคำนวณใด ๆ คุณสามารถใช้ฟังก์ชัน DATE เพื่อรับค่าวันที่

พิจารณาข้อมูลต่อไปนี้ -

ใช้ฟังก์ชัน DATE เพื่อรับค่า DATE

การคำนวณปีเดือนและวันระหว่างสองวัน

คุณอาจต้องคำนวณเวลาที่ล่วงเลยจากวันที่กำหนด คุณอาจต้องการข้อมูลนี้ในรูปแบบของปีเดือนและวัน ตัวอย่างง่ายๆคือการคำนวณอายุปัจจุบันของบุคคล ความแตกต่างระหว่างวันเกิดกับวันนี้อย่างมีประสิทธิภาพ คุณสามารถใช้ฟังก์ชัน Excel DATEDIF, TODAY และ CONCATENATE เพื่อจุดประสงค์นี้

ผลลัพธ์มีดังนี้ -

ข้อมูลที่คุณได้รับจากแหล่งต่างๆอาจมีค่าเวลา ในบทนี้คุณจะเข้าใจวิธีเตรียมข้อมูลของคุณที่มีค่าเวลาสำหรับการวิเคราะห์

คุณจะได้เรียนรู้เกี่ยวกับ -

• รูปแบบเวลา
  • เวลาในรูปแบบอนุกรม
  • เวลาในรูปแบบชั่วโมงนาทีวินาที
• การแปลงเวลาในรูปแบบอนุกรมเป็นรูปแบบชั่วโมงนาทีวินาที
• การแปลงเวลาในรูปแบบชั่วโมงนาทีวินาทีเป็นรูปแบบอนุกรม
• การได้รับเวลาปัจจุบัน
• การได้รับเวลาจากชั่วโมงนาทีและวินาที
• แยกชั่วโมงนาทีและวินาทีจากเวลา
• จำนวนชั่วโมงระหว่างเวลาเริ่มต้นและเวลาสิ้นสุด

รูปแบบเวลา

Excel รองรับ Time ค่าในสองวิธี -

• รูปแบบอนุกรม
• ในรูปแบบชั่วโมงนาทีวินาทีต่างๆ

คุณสามารถแปลง -

• Time ในรูปแบบอนุกรมเป็น Time ในรูปแบบชั่วโมงนาทีวินาที

• Time ในรูปแบบชั่วโมงนาทีวินาทีเป็น Time ในรูปแบบอนุกรม

เวลาในรูปแบบอนุกรม

Time ในรูปแบบอนุกรมคือจำนวนบวกที่แสดงถึง Timeเป็นเศษเสี้ยวของวัน 24 ชั่วโมงจุดเริ่มต้นคือเที่ยงคืน ตัวอย่างเช่น 0.29 หมายถึง 7.00 น. และ 0.5 หมายถึง 12.00 น.

คุณยังสามารถรวม Date และ Timeในเซลล์เดียวกัน หมายเลขประจำเครื่องคือจำนวนวันหลังจากวันที่ 1 มกราคม 1900 และเศษเวลาที่สัมพันธ์กับเวลาที่กำหนด ตัวอย่างเช่นถ้าคุณพิมพ์วันที่ 17 พฤษภาคม 2016 6:00 น. ระบบจะแปลงเป็น 42507.25 เมื่อคุณจัดรูปแบบเซลล์เป็นGeneral.

เวลาในรูปแบบชั่วโมงนาทีวินาที

Excel ช่วยให้คุณสามารถระบุเวลาในรูปแบบชั่วโมงนาทีวินาทีโดยใช้เครื่องหมายจุดคู่ (:) หลังชั่วโมงและอีกโคลอนก่อนวินาที ตัวอย่างเช่น 8:50 น., 20:50 น. หรือเพียง 8:50 โดยใช้รูปแบบ 12 ชั่วโมงหรือเป็น 8:50, 20:50 ในรูปแบบ 24 ชั่วโมง เวลา 8:50:55 น. หมายถึง 8 ชั่วโมง 50 นาที 55 วินาที

คุณยังสามารถระบุวันที่และเวลาร่วมกันได้ ตัวอย่างเช่นถ้าคุณพิมพ์วันที่ 17 พฤษภาคม 2559 7:25 น. ในเซลล์เซลล์นั้นจะแสดงเป็น 17/5/2016 7:25 และจะแสดงถึง 17 พฤษภาคม 2559 7:25:00 น.

Excel สนับสนุนที่แตกต่างกัน Time รูปแบบตามไฟล์ Locale(สถานที่) ที่คุณเลือก ดังนั้นก่อนอื่นคุณต้องตรวจสอบความเข้ากันได้ของไฟล์Time รูปแบบและการวิเคราะห์ข้อมูลในมือ

เพื่อความเข้าใจในจุดประสงค์คุณสามารถสมมติว่าสหรัฐอเมริกาเป็นสถานที่ คุณพบสิ่งต่อไปนี้Time รูปแบบให้เลือก Date และ Time- 17 ^THพฤษภาคม 2016 16:00 -

• 16:00:00 น
• 16:00
• 16:00
• 16:00:00
• 17/5/59 16:00 น
• 17/5/59 16:00 น

การแปลงเวลาในรูปแบบอนุกรมเป็นรูปแบบชั่วโมงนาทีวินาที

ในการแปลงรูปแบบเวลาอนุกรมเป็นรูปแบบชั่วโมงนาทีวินาทีให้ทำตามขั้นตอนด้านล่าง -

• คลิก Number ในแท็บ Format Cells กล่องโต้ตอบ

• คลิก Time ภายใต้ Category.

• เลือกไฟล์ Locale. มีจำหน่ายTime รูปแบบจะแสดงเป็นรายการภายใต้ Type.

• คลิกที่ไฟล์ Format ภายใต้ Type เพื่อดูตัวอย่างในช่องที่อยู่ติดกับ Sample.

หลังจากเลือกรูปแบบแล้วให้คลิก OK

การแปลงเวลาในรูปแบบชั่วโมงนาทีวินาทีเป็นรูปแบบอนุกรม

คุณสามารถแปลงเวลาเป็น Hour-Minute-Second ฟอร์แมตเป็นรูปแบบอนุกรมได้สองวิธี -

• การใช้ Format Cells กล่องโต้ตอบ

• ใช้ Excel TIMEVALUE ฟังก์ชัน

ใช้กล่องโต้ตอบ Format Cells

• คลิก Number ในแท็บ Format Cells กล่องโต้ตอบ

• คลิก General ภายใต้ Category.

ใช้ฟังก์ชัน Excel TIMEVALUE

คุณสามารถใช้ Excel TIMEVALUE ฟังก์ชั่นการแปลง Time ถึง Serial Numberรูปแบบ. คุณต้องใส่ไฟล์Timeอาร์กิวเมนต์ใน“” ตัวอย่างเช่น,

TIMEVALUE ("16:55:15") ผลลัพธ์เป็น 0.70503472

การได้รับเวลาปัจจุบัน

หากคุณต้องการคำนวณตามเวลาปัจจุบันเพียงแค่ใช้ฟังก์ชัน Excel NOW () ผลลัพธ์จะแสดงวันที่และเวลาที่ใช้

ภาพหน้าจอต่อไปนี้ Now () ฟังก์ชั่นการใช้งานที่ได้รับการถ่ายเมื่อวันที่ 17 ^THพฤษภาคม 2016 ที่ 12:22

การได้รับเวลาจากชั่วโมงนาทีและวินาที

ข้อมูลของคุณอาจมีข้อมูลเกี่ยวกับชั่วโมงนาทีและวินาทีแยกกัน สมมติว่าคุณต้องใช้เวลารวมค่า 3 ค่านี้เพื่อทำการคำนวณใด ๆ คุณสามารถใช้ Excel Function Time เพื่อรับค่า Time

แยกชั่วโมงนาทีและวินาทีจากเวลา

คุณสามารถแยกชั่วโมงนาทีและวินาทีจากเวลาที่กำหนดโดยใช้ฟังก์ชัน Excel ชั่วโมงนาทีและวินาที

จำนวนชั่วโมงระหว่างเวลาเริ่มต้นและเวลาสิ้นสุด

เมื่อคุณทำการคำนวณตามค่าเวลาผลลัพธ์ที่แสดงขึ้นอยู่กับรูปแบบที่ใช้ในเซลล์ ตัวอย่างเช่นคุณสามารถคำนวณจำนวนชั่วโมงระหว่าง 9:30 น. ถึง 18:00 น. ได้ดังนี้ -

• C4 ถูกจัดรูปแบบเป็นเวลา
• C5 และ C6 อยู่ในรูปแบบตัวเลข

คุณจะได้รับความแตกต่างของเวลาเป็นวัน ในการแปลงเป็นชั่วโมงคุณต้องคูณด้วย 24

ใน Microsoft Excel คุณสามารถใช้ไฟล์ Conditional Formattingสำหรับการแสดงข้อมูล คุณต้องระบุการจัดรูปแบบสำหรับช่วงเซลล์ตามเนื้อหาของช่วงเซลล์ เซลล์ที่ตรงตามเงื่อนไขที่ระบุจะได้รับการจัดรูปแบบตามที่คุณกำหนด

ตัวอย่าง

ในช่วงที่มีตัวเลขยอดขายของไตรมาสที่ผ่านมาสำหรับกลุ่มพนักงานขายคุณสามารถไฮไลต์เซลล์เหล่านั้นที่แสดงว่าใครมีคุณสมบัติตรงตามเป้าหมายที่กำหนดไว้เช่น $ 2,500

คุณสามารถตั้งเงื่อนไขเป็นยอดขายรวมของบุคคล> = $2500และระบุรหัสสีเป็นสีเขียว Excel จะตรวจสอบแต่ละเซลล์ในช่วงเพื่อตรวจสอบว่าเงื่อนไขที่คุณระบุเช่นยอดขายรวมของบุคคล> = $ 2500 พอใจหรือไม่

Excel จะใช้รูปแบบที่คุณเลือกนั่นคือสีเขียวกับเซลล์ทั้งหมดที่ตรงตามเงื่อนไข หากเนื้อหาของเซลล์ไม่เป็นไปตามเงื่อนไขการจัดรูปแบบของเซลล์จะไม่เปลี่ยนแปลง ผลลัพธ์เป็นไปตามที่คาดไว้สำหรับพนักงานขายที่บรรลุเป้าหมายเท่านั้นเซลล์จะถูกไฮไลต์เป็นสีเขียว - แสดงผลการวิเคราะห์ได้อย่างรวดเร็ว

คุณสามารถระบุเงื่อนไขจำนวนเท่าใดก็ได้สำหรับการจัดรูปแบบโดยระบุ Rules. คุณสามารถเลือกกฎที่ตรงกับเงื่อนไขของคุณได้จาก

• เน้นกฎของเซลล์
• กฎบน / ล่าง

คุณยังสามารถกำหนดกฎของคุณเอง คุณสามารถ -

• เพิ่มกฎ
• ล้างกฎที่มีอยู่
• จัดการกฎที่กำหนด

นอกจากนี้คุณยังมีตัวเลือกการจัดรูปแบบต่างๆใน Excel เพื่อเลือกตัวเลือกที่เหมาะสมกับการแสดงข้อมูลของคุณ -

• แถบข้อมูล
• เครื่องชั่งสี
• ชุดไอคอน

การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขได้รับการโปรโมตในเวอร์ชัน Excel 2007, Excel 2010, Excel 2013 ตัวอย่างที่คุณพบในบทนี้มาจาก Excel 2013

ในส่วนต่อไปนี้คุณจะเข้าใจกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขตัวเลือกการจัดรูปแบบและวิธีทำงานกับกฎ

เน้นกฎของเซลล์

คุณสามารถใช้ได้ Highlight Cells กฎเพื่อกำหนดรูปแบบให้กับเซลล์ที่มีเนื้อหาตรงตามเกณฑ์ต่อไปนี้ -

• ตัวเลขภายในช่วงตัวเลขที่กำหนด -
  • มากกว่า
  • น้อยกว่า
  • Between
  • เท่ากับ
• ข้อความที่มีสตริงข้อความที่กำหนด
• วันที่ที่เกิดขึ้นภายในช่วงวันที่ที่กำหนดซึ่งสัมพันธ์กับวันที่ปัจจุบัน -
  • Yesterday
  • Today
  • Tomorrow
  • ในช่วง 7 วันที่ผ่านมา
  • อาทิตย์ที่แล้ว
  • ในสัปดาห์นี้
  • สัปดาห์หน้า
  • เดือนที่แล้ว
  • เดือนนี้
  • เดือนหน้า
• ค่าที่ซ้ำกันหรือไม่ซ้ำกัน

ทำตามขั้นตอนเพื่อจัดรูปแบบเซลล์ตามเงื่อนไข -

• เลือกช่วงที่จะจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

• คลิก Conditional Formatting ใน Styles กลุ่มภายใต้ Home แท็บ

• คลิก Highlight Cells Rules จากเมนูแบบเลื่อนลง

• คลิก Greater Thanและระบุ> 750 เลือกสีเขียว

• คลิก Less Than และระบุ <500 เลือกสีแดง

• คลิก Between และระบุ 500 และ 750 เลือกสีเหลือง

ข้อมูลจะถูกเน้นตามเงื่อนไขที่กำหนดและการจัดรูปแบบที่เกี่ยวข้อง

กฎบน / ล่าง

คุณสามารถใช้ได้ Top / Bottom Rules เพื่อกำหนดรูปแบบให้กับเซลล์ที่มีเนื้อหาตรงตามเกณฑ์ต่อไปนี้ -

• Top 10 items - เซลล์ที่อยู่ใน N อันดับต้น ๆ โดยที่ 1 <= N <= 1000

• Top 10% - เซลล์ที่อยู่ในอันดับสูงสุด n% โดยที่ 1 <= n <= 100

• Bottom 10 items - เซลล์ที่อยู่ในอันดับ N ล่างสุดโดยที่ 1 <= N <= 1000

• Bottom 10% - เซลล์ที่อยู่ด้านล่าง n% โดยที่ 1 <= n <= 100

• Above average - เซลล์ที่สูงกว่าค่าเฉลี่ยสำหรับช่วงที่เลือก

• Below average - เซลล์ที่ต่ำกว่าค่าเฉลี่ยสำหรับช่วงที่เลือก

ทำตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อกำหนดกฎบน / ล่าง

• เลือกช่วงที่จะจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

• คลิก Conditional Formatting ใน Styles กลุ่มภายใต้ Home แท็บ

• คลิก Top/Bottom Rulesจากเมนูแบบเลื่อนลง ตัวเลือกกฎบน / ล่างจะปรากฏขึ้น

• คลิก Top Ten Items และระบุ 5. เลือกสีเขียว

• คลิก Bottom Ten Items และระบุ 5. เลือกสีแดง

ข้อมูลจะถูกเน้นตามเงื่อนไขที่กำหนดและการจัดรูปแบบที่เกี่ยวข้อง

• ทำซ้ำสามขั้นตอนแรกที่ระบุข้างต้น

• คลิก Top Ten% และระบุ 5. เลือกสีเขียว

• คลิก Bottom Ten% และระบุ 5. เลือกสีแดง

ข้อมูลจะถูกเน้นตามเงื่อนไขที่กำหนดและการจัดรูปแบบที่เกี่ยวข้อง

• ทำซ้ำสามขั้นตอนแรกที่ระบุข้างต้น

• คลิก Above Average. เลือกสีเขียว

• คลิก Below Average. เลือกสีแดง

ข้อมูลจะถูกเน้นตามเงื่อนไขที่กำหนดและการจัดรูปแบบที่เกี่ยวข้อง

แถบข้อมูล

คุณสามารถใช้สี Data Barsเพื่อดูค่าในเซลล์ที่สัมพันธ์กับค่าในเซลล์อื่น ความยาวของแถบข้อมูลแสดงถึงค่าในเซลล์ แถบที่ยาวกว่าแสดงถึงค่าที่สูงกว่าและแถบที่สั้นกว่าแสดงถึงค่าที่ต่ำกว่า คุณมีสีทึบหกสีให้เลือกสำหรับแถบข้อมูล ได้แก่ สีน้ำเงินสีเขียวสีแดงสีเหลืองสีฟ้าอ่อนและสีม่วง

แถบข้อมูลมีประโยชน์ในการแสดงค่าที่สูงกว่าค่าต่ำกว่าและค่ากลางเมื่อคุณมีข้อมูลจำนวนมาก ตัวอย่าง - อุณหภูมิของวันทั่วภูมิภาคในเดือนหนึ่ง ๆ คุณสามารถใช้แถบสีเติมไล่ระดับเพื่อแสดงภาพค่าในเซลล์ที่สัมพันธ์กับค่าในเซลล์อื่น ๆ คุณมีหกGradient Colors ให้เลือกสำหรับแถบข้อมูล - น้ำเงินเขียวแดงเหลืองฟ้าอ่อนและม่วง

• เลือกช่วงที่จะจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

• คลิก Conditional Formatting ใน Styles กลุ่มภายใต้ Home แท็บ

• คลิก Data Barsจากเมนูแบบเลื่อนลง Gradient Fill ตัวเลือกและ Fill ตัวเลือกปรากฏขึ้น

คลิกแถบข้อมูลสีน้ำเงินในไฟล์ Gradient Fill ตัวเลือก.

• ทำซ้ำสามขั้นตอนแรก

• คลิกแถบข้อมูลสีน้ำเงินในไฟล์ Solid Fill ตัวเลือก.

คุณยังสามารถจัดรูปแบบแถบข้อมูลเพื่อให้แถบข้อมูลเริ่มต้นตรงกลางเซลล์และยืดไปทางซ้ายเพื่อหาค่าลบและยืดไปทางขวาสำหรับค่าบวก

เครื่องชั่งสี

คุณสามารถใช้ได้ Color Scalesเพื่อดูค่าในเซลล์ที่สัมพันธ์กับค่าในเซลล์อื่น ๆ ในช่วงที่กำหนด เช่นในกรณีของHighlight Cells Rules, ก Color Scaleใช้การแรเงาเซลล์เพื่อแสดงความแตกต่างของค่าเซลล์ การไล่ระดับสีจะถูกนำไปใช้กับช่วงของเซลล์ สีจะระบุตำแหน่งที่ค่าของแต่ละเซลล์อยู่ในช่วงนั้น

คุณสามารถเลือกจาก -

• สาม - ระดับสี -
  • สีเขียว - เหลือง - แดง
  • สีแดง - เหลือง - เขียว
  • สีเขียว - ขาว - แดง
  • สีแดง - ขาว - เขียว
  • สีฟ้า - ขาว - แดง
  • สีแดง - ขาว - น้ำเงิน
• เครื่องชั่งสองสี -
  • สีขาว - สีแดง
  • สีแดง - สีขาว
  • สีเขียว - สีขาว
  • สีขาว - สีเขียว
  • สีเขียว - สีเหลือง
  • สีเหลือง - สีเขียว

ทำตามขั้นตอนด้านล่าง -

• เลือกช่วงที่จะจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

• คลิก Conditional Formatting ใน Styles กลุ่มภายใต้ Home แท็บ

• คลิก Color Scalesจากเมนูแบบเลื่อนลง Color Scale ตัวเลือกปรากฏขึ้น

• คลิกมาตราส่วนสีเขียว - เหลือง - แดง

ข้อมูลจะถูกเน้นตามมาตราส่วนสีเขียว - เหลือง - แดงในช่วงที่เลือก

• ทำซ้ำสามขั้นตอนแรก
• คลิกมาตราส่วนสีเขียว - ขาว

ข้อมูลจะถูกเน้นตามมาตราส่วนสีเขียว - ขาวในช่วงที่เลือก

ชุดไอคอน

คุณสามารถใช้ชุดไอคอนเพื่อแสดงภาพความแตกต่างของตัวเลข มีชุดไอคอนต่อไปนี้ -

ตามที่คุณสังเกตชุดไอคอนประกอบด้วยสัญลักษณ์สามถึงห้าสัญลักษณ์ คุณสามารถกำหนดเกณฑ์เพื่อเชื่อมโยงไอคอนกับแต่ละค่าในช่วงเซลล์ ตัวอย่างเช่นลูกศรลงสีแดงสำหรับตัวเลขขนาดเล็กลูกศรขึ้นสีเขียวสำหรับตัวเลขขนาดใหญ่และลูกศรแนวนอนสีเหลืองสำหรับค่ากลาง

• เลือกช่วงที่จะจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

• คลิก Conditional Formatting ใน Styles กลุ่มภายใต้ Home แท็บ

• คลิก Icon Setsจากเมนูแบบเลื่อนลง Icon Sets ตัวเลือกปรากฏขึ้น

• คลิกลูกศรสามสี

ลูกศรสีจะปรากฏถัดจากข้อมูลตามค่าในช่วงที่เลือก

• ทำซ้ำสามขั้นตอนแรก Icon Sets ตัวเลือกปรากฏขึ้น

• เลือก 5 การให้คะแนน ไอคอนการจัดอันดับจะปรากฏถัดจากข้อมูลตามค่าในช่วงที่เลือก

กฎใหม่

คุณสามารถใช้ได้ New Rule เพื่อสร้างสูตรของคุณเองเพื่อเป็นเงื่อนไขในการจัดรูปแบบเซลล์ตามที่คุณกำหนด

มีสองวิธีในการใช้กฎใหม่ -

• ด้วย New Rule จากเมนูแบบเลื่อนลง

• ด้วย New Rule ปุ่มใน Manage Rules กล่องโต้ตอบ

ด้วยตัวเลือกกฎใหม่จากเมนูแบบเลื่อนลง

• เลือกช่วงที่จะจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

• คลิก Conditional Formatting ใน Styles กลุ่มภายใต้ Home แท็บ

• คลิก New Rule จากเมนูแบบเลื่อนลง

New Formatting Rule กล่องโต้ตอบปรากฏขึ้น

• จากกล่องเลือกชนิดกฎให้เลือกใช้สูตรเพื่อกำหนดเซลล์ที่จะจัดรูปแบบ Edit the Rule Description กล่องจะปรากฏขึ้น

• ในรูปแบบค่าที่สูตรนี้เป็นจริง: พิมพ์สูตร

• คลิกปุ่มรูปแบบแล้วคลิกตกลง

เซลล์ที่มีค่าด้วยสูตร TRUE ได้รับการจัดรูปแบบตามที่กำหนด

ด้วยปุ่มกฎใหม่ในกล่องโต้ตอบจัดการกฎ

• เลือกช่วงที่จะจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

• คลิก Conditional Formatting ใน Styles กลุ่มภายใต้ Home แท็บ

• คลิก Manage Rules จากเมนูแบบเลื่อนลง

Conditional Formatting Rules Manager กล่องโต้ตอบปรากฏขึ้น

คลิก New Rule ปุ่ม.

New Formatting Rule กล่องโต้ตอบปรากฏขึ้น

ทำซ้ำขั้นตอนที่ระบุข้างต้นเพื่อกำหนดสูตรและรูปแบบของคุณ

Conditional Formatting Rules Manager กล่องโต้ตอบปรากฏขึ้นพร้อมกำหนด New Ruleไฮไลต์ คลิกApply ปุ่ม.

เซลล์ที่มีค่าด้วยสูตร TRUE ได้รับการจัดรูปแบบตามที่กำหนด

ล้างกฎ

คุณสามารถล้างกฎเพื่อลบรูปแบบเงื่อนไขทั้งหมดที่คุณสร้างไว้สำหรับ

• เซลล์ที่เลือก
• แผ่นงานปัจจุบัน
• ตารางที่เลือก
• PivotTable ที่เลือก

ทำตามขั้นตอนที่กำหนด -

• เลือกช่วง / คลิกบนแผ่นงาน / คลิกตาราง> PivotTable ที่ต้องเอากฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขออก

• คลิก Conditional Formatting ใน Styles กลุ่มภายใต้ Home แท็บ

• คลิก Clear Rulesจากเมนูแบบเลื่อนลง ตัวเลือกล้างกฎจะปรากฏขึ้น

เลือกตัวเลือกที่เหมาะสม การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขจะถูกล้างออกจากช่วง / แผ่นงาน / ตาราง / PivotTable

จัดการกฎ

คุณสามารถ Manage Rulesจาก Conditional Formatting Rules Managerหน้าต่าง. คุณสามารถดูกฎการจัดรูปแบบสำหรับการเลือกปัจจุบันสำหรับเวิร์กชีตปัจจุบันทั้งหมดสำหรับเวิร์กชีตอื่นในเวิร์กบุ๊กหรือตารางหรือ PivotTable ในเวิร์กบุ๊ก

• คลิก Conditional Formatting ใน Styles กลุ่มภายใต้ Home แท็บ

• คลิก Manage Rules จากเมนูแบบเลื่อนลง

Conditional Formatting Rules Manager กล่องโต้ตอบปรากฏขึ้น

คลิกลูกศรในกล่องรายการถัดจาก Show formatting rules for การเลือกปัจจุบันเวิร์กชีตนี้และชีตตาราง PivotTable อื่น ๆ หากมีอยู่พร้อมกับกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขจะปรากฏขึ้น

เลือก This Worksheetจากรายการแบบเลื่อนลง กฎการจัดรูปแบบบนแผ่นงานปัจจุบันจะปรากฏตามลำดับที่จะนำไปใช้ คุณสามารถเปลี่ยนลำดับนี้ได้โดยใช้ลูกศรขึ้นและลง

คุณสามารถเพิ่มกฎใหม่แก้ไขกฎและลบกฎได้

• คุณได้เห็นแล้ว New Ruleในส่วนก่อนหน้านี้ คุณสามารถลบกฎได้โดยเลือกกฎแล้วคลิกDelete Rule. กฎที่ไฮไลต์จะถูกลบ

• ในการแก้ไขกฎให้เลือกกฎและคลิกที่ Edit Rule. Edit Formatting Rule กล่องโต้ตอบปรากฏขึ้น

• คุณสามารถ

  • เลือกประเภทกฎ

  • แก้ไขคำอธิบายกฎ

  • แก้ไขการจัดรูปแบบ

• เมื่อคุณแก้ไขเสร็จแล้วให้คลิกตกลง

• การเปลี่ยนแปลงของกฎจะแสดงในไฟล์ Conditional Formatting Rules Managerกล่องโต้ตอบ คลิกApply.

• ข้อมูลจะถูกเน้นตามการแก้ไข Conditional Formatting Rules.

การจัดเรียงข้อมูลเป็นส่วนหนึ่งของการวิเคราะห์ข้อมูล คุณสามารถจัดเรียงรายชื่อตามลำดับตัวอักษรรวบรวมรายการตัวเลขยอดขายจากสูงสุดไปต่ำสุดหรือเรียงลำดับตามสีหรือไอคอน การจัดเรียงข้อมูลช่วยให้คุณเห็นภาพและเข้าใจข้อมูลของคุณได้ดีขึ้นอย่างรวดเร็วจัดระเบียบและค้นหาข้อมูลที่คุณต้องการและในที่สุดก็ตัดสินใจได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

คุณสามารถจัดเรียงตามคอลัมน์หรือตามแถว ประเภทส่วนใหญ่ที่คุณใช้จะเป็นประเภทคอลัมน์

คุณสามารถจัดเรียงข้อมูลในคอลัมน์อย่างน้อยหนึ่งคอลัมน์โดย

• ข้อความ (A ถึง Z หรือ Z ถึง A)
• ตัวเลข (น้อยที่สุดไปมากที่สุดหรือมากที่สุดไปหาน้อยที่สุด)
• วันที่และเวลา (เก่าสุดไปใหม่สุดและใหม่สุดไปเก่าสุด)
• รายการที่กำหนดเอง (เช่นใหญ่กลางและเล็ก)
• รวมถึงสีของเซลล์สีแบบอักษรหรือชุดไอคอน

เกณฑ์การจัดเรียงสำหรับตารางจะถูกบันทึกไว้ในสมุดงานเพื่อให้คุณสามารถนำการจัดเรียงไปใช้กับตารางนั้นซ้ำได้ทุกครั้งที่คุณเปิดสมุดงาน ไม่มีการบันทึกเกณฑ์การจัดเรียงสำหรับช่วงของเซลล์ สำหรับประเภทหลายคอลัมน์หรือประเภทที่ใช้เวลาสร้างนานคุณสามารถแปลงช่วงเป็นตารางได้ จากนั้นคุณสามารถใช้การจัดเรียงซ้ำได้เมื่อคุณเปิดสมุดงาน

ในตัวอย่างทั้งหมดในส่วนต่อไปนี้คุณจะพบตารางเท่านั้นเนื่องจากการจัดเรียงตารางมีความหมายมากกว่า

เรียงตามข้อความ

คุณสามารถจัดเรียงตารางโดยใช้คอลัมน์ที่มีข้อความ

ตารางต่อไปนี้มีข้อมูลเกี่ยวกับพนักงานในองค์กร (คุณสามารถดูได้เพียงไม่กี่แถวแรกในข้อมูล)

• ในการจัดเรียงตารางตามชื่อคอลัมน์ที่มีข้อความให้คลิกส่วนหัวของคอลัมน์ - Title.

• คลิก Data แท็บ

• ใน Sort & Filter กลุ่มคลิก Sort A to Z

ตารางจะเรียงตามคอลัมน์ - ชื่อเรื่องตามลำดับตัวอักษรและตัวเลขจากน้อยไปหามาก

Note - คุณสามารถจัดเรียงตามลำดับตัวอักษรและตัวเลขจากมากไปหาน้อยโดยคลิก Sort Z to A. คุณยังสามารถจัดเรียงด้วยตัวเลือกที่คำนึงถึงตัวพิมพ์เล็กและใหญ่ ผ่านไฟล์Sort by a Custom List ส่วนที่ระบุด้านล่าง

เรียงตามตัวเลข

ในการจัดเรียงตารางตามคอลัมน์ ManagerID ที่มีตัวเลขให้ทำตามขั้นตอนด้านล่าง -

• คลิกส่วนหัวของคอลัมน์ - ManagerID

• คลิก Data แท็บ

• ใน Sort & Filter กลุ่มคลิก Sort A to Z

คอลัมน์ ManagerID จะเรียงตามลำดับตัวเลขจากน้อยไปมาก คุณสามารถจัดเรียงตามลำดับตัวเลขจากมากไปหาน้อยโดยคลิกเรียงลำดับจาก Z ถึง A

เรียงตามวันที่หรือเวลา

ในการจัดเรียงตารางตามคอลัมน์ HireDate ที่มี Dates ให้ทำตามขั้นตอนด้านล่าง -

• คลิกส่วนหัวของคอลัมน์ - HireDate

• คลิก Data แท็บ

• ใน Sort & Filter กลุ่มคลิก Sort A to Z ดังที่แสดงในภาพหน้าจอด้านล่าง -

คอลัมน์ - HireDate จะเรียงลำดับโดยเรียงวันที่จากเก่าที่สุดไปหาใหม่ที่สุด คุณสามารถจัดเรียงวันที่จากใหม่สุดไปหาเก่าที่สุดได้โดยคลิกSort Z to A.

เรียงตามสีของเซลล์

ในการจัดเรียงตารางตามเครื่องหมายรวมของคอลัมน์ที่มีเซลล์ที่มีสี (จัดรูปแบบตามเงื่อนไข) -

• คลิกส่วนหัวของคอลัมน์ - Total Marks

• คลิก Data แท็บ

• ใน Sort & Filter กลุ่มคลิก Sort. กล่องโต้ตอบการจัดเรียงจะปรากฏขึ้น

• เลือก Sort By เป็นผลรวม Sort on เช่น Cell Color และระบุสีเขียวใน Order. คลิกเพิ่มระดับ

• เลือก Sort By เป็นผลรวม Sort on เช่น Cell Color และระบุสีเหลืองใน Order. คลิกเพิ่มระดับ

• เลือก Sort By เป็นผลรวม Sort on เช่น Cell Color และระบุสีแดงใน Order.

คอลัมน์ - เครื่องหมายรวมจะถูกจัดเรียงตามสีของเซลล์ตามที่ระบุไว้ในคำสั่งซื้อ

เรียงตามสีตัวอักษร

ในการเรียงลำดับคอลัมน์ Total Marks ในตารางซึ่งประกอบด้วยเซลล์ที่มีสีฟอนต์ (จัดรูปแบบตามเงื่อนไข) -

• คลิกส่วนหัวของคอลัมน์ - Total Marks

• คลิก Data แท็บ

• ใน Sort & Filter กลุ่มคลิก Sort. กล่องโต้ตอบการจัดเรียงจะปรากฏขึ้น

• เลือก Sort By เป็นผลรวม Sort On as Font Color and specify the color green in Order. Click Add Level.

• Choose Sort By as Total Marks, Sort On as Font Color and specify the color yellow in Order. Click Add Level.

• Choose Sort By as Total Marks, Sort On as Font Color and specify the color red in Order.

The column – Total Marks is sorted by the font color as specified in the Order.

Sort by Cell Icon

To sort the table by the column Total Marks that contains cells with Cell Icons (Conditionally Formatted), follow the steps given below −

• Click the Header of the column – Total Marks.

• Click Data tab.

• In the Sort & Filter group, click Sort. The Sort dialog box appears.

• Choose Sort By as Total Marks, Sort On as Cell Icon and specify in

  
  Order. Click Add Level.

• Choose Sort By as Total Marks, Sort On as Cell Icon and specify

  
  in Order. Click Add Level.

• Choose Sort By as Total Marks, Sort On as Cell Icon and specify

  
  in Order.

The column – Total Marks will be sorted by Cell Icon as specified in the Order.

Sort by a Custom List

You can create a custom list and sort the table by the custom list.

In the table given below, you find an indicator column with title – Position. It has the values high, medium and low based on the position of total marks with respect to the entire range.

Now, suppose you want to sort the column - Position, with all High values on top, all low values at bottom, and all medium values in between. That means the order you want is low, medium and high. With Sort A to Z, you get the order high, low and medium. On the other hand, with Sort Z to A, you get the order medium, low and high.

You can resolve this is to create a custom list.

• Define the order for the custom list as high, medium and low in a range of cells as shown below.

• Select that Range.

• Click the File tab.

• Click Options. In the Excel Options dialog box, Click Advanced.

• Scroll to the General.

• Click Edit Custom Lists.

The Edit Custom Lists dialog box appears. The select range in worksheet appears in the Import list from cells Box. Click Import.

Your custom list is added to the Custom Lists. Click OK.

The next step is to sort the table with this Custom List.

• Click the Column – Position. Click on Sort. In the Sort dialog box, ensure Sort By is Position, Sort On is Values.

• Click on Order. Select Custom List. Custom Lists dialog box appears.

• Click on the High, Medium, Low Custom List. Click on OK.

In the Sort dialog box, in the Order Box, High, Medium, Low appears. Click on OK.

The table will be sorted in the defined order – high, medium, low.

You can create Custom Lists based on the following values −

• Text
• Number
• Date
• Time

You cannot create custom lists based on format, i.e. by cell / font color, or cell icon.

Sort by Rows

You can sort a table by rows also. Follow the steps given below −

• Click the row you want to sort the data.

• Click Sort.

• In the Sort dialog box, Click Options. The Sort Options dialog box opens.

• Under Orientation, click Sort from left to right. Click OK.

• Click Sort by row. Select the row.

• Choose values for Sort On and Largest to Smallest for Order.

The data will be sorted by the selected row in a descending order.

Sort by more than one Column or Row

You can sort a table by more than one column or row.

• Click the Table.

• Click Sort.

• In the Sort dialog box, specify the column by which you want to sort first.

In the screen shot given below, Sort By Title, Sort On Values, Order A – Z are chosen.

• Click Add Level in the Sort dialog box. The Then By dialog appears.

• Specify the column by which you want to sort next.

• In the screen shot given below, Then By HireDate, Sort On Values, Order Oldest to Newest are chosen.

• Click OK.

The data will be sorted for Title in the ascending alphanumeric order and then by HireDate. You will see the employee data sorted by title, and in each title category, in the seniority order.

Filtering allows you to extract data that meets the defined criteria from a given Range or table. This is a quick way to display only the information that is needed by you.

You can Filter data in a Range, table or PivotTable.

You can filter data by −

• Selected values
• Text filters if the column you selected contains text
• Date filters if the column you selected contains dates
• Number filters if the column you selected contains numbers
• Number filters if the column you selected contains numbers
• Font color if the column you selected contains font with color
• Cell icon if the column you selected contains cell icons
• Advanced filter
• Using slicers

In a table, the column headers are automatically tagged to filters, known as AutoFilters. AutoFilter is represented by the arrow

next to column header. Each AutoFilter has filter options based on the type of data you have in that column. For example, if the column contains numbers, when you click on the arrow next to the column header, Number Filter Options appear.

When you click a Filter option or when you click on Custom Filter that appears at the end of the Filter options, Custom AutoFilter dialog box appears, wherein you can customize your filtering options.

In case of a Range, you can provide the column headers in the first row of the range and click on filter in the Editing group on Home tab. This will make the AutoFilter on for the Range. You can remove the filters that you have in your data. You can also reapply the filters when data changes occur.

Filter by Selected Values

You can choose what data is to be displayed by clicking the arrow next to a column header and selecting the Values in the column. Only those rows containing the selected values in the chosen column will be displayed.

Consider the following data −

If you want to display the data only for Position = High, click the arrow next to Position. A drop-down box appears with all the values in the position column. By default, all the values will be selected.

• Click Select All. All the boxes are cleared.
• Select High as shown in the following screen shot.

Click OK. Only those Rows, which have the value High as Position, will be displayed.

Filter by Text

Consider the following data −

You can filter this data such that only those Rows wherein the Title is “Manager” will be displayed.

Click the arrow next to the column header Title. From the drop-down list, click Text Filters. Text filter options appear.

Select Contains from the available options. The Custom AutoFilter dialog box opens. Type Manager in the Box next to Contains.

Click OK. Only the Rows where Title contains Manager will be displayed.

Filter by Date

You can filter this data further such that only those Rows wherein the Title is “Manager” and HireDate is prior to 2011 can be displayed. That means you will display the Employee information for all the managers who have been with the organization from before 2011.

Click the arrow next to the column header HireDate. From the drop-down list, click Date Filters. The Date filter options appear. Select Before from the drop-down list.

Custom AutoFilter dialog box opens. Type 1/1/2011 in the box next to is before. You can also select the date from the date picker next to the box.

Click OK. Only the rows where Title contains Manager and HireDate is prior to 1/1/2011 will be displayed.

Filter by Numbers

Consider the following data −

You can filter this data such that only those rows where Total Marks > 850 can be displayed.

Click the arrow next to the column header Total Marks. From the drop-down list, click Number Filters. The Number Filter options appear.

Click Greater Than. Custom AutoFilter dialog box opens. Type 850 in the box next to Greater Than.

Click OK. Only the rows wherein the total marks are greater than 850 will be displayed.

Filter by Cell Color

If the data has different cell colors or is conditionally formatted, you can filter by the colors that are displayed in your table.

Consider the following data. The column Total Marks has conditional formatting with different cell colors.

Click the arrow

in the header Total Marks. From the drop-down list, click Filter by Color. The Filter by Cell Color options appear.

Select the green color and click OK. Only the rows wherein the total marks column has green color cells will be displayed.

Filter by Font Color

If the data has different font colors or is conditionally formatted, you can filter by the colors that are displayed in your table.

Consider the following data. The column - Total Marks has conditional formatting with font color applied.

Click the arrow

in the header Total Marks. From the Drop-Down List, click Filter by Color. Filter by Font Color options appear.

Select the green color and click OK. Only the rows wherein the Total Marks column has green color font will be displayed.

Filter by Cell Icon

If the data has different icons or a conditional format, you can filter by the icons that are shown in your table.

Consider the following data. The column Total Marks has conditional formatting with icons applied.

Click the arrow

in the header Total Marks. From the drop-down list, select Filter by Color. The Filter by Cell Icon options appear.

Select the icon

and click OK.

Only the rows wherein the Total Marks column has the

icon will be displayed.

Clear Filter

Removing filters is termed as Clear Filter in Excel.

You can remove

• A filter from a specific column, or
• All of the filters in the worksheet at once.

To remove a filter from a specific column, click the arrow in the table header of that column. From the drop-drown menu, click Clear Filter From “<specific Column Name>”.

The filter in the column is removed. To remove filtering from the entire worksheet, select

Clear in the

• Editing group on the Home tab, or

• Sort & Filter group in the Data tab.

All the filters in the worksheet are removed at once. Click Undo Show All

if you have removed the Filters by mistake.

Reapply Filter

When changes occur in your data, click Reapply in Sort & Filter group on the Data tab. The defined filter will be applied again on the modified data.

Advanced Filtering

You can use Advance Filtering if you want to filter the data of more than one column.

You need to define your filtering criteria as a range. Suppose you want to display the information of those employees who are specialists or whose EmployeeID is 2, define the Criteria as follows −

• Next, click Advanced in the Sort & Filter group on the Data tab. The Advanced Filter dialog box appears.

• Specify the List Range and the Criteria Range.

• You can either filter the list, in place or copy to another location.

• In the filtering given below, filter the data in place is chosen.

The employee information where ManagerID = 2 OR Title = “*Specialist” is displayed.

Suppose you want to display information about specialists and vice presidents. You can define the criteria and filter as follows −

The criteria you applied is Title = “*Specialist” OR Title = “Vice President”. The employee information of specialists and vice presidents will be displayed.

You can copy the filtered data to another location. You can also select only few columns to include in the copy operation.

• Copy EmployeedID, Title and SalariedFlag to the Cells Q2, R2, S2. This will be the first Row of your filtered data.

• Click on Advanced and in the Advanced Filter dialog box, click on Copy to another location. In the Copy to box, specify reference to the Headers you copied in another location, i.e. Q2:S2.

Click OK after specifying the List Range and Criteria Range. The selected columns in the filtered data will be copied to the location you specified.

กรองโดยใช้ตัวแบ่งส่วนข้อมูล

Slicers เพื่อกรองข้อมูลใน PivotTables ถูกนำมาใช้ใน Excel 2010 ใน Excel 2013 คุณสามารถใช้ Slicers เพื่อกรองข้อมูลในตารางด้วย

พิจารณาข้อมูลในตารางต่อไปนี้

• คลิกตาราง
• คลิก Table Toolsที่ปรากฏบน Ribbon
• Design ริบบิ้นปรากฏขึ้น
• คลิก Insert Slicer.

• Insert Slicers กล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้นตามที่แสดงในภาพหน้าจอที่ระบุด้านล่าง

• ใน Insert Slicers กล่องโต้ตอบคุณจะพบส่วนหัวคอลัมน์ทั้งหมดรวมทั้งคอลัมน์ที่ซ่อนอยู่

• เลือกช่องชื่อและ HireDate Click OK.

ก Slicer ปรากฏขึ้นสำหรับแต่ละส่วนหัวของตารางที่คุณตรวจสอบในไฟล์ Insert Slicersกล่องโต้ตอบ ในแต่ละSlicerค่าทั้งหมดของคอลัมน์นั้นจะถูกเน้น

ในหัวข้อ Slicerคลิกค่าแรก เฉพาะค่านั้นเท่านั้นที่จะถูกไฮไลต์และค่าที่เหลือจะถูกยกเลิกการเลือก นอกจากนี้คุณจะพบค่าต่างๆใน HireDateSlicer ที่สอดคล้องกับค่าใน Title Slicer ยังได้รับการเน้น

ในตารางจะแสดงเฉพาะค่าที่เลือกเท่านั้น

คุณสามารถเลือก / ยกเลิกการเลือกค่าในตัวแบ่งส่วนข้อมูลและคุณพบว่าข้อมูลได้รับการอัปเดตโดยอัตโนมัติในตาราง หากต้องการเลือกมากกว่าหนึ่งค่าให้กดแป้น Ctrl ค้างไว้แล้วเลือกค่าที่คุณต้องการแสดง

เลือกค่า Title ที่เป็นของแผนก Accounts และค่า HireDate ในปี 2015 จากตัวแบ่งส่วนข้อมูลสองตัว

คุณสามารถล้างการเลือกในตัวแบ่งส่วนข้อมูลใด ๆ โดยคลิกที่ล้างตัวกรอง

ที่มุมขวาสุดของส่วนหัวตัวแบ่งส่วนข้อมูล

หากคุณมีรายการข้อมูลที่ต้องการจัดกลุ่มและสรุปคุณสามารถใช้ Excel Subtotal และ Outlineเพื่อแสดงแถวหรือคอลัมน์สรุป คุณสามารถใช้ได้PivotTable ด้วยเพื่อจุดประสงค์นี้ แต่ใช้ Subtotal และ Outlineเป็นวิธีที่เร็วที่สุดในการวิเคราะห์ช่วงข้อมูล โปรดทราบว่าSubtotal และ Outline สามารถใช้ได้เฉพาะในช่วงและไม่ใช้บนโต๊ะ

คุณสามารถสร้างไฟล์ Outlineมากถึงแปดระดับหนึ่งสำหรับแต่ละกลุ่ม ระดับภายนอกแสดงด้วยตัวเลขที่ต่ำกว่าและระดับชั้นในโดยตัวเลขที่สูงกว่า ระดับภายในแต่ละระดับจะแสดงข้อมูลโดยละเอียดสำหรับระดับภายนอกก่อนหน้า

เพื่อทำความเข้าใจวิธีการใช้งาน Subtotal และ Outlineให้พิจารณาตัวอย่างต่อไปนี้ซึ่งข้อมูลการขายของรายการต่างๆจะได้รับพนักงานขายที่ชาญฉลาดและมีตำแหน่งที่ตั้ง โดยรวมแล้วมีข้อมูล 1891 แถว

ผลรวมย่อย

คุณสามารถรับผลรวมของสถานที่ขายได้อย่างชาญฉลาดโดยใช้ Subtotal.

ขั้นแรกให้จัดเรียงตำแหน่งข้อมูลอย่างชาญฉลาด

• คลิกที่ใดก็ได้ในช่วงข้อมูล

• คลิก DATA แท็บ

• คลิก Sort.

ข้อมูลถูกเลือก Sort กล่องโต้ตอบปรากฏขึ้น

ใน Sort กล่องโต้ตอบ

• เลือกตำแหน่งสำหรับ Sort by

• เลือกค่าสำหรับ Sort On

• เลือก A ถึง Z สำหรับ Order

คลิก OK. ข้อมูลถูกจัดเรียงตำแหน่งอย่างชาญฉลาด

• คลิกที่ใดก็ได้ในช่วงข้อมูล

• คลิก DATA แท็บ

• คลิก Subtotal ใน Outlineกลุ่ม. ข้อมูลจะถูกเลือกและSubtotal กล่องโต้ตอบปรากฏขึ้น

ใน Subtotal dialog กล่อง,

• เลือกตำแหน่งภายใต้ At each change in:

• เลือกผลรวมภายใต้ Use function:

• เลือกหน่วยและจำนวนเงินภายใต้ Add subtotal to:

• เลือก Replace current subtotals

• เลือก Summary below data

คลิก OK. ข้อมูลถูกจัดกลุ่มด้วยสามระดับและผลรวมย่อยจะถูกคำนวณตำแหน่งที่ชาญฉลาด

Note - ข้อมูลที่แสดงเป็นระดับ 3 - คือข้อมูลทั้งหมด

คลิก Outline Level 2 Totals จะแสดงตำแหน่งที่ชาญฉลาดสำหรับหน่วยและจำนวน

คลิก Outline Level 1 Grand Totals จะแสดงเป็นหน่วยและจำนวน

คุณสามารถย่อหรือขยายข้อมูลโดยคลิกที่ไฟล์ Outline Levels หรือคลิกเครื่องหมาย + ทางด้านซ้ายของข้อมูล

ผลรวมย่อยที่ซ้อนกัน

คุณสามารถรับผลรวมของการขายโดยพนักงานขายแต่ละคนโดยใช้ตำแหน่งที่ตั้งอย่างชาญฉลาด Nested Subtotals.

Sort ตำแหน่งข้อมูลที่ชาญฉลาดแล้วพนักงานขายก็ฉลาด

• คลิกที่ใดก็ได้ในช่วงข้อมูล

• คลิก DATA แท็บ

• คลิก Sort. ข้อมูลจะถูกเลือกและSort กล่องโต้ตอบปรากฏขึ้น

ใน Sort กล่องโต้ตอบ

• เลือกตำแหน่งสำหรับ Sort by

• เลือกค่าสำหรับ Sort On

• เลือก A ถึง Z สำหรับ Order

• คลิกที่ Add Level

Then by แถวปรากฏขึ้น

• เลือกชื่อสำหรับ Then by

• เลือกค่าสำหรับ Sort On

• เลือก A ถึง Z สำหรับ Order

คลิก OK. ข้อมูลจะถูกจัดเรียงตามสถานที่ตั้งแล้วตามชื่อ

• คลิกที่ใดก็ได้ในช่วงข้อมูล

• คลิกที่ DATA แท็บ

• คลิกที่ Subtotal ใน Outline กลุ่ม

ข้อมูลถูกเลือก Subtotal กล่องโต้ตอบปรากฏขึ้น

ใน Subtotal กล่องโต้ตอบ

• เลือกตำแหน่งภายใต้ At each change in:

• เลือกผลรวมภายใต้ Use function:

• เลือกหน่วยและจำนวนเงินภายใต้ Add subtotal to:

• เลือก Replace current subtotals

• เลือก Summary below data

คลิก OK. ข้อมูลถูกจัดกลุ่มด้วยสามระดับและผลรวมย่อยจะถูกคำนวณตำแหน่งที่ชาญฉลาดตามที่อธิบายไว้ก่อนหน้านี้

• คลิก Subtotal.

ใน Subtotal กล่องโต้ตอบ

• เลือกชื่อภายใต้ At each change in:

• เลือกผลรวมภายใต้ Use function:

• เลือกหน่วยและจำนวนเงินภายใต้ Add subtotal to:

• Unselect Replace current subtotals

• เลือก Summary below data

คลิก OK. ข้อมูลถูกจัดกลุ่มด้วยสี่ระดับและผลรวมย่อยจะถูกคำนวณตำแหน่งที่ชาญฉลาดและตั้งชื่ออย่างชาญฉลาด

คลิก Outline Level 3. Totals จะแสดงชื่อที่ชาญฉลาดและตำแหน่งที่ชาญฉลาดสำหรับหน่วยและจำนวน

คลิกที่ Outline Level 2. Totals จะแสดงตำแหน่งที่ชาญฉลาดสำหรับหน่วยและจำนวน

คลิก Outline Level 1. Grand Totals จะแสดงเป็นหน่วยและจำนวน

คุณสามารถย่อหรือขยายข้อมูลโดยคลิกที่ไฟล์ Outline Levels หรือคลิกสัญลักษณ์ + ทางด้านซ้ายของข้อมูล

ใน Microsoft Excel 2013 ไฟล์ Quick Analysis เครื่องมือช่วยให้สามารถวิเคราะห์ข้อมูลของคุณได้อย่างรวดเร็วและง่ายดายโดยใช้เครื่องมือ Excel ต่างๆ

คุณสามารถใช้ได้ Quick Analysisด้วยช่วงหรือตารางข้อมูล ในการเข้าถึงQuick Accessเครื่องมือเลือกเซลล์ที่มีข้อมูลที่คุณต้องการวิเคราะห์ Quick Analysisปุ่มเครื่องมือ

ปรากฏที่ด้านล่างขวาของข้อมูลที่คุณเลือก

คลิก Quick Analysis

ปุ่ม. แถบเครื่องมือการวิเคราะห์ด่วนจะปรากฏขึ้นพร้อมกับตัวเลือกFORMATTING, CHARTS, TOTALS, TABLES, SPARKLINES.

Quick Analysis เครื่องมือนี้มีประโยชน์และใช้งานได้รวดเร็วเนื่องจากคุณสามารถดูตัวอย่างการใช้ตัวเลือกต่างๆก่อนที่จะเลือกตัวเลือกที่คุณต้องการ

การจัดรูปแบบ

Conditional Formatting ช่วยให้คุณสามารถเน้นส่วนต่างๆของข้อมูลของคุณได้โดยการเพิ่มแถบข้อมูลสี ฯลฯ ซึ่งจะช่วยให้คุณเห็นภาพค่าในข้อมูลของคุณได้อย่างรวดเร็ว

คุณได้เรียนรู้เกี่ยวกับกฎการจัดรูปแบบในบทการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขในบทช่วยสอนนี้ ความแตกต่างคือคุณสามารถดูตัวอย่างอย่างรวดเร็วและเลือกตัวเลือกที่คุณต้องการได้ อย่างไรก็ตามหากคุณต้องการใช้คุณสมบัติทั้งหมดของConditional Formattingคุณควรไปที่เมนูหลักบน Ribbon สิ่งเดียวกันนี้มีไว้สำหรับตัวเลือกทั้งหมดในไฟล์Quick Analysis เครื่องมือ.

คลิก Formatting บน Quick Analysisแถบเครื่องมือ Conditional Formattingตัวเลือกจะปรากฏในแถบเครื่องมือ เลื่อนเมาส์ไปที่ตัวเลือก คุณจะเห็นตัวอย่าง จากนั้นคุณสามารถเลือกตัวเลือกที่คุณต้องการโดยคลิกที่ตัวเลือกนั้น

ชาร์ต

Chartsใช้เพื่อแสดงข้อมูลในรูปแบบภาพ มีหลายประเภทCharts เพื่อให้เหมาะกับข้อมูลประเภทต่างๆ

หากคุณคลิก CHARTS บน Quick Analysisแถบเครื่องมือแผนภูมิที่แนะนำสำหรับข้อมูลที่คุณเลือกจะแสดงขึ้น คุณสามารถเลือกได้เสมอMore Charts ตัวเลือกหากคุณต้องการไปที่หน้าหลัก Charts บน Ribbon

วางเมาส์บนตัวเลือก คุณจะเห็นตัวอย่าง จากนั้นคุณสามารถเลือกตัวเลือกที่คุณต้องการโดยคลิกที่ตัวเลือกนั้น

ผลรวม

Totalsสามารถใช้คำนวณตัวเลขในคอลัมน์และแถว คุณจะมีฟังก์ชันต่างๆเช่น Sum, Average, Count เป็นต้น

เราจะเข้าไปดูรายละเอียดวิธีการใช้งาน Quick Analysis เครื่องมือด้วย TOTALSต่อไปในบทนี้ คุณสามารถใช้ตัวเลือกอื่น ๆ ในQuick Analysis ได้อย่างง่ายดายเช่นเดียวกับที่คุณสังเกต

ตาราง

Tables ช่วยคุณในการกรองจัดเรียงและสรุปข้อมูลของคุณตามที่คุณได้เรียนรู้ไปแล้วในไฟล์ Tablesบท. ในQuick Analysis เครื่องมือทั้ง Table และ PivotTable มีให้เลือกภายใต้ TABLES. อย่างไรก็ตามคุณสามารถดูตัวอย่างตารางได้ แต่ในกรณีของไฟล์PivotTable ไม่มีการแสดงตัวอย่างเนื่องจากการคลิกคุณจะว่างเปล่า PivotTable ซึ่งคุณต้องเติมข้อมูล

ประกายไฟ

Sparklinesเป็นแผนภูมิขนาดเล็กที่คุณสามารถแสดงควบคู่ไปกับข้อมูลของคุณในเซลล์เดียว เป็นวิธีที่รวดเร็วในการดูแนวโน้ม

การวิเคราะห์อย่างรวดเร็วด้วย TOTALS

คลิกที่ TOTALS ใน Quick Analysis แถบเครื่องมือ

ใน Quick Analysis ด้วย TOTALSคุณสามารถวิเคราะห์

แถวฉลาด

คอลัมน์ที่ชาญฉลาด

สำหรับการคำนวณแถวอย่างชาญฉลาดตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีแถวว่างด้านล่างข้อมูลที่เลือก

Example

เราจะวิเคราะห์ข้อมูลของการลงคะแนนในการเลือกตั้งสำหรับผู้สมัครห้าคน การนับจะทำในสี่รอบ ต่อไปนี้เป็นข้อมูล

ผลรวม

เลือกข้อมูลและคลิก

ที่ไฟล์Quick Analysis แถบเครื่องมือภายใต้ TOTALS.

ตรวจสอบว่าแถวด้านล่างข้อมูลว่างเปล่า มิฉะนั้นคุณจะได้รับข้อความแจ้งว่ามีข้อมูลอยู่ที่นั่นแล้วและคุณจะมีเพียงสองทางเลือก ได้แก่ แทนที่ข้อมูลที่มีอยู่หรือยกเลิกการดำเนินการ

ในแถวด้านล่างข้อมูลที่เลือกผลรวมของแต่ละคอลัมน์ของข้อมูลจะปรากฏขึ้น คำบรรยายภาพSumยังมีให้โดยอัตโนมัติ หมายความว่าจะมีการแสดงผลการนับคะแนนในแต่ละรอบของผู้สมัครทั้งหมด

เฉลี่ย

เลือกข้อมูลและคลิก

ที่ไฟล์Quick Analysis แถบเครื่องมือภายใต้ TOTALS.

ค่าเฉลี่ยของแต่ละคอลัมน์ของข้อมูลจะปรากฏในแถวด้านล่างข้อมูล คำบรรยายภาพAverageยังมีให้โดยอัตโนมัติ จำนวนคะแนนเฉลี่ยที่หยั่งเสียงในแต่ละรอบจะปรากฏขึ้น

นับ

เลือกข้อมูลและคลิก

ที่ไฟล์Quick Analysis แถบเครื่องมือภายใต้ TOTALS.

จำนวนคอลัมน์ของข้อมูลแต่ละคอลัมน์จะปรากฏในแถวด้านล่างข้อมูล คำบรรยายภาพCountยังมีให้โดยอัตโนมัติ ซึ่งหมายความว่าจะมีการแสดงจำนวนผู้สมัครในแต่ละรอบ

%รวม

เลือกข้อมูลและคลิก

ที่ไฟล์Quick Analysis แถบเครื่องมือภายใต้ TOTALS.

%Totalของแต่ละคอลัมน์ของข้อมูลจะปรากฏในแถวด้านล่างข้อมูล คำบรรยายภาพ%Totalยังมีให้โดยอัตโนมัติ ซึ่งหมายความว่า%Total การโหวตในแต่ละรอบจะปรากฏขึ้น

ยอดรวม

เลือกข้อมูลและคลิก

ที่ไฟล์Quick Analysis แถบเครื่องมือภายใต้ TOTALS.

ผลรวมที่ทำงานอยู่ของแต่ละคอลัมน์ของข้อมูลจะปรากฏในแถวด้านล่างข้อมูล คำบรรยายภาพRunning Totalยังมีให้โดยอัตโนมัติ ซึ่งหมายความว่าผลรวมของการโหวตในรอบนั้นจะปรากฏขึ้น

ผลรวมของคอลัมน์

เลือกข้อมูลและคลิก

ที่ไฟล์Quick Analysis แถบเครื่องมือภายใต้ TOTALS.

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคอลัมน์ถัดจากข้อมูลว่างเปล่า มิฉะนั้นคุณจะได้รับข้อความแจ้งว่ามีข้อมูลอยู่ที่นั่นแล้วและคุณจะมีเพียงสองทางเลือก ได้แก่ แทนที่ข้อมูลที่มีอยู่หรือยกเลิกการดำเนินการ

ในคอลัมน์ถัดจากข้อมูลที่เลือกผลรวมของแต่ละแถวของข้อมูลจะปรากฏขึ้น ส่วนหัวของคอลัมน์Sumยังมีให้โดยอัตโนมัติ ซึ่งหมายความว่าจะมีการแสดงจำนวนโหวตทั้งหมดของผู้สมัครแต่ละคนในรอบทั้งหมด

คุณสามารถใช้ฟังก์ชัน Excel เพื่อ -

• ค้นหาค่าในช่วงข้อมูล - VLOOKUP และ HLOOKUP
• รับค่าหรือการอ้างอิงถึงค่าจากภายในตารางหรือช่วง - INDEX
• รับตำแหน่งสัมพัทธ์ของรายการที่ระบุในช่วงของเซลล์ - MATCH

คุณยังสามารถรวมฟังก์ชันเหล่านี้เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ต้องการตามอินพุตที่คุณมี

การใช้ฟังก์ชัน VLOOKUP

ไวยากรณ์ของฟังก์ชัน VLOOKUP คือ

VLOOKUP (lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])

ที่ไหน

• lookup_value- คือค่าที่คุณต้องการค้นหา Lookup_value อาจเป็นค่าหรือการอ้างอิงไปยังเซลล์ Lookup_value ต้องอยู่ในคอลัมน์แรกของช่วงของเซลล์ที่คุณระบุใน table_array

• table_array- คือช่วงของเซลล์ที่ VLOOKUP จะค้นหา lookup_value และค่าส่งคืน table_array ต้องมี

  • lookup_value ในคอลัมน์แรกและ

  • ค่าส่งคืนที่คุณต้องการค้นหา

    Note- คอลัมน์แรกที่มี lookup_value สามารถเรียงลำดับจากน้อยไปมากหรือไม่ก็ได้ อย่างไรก็ตามผลลัพธ์จะเป็นไปตามลำดับของคอลัมน์นี้

• col_index_num- คือหมายเลขคอลัมน์ใน table_array ที่มีค่าส่งคืน ตัวเลขเริ่มต้นด้วย 1 สำหรับคอลัมน์ทางซ้ายสุดของตารางอาร์เรย์

• range_lookup- เป็นค่าตรรกะทางเลือกที่ระบุว่าคุณต้องการให้ VLOOKUP ค้นหาการจับคู่แบบตรงทั้งหมดหรือการจับคู่โดยประมาณ range_lookup ได้

  • ละเว้นซึ่งในกรณีนี้จะถือว่าเป็น TRUE และ VLOOKUP จะพยายามหาค่าที่ตรงกันโดยประมาณ

  • TRUE ซึ่งในกรณีนี้ VLOOKUP จะพยายามหาค่าที่ตรงกันโดยประมาณ กล่าวอีกนัยหนึ่งคือถ้าไม่พบการจับคู่แบบตรงทั้งหมดจะส่งคืนค่าที่ใหญ่ที่สุดถัดไปที่น้อยกว่า lookup_value

  • FALSE ซึ่งในกรณีนี้ VLOOKUP จะพยายามค้นหาการจับคู่แบบตรงทั้งหมด

  • 1 ซึ่งในกรณีนี้จะถือว่าเป็น TRUE และ VLOOKUP พยายามค้นหาค่าที่ตรงกันโดยประมาณ

  • 0 ซึ่งในกรณีนี้ถือว่าเป็น FALSE และ VLOOKUP พยายามค้นหาการจับคู่แบบตรงทั้งหมด

Note- หากเว้นช่วง range_lookup หรือ TRUE หรือ 1 VLOOKUP จะทำงานอย่างถูกต้องก็ต่อเมื่อคอลัมน์แรกใน table_array เรียงลำดับจากน้อยไปมาก มิฉะนั้นอาจส่งผลให้ค่าไม่ถูกต้อง ในกรณีนี้ให้ใช้ FALSE สำหรับ range_lookup

การใช้ฟังก์ชัน VLOOKUP กับ range_lookup TRUE

พิจารณารายชื่อคะแนนนักเรียน คุณสามารถรับเกรดที่สอดคล้องกันด้วย VLOOKUP จากอาร์เรย์ที่มีช่วงเวลาของเครื่องหมายและประเภทการส่งผ่าน

table_array -

โปรดสังเกตว่าเครื่องหมายคอลัมน์แรกซึ่งขึ้นอยู่กับเกรดที่ได้รับจะเรียงลำดับจากน้อยไปมาก ดังนั้นการใช้ TRUE สำหรับอาร์กิวเมนต์ range_lookup คุณจะได้การจับคู่โดยประมาณซึ่งเป็นสิ่งที่จำเป็น

ตั้งชื่ออาร์เรย์นี้ว่า Grades.

เป็นแนวทางปฏิบัติที่ดีในการตั้งชื่ออาร์เรย์ด้วยวิธีนี้เพื่อที่คุณจะได้ไม่ต้องจำช่วงของเซลล์ ตอนนี้คุณพร้อมที่จะค้นหาเกรดสำหรับรายการเครื่องหมายที่คุณมีดังต่อไปนี้ -

อย่างที่คุณสังเกตได้

• col_index_num - ระบุคอลัมน์ของค่าที่ส่งคืนใน table_array คือ 2

• ที่ range_lookup เป็นความจริง

  • คอลัมน์แรกที่มีค่าการค้นหาในเกรด table_array อยู่ในลำดับจากน้อยไปมาก ดังนั้นผลลัพธ์จะถูกต้อง

  • คุณสามารถรับค่าส่งคืนสำหรับการจับคู่โดยประมาณได้เช่นกัน เช่น VLOOKUP คำนวณดังนี้ -

เครื่องหมาย	ผ่านหมวดหมู่
<35	ล้มเหลว
> = 35 และ <50	ชั้นสาม
> = 50 และ <60	ชั้นสอง
> = 60 และ <75	ชั้นหนึ่ง
> = 75	ชั้นหนึ่งที่มีความแตกต่าง

คุณจะได้รับผลลัพธ์ดังต่อไปนี้ -

การใช้ฟังก์ชัน VLOOKUP กับ range_lookup FALSE

พิจารณารายการผลิตภัณฑ์ที่มีรหัสผลิตภัณฑ์และราคาสำหรับผลิตภัณฑ์แต่ละรายการ รหัสผลิตภัณฑ์และราคาจะถูกเพิ่มไว้ท้ายรายการทุกครั้งที่มีการเปิดตัวผลิตภัณฑ์ใหม่ ซึ่งหมายความว่ารหัสผลิตภัณฑ์ไม่จำเป็นต้องเรียงลำดับจากน้อยไปมาก รายการสินค้าอาจเป็นดังที่แสดงด้านล่าง -

table_array -

ตั้งชื่ออาร์เรย์นี้ว่า ProductInfo

คุณสามารถรับราคาของผลิตภัณฑ์ที่ระบุรหัสผลิตภัณฑ์ด้วยฟังก์ชัน VLOOKUP เนื่องจากรหัสผลิตภัณฑ์อยู่ในคอลัมน์แรก ราคาอยู่ในคอลัมน์ 3 ดังนั้น col_index_ num ควรเป็น 3

• ใช้ฟังก์ชัน VLOOKUP กับ range_lookup เป็น TRUE
• ใช้ฟังก์ชัน VLOOKUP กับ range_lookup เป็น FALSE

คำตอบที่ถูกต้องมาจากอาร์เรย์ ProductInfo คือ 171.65 คุณสามารถตรวจสอบผลลัพธ์

คุณสังเกตว่าคุณมี -

• ผลลัพธ์ที่ถูกต้องเมื่อ range_lookup เป็น FALSE และ
• ผลลัพธ์ที่ไม่ถูกต้องเมื่อ range_lookup เป็น TRUE

เนื่องจากคอลัมน์แรกในอาร์เรย์ ProductInfo ไม่ได้เรียงลำดับจากน้อยไปมาก ดังนั้นอย่าลืมใช้ FALSE เมื่อใดก็ตามที่ข้อมูลไม่ได้รับการจัดเรียง

การใช้ฟังก์ชัน HLOOKUP

คุณสามารถใช้ได้ HLOOKUP ฟังก์ชันถ้าข้อมูลอยู่ในแถวแทนที่จะเป็นคอลัมน์

ตัวอย่าง

ให้เรานำตัวอย่างข้อมูลผลิตภัณฑ์ สมมติว่าอาร์เรย์มีลักษณะดังนี้ -

• ตั้งชื่อ Array ProductRange นี้ คุณสามารถค้นหาราคาของผลิตภัณฑ์ที่ระบุรหัสผลิตภัณฑ์ด้วยฟังก์ชัน HLOOKUP

ไวยากรณ์ของฟังก์ชัน HLOOKUP คือ

HLOOKUP (lookup_value, table_array, row_index_num, [range_lookup])

ที่ไหน

• lookup_value - คือค่าที่พบในแถวแรกของตาราง

• table_array - เป็นตารางข้อมูลที่ใช้ค้นหาข้อมูล

• row_index_num - คือหมายเลขแถวใน table_array ซึ่งจะส่งคืนค่าที่ตรงกัน

• range_lookup - เป็นค่าตรรกะที่ระบุว่าคุณต้องการให้ HLOOKUP ค้นหาการจับคู่แบบตรงทั้งหมดหรือการจับคู่โดยประมาณ

• range_lookup เป็นไปได้

  • ละเว้นซึ่งในกรณีนี้จะถือว่าเป็น TRUE และ HLOOKUP จะพยายามหาค่าที่ตรงกันโดยประมาณ

  • TRUE ซึ่งในกรณีนี้ HLOOKUP จะพยายามหาค่าที่ตรงกันโดยประมาณ กล่าวอีกนัยหนึ่งคือถ้าไม่พบการจับคู่แบบตรงทั้งหมดจะส่งคืนค่าที่ใหญ่ที่สุดถัดไปที่น้อยกว่า lookup_value

  • FALSE ซึ่งในกรณีนี้ HLOOKUP จะพยายามค้นหาการจับคู่แบบตรงทั้งหมด

  • 1 ซึ่งในกรณีนี้ถือว่าเป็น TRUE และ HLOOKUP จะพยายามค้นหาค่าที่ตรงกันโดยประมาณ

  • 0 ซึ่งในกรณีนี้จะถือว่าเป็น FALSE และ HLOOKUP จะพยายามค้นหาการจับคู่แบบตรงทั้งหมด

Note- ถ้า range_lookup เป็นละเว้นหรือ TRUE หรือ 1 HLOOKUP จะทำงานได้อย่างถูกต้องก็ต่อเมื่อคอลัมน์แรกใน table_array เรียงลำดับจากน้อยไปมาก มิฉะนั้นอาจส่งผลให้ค่าไม่ถูกต้อง ในกรณีนี้ให้ใช้ FALSE สำหรับ range_lookup

การใช้ฟังก์ชัน HLOOKUP กับ range_lookup FALSE

คุณสามารถรับราคาของผลิตภัณฑ์ที่ระบุรหัสผลิตภัณฑ์ด้วยฟังก์ชัน HLOOKUP เนื่องจากรหัสผลิตภัณฑ์อยู่ในแถวแรก ราคาอยู่ในแถวที่ 3 ดังนั้น row_index_ num ควรเป็น 3

• ใช้ฟังก์ชัน HLOOKUP กับ range_lookup เป็น TRUE
• ใช้ฟังก์ชัน HLOOKUP กับ range_lookup เป็น FALSE

คำตอบที่ถูกต้องจากอาร์เรย์ ProductRange คือ 171.65 คุณสามารถตรวจสอบผลลัพธ์

คุณสังเกตว่าในกรณีของ VLOOKUP คุณได้รับ

• ผลลัพธ์ที่ถูกต้องเมื่อ range_lookup เป็น FALSE และ

• ผลลัพธ์ที่ไม่ถูกต้องเมื่อ range_lookup เป็น TRUE

เนื่องจากแถวแรกในอาร์เรย์ ProductRange ไม่ได้เรียงลำดับจากน้อยไปมาก ดังนั้นอย่าลืมใช้ FALSE เมื่อใดก็ตามที่ข้อมูลไม่ได้รับการจัดเรียง

การใช้ฟังก์ชัน HLOOKUP กับ range_lookup TRUE

พิจารณาตัวอย่างของคะแนนนักเรียนที่ใช้ใน VLOOKUP สมมติว่าคุณมีข้อมูลเป็นแถวแทนที่จะเป็นคอลัมน์ดังแสดงในตารางด้านล่าง -

table_array -

ตั้งชื่ออาร์เรย์นี้ว่า GradesRange

โปรดทราบว่าเครื่องหมายแถวแรกตามคะแนนที่ได้จะเรียงลำดับจากน้อยไปมาก ดังนั้นการใช้ HLOOKUP กับ TRUE สำหรับอาร์กิวเมนต์ range_lookup คุณจะได้รับเกรดที่มีการจับคู่โดยประมาณและนั่นคือสิ่งที่จำเป็น

อย่างที่คุณสังเกตได้

• row_index_num - ระบุคอลัมน์ของค่าที่ส่งคืนใน table_array คือ 2

• ที่ range_lookup เป็นความจริง

  • คอลัมน์แรกที่มีค่าการค้นหาใน table_array Grades อยู่ในลำดับจากน้อยไปมาก ดังนั้นผลลัพธ์จะถูกต้อง

  • คุณสามารถรับค่าส่งคืนสำหรับการจับคู่โดยประมาณได้เช่นกัน เช่น HLOOKUP คำนวณดังนี้ -

เครื่องหมาย	<35	> = 35 และ <50	> = 50 และ <60	> = 60 และ <75	> = 75
ผ่านหมวดหมู่	ล้มเหลว	ชั้นสาม	ชั้นสอง	ชั้นหนึ่ง	ชั้นหนึ่งที่มีความแตกต่าง

คุณจะได้รับผลลัพธ์ดังต่อไปนี้ -

การใช้ฟังก์ชัน INDEX

เมื่อคุณมีอาร์เรย์ของข้อมูลคุณสามารถดึงค่าในอาร์เรย์ได้โดยระบุหมายเลขแถวและหมายเลขคอลัมน์ของค่านั้นในอาร์เรย์

พิจารณาข้อมูลการขายต่อไปนี้ซึ่งคุณจะพบยอดขายในแต่ละภูมิภาคเหนือใต้ตะวันออกและตะวันตกโดยพนักงานขายที่มีรายชื่ออยู่

• ตั้งชื่ออาร์เรย์เป็น SalesData

เมื่อใช้ฟังก์ชัน INDEX คุณจะพบ -

• การขายของพนักงานขายใด ๆ ในบางภูมิภาค
• ยอดขายรวมในภูมิภาคโดยพนักงานขายทั้งหมด
• ยอดขายทั้งหมดโดยพนักงานขายในทุกภูมิภาค

คุณจะได้รับผลลัพธ์ดังต่อไปนี้ -

สมมติว่าคุณไม่ทราบหมายเลขแถวสำหรับพนักงานขายและหมายเลขคอลัมน์สำหรับภูมิภาค จากนั้นคุณต้องหาหมายเลขแถวและหมายเลขคอลัมน์ก่อนที่จะดึงค่าด้วยฟังก์ชันดัชนี

คุณสามารถทำได้ด้วยฟังก์ชัน MATCH ตามที่อธิบายไว้ในหัวข้อถัดไป

การใช้ฟังก์ชัน MATCH

หากคุณต้องการตำแหน่งของรายการในช่วงคุณสามารถใช้ฟังก์ชัน MATCH คุณสามารถรวมฟังก์ชัน MATCH และ INDEX ได้ดังนี้ -

คุณจะได้รับผลลัพธ์ดังต่อไปนี้ -

การวิเคราะห์ข้อมูลในชุดข้อมูลจำนวนมากมักมีความจำเป็นและสำคัญ เกี่ยวข้องกับการสรุปข้อมูลรับค่าที่ต้องการและนำเสนอผลลัพธ์

Excel มี PivotTable เพื่อให้คุณสามารถสรุปค่าข้อมูลหลายพันค่าได้อย่างง่ายดายและรวดเร็วเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ต้องการ

พิจารณาตารางข้อมูลการขายต่อไปนี้ จากข้อมูลนี้คุณอาจต้องสรุปขอบเขตการขายทั้งหมดอย่างชาญฉลาดเดือนฉลาดหรือพนักงานขายที่ชาญฉลาด วิธีง่ายๆในการจัดการงานเหล่านี้คือการสร้าง PivotTable ที่คุณสามารถปรับเปลี่ยนได้แบบไดนามิกเพื่อสรุปผลลัพธ์ตามที่คุณต้องการ

การสร้าง PivotTable

ในการสร้าง PivotTables ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแถวแรกมีส่วนหัว

• คลิกตาราง
• คลิกแท็บ INSERT บน Ribbon
• คลิก PivotTable ในกลุ่มตาราง กล่องโต้ตอบ PivotTable จะปรากฏขึ้น

ดังที่คุณเห็นในกล่องโต้ตอบคุณสามารถใช้ตารางหรือช่วงจากสมุดงานปัจจุบันหรือใช้แหล่งข้อมูลภายนอก

• ในกล่องตาราง / ช่วงพิมพ์ชื่อตาราง
• คลิกแผ่นงานใหม่เพื่อบอก Excel ว่าจะเก็บ PivotTable ไว้ที่ใด
• คลิกตกลง

PivotTable ว่างและรายการเขตข้อมูล PivotTable จะปรากฏขึ้น

PivotTables ที่แนะนำ

ในกรณีที่คุณเพิ่งเริ่มใช้ PivotTables หรือไม่ทราบว่าจะเลือกฟิลด์ใดจากข้อมูลคุณสามารถใช้ Recommended PivotTables ที่ Excel มีให้

• คลิกตารางข้อมูล

• คลิกแท็บ INSERT

• คลิกที่ PivotTables ที่แนะนำในกลุ่มตาราง กล่องโต้ตอบ PivotTables ที่แนะนำจะปรากฏขึ้น

ในกล่องโต้ตอบ PivotTables ที่แนะนำ PivotTables ที่กำหนดเองที่เป็นไปได้ที่เหมาะกับข้อมูลของคุณจะปรากฏขึ้น

• คลิกแต่ละตัวเลือก PivotTable เพื่อดูตัวอย่างทางด้านขวา
• คลิกผลรวมยอดคำสั่งซื้อ PivotTable โดยพนักงานขายและเดือน

คลิกตกลง PivotTable ที่เลือกจะปรากฏบนแผ่นงานใหม่ คุณสามารถสังเกตเขตข้อมูล PivotTable ที่เลือกไว้ในรายการเขตข้อมูล PivotTable

เขตข้อมูล PivotTable

ส่วนหัวในตารางข้อมูลของคุณจะปรากฏเป็นฟิลด์ใน PivotTable

คุณสามารถเลือก / ยกเลิกการเลือกเพื่อเปลี่ยน PivotTable ของคุณได้ทันทีเพื่อแสดงเฉพาะข้อมูลที่คุณต้องการและในแบบที่คุณต้องการ ตัวอย่างเช่นหากคุณต้องการแสดงข้อมูลบัญชีแทนข้อมูลจำนวนคำสั่งซื้อให้ยกเลิกการเลือกจำนวนคำสั่งซื้อและเลือกบัญชี

พื้นที่ PivotTable

คุณยังสามารถเปลี่ยนเค้าโครงของ PivotTable ได้ทันที คุณสามารถใช้พื้นที่ PivotTable เพื่อทำสิ่งนี้ให้สำเร็จ

ในพื้นที่ PivotTable คุณสามารถเลือก -

• ช่องใดที่จะแสดงเป็นแถว
• ช่องใดที่จะแสดงเป็นคอลัมน์
• วิธีสรุปข้อมูลของคุณ
• ตัวกรองสำหรับฟิลด์ใด ๆ
• ควรอัปเดตเค้าโครง PivotTable ของคุณเมื่อใด
  • คุณสามารถอัปเดตได้ทันทีเมื่อคุณลากฟิลด์ข้ามพื้นที่หรือ
  • คุณสามารถเลื่อนการอัปเดตและรับการอัปเดตได้เฉพาะเมื่อคุณคลิกที่อัปเดต

การอัปเดตทันทีช่วยให้คุณสามารถเล่นกับเลย์เอาต์ต่างๆและเลือกรูปแบบที่เหมาะสมกับความต้องการรายงานของคุณ

คุณสามารถลากฟิลด์ข้ามพื้นที่เหล่านี้และสังเกตเค้าโครง PivotTable ในขณะที่คุณทำ

การทำรังใน PivotTable

หากคุณมีฟิลด์มากกว่าหนึ่งฟิลด์ในพื้นที่ใด ๆ การซ้อนจะเกิดขึ้นตามลำดับที่คุณวางฟิลด์ในพื้นที่นั้น คุณสามารถเปลี่ยนลำดับได้โดยการลากช่องและสังเกตว่าการซ้อนมีการเปลี่ยนแปลงอย่างไร ในตัวเลือกเค้าโครงด้านบนคุณสามารถสังเกตได้

• เดือนอยู่ในคอลัมน์
• ภูมิภาคและพนักงานขายในแถวตามลำดับนั้น เช่นค่าพนักงานขายจะซ้อนอยู่ภายใต้ค่าภูมิภาค
• การสรุปเป็นผลรวมของยอดสั่งซื้อ
• ไม่มีการเลือกตัวกรอง

PivotTable ผลลัพธ์มีดังนี้ -

ในพื้นที่ PivotTable ในแถวให้คลิกภูมิภาคแล้วลากไปด้านล่างพนักงานขายเพื่อให้มีลักษณะดังนี้ -

ลำดับการซ้อนจะเปลี่ยนไปและ PivotTable ที่เป็นผลลัพธ์จะเป็นดังนี้ -

Note- คุณสามารถสังเกตได้อย่างชัดเจนว่าเค้าโครงที่มีคำสั่งซ้อน - ภูมิภาคและจากนั้นพนักงานขายจะให้รายงานที่ดีและกะทัดรัดกว่าแบบที่มีคำสั่งซื้อซ้อนกัน - พนักงานขายและตามภูมิภาค ในกรณีที่พนักงานขายแสดงมากกว่าหนึ่งพื้นที่และคุณจำเป็นต้องสรุปยอดขายโดยพนักงานขายเค้าโครงที่สองน่าจะเป็นตัวเลือกที่ดีกว่า

ฟิลเตอร์

คุณสามารถกำหนดตัวกรองให้กับฟิลด์ใดฟิลด์หนึ่งเพื่อให้คุณสามารถเปลี่ยนแปลง PivotTable แบบไดนามิกตามค่าของฟิลด์นั้น

ลากภูมิภาคจากแถวไปยังตัวกรองในพื้นที่ PivotTable

ตัวกรองที่มีป้ายกำกับเป็นภูมิภาคจะปรากฏเหนือ PivotTable (ในกรณีที่คุณไม่มีแถวว่างเหนือ PivotTable ของคุณ PivotTable จะถูกผลักลงเพื่อให้มีพื้นที่ว่างสำหรับตัวกรอง

คุณจะเห็นว่า -

• ค่าพนักงานขายปรากฏเป็นแถว
• ค่าเดือนปรากฏในคอลัมน์
• ตัวกรองภูมิภาคจะปรากฏที่ด้านบนโดยเลือกค่าเริ่มต้นเป็น ALL
• มูลค่าสรุปคือยอดรวมของยอดสั่งซื้อ
  • ยอดรวมของยอดการสั่งซื้อพนักงานขายที่ชาญฉลาดปรากฏในคอลัมน์ยอดรวมทั้งหมด
  • ยอดรวมของยอดสั่งซื้อรายเดือนปรากฏในแถวยอดรวม

คลิกลูกศรในกล่องทางด้านขวาของขอบเขตตัวกรอง รายการดรอปดาวน์พร้อมค่าของเขตข้อมูลจะปรากฏขึ้น

• ตรวจสอบตัวเลือก Select Multiple Items. กล่องกาเครื่องหมายปรากฏขึ้นสำหรับค่าทั้งหมด
• เลือกทิศใต้และทิศตะวันตกและยกเลิกการเลือกค่าอื่น ๆ แล้วคลิกตกลง

ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับภูมิภาคทางใต้และตะวันตกเท่านั้นที่จะสรุปได้ดังที่แสดงในภาพหน้าจอด้านล่าง -

คุณจะเห็นว่าถัดจากขอบเขตตัวกรอง Multiple Itemsจะปรากฏขึ้นแสดงว่าคุณได้เลือกมากกว่าหนึ่งรายการ อย่างไรก็ตามไม่ทราบจำนวนรายการและ / หรือรายการที่เลือกจากรายงานที่แสดง ในกรณีเช่นนี้การใช้ตัวแบ่งส่วนข้อมูลเป็นตัวเลือกที่ดีกว่าสำหรับการกรอง

ตัวแบ่งส่วนข้อมูล

คุณสามารถใช้ตัวแบ่งส่วนข้อมูลเพื่อให้มีความชัดเจนมากขึ้นว่ารายการใดที่ข้อมูลถูกกรอง

• คลิกวิเคราะห์ภายใต้ PIVOTTABLE TOOLS บน Ribbon

• คลิกแทรกตัวแบ่งส่วนข้อมูลในกลุ่มตัวกรอง กล่องแทรกตัวแบ่งส่วนข้อมูลจะปรากฏขึ้น ประกอบด้วยฟิลด์ทั้งหมดจากข้อมูลของคุณ

• เลือกฟิลด์ภูมิภาคและเดือน คลิกตกลง

ตัวแบ่งส่วนข้อมูลสำหรับแต่ละฟิลด์ที่เลือกจะปรากฏพร้อมกับค่าทั้งหมดที่เลือกโดยค่าเริ่มต้น เครื่องมือตัวแบ่งส่วนข้อมูลจะปรากฏบน Ribbon เพื่อทำงานในการตั้งค่าตัวแบ่งส่วนข้อมูลรูปลักษณ์และความรู้สึก

• เลือกทิศใต้และทิศตะวันตกในตัวแบ่งส่วนข้อมูลสำหรับภูมิภาค
• เลือกเดือนกุมภาพันธ์และมีนาคมในตัวแบ่งส่วนข้อมูลสำหรับเดือน
• กดปุ่ม Ctrl ค้างไว้ในขณะที่เลือกหลายค่าในตัวแบ่งส่วนข้อมูล

รายการที่เลือกในตัวแบ่งส่วนข้อมูลจะถูกเน้น PivotTable ที่มีค่าสรุปสำหรับรายการที่เลือกจะแสดงขึ้น

การสรุปค่าโดยการคำนวณอื่น ๆ

ในตัวอย่างที่ผ่านมาคุณได้เห็นการสรุปค่าโดย Sum อย่างไรก็ตามคุณสามารถใช้การคำนวณอื่น ๆ ได้หากจำเป็น

ในรายการเขตข้อมูล PivotTable

• เลือกบัญชีฟิลด์
• ยกเลิกการเลือกจำนวนคำสั่งซื้อฟิลด์

• ลากบัญชีฟิลด์เพื่อสรุปค่าพื้นที่ ตามค่าเริ่มต้นผลรวมของบัญชีจะปรากฏขึ้น
• คลิกลูกศรทางด้านขวาของกล่อง
• ในเมนูแบบเลื่อนลงที่ปรากฏขึ้นให้คลิกการตั้งค่าฟิลด์ค่า

กล่อง Value Field Settings จะปรากฏขึ้น การคำนวณหลายประเภทจะปรากฏเป็นรายการภายใต้ฟิลด์สรุปค่าโดย -

• เลือกนับในรายการ
• ชื่อที่กำหนดเองจะเปลี่ยนเป็นจำนวนบัญชีโดยอัตโนมัติ คลิกตกลง

PivotTable สรุปค่าบัญชีตามจำนวน

เครื่องมือ PivotTable

ทำตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อเรียนรู้การใช้เครื่องมือ PivotTable

• เลือก PivotTable

เครื่องมือ PivotTable ต่อไปนี้ปรากฏบน Ribbon -

• ANALYZE
• DESIGN

วิเคราะห์

บางส่วนของ ANALYZE คำสั่ง Ribbon คือ -

• ตั้งค่าตัวเลือก PivotTable
• การตั้งค่าฟิลด์ค่าสำหรับฟิลด์ที่เลือก
• ขยายฟิลด์
• ยุบฟิลด์
• แทรกตัวแบ่งส่วนข้อมูล
• แทรกไทม์ไลน์
• รีเฟรชข้อมูล
• เปลี่ยนแหล่งข้อมูล
• ย้าย PivotTable
• แก้คำสั่งซื้อ (หากมีการคำนวณเพิ่มเติม)
• PivotChart

ออกแบบ

บางส่วนของ DESIGN คำสั่ง Ribbon คือ -

• เค้าโครง PivotTable
  • ตัวเลือกสำหรับผลรวมย่อย
  • ตัวเลือกสำหรับผลรวมสูงสุด
  • แบบฟอร์มรายงาน
  • ตัวเลือกสำหรับแถวว่าง
• ตัวเลือกสไตล์ PivotTable
• สไตล์ PivotTable

การขยายและการยุบฟิลด์

คุณสามารถขยายหรือยุบรายการทั้งหมดของเขตข้อมูลที่เลือกได้สองวิธี -

• โดยเลือกสัญลักษณ์
  
  หรือ
  
  ทางด้านซ้ายของฟิลด์ที่เลือก
• โดยการคลิกช่องขยายหรือยุบฟิลด์บน ANALYZE Ribbon

โดยเลือกสัญลักษณ์ขยาย

หรือสัญลักษณ์ยุบ

ทางด้านซ้ายของเขตข้อมูลที่เลือก

• เลือกเซลล์ที่มีทิศตะวันออกใน PivotTable
• คลิกที่สัญลักษณ์ยุบ
  
  ทางด้านซ้ายของตะวันออก

ไอเทมทั้งหมดที่อยู่ทางตะวันออกจะถูกยุบ ยุบสัญลักษณ์ด้านซ้ายของตะวันออกเปลี่ยนแปลงสัญลักษณ์

Expand

คุณสามารถสังเกตได้ว่ามีเพียงรายการด้านล่างตะวันออกเท่านั้นที่ถูกยุบ ส่วนที่เหลือของรายการ PivotTable เป็นไปตามที่เป็นอยู่

คลิกสัญลักษณ์ขยาย

ทางด้านซ้ายของตะวันออก รายการทั้งหมดด้านล่างตะวันออกจะปรากฏขึ้น

ใช้ ANALYZE บน Ribbon

คุณสามารถยุบหรือขยายรายการทั้งหมดใน PivotTable พร้อมกันได้ด้วยคำสั่งขยายฟิลด์และยุบฟิลด์บน Ribbon

• คลิกเซลล์ที่มีทิศตะวันออกใน PivotTable
• คลิกแท็บวิเคราะห์บน Ribbon
• คลิกยุบฟิลด์ในกลุ่มฟิลด์ที่ใช้งานอยู่

รายการทั้งหมดของเขตข้อมูลตะวันออกใน PivotTable จะยุบ

คลิกขยายฟิลด์ในกลุ่ม Active Field

รายการทั้งหมดจะปรากฏขึ้น

รายงานรูปแบบการนำเสนอ

คุณสามารถเลือกรูปแบบการนำเสนอสำหรับ PivotTable ของคุณได้ตามที่คุณต้องการรวมไว้เป็นรายงาน เลือกสไตล์ที่เหมาะกับงานนำเสนอหรือรายงานที่เหลือของคุณ อย่างไรก็ตามอย่าเบื่อกับรูปแบบเพราะรายงานที่ให้ผลกระทบในการแสดงผลลัพธ์มักจะดีกว่าแบบที่มีสีสันซึ่งไม่เน้นจุดข้อมูลที่สำคัญ

• คลิกตะวันออกใน PivotTable
• คลิกวิเคราะห์
• คลิกการตั้งค่าฟิลด์ในกลุ่มฟิลด์ที่ใช้งานอยู่ กล่องโต้ตอบการตั้งค่าฟิลด์จะปรากฏขึ้น
• คลิกแท็บ Layout & Print
• เลือกแทรกบรรทัดว่างหลังป้ายกำกับแต่ละรายการ

แถวว่างจะแสดงหลังจากแต่ละค่าของเขตข้อมูลภูมิภาค

คุณสามารถแทรกแถวว่างจากไฟล์ DESIGN แท็บด้วย

• คลิกแท็บออกแบบ
• คลิกรายงานเค้าโครงในกลุ่มเค้าโครง
• เลือกแสดงในแบบฟอร์มโครงร่างในรายการดรอปดาวน์

• วางเมาส์เหนือสไตล์ PivotTable ตัวอย่างรูปแบบที่วางเมาส์จะปรากฏขึ้น
• เลือกรูปแบบที่เหมาะสมกับรายงานของคุณ

PivotTable ในรูปแบบเค้าร่างพร้อมกับสไตล์ที่เลือกจะแสดงขึ้น

ไทม์ไลน์ใน PivotTables

หากต้องการทำความเข้าใจเกี่ยวกับการใช้ไทม์ไลน์ให้พิจารณาตัวอย่างต่อไปนี้ซึ่งข้อมูลการขายของรายการต่างๆจะได้รับพนักงานขายที่ชาญฉลาดและมีสถานที่ มีข้อมูลทั้งหมด 1891 แถว

สร้าง PivotTable จากช่วงนี้ด้วย -

• สถานที่และพนักงานขายในแถวตามลำดับนั้น
• สินค้าในคอลัมน์
• ผลรวมของจำนวนเงินในการสรุปค่า

• คลิก PivotTable
• คลิกที่แท็บ INSERT
• คลิกไทม์ไลน์ในกลุ่มฟิลเตอร์ เส้นเวลาแทรกจะปรากฏขึ้น

คลิกวันที่และคลิกตกลง กล่องโต้ตอบไทม์ไลน์จะปรากฏขึ้นและเครื่องมือไทม์ไลน์จะปรากฏบน Ribbon

• ในกล่องโต้ตอบไทม์ไลน์เลือก MONTHS
• จากรายการแบบเลื่อนลงให้เลือก QUARTERS
• คลิก 2014 Q2
• กดปุ่ม Shift ค้างไว้แล้วลากไปที่ 2014 Q4

ไทม์ไลน์ถูกเลือกเป็น Q2 - Q4 2014

PivotTable ถูกกรองลงในไทม์ไลน์นี้

คุณสามารถแสดงรายงานการวิเคราะห์ข้อมูลของคุณได้หลายวิธีใน Excel อย่างไรก็ตามหากผลการวิเคราะห์ข้อมูลของคุณสามารถมองเห็นเป็นแผนภูมิที่เน้นจุดที่น่าสังเกตในข้อมูลผู้ชมของคุณจะเข้าใจสิ่งที่คุณต้องการฉายในข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว นอกจากนี้ยังส่งผลดีต่อรูปแบบการนำเสนอของคุณ

ในบทนี้คุณจะได้เรียนรู้วิธีใช้แผนภูมิ Excel และคุณลักษณะการจัดรูปแบบ Excel บนแผนภูมิที่ช่วยให้คุณสามารถนำเสนอผลการวิเคราะห์ข้อมูลของคุณโดยเน้น

การแสดงข้อมูลด้วยแผนภูมิ

ใน Excel แผนภูมิจะใช้เพื่อแสดงภาพกราฟิกของชุดข้อมูลใด ๆ แผนภูมิคือการแสดงข้อมูลด้วยภาพซึ่งข้อมูลจะแสดงด้วยสัญลักษณ์เช่นแท่งในแผนภูมิแท่งหรือเส้นในแผนภูมิเส้น Excel มีแผนภูมิหลายประเภทและคุณสามารถเลือกประเภทที่เหมาะสมกับข้อมูลของคุณหรือคุณสามารถใช้ตัวเลือกแผนภูมิที่แนะนำของ Excel เพื่อดูแผนภูมิที่ปรับแต่งตามข้อมูลของคุณและเลือกหนึ่งในแผนภูมิเหล่านั้น

อ้างถึงแผนภูมิ Excel ของบทช่วยสอนสำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับประเภทแผนภูมิ

ในบทนี้คุณจะเข้าใจเทคนิคต่างๆที่คุณสามารถใช้กับแผนภูมิ Excel เพื่อเน้นผลการวิเคราะห์ข้อมูลของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

การสร้างแผนภูมิผสม

สมมติว่าคุณมีเป้าหมายและผลกำไรจริงสำหรับปีงบประมาณ 2015-2016 ที่คุณได้รับจากภูมิภาคต่างๆ

เราจะสร้างแผนภูมิคอลัมน์แบบคลัสเตอร์สำหรับผลลัพธ์เหล่านี้

ดังที่คุณสังเกตเห็นเป็นการยากที่จะเห็นภาพการเปรียบเทียบอย่างรวดเร็วระหว่างเป้าหมายและของจริงในแผนภูมินี้ ไม่ได้ให้ผลที่แท้จริงต่อผลลัพธ์ของคุณ

วิธีที่ดีกว่าในการแยกแยะข้อมูลสองประเภทเพื่อเปรียบเทียบค่าคือการใช้แผนภูมิผสม ใน Excel 2013 และเวอร์ชันข้างต้นคุณสามารถใช้แผนภูมิคำสั่งผสมเพื่อวัตถุประสงค์เดียวกันได้

ใช้คอลัมน์แนวตั้งสำหรับค่าเป้าหมายและเส้นที่มีเครื่องหมายสำหรับค่าจริง

• คลิกแท็บการออกแบบภายใต้แท็บเครื่องมือแผนภูมิบน Ribbon
• คลิกเปลี่ยนประเภทแผนภูมิในกลุ่มประเภท กล่องโต้ตอบเปลี่ยนประเภทแผนภูมิจะปรากฏขึ้น

• คลิก Combo

• เปลี่ยนประเภทแผนภูมิสำหรับชุดข้อมูลจริงเป็นบรรทัดเดียวกับเครื่องหมาย ตัวอย่างจะปรากฏภายใต้ชุดค่าผสมที่กำหนดเอง

• คลิกตกลง

แผนภูมิชุดค่าผสมที่กำหนดเองของคุณจะปรากฏขึ้น

ตามที่คุณสังเกตในแผนภูมิค่าเป้าหมายจะอยู่ในคอลัมน์และค่าจริงจะถูกทำเครื่องหมายตามเส้น การแสดงข้อมูลเป็นภาพที่ดีขึ้นเนื่องจากยังแสดงแนวโน้มของผลลัพธ์ของคุณด้วย

อย่างไรก็ตามการแทนค่าประเภทนี้ทำงานได้ไม่ดีเมื่อช่วงข้อมูลของค่าข้อมูลทั้งสองของคุณแตกต่างกันอย่างมีนัยสำคัญ

การสร้างแผนภูมิผสมด้วยแกนรอง

สมมติว่าคุณมีข้อมูลจำนวนหน่วยของผลิตภัณฑ์ของคุณที่จัดส่งและผลกำไรจริงสำหรับปีบัญชี 2015-2016 ที่คุณได้รับจากภูมิภาคต่างๆ

หากคุณใช้แผนภูมิชุดค่าผสมเดียวกันกับก่อนหน้านี้คุณจะได้รับสิ่งต่อไปนี้ -

ในแผนภูมิข้อมูลของ No. of Units มองไม่เห็นเนื่องจากช่วงข้อมูลมีความแตกต่างกันอย่างมาก

ในกรณีเช่นนี้คุณสามารถสร้างแผนภูมิผสมที่มีแกนทุติยภูมิเพื่อให้แกนหลักแสดงช่วงหนึ่งและแกนรองจะแสดงอีกช่วงหนึ่ง

• คลิกแท็บ INSERT
• คลิกคำสั่งผสมในกลุ่มแผนภูมิ
• คลิกสร้างแผนภูมิคำสั่งผสมแบบกำหนดเองจากรายการดรอปดาวน์

กล่องโต้ตอบแทรกแผนภูมิจะปรากฏขึ้นพร้อมกับเน้นคำสั่งผสม

สำหรับประเภทแผนภูมิให้เลือก -

• บรรทัดกับเครื่องหมายสำหรับซีรี่ส์จำนวนหน่วย

• คอลัมน์แบบคลัสเตอร์สำหรับผลกำไรที่แท้จริงของซีรี่ส์

• ทำเครื่องหมายที่ช่องแกนรองทางด้านขวาของ Series No. of Units และคลิก OK

ตัวอย่างแผนภูมิของคุณจะปรากฏภายใต้ชุดค่าผสมที่กำหนดเอง

แผนภูมิ Combo ของคุณปรากฏขึ้นพร้อมกับแกนรอง

คุณสามารถสังเกตค่าของผลกำไรจริงบนแกนหลักและค่าจำนวนหน่วยบนแกนทุติยภูมิ

ข้อสังเกตที่สำคัญในแผนภูมิด้านบนคือสำหรับไตรมาสที่ 3 ซึ่งจำนวนหน่วยที่ขายได้มากกว่า แต่ผลกำไรที่เกิดขึ้นจริงนั้นน้อยกว่า สิ่งนี้อาจถูกกำหนดให้กับต้นทุนการส่งเสริมการขายที่เกิดขึ้นเพื่อเพิ่มยอดขาย สถานการณ์ดีขึ้นในไตรมาสที่ 4 โดยมียอดขายลดลงเล็กน้อยและกำไรจริงที่เพิ่มขึ้นอย่างมีนัยสำคัญ

ซีรีส์และแกนประเภทที่เลือกปฏิบัติ

สมมติว่าคุณต้องการประมาณการผลกำไรที่เกิดขึ้นจริงในปี 2013-2016

สร้างคอลัมน์คลัสเตอร์สำหรับข้อมูลนี้

ตามที่คุณสังเกตการแสดงข้อมูลจะไม่มีผลเนื่องจากไม่มีการแสดงปี คุณสามารถเอาชนะสิ่งนี้ได้โดยเปลี่ยนปีเป็นหมวดหมู่

ลบปีส่วนหัวในช่วงข้อมูล

ตอนนี้ปีถือเป็นหมวดหมู่ไม่ใช่ซีรีส์ แผนภูมิของคุณมีลักษณะดังนี้ -

องค์ประกอบแผนภูมิและลักษณะแผนภูมิ

องค์ประกอบแผนภูมิให้คำอธิบายเพิ่มเติมในแผนภูมิของคุณซึ่งจะช่วยให้แสดงภาพข้อมูลของคุณได้อย่างมีความหมายมากขึ้น

• คลิกแผนภูมิ

ปุ่มสามปุ่มปรากฏถัดจากมุมขวาบนของแผนภูมิ -

• 
  องค์ประกอบแผนภูมิ
• 
  รูปแบบแผนภูมิ
• 
  ตัวกรองแผนภูมิ

For a detailed explanation of these, refer to Excel Charts tutorial.

• Click Chart Elements.
• Click Data Labels.

• Click Chart Styles
• Select a Style and Color that suits your data.

You can use Trendline to graphically display trends in data. You can extend a Trendline in a chart beyond the actual data to predict future values.

Data Labels

Excel 2013 and later versions provide you with various options to display Data Labels. You can choose one Data Label, format it as you like, and then use Clone Current Label to copy the formatting to the rest of the Data Labels in the chart.

The Data Labels in a chart can have effects, varying shapes and sizes.

It is also possible to display the content of a cell as part of the Data Label with Insert Data Label Field.

Quick Layout

You can use Quick Layout to change the overall layout of the chart quickly by choosing one of the predefined layout options.

• Click the chart.
• Click the DESIGN tab under CHART TOOLS.
• Click Quick Layout.

Different possible layouts will be displayed. As you move on the layout options, the chart layout changes to that particular option.

Select the layout you like. The chart will be displayed with the chosen layout.

Using Pictures in Column Charts

You can create more emphasis on your data presentation by using a picture in place of columns.

• Click on a Column on the Column Chart.

• In the Format Data Series, click on Fill.

• Select Picture.

• Under Insert picture from, provide the filename or optionally clipboard if you had copied an image earlier.

The picture you have chosen will appear in place of columns in the chart.

Band Chart

You might have to present customer survey results of a product from different regions. Band Chart is suitable for this purpose. A Band Chart is a Line Chart with an added shaded area to display the upper and lower boundaries of groups of data.

Suppose your customer survey results from the east and west regions, month wise are −

Here, in the data < 50% is Low, 50% - 80% is Medium and > 80% is High.

With Band Chart, you can display your survey results as follows −

Create a Line Chart from your data.

Change the chart type to −

• East and West Series to Line with Markers.
• Low, Medium and High Series to Stacked Column.

Your chart looks as follows.

• Click on one of the columns.
• Change gap width to 0% in Format Data Series.

You will get Bands instead of columns.

To make the chart more presentable −

• Add Chart Title.
• Adjust Vertical Axis range.
• Change the colors of the bands to Green-Yellow-Red.
• Add Labels to bands.

The final result is the Band Chart with the defined boundaries and the survey results represented across the bands. One can quickly and clearly make out from the chart that while the survey results for the region West are satisfactory, those for the region East have a decline in the last quarter and need attention.

Thermometer Chart

When you have to represent a target value and an actual value, you can easily create a Thermometer Chart in Excel that emphatically shows these values.

With Thermometer chart, you can display your data as follows −

Arrange your data as shown below −

• Select the data.
• Create a Clustered Column chart.

As you observe, the right side Column is Target.

• Click on a Column in the chart.
• Click on Switch Row/Column on the Ribbon.

• Right click on the Target Column.
• Click on Format Data Series.
• Click on Secondary Axis.

As you observe the Primary Axis and Secondary Axis have different ranges.

• Right click the Primary Axis.
• In the Format Axis options, under Bounds, type 0 for Minimum and 1 for Maximum.
• Repeat the same for Secondary Axis.

Both Primary Axis and Secondary Axis will be set to 0% - 100%. The Target Column hides the Actual Column.

• Right click the visible column (Target)
• In the Format Data Series, select
  • No fill for FILL
  • Solid line for BORDER
  • Blue for Color

• In Chart Elements, unselect
  • Axis → Primary Horizontal
  • Axis → Secondary Vertical
  • Gridlines
  • Chart Title
• In the chart, right click on Primary Vertical Axis
• In Format Axis options, click on TICK MARKS
• For Major type, select Inside

• Right click on the Chart Area.
• In the Format Chart Area options, select
  • No fill for FILL
  • No line for BORDER

Resize the chart area, to get the shape of a thermometer.

You got your thermometer chart, with the actual value as against target value being shown. You can make this thermometer chart more impressive with some formatting.

• Insert a rectangle shape superimposing the blue rectangular part in the chart.
• In Format Shape options, select −
  • Gradient fill for FILL
  • Linear for Type
  • 180⁰ for Angle
• Set the Gradient stops at 0%, 50% and 100%.
• For the Gradient stops at 0% and 100%, choose the color black.
• For the Gradient stop at 50%, choose the color white.

• Insert an oval shape at the bottom.
• Format shape with same options.

The result is the Thermometer Chart that we started with.

Gantt Chart

A Gantt chart is a chart in which a series of horizontal lines shows the amount of work done in certain periods of time in relation to the amount of work planned for those periods.

In Excel, you can create a Gantt chart by customizing a Stacked Bar chart type so that it depicts tasks, task duration, and hierarchy. An Excel Gantt chart typically uses days as the unit of time along the horizontal axis.

Consider the following data where the column −

• Task represents the Tasks in the project
• Start represents number of days from the Start Date of the project
• Duration represents the duration of the Task

Note that Start of any Task is Start of previous Task + Duration. This is the case when the Tasks are in hierarchy.

• Select the data.
• Create Stacked Bar Chart.

• Right-click on Start Series.
• In Format Data Series options, select No fill.

• คลิกขวาที่แกนหมวดหมู่
• ในตัวเลือก Format Axis ให้เลือกหมวดหมู่ตามลำดับย้อนกลับ

• ในองค์ประกอบแผนภูมิยกเลิกการเลือก
  • Legend
  • Gridlines
• จัดรูปแบบแกนแนวนอนเป็น
  • ปรับช่วง
  • Major Tick Marks ในช่วงเวลา 5 วัน
  • เครื่องหมายขีดเล็กน้อยในช่วงเวลา 1 วัน
• จัดรูปแบบชุดข้อมูลเพื่อให้ดูน่าประทับใจ
• ตั้งชื่อแผนภูมิ

แผนภูมิน้ำตก

แผนภูมิน้ำตกเป็นหนึ่งในเครื่องมือแสดงภาพยอดนิยมที่ใช้ในธุรกิจขนาดเล็กและขนาดใหญ่ แผนภูมิ Waterfall เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการแสดงให้เห็นว่าคุณมาถึงมูลค่าสุทธิเช่นรายได้สุทธิโดยการแจกแจงผลสะสมของการมีส่วนร่วมในเชิงบวกและเชิงลบ

Excel 2016 มีประเภทแผนภูมิน้ำตก หากคุณใช้ Excel เวอร์ชันก่อนหน้าคุณยังคงสามารถสร้างแผนภูมิน้ำตกโดยใช้แผนภูมิคอลัมน์แบบเรียงซ้อนได้

คอลัมน์มีรหัสสีเพื่อให้คุณสามารถบอกค่าบวกจากจำนวนลบได้อย่างรวดเร็ว คอลัมน์ค่าเริ่มต้นและค่าสุดท้ายเริ่มต้นบนแกนแนวนอนในขณะที่ค่ากลางเป็นคอลัมน์ลอย เนื่องจากรูปลักษณ์นี้แผนภูมิน้ำตกจึงเรียกอีกอย่างว่าแผนภูมิสะพาน

พิจารณาข้อมูลต่อไปนี้

• เตรียมข้อมูลสำหรับแผนภูมิน้ำตก

• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคอลัมน์ Net Cash Flow อยู่ทางด้านซ้ายของคอลัมน์ Months (เนื่องจากคุณจะไม่รวมคอลัมน์นี้ในขณะที่สร้างแผนภูมิ)

• เพิ่ม 2 คอลัมน์ - เพิ่มและลดกระแสเงินสดที่เป็นบวกและลบตามลำดับ

• เพิ่มคอลัมน์ Start - คอลัมน์แรกในแผนภูมิพร้อมค่าเริ่มต้นใน Net Cash Flow

• เพิ่มคอลัมน์ End - คอลัมน์สุดท้ายในแผนภูมิพร้อมค่าสิ้นสุดในกระแสเงินสดสุทธิ

• เพิ่มคอลัมน์ Float - ที่รองรับคอลัมน์กลาง

• คำนวณค่าสำหรับคอลัมน์เหล่านี้ดังนี้

• ในคอลัมน์ลอยให้แทรกแถวในตอนต้นและตอนท้าย วาง n ค่าตามอำเภอใจ 50000 เพื่อให้มีช่องว่างทางซ้ายและขวาของแผนภูมิ

ข้อมูลจะเป็นดังนี้

• เลือกเซลล์ C2: H18 (ไม่รวมคอลัมน์กระแสเงินสดสุทธิ)
• สร้างแผนภูมิคอลัมน์แบบเรียงซ้อน

• คลิกขวาที่ Float Series
• คลิกจัดรูปแบบชุดข้อมูล
• ในตัวเลือกรูปแบบชุดข้อมูลเลือกไม่เติม

• คลิกขวาที่ Negative Series
• เลือกเติมสีเป็นสีแดง

• คลิกขวาที่ Positive Series
• เลือกเติมสีเป็นสีเขียว

• คลิกขวาที่ Start Series
• เลือกเติมสีเป็นสีเทา
• คลิกขวาที่ End Series
• เลือกเติมสีเป็นสีเทา
• ลบตำนาน

• คลิกขวาที่ซีรี่ส์ใดก็ได้
• ในตัวเลือกรูปแบบชุดข้อมูลเลือกความกว้างของช่องว่างเป็น 10% ภายใต้ตัวเลือกชุดข้อมูล

ให้ชื่อแผนภูมิ แผนภูมิน้ำตกจะปรากฏขึ้น

ประกายไฟ

เส้นแบบประกายไฟเป็นแผนภูมิขนาดเล็กที่อยู่ในเซลล์เดียวโดยแต่ละเส้นจะแสดงแถวของข้อมูลที่คุณเลือก เป็นวิธีที่รวดเร็วในการดูแนวโน้ม

คุณสามารถเพิ่ม Sparklines ด้วยเครื่องมือวิเคราะห์ด่วน

• เลือกข้อมูลที่คุณต้องการเพิ่ม Sparklines
• เก็บคอลัมน์ว่างไว้ทางด้านขวาของข้อมูลสำหรับ Sparklines

ปุ่มการวิเคราะห์อย่างรวดเร็ว

จะปรากฏที่ด้านล่างขวาของข้อมูลที่คุณเลือก

• คลิกที่

  
  ปุ่มการวิเคราะห์อย่างรวดเร็ว แถบเครื่องมือการวิเคราะห์ด่วนปรากฏขึ้นพร้อมตัวเลือกต่างๆ

คลิก SPARKLINES. ตัวเลือกแผนภูมิที่แสดงขึ้นอยู่กับข้อมูลและอาจแตกต่างกันไป

คลิก Line. แผนภูมิเส้นสำหรับแต่ละแถวจะแสดงในคอลัมน์ทางด้านขวาของข้อมูล

PivotCharts

Pivot Charts ใช้เพื่อสรุปข้อมูลแบบกราฟิกและสำรวจข้อมูลที่ซับซ้อน

PivotChart จะแสดงชุดข้อมูลหมวดหมู่และแกนแผนภูมิในลักษณะเดียวกับแผนภูมิมาตรฐาน นอกจากนี้ยังให้การควบคุมการกรองเชิงโต้ตอบบนแผนภูมิเพื่อให้คุณสามารถวิเคราะห์ชุดย่อยของข้อมูลของคุณได้อย่างรวดเร็ว

PivotCharts มีประโยชน์เมื่อคุณมีข้อมูลใน PivotTable ขนาดใหญ่หรือข้อมูลเวิร์กชีตที่ซับซ้อนจำนวนมากที่มีข้อความและตัวเลข PivotChart สามารถช่วยให้คุณเข้าใจข้อมูลนี้ได้

คุณสามารถสร้าง PivotChart ได้จาก

• PivotTable
• ตารางข้อมูลเป็นแบบสแตนด์อโลนโดยไม่มี PivotTable

PivotChart จาก PivotTable

ในการสร้าง PivotChart ให้ทำตามขั้นตอนด้านล่าง -

• คลิก PivotTable
• คลิกวิเคราะห์ภายใต้ PIVOTTABLE TOOLS บน Ribbon
• คลิกที่ PivotChart กล่องโต้ตอบแทรกแผนภูมิจะปรากฏขึ้น

เลือกคอลัมน์แบบคลัสเตอร์จากคอลัมน์ตัวเลือก

คลิกตกลง PivotChart จะปรากฏขึ้น

PivotChart มีตัวกรองสามตัว ได้แก่ ภูมิภาคพนักงานขายและเดือน

• คลิกตัวเลือก Region Filter Control ช่องค้นหาจะปรากฏขึ้นพร้อมรายการภูมิภาคทั้งหมด กล่องกาเครื่องหมายปรากฏถัดจากภูมิภาค

• เลือกตัวเลือกตะวันออกและใต้

ข้อมูลที่กรองแล้วจะปรากฏทั้งใน PivotChart และ PivotTable

PivotChart ที่ไม่มี PivotTable

คุณสามารถสร้าง PivotChart แบบสแตนด์อโลนได้โดยไม่ต้องสร้าง PivotTable

• คลิกตารางข้อมูล
• คลิกแท็บแทรก
• คลิก PivotChart ในกลุ่มแผนภูมิ หน้าต่างสร้าง PivotChart จะปรากฏขึ้น
• เลือกตาราง / ช่วง
• เลือกตำแหน่งที่คุณต้องการวาง PivotChart

คุณสามารถเลือกเซลล์ในแผ่นงานที่มีอยู่เองหรือในแผ่นงานใหม่ คลิกตกลง

PivotChart ว่างเปล่าและ PivotTable ว่างจะปรากฏขึ้นพร้อมกับรายการเขตข้อมูล PivotChart เพื่อสร้าง PivotChart

• เลือกฟิลด์ที่จะเพิ่มลงใน PivotChart

• จัดเรียงฟิลด์โดยการลากลงใน FILTERS, LEGEND (SERIES), AXIS (CATEGORIES) และ VALUES

• ใช้ตัวควบคุมตัวกรองบน ​​PivotChart เพื่อเลือกข้อมูลที่จะวางบน PivotChart

Excel จะสร้าง PivotTable คู่โดยอัตโนมัติ

การตรวจสอบข้อมูลเป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์และใช้งานง่ายใน Excel ซึ่งคุณสามารถตั้งค่าการตรวจสอบข้อมูลกับข้อมูลที่ป้อนที่ป้อนลงในแผ่นงานของคุณ

สำหรับเซลล์ใด ๆ บนแผ่นงานคุณสามารถทำได้

• แสดงข้อความป้อนข้อมูลเกี่ยวกับสิ่งที่ต้องป้อนลงไป
• จำกัด ค่าที่ป้อน
• ระบุรายการค่าให้เลือก
• แสดงข้อความแสดงข้อผิดพลาดและปฏิเสธการป้อนข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง

พิจารณาตัวติดตามความเสี่ยงต่อไปนี้ที่สามารถใช้เพื่อป้อนและติดตามข้อมูลความเสี่ยงที่ระบุ

ในตัวติดตามนี้ข้อมูลที่ป้อนลงในคอลัมน์ต่อไปนี้จะได้รับการตรวจสอบความถูกต้องด้วยข้อ จำกัด ของข้อมูลที่กำหนดไว้ล่วงหน้าและข้อมูลที่ป้อนจะได้รับการยอมรับก็ต่อเมื่อเป็นไปตามเกณฑ์การตรวจสอบ มิฉะนั้นคุณจะได้รับข้อความแสดงข้อผิดพลาด

• Probability
• Impact
• หมวดหมู่ความเสี่ยง
• แหล่งที่มาของความเสี่ยง
• Status

คอลัมน์ความเสี่ยงจะมีค่าจากการคำนวณและคุณไม่สามารถป้อนข้อมูลใด ๆ แม้แต่คอลัมน์S. No. ถูกตั้งค่าให้มีค่าจากการคำนวณที่ปรับแม้ว่าคุณจะลบแถวก็ตาม

ตอนนี้คุณจะได้เรียนรู้วิธีตั้งค่าแผ่นงานดังกล่าว

เตรียมโครงสร้างสำหรับแผ่นงาน

เพื่อเตรียมโครงสร้างสำหรับแผ่นงาน -

• เริ่มต้นด้วยแผ่นงานเปล่า
• ใส่ส่วนหัวในแถวที่ 2
• ใส่ส่วนหัวของคอลัมน์ในแถวที่ 3
• สำหรับส่วนหัวคอลัมน์ความน่าจะเป็นผลกระทบและความเสี่ยง -
  • คลิกขวาที่เซลล์
  • คลิกที่ Format Cells จากเมนูแบบเลื่อนลง
  • ในกล่องโต้ตอบ Format Cells คลิกที่ Alignment แถบ
  • พิมพ์ 90 ภายใต้ปฐมนิเทศ
• ผสานและจัดกึ่งกลางเซลล์ในแถวที่ 3, 4 และ 5 สำหรับแต่ละส่วนหัวของคอลัมน์
• จัดรูปแบบเส้นขอบสำหรับเซลล์ในแถว 2 - 5
• ปรับความกว้างของแถวและคอลัมน์

แผ่นงานของคุณจะมีลักษณะดังนี้ -

กำหนดค่าที่ถูกต้องสำหรับประเภทความเสี่ยง

ในเซลล์ M5 - M13 ให้ป้อนค่าต่อไปนี้ (M5 คือส่วนหัวและ M6 - M13 คือค่า)

ค่าหมวดหมู่

ผู้ใช้ปลายทาง

ลูกค้า

การจัดการ

กำหนดการ

กำหนดการ

สิ่งแวดล้อม

สินค้า

โครงการ

• คลิกเซลล์แรกในคอลัมน์ Risk Category (H6)
• คลิกที่แท็บ DATA บน Ribbon
• คลิกการตรวจสอบข้อมูลในกลุ่มเครื่องมือข้อมูล
• เลือกการตรวจสอบข้อมูล ... จากรายการดรอปดาวน์

กล่องโต้ตอบการตรวจสอบข้อมูลจะปรากฏขึ้น

• คลิกแท็บการตั้งค่า
• ภายใต้เกณฑ์การตรวจสอบใน Allow: รายการแบบหล่นลงเลือกตัวเลือก List.

• เลือกช่วง M6: M13 ในกล่องแหล่งที่มา: ที่ปรากฏขึ้น
• เลือกช่องละเว้นว่างและรายการแบบเลื่อนลงในเซลล์ที่ปรากฏขึ้น

ตั้งค่าข้อความป้อนสำหรับประเภทความเสี่ยง

• คลิกแท็บ Input Message ในกล่องโต้ตอบ Data Validation
• ทำเครื่องหมายในช่อง Show input message เมื่อเซลล์ถูกเลือก
• ในช่องใต้ชื่อ: พิมพ์ประเภทความเสี่ยง:
• ในช่องใต้ข้อความป้อนข้อมูล: เลือกประเภทของความเสี่ยงจากรายการ

ตั้งค่าการแจ้งเตือนข้อผิดพลาดสำหรับประเภทความเสี่ยง

การตั้งค่าการแจ้งเตือนข้อผิดพลาด -

• คลิกแท็บการแจ้งเตือนข้อผิดพลาดในกล่องโต้ตอบการตรวจสอบข้อมูล
• เลือกช่องแสดงการแจ้งเตือนข้อผิดพลาดหลังจากป้อนข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง
• เลือกหยุดภายใต้สไตล์: ดรอปดาวน์
• ในช่องใต้ชื่อ: พิมพ์รายการไม่ถูกต้อง:
• ในกล่องภายใต้ข้อความแสดงข้อผิดพลาด: พิมพ์เลือกค่าจากรายการแบบหล่นลง
• คลิกตกลง

ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลสำหรับประเภทความเสี่ยง

สำหรับเซลล์แรกที่เลือกภายใต้หมวดหมู่ความเสี่ยง

• มีการตั้งเกณฑ์การตรวจสอบข้อมูล
• ตั้งค่าข้อความเข้าแล้ว
• ตั้งค่าการแจ้งเตือนข้อผิดพลาด

ตอนนี้คุณสามารถตรวจสอบการตั้งค่าของคุณได้

คลิกในเซลล์ที่คุณได้ตั้งค่าเกณฑ์การตรวจสอบข้อมูล ข้อความป้อนข้อมูลจะปรากฏขึ้น ปุ่มดรอปดาวน์จะปรากฏที่ด้านขวาของเซลล์

ข้อความที่ป้อนจะแสดงอย่างถูกต้อง

• คลิกที่ปุ่มดรอปดาวน์ทางด้านขวาของเซลล์ รายการดรอปดาวน์จะปรากฏขึ้นพร้อมกับค่าที่สามารถเลือกได้

• ตรวจสอบค่าต่างๆในรายการดรอปดาวน์กับค่าที่ใช้ในการสร้างรายการดรอปดาวน์

ทั้งสองชุดของค่าตรงกัน โปรดทราบว่าหากจำนวนค่ามากกว่านี้คุณจะได้รับแถบเลื่อนลงทางด้านขวาของรายการแบบเลื่อนลง

เลือกค่าจากรายการดรอปดาวน์ ปรากฏในเซลล์

คุณจะเห็นว่าการเลือกค่าที่ถูกต้องทำงานได้ดี

สุดท้ายลองป้อนรายการที่ไม่ถูกต้องและตรวจสอบการแจ้งเตือนข้อผิดพลาด

พิมพ์ People ในเซลล์แล้วกด Enter ข้อความแสดงข้อผิดพลาดที่คุณตั้งไว้สำหรับเซลล์จะแสดงขึ้น

• ตรวจสอบข้อความแสดงข้อผิดพลาด
• คุณมีตัวเลือกในการลองใหม่หรือยกเลิก ตรวจสอบทั้งสองตัวเลือก

คุณตั้งค่าการตรวจสอบข้อมูลสำหรับเซลล์สำเร็จแล้ว

Note - การตรวจสอบการสะกดและไวยากรณ์ของข้อความเป็นสิ่งสำคัญมาก

กำหนดเกณฑ์ที่ถูกต้องสำหรับคอลัมน์ประเภทความเสี่ยง

ตอนนี้คุณพร้อมที่จะใช้เกณฑ์การตรวจสอบข้อมูลกับเซลล์ทั้งหมดในคอลัมน์ประเภทความเสี่ยง

ณ จุดนี้คุณต้องจำสองสิ่ง -

• คุณต้องกำหนดเกณฑ์สำหรับจำนวนเซลล์สูงสุดที่สามารถใช้ได้ ในตัวอย่างของเราอาจแตกต่างกันไปตั้งแต่ 10 - 100 ขึ้นอยู่กับตำแหน่งที่จะใช้แผ่นงาน

• คุณไม่ควรกำหนดเกณฑ์สำหรับช่วงของเซลล์ที่ไม่ต้องการหรือสำหรับทั้งคอลัมน์ การทำเช่นนี้จะเพิ่มขนาดไฟล์โดยไม่จำเป็น เรียกว่าการจัดรูปแบบส่วนเกิน หากคุณได้รับแผ่นงานจากแหล่งภายนอกคุณต้องลบการจัดรูปแบบส่วนเกินออกซึ่งคุณจะได้เรียนรู้ในบทที่สอบถามในบทช่วยสอนนี้

ทำตามขั้นตอนด้านล่าง -

• กำหนดเกณฑ์การตรวจสอบความถูกต้องสำหรับ 10 เซลล์ภายใต้หมวดหมู่ความเสี่ยง
• คุณสามารถทำได้อย่างง่ายดายโดยคลิกที่มุมขวาล่างของเซลล์แรก
• กดสัญลักษณ์ + ที่ปรากฏขึ้นแล้วดึงลง

การตรวจสอบข้อมูลถูกตั้งค่าสำหรับเซลล์ที่เลือกทั้งหมด

คลิกคอลัมน์สุดท้ายที่เลือกและยืนยัน

การตรวจสอบข้อมูลสำหรับคอลัมน์ประเภทความเสี่ยงเสร็จสมบูรณ์

ตั้งค่าการตรวจสอบความถูกต้องสำหรับแหล่งที่มาของความเสี่ยง

ในกรณีนี้เรามีเพียงสองค่า - ภายในและภายนอก

• คลิกในเซลล์แรกในคอลัมน์แหล่งความเสี่ยง (I6)
• คลิกแท็บ DATA บน Ribbon
• คลิกการตรวจสอบข้อมูลในกลุ่มเครื่องมือข้อมูล
• เลือกการตรวจสอบข้อมูล ... จากรายการดรอปดาวน์

กล่องโต้ตอบการตรวจสอบข้อมูลจะปรากฏขึ้น

• คลิกแท็บการตั้งค่า
• ภายใต้เกณฑ์การตรวจสอบในรายการแบบเลื่อนลงอนุญาต: เลือกรายการตัวเลือก
• พิมพ์ Internal, External ในกล่อง Source: ที่ปรากฏขึ้น
• เลือกช่องละเว้นว่างและรายการแบบเลื่อนลงในเซลล์ที่ปรากฏขึ้น

ตั้งค่า Input Message สำหรับ Risk Source

ตั้งค่าการแจ้งเตือนข้อผิดพลาดสำหรับแหล่งความเสี่ยง

สำหรับเซลล์แรกที่เลือกภายใต้แหล่งความเสี่ยง -

• มีการตั้งเกณฑ์การตรวจสอบข้อมูล
• ตั้งค่าข้อความเข้าแล้ว
• ตั้งค่าการแจ้งเตือนข้อผิดพลาด

ตอนนี้คุณสามารถตรวจสอบการตั้งค่าของคุณได้

คลิกในเซลล์ที่คุณได้ตั้งค่าเกณฑ์การตรวจสอบข้อมูล ข้อความที่ป้อนจะปรากฏขึ้น ปุ่มดรอปดาวน์จะปรากฏที่ด้านขวาของเซลล์

ข้อความที่ป้อนจะแสดงอย่างถูกต้อง

• คลิกปุ่มลูกศรแบบเลื่อนลงทางด้านขวาของเซลล์ รายการดรอปดาวน์จะปรากฏขึ้นพร้อมกับค่าที่สามารถเลือกได้

• ตรวจสอบว่าค่าตรงกับที่คุณพิมพ์หรือไม่ - ภายในและภายนอก

ทั้งสองชุดของค่าตรงกัน เลือกค่าจากรายการดรอปดาวน์ ปรากฏในเซลล์

คุณจะเห็นว่าการเลือกค่าที่ถูกต้องทำงานได้ดี สุดท้ายลองป้อนรายการที่ไม่ถูกต้องและตรวจสอบการแจ้งเตือนข้อผิดพลาด

พิมพ์การเงินในเซลล์แล้วกด Enter ข้อความแสดงข้อผิดพลาดที่คุณตั้งไว้สำหรับเซลล์จะแสดงขึ้น

• ตรวจสอบข้อความแสดงข้อผิดพลาด คุณตั้งค่าการตรวจสอบข้อมูลสำหรับเซลล์สำเร็จแล้ว

• กำหนดเกณฑ์ที่ถูกต้องสำหรับคอลัมน์แหล่งความเสี่ยง

• ใช้เกณฑ์การตรวจสอบข้อมูลกับเซลล์ I6 - I15 ในคอลัมน์แหล่งความเสี่ยง (เช่นช่วงเดียวกับคอลัมน์ประเภทความเสี่ยง)

การตรวจสอบข้อมูลถูกตั้งค่าสำหรับเซลล์ที่เลือกทั้งหมด การตรวจสอบข้อมูลสำหรับคอลัมน์แหล่งความเสี่ยงเสร็จสมบูรณ์

ตั้งค่าการตรวจสอบสถานะ

• ทำซ้ำขั้นตอนเดียวกับที่คุณใช้ในการตั้งค่า Validation สำหรับ Risk Source

• ตั้งค่ารายการเป็นเปิดปิด

• ใช้เกณฑ์การตรวจสอบข้อมูลกับเซลล์ K6 - K15 ในคอลัมน์สถานะ (เช่นช่วงเดียวกับคอลัมน์ประเภทความเสี่ยง)

การตรวจสอบข้อมูลถูกตั้งค่าสำหรับเซลล์ที่เลือกทั้งหมด การตรวจสอบข้อมูลสำหรับสถานะคอลัมน์เสร็จสมบูรณ์

ตั้งค่าการตรวจสอบความน่าจะเป็น

ค่าคะแนนความน่าจะเป็นของความเสี่ยงอยู่ในช่วง 1-5, 1 ต่ำและ 5 สูง ค่าสามารถเป็นจำนวนเต็มใดก็ได้ระหว่าง 1 ถึง 5 รวมทั้งสองอย่าง

• คลิกในเซลล์แรกใต้คอลัมน์ Risk Source (I6)
• คลิกแท็บ DATA บน Ribbon
• คลิกการตรวจสอบข้อมูลในกลุ่มเครื่องมือข้อมูล
• เลือกการตรวจสอบข้อมูล ... จากรายการดรอปดาวน์

กล่องโต้ตอบการตรวจสอบข้อมูลจะปรากฏขึ้น

• คลิกแท็บการตั้งค่า
• ภายใต้เกณฑ์การตรวจสอบในรายการแบบเลื่อนลงอนุญาต: เลือกจำนวนเต็ม

• เลือกระหว่างภายใต้ข้อมูล:
• พิมพ์ 1 ในช่องต่ำสุด:
• พิมพ์ 5 ในช่องด้านล่างสูงสุด:

ตั้งค่าข้อความป้อนสำหรับความน่าจะเป็น

ตั้งค่าการแจ้งเตือนข้อผิดพลาดสำหรับความน่าจะเป็นแล้วคลิกตกลง

สำหรับเซลล์แรกที่เลือกภายใต้ความน่าจะเป็น

• มีการตั้งเกณฑ์การตรวจสอบข้อมูล
• ตั้งค่าข้อความเข้าแล้ว
• ตั้งค่าการแจ้งเตือนข้อผิดพลาด

ตอนนี้คุณสามารถตรวจสอบการตั้งค่าของคุณได้

คลิกเซลล์ที่คุณตั้งค่าเกณฑ์การตรวจสอบข้อมูล ข้อความที่ป้อนจะปรากฏขึ้น ในกรณีนี้จะไม่มีปุ่มดรอปดาวน์เนื่องจากค่าอินพุตถูกตั้งค่าให้อยู่ในช่วงไม่ใช่จากรายการ

ข้อความที่ป้อนจะแสดงอย่างถูกต้อง

ป้อนจำนวนเต็มระหว่าง 1 ถึง 5 ในเซลล์ ปรากฏในเซลล์

การเลือกค่าที่ถูกต้องทำงานได้ดี สุดท้ายลองป้อนรายการที่ไม่ถูกต้องและตรวจสอบการแจ้งเตือนข้อผิดพลาด

พิมพ์ 6 ในเซลล์แล้วกด Enter ข้อความแสดงข้อผิดพลาดที่คุณได้ตั้งค่าไว้สำหรับเซลล์จะปรากฏขึ้น

คุณตั้งค่าการตรวจสอบข้อมูลสำหรับเซลล์สำเร็จแล้ว

• กำหนดเกณฑ์ที่ถูกต้องสำหรับคอลัมน์ความน่าจะเป็น

• ใช้เกณฑ์การตรวจสอบข้อมูลกับเซลล์ E6 - E15 ในคอลัมน์ความน่าจะเป็น (เช่นช่วงเดียวกับคอลัมน์ประเภทความเสี่ยง)

การตรวจสอบข้อมูลถูกตั้งค่าสำหรับเซลล์ที่เลือกทั้งหมด การตรวจสอบข้อมูลสำหรับคอลัมน์ความน่าจะเป็นเสร็จสมบูรณ์

ตั้งค่าการตรวจสอบความถูกต้องสำหรับผลกระทบ

ในการตั้งค่าการตรวจสอบความถูกต้องสำหรับผลกระทบให้ทำซ้ำขั้นตอนเดียวกับที่คุณใช้สำหรับการตั้งค่าการตรวจสอบความถูกต้องสำหรับความน่าจะเป็น

ใช้เกณฑ์การตรวจสอบข้อมูลกับเซลล์ F6 - F15 ในคอลัมน์ผลกระทบ (เช่นช่วงเดียวกับคอลัมน์ประเภทความเสี่ยง)

การตรวจสอบข้อมูลถูกตั้งค่าสำหรับเซลล์ที่เลือกทั้งหมด การตรวจสอบข้อมูลสำหรับผลกระทบของคอลัมน์เสร็จสมบูรณ์

ตั้งค่าความเสี่ยงของคอลัมน์ด้วยค่าที่คำนวณได้

ความเสี่ยงถูกคำนวณเป็นผลจากความน่าจะเป็นของความเสี่ยงและผลกระทบจากความเสี่ยง

ความเสี่ยง = ความน่าจะเป็น * ผลกระทบ

พิมพ์ = E6 * F6 ในเซลล์ G6 แล้วกด Enter

0 จะแสดงในเซลล์ G6 เนื่องจาก E6 และ F6 ว่างเปล่า

คัดลอกสูตรในเซลล์ G6 - G15 0 จะแสดงในเซลล์ G6 - G15

เนื่องจากคอลัมน์ความเสี่ยงมีไว้สำหรับค่าที่คำนวณคุณจึงไม่ควรอนุญาตให้ป้อนข้อมูลในคอลัมน์นั้น

• เลือกเซลล์ G6-G15

• คลิกขวาและในรายการดรอปดาวน์ที่ปรากฏขึ้นให้เลือกจัดรูปแบบเซลล์ กล่องโต้ตอบ Format Cells จะปรากฏขึ้น

• คลิกแท็บการป้องกัน

• ตรวจสอบตัวเลือก Locked.

เพื่อให้แน่ใจว่าไม่อนุญาตให้ป้อนข้อมูลในเซลล์เหล่านั้น อย่างไรก็ตามสิ่งนี้จะมีผลเฉพาะเมื่อแผ่นงานได้รับการป้องกันซึ่งคุณจะทำเป็นขั้นตอนสุดท้ายหลังจากที่แผ่นงานพร้อมแล้ว

• คลิกตกลง
• แรเงาเซลล์ G6-G15 เพื่อระบุว่าเป็นค่าที่คำนวณได้

จัดรูปแบบค่าหมายเลขซีเรียล

คุณสามารถปล่อยให้ผู้ใช้กรอกข้อมูลในคอลัมน์ S. No. อย่างไรก็ตามหากคุณจัดรูปแบบค่า S. No. แผ่นงานจะดูเรียบร้อยมากขึ้น นอกจากนี้ยังแสดงจำนวนแถวที่จัดรูปแบบแผ่นงาน

พิมพ์ = row () - 5 ในเซลล์ B6 แล้วกด Enter

1 จะปรากฏในเซลล์ B6 คัดลอกสูตรในเซลล์ B6-B15 ค่า 1-10 ปรากฏขึ้น

แรเงาเซลล์ B6-B15

สรุป

เกือบเสร็จแล้วกับโครงการของคุณ

• ซ่อนคอลัมน์ M ที่มีค่าประเภทข้อมูล
• จัดรูปแบบเส้นขอบสำหรับเซลล์ B6-K16

• คลิกขวาที่แท็บแผ่นงาน
• เลือกป้องกันแผ่นงานจากเมนู

กล่องโต้ตอบป้องกันแผ่นงานจะปรากฏขึ้น

• ตรวจสอบตัวเลือกป้องกันแผ่นงานและเนื้อหาของเซลล์ที่ถูกล็อก
• พิมพ์รหัสผ่านใต้รหัสผ่านเพื่อยกเลิกการป้องกันแผ่นงาน -
  • รหัสผ่านเป็นกรณีที่สำคัญ
  • ไม่สามารถกู้คืนแผ่นงานที่มีการป้องกันได้หากลืมรหัสผ่าน
  • เป็นแนวทางปฏิบัติที่ดีในการเก็บรายชื่อแผ่นงานและรหัสผ่านไว้ที่ใดที่หนึ่ง
• ภายใต้อนุญาตให้ผู้ใช้ทั้งหมดของแผ่นงานนี้ทำเครื่องหมายในช่องเลือกเซลล์ที่ปลดล็อก

คุณได้ป้องกันเซลล์ที่ถูกล็อกไว้ในคอลัมน์ Risk Exposure จากการป้อนข้อมูลและทำให้เซลล์ที่ปลดล็อกส่วนที่เหลือสามารถแก้ไขได้ คลิกตกลง

Confirm Password กล่องโต้ตอบปรากฏขึ้น

• ป้อนรหัสผ่านอีกครั้ง
• คลิกตกลง

แผ่นงานของคุณพร้อมชุดการตรวจสอบข้อมูลสำหรับเซลล์ที่เลือกพร้อมใช้งานแล้ว

คุณสามารถทำการวิเคราะห์ทางการเงินด้วย Excel ได้อย่างง่ายดาย Excel มีฟังก์ชันทางการเงินมากมายให้คุณเช่น PMT, PV, NPV, XNPV, IRR, MIRR, XIRR และอื่น ๆ ที่ช่วยให้คุณได้รับผลการวิเคราะห์ทางการเงินอย่างรวดเร็ว

ในบทนี้คุณจะได้เรียนรู้ว่าคุณสามารถใช้ฟังก์ชันเหล่านี้สำหรับการวิเคราะห์ของคุณได้ที่ไหนและอย่างไร

เงินรายปีคืออะไร?

เงินรายปีคือชุดของการจ่ายเงินสดคงที่ในช่วงเวลาต่อเนื่อง ตัวอย่างเช่นการออมเพื่อการเกษียณเงินประกันเงินกู้บ้านการจำนอง ฯลฯ ในฟังก์ชันเงินงวด -

• จำนวนบวกแสดงถึงเงินสดที่ได้รับ
• จำนวนลบหมายถึงเงินสดที่จ่ายออกไป

มูลค่าปัจจุบันของชุดการชำระเงินในอนาคต

มูลค่าปัจจุบันคือจำนวนเงินทั้งหมดที่ชุดของการชำระเงินในอนาคตมีมูลค่าในขณะนี้ คุณสามารถคำนวณมูลค่าปัจจุบันโดยใช้ฟังก์ชัน Excel -

• PV- คำนวณมูลค่าปัจจุบันของการลงทุนโดยใช้อัตราดอกเบี้ยและชุดของการชำระเงินในอนาคต (มูลค่าติดลบ) และรายได้ (ค่าบวก) กระแสเงินสดอย่างน้อยหนึ่งรายการต้องเป็นบวกและอย่างน้อยก็ต้องเป็นลบ

• NPV - คำนวณมูลค่าปัจจุบันสุทธิของการลงทุนโดยใช้อัตราคิดลดและชุดของการชำระเงินในอนาคตเป็นงวด ๆ (มูลค่าติดลบ) และรายได้ (มูลค่าบวก)

• XNPV - คำนวณมูลค่าปัจจุบันสุทธิสำหรับตารางกระแสเงินสดที่ไม่จำเป็นต้องเป็นงวด

Note that -

• กระแสเงินสด PV ต้องคงที่ในขณะที่กระแสเงินสด NPV สามารถเปลี่ยนแปลงได้

• กระแสเงินสด PV สามารถเป็นได้ทั้งที่จุดเริ่มต้นหรือเมื่อสิ้นสุดรอบระยะเวลาในขณะที่กระแสเงินสด NPV จะต้องเป็นช่วงสิ้นงวด

• กระแสเงินสด NPV ต้องเป็นงวดในขณะที่กระแสเงินสด XNPV ไม่จำเป็นต้องเป็นงวด

ในส่วนนี้คุณจะเข้าใจวิธีการทำงานกับ PV คุณจะได้เรียนรู้เกี่ยวกับ NPV ในส่วนต่อไป

ตัวอย่าง

สมมติว่าคุณกำลังซื้อตู้เย็น พนักงานขายบอกคุณว่าราคาตู้เย็นคือ 32000 แต่คุณมีทางเลือกในการชำระเงินใน 8 ปีด้วยอัตราดอกเบี้ย 13% ต่อปีและจ่ายปีละ 6000 นอกจากนี้คุณยังมีตัวเลือกในการชำระเงิน ไม่ว่าจะในช่วงต้นหรือปลายปี

คุณต้องการทราบว่าตัวเลือกใดที่เป็นประโยชน์สำหรับคุณ

คุณสามารถใช้ฟังก์ชัน Excel PV -

PV (rate, nper, pmt, [fv ], [type])

ในการคำนวณมูลค่าปัจจุบันด้วยการชำระเงินทุกสิ้นปีให้ละเว้นประเภทหรือระบุ 0 สำหรับประเภท

ในการคำนวณมูลค่าปัจจุบันด้วยการชำระเงินทุกสิ้นปีให้ระบุ 1 สำหรับประเภท

คุณจะได้รับผลลัพธ์ดังต่อไปนี้ -

ดังนั้น,

• หากคุณชำระเงินตอนนี้คุณต้องจ่าย 32,000 ของมูลค่าปัจจุบัน
• หากคุณเลือกชำระเงินแบบรายปีพร้อมการชำระเงินเมื่อสิ้นปีคุณจะต้องจ่าย 28, 793 ของมูลค่าปัจจุบัน
• หากคุณเลือกชำระเงินแบบรายปีพร้อมกับการชำระเงินในช่วงสิ้นปีคุณจะต้องจ่าย 32,536 ของมูลค่าปัจจุบัน

คุณจะเห็นได้อย่างชัดเจนว่าตัวเลือกที่ 2 มีประโยชน์สำหรับคุณ

EMI คืออะไร?

การผ่อนชำระรายเดือนที่เท่าเทียมกัน (EMI) ถูกกำหนดโดย Investopedia ว่า "จำนวนเงินที่ผู้กู้จ่ายให้กับผู้ให้กู้ ณ วันที่ระบุไว้ในแต่ละเดือนตามปฏิทินการผ่อนชำระต่อเดือนที่เท่ากันจะใช้เพื่อชำระทั้งดอกเบี้ยและเงินต้นในแต่ละเดือน จำนวนปีที่ระบุเงินกู้จะชำระเต็มจำนวน "

EMI ในการกู้ยืม

ใน Excel คุณสามารถคำนวณ EMI จากการยืมด้วยฟังก์ชัน PMT

สมมติว่าคุณต้องการกู้สินเชื่อบ้านจำนวน 5000000 อัตราดอกเบี้ยต่อปี 11.5% และระยะเวลากู้ 25 ปี คุณสามารถค้นหา EMI ของคุณได้ดังนี้ -

• คำนวณอัตราดอกเบี้ยต่อเดือน (อัตราดอกเบี้ยต่อปี / 12)
• คำนวณจำนวนการชำระเงินรายเดือน (จำนวนปี * 12)
• ใช้ฟังก์ชัน PMT เพื่อคำนวณ EMI

อย่างที่คุณสังเกต

• มูลค่าปัจจุบัน (PV) คือจำนวนเงินกู้
• มูลค่าในอนาคต (FV) คือ 0 เมื่อสิ้นสุดระยะเวลาจำนวนเงินกู้ควรเป็น 0
• ประเภทคือ 1 เนื่องจากมีการจ่าย EMI ทุกต้นเดือน

คุณจะได้รับผลลัพธ์ดังต่อไปนี้ -

การชำระเงินต้นและดอกเบี้ยรายเดือนจากเงินกู้

EMI รวมทั้งดอกเบี้ยและการชำระเงินต้นบางส่วน เมื่อเวลาเพิ่มขึ้นส่วนประกอบทั้งสองนี้ของ EMI จะแตกต่างกันไปทำให้ความสมดุลลดลง

ที่จะได้รับ

• ส่วนดอกเบี้ยของการชำระเงินรายเดือนของคุณคุณสามารถใช้ฟังก์ชัน Excel IPMT

• การชำระเงินส่วนหลักของการชำระเงินรายเดือนของคุณคุณสามารถใช้ฟังก์ชัน Excel PPMT

ตัวอย่างเช่นหากคุณกู้ยืมเงิน 1,000,000 เป็นระยะเวลา 8 เดือนในอัตรา 16% ต่อปี คุณจะได้รับค่า EMI จำนวนดอกเบี้ยที่ลดลงการชำระเงินต้นที่เพิ่มขึ้นและยอดเงินกู้ที่ลดลงในช่วง 8 เดือน เมื่อครบ 8 เดือนยอดเงินกู้จะเป็น 0

ทำตามขั้นตอนที่ระบุด้านล่าง

Step 1 - คำนวณ EMI ดังนี้

ส่งผลให้ EMI เป็น Rs 13261.59.

Step 2 - ถัดไปคำนวณดอกเบี้ยและส่วนเงินต้นของ EMI สำหรับ 8 เดือนตามที่แสดงด้านล่าง

คุณจะได้รับผลลัพธ์ดังต่อไปนี้

ดอกเบี้ยและเงินต้นที่จ่ายระหว่างสองช่วงเวลา

คุณสามารถคำนวณดอกเบี้ยและเงินต้นที่ชำระระหว่างสองงวดได้

• คำนวณดอกเบี้ยสะสมจ่ายระหว่าง 2 ^{ครั้ง}และ 3 ^ถเดือนโดยใช้ฟังก์ชั่น CUMIPMT

• ตรวจสอบผลที่ได้ข้อสรุปถึงค่าดอกเบี้ย 2 ^{ครั้ง}และ 3 ^ถเดือน

• คำนวณเงินต้นสะสมที่จ่ายระหว่าง 2 ^{ครั้ง}และ 3 ^ถเดือนโดยใช้ฟังก์ชั่น CUMPRINC

• ตรวจสอบผลที่ได้ข้อสรุปถึงค่านิยมหลัก 2 ^{ครั้ง}และ 3 ^ถเดือน

คุณจะได้รับผลลัพธ์ดังต่อไปนี้

คุณจะเห็นว่าการคำนวณของคุณตรงกับผลการยืนยันของคุณ

การคำนวณอัตราดอกเบี้ย

สมมติว่าคุณใช้เงินกู้ 100,000 และคุณต้องการคืนทุนใน 15 เดือนโดยมียอดชำระต่อเดือนสูงสุด 12000 คุณอาจต้องการทราบอัตราดอกเบี้ยที่คุณต้องจ่าย

ค้นหาอัตราดอกเบี้ยด้วยฟังก์ชัน Excel RATE -

คุณจะได้ผลลัพธ์เป็น 8%

การคำนวณระยะเวลาการกู้ยืม

สมมติว่าคุณกู้เงิน 100,000 ในอัตราดอกเบี้ย 10% คุณต้องการผ่อนต่อเดือนสูงสุด 15,000 คุณอาจต้องการทราบว่าจะใช้เวลานานเท่าใดในการเคลียร์เงินกู้

ค้นหาจำนวนการชำระเงินด้วยฟังก์ชัน Excel NPER

คุณจะได้รับผลลัพธ์เป็น 12 เดือน

การตัดสินใจในการลงทุน

เมื่อคุณต้องการลงทุนให้เปรียบเทียบตัวเลือกต่างๆและเลือกตัวเลือกที่ให้ผลตอบแทนดีกว่า มูลค่าปัจจุบันสุทธิมีประโยชน์ในการเปรียบเทียบกระแสเงินสดในช่วงเวลาหนึ่งและตัดสินใจว่ากระแสใดดีกว่า กระแสเงินสดสามารถเกิดขึ้นได้ในช่วงเวลาปกติเป็นระยะหรือในช่วงเวลาที่ไม่สม่ำเสมอ

อันดับแรกเราพิจารณากรณีของ regular, periodical cash flows.

มูลค่าปัจจุบันสุทธิของลำดับกระแสเงินสดที่ได้รับ ณ จุดต่างๆในช่วงเวลา n ปีนับจากนี้ (n สามารถเป็นเศษส่วนได้) คือ 1/(1 + r)ⁿโดยที่ r คืออัตราดอกเบี้ยรายปี

พิจารณาการลงทุนสองรายการต่อไปนี้ในช่วง 3 ปี

ด้วยมูลค่าที่ตราไว้การลงทุน 1 ดูดีกว่าการลงทุน 2 อย่างไรก็ตามคุณสามารถตัดสินใจได้ว่าการลงทุนใดดีกว่าก็ต่อเมื่อคุณทราบมูลค่าที่แท้จริงของการลงทุน ณ วันนี้ คุณสามารถใช้ฟังก์ชัน NPV เพื่อคำนวณผลตอบแทน

กระแสเงินสดเกิดขึ้นได้

• ในช่วงปลายปีของทุกปี
• ในช่วงต้นปีของทุกปี
• ในช่วงกลางปีของทุกปี

ฟังก์ชัน NPV จะถือว่ากระแสเงินสด ณ สิ้นปี หากกระแสเงินสดเกิดขึ้นในเวลาที่ต่างกันคุณต้องคำนึงถึงปัจจัยเฉพาะนั้นควบคู่ไปกับการคำนวณด้วย NPV

สมมติว่ากระแสเงินสดเกิดขึ้นในช่วงปลายปี จากนั้นคุณสามารถใช้ฟังก์ชัน NPV ได้ทันที

คุณจะได้รับผลลัพธ์ดังต่อไปนี้ -

ตามที่คุณสังเกต NPV สำหรับการลงทุน 2 สูงกว่าการลงทุน 1 ดังนั้นการลงทุน 2 จึงเป็นทางเลือกที่ดีกว่า คุณได้ผลลัพธ์นี้เนื่องจากกระแสเงินสดออกสำหรับการลงทุน 2 จะอยู่ในช่วงเวลาต่อมาเมื่อเทียบกับการลงทุน 1

กระแสเงินสดในช่วงต้นปี

สมมติว่ากระแสเงินสดเกิดขึ้นทุกต้นปี ในกรณีนี้คุณไม่ควรรวมกระแสเงินสดแรกในการคำนวณ NPV เนื่องจากเป็นมูลค่าปัจจุบันอยู่แล้ว คุณต้องเพิ่มกระแสเงินสดก้อนแรกให้กับ NPV ที่ได้รับจากกระแสเงินสดส่วนที่เหลือเพื่อให้ได้มูลค่าปัจจุบันสุทธิ

คุณจะได้รับผลลัพธ์ดังต่อไปนี้ -

กระแสเงินสดในช่วงกลางปี

สมมติว่ากระแสเงินสดเกิดขึ้นในช่วงกลางของทุกปี ในกรณีนี้คุณต้องคูณ NPV ที่ได้รับจากกระแสเงินสดด้วย $ \ sqrt {1 + r} $ เพื่อให้ได้มูลค่าปัจจุบันสุทธิ

คุณจะได้รับผลลัพธ์ดังต่อไปนี้ -

กระแสเงินสดในช่วงเวลาที่ไม่สม่ำเสมอ

หากคุณต้องการคำนวณมูลค่าปัจจุบันสุทธิด้วยกระแสเงินสดที่ผิดปกตินั่นคือกระแสเงินสดที่เกิดขึ้นในช่วงเวลาสุ่มการคำนวณจะค่อนข้างซับซ้อน

อย่างไรก็ตามใน Excel คุณสามารถคำนวณได้อย่างง่ายดายด้วยฟังก์ชัน XNPV

• จัดเรียงข้อมูลของคุณด้วยวันที่และกระแสเงินสด

Note- วันที่แรกในข้อมูลของคุณควรเป็นวันที่เร็วที่สุดของวันที่ทั้งหมด วันที่อื่น ๆ สามารถเกิดขึ้นในลำดับใดก็ได้

• ใช้ฟังก์ชัน XNPV เพื่อคำนวณมูลค่าปัจจุบันสุทธิ

คุณจะได้รับผลลัพธ์ดังต่อไปนี้ -

วันที่สมมติว่าวันนี้คือ 15 ^THมีนาคม 2015 ในขณะที่คุณสังเกตทุกวันของกระแสเงินสดที่มีวันต่อมา หากคุณต้องการหามูลค่าปัจจุบันสุทธิ ณ วันนี้ให้รวมไว้ในข้อมูลที่ด้านบนและระบุ 0 สำหรับกระแสเงินสด

คุณจะได้รับผลลัพธ์ดังต่อไปนี้ -

อัตราผลตอบแทนภายใน (IRR)

อัตราผลตอบแทนภายใน (IRR) ของการลงทุนคืออัตราดอกเบี้ยที่ NPV เท่ากับ 0 เป็นมูลค่าตามอัตราที่มูลค่าปัจจุบันของกระแสเงินสดที่เป็นบวกชดเชยค่าลบอย่างแน่นอน เมื่ออัตราคิดลดคือ IRR การลงทุนจะไม่แยแสอย่างสมบูรณ์กล่าวคือนักลงทุนจะไม่ได้รับหรือเสียเงิน

พิจารณากระแสเงินสดต่อไปนี้อัตราดอกเบี้ยที่แตกต่างกันและค่า NPV ที่สอดคล้องกัน

ดังที่คุณสามารถสังเกตได้ระหว่างค่าของอัตราดอกเบี้ย 10% และ 11% สัญญาณของ NPV จะเปลี่ยนไป เมื่อคุณปรับอัตราดอกเบี้ยเป็น 10.53% NPV เกือบเป็น 0 ดังนั้น IRR จึงเท่ากับ 10.53%

การกำหนด IRR ของกระแสเงินสดสำหรับโครงการ

คุณสามารถคำนวณ IRR ของกระแสเงินสดด้วยฟังก์ชัน Excel IRR

IRR เท่ากับ 10.53% ตามที่คุณเห็นในหัวข้อก่อนหน้านี้

สำหรับกระแสเงินสดที่กำหนด IRR อาจ -

• มีอยู่และไม่เหมือนใคร
• มีอยู่และหลายรายการ
• ไม่มีอยู่จริง

IRR ที่เป็นเอกลักษณ์

หากมี IRR และไม่เหมือนใครก็สามารถใช้เพื่อเลือกการลงทุนที่ดีที่สุดท่ามกลางความเป็นไปได้ต่างๆ

• หากกระแสเงินสดก้อนแรกเป็นลบแสดงว่านักลงทุนมีเงินและต้องการลงทุน จากนั้น IRR ที่สูงขึ้นก็จะยิ่งดีขึ้นเนื่องจากแสดงถึงอัตราดอกเบี้ยที่นักลงทุนได้รับ

• หากกระแสเงินสดแรกเป็นบวกหมายความว่านักลงทุนต้องการเงินและกำลังมองหาเงินกู้ยิ่ง IRR ต่ำเท่าไรก็ยิ่งดีขึ้นเท่านั้นเนื่องจากเป็นอัตราดอกเบี้ยที่นักลงทุนจ่าย

หากต้องการดูว่า IRR ไม่ซ้ำกันหรือไม่ให้เปลี่ยนค่าเดาและคำนวณ IRR ถ้า IRR คงที่แสดงว่าไม่ซ้ำกัน

ตามที่คุณสังเกต IRR มีค่าเฉพาะสำหรับค่าการคาดเดาที่แตกต่างกัน

IRR หลายรายการ

ในบางกรณีคุณอาจมี IRR หลายตัว พิจารณากระแสเงินสดต่อไปนี้ คำนวณ IRR ด้วยค่าเดาที่แตกต่างกัน

คุณจะได้รับผลลัพธ์ดังต่อไปนี้ -

คุณสามารถสังเกตได้ว่ามี IRR สองตัว - -9.59% และ 216.09% คุณสามารถตรวจสอบ IRR ทั้งสองนี้ที่คำนวณ NPV ได้

สำหรับทั้ง -9.59% และ 216.09% NPV คือ 0

ไม่มี IRR

ในบางกรณีคุณอาจไม่มี IRR พิจารณากระแสเงินสดต่อไปนี้ คำนวณ IRR ด้วยค่าเดาที่แตกต่างกัน

คุณจะได้ผลลัพธ์เป็น #NUM สำหรับค่าเดาทั้งหมด

ผลลัพธ์ #NUM หมายความว่าไม่มี IRR สำหรับกระแสเงินสดที่พิจารณา

รูปแบบกระแสเงินสดและ IRR

หากกระแสเงินสดมีการเปลี่ยนแปลงเพียงเครื่องหมายเดียวเช่นจากลบเป็นบวกหรือบวกเป็นลบจะมีการรับประกัน IRR ที่ไม่ซ้ำกัน ตัวอย่างเช่นในการลงทุนกระแสเงินสดแรกจะเป็นลบในขณะที่กระแสเงินสดที่เหลือจะเป็นบวก ในกรณีเช่นนี้จะมี IRR ที่ไม่ซ้ำกัน

หากกระแสเงินสดมีการเปลี่ยนแปลงมากกว่าหนึ่งสัญญาณอาจไม่มี IRR แม้ว่าจะมีอยู่จริง แต่ก็อาจไม่ซ้ำใคร

การตัดสินใจขึ้นอยู่กับ IRR

นักวิเคราะห์หลายคนชอบใช้ IRR และเป็นตัววัดความสามารถในการทำกำไรที่ได้รับความนิยมเนื่องจากเป็นเปอร์เซ็นต์นั้นง่ายต่อการเข้าใจและง่ายต่อการเปรียบเทียบกับผลตอบแทนที่ต้องการ อย่างไรก็ตามมีปัญหาบางอย่างในระหว่างการตัดสินใจกับ IRR หากคุณจัดอันดับด้วย IRR และตัดสินใจตามอันดับเหล่านี้คุณอาจตัดสินใจผิดพลาด

คุณได้เห็นแล้วว่า NPV จะช่วยให้คุณสามารถตัดสินใจทางการเงินได้ อย่างไรก็ตาม IRR และ NPV จะไม่นำไปสู่การตัดสินใจแบบเดียวกันเสมอไปเมื่อโปรเจ็กต์ไม่รวมกัน

Mutually exclusive projectsเป็นโครงการที่การคัดเลือกโครงการหนึ่งขัดขวางการยอมรับอีกโครงการหนึ่ง เมื่อโปรเจ็กต์ที่กำลังถูกเปรียบเทียบไม่รวมกันอาจเกิดความขัดแย้งในการจัดอันดับระหว่าง NPV และ IRR หากคุณต้องเลือกระหว่างโครงการ A และโครงการ B NPV อาจแนะนำให้ยอมรับโครงการ A ในขณะที่ IRR อาจแนะนำโครงการ B

ความขัดแย้งประเภทนี้ระหว่าง NPV และ IRR อาจเกิดขึ้นเนื่องจากสาเหตุต่อไปนี้ -

• โครงการมีขนาดแตกต่างกันมากหรือ
• ช่วงเวลาของกระแสเงินสดจะแตกต่างกัน

โครงการที่มีขนาดแตกต่างกันอย่างมีนัยสำคัญ

หากคุณต้องการตัดสินใจโดย IRR โครงการ A ให้ผลตอบแทน 100 และโครงการ B ผลตอบแทน 50 ดังนั้นการลงทุนในโครงการ A จึงมีผลกำไร อย่างไรก็ตามนี่เป็นการตัดสินใจที่ผิดเนื่องจากความแตกต่างในขนาดของโครงการ

พิจารณา -

• คุณมี 1,000 ที่จะลงทุน

• หากคุณลงทุนทั้งหมด 1,000 ในโครงการ A คุณจะได้รับผลตอบแทน 100

• หากคุณลงทุน 100 ในโครงการ B คุณจะยังมี 900 อยู่ในมือที่คุณสามารถลงทุนในโครงการอื่นได้เช่นพูดโครงการ C สมมติว่าคุณได้รับผลตอบแทน 20% จากโครงการ C จากนั้นผลตอบแทนทั้งหมดของโครงการ B และโครงการ C คือ 230 ซึ่งเป็นหนทางข้างหน้าในการทำกำไร

ดังนั้น NPV จึงเป็นวิธีที่ดีกว่าในการตัดสินใจในกรณีดังกล่าว

โครงการที่มีการกำหนดเวลากระแสเงินสดต่างกัน

อีกครั้งหากคุณพิจารณา IRR เพื่อตัดสินใจโครงการ B จะเป็นทางเลือก อย่างไรก็ตามโครงการ A มี NPV ที่สูงกว่าและเป็นตัวเลือกที่เหมาะ

IRR ของกระแสเงินสดที่เว้นระยะไม่สม่ำเสมอ (XIRR)

กระแสเงินสดของคุณบางครั้งอาจมีการเว้นระยะห่างอย่างไม่สม่ำเสมอ ในกรณีนี้คุณไม่สามารถใช้ IRR ได้เนื่องจาก IRR ต้องใช้ช่วงเวลาที่เว้นระยะเท่ากัน คุณสามารถใช้ XIRR แทนซึ่งคำนึงถึงวันที่ของกระแสเงินสดพร้อมกับกระแสเงินสด

อัตราผลตอบแทนภายในที่ได้คือ 26.42%

แก้ไข IRR (MIRR)

พิจารณากรณีที่อัตราทางการเงินของคุณแตกต่างจากอัตราการลงทุนซ้ำของคุณ หากคุณคำนวณอัตราผลตอบแทนภายในด้วย IRR จะถือว่าเป็นอัตราเดียวกันสำหรับทั้งการเงินและการลงทุนซ้ำ นอกจากนี้คุณอาจได้รับ IRR หลายรายการ

ตัวอย่างเช่นพิจารณากระแสเงินสดที่ระบุด้านล่าง -

ตามที่คุณสังเกต NPV เป็น 0 มากกว่าหนึ่งครั้งทำให้มี IRR หลายตัว นอกจากนี้อัตราการลงทุนซ้ำจะไม่ถูกนำมาพิจารณา ในกรณีเช่นนี้คุณสามารถใช้แก้ไข IRR (MIRR) ได้

คุณจะได้รับผล 7% ตามที่แสดงด้านล่าง -

Note - ไม่เหมือน IRR MIRR จะไม่เหมือนใคร

ในบางสถานการณ์คุณอาจต้องทำ

• ตั้งค่าสมุดงานซึ่งแผ่นงานหลายแผ่นมีรูปแบบหรือโครงสร้างที่คล้ายคลึงกัน
• รับข้อมูลสำหรับแผ่นงานเหล่านี้จากแผ่นงานอื่น
• สรุปผลลัพธ์จากแผ่นงานเหล่านี้ลงในแผ่นงานสรุป

ตัวอย่างเช่นคุณอาจต้องติดตามภูมิภาคข้อมูลการขายอย่างชาญฉลาดและเดือนที่ชาญฉลาดในแผ่นงานแยกกัน ราคาของผลิตภัณฑ์แต่ละรายการจะนำมาจากแค็ตตาล็อกผลิตภัณฑ์ที่ตั้งขึ้นทั่วทั้ง บริษัท ในแผ่นงานแยกต่างหาก สุดท้ายคุณต้องสรุปผลทั่วทุกภูมิภาคลงในชีทสรุป

ในบทนี้คุณจะได้เรียนรู้วิธีทำสิ่งนี้ให้สำเร็จในขั้นตอนง่ายๆ คุณกำลังจะสรุปผลในเดือนเมษายน 2015 ถึงมีนาคม 2016 นั่นคือปีการเงิน 2015-16

ขั้นตอนแรก

ขั้นตอนแรกคือการตั้งค่ารายการสินค้า ทำตามขั้นตอนด้านล่าง -

• เริ่มต้นด้วยสมุดงานเปล่า
• ตั้งค่าแผ่นงานแค็ตตาล็อกผลิตภัณฑ์พร้อมผลิตภัณฑ์และราคา
• ตั้งชื่อแผ่นงาน Product Catalog.
• สมมติว่ามีการแก้ไขแคตตาล็อกทุกวันแรกของทุกเดือน
• ระบุตัวยึดสำหรับการอัปเดตล่าสุดเมื่อ

ราคาของผลิตภัณฑ์ ณ เวลาขายจะถูกกำหนดโดยต้นทุนปัจจุบันของผลิตภัณฑ์

แผ่นงานหลายแผ่นที่มีโครงสร้างเดียวกัน

ถัดไปคุณต้องตั้งค่าแผ่นงานสำหรับภูมิภาค - ตะวันออกเหนือใต้และตะวันตกตามลำดับที่มีโครงสร้างเดียวกัน

• เพิ่มแผ่นงานเปล่า 4 แผ่น
• ตั้งชื่อเวิร์กชีตตะวันออกเหนือใต้และตะวันตก

แผ่นงานทั้งสี่นี้ควรมีโครงสร้างเหมือนกัน

• คลิกแท็บตะวันออก แผ่นงานตะวันออกจะเปิดขึ้น
• กดปุ่ม shift และคลิกที่แท็บ West ทั้ง 4 แท็บจะถูกเลือก

ตอนนี้การแก้ไขใด ๆ ที่คุณทำในแผ่นงาน East จะแสดงโดยอัตโนมัติในอีกสามแผ่นงานที่เลือก

ในแผ่นงานตะวันออก

• เพิ่มส่วนหัวคอลัมน์ - หมายเลข S. , เดือน, ผลิตภัณฑ์, ราคา, จำนวนหน่วย, จำนวนเงินทั้งหมด
• เพิ่มหมายเลข S. เดือนเมษายนและ 4 ชื่อผลิตภัณฑ์
• จัดรูปแบบตาราง

โครงสร้างเดียวกันนี้ปรากฏในแผ่นงานอื่น ๆ เหนือใต้และตะวันตก

การสร้างสูตรในหลายแผ่นงาน

ในการสร้างสูตรในหลายแผ่นงาน -

• กำหนดชื่อสำหรับมูลค่าราคาของผลิตภัณฑ์ในแผ่นงานแค็ตตาล็อกผลิตภัณฑ์
• ตั้งขอบเขตเป็นสมุดงานสำหรับชื่อทั้งหมด

• เลือกแผ่นงานทั้งสี่อีกครั้ง - ตะวันออกเหนือใต้และตะวันตก
• ในแผ่นงานตะวันออกสำหรับผลิตภัณฑ์แต่ละรายการในคอลัมน์ราคาให้กำหนดสูตรเป็นชื่อมูลค่าราคา

ตามที่เราได้กำหนดไว้ก่อนหน้านี้ราคาของผลิตภัณฑ์จะเป็นไปตามแคตตาล็อกผลิตภัณฑ์ที่มีการอัปเดตในวันแรกของทุกเดือน

• ทำซ้ำขั้นตอนเดิมในแต่ละเดือน

ดังนั้นสำหรับเวิร์กชีตสำหรับภูมิภาคตะวันออกเหนือใต้และตะวันตกคุณได้กำหนดโครงสร้างเดียวกันและวางข้อมูลราคาสำหรับแต่ละผลิตภัณฑ์ตามเดือนจากแผ่นงานแค็ตตาล็อกผลิตภัณฑ์

แค็ตตาล็อกผลิตภัณฑ์สามารถอยู่ในสมุดงานอื่นได้เช่นกัน

การคำนวณในแผ่นงาน

ขั้นตอนต่อไปคือการกรอกข้อมูลจำนวนหน่วยที่ขายสำหรับแต่ละผลิตภัณฑ์ในแต่ละเดือนและในแต่ละภูมิภาค ดังนั้นคุณต้องทำงานแยกกันในแผ่นงานเหล่านี้

สำหรับแต่ละภูมิภาคสำหรับแต่ละผลิตภัณฑ์ -

• กรอกจำนวนหน่วยที่ขาย
• คำนวณจำนวนเงินรวมที่สอดคล้องกันเป็นราคา * ไม่ใช่ จำนวนหน่วย

ในแต่ละแผ่นงาน (ตะวันออกเหนือใต้และตะวันตก) ให้คำนวณผลรวมย่อยแบบเดือน -

Note- คุณสามารถใช้ Subtotal บนแผ่นงานเดียว แต่ใช้ไม่ได้กับหลายแผ่นงาน ดังนั้นคุณต้องทำซ้ำขั้นตอนนี้สำหรับเวิร์กชีตเหนือใต้และตะวันตก

คลิกโครงร่างระดับ 2 คุณจะได้รับผลรวมทุกเดือน

ตอนนี้คุณพร้อมที่จะสรุปผลลัพธ์จากทั้งสี่แผ่นงาน - ตะวันออกเหนือใต้และตะวันตก

การสรุปข้อมูลในหลายแผ่นงาน

ขั้นตอนต่อไปนี้จะแสดงวิธีสรุปข้อมูลจากแผ่นงานหลายแผ่น

• เพิ่มเวิร์กชีตและตั้งชื่อว่าสรุป
• สร้างโครงสร้างสำหรับแผ่นงานสรุป

ในคอลัมน์ - Total Salesในเซลล์ C3 พิมพ์ =sum(

• เลือกแผ่นงาน East.
• เลือกเซลล์ G7
• เมื่อกดแท็บตะวันออกให้คลิกแท็บ West.
• เลือกแท็บจากตะวันออกไปตะวันตก
• สูตรในแถบสูตรจะปรากฏเป็น

=sum(‘East:West’!G7)

โปรดทราบว่าคุณยังอยู่ในไฟล์ Eastแผ่นงาน กดปุ่มตกลง.

คุณจะอยู่ในแผ่นงานสรุป ในแถบสูตรคุณจะเห็นสูตรเป็น

=SUM(East:West!G7)

ค่าที่คำนวณได้จะปรากฏในเซลล์ C3

• คัดลอกสูตรไปยังเซลล์ C4 ถึง C14
• คลิกแสดงสูตรในกลุ่มการตรวจสอบสูตรภายใต้แท็บสูตร

สูตรทั้งหมดในคอลัมน์ Total Sales จะปรากฏขึ้น

นี่คือวิธีที่คุณต้องการสรุปผลจากแต่ละภูมิภาค

• คลิกในเซลล์ C15
• ประเภท =sum(C3:C14)

ผลสรุปของคุณพร้อมแล้วในแผ่นงานสรุป

คุณอาจต้องการตรวจสอบความถูกต้องของสูตรหรือค้นหาแหล่งที่มาของข้อผิดพลาด คำสั่งการตรวจสอบสูตรของ Excel ช่วยให้คุณค้นหาได้ง่าย

• เซลล์ใดที่มีส่วนในการคำนวณสูตรในเซลล์ที่ใช้งานอยู่
• สูตรใดที่อ้างถึงเซลล์ที่ใช้งานอยู่

การค้นพบเหล่านี้แสดงเป็นกราฟิกด้วยเส้นลูกศรซึ่งทำให้การแสดงภาพเป็นเรื่องง่าย คุณสามารถแสดงสูตรทั้งหมดในแผ่นงานที่ใช้งานอยู่ด้วยคำสั่งเดียว ถ้าสูตรของคุณอ้างถึงเซลล์ในสมุดงานอื่นให้เปิดสมุดงานนั้นด้วย Excel ไม่สามารถไปที่เซลล์ในสมุดงานที่ไม่ได้เปิดอยู่

การตั้งค่าตัวเลือกการแสดงผล

คุณต้องตรวจสอบว่าตัวเลือกการแสดงสำหรับเวิร์กบุ๊กที่คุณใช้นั้นตั้งค่าถูกต้องหรือไม่

• คลิก FILE > Options.
• ในกล่องโต้ตอบตัวเลือกของ Excel ให้คลิกขั้นสูง
• ในตัวเลือกการแสดงสำหรับสมุดงาน -
  • เลือกสมุดงาน
  • ตรวจสอบว่าภายใต้สำหรับวัตถุแสดงเลือกทั้งหมด
• ทำซ้ำขั้นตอนนี้สำหรับสมุดงานทั้งหมดที่คุณกำลังตรวจสอบ

การติดตามแบบอย่าง

เซลล์ก่อนหน้าคือเซลล์ที่ถูกอ้างถึงโดยสูตรในเซลล์ที่ใช้งานอยู่

ในตัวอย่างต่อไปนี้เซลล์ที่ใช้งานคือ C2 ใน C2 คุณมีสูตร=B2*C4.

B2 และ C4 เป็นเซลล์นำหน้าสำหรับ C2

ในการติดตามตัวอย่างของเซลล์ C2

• คลิกในเซลล์ C2
• คลิกแท็บสูตร
• คลิก Trace Precedents ในกลุ่ม Formula Auditing

ลูกศรสองลูกหนึ่งจาก B2 ถึง C2 และอีกลูกหนึ่งจาก C4 ถึง C2 จะปรากฏขึ้นโดยจะแสดงตามลำดับก่อนหน้า

โปรดทราบว่าสำหรับการติดตามเซลล์ที่นำหน้าเซลล์ควรมีสูตรที่มีการอ้างอิงที่ถูกต้อง มิฉะนั้นคุณจะได้รับข้อความแสดงข้อผิดพลาด

• คลิกในเซลล์ที่ไม่มีสูตรหรือคลิกในเซลล์ว่าง
• คลิก Trace Precedents ในกลุ่ม Formula Auditing

คุณจะได้รับข้อความ

การลบลูกศร

คลิก Remove Arrows ในกลุ่มการตรวจสอบสูตร

ลูกศรทั้งหมดในแผ่นงานจะหายไป

การติดตามผู้อยู่ในอุปการะ

เซลล์ที่พึ่งพามีสูตรที่อ้างถึงเซลล์อื่น นั่นหมายความว่าหากเซลล์ที่ใช้งานอยู่ก่อให้เกิดสูตรในเซลล์อื่นเซลล์อื่นจะเป็นเซลล์ที่ขึ้นอยู่กับเซลล์ที่ใช้งานอยู่

ในตัวอย่างด้านล่าง C2 มีสูตร =B2*C4. ดังนั้น C2 จึงเป็นเซลล์ที่ขึ้นอยู่กับเซลล์ B2 และ C4

ในการติดตามผู้อยู่ในอุปการะของเซลล์ B2

• คลิกในเซลล์ B2
• คลิกแท็บสูตร
• คลิก Trace Dependents ในกลุ่ม Formula Auditing

ลูกศรปรากฏขึ้นจาก B2 ถึง C2 แสดงว่า C2 ขึ้นอยู่กับ B2

เพื่อติดตามผู้อยู่ในอุปการะของเซลล์ C4 -

• คลิกในเซลล์ C4
• คลิกแท็บสูตร> ติดตามการพึ่งพาในกลุ่มการตรวจสอบสูตร

ลูกศรอีกอันปรากฏจาก C4 ถึง C2 แสดงว่า C2 ขึ้นอยู่กับ C4 ด้วย

คลิก Remove Arrowsในกลุ่มการตรวจสอบสูตร ลูกศรทั้งหมดในแผ่นงานจะหายไป

Note- สำหรับการติดตามผู้ติดตามของเซลล์ควรอ้างอิงเซลล์โดยสูตรในเซลล์อื่น มิฉะนั้นคุณจะได้รับข้อความแสดงข้อผิดพลาด

• คลิกในเซลล์ B6 ไม่ได้อ้างอิงโดยสูตรใด ๆ หรือคลิกในเซลล์ว่างใด ๆ
• คลิก Trace Dependents ในกลุ่ม Formula Auditing คุณจะได้รับข้อความ

การทำงานกับสูตร

คุณเข้าใจแนวคิดของแบบอย่างและผู้อยู่ในอุปการะแล้ว ตอนนี้พิจารณาแผ่นงานที่มีสูตรต่างๆ

• คลิกในเซลล์ภายใต้ Pass Category ในตารางผลการสอบ
• คลิก Trace Precedents เซลล์ทางด้านซ้าย (Marks) และช่วง E4: F8 จะถูกแมปไว้ก่อนหน้านี้
• ทำซ้ำสำหรับเซลล์ทั้งหมดภายใต้ Pass Category ในตารางผลการสอบ

• คลิกในเซลล์ภายใต้ Pass Category ในตาราง Student Grades

• คลิก Trace Dependents เซลล์ทั้งหมดภายใต้ Pass Category ในตารางผลการสอบจะถูกแมปเป็นผู้อยู่ในอุปการะ

กำลังแสดงสูตร

แผ่นงานด้านล่างประกอบด้วยข้อมูลสรุปของการขายโดยพนักงานขายในภูมิภาคตะวันออกเหนือใต้และตะวันตก

• คลิกแท็บ FORMULAS บน Ribbon

• คลิกแสดงสูตรในกลุ่มการตรวจสอบสูตร สูตรในแผ่นงานจะปรากฏขึ้นเพื่อให้คุณทราบว่าเซลล์ใดมีสูตรและสูตรคืออะไร

• คลิกในเซลล์ด้านล่าง TotalSales.

• คลิก Trace Precedents ไอคอนแผ่นงานจะปรากฏที่ส่วนท้ายของลูกศร ไอคอนเวิร์กชีตระบุว่าก่อนหน้านี้อยู่ในเวิร์กชีตอื่น

ดับเบิลคลิกที่ลูกศร กGo TO กล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้นโดยแสดงตัวอย่าง

ดังที่คุณสังเกตเห็นมีสี่ตัวอย่างในสี่แผ่นงานที่แตกต่างกัน

• คลิกข้อมูลอ้างอิงของหนึ่งในตัวอย่างก่อนหน้านี้
• การอ้างอิงปรากฏในกล่องอ้างอิง
• คลิกตกลง แผ่นงานที่มีแบบอย่างนั้นจะปรากฏขึ้น

การประเมินสูตร

หากต้องการค้นหาว่าสูตรที่ซับซ้อนในเซลล์ทำงานทีละขั้นตอนอย่างไรคุณสามารถใช้คำสั่ง Evaluate Formula

พิจารณาสูตร NPV (ปีกลาง) ในเซลล์ C14 สูตรคือ

=SQRT (1 + C2)*C10

• คลิกในเซลล์ C14
• คลิกแท็บ FORMULAS บน Ribbon
• คลิกประเมินสูตรในกลุ่มการตรวจสอบสูตร กล่องโต้ตอบประเมินสูตรจะปรากฏขึ้น

ใน Evaluate Formulaกล่องโต้ตอบสูตรจะแสดงในกล่องภายใต้การประเมินผล โดยคลิกที่ไฟล์Evaluateหลาย ๆ ครั้งสูตรจะได้รับการประเมินอย่างเป็นขั้นตอน นิพจน์ที่มีขีดเส้นใต้จะถูกเรียกใช้ในลำดับถัดไป

ที่นี่ C2 ถูกขีดเส้นใต้ในสูตร ดังนั้นจึงมีการประเมินในขั้นตอนต่อไป คลิกEvaluate.

เซลล์ C2 มีค่า 0.2 ดังนั้น C2 จะได้รับการประเมินเป็น 0.21+0.2จะมีการขีดเส้นใต้แสดงเป็นขั้นตอนถัดไป คลิกEvaluate.

1 + 0.2 จะถูกประเมินเป็น 1.2 SQRT(1.2)ขีดเส้นใต้แสดงเป็นขั้นตอนต่อไป คลิกEvaluate.

SQRT (1.2) จะได้รับการประเมินเป็น 1.09544511501033 C10ขีดเส้นใต้แสดงเป็นขั้นตอนต่อไป คลิกEvaluate.

C10 จะได้รับการประเมินเป็น 4976.8518518515

1.09544511501033 * 4976.8518518515 ถูกขีดเส้นใต้แสดงเป็นขั้นตอนถัดไป คลิกEvaluate.

1.09544511501033 * 4976.8518518515 จะได้รับการประเมินเป็น 5,451.87

ไม่มีนิพจน์อื่นให้ประเมินและนี่คือคำตอบ Evaluate จะเปลี่ยนเป็น Restart ปุ่มแสดงว่าการประเมินเสร็จสมบูรณ์

ตรวจสอบข้อผิดพลาด

เป็นแนวทางปฏิบัติที่ดีในการตรวจสอบข้อผิดพลาดเมื่อแผ่นงานและ / หรือสมุดงานของคุณพร้อมสำหรับการคำนวณ

พิจารณาการคำนวณง่ายๆดังต่อไปนี้

การคำนวณในเซลล์ทำให้เกิดข้อผิดพลาด # DIV / 0!

• คลิกในเซลล์ C5

• คลิกแท็บ FORMULAS บน Ribbon

• คลิกลูกศรถัดจากการตรวจสอบข้อผิดพลาดในกลุ่มการตรวจสอบสูตร ในรายการดรอปดาวน์คุณจะพบว่าCircular References ถูกปิดใช้งานแสดงว่าแผ่นงานของคุณไม่มีการอ้างอิงแบบวงกลม

• เลือก Trace Error จากรายการแบบเลื่อนลง

เซลล์ที่จำเป็นในการคำนวณเซลล์ที่ใช้งานอยู่จะแสดงด้วยลูกศรสีน้ำเงิน

• คลิก Remove Arrows
• คลิกลูกศรถัดจากการตรวจสอบข้อผิดพลาด
• เลือกการตรวจสอบข้อผิดพลาดจากรายการดรอปดาวน์

Error Checking กล่องโต้ตอบปรากฏขึ้น

สังเกตสิ่งต่อไปนี้ -

• หากคุณคลิก Help on this errorความช่วยเหลือของ Excel เกี่ยวกับข้อผิดพลาดจะปรากฏขึ้น

• หากคุณคลิก Show Calculation Stepsกล่องโต้ตอบประเมินสูตรจะปรากฏขึ้น

• หากคุณคลิก Ignore Errorกล่องโต้ตอบการตรวจสอบข้อผิดพลาดจะปิดลงและหากคุณคลิก Error Checking คำสั่งอีกครั้งจะละเว้นข้อผิดพลาดนี้

• หากคุณคลิก Edit in Formula Barคุณจะเข้าสู่สูตรในแถบสูตรเพื่อให้คุณสามารถแก้ไขสูตรในเซลล์ได้

คุณสามารถใช้ Inquire เพื่อ -

• เปรียบเทียบสมุดงานสองเล่ม
• วิเคราะห์สมุดงานสำหรับปัญหาหรือความไม่สอดคล้องกัน
• ดูลิงก์ระหว่างสมุดงาน
• ดูลิงก์ระหว่างแผ่นงาน
• ดูความสัมพันธ์ระหว่างเซลล์
• ทำความสะอาดการจัดรูปแบบเซลล์ส่วนเกิน
• จัดการรหัสผ่าน

แท็บ INQUIRE จะอยู่บน Ribbon หากคุณพบแท็บ INQUIRE บน Ribbon คุณสามารถข้ามไปยังส่วนถัดไปได้

หากคุณไม่พบแท็บ INQUIRE บน Ribbon ให้เปิดใช้งาน Inquire Add-in

• คลิก File > Options.
• ในหน้าต่างตัวเลือกของ Excel คลิกที่ Add-Ins
• ในกล่องจัดการคลิกที่ COM Add-in
• คลิกไป

กล่องโต้ตอบ COM Add-in จะปรากฏขึ้น

• เลือกช่องสอบถาม
• คลิกตกลง ตอนนี้ Inquire Add-In เปิดใช้งานอยู่ คุณจะพบแท็บ INQUIRE บน Ribbon

สอบถามคำสั่ง

ให้เราเรียนรู้เกี่ยวกับคำสั่ง INQUIRE

คลิกแท็บ INQUIRE คุณจะพบคำสั่งต่อไปนี้ -

• การวิเคราะห์สมุดงาน
• ความสัมพันธ์ของสมุดงาน
• ความสัมพันธ์ของแผ่นงาน
• ความสัมพันธ์ของเซลล์
• เปรียบเทียบไฟล์
• ทำความสะอาดการจัดรูปแบบเซลล์ส่วนเกิน
• รหัสผ่านสมุดงาน

การเปรียบเทียบสมุดงานสองเล่ม

คุณสามารถเปรียบเทียบสมุดงานสองเซลล์ตามเซลล์และค้นหาความแตกต่างหากมีในแง่ของการเปลี่ยนแปลงในสมุดงานที่สองเมื่อเทียบกับเซลล์แรก

ทำตามขั้นตอนที่กำหนดด้านล่าง -

• เปิดสมุดงานสองเล่มที่คุณต้องการเปรียบเทียบ
• คลิกที่แท็บ INQUIRE บน Ribbon
• คลิกที่เปรียบเทียบไฟล์ในกลุ่มเปรียบเทียบ

• Select Files To Compare กล่องโต้ตอบปรากฏขึ้น
• ตรวจสอบชื่อไฟล์ที่แสดงในช่องข้างๆ Compare และ To.

• หากชื่อไฟล์ที่แสดงไม่ใช่ชื่อที่คุณต้องการให้คลิกลูกศรลงถัดจากชื่อไฟล์นั้น

• เฉพาะเวิร์กบุ๊กที่เปิดอยู่เท่านั้นที่จะปรากฏขึ้น

• เลือกไฟล์
• ตรวจสอบว่าลำดับของไฟล์ในการเปรียบเทียบและเป็นตกลงหรือไม่

• หากคำสั่งซื้อไม่ตกลงให้คลิก Swap Files. ลำดับของไฟล์ในการเปรียบเทียบและถึงจะเปลี่ยนไป

• คลิกเปรียบเทียบ

ผลลัพธ์ของการเปรียบเทียบปรากฏในตารางสองบานหน้าต่าง -

• สมุดงานทางด้านซ้ายตรงกับไฟล์ "เปรียบเทียบ" ที่คุณเลือก
• สมุดงานทางด้านขวาจะตรงกับไฟล์ "ถึง" ที่คุณเลือก

รายละเอียดของการเปลี่ยนแปลงในสมุดงานเมื่อเทียบกับ Workbook-Compare จะปรากฏในบานหน้าต่างด้านล่างกริดทั้งสองนี้ การเปลี่ยนแปลงจะถูกเน้นด้วยสีขึ้นอยู่กับประเภทของการเปลี่ยนแปลง คำอธิบายสำหรับสีไฮไลต์จะปรากฏในบานหน้าต่างด้านซ้ายล่าง

คลิก Resize Cells to Fitบน Ribbon เพื่อดูเนื้อหาของเซลล์ในสมุดงานเปรียบเทียบและถึง เซลล์ในสมุดงานทั้งสองจะถูกปรับขนาดเพื่อให้สามารถมองเห็นเนื้อหาได้

คลิกส่งออกผลลัพธ์ในกลุ่มส่งออกบน Ribbon

กล่องโต้ตอบบันทึกเป็นจะปรากฏขึ้น คุณสามารถบันทึกผลลัพธ์ลงในสมุดงาน Excel โปรดทราบว่ามีเฉพาะไฟล์ประเภท. xlsx เท่านั้น

หากคุณต้องการผลลัพธ์ในแอปพลิเคชันอื่นคุณสามารถทำได้โดยคัดลอกไปที่คลิปบอร์ด

คลิกคัดลอกผลลัพธ์ไปยังคลิปบอร์ดในกลุ่มส่งออกบน Ribbon

วางในแอปพลิเคชันที่คุณต้องการ

การสร้างรายงานเชิงโต้ตอบ

คุณสามารถใช้ไฟล์ Workbook Analysis คำสั่งเพื่อสร้างรายงานเชิงโต้ตอบที่สามารถแสดงข้อมูลโดยละเอียดเกี่ยวกับสมุดงานและโครงสร้างสูตรเซลล์ช่วงและคำเตือน

• คลิกแท็บสอบถามบน Ribbon
• คลิกการวิเคราะห์สมุดงานในกลุ่มรายงาน

รายงานจะแสดงหลังจากการวิเคราะห์สมุดงานเสร็จสิ้น

รายงานมีหกประเภทดังต่อไปนี้ -

• Summary - ข้อมูลทั่วไปเกี่ยวกับโครงสร้างและเนื้อหาของสมุดงาน

• Workbook (with subcategories) - สถิติสมุดงานทั่วไป

• Formulas (with subcategories) - ข้อมูลเฉพาะเกี่ยวกับสูตรในสมุดงาน

• Cells (with subcategories) - ข้อมูลเฉพาะเกี่ยวกับเซลล์ในสมุดงาน

• Ranges (with subcategories) - ข้อมูลเฉพาะเกี่ยวกับช่วงในสมุดงาน

• Warnings - คำเตือนหลายประเภทเกี่ยวกับโครงสร้างสมุดงานและเนื้อหา

การเลือกหมวดหมู่จะช่วยให้คุณได้ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับหมวดหมู่นั้น

ตรวจสอบตัวเลือกสูตร หมวดหมู่ย่อยของสูตรจะแสดงขึ้น

คุณจะสังเกตสิ่งต่อไปนี้ในสมุดงานที่คุณกำลังวิเคราะห์ -

• สูตรทั้งหมดมีเลข 224
• ด้วยค่าตัวเลขจะมีค่าเท่ากับ 224
• คลิกหมวดหมู่ย่อยด้วยค่าตัวเลข

ในบานหน้าต่างผลลัพธ์สำหรับแต่ละเซลล์ที่มีสูตรที่มีค่าตัวเลขจะแสดงชื่อเวิร์กชีตที่อยู่เซลล์และสูตร

คลิกปุ่มส่งออก Excel กล่องโต้ตอบบันทึกเป็นจะปรากฏขึ้น

• บันทึกรายงานเป็นไฟล์ Excel
• ปุ่ม Load Export File จะปรากฏถัดจากปุ่ม Excel Export
• คลิกที่ปุ่ม Load Export File

สมุดงานรายงาน Excel ที่บันทึกไว้จะเปิดขึ้นและคุณสามารถดูผลการวิเคราะห์เวิร์กบุ๊กได้อย่างชัดเจน

การดูด้วยไดอะแกรม

คุณสามารถดูความสัมพันธ์ของสมุดงานความสัมพันธ์ของเวิร์กชีตและความสัมพันธ์ของเซลล์ด้วยไดอะแกรมแบบโต้ตอบที่สร้างโดยลิงก์ ลิงก์แสดงการอ้างอิงระหว่างโหนดในแผนภาพ คุณสามารถลากลิงก์หรือโหนดเพื่อจัดเรียงและจัดแนวเพื่อดูสิ่งที่คุณกำลังมองหา

การดูความสัมพันธ์ของสมุดงาน

คุณสามารถมีแผนผังกราฟิกแบบโต้ตอบของการอ้างอิงสมุดงานที่สร้างขึ้นโดยการเชื่อมต่อ (ลิงก์) ระหว่างไฟล์โดยใช้แผนภาพความสัมพันธ์ของสมุดงาน

ประเภทของลิงก์ในไดอะแกรมอาจรวมถึงสมุดงานอื่นฐานข้อมูล Access ไฟล์ข้อความเพจ HTML ฐานข้อมูล SQL Server และแหล่งข้อมูลอื่น ๆ

• คลิกแท็บ INQUIRE บน Ribbon
• คลิกความสัมพันธ์สมุดงานในกลุ่มไดอะแกรม

แผนภาพความสัมพันธ์ของสมุดงานจะปรากฏขึ้นโดยแสดงลิงก์ของสมุดงานที่มีแหล่งข้อมูลที่แตกต่างกัน

การดูความสัมพันธ์ของแผ่นงาน

คุณสามารถใช้แผนภาพความสัมพันธ์ของเวิร์กชีตเพื่อสร้างแผนผังการเชื่อมต่อแบบกราฟิก (ลิงก์) แบบโต้ตอบระหว่างเวิร์กชีตในสมุดงานเดียวกันและ / หรือแผ่นงานในสมุดงานอื่น

• คลิกแท็บ INQUIRE บน Ribbon
• คลิกความสัมพันธ์ของเวิร์กชีตในกลุ่มไดอะแกรม

แผนผังความสัมพันธ์ของเวิร์กชีตจะปรากฏขึ้นโดยแสดงลิงก์ระหว่างเวิร์กชีตในสมุดงานเดียวกันและในสมุดงานอื่น

ความแตกต่างระหว่างสองสิ่งนี้สามารถระบุได้โดยทิศทางของลูกศร

การดูความสัมพันธ์ของเซลล์

คุณสามารถใช้แผนภาพความสัมพันธ์ของเซลล์เพื่อดูแผนที่แบบโต้ตอบโดยละเอียดของลิงก์ทั้งหมดจากเซลล์ที่เลือกไปยังเซลล์ในแผ่นงานอื่นหรือแม้แต่สมุดงานอื่น ๆ

• คลิกแท็บ INQUIRE บน Ribbon
• คลิกความสัมพันธ์ของเซลล์ในกลุ่มไดอะแกรม

กล่องโต้ตอบตัวเลือกแผนภาพความสัมพันธ์ของเซลล์จะปรากฏขึ้น

• ตรวจสอบแผ่นงาน Span และสมุดงาน Span

• เลือก Trace ทั้งใน Trace cell precedents และ Trace cell dependents

• ภายใต้จำนวนระดับการขยายเริ่มต้นให้เลือก limited และพิมพ์ 5 ในช่องข้างๆ

• คลิกตกลง

แผนภาพความสัมพันธ์ของเซลล์จะปรากฏขึ้นโดยแสดงลิงก์ระหว่างเซลล์ที่เลือกและเซลล์ในแผ่นงานเดียวกันสมุดงานเดียวกันและในสมุดงานอื่น ๆ ตามตัวเลือกที่คุณเลือก

คลิกซูม คุณสามารถดูโหนดได้อย่างชัดเจน

การทำความสะอาดการจัดรูปแบบเซลล์ส่วนเกิน

เมื่อคุณพบว่าเวิร์กบุ๊กโหลดช้าหรือมีขนาดใหญ่อาจมีการใช้การจัดรูปแบบกับแถวและ / หรือคอลัมน์ที่ไม่จำเป็น (ตัวอย่างเช่นการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขทั้งคอลัมน์ที่มีค่าน้อยกว่า 15)

คุณสามารถใช้คำสั่ง Clean Excess Cell Formatting เพื่อลบการจัดรูปแบบส่วนเกินและลดขนาดไฟล์ลงอย่างมาก นอกจากนี้ยังส่งผลในการปรับปรุงความเร็วของ Excel

ก่อนทำความสะอาดการจัดรูปแบบเซลล์ส่วนเกินให้สร้างสำเนาสำรองของไฟล์ Excel ของคุณเนื่องจากมีบางกรณีที่กระบวนการนี้อาจเพิ่มขนาดไฟล์ของคุณและไม่มีวิธีใดที่จะเลิกทำการเปลี่ยนแปลงได้

• คลิกแท็บ INQUIRE บน Ribbon
• คลิก Clean Excess Cell Formatting ในกลุ่ม Miscellaneous

กล่องโต้ตอบ Clean Excess Cell Formatting จะปรากฏขึ้น เลือกแผ่นงานทั้งหมดในไฟล์Apply to กล่อง

คุณจะได้รับข้อความเกี่ยวกับการบันทึกการเปลี่ยนแปลง คลิกตกลง

การจัดการรหัสผ่านของไฟล์

หากคุณใช้คำสั่ง Workbook Analysis หรือ Compare Files สำหรับสมุดงานที่มีการป้องกันด้วยรหัสผ่านคุณสามารถหลีกเลี่ยงการพิมพ์รหัสผ่านทุกครั้งที่เปิดไฟล์เหล่านั้น สามารถทำได้โดยใช้ Password Manager

• คลิกแท็บ INQUIRE บน Ribbon
• คลิก Workbook Passwords ในกลุ่ม Miscellaneous

กล่องโต้ตอบ Password Manager จะปรากฏขึ้น คลิกปุ่มเพิ่มเพื่อเพิ่มรหัสผ่านของสมุดงานของคุณ

เพิ่มคำอธิบายรหัสผ่านสำหรับรหัสผ่านที่คุณเพิ่ม

ครั้งต่อไปเมื่อคุณต้องการใช้ไฟล์เหล่านี้เพื่อเปรียบเทียบหรือวิเคราะห์คุณไม่ต้องป้อนรหัสผ่าน

Excel มีคำสั่งฟังก์ชันและเครื่องมือต่างๆที่ทำให้งานวิเคราะห์ข้อมูลที่ซับซ้อนเป็นเรื่องง่าย Excel ช่วยให้คุณทำการคำนวณที่ซับซ้อนต่างๆได้อย่างง่ายดาย ในบทช่วยสอนนี้คุณจะเข้าใจเครื่องมือวิเคราะห์ข้อมูลอเนกประสงค์ของ Excel คุณจะเข้าใจการวิเคราะห์ข้อมูลพร้อมตัวอย่างที่เกี่ยวข้องคำแนะนำทีละขั้นตอนและภาพหน้าจอในทุกขั้นตอน

การรวมข้อมูล

คุณอาจต้องรวบรวมข้อมูลจากแหล่งต่างๆและนำเสนอรายงาน ข้อมูลอาจอยู่ในแผ่นงานของสมุดงานเดียวกันหรือในสมุดงานอื่น ด้วยเครื่องมือข้อมูล Excel Consolidate คุณสามารถดำเนินการนี้ได้ในไม่กี่ขั้นตอนง่ายๆ

การวิเคราะห์แบบ What-If

What-If Analysis มีเครื่องมือสำหรับจัดการสถานการณ์การวิเคราะห์ข้อมูลต่อไปนี้ -

• ค้นหาค่าอินพุตที่ทำให้เกิดค่าที่ระบุ ผลลัพธ์สามารถตั้งค่าเป็นสูตรโดยมีค่าอินพุตเป็นตัวแปร ด้วยการเปลี่ยนแปลงค่าของตัวแปรอินพุต Excel จะจัดเตรียมโซลูชันด้วยเครื่องมือค้นหาเป้าหมาย

• ค้นหาค่าผลลัพธ์ที่เป็นไปได้โดยเปลี่ยนค่าของตัวแปรหนึ่งหรือสองตัวแปร ผลลัพธ์สามารถตั้งค่าเป็นสูตรโดยมีค่าอินพุตหนึ่งหรือสองค่าเป็นตัวแปร ด้วยการเปลี่ยนค่าสำหรับตัวแปรอินพุต Excel จะจัดเตรียมโซลูชันด้วยเครื่องมือตารางข้อมูล

• ค้นหาค่าผลลัพธ์ที่เป็นไปได้ซึ่งเป็นผลมาจากการเปลี่ยนแปลงค่าของตัวแปรมากกว่าสองตัวแปร ผลลัพธ์สามารถตั้งค่าเป็นสูตรโดยมีค่าอินพุตเป็นตัวแปร ด้วยการเปลี่ยนค่าสำหรับตัวแปรอินพุต Excel จะจัดเตรียมโซลูชันด้วย Scenario Manager Tool

การเพิ่มประสิทธิภาพด้วย Add-in ของ Excel Solver

Solver ใช้เพื่อจัดการกับสถานการณ์การแสวงหาเป้าหมายที่ซับซ้อน ในกรณีเช่นนี้นอกจากอินพุตและเอาต์พุตแล้วจะมีการกำหนดข้อ จำกัด หรือขีด จำกัด ที่กำหนดไว้สำหรับค่าอินพุตที่เป็นไปได้ นอกจากนี้ Solver ยังใช้เพื่อให้ได้โซลูชันที่ดีที่สุด

Excel มี Add-in Solver ที่ช่วยคุณแก้ปัญหาที่ซับซ้อนดังกล่าว

การนำเข้าข้อมูลลงใน Excel

การวิเคราะห์ข้อมูลของคุณอาจขึ้นอยู่กับแหล่งข้อมูลภายนอกต่างๆ ใน Excel คุณสามารถนำเข้าข้อมูลจากแหล่งข้อมูลต่างๆเช่น Microsoft Access Database, Web Pages, Text Files, SQL Server Table, SQL Server Analysis Cube, XML File เป็นต้น

คุณสามารถนำเข้าตารางข้อมูลจำนวนเท่าใดก็ได้พร้อมกันจากฐานข้อมูล เมื่อคุณนำเข้าหลายตารางจากฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์เช่น Access ความสัมพันธ์ที่มีอยู่ระหว่างตารางจะยังคงอยู่ใน Excel ด้วย ในขณะที่นำเข้าข้อมูลคุณยังสามารถเลือกสร้างรายงาน PivotTable หรือ PivotChart หรือ Power View โดยยึดตามข้อมูลนั้นได้

คุณสามารถสร้างการเชื่อมต่อข้อมูลกับแหล่งข้อมูลหรือนำเข้าข้อมูลลงใน Excel ถ้าคุณนำเข้าข้อมูลลงใน Excel ตารางข้อมูลจะถูกเพิ่มลงในตัวแบบข้อมูลใน Excel

แบบจำลองข้อมูล

โมเดลข้อมูลใน Excel ใช้เพื่อรวมข้อมูลจากตารางหลายตารางในสมุดงานปัจจุบันและ / หรือจากข้อมูลที่นำเข้าและ / หรือจากแหล่งข้อมูลที่เชื่อมต่อกับสมุดงานผ่านการเชื่อมต่อข้อมูล แบบจำลองข้อมูลถูกใช้อย่างโปร่งใสในรายงาน PivotTable, PivotChart, PowerPivot และ Power View

• คุณสามารถสร้างแบบจำลองข้อมูลในขณะที่นำเข้าข้อมูลหรือจากตาราง Excel ในสมุดงาน

• ตารางข้อมูลในโมเดลข้อมูลสามารถดูได้ทั้งในมุมมองข้อมูลหรือมุมมองไดอะแกรม

• ด้วยโมเดลข้อมูลคุณสามารถสร้างความสัมพันธ์ระหว่างตารางข้อมูลได้

• คุณสามารถใช้คำสั่งสร้างความสัมพันธ์หรือเพียงแค่คลิกแล้วลากและเชื่อมต่อฟิลด์ในสองตารางที่กำหนดความสัมพันธ์ในมุมมองไดอะแกรมของโมเดลข้อมูล

การสำรวจข้อมูลด้วย PivotTable

ในขณะที่คุณสามารถรวมโมเดลข้อมูลเข้ากับ PivotTable ได้คุณสามารถทำการวิเคราะห์ข้อมูลได้อย่างครอบคลุมโดยการจัดเรียงเชื่อมต่อสรุปและรายงานข้อมูลจากแหล่งต่างๆ เนื่องจากคุณสามารถนำเข้าตารางจากแหล่งข้อมูลภายนอกและสร้าง PivotTable ได้จึงเป็นไปได้ที่จะมีการอัปเดตค่าใน PivotTable โดยอัตโนมัติทุกครั้งที่มีการอัปเดตข้อมูลในแหล่งข้อมูลที่เชื่อมต่อ

คุณสามารถสร้าง PivotTable โดยใช้เขตข้อมูลจากหลายตารางโดยที่ตารางมีการกำหนดความสัมพันธ์ ถ้าไม่มีความสัมพันธ์ Excel จะแจ้งให้คุณสร้างความสัมพันธ์และคุณสามารถทำได้จาก PivotTable เอง ความสัมพันธ์ที่คุณกำหนดจะแสดงในตัวแบบข้อมูล

การสำรวจข้อมูลด้วย PowerPivot

คุณสามารถใช้ PowerPivot เพื่อเข้าถึงวิเคราะห์และรายงานข้อมูลจากแหล่งข้อมูลต่างๆ PowerPivot สามารถช่วยคุณจัดการข้อมูลขนาดใหญ่ได้อย่างง่ายดายและสร้างรายงานการวิเคราะห์ที่น่าสนใจ

PowerPivot ให้คำสั่งแก่คุณในการจัดการตัวแบบข้อมูลเพิ่มตาราง Excel ลงในโมเดลข้อมูลเพื่อเพิ่มเขตข้อมูลจากการคำนวณในตารางข้อมูลเพื่อกำหนด KPI เป็นต้น

การสำรวจข้อมูลด้วย Power View

Power View ให้การสำรวจเชิงโต้ตอบการแสดงภาพและการวิเคราะห์ข้อมูลขนาดใหญ่ ด้วยตัวเลือกการแสดงภาพที่หลากหลายคุณจึงสามารถค้นหาตัวเลือกที่ช่วยให้ข้อมูลของคุณเป็นแพลตฟอร์มที่สมบูรณ์แบบซึ่งคุณสามารถสำรวจข้อมูลสรุปและรายงานได้

ตั้งแต่ตารางไปจนถึงแผนที่มันเป็นเพียงการเล่นเพื่อให้คุณเห็นภาพข้อมูลกรองวิเคราะห์และรายงานแบบโต้ตอบ ยิ่งไปกว่านั้นคุณสามารถมีการแสดงภาพหลายภาพบนแผ่นงาน Power View เดียวกันที่สะท้อนและเน้นค่าเมื่อคุณคลิกที่จุดข้อมูลในจุดใดจุดหนึ่ง

คุณสามารถสำรวจข้อมูลใน Power View ด้วยตารางเมทริกซ์การ์ดประเภทแผนภูมิต่างๆทวีคูณแผนที่และไทล์ คุณจะรู้สึกทึ่งกับความเก่งกาจของมุมมองที่แตกต่างเหล่านี้เมื่อได้สัมผัสประสบการณ์จริง เนื่องจากเป็นเรื่องง่ายในการสร้างรายงานเชิงโต้ตอบที่เน้นคุณค่าที่สำคัญและสลับมุมมองแบบไดนามิก

การสำรวจข้อมูลด้วยลำดับชั้น

ถ้าข้อมูลของคุณมีลำดับชั้นสามารถกำหนดได้ใน Data Model ที่สะท้อนใน Power View หรือสร้างลำดับชั้นใน Power View เอง

เมื่อกำหนดลำดับชั้นแล้วคุณสามารถดูรายละเอียดและเจาะลึกลำดับชั้นโดยแสดงข้อมูลที่ต้องการได้

รายงาน Power View ด้านความงาม

คุณสามารถมาถึงเค้าโครงรายงานตามสิ่งที่คุณต้องการนำเสนอใน Power View คุณสามารถเพิ่มภาพพื้นหลังที่สะท้อนถึงโลโก้ บริษัท หรือมุมมององค์กรของคุณได้ คุณสามารถจัดรูปแบบพื้นหลังของรายงานเพื่อให้ดูสวยงามได้

คุณสามารถเลือกธีมสำหรับรายงานของคุณที่แสดงข้อมูลของคุณได้ดีที่สุด คุณสามารถเปลี่ยนแบบอักษรและขนาดข้อความเพื่อให้อ่านรายงานได้ง่าย

ตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลัก (KPI)

ตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลักมักใช้เพื่อวัดประสิทธิภาพ ใน Excel คุณกำหนดและวาดภาพ KPI ใน PowerPivot หรือ Power View การนำเสนอ KPI แบบกราฟิกจะช่วยยกระดับรายงานของคุณ

คุณอาจเจอสถานการณ์ต่างๆที่คุณต้องนำเสนอข้อมูลรวม แหล่งที่มาของข้อมูลอาจมาจากที่เดียวหรือหลายที่ก็ได้ ความท้าทายอีกประการหนึ่งคือข้อมูลอาจได้รับการอัปเดตโดยบุคคลอื่นเป็นครั้งคราว

คุณจำเป็นต้องรู้ว่าคุณจะตั้งค่าเวิร์กชีตสรุปที่รวมข้อมูลจากแหล่งที่มาที่คุณตั้งค่าได้อย่างไรเมื่อใดก็ตามที่คุณต้องการ ใน Excel คุณสามารถทำงานนี้ได้อย่างง่ายดายในไม่กี่ขั้นตอนด้วยไฟล์Data Tool – Consolidate.

การเตรียมข้อมูลสำหรับการรวมบัญชี

ก่อนที่คุณจะเริ่มรวมข้อมูลตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีความสอดคล้องกันในแหล่งข้อมูล ซึ่งหมายความว่าข้อมูลถูกจัดเรียงดังนี้ -

• ข้อมูลแต่ละช่วงอยู่ในแผ่นงานแยกกัน

• ข้อมูลแต่ละช่วงอยู่ในรูปแบบรายการโดยมีป้ายกำกับในแถวแรก

• นอกจากนี้คุณสามารถมีป้ายกำกับสำหรับหมวดหมู่ในคอลัมน์แรกได้หากมี

• ช่วงข้อมูลทั้งหมดมีเค้าโครงเดียวกัน

• ช่วงข้อมูลทั้งหมดมีข้อเท็จจริงที่คล้ายคลึงกัน

• ไม่มีแถวหรือคอลัมน์ว่างภายในแต่ละช่วง

ในกรณีที่แหล่งข้อมูลอยู่ภายนอกตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการใช้เค้าโครงที่กำหนดไว้ล่วงหน้าในรูปแบบของเทมเพลต Excel

สมมติว่าคุณมีข้อมูลการขายสินค้าโภคภัณฑ์ต่างๆจากแต่ละภูมิภาค - ตะวันออกเหนือใต้และตะวันตก คุณอาจต้องรวบรวมข้อมูลนี้และนำเสนอข้อมูลสรุปยอดขายที่ชาญฉลาดของผลิตภัณฑ์เป็นครั้งคราว การเตรียมการมีดังต่อไปนี้ -

• หนึ่งแผ่นงานต่อภูมิภาค - ได้แก่ แผ่นงานสี่แผ่นที่มีชื่อตะวันออกเหนือใต้และตะวันตก สิ่งเหล่านี้อาจอยู่ในสมุดงานเดียวกันหรือสมุดงานอื่น

• แผ่นงานแต่ละแผ่นมีเค้าโครงเหมือนกันซึ่งแสดงถึงรายละเอียดของผลิตภัณฑ์จำนวนหน่วยและจำนวน

• คุณต้องรวมผลิตภัณฑ์ข้อมูลอย่างชาญฉลาด ดังนั้นตรวจสอบให้แน่ใจว่าคอลัมน์ที่มีป้ายกำกับผลิตภัณฑ์เป็นคอลัมน์แรกและมีป้ายกำกับผลิตภัณฑ์

การรวมข้อมูลในสมุดงานเดียวกัน

หากคุณมีข้อมูลทั้งหมดที่คุณต้องรวมไว้ในสมุดงานเดียวกันให้ดำเนินการดังนี้ -

Step 1 - ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลของแต่ละภูมิภาคอยู่ในแผ่นงานแยกกัน

Step 2 - เพิ่มแผ่นงานใหม่และตั้งชื่อว่าสรุป

Step 3 - คลิกแผ่นงานสรุป

Step 4 - คลิกเซลล์ที่คุณต้องการวางผลสรุป

Step 5 - คลิกไฟล์ DATA บน Ribbon

Step 6 - คลิกไฟล์ Consolidate ในปุ่ม Data Tools กลุ่ม.

Consolidate กล่องโต้ตอบปรากฏขึ้น

Step 7 - เลือก Sum จากรายการแบบเลื่อนลงด้านล่าง Function.

Step 8 - เลือกข้อมูลจากแต่ละแผ่นงานดังนี้

• คลิกไอคอนในช่องใต้การอ้างอิง
• เลือกแผ่นงาน - ตะวันออก
• เลือกช่วงข้อมูล
• อีกครั้งคลิกไอคอนในกล่องภายใต้การอ้างอิง

ช่วงที่เลือกจะปรากฏในกล่องอ้างอิง -

Step 9 - คลิกไฟล์ Addทางด้านขวาของกล่อง ช่วงข้อมูลที่เลือกจะปรากฏในกล่องด้านล่างAll References.

Step 10- ทำซ้ำขั้นตอนที่ 1-5 สำหรับส่วนที่เหลือของแผ่นข้อมูล - เหนือใต้และตะวันตก กล่องโต้ตอบ Consolidate มีลักษณะดังนี้

คุณจะเห็นว่าช่วงข้อมูลปรากฏในเวิร์กชีตตามลำดับตัวอักษรในช่องด้านล่าง All references.

Step 11 - ทำเครื่องหมายในช่อง Top row และ Left column ภายใต้ Use labels in. คลิกตกลง

ข้อมูลของคุณสรุปเป็นผลิตภัณฑ์ที่ชาญฉลาดสำหรับภูมิภาค - ตะวันออกเหนือใต้และตะวันตก

คุณสามารถทำซ้ำขั้นตอนที่ระบุไว้ด้านบนเพื่อรีเฟรชผลลัพธ์สรุปด้วยตนเองได้ทุกเมื่อที่คุณต้องการ

การรวมข้อมูลโดยอัตโนมัติ

สมมติว่าคุณต้องการให้ข้อมูลสรุปของคุณอัปเดตโดยอัตโนมัติเมื่อใดก็ตามที่มีการเปลี่ยนแปลงข้อมูล คุณต้องมีลิงก์ไปยังแหล่งข้อมูลเพื่อให้บรรลุเป้าหมายนี้

Step 1 - เลือกช่อง - Create links to source data ในกล่องโต้ตอบรวมบัญชีแล้วคลิกตกลง

ผลสรุปของคุณปรากฏโดยมีโครงร่างดังนี้ -

คุณจะสังเกตเห็นว่ามีการแทรกคอลัมน์ใหม่ทางด้านขวาของคอลัมน์ชื่อผลิตภัณฑ์

Step 2- คลิกที่เครื่องหมาย + บนโครงร่างในแถวที่มีค่าผลิตภัณฑ์ชื่อ Soap คุณจะเห็นว่าคอลัมน์ใหม่มีค่าที่รวมสำหรับแต่ละชุดของค่าผลิตภัณฑ์ภูมิภาคที่ชาญฉลาด

การรวมข้อมูลจากสมุดงานต่างๆ

ในตัวอย่างก่อนหน้านี้ข้อมูลทั้งหมดที่คุณต้องการสรุปจะอยู่ในสมุดงานเดียวกัน อย่างไรก็ตามมีแนวโน้มว่าข้อมูลจะถูกเก็บรักษาแยกกันสำหรับแต่ละภูมิภาคและได้รับการอัปเดตภูมิภาคอย่างชาญฉลาด ในกรณีนี้คุณสามารถรวมข้อมูลได้ดังนี้ -

Step 1 - เปิดสมุดงานที่มีข้อมูลเช่นสมุดงาน - East-Sales, North-Sales, South-Sales และ West-Sales

Step 2 - เปิดสมุดงานใหม่

Step 3 - ในแผ่นงานใหม่ให้คลิกเซลล์ที่คุณต้องการให้สรุปปรากฏ

Step 4 - คลิกแท็บ DATA บน Ribbon

Step 5 - คลิก Consolidate ในกล่อง Data Tools

ก Consolidateกล่องโต้ตอบปรากฏขึ้น ในกล่องโต้ตอบรวม ​​-

• เลือกผลรวมจากรายการแบบเลื่อนลงในกล่องใต้ฟังก์ชัน
• คลิกไอคอนในช่องด้านล่าง Reference.
• เลือกสมุดงาน - East-Sales.xlsx
• เลือกช่วงข้อมูล
• อีกครั้งคลิกไอคอนในกล่องภายใต้การอ้างอิง
• คลิก Add ไปทางขวา

กล่องโต้ตอบ Consolidate มีลักษณะดังนี้ -

• คลิกไอคอนทางด้านขวาของกล่องภายใต้การอ้างอิง
• เลือกสมุดงาน - North-Sales.xlsx
• เลือกช่วงข้อมูล
• อีกครั้งคลิกไอคอนทางด้านขวาของช่องภายใต้การอ้างอิง
• คลิกเพิ่ม

Step 6 - ทำซ้ำขั้นตอนที่ 1–6 เพื่อเพิ่มช่วงข้อมูลจากสมุดงาน - South-Sales.xlsx และ West-Sales.xlsx

Step 7 - ต่ำกว่า Use labels inให้เลือกช่องต่อไปนี้

• แถวบนสุด.
• คอลัมน์ด้านซ้าย

Step 8 - เลือกช่อง Create links to source data.

กล่องโต้ตอบ Consolidate ของคุณมีลักษณะดังนี้ -

ข้อมูลของคุณสรุปไว้ในสมุดงานของคุณ

What-if analysisเป็นขั้นตอนการเปลี่ยนค่าในเซลล์เพื่อดูว่าการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้นจะส่งผลต่อผลลัพธ์ของสูตรในแผ่นงานอย่างไร คุณสามารถใช้ชุดค่าต่างๆในสูตรหนึ่งหรือหลายสูตรเพื่อสำรวจผลลัพธ์ต่างๆทั้งหมดได้

การวิเคราะห์แบบ What-if มีประโยชน์ในหลาย ๆ สถานการณ์ขณะทำการวิเคราะห์ข้อมูล ตัวอย่างเช่น -

• คุณสามารถเสนองบประมาณที่แตกต่างกันตามรายได้

• คุณสามารถทำนายมูลค่าในอนาคตตามค่าในอดีตที่กำหนด

• หากคุณคาดหวังค่าที่แน่นอนซึ่งเป็นผลลัพธ์จากสูตรคุณสามารถค้นหาชุดค่าอินพุตต่างๆที่ให้ผลลัพธ์ที่ต้องการได้

Excel มีเครื่องมือวิเคราะห์แบบ What-if ต่อไปนี้ให้คุณซึ่งสามารถใช้ได้ตามความต้องการในการวิเคราะห์ข้อมูลของคุณ -

• ตารางข้อมูล
• ตัวจัดการสถานการณ์
• ค้นหาเป้าหมาย

ตารางข้อมูลและสถานการณ์จะใช้ชุดของค่าอินพุตและส่งต่อโครงการเพื่อกำหนดผลลัพธ์ที่เป็นไปได้ การแสวงหาเป้าหมายแตกต่างจากตารางข้อมูลและสถานการณ์ตรงที่ใช้ผลลัพธ์และโครงการย้อนกลับเพื่อกำหนดค่าอินพุตที่เป็นไปได้ที่ทำให้เกิดผลลัพธ์นั้น

ในบทนี้คุณจะเข้าใจสถานการณ์ที่เป็นไปได้ที่คุณสามารถใช้เครื่องมือวิเคราะห์ Whatif สำหรับรายละเอียดเกี่ยวกับการใช้เครื่องมือเหล่านี้โปรดดูบทต่อ ๆ ไปในบทช่วยสอนนี้

ตารางข้อมูล

ก Data Tableคือช่วงของเซลล์ที่คุณสามารถเปลี่ยนค่าในบางเซลล์และหาคำตอบที่แตกต่างกันสำหรับปัญหา ตัวอย่างเช่นคุณอาจต้องการทราบจำนวนเงินกู้ที่คุณสามารถจ่ายเพื่อซื้อบ้านได้โดยการวิเคราะห์จำนวนเงินกู้และอัตราดอกเบี้ยที่แตกต่างกัน คุณสามารถใส่ค่าต่างๆเหล่านี้พร้อมกับPMT ฟังก์ชันในตารางข้อมูลและรับผลลัพธ์ที่ต้องการ

ตารางข้อมูลใช้งานได้กับไฟล์ one or two variablesแต่สามารถรับค่าต่างๆสำหรับตัวแปรเหล่านั้นได้

สำหรับรายละเอียดเกี่ยวกับตารางข้อมูลโปรดดูบท - การวิเคราะห์แบบ What-If ด้วยตารางข้อมูลในบทช่วยสอนนี้

ตัวจัดการสถานการณ์

สถานการณ์คือชุดของค่าที่ Excel บันทึกและสามารถแทนที่โดยอัตโนมัติในเซลล์บนแผ่นงาน

คุณสมบัติที่สำคัญคือ -

• คุณสามารถสร้างและบันทึกกลุ่มของค่าต่างๆบนเวิร์กชีตจากนั้นสลับไปยังสถานการณ์ใหม่เหล่านี้เพื่อดูผลลัพธ์ที่แตกต่างกัน

• สถานการณ์สามารถมีได้หลายตัวแปร แต่สามารถรองรับได้สูงสุด 32 ค่า

• คุณยังสามารถสร้างรายงานสรุปสถานการณ์ซึ่งรวมสถานการณ์ทั้งหมดไว้ในแผ่นงานเดียว ตัวอย่างเช่นคุณสามารถสร้างสถานการณ์งบประมาณต่างๆที่เปรียบเทียบระดับรายได้และค่าใช้จ่ายต่างๆที่เป็นไปได้จากนั้นสร้างรายงานที่ให้คุณเปรียบเทียบสถานการณ์แบบเคียงข้างกัน

• Scenario Manager คือกล่องโต้ตอบที่อนุญาตให้คุณบันทึกค่าเป็นสถานการณ์จำลองและตั้งชื่อสถานการณ์

สำหรับรายละเอียดเกี่ยวกับสถานการณ์โปรดดูที่บท - การวิเคราะห์แบบ What-If ด้วย Scenario Managerในบทช่วยสอนนี้

ค้นหาเป้าหมาย

Goal Seek มีประโยชน์หากคุณทราบผลลัพธ์ที่ต้องการจากสูตร แต่ไม่แน่ใจว่าสูตรต้องการค่าอินพุตเท่าใดจึงจะได้ผลลัพธ์นั้น ตัวอย่างเช่นหากคุณต้องการยืมเงินกู้และคุณทราบจำนวนเงินกู้ระยะเวลาการกู้ยืมและ EMI ที่คุณสามารถจ่ายได้คุณสามารถใช้ Goal Seek เพื่อค้นหาอัตราดอกเบี้ยที่คุณสามารถใช้เงินกู้ได้

Goal Seek สามารถใช้ได้กับค่าอินพุตตัวแปรเดียวเท่านั้น หากคุณมีตัวแปรสำหรับค่าอินพุตมากกว่าหนึ่งตัวคุณสามารถใช้ Add-in ของ Solver

สำหรับรายละเอียดเกี่ยวกับการใช้ Goal Seek โปรดดูบท - การวิเคราะห์แบบ What-If กับ Goal Seekในบทช่วยสอนนี้

ตัวแก้

Solver มาพร้อมกับ Excel เป็นส่วนเสริม คุณสามารถใช้ Solver เพื่อค้นหาค่าที่เหมาะสมที่สุดสำหรับสูตรในเซลล์ที่เรียกว่าเซลล์เป้าหมายบนแผ่นงาน

Solver ทำงานกับกลุ่มของเซลล์ที่เกี่ยวข้องกับสูตรในเซลล์เป้าหมาย Solver ปรับค่าในเซลล์ที่ปรับได้ที่คุณระบุเพื่อสร้างผลลัพธ์ตามที่คุณระบุจากสูตรเซลล์เป้าหมาย

สำหรับรายละเอียดเกี่ยวกับการใช้งาน Add-in ของ Excel Solver โปรดดูบท - การเพิ่มประสิทธิภาพด้วย Excel Solverในบทช่วยสอนนี้

ด้วยตารางข้อมูลใน Excel คุณสามารถเปลี่ยนหนึ่งหรือสองอินพุตและทำการวิเคราะห์แบบ What-if ได้อย่างง่ายดาย ตารางข้อมูลคือช่วงของเซลล์ที่คุณสามารถเปลี่ยนค่าในบางเซลล์และให้คำตอบที่แตกต่างกันสำหรับปัญหา

ตารางข้อมูลมีสองประเภท -

• ตารางข้อมูลตัวแปรเดียว
• ตารางข้อมูลสองตัวแปร

หากคุณมีตัวแปรมากกว่าสองตัวแปรในปัญหาการวิเคราะห์คุณจำเป็นต้องใช้ Scenario Manager Tool ของ Excel สำหรับรายละเอียดโปรดดูบท - การวิเคราะห์แบบ What-If ด้วย Scenario Managerในบทช่วยสอนนี้

ตารางข้อมูลตัวแปรเดียว

คุณสามารถใช้ตารางข้อมูลตัวแปรเดียวหากคุณต้องการดูว่าค่าที่แตกต่างกันของตัวแปรหนึ่งในสูตรอย่างน้อยหนึ่งสูตรจะเปลี่ยนผลลัพธ์ของสูตรเหล่านั้นอย่างไร กล่าวอีกนัยหนึ่งคือด้วยตารางข้อมูลตัวแปรเดียวคุณสามารถกำหนดได้ว่าการเปลี่ยนอินพุตหนึ่งจะเปลี่ยนจำนวนเอาต์พุตอย่างไร คุณจะเข้าใจสิ่งนี้ด้วยความช่วยเหลือของตัวอย่าง

Example

มีวงเงินกู้ 5,000,000 ระยะเวลา 30 ปี คุณต้องการทราบการชำระเงินรายเดือน (EMI) สำหรับอัตราดอกเบี้ยที่หลากหลาย คุณอาจสนใจที่จะทราบจำนวนดอกเบี้ยและเงินต้นที่ต้องชำระในปีที่สอง

การวิเคราะห์ด้วยตารางข้อมูลตัวแปรเดียว

การวิเคราะห์ด้วยตารางข้อมูลตัวแปรเดียวต้องทำในสามขั้นตอน -

Step 1 - ตั้งค่าพื้นหลังที่ต้องการ

Step 2 - สร้างตารางข้อมูล

Step 3 - ทำการวิเคราะห์

ให้เราเข้าใจขั้นตอนเหล่านี้โดยละเอียด -

ขั้นตอนที่ 1: ตั้งค่าพื้นหลังที่ต้องการ

• สมมติว่าอัตราดอกเบี้ย 12%

• แสดงรายการค่าที่ต้องการทั้งหมด

• ตั้งชื่อเซลล์ที่มีค่าเพื่อให้สูตรมีชื่อแทนการอ้างอิงเซลล์

• ตั้งค่าการคำนวณสำหรับ EMI ดอกเบี้ยสะสมและเงินต้นสะสมด้วยฟังก์ชัน Excel - PMT, CUMIPMT และ CUMPRINC ตามลำดับ

แผ่นงานของคุณควรมีลักษณะดังนี้ -

คุณจะเห็นว่าเซลล์ในคอลัมน์ C ถูกตั้งชื่อตามที่กำหนดในเซลล์ที่เกี่ยวข้องในคอลัมน์ D

ขั้นตอนที่ 2: สร้างตารางข้อมูล

• พิมพ์รายการของค่าเช่นอัตราดอกเบี้ยที่คุณต้องการแทนที่ในเซลล์ป้อนข้อมูลลงคอลัมน์ E ดังนี้ -

ดังที่คุณสังเกตเห็นมีแถวว่างเหนือค่าอัตราดอกเบี้ย แถวนี้มีไว้สำหรับสูตรที่คุณต้องการใช้

• พิมพ์ฟังก์ชันแรก (PMT) ในเซลล์หนึ่งแถวด้านบนและอีกหนึ่งเซลล์ทางด้านขวาของคอลัมน์ค่า พิมพ์ฟังก์ชันอื่น ๆ (CUMIPMT and CUMPRINC) ในเซลล์ทางด้านขวาของฟังก์ชันแรก

  ตอนนี้สองแถวเหนือค่าอัตราดอกเบี้ยมีลักษณะดังนี้ -

ตารางข้อมูลมีลักษณะดังที่ระบุด้านล่าง -

ขั้นตอนที่ 3: ทำการวิเคราะห์ด้วยเครื่องมือตารางข้อมูลการวิเคราะห์แบบ What-If

• เลือกช่วงของเซลล์ที่มีสูตรและค่าที่คุณต้องการแทนที่เช่นเลือกช่วง - E2: H13

• คลิกแท็บ DATA บน Ribbon

• คลิก What-if Analysis ในกลุ่ม Data Tools

• เลือกตารางข้อมูลในรายการแบบเลื่อนลง

Data Table กล่องโต้ตอบปรากฏขึ้น

• คลิกไอคอนในกล่องเซลล์อินพุตคอลัมน์
• คลิกเซลล์ Interest_Rateซึ่งก็คือ C2

คุณจะเห็นว่าเซลล์อินพุตคอลัมน์ถูกนำมาเป็น $ C $ 2 คลิกตกลง

ตารางข้อมูลเต็มไปด้วยผลลัพธ์ที่คำนวณสำหรับแต่ละค่าอินพุตดังที่แสดงด้านล่าง -

หากคุณสามารถจ่าย EMI ได้ 54,000 คุณสามารถสังเกตได้ว่าอัตราดอกเบี้ย 12.6% เหมาะสำหรับคุณ

ตารางข้อมูลสองตัวแปร

สามารถใช้ตารางข้อมูลสองตัวแปรหากคุณต้องการดูว่าค่าที่แตกต่างกันของตัวแปรสองตัวในสูตรจะเปลี่ยนผลลัพธ์ของสูตรนั้นอย่างไร กล่าวอีกนัยหนึ่งคือด้วยตารางข้อมูลแบบสองตัวแปรคุณสามารถกำหนดได้ว่าการเปลี่ยนอินพุตสองอินพุตจะเปลี่ยนแปลงเอาต์พุตเดียวอย่างไร คุณจะเข้าใจสิ่งนี้ด้วยความช่วยเหลือของตัวอย่าง

Example

มีเงินกู้ 50,000,000. คุณต้องการทราบว่าการรวมกันของอัตราดอกเบี้ยและระยะเวลาเงินกู้ที่แตกต่างกันจะส่งผลต่อการชำระเงินรายเดือน (EMI) อย่างไร

การวิเคราะห์ด้วยตารางข้อมูลสองตัวแปร

การวิเคราะห์ด้วยตารางข้อมูลสองตัวแปรต้องทำในสามขั้นตอน -

Step 1 - ตั้งค่าพื้นหลังที่ต้องการ

Step 2 - สร้างตารางข้อมูล

Step 3 - ทำการวิเคราะห์

ขั้นตอนที่ 1: ตั้งค่าพื้นหลังที่ต้องการ

• สมมติว่าอัตราดอกเบี้ย 12%

• แสดงรายการค่าที่ต้องการทั้งหมด

• ตั้งชื่อเซลล์ที่มีค่าเพื่อให้สูตรมีชื่อแทนการอ้างอิงเซลล์

• ตั้งค่าการคำนวณสำหรับ EMI ด้วยฟังก์ชัน Excel - PMT.

แผ่นงานของคุณควรมีลักษณะดังนี้ -

คุณจะเห็นว่าเซลล์ในคอลัมน์ C ถูกตั้งชื่อตามที่กำหนดในเซลล์ที่เกี่ยวข้องในคอลัมน์ D

ขั้นตอนที่ 2: สร้างตารางข้อมูล

• ประเภท =EMI ในเซลล์ F2

• พิมพ์รายการแรกของค่าอินพุตเช่นอัตราดอกเบี้ยลงในคอลัมน์ F โดยเริ่มจากเซลล์ด้านล่างสูตรเช่น F3

• พิมพ์รายการที่สองของค่าอินพุต ได้แก่ จำนวนการชำระเงินในแถวที่ 2 โดยเริ่มจากเซลล์ทางด้านขวาของสูตรเช่น G2

  ตารางข้อมูลมีลักษณะดังนี้ -

ทำการวิเคราะห์ด้วยตารางข้อมูลเครื่องมือวิเคราะห์แบบ What-If

• เลือกช่วงของเซลล์ที่มีสูตรและชุดค่าสองชุดที่คุณต้องการแทนที่เช่นเลือกช่วง - F2: L13

• คลิกแท็บ DATA บน Ribbon

• คลิก What-if Analysis ในกลุ่ม Data Tools

• เลือกตารางข้อมูลจากรายการแบบเลื่อนลง

กล่องโต้ตอบตารางข้อมูลจะปรากฏขึ้น

• คลิกไอคอนในกล่องใส่เซลล์แถว
• คลิกเซลล์ NPERซึ่งก็คือ C3
• อีกครั้งคลิกไอคอนในกล่องเซลล์ป้อนข้อมูลแถว
• จากนั้นคลิกไอคอนในกล่องเซลล์อินพุตคอลัมน์
• คลิกเซลล์ Interest_Rate ซึ่งก็คือ C2
• อีกครั้งให้คลิกไอคอนในกล่องเซลล์อินพุตคอลัมน์

คุณจะเห็นว่าเซลล์อินพุตแถวถูกนำมาเป็น $ C $ 3 และเซลล์อินพุตคอลัมน์ถูกนำมาเป็น $ C $ 2 คลิกตกลง

ตารางข้อมูลจะเต็มไปด้วยผลลัพธ์จากการคำนวณสำหรับการรวมกันของค่าอินพุตสองค่า -

หากคุณสามารถจ่าย EMI ได้ 54,000 อัตราดอกเบี้ย 12.2% และ 288 EMI เหมาะสำหรับคุณ ซึ่งหมายความว่าระยะเวลาของเงินกู้จะเป็น 24 ปี

การคำนวณตารางข้อมูล

ตารางข้อมูลจะคำนวณใหม่ทุกครั้งที่มีการคำนวณเวิร์กชีตที่มีอยู่แม้ว่าจะไม่มีการเปลี่ยนแปลงก็ตาม ในการเพิ่มความเร็วในการคำนวณในแผ่นงานที่มีตารางข้อมูลคุณต้องเปลี่ยนตัวเลือกการคำนวณเป็นAutomatically Recalculate แผ่นงาน แต่ไม่ใช่ตารางข้อมูลดังที่ให้ไว้ในส่วนถัดไป

เร่งการคำนวณในแผ่นงาน

คุณสามารถเร่งการคำนวณในแผ่นงานที่มีตารางข้อมูลได้สองวิธี -

• จากตัวเลือกของ Excel
• จาก Ribbon

จากตัวเลือกของ Excel

• คลิกแท็บไฟล์บน Ribbon
• เลือกตัวเลือกจากรายการในบานหน้าต่างด้านซ้าย

กล่องโต้ตอบตัวเลือกของ Excel จะปรากฏขึ้น

• จากบานหน้าต่างด้านซ้ายเลือก Formulas.

• เลือกตัวเลือก Automatic except for data tables ภายใต้ Workbook Calculationในส่วนตัวเลือกการคำนวณ คลิกตกลง

จาก Ribbon

• คลิกแท็บ FORMULAS บน Ribbon

• คลิก Calculation Options ในกลุ่มการคำนวณ

• เลือก Automatic Except for Data Tables ในรายการแบบเลื่อนลง

Scenario Manager มีประโยชน์ในกรณีที่คุณมีตัวแปรมากกว่าสองตัวในการวิเคราะห์ความอ่อนไหว Scenario Manager สร้างสถานการณ์จำลองสำหรับแต่ละชุดของค่าอินพุตสำหรับตัวแปรที่กำลังพิจารณา สถานการณ์ช่วยให้คุณสำรวจชุดของผลลัพธ์ที่เป็นไปได้โดยสนับสนุนสิ่งต่อไปนี้ -

• เปลี่ยนชุดอินพุตได้มากถึง 32 ชุด
• การผสานสถานการณ์จากแผ่นงานหรือสมุดงานต่างๆ

หากคุณต้องการวิเคราะห์ชุดอินพุตมากกว่า 32 ชุดและค่าแสดงถึงตัวแปรหนึ่งหรือสองตัวแปรเท่านั้นคุณสามารถใช้ตารางข้อมูลได้ แม้ว่าจะ จำกัด ไว้เพียงหนึ่งหรือสองตัวแปรตารางข้อมูลสามารถรวมค่าอินพุตต่างๆได้มากเท่าที่คุณต้องการ อ้างถึงการวิเคราะห์แบบ What-If ด้วยตารางข้อมูลในบทช่วยสอนนี้

สถานการณ์

สถานการณ์คือชุดของค่าที่ Excel บันทึกและสามารถแทนที่โดยอัตโนมัติในแผ่นงานของคุณ คุณสามารถสร้างและบันทึกกลุ่มของค่าต่างๆเป็นสถานการณ์จำลองบนเวิร์กชีตจากนั้นสลับไปมาระหว่างสถานการณ์เหล่านี้เพื่อดูผลลัพธ์ที่แตกต่างกัน

ตัวอย่างเช่นคุณสามารถมีสถานการณ์งบประมาณต่างๆเพื่อเปรียบเทียบระดับรายได้และค่าใช้จ่ายต่างๆที่เป็นไปได้ นอกจากนี้คุณยังสามารถมีสถานการณ์การกู้ยืมที่แตกต่างกันจากแหล่งต่างๆที่เปรียบเทียบอัตราดอกเบี้ยและระยะเวลาเงินกู้ที่เป็นไปได้ต่างๆ

ถ้าข้อมูลที่คุณต้องการใช้ในสถานการณ์จำลองมาจากแหล่งที่มาที่แตกต่างกันคุณสามารถรวบรวมข้อมูลในสมุดงานที่แยกจากกันจากนั้นรวมสถานการณ์จากสมุดงานอื่นให้เป็นหนึ่งเดียว

หลังจากที่คุณมีสถานการณ์ทั้งหมดที่คุณต้องการแล้วคุณสามารถสร้างรายงานสรุปสถานการณ์ได้ -

• ที่รวมข้อมูลจากสถานการณ์ทั้งหมด
• ซึ่งช่วยให้คุณเปรียบเทียบสถานการณ์แบบเคียงข้างกัน

ตัวจัดการสถานการณ์

Scenario Manager เป็นหนึ่งในเครื่องมือการวิเคราะห์แบบ What-if ใน Excel

ในการสร้างรายงานการวิเคราะห์ด้วย Scenario Manager คุณต้องทำตามขั้นตอนเหล่านี้ -

Step 1 - กำหนดชุดของค่าเริ่มต้นและระบุเซลล์อินพุตที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลงเรียกว่าเซลล์ที่เปลี่ยนแปลง

Step 2 - สร้างแต่ละสถานการณ์ตั้งชื่อสถานการณ์และป้อนค่าสำหรับแต่ละเซลล์อินพุตที่เปลี่ยนแปลงสำหรับสถานการณ์นั้น

Step 3- เลือกเซลล์ผลลัพธ์ที่เรียกว่าเซลล์ผลลัพธ์ที่คุณต้องการติดตาม เซลล์เหล่านี้มีสูตรในชุดค่าเริ่มต้น สูตรใช้เซลล์อินพุตที่เปลี่ยนแปลง

Scenario Manager สร้างรายงานที่มีอินพุตและค่าเอาต์พุตสำหรับแต่ละสถานการณ์

ค่าเริ่มต้นสำหรับสถานการณ์

Before you create several different scenarios, you need to define a set of initial values on which the scenarios will be based.

The steps for setting up the initial values for Scenarios are −

• Define the cells that contain the input values.
• Name the input cells appropriately.
• Identify the input cells with constant values.
• Specify the values for the constant inputs.
• Identify the input cells with changing values.
• Specify the initial values for the changing inputs.
• Define the cells that contain the results. The result cells contain formulas.
• Name the result cells appropriately.
• Place the formulas in the result cells.

Consider the previous example of loan. Now, proceed as follows −

• Define a cell for Loan Amount.

  • This input value is constant for all the scenarios.

  • Name the cell Loan_Amount.

  • Specify the value as 5,000,000.

• Define the cells for Interest Rate, No. of payments and Type (Payment at the beginning or end of the month).

  • These input values will be changing across the scenarios.

  • Name the cells Interest_Rate, NPER and Type.

  • Specify the initial values for the analysis in these cells as 12%, 360 and 0 respectively.

• Define the cell for the EMI.

  • This is the result value.

  • Name the cell EMI.

  • Place the formula in this cell as −

    =PMT (Interest_Rate/12, NPER, Loan_Amount, 0, Type)

Your worksheet looks as shown below −

As you can see that the input cells and the result cells are in column C with the names as given in column D.

Creating Scenarios

After setting up the initial values for the Scenarios, you can create the scenarios using Scenario Manager as follows −

• Click the DATA tab on the Ribbon.
• Click What-if Analysis in the Data Tools group.
• Select Scenario Manager from the dropdown list.

The Scenario Manager Dialog box appears. You can observe that it contains a message −

“No Scenarios defined. Choose Add to.”

You need to create scenarios for each set of changing values in the Scenario Manager. It is good to have the first scenario defined with initial values, as it enables you to switch back to initial values whenever you want while displaying different scenarios.

Create the first scenario with the initial values as follows −

• Click the Add button in the Scenario Manager Dialog box.

The Add Scenario dialog box appears.

• Under Scenario Name, type Scenario 1.
• Under Changing Cells, enter the references for the cells i.e. C3, C4 and C5 with the Ctrl key pressed.

The name of the dialog box changes to Edit Scenario.

• Edit the text in the Comment as – Initial Values box.

• Select the option Prevent changes under Protection and then click OK.

The Scenario Values dialog box appears. The initial values that you have defined appear in each of the changing cells boxes.

Scenario 1 with the initial values is created.

Create three more scenarios with varying values in the changing cells as follows −

• Click the Add button in the Scenario Values dialog box.

Add Scenario dialog box appears. Note that C3, C4, C5 appear in the Changing cells box.

• In the Scenario Name box, type Scenario 2.

• Edit the text in the Comment as – Different Interest Rate.

• Select Prevent changes under Protection and click OK.

The Scenario Values dialog box appears. The initial values appear in the changing cells. Change the value of Interest_Rate to 0.13 and click Add.

The Add Scenario dialog box appears. Note that C3, C4, C5 appear in the box under changing cells.

• In the Scenario Name box, type Scenario 3.

• Edit the text in the Comment box as – Different no. of Payments.

• Select Prevent changes under Protection and click OK.

The Scenario Values dialog box appears. The initial values appear in the changing cells. Change the value of NPER to 300 and click Add.

The Add Scenario dialog box appears. Note that C3, C4, C5 appear in the Changing cells box.

• In the Scenario Name box, type Scenario 4.

• Edit the text in the Comment box as – Different Type of Payment.

• Select Prevent changes under Protection and click OK.

The Scenario Values dialog box appears. The initial values appear in the changing cells. Change the value of Type to 1. Click OK as you have added all the scenarios that you wanted to add.

The Scenario Manager dialog box appears. In the box under Scenarios, You will find the names of all the scenarios that you have created.

• Click Scenario 1. As you are aware, Scenario 1 contains the initial values.


Now, click Summary. The Scenario Summary dialog box appears.

Scenario Summary Reports

Excel มีรายงานสรุปสถานการณ์สองประเภท -

• สรุปสถานการณ์
• รายงาน Scenario PivotTable

ในกล่องโต้ตอบสรุปสถานการณ์คุณจะพบรายงานทั้งสองประเภทนี้

เลือกสรุปสถานการณ์ภายใต้ประเภทรายงาน

สรุปสถานการณ์

ใน Result cells เลือกเซลล์ C6 (ที่นี่เราใส่ไฟล์ PMTฟังก์ชัน). คลิกตกลง

รายงานสรุปสถานการณ์จะปรากฏในแผ่นงานใหม่ เวิร์กชีตถูกตั้งชื่อเป็นข้อมูลสรุปสถานการณ์

คุณสามารถสังเกตสิ่งต่อไปนี้ในรายงานสรุปสถานการณ์ -

• Changing Cells- จัดเตรียมเซลล์ทั้งหมดที่ใช้เป็นเซลล์ที่เปลี่ยนแปลง ตามที่คุณตั้งชื่อเซลล์ Interest_Rate, NPER และ Type สิ่งเหล่านี้ดูเหมือนจะทำให้รายงานมีความหมาย มิฉะนั้นจะแสดงเฉพาะการอ้างอิงเซลล์เท่านั้น

• Result Cells - แสดงเซลล์ผลลัพธ์ที่ระบุเช่น EMI

• Current Values - เป็นคอลัมน์แรกและรวบรวมค่าของสถานการณ์นั้นซึ่งถูกเลือกไว้ในกล่องโต้ตอบตัวจัดการสถานการณ์ก่อนสร้างรายงานสรุป

• สำหรับสถานการณ์ทั้งหมดที่คุณสร้างขึ้นเซลล์ที่เปลี่ยนแปลงจะถูกเน้นด้วยสีเทา

• ในแถว EMI ค่าผลลัพธ์สำหรับแต่ละสถานการณ์จะแสดงขึ้น

คุณสามารถทำให้รายงานมีความหมายมากขึ้นโดยการแสดงความคิดเห็นที่คุณเพิ่มในขณะที่สร้างสถานการณ์จำลอง

• คลิกปุ่ม + ทางด้านซ้ายของแถวที่มีชื่อสถานการณ์ ข้อคิดเห็นสำหรับสถานการณ์จำลองจะปรากฏในแถวภายใต้ชื่อสถานการณ์

สถานการณ์จากแหล่งที่มาที่แตกต่างกัน

สมมติว่าคุณได้รับสถานการณ์จากแหล่งที่มาที่แตกต่างกันสามแหล่งและคุณต้องเตรียมรายงานสรุปสถานการณ์ในสมุดงานหลัก คุณสามารถทำได้โดยการรวมสถานการณ์จากสมุดงานต่างๆลงในสมุดงานหลัก ทำตามขั้นตอนด้านล่าง -

• สมมติว่าสถานการณ์อยู่ในสมุดงาน Bank1_Scenarios, Bank2_Scenarios และ Bank3_Scenarios เปิดสมุดงานทั้งสาม

• เปิดสมุดงานหลักซึ่งคุณมีค่าเริ่มต้น

• คลิก DATA> What-if Analysis> Scenario Manager ในสมุดงานหลัก

Scenario Manager กล่องโต้ตอบปรากฏขึ้น

อย่างที่คุณสังเกตได้ไม่มีสถานการณ์ใด ๆ ที่คุณยังไม่ได้เพิ่มใด ๆ คลิกMerge.

กล่องโต้ตอบ Merge Scenarios จะปรากฏขึ้น

อย่างที่คุณเห็นภายใต้สถานการณ์การผสานคุณมีสองช่อง -

• Book
• Sheet

คุณสามารถเลือกแผ่นงานเฉพาะจากสมุดงานเฉพาะที่มีสถานการณ์จำลองซึ่งคุณต้องการเพิ่มในผลลัพธ์ของคุณ คลิกลูกศรแบบเลื่อนลงของBook เพื่อดูสมุดงาน

Note - ควรเปิดสมุดงานที่เกี่ยวข้องเพื่อให้ปรากฏในรายการนี้

เลือกหนังสือ - Bank1_Scenarios.

Bank1 แผ่นจะปรากฏขึ้น ที่ด้านล่างของกล่องโต้ตอบจำนวนสถานการณ์ที่พบในแผ่นงานต้นฉบับจะปรากฏขึ้น คลิกตกลง

กล่องโต้ตอบตัวจัดการสถานการณ์จะปรากฏขึ้น สถานการณ์ทั้งสองที่รวมเข้ากับสมุดงานหลักจะแสดงรายการภายใต้สถานการณ์จำลอง

คลิก Mergeปุ่ม. Merge Scenariosกล่องโต้ตอบปรากฏขึ้น ตอนนี้เลือกBank2_Scenarios จากรายการดรอปดาวน์ในกล่องหนังสือ

แผ่นงาน Bank2 ไม่เล่น ที่ด้านล่างของกล่องโต้ตอบจำนวนสถานการณ์ที่พบในแผ่นงานต้นฉบับจะปรากฏขึ้น คลิกตกลง

Scenario Managerกล่องโต้ตอบปรากฏขึ้น สถานการณ์ทั้งสี่ที่รวมเข้ากับสมุดงานหลักจะแสดงรายการภายใต้สถานการณ์จำลอง

คลิก Mergeปุ่ม. Merge Scenariosกล่องโต้ตอบปรากฏขึ้น ตอนนี้เลือกBank3_Scenarios จากรายการดรอปดาวน์ในกล่องหนังสือ

แผ่น Bank3 ปรากฏขึ้น ที่ด้านล่างของกล่องโต้ตอบจำนวนสถานการณ์ที่พบในแผ่นงานต้นฉบับจะปรากฏขึ้น คลิกตกลง

กล่องโต้ตอบตัวจัดการสถานการณ์จะปรากฏขึ้น สถานการณ์ทั้งห้าที่รวมเข้ากับสมุดงานหลักจะแสดงอยู่ภายใต้สถานการณ์จำลอง

ตอนนี้คุณมีสถานการณ์ที่จำเป็นทั้งหมดในการสร้างรายงานสรุปสถานการณ์

คลิกปุ่มสรุป Scenario Summary กล่องโต้ตอบปรากฏขึ้น

• เลือกสรุปสถานการณ์
• ในกล่องเซลล์ผลลัพธ์พิมพ์ C6 แล้วคลิกตกลง

รายงานสรุปสถานการณ์จะปรากฏบนแผ่นงานใหม่ในสมุดงานหลัก

การแสดงสถานการณ์

สมมติว่าคุณกำลังนำเสนอสถานการณ์ของคุณและคุณต้องการเปลี่ยนจากสถานการณ์หนึ่งไปเป็นอีกสถานการณ์หนึ่งแบบไดนามิกและแสดงชุดของค่าอินพุตและค่าผลลัพธ์ของสถานการณ์ที่เกี่ยวข้อง

• คลิก DATA> What-if Analysis> Scenario Manager จากกลุ่ม Data Tools กล่องโต้ตอบตัวจัดการสถานการณ์จะปรากฏขึ้น รายการสถานการณ์จะปรากฏขึ้น

• เลือกสถานการณ์ที่คุณต้องการแสดง คลิกShow.

ค่าบนเวิร์กชีตจะถูกอัพเดตเป็นค่าของสถานการณ์ที่เลือก ค่าผลลัพธ์จะถูกคำนวณใหม่

รายงาน PivotTable สถานการณ์

คุณสามารถดูรายงานสถานการณ์ในรูปแบบของ PivotTable ได้เช่นกัน

• คลิกปุ่มสรุปในไฟล์ Scenario Managerกล่องโต้ตอบ กล่องโต้ตอบสรุปสถานการณ์จะปรากฏขึ้น

• เลือกไฟล์ Scenario PivotTable report ภายใต้ประเภทรายงาน

• พิมพ์ C6 ใน Result cells กล่อง.

รายงานสถานการณ์ PivotTable ปรากฏบนแผ่นงานใหม่

Goal Seek เป็นเครื่องมือวิเคราะห์ What-If ที่ช่วยให้คุณค้นหาค่าอินพุตที่ให้ผลลัพธ์เป็นค่าเป้าหมายที่คุณต้องการ Goal Seekต้องการสูตรที่ใช้ค่าอินพุตเพื่อให้ผลลัพธ์เป็นค่าเป้าหมาย จากนั้นด้วยการเปลี่ยนค่าอินพุตในสูตร Goal Seek จะพยายามหาวิธีแก้ปัญหาสำหรับค่าอินพุต

Goal Seek ใช้ได้กับค่าอินพุตตัวแปรเดียวเท่านั้น หากคุณมีการกำหนดค่าอินพุตมากกว่าหนึ่งค่าคุณต้องใช้ Add-in ของ Solver อ้างถึงบท - การเพิ่มประสิทธิภาพด้วย Excel Solverในบทช่วยสอนนี้

การวิเคราะห์ด้วย Goal Seek

สมมติว่าคุณต้องการกู้เงิน 5,000,000 และคุณต้องการชำระคืนภายใน 25 ปี คุณสามารถจ่าย EMI ได้ 50000 คุณต้องการทราบอัตราดอกเบี้ยที่คุณสามารถยืมเงินกู้ได้

คุณสามารถใช้ได้ Goal Seek เพื่อหาอัตราดอกเบี้ยที่คุณสามารถกู้สินเชื่อได้ดังนี้ -

Step 1 - ตั้งค่าเซลล์ Excel สำหรับ Goal Seek ตามที่ระบุด้านล่าง

Step 2- ป้อนค่าในคอลัมน์ C ที่ตรงกับคอลัมน์ D เซลล์ Interest_Rate จะว่างเปล่าเนื่องจากคุณต้องดึงค่านั้น ยิ่งไปกว่านั้นแม้ว่าคุณจะรู้จัก EMI ที่คุณสามารถจ่ายได้ (50000) แต่ค่านั้นจะไม่รวมอยู่ด้วยเนื่องจากคุณต้องใช้ฟังก์ชัน Excel PMT เพื่อให้ได้มา Goal Seek ต้องการสูตรเพื่อค้นหาผลลัพธ์ ฟังก์ชัน PMT ถูกวางไว้ในเซลล์ EMI เพื่อให้ Goal Seek ใช้งานได้

Excel คำนวณ EMI ด้วยฟังก์ชัน PMT ตารางตอนนี้ดูเหมือน -

ในฐานะที่เป็น Interest_Rateเซลล์ว่างเปล่า Excel จะรับค่านั้นเป็น 0 และคำนวณ EMI คุณสามารถเพิกเฉยต่อผลลัพธ์-13,888.89.

ทำการวิเคราะห์ด้วย Goal Seek ดังนี้ -

Step 1 - ไปที่ DATA > What If Analysis > Goal Seek บน Ribbon

กล่องโต้ตอบการค้นหาเป้าหมายจะปรากฏขึ้น

Step 2 - พิมพ์ EMI ในไฟล์ Set cellกล่อง. ช่องนี้เป็นการอ้างอิงสำหรับเซลล์ที่มีสูตรที่คุณต้องการแก้ไขในกรณีนี้คือฟังก์ชัน PMT มันคือเซลล์ C6 ซึ่งคุณตั้งชื่อเป็น EMI

Step 3 - พิมพ์ -50000 ใน To valueกล่อง. ที่นี่คุณจะได้ผลลัพธ์ของสูตรในกรณีนี้คือ EMI ที่คุณต้องการจ่าย ตัวเลขเป็นค่าลบเนื่องจากแสดงถึงการชำระเงิน

Step 4 - พิมพ์ Interest_Rate ใน By changing cellกล่อง. ช่องนี้มีการอ้างอิงของเซลล์ที่มีค่าที่คุณต้องการปรับในกรณีนี้คืออัตราดอกเบี้ย มันคือเซลล์ C2 ซึ่งคุณตั้งชื่อเป็น Interest_Rate

Step 5- เซลล์นี้ที่ Goal Seek เปลี่ยนแปลงจะต้องอ้างอิงโดยสูตรในเซลล์ที่คุณระบุไว้ในกล่อง Set cell คลิกตกลง

Goal Seek ก่อให้เกิดผลลัพธ์ดังที่แสดงด้านล่าง -

ดังที่คุณสังเกตได้ Goal Seek พบวิธีแก้ปัญหาโดยใช้เซลล์ C6 (มีสูตร) ​​เป็น 12% ที่แสดงในเซลล์ C2 ซึ่งเป็นอัตราดอกเบี้ย คลิกตกลง

การแก้ปัญหาเรื่องราว

คุณสามารถแก้ปัญหาเรื่องราวได้อย่างง่ายดายด้วย Goal Seek ให้เราเข้าใจสิ่งนี้ด้วยความช่วยเหลือของตัวอย่าง

ตัวอย่าง

สมมติว่ามีร้านหนังสือที่มีหนังสือ 100 เล่มในที่เก็บ ราคาเดิมของหนังสือคือ 250 และหนังสือจำนวนหนึ่งขายในราคานั้น ต่อมาร้านหนังสือได้ประกาศลดราคาหนังสือเล่มนั้น 10% และเคลียร์สต๊อก คุณอาจต้องการทราบจำนวนหนังสือที่ขายในราคาเดิมเพื่อรับรายได้รวม 24,500

คุณสามารถใช้ Goal Seek เพื่อค้นหาวิธีแก้ปัญหา ทำตามขั้นตอนด้านล่าง -

Step 1 - ตั้งค่าแผ่นงานตามที่ระบุด้านล่าง

Step 2 - ไปที่ DATA > What If Analysis > Goal Seek บน Ribbon

กล่องโต้ตอบการค้นหาเป้าหมายจะปรากฏขึ้น

Step 3 - ประเภท Revenue, 24500 and Books_OriginalPriceในกล่องตั้งค่าเซลล์กล่องเป็นค่าและโดยการเปลี่ยนเซลล์ตามลำดับ คลิกตกลง

Goal Seek แสดงสถานะและแนวทางแก้ไข

หากขายหนังสือ 80 เล่มในราคาเดิมจะมีรายได้ 24500

ทำการวิเคราะห์จุดคุ้มทุน

ในทางเศรษฐกิจจุดคุ้มทุนคือจุดที่ไม่มีทั้งกำไรหรือขาดทุน นี่หมายความว่า -

รายรับ = รายจ่ายหรือ

รายรับ - รายจ่าย = 0

คุณทำได้ break-even analysis with Goal Seek ใน Excel

ตัวอย่าง

สมมติว่ามีร้านค้าที่ขายของเล่น คุณอาจต้องการวิเคราะห์จุดคุ้มทุนของร้านค้า รวบรวมข้อมูลต่อไปนี้จากร้านค้า -

• ต้นทุนคงที่ของร้านค้า
• ต้นทุนต่อหน่วยของของเล่น
• จำนวนของเล่นที่จะขาย

คุณต้องหาราคาที่พวกเขาควรขายของเล่นให้คุ้มทุน

Step 1 - ตั้งค่าแผ่นงานตามที่ระบุด้านล่าง

Step 2 - ไปที่ DATA > What If Analysis > Goal Seekบน Ribbon กล่องโต้ตอบการค้นหาเป้าหมายจะปรากฏขึ้น

Step 3 - ประเภท Break_even_Point, 0, and Unit_Priceในกล่องตั้งค่าเซลล์กล่องถึงค่าและโดยการเปลี่ยนเซลล์ตามลำดับ คลิกตกลง

ดังที่คุณสังเกตได้ Goal Seek ให้ผลลัพธ์ว่าหากราคาต่อหน่วยเท่ากับ 35 ร้านค้าจะคุ้มทุน

Solver เป็นโปรแกรมเสริมของ Microsoft Excel ที่คุณสามารถใช้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการวิเคราะห์แบบ What-if

ตามที่โอไบรอันและมาราคัสกล่าว optimization analysisเป็นส่วนขยายของการวิเคราะห์การแสวงหาเป้าหมายที่ซับซ้อนมากขึ้น แทนที่จะกำหนดค่าเป้าหมายเฉพาะสำหรับตัวแปรเป้าหมายคือการหาค่าที่เหมาะสมที่สุดสำหรับตัวแปรเป้าหมายอย่างน้อยหนึ่งตัวแปรภายใต้ข้อ จำกัด บางประการ จากนั้นตัวแปรอื่น ๆ อย่างน้อยหนึ่งตัวจะถูกเปลี่ยนแปลงซ้ำ ๆ โดยขึ้นอยู่กับข้อ จำกัด ที่ระบุจนกว่าคุณจะค้นพบค่าที่ดีที่สุดสำหรับตัวแปรเป้าหมาย

ใน Excel คุณสามารถใช้ไฟล์ Solver เพื่อค้นหาไฟล์ optimal value (สูงสุดหรือต่ำสุดหรือค่าหนึ่ง) สำหรับสูตรในเซลล์หนึ่งเรียกว่าเซลล์วัตถุประสงค์ขึ้นอยู่กับข้อ จำกัด หรือขีด จำกัด บางประการเกี่ยวกับค่าของเซลล์สูตรอื่น ๆ บนแผ่นงาน

ซึ่งหมายความว่า Solver ทำงานร่วมกับกลุ่มของเซลล์ที่เรียกว่าตัวแปรการตัดสินใจที่ใช้ในการคำนวณสูตรในเซลล์วัตถุประสงค์และเซลล์ข้อ จำกัด Solver ปรับค่าในเซลล์ตัวแปรการตัดสินใจเพื่อตอบสนองขีด จำกัด ของเซลล์ข้อ จำกัด และสร้างผลลัพธ์ที่คุณต้องการสำหรับเซลล์วัตถุประสงค์

คุณสามารถใช้ Solver เพื่อค้นหาวิธีแก้ปัญหาที่ดีที่สุดสำหรับปัญหาต่างๆเช่น -

• การกำหนดส่วนผสมผลิตภัณฑ์รายเดือนสำหรับหน่วยการผลิตยาที่เพิ่มผลกำไรสูงสุด

• การจัดตารางการทำงานในองค์กร

• การแก้ปัญหาการขนส่ง

• การวางแผนการเงินและการจัดทำงบประมาณ

กำลังเปิดใช้งาน Add-in ของ Solver

ก่อนที่คุณจะดำเนินการค้นหาวิธีแก้ปัญหากับ Solver ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไฟล์ Solver Add-in เปิดใช้งานใน Excel ดังนี้ -

• คลิกแท็บ DATA บน Ribbon Solver คำสั่งควรปรากฏในกลุ่มการวิเคราะห์ดังที่แสดงด้านล่าง

ในกรณีที่คุณไม่พบคำสั่ง Solver ให้เปิดใช้งานดังนี้ -

• คลิกแท็บไฟล์
• คลิกตัวเลือกในบานหน้าต่างด้านซ้าย กล่องโต้ตอบตัวเลือกของ Excel จะปรากฏขึ้น
• คลิก Add-in ในบานหน้าต่างด้านซ้าย
• เลือก Excel Add-Ins ในกล่องจัดการแล้วคลิกไป

กล่องโต้ตอบ Add-in จะปรากฏขึ้น ตรวจสอบSolver Add-inแล้วคลิกตกลง ตอนนี้คุณควรจะพบคำสั่ง Solver บน Ribbon ภายใต้แท็บ DATA

วิธีการแก้ปัญหาที่ Solver ใช้

คุณสามารถเลือกหนึ่งในสามวิธีการแก้ปัญหาต่อไปนี้ที่ Excel Solver รองรับโดยพิจารณาจากประเภทของปัญหา -

LP Simplex

ใช้สำหรับปัญหาเชิงเส้น กSolver แบบจำลองเป็นเส้นตรงภายใต้เงื่อนไขต่อไปนี้ -

• เซลล์เป้าหมายคำนวณโดยการบวกเงื่อนไขของรูปแบบ (เซลล์ที่เปลี่ยนแปลง) * (ค่าคงที่)

• ข้อ จำกัด แต่ละข้อเป็นไปตามข้อกำหนดของโมเดลเชิงเส้น ซึ่งหมายความว่าข้อ จำกัด แต่ละข้อจะได้รับการประเมินโดยการบวกเงื่อนไขของรูปแบบ (เซลล์ที่เปลี่ยนแปลง) * (ค่าคงที่) และเปรียบเทียบผลรวมกับค่าคงที่

Generalized Reduced Gradient (GRG) ไม่ใช่เชิงเส้น

ใช้สำหรับปัญหาที่ไม่เป็นเชิงเส้น หากเซลล์เป้าหมายของคุณข้อ จำกัด ใด ๆ ของคุณหรือทั้งสองมีการอ้างอิงถึงเซลล์ที่เปลี่ยนแปลงที่ไม่ได้อยู่ในรูปแบบ (เซลล์ที่เปลี่ยนแปลง) * (ค่าคงที่) แสดงว่าคุณมีแบบจำลองที่ไม่เป็นเชิงเส้น

วิวัฒนาการ

ใช้สำหรับปัญหาที่ไม่เป็นเชิงเส้น หากเซลล์เป้าหมายของคุณข้อ จำกัด ใด ๆ ของคุณหรือทั้งสองมีการอ้างอิงถึงเซลล์ที่เปลี่ยนแปลงที่ไม่ได้อยู่ในรูปแบบ (เซลล์ที่เปลี่ยนแปลง) * (ค่าคงที่) แสดงว่าคุณมีแบบจำลองที่ไม่เป็นเชิงเส้น

การทำความเข้าใจการประเมินผลการแก้ปัญหา

Solver ต้องการพารามิเตอร์ต่อไปนี้ -

• เซลล์ตัวแปรการตัดสินใจ
• เซลล์ข้อ จำกัด
• เซลล์วัตถุประสงค์
• วิธีการแก้ปัญหา

การประเมิน Solver ขึ้นอยู่กับสิ่งต่อไปนี้ -

• ค่าในเซลล์ตัวแปรการตัดสินใจถูก จำกัด โดยค่าในเซลล์ข้อ จำกัด

• การคำนวณค่าในเซลล์วัตถุประสงค์รวมถึงค่าในเซลล์ตัวแปรการตัดสินใจ

• Solver ใช้วิธีการแก้ปัญหาที่เลือกเพื่อให้ได้ค่าที่เหมาะสมที่สุดในเซลล์วัตถุประสงค์

การกำหนดปัญหา

สมมติว่าคุณกำลังวิเคราะห์ผลกำไรของ บริษัท ที่ผลิตและขายผลิตภัณฑ์บางอย่าง ระบบจะขอให้คุณค้นหาจำนวนเงินที่สามารถใช้จ่ายในการโฆษณาในอีกสองไตรมาสข้างหน้าซึ่งมีจำนวนสูงสุด 20,000 ระดับการโฆษณาในแต่ละไตรมาสมีผลต่อสิ่งต่อไปนี้ -

• จำนวนหน่วยที่ขายโดยทางอ้อมกำหนดจำนวนรายได้จากการขาย
• ค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องและ
• กำไร

คุณสามารถดำเนินการต่อเพื่อกำหนดปัญหาเป็น -

• ค้นหาต้นทุนต่อหน่วย
• ค้นหาต้นทุนการโฆษณาต่อหน่วย
• ค้นหาราคาต่อหน่วย

จากนั้นตั้งค่าเซลล์สำหรับการคำนวณที่ต้องการตามที่ระบุด้านล่าง

ดังที่คุณสามารถสังเกตได้การคำนวณจะทำสำหรับ Quarter1 และ Quarter2 ที่อยู่ในการพิจารณาคือ -

• จำนวนยูนิตสำหรับขายใน Quarter1 คือ 400 และใน Quarter2 คือ 600 (เซลล์ - C7 และ D7)

• ค่าเริ่มต้นสำหรับงบประมาณการโฆษณากำหนดไว้ที่ 10,000 ต่อไตรมาส (เซลล์ - C8 และ D8)

• จำนวนหน่วยที่ขายขึ้นอยู่กับค่าโฆษณาต่อหน่วยดังนั้นจึงเป็นงบประมาณสำหรับไตรมาส / ล่วงหน้า ต้นทุนต่อหน่วย โปรดทราบว่าเราได้ใช้ฟังก์ชัน Min เพื่อดูแลเพื่อดูว่าไม่มี ของหน่วยขายใน <= no. จำนวนหน่วยที่มีอยู่ (เซลล์ - C9 และ D9)

• รายได้คำนวณเป็นราคาต่อหน่วย * จำนวนหน่วยที่ขาย (เซลล์ - C10 และ D10)

• ค่าใช้จ่ายคำนวณเป็นต้นทุนต่อหน่วย * จำนวนหน่วยที่มีอยู่ + ล่วงหน้า ค่าใช้จ่ายสำหรับไตรมาสนั้น (เซลล์ - C11 และ D12)

• กำไรคือรายรับ - รายจ่าย (เซลล์ C12 และ D12)

• กำไรรวมคือกำไรในไตรมาสที่ 1 + กำไรในไตรมาสที่ 2 (เซลล์ - D3)

ถัดไปคุณสามารถตั้งค่าพารามิเตอร์สำหรับ Solver ตามที่ระบุด้านล่าง -

ดังที่คุณสังเกตได้พารามิเตอร์สำหรับ Solver คือ -

• เซลล์วัตถุประสงค์คือ D3 ที่มี Total Profit ซึ่งคุณต้องการเพิ่มสูงสุด

• เซลล์ตัวแปรการตัดสินใจคือ C8 และ D8 ที่มีงบประมาณสำหรับสองไตรมาส - ไตรมาสที่ 1 และไตรมาส 2

• มีเซลล์ Constraint สามเซลล์ - C14, C15 และ C16

  • เซลล์ C14 ที่มีงบประมาณรวมคือการกำหนดข้อ จำกัด 20000 (เซลล์ D14)

  • เซลล์ C15 ที่มีเลขที่ ของหน่วยที่ขายใน Quarter1 คือการกำหนดข้อ จำกัด ของ <= no จำนวนยูนิตที่มีอยู่ใน Quarter1 (เซลล์ D15)

  • เซลล์ C16 ที่มีเลขที่ ของหน่วยที่ขายใน Quarter2 คือการกำหนดข้อ จำกัด ของ <= no จำนวนยูนิตที่มีอยู่ใน Quarter2 (เซลล์ D16)

การแก้ปัญหา

ขั้นตอนต่อไปคือการใช้ Solver เพื่อค้นหาวิธีแก้ปัญหาดังนี้ -

Step 1- ไปที่ DATA> Analysis> Solver บน Ribbon กล่องโต้ตอบ Solver Parameters จะปรากฏขึ้น

Step 2 - ในกล่อง Set Objective เลือกเซลล์ D3

Step 3 - เลือกสูงสุด

Step 4 - เลือกช่วง C8: D8 ใน By Changing Variable Cells กล่อง.

Step 5 - จากนั้นคลิกปุ่มเพิ่มเพื่อเพิ่มข้อ จำกัด สามข้อที่คุณระบุ

Step 6- กล่องโต้ตอบ Add Constraint จะปรากฏขึ้น กำหนดข้อ จำกัด สำหรับงบประมาณรวมตามที่ระบุด้านล่างแล้วคลิกเพิ่ม

Step 7- ตั้งค่าข้อ จำกัด สำหรับจำนวนทั้งหมด ของหน่วยขายใน Quarter1 ตามที่ระบุด้านล่างแล้วคลิกเพิ่ม

Step 8- ตั้งค่าข้อ จำกัด สำหรับจำนวนทั้งหมด ของหน่วยขายใน Quarter2 ตามที่ระบุด้านล่างและคลิกตกลง

กล่องโต้ตอบ Solver Parameters จะปรากฏขึ้นพร้อมกับข้อ จำกัด สามข้อที่เพิ่มเข้ามาในกล่อง - เรื่องของข้อ จำกัด

Step 9 - ในไฟล์ Select a Solving Method ให้เลือก Simplex LP

Step 10- คลิกปุ่มแก้ไข กล่องโต้ตอบ Solver Results จะปรากฏขึ้น เลือกKeep Solver Solution แล้วคลิกตกลง

ผลลัพธ์จะปรากฏในแผ่นงานของคุณ

ดังที่คุณสามารถสังเกตได้ทางออกที่ดีที่สุดที่สร้างผลกำไรรวมสูงสุดภายใต้ข้อ จำกัด ที่กำหนดมีดังต่อไปนี้ -

• กำไรทั้งหมด - 30000
• Adv. งบประมาณไตรมาส 1 - 8000
• Adv. งบประมาณไตรมาส 2 - 12000

ก้าวผ่านโซลูชันการทดลองใช้ Solver

คุณสามารถทำตามขั้นตอนของโซลูชันการทดลองใช้ Solver โดยดูที่ผลการทำซ้ำ

Step 1 - คลิกปุ่มตัวเลือกในกล่องโต้ตอบพารามิเตอร์ของ Solver

Options กล่องโต้ตอบปรากฏขึ้น

Step 2 - เลือกช่องแสดงผลลัพธ์การทำซ้ำแล้วคลิกตกลง

Step 3 - Solver Parametersกล่องโต้ตอบปรากฏขึ้น คลิกSolve.

Step 4 - Show Trial Solution กล่องโต้ตอบปรากฏขึ้นโดยแสดงข้อความ - Solver paused, current solution values displayed on worksheet.

ดังที่คุณสังเกตได้ค่าการวนซ้ำปัจจุบันจะแสดงในเซลล์ที่ทำงานของคุณ คุณสามารถหยุดให้ Solver ยอมรับผลลัพธ์ปัจจุบันหรือดำเนินการต่อโดยให้ Solver ค้นหาโซลูชันในขั้นตอนต่อไป

Step 5 - คลิกดำเนินการต่อ

Show Trial Solutionกล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้นในทุกขั้นตอนและในที่สุดหลังจากพบโซลูชันที่เหมาะสมที่สุดแล้วกล่องโต้ตอบ Solver Results จะปรากฏขึ้น แผ่นงานของคุณได้รับการอัปเดตในทุกขั้นตอนสุดท้ายจะแสดงค่าผลลัพธ์

การบันทึกการเลือก Solver

คุณมีตัวเลือกการประหยัดต่อไปนี้สำหรับปัญหาที่คุณแก้ด้วย Solver -

• คุณสามารถบันทึกการเลือกสุดท้ายในกล่องโต้ตอบ Solver Parameters กับเวิร์กชีตโดยบันทึกเวิร์กบุ๊ก

• แต่ละแผ่นงานในสมุดงานสามารถมีตัวเลือก Solver ของตัวเองได้และแผ่นงานทั้งหมดจะถูกบันทึกไว้เมื่อคุณบันทึกสมุดงาน

• คุณยังสามารถกำหนดปัญหามากกว่าหนึ่งปัญหาในแผ่นงานโดยแต่ละปัญหาจะมีการเลือก Solver ของตัวเอง ในกรณีเช่นนี้คุณสามารถโหลดและบันทึกปัญหาทีละรายการด้วยกล่องโต้ตอบ Load / Save ใน Solver Parameters

  • คลิก Load/Saveปุ่ม. กล่องโต้ตอบโหลด / บันทึกจะปรากฏขึ้น

  • ในการบันทึกโมเดลปัญหาให้ป้อนข้อมูลอ้างอิงสำหรับเซลล์แรกของช่วงแนวตั้งของเซลล์ว่างที่คุณต้องการวางโมเดลปัญหา คลิกบันทึก

• แบบจำลองปัญหา (ชุดพารามิเตอร์ Solver) จะปรากฏขึ้นโดยเริ่มจากเซลล์ที่คุณให้ไว้เป็นข้อมูลอ้างอิง

• ในการโหลดโมเดลปัญหาให้ป้อนการอ้างอิงสำหรับช่วงของเซลล์ทั้งหมดที่มีโมเดลปัญหา จากนั้นคลิกที่ปุ่มโหลด

คุณอาจต้องใช้ข้อมูลจากแหล่งต่างๆเพื่อการวิเคราะห์ ใน Excel คุณสามารถนำเข้าข้อมูลจากแหล่งข้อมูลต่างๆ แหล่งข้อมูลบางส่วนมีดังนี้ -

• ฐานข้อมูล Microsoft Access
• หน้าเว็บ
• ไฟล์ข้อความ
• ตารางเซิร์ฟเวอร์ SQL
• คิวบ์การวิเคราะห์เซิร์ฟเวอร์ SQL
• ไฟล์ XML

คุณสามารถนำเข้าตารางจำนวนเท่าใดก็ได้จากฐานข้อมูลพร้อมกัน

การนำเข้าข้อมูลจากฐานข้อมูล Microsoft Access

เราจะเรียนรู้วิธีการนำเข้าข้อมูลจากฐานข้อมูล MS Access ทำตามขั้นตอนด้านล่าง -

Step 1 - เปิดสมุดงานเปล่าใหม่ใน Excel

Step 2 - คลิกแท็บ DATA บน Ribbon

Step 3 - คลิก From Accessในกลุ่มรับข้อมูลภายนอก Select Data Source กล่องโต้ตอบปรากฏขึ้น

Step 4- เลือกไฟล์ฐานข้อมูล Access ที่คุณต้องการนำเข้า ไฟล์ฐานข้อมูล Access จะมีนามสกุล. accdb

กล่องโต้ตอบเลือกตารางจะปรากฏขึ้นเพื่อแสดงตารางที่พบในฐานข้อมูล Access คุณสามารถนำเข้าตารางทั้งหมดในฐานข้อมูลพร้อมกันหรือนำเข้าเฉพาะตารางที่เลือกตามความต้องการในการวิเคราะห์ข้อมูลของคุณ

Step 5 - เลือกช่องเปิดใช้งานการเลือกตารางหลายตารางแล้วเลือกตารางทั้งหมด

Step 6- คลิกตกลง Import Data กล่องโต้ตอบปรากฏขึ้น

ดังที่คุณสังเกตคุณมีตัวเลือกต่อไปนี้เพื่อดูข้อมูลที่คุณกำลังนำเข้าในสมุดงานของคุณ -

• Table
• รายงาน PivotTable
• PivotChart
• รายงาน Power View

คุณยังมีตัวเลือก - only create connection. นอกจากนี้รายงาน PivotTable จะถูกเลือกโดยค่าเริ่มต้น

Excel ยังให้คุณมีตัวเลือกในการใส่ข้อมูลลงในสมุดงานของคุณ -

• แผ่นงานที่มีอยู่
• แผ่นงานใหม่

คุณจะพบกล่องกาเครื่องหมายอื่นที่ถูกเลือกและปิดใช้งาน - Add this data to the Data Model. เมื่อใดก็ตามที่คุณนำเข้าตารางข้อมูลลงในสมุดงานของคุณตารางเหล่านั้นจะถูกเพิ่มลงในตัวแบบข้อมูลในสมุดงานของคุณโดยอัตโนมัติ คุณจะได้เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับโมเดลข้อมูลในบทต่อ ๆ ไป

คุณสามารถลองใช้ตัวเลือกแต่ละตัวเลือกเพื่อดูข้อมูลที่คุณกำลังนำเข้าและตรวจสอบว่าข้อมูลปรากฏในสมุดงานของคุณอย่างไร -

• หากคุณเลือก Tableตัวเลือกแผ่นงานที่มีอยู่ถูกปิดใช้งาน New worksheetตัวเลือกได้รับการเลือกและ Excel จะสร้างแผ่นงานได้มากเท่ากับจำนวนตารางที่คุณกำลังนำเข้าจากฐานข้อมูล ตาราง Excel จะปรากฏในแผ่นงานเหล่านี้

• หากคุณเลือก PivotTable ReportExcel จะนำเข้าตารางไปยังเวิร์กบุ๊กและสร้าง PivotTable ว่างสำหรับวิเคราะห์ข้อมูลในตารางที่นำเข้า คุณมีตัวเลือกในการสร้าง PivotTable ในแผ่นงานที่มีอยู่หรือแผ่นงานใหม่

  ตาราง Excel สำหรับตารางข้อมูลที่นำเข้าจะไม่ปรากฏในสมุดงาน อย่างไรก็ตามคุณจะพบตารางข้อมูลทั้งหมดในรายการเขตข้อมูล PivotTable พร้อมกับเขตข้อมูลในแต่ละตาราง

• หากคุณเลือก PivotChartExcel จะนำเข้าตารางไปยังสมุดงานและสร้าง PivotChart ว่างเปล่าสำหรับแสดงข้อมูลในตารางที่นำเข้า คุณมีตัวเลือกในการสร้าง PivotChart ในแผ่นงานที่มีอยู่หรือแผ่นงานใหม่

  ตาราง Excel สำหรับตารางข้อมูลที่นำเข้าจะไม่ปรากฏในสมุดงาน อย่างไรก็ตามคุณจะพบตารางข้อมูลทั้งหมดในรายการเขตข้อมูล PivotChart พร้อมกับเขตข้อมูลในแต่ละตาราง

• หากคุณเลือก Power View ReportExcel จะนำเข้าตารางไปยังเวิร์กบุ๊กและสร้างรายงาน Power View ในเวิร์กชีตใหม่ คุณจะได้เรียนรู้วิธีใช้รายงาน Power View สำหรับการวิเคราะห์ข้อมูลในบทต่อ ๆ ไป

  ตาราง Excel สำหรับตารางข้อมูลที่นำเข้าจะไม่ปรากฏในสมุดงาน อย่างไรก็ตามคุณจะพบตารางข้อมูลทั้งหมดในรายการเขตข้อมูลรายงาน Power View พร้อมกับเขตข้อมูลในแต่ละตาราง

• หากคุณเลือกตัวเลือก - Only Create Connectionการเชื่อมต่อข้อมูลจะถูกสร้างขึ้นระหว่างฐานข้อมูลและสมุดงานของคุณ ไม่มีตารางหรือรายงานปรากฏในสมุดงาน อย่างไรก็ตามตารางที่นำเข้าจะถูกเพิ่มลงในโมเดลข้อมูลในสมุดงานของคุณตามค่าเริ่มต้น

  คุณต้องเลือกตัวเลือกเหล่านี้โดยขึ้นอยู่กับความตั้งใจในการนำเข้าข้อมูลเพื่อการวิเคราะห์ข้อมูล ดังที่คุณสังเกตข้างต้นไม่ว่าคุณจะเลือกตัวเลือกใดข้อมูลจะถูกนำเข้าและเพิ่มลงในโมเดลข้อมูลในสมุดงานของคุณ

การนำเข้าข้อมูลจากเว็บเพจ

บางครั้งคุณอาจต้องใช้ข้อมูลที่รีเฟรชบนเว็บไซต์ คุณสามารถนำเข้าข้อมูลจากตารางบนเว็บไซต์ลงใน Excel

Step 1 - เปิดสมุดงานเปล่าใหม่ใน Excel

Step 2 - คลิกแท็บ DATA บน Ribbon

Step 3 - คลิก From Web ใน Get External Dataกลุ่ม. New Web Query กล่องโต้ตอบปรากฏขึ้น

Step 4 - ป้อน URL ของเว็บไซต์ที่คุณต้องการนำเข้าข้อมูลในช่องถัดจากที่อยู่แล้วคลิกไป

Step 5- ข้อมูลบนเว็บไซต์ปรากฏขึ้น จะมีไอคอนลูกศรสีเหลืองถัดจากข้อมูลตารางที่นำเข้าได้

Step 6- คลิกไอคอนสีเหลืองเพื่อเลือกข้อมูลที่คุณต้องการนำเข้า ซึ่งจะเปลี่ยนไอคอนสีเหลืองเป็นกล่องสีเขียวพร้อมด้วยเครื่องหมายถูกดังที่แสดงในภาพหน้าจอต่อไปนี้

Step 7 - คลิกปุ่มนำเข้าหลังจากคุณเลือกสิ่งที่คุณต้องการแล้ว

Import Data กล่องโต้ตอบปรากฏขึ้น

Step 8 - ระบุตำแหน่งที่คุณต้องการใส่ข้อมูลแล้วคลิกตกลง

Step 9 - จัดเรียงข้อมูลเพื่อการวิเคราะห์และ / หรือการนำเสนอเพิ่มเติม

คัดลอกวางข้อมูลจากเว็บ

อีกวิธีหนึ่งในการรับข้อมูลจากหน้าเว็บคือการคัดลอกและวางข้อมูลที่ต้องการ

Step 1 - แทรกแผ่นงานใหม่

Step 2 - คัดลอกข้อมูลจากหน้าเว็บและวางบนแผ่นงาน

Step 3 - สร้างตารางด้วยข้อมูลที่วาง

การนำเข้าข้อมูลจากไฟล์ข้อความ

หากคุณมีข้อมูลใน .txt หรือ .csv หรือ .prnไฟล์คุณสามารถนำเข้าข้อมูลจากไฟล์เหล่านั้นโดยถือว่าเป็นไฟล์ข้อความ ทำตามขั้นตอนด้านล่าง -

Step 1 - เปิดแผ่นงานใหม่ใน Excel

Step 2 - คลิกแท็บ DATA บน Ribbon

Step 3 - คลิก From Textในกลุ่มรับข้อมูลภายนอก Import Text File กล่องโต้ตอบปรากฏขึ้น

คุณจะเห็นว่า .prn, .txt and .csv ยอมรับไฟล์ข้อความส่วนขยาย

Step 4- เลือกไฟล์ ชื่อไฟล์ที่เลือกจะปรากฏในกล่องชื่อไฟล์ ปุ่มเปิดจะเปลี่ยนเป็นปุ่มนำเข้า

Step 5 - คลิกปุ่มนำเข้า Text Import Wizard – Step 1 of 3 กล่องโต้ตอบปรากฏขึ้น

Step 6 - คลิกตัวเลือก Delimited เพื่อเลือกประเภทไฟล์และคลิกถัดไป

Text Import Wizard – Step 2 of 3 กล่องโต้ตอบปรากฏขึ้น

Step 7 - ภายใต้ตัวคั่นให้เลือก Other.

Step 8- ในช่องถัดจากอื่น ๆ ให้พิมพ์ | (นั่นคือตัวคั่นในไฟล์ข้อความที่คุณกำลังนำเข้า)

Step 9 - คลิกถัดไป

Text Import Wizard – Step 3 of 3 กล่องโต้ตอบปรากฏขึ้น

Step 10 - ในกล่องโต้ตอบนี้คุณสามารถกำหนดรูปแบบข้อมูลคอลัมน์สำหรับแต่ละคอลัมน์ได้

Step 11- หลังจากคุณจัดรูปแบบข้อมูลของคอลัมน์เสร็จสมบูรณ์แล้วให้คลิกเสร็จสิ้น Import Data กล่องโต้ตอบปรากฏขึ้น

คุณจะสังเกตสิ่งต่อไปนี้ -

• ตารางถูกเลือกเพื่อดูและเป็นสีเทา ตารางเป็นตัวเลือกมุมมองเดียวที่คุณมีในกรณีนี้

• คุณสามารถใส่ข้อมูลลงในแผ่นงานที่มีอยู่หรือแผ่นงานใหม่

• คุณสามารถเลือกหรือไม่เลือกกล่องกาเครื่องหมายเพิ่มข้อมูลนี้ลงในตัวแบบข้อมูล

• คลิกตกลงหลังจากที่คุณเลือกแล้ว

ข้อมูลปรากฏบนแผ่นงานที่คุณระบุ คุณได้นำเข้าข้อมูลจากไฟล์ข้อความไปยังสมุดงาน Excel

การนำเข้าข้อมูลจากสมุดงานอื่น

คุณอาจต้องใช้ข้อมูลจากสมุดงาน Excel อื่นสำหรับการวิเคราะห์ข้อมูลของคุณ แต่อาจมีคนอื่นดูแลสมุดงานอื่น

ในการรับข้อมูลล่าสุดจากสมุดงานอื่นให้สร้างการเชื่อมต่อข้อมูลกับสมุดงานนั้น

Step 1 - คลิก DATA > Connections ในกลุ่ม Connections บน Ribbon

Workbook Connections กล่องโต้ตอบปรากฏขึ้น

Step 2- คลิกปุ่มเพิ่มในกล่องโต้ตอบการเชื่อมต่อสมุดงาน Existing Connections กล่องโต้ตอบปรากฏขึ้น

Step 3 - คลิก Browse for More…ปุ่ม. Select Data Source กล่องโต้ตอบปรากฏขึ้น

Step 4 - คลิกไฟล์ New Source button. Data Connection Wizard กล่องโต้ตอบปรากฏขึ้น

Step 5 - เลือก Other/Advancedในรายการแหล่งข้อมูลแล้วคลิกถัดไป กล่องโต้ตอบคุณสมบัติการเชื่อมโยงข้อมูลจะปรากฏขึ้น

Step 6 - กำหนดคุณสมบัติดาต้าลิงค์ดังนี้ -

• คลิก Connection แท็บ

• คลิกใช้ชื่อแหล่งข้อมูล

• คลิกลูกศรลงแล้วเลือก Excel Files จากรายการแบบเลื่อนลง

• คลิกตกลง

Select Workbook กล่องโต้ตอบปรากฏขึ้น

Step 7- เรียกดูตำแหน่งที่คุณมีสมุดงานที่จะนำเข้านั้นตั้งอยู่ คลิกตกลง

Data Connection Wizard กล่องโต้ตอบปรากฏขึ้นพร้อมกับเลือกฐานข้อมูลและตาราง

Note- ในกรณีนี้ Excel จะถือว่าแผ่นงานแต่ละแผ่นที่กำลังนำเข้าเป็นตาราง ชื่อตารางจะเป็นชื่อแผ่นงาน ดังนั้นเพื่อให้มีชื่อตารางที่มีความหมายให้ตั้งชื่อ / เปลี่ยนชื่อแผ่นงานตามความเหมาะสม

Step 8- คลิกถัดไป Data Connection Wizard กล่องโต้ตอบปรากฏขึ้นพร้อมกับบันทึกไฟล์การเชื่อมต่อข้อมูลและเสร็จสิ้น

Step 9- คลิกปุ่มเสร็จสิ้น Select Table กล่องโต้ตอบปรากฏขึ้น

ตามที่คุณสังเกตชื่อคือชื่อแผ่นงานที่นำเข้าเป็นชนิด TABLE คลิกตกลง

การเชื่อมต่อข้อมูลกับสมุดงานที่คุณเลือกจะถูกสร้างขึ้น

การนำเข้าข้อมูลจากแหล่งอื่น

Excel มีตัวเลือกให้คุณเลือกแหล่งข้อมูลอื่น ๆ คุณสามารถนำเข้าข้อมูลจากสิ่งเหล่านี้ได้ในไม่กี่ขั้นตอน

Step 1 - เปิดสมุดงานเปล่าใหม่ใน Excel

Step 2 - คลิกแท็บ DATA บน Ribbon

Step 3 - คลิก From Other Sources ในกลุ่มรับข้อมูลภายนอก

รายการแบบหล่นลงพร้อมแหล่งข้อมูลต่างๆจะปรากฏขึ้น

คุณสามารถนำเข้าข้อมูลจากแหล่งข้อมูลเหล่านี้ไปยัง Excel

การนำเข้าข้อมูลโดยใช้การเชื่อมต่อที่มีอยู่

ในส่วนก่อนหน้านี้คุณได้สร้างการเชื่อมต่อข้อมูลกับสมุดงาน

ตอนนี้คุณสามารถนำเข้าข้อมูลโดยใช้การเชื่อมต่อที่มีอยู่

Step 1 - คลิกแท็บ DATA บน Ribbon

Step 2 - คลิก Existing Connectionsในกลุ่มรับข้อมูลภายนอก กล่องโต้ตอบการเชื่อมต่อที่มีอยู่จะปรากฏขึ้น

Step 3 - เลือกการเชื่อมต่อจากจุดที่คุณต้องการนำเข้าข้อมูลแล้วคลิกเปิด

การเปลี่ยนชื่อการเชื่อมต่อข้อมูล

จะมีประโยชน์หากการเชื่อมต่อข้อมูลที่คุณมีในสมุดงานของคุณมีชื่อที่มีความหมายเพื่อความสะดวกในการทำความเข้าใจและค้นหาตำแหน่ง

Step 1 - ไปที่ DATA > Connectionsบน Ribbon Workbook Connections กล่องโต้ตอบปรากฏขึ้น

Step 2 - เลือกการเชื่อมต่อที่คุณต้องการเปลี่ยนชื่อแล้วคลิกคุณสมบัติ

Connection Propertiesกล่องโต้ตอบปรากฏขึ้น ชื่อปัจจุบันปรากฏในกล่องชื่อการเชื่อมต่อ -

Step 3- แก้ไขชื่อการเชื่อมต่อและคลิกตกลง การเชื่อมต่อข้อมูลจะมีชื่อใหม่ที่คุณตั้งให้

การรีเฟรชการเชื่อมต่อข้อมูลภายนอก

เมื่อคุณเชื่อมต่อเวิร์กบุ๊ก Excel ของคุณกับแหล่งข้อมูลภายนอกดังที่คุณเห็นในส่วนข้างต้นคุณต้องการให้ข้อมูลในเวิร์กบุ๊กของคุณเป็นปัจจุบันโดยสะท้อนถึงการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นกับแหล่งข้อมูลภายนอกเป็นครั้งคราว

คุณสามารถทำได้โดยรีเฟรชการเชื่อมต่อข้อมูลที่คุณทำกับแหล่งข้อมูลเหล่านั้น เมื่อใดก็ตามที่คุณรีเฟรชการเชื่อมต่อข้อมูลคุณจะเห็นการเปลี่ยนแปลงข้อมูลล่าสุดจากแหล่งข้อมูลนั้นรวมถึงสิ่งใหม่หรือที่แก้ไขหรือที่ถูกลบ

คุณสามารถรีเฟรชเฉพาะข้อมูลที่เลือกหรือการเชื่อมต่อข้อมูลทั้งหมดในสมุดงานพร้อมกัน

Step 1 - คลิกแท็บ DATA บน Ribbon

Step 2 - คลิก Refresh All ในกลุ่ม Connections

ตามที่คุณสังเกตมีสองคำสั่งในรายการแบบเลื่อนลง - รีเฟรชและรีเฟรชทั้งหมด

• หากคุณคลิก Refreshข้อมูลที่เลือกในสมุดงานของคุณจะได้รับการอัปเดต

• หากคุณคลิก Refresh Allการเชื่อมต่อข้อมูลทั้งหมดไปยังสมุดงานของคุณจะได้รับการอัปเดต

การอัปเดตการเชื่อมต่อข้อมูลทั้งหมดในสมุดงาน

คุณอาจมีการเชื่อมต่อข้อมูลหลายอย่างกับสมุดงานของคุณ คุณต้องอัปเดตเป็นครั้งคราวเพื่อให้สมุดงานของคุณสามารถเข้าถึงข้อมูลล่าสุดได้

Step 1 - คลิกเซลล์ใดก็ได้ในตารางที่มีลิงก์ไปยังไฟล์ข้อมูลที่นำเข้า

Step 2 - คลิกแท็บข้อมูลบน Ribbon

Step 3 - คลิกรีเฟรชทั้งหมดในกลุ่ม Connections

Step 4- เลือกรีเฟรชทั้งหมดจากรายการแบบเลื่อนลง การเชื่อมต่อข้อมูลทั้งหมดในสมุดงานจะได้รับการอัปเดต

รีเฟรชข้อมูลโดยอัตโนมัติเมื่อเปิดสมุดงาน

คุณอาจต้องการเข้าถึงข้อมูลล่าสุดจากการเชื่อมต่อข้อมูลไปยังสมุดงานของคุณเมื่อใดก็ตามที่เปิดสมุดงานของคุณ

Step 1 - คลิกเซลล์ใดก็ได้ในตารางที่มีลิงก์ไปยังไฟล์ข้อมูลที่นำเข้า

Step 2 - คลิกแท็บข้อมูล

Step 3 - คลิก Connections ในกลุ่ม Connections

กล่องโต้ตอบการเชื่อมต่อสมุดงานจะปรากฏขึ้น

Step 4- คลิกปุ่มคุณสมบัติ กล่องโต้ตอบคุณสมบัติการเชื่อมต่อจะปรากฏขึ้น

Step 5 - คลิกแท็บการใช้งาน

Step 6 - ตรวจสอบตัวเลือก - รีเฟรชข้อมูลเมื่อเปิดไฟล์

คุณมีทางเลือกอื่นด้วย - Remove data from the external data range before saving the workbook. คุณสามารถใช้ตัวเลือกนี้เพื่อบันทึกเวิร์กบุ๊กด้วยข้อกำหนดเคียวรี แต่ไม่มีข้อมูลภายนอก

Step 7- คลิกตกลง เมื่อใดก็ตามที่คุณเปิดสมุดงานข้อมูลล่าสุดจะถูกโหลดลงในสมุดงานของคุณ

รีเฟรชข้อมูลโดยอัตโนมัติในช่วงเวลาปกติ

คุณอาจใช้เวิร์กบุ๊กของคุณทำให้เปิดไว้เป็นเวลานานขึ้น ในกรณีนี้คุณอาจต้องการให้มีการรีเฟรชข้อมูลเป็นระยะโดยไม่มีการแทรกแซงใด ๆ จากคุณ

Step 1 - คลิกเซลล์ใดก็ได้ในตารางที่มีลิงก์ไปยังไฟล์ข้อมูลที่นำเข้า

Step 2 - คลิกแท็บข้อมูลบน Ribbon

Step 3 - คลิก Connections ในกลุ่ม Connections

กล่องโต้ตอบการเชื่อมต่อสมุดงานจะปรากฏขึ้น

Step 4 - คลิกปุ่มคุณสมบัติ

กล่องโต้ตอบคุณสมบัติการเชื่อมต่อจะปรากฏขึ้น กำหนดคุณสมบัติดังนี้ -

• คลิก Usage แท็บ

• ตรวจสอบตัวเลือก Refresh every.

• ป้อน 60 เป็นจำนวนนาทีระหว่างการรีเฟรชแต่ละครั้งแล้วคลิกตกลง

ข้อมูลของคุณจะรีเฟรชโดยอัตโนมัติทุกๆ 60 นาที (คือทุก ๆ หนึ่งชั่วโมง)

กำลังเปิดใช้งานการรีเฟรชพื้นหลัง

สำหรับชุดข้อมูลที่มีขนาดใหญ่มากให้พิจารณาเรียกใช้การรีเฟรชพื้นหลัง สิ่งนี้จะคืนการควบคุมของ Excel ให้กับคุณแทนที่จะทำให้คุณต้องรอหลายนาทีหรือมากกว่านั้นเพื่อให้การรีเฟรชเสร็จสิ้น คุณสามารถใช้ตัวเลือกนี้เมื่อคุณเรียกใช้แบบสอบถามในพื้นหลัง อย่างไรก็ตามในช่วงเวลานี้คุณไม่สามารถเรียกใช้แบบสอบถามสำหรับประเภทการเชื่อมต่อใด ๆ ที่ดึงข้อมูลสำหรับโมเดลข้อมูล

• คลิกในเซลล์ใดก็ได้ในตารางที่มีลิงก์ไปยังไฟล์ข้อมูลที่นำเข้า

• คลิกแท็บข้อมูล

• คลิก Connections ในกลุ่ม Connections กล่องโต้ตอบการเชื่อมต่อสมุดงานจะปรากฏขึ้น

คลิกปุ่มคุณสมบัติ

กล่องโต้ตอบคุณสมบัติการเชื่อมต่อจะปรากฏขึ้น คลิกแท็บการใช้งาน ตัวเลือกการควบคุมการรีเฟรชจะปรากฏขึ้น

• คลิกเปิดใช้งานการรีเฟรชพื้นหลัง
• คลิกตกลง เปิดใช้งานการรีเฟรชพื้นหลังสำหรับเวิร์กบุ๊กของคุณ

โมเดลข้อมูลพร้อมใช้งานใน Excel 2013 และเวอร์ชันที่ใหม่กว่า ใน Excel คุณสามารถใช้ตัวแบบข้อมูลเพื่อรวมข้อมูลจากหลายตารางในสมุดงานปัจจุบันและ / หรือจากข้อมูลที่นำเข้าและ / หรือจากแหล่งข้อมูลที่เชื่อมต่อกับเวิร์กบุ๊กผ่านการเชื่อมต่อข้อมูล

ด้วยโมเดลข้อมูลคุณสามารถสร้างความสัมพันธ์ระหว่างตารางได้ แบบจำลองข้อมูลถูกใช้อย่างโปร่งใสในรายงาน PivotTable, PivotChart, PowerPivot และ Power View

การสร้างโมเดลข้อมูลขณะนำเข้าข้อมูล

เมื่อคุณนำเข้าข้อมูลจากฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์เช่นฐานข้อมูล Microsoft Access ที่มีตารางที่เกี่ยวข้องหลายตารางแบบจำลองข้อมูลจะถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติหากคุณนำเข้ามากกว่าหนึ่งตารางพร้อมกัน

คุณสามารถเลือกที่จะเพิ่มตารางลงในตัวแบบข้อมูลเมื่อคุณนำเข้าข้อมูลจากแหล่งข้อมูลต่อไปนี้ -

• ฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ทีละตาราง
• ไฟล์ข้อความ
• สมุดงาน Excel

ตัวอย่างเช่นในขณะที่คุณกำลังนำเข้าข้อมูลจากสมุดงาน Excel คุณสามารถสังเกตตัวเลือกได้ Add this data to the Data Modelด้วยกล่องกาเครื่องหมายที่เปิดใช้งาน

ถ้าคุณต้องการเพิ่มข้อมูลที่คุณกำลังนำเข้าในโมเดลข้อมูลให้เลือกช่อง

การสร้างโมเดลข้อมูลจากตาราง Excel

คุณสามารถสร้างโมเดลข้อมูลจากตาราง Excel โดยใช้คำสั่ง PowerPivot คุณจะได้เรียนรู้ PowerPivot โดยละเอียดในบทต่อ ๆ ไป

คำสั่ง Data Model ทั้งหมดอยู่ในแท็บ PowerPivot บน Ribbon คุณสามารถเพิ่มตาราง Excel ในโมเดลข้อมูลด้วยคำสั่งเหล่านี้

พิจารณาสมุดงานข้อมูลการขายต่อไปนี้โดยคุณมีแผ่นงานแค็ตตาล็อกผลิตภัณฑ์ที่มีผลิตภัณฑ์รหัสผลิตภัณฑ์และราคา คุณมีแผ่นงานสี่แผ่นสำหรับการขายใน 4 ภูมิภาค ได้แก่ ตะวันออกเหนือใต้และตะวันตก

แผ่นงานทั้งสี่นี้ประกอบด้วยจำนวนหน่วยที่ขายและจำนวนรวมสำหรับแต่ละผลิตภัณฑ์ในแต่ละเดือน คุณต้องคำนวณยอดรวมสำหรับแต่ละผลิตภัณฑ์ในแต่ละภูมิภาคและยอดขายรวมในแต่ละภูมิภาค

ขั้นตอนต่อไปนี้ช่วยให้คุณได้ผลลัพธ์ที่ต้องการ -

• เริ่มต้นด้วยการสร้างแบบจำลองข้อมูล
• คลิกในแผ่นงานแค็ตตาล็อกผลิตภัณฑ์
• คลิกแท็บ POWERPIVOT บน Ribbon
• คลิก Add to Data Model กล่องโต้ตอบสร้างตารางจะปรากฏขึ้น
• เลือกช่วงของตาราง
• เลือกช่องตารางของฉันมีส่วนหัว คลิกตกลง

หน้าต่างใหม่ - PowerPivot สำหรับ Excel - <ชื่อไฟล์ Excel ของคุณ> ปรากฏขึ้น

ข้อความต่อไปนี้ปรากฏขึ้นตรงกลางหน้าต่างว่าง -

ตารางสินค้าค้างที่คุณเพิ่มลงในโมเดลข้อมูลจะปรากฏเป็นแผ่นงานในหน้าต่าง PowerPivot แต่ละแถวในตารางเป็นระเบียนและคุณสามารถย้อนกลับไปมาของระเบียนได้โดยใช้ปุ่มลูกศรซ้ายและขวาที่ด้านล่างของหน้าต่าง

• คลิกแท็บตารางที่เชื่อมโยงในหน้าต่าง PowerPivot
• คลิกไปที่ตาราง Excel

หน้าต่างข้อมูล Excel จะปรากฏขึ้น

• คลิกแท็บแผ่นงาน - ตะวันออก
• คลิกแท็บ POWERPIVOT บน Ribbon
• คลิก Add to Data Model

แผ่นงานอื่นปรากฏในหน้าต่าง PowerPivot ที่แสดงตารางตะวันออก

ทำซ้ำสำหรับแผ่นงาน - เหนือใต้และตะวันตก โดยรวมแล้วคุณได้เพิ่มตารางห้าตารางในตัวแบบข้อมูล หน้าต่าง PowerPivot ของคุณมีลักษณะดังนี้ -

การสร้างความสัมพันธ์ระหว่างตาราง

หากคุณต้องการทำการคำนวณข้ามตารางคุณต้องกำหนดความสัมพันธ์ระหว่างตารางเหล่านี้ก่อน

• คลิกแท็บหน้าแรกบน Ribbon ในหน้าต่าง PowerPivot ดังที่คุณสังเกตได้ตารางจะแสดงในมุมมองข้อมูล

• คลิก Diagram View

ตารางจะปรากฏในมุมมองไดอะแกรม ดังที่คุณสังเกตตารางบางส่วนอาจไม่อยู่ในพื้นที่แสดงผลและอาจมองไม่เห็นเขตข้อมูลทั้งหมดในตาราง

• ปรับขนาดแต่ละตารางเพื่อแสดงเขตข้อมูลทั้งหมดในตารางนั้น
• ลากและจัดเรียงตารางเพื่อให้แสดงทั้งหมด

• ในตารางตะวันออกคลิกรหัสผลิตภัณฑ์
• คลิกแท็บออกแบบบน Ribbon
• คลิกสร้างความสัมพันธ์ กล่องโต้ตอบสร้างความสัมพันธ์จะปรากฏขึ้น

ในกล่องใต้ตารางทิศตะวันออกจะปรากฏขึ้น ในช่องใต้คอลัมน์รหัสผลิตภัณฑ์จะแสดงขึ้น

• ในกล่องภายใต้ตารางการค้นหาที่เกี่ยวข้องเลือกแค็ตตาล็อกผลิตภัณฑ์
• รหัสผลิตภัณฑ์ปรากฏในช่องใต้คอลัมน์การค้นหาที่เกี่ยวข้อง
• คลิกปุ่มสร้าง

เส้นที่แสดงถึงความสัมพันธ์ระหว่างตารางตะวันออกและสินค้าค้างส่งปรากฏ

• ทำซ้ำขั้นตอนเดียวกันสำหรับตาราง - เหนือใต้และตะวันตก เส้นความสัมพันธ์ปรากฏขึ้น

การสรุปข้อมูลในตารางในโมเดลข้อมูล

ตอนนี้คุณพร้อมที่จะสรุปข้อมูลการขายสำหรับแต่ละผลิตภัณฑ์ในแต่ละภูมิภาคในไม่กี่ขั้นตอน

• คลิกแท็บหน้าแรก
• คลิก PivotTable
• เลือก PivotTable จากรายการดรอปดาวน์

กล่องโต้ตอบสร้าง PivotTable ปรากฏในหน้าต่างตาราง Excel เลือกแผ่นงานใหม่

ในแผ่นงานใหม่ PivotTable ที่ว่างเปล่าจะปรากฏขึ้น ดังที่คุณสังเกตได้รายการเขตข้อมูลประกอบด้วยตารางทั้งหมดในแบบจำลองข้อมูลพร้อมด้วยเขตข้อมูลทั้งหมดที่แสดง

• เลือกรหัสผลิตภัณฑ์จากตารางที่ 1 (แค็ตตาล็อกผลิตภัณฑ์)

• เลือกจำนวนเงินรวมจากอีกสี่ตาราง

• สำหรับแต่ละฟิลด์ใน ∑ ค่าให้เปลี่ยนชื่อที่กำหนดเองในการตั้งค่าฟิลด์ค่าเพื่อแสดงชื่อพื้นที่เป็นป้ายชื่อคอลัมน์

ผลรวมของจำนวนเงินทั้งหมดจะถูกแทนที่ด้วยป้ายกำกับที่คุณให้ PivotTable ที่มีค่าสรุปจากตารางข้อมูลทั้งหมดจะแสดงผลลัพธ์ที่ต้องการ

การเพิ่มข้อมูลลงในแบบจำลองข้อมูล

คุณสามารถเพิ่มตารางข้อมูลใหม่ในโมเดลข้อมูลหรือแถวข้อมูลใหม่ในตารางที่มีอยู่ในตัวแบบข้อมูล

เพิ่มตารางข้อมูลใหม่ลงในโมเดลข้อมูลด้วยขั้นตอนต่อไปนี้

• คลิกแท็บ DATA บน Ribbon

• คลิกการเชื่อมต่อที่มีอยู่ในกลุ่มรับข้อมูลภายนอก กล่องโต้ตอบการเชื่อมต่อที่มีอยู่จะปรากฏขึ้น

• คลิกแท็บตาราง ชื่อของตารางทั้งหมดในสมุดงานจะปรากฏขึ้น

• คลิกชื่อของตารางที่คุณต้องการเพิ่มในโมเดลข้อมูล

คลิกที่ปุ่มเปิด กล่องโต้ตอบนำเข้าข้อมูลจะปรากฏขึ้น

ดังที่คุณทราบขณะนำเข้าตารางข้อมูลจะถูกเพิ่มลงในโมเดลข้อมูลโดยอัตโนมัติ ตารางที่เพิ่มใหม่จะปรากฏในหน้าต่าง PowerPivot

เพิ่มแถวข้อมูลใหม่ลงในตารางที่มีอยู่ในโมเดลข้อมูล

รีเฟรชการเชื่อมต่อข้อมูล แถวใหม่ของข้อมูลจากแหล่งข้อมูลจะถูกเพิ่มลงในโมเดลข้อมูล

คุณสามารถวิเคราะห์ข้อมูลได้อย่างครอบคลุมโดยใช้ PivotTables และสร้างรายงานที่ต้องการ การรวมตัวแบบข้อมูลเข้ากับ PivotTable ช่วยเพิ่มวิธีการจัดเรียงข้อมูลเชื่อมต่อสรุปและรายงาน คุณสามารถนำเข้าตารางจากแหล่งข้อมูลภายนอกและสร้าง PivotTable ด้วยตารางที่นำเข้า สิ่งนี้ช่วยอำนวยความสะดวกในการอัปเดตค่าใน PivotTable โดยอัตโนมัติเมื่อใดก็ตามที่มีการอัปเดตข้อมูลในแหล่งข้อมูลที่เชื่อมต่อ

การสร้าง PivotTable เพื่อวิเคราะห์ข้อมูลภายนอก

ในการสร้าง PivotTable เพื่อวิเคราะห์ข้อมูลภายนอก -

• เปิดสมุดงานเปล่าใหม่ใน Excel
• คลิกแท็บ DATA บน Ribbon
• คลิกจากการเข้าถึงในกลุ่มรับข้อมูลภายนอก กล่องโต้ตอบเลือกแหล่งข้อมูลจะปรากฏขึ้น
• เลือกไฟล์ฐานข้อมูล Access

• คลิกปุ่มเปิด กล่องโต้ตอบเลือกตารางจะปรากฏขึ้นโดยแสดงตารางในฐานข้อมูล ฐานข้อมูล Access เป็นฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์และตารางจะคล้ายกับตาราง Excel ยกเว้นความสัมพันธ์ที่มีอยู่ในตารางเหล่านั้น

• เลือกช่องเปิดใช้งานการเลือกตารางหลายตาราง

• เลือกตารางทั้งหมด คลิกตกลง

Import Dataกล่องโต้ตอบปรากฏขึ้น เลือกรายงาน PivotTable ตัวเลือกนี้จะนำเข้าตารางไปยังสมุดงาน Excel ของคุณและสร้าง PivotTable สำหรับวิเคราะห์ตารางที่นำเข้า

ดังที่คุณสังเกตเห็นช่องทำเครื่องหมายเพิ่มข้อมูลนี้ลงในตัวแบบข้อมูลจะถูกเลือกและปิดใช้งานซึ่งแสดงว่าตารางจะถูกเพิ่มลงในโมเดลข้อมูลโดยอัตโนมัติ

ข้อมูลจะถูกนำเข้าและ PivotTable ว่างเปล่าจะถูกสร้างขึ้น ตารางที่นำเข้าจะปรากฏในรายการเขตข้อมูล PivotTable

การสำรวจข้อมูลในหลายตาราง

คุณสามารถวิเคราะห์ข้อมูลจากตารางหลายตารางที่นำเข้าด้วย PivotTable และมาถึงรายงานเฉพาะที่คุณต้องการได้ในไม่กี่ขั้นตอน สิ่งนี้เป็นไปได้เนื่องจากความสัมพันธ์ที่มีอยู่ก่อนแล้วระหว่างตารางในฐานข้อมูลต้นทาง เมื่อคุณนำเข้าตารางทั้งหมดจากฐานข้อมูลพร้อมกัน Excel จะสร้างความสัมพันธ์ขึ้นใหม่ในตัวแบบข้อมูล

ในรายการเขตข้อมูล PivotTable คุณจะพบตารางทั้งหมดที่คุณนำเข้าและเขตข้อมูลในแต่ละตาราง หากไม่สามารถมองเห็นช่องสำหรับตารางใด ๆ

• คลิกที่ลูกศรถัดจากตารางนั้นในรายการเขตข้อมูล PivotTable
• ฟิลด์ในตารางนั้นจะแสดงขึ้น

การสำรวจข้อมูลโดยใช้ PivotTable

คุณรู้วิธีเพิ่มเขตข้อมูลใน PivotTable และลากเขตข้อมูลข้ามพื้นที่ แม้ว่าคุณจะไม่แน่ใจในรายงานสุดท้ายที่คุณต้องการ แต่คุณสามารถเล่นกับข้อมูลและเลือกรายงานที่เหมาะสมได้

สมมติว่าคุณต้องการให้รายงานแสดงสิ่งต่อไปนี้ -

• ข้อมูลของห้าสาขาวิชา ได้แก่ การยิงธนูการดำน้ำการฟันดาบการสเก็ตลีลาและการเล่นสปีดสเก็ต
• ภูมิภาคที่ทำคะแนนได้มากกว่า 80 เหรียญใน 5 สาขาวิชานี้
• จำนวนเหรียญในแต่ละสาขาวิชาทั้ง 5 สาขาในแต่ละภูมิภาคเหล่านี้
• จำนวนเหรียญทั้งหมดสำหรับห้าสาขาวิชาในแต่ละภูมิภาคเหล่านี้

คุณสามารถดูว่าคุณสามารถสร้างรายงานนี้ได้ง่ายเพียงใดในไม่กี่ขั้นตอน

เริ่มต้นด้วยการสร้าง PivotTable ที่แสดงจำนวนเหรียญในภูมิภาคทั้งหมดสำหรับห้าสาขาวิชาที่เลือกดังนี้ -

• ลากเขตข้อมูล NOC_CountryRegion จากตารางเหรียญไปยังพื้นที่ COLUMNS

• ลาก Discipline จากตาราง Disciplines ไปยังพื้นที่ ROWS

• กรองวินัยเพื่อแสดงเฉพาะห้าสาขาวิชาที่คุณต้องการรายงาน ซึ่งสามารถทำได้ทั้งในพื้นที่เขตข้อมูล PivotTable หรือจากตัวกรอง Row Labels ใน PivotTable เอง

• ลากเหรียญจากตารางเหรียญไปยังพื้นที่ VALUES

• ลากเหรียญจากตารางเหรียญไปยังพื้นที่ FILTERS

คุณจะได้รับ PivotTable ดังต่อไปนี้ -

ตามที่คุณสังเกตจำนวนเหรียญจะแสดงสำหรับทุกภูมิภาคและสำหรับห้าสาขาวิชาที่คุณเลือก ถัดไปคุณต้องปรับแต่งรายงานนี้เพื่อให้แสดงเฉพาะภูมิภาคที่มีจำนวนเหรียญรวมมากกว่า 80 เท่านั้นที่จะแสดง

• คลิกปุ่มลูกศรทางด้านขวาของป้ายชื่อคอลัมน์

• คลิกตัวกรองค่าในรายการดรอปดาวน์ที่ปรากฏขึ้น

• เลือก Greater Than… จากรายการดรอปดาวน์ที่ปรากฏขึ้น

กล่องโต้ตอบตัวกรองค่าจะปรากฏขึ้น

ตามที่คุณสังเกตจำนวนเหรียญและมากกว่าจะแสดงในกล่องด้านล่าง Show items for which. พิมพ์ 80 ในช่องถัดจากกล่องที่มีค่ามากกว่าแล้วคลิกตกลง

ตอนนี้ PivotTable จะแสดงเฉพาะภูมิภาคที่มีจำนวนเหรียญทั้งหมดใน 5 สาขาวิชาที่เลือกมากกว่า 80

การสร้างความสัมพันธ์ระหว่างตารางกับเขตข้อมูล PivotTable

ถ้าคุณไม่นำเข้าตารางในเวลาเดียวกันหากข้อมูลมาจากแหล่งต่าง ๆ หรือถ้าคุณเพิ่มตารางใหม่ลงในสมุดงานของคุณคุณต้องสร้างความสัมพันธ์ระหว่างตารางด้วยตัวเอง

เพิ่มเวิร์กชีตใหม่พร้อมตารางที่มีฟิลด์ Sport และ SportID ลงในสมุดงานของคุณ

• ตั้งชื่อตาราง - Sports.
• คลิกทั้งหมดในรายการเขตข้อมูล PivotTable ในแผ่นงาน PivotTable

คุณจะเห็นว่าตารางที่เพิ่มเข้ามาใหม่ - กีฬาสามารถมองเห็นได้ในรายการเขตข้อมูล PivotTable

จากนั้นเพิ่ม Field Sport ลงใน PivotTable ดังนี้ -

• ลากสนามกีฬาจากตารางกีฬาไปยังพื้นที่แถว ค่ากีฬาปรากฏเป็นป้ายชื่อแถวใน PivotTable

• ข้อความจะปรากฏในรายการเขตข้อมูล PivotTable ซึ่งอาจจำเป็นต้องใช้ความสัมพันธ์ระหว่างตาราง ปุ่มสร้างจะปรากฏขึ้นข้างข้อความ

คลิกปุ่มสร้าง กล่องโต้ตอบสร้างความสัมพันธ์จะปรากฏขึ้น

• เลือกเหรียญในตาราง
• เลือกกีฬาภายใต้คอลัมน์
• เลือกกีฬาภายใต้ตารางที่เกี่ยวข้อง กีฬาปรากฏใต้คอลัมน์ที่เกี่ยวข้อง
• คลิกตกลง

ลากวินัยภายใต้ Sport ใน ROWS. นี่คือการกำหนดลำดับชั้นใน PivotTable PivotTable จะแสดงกีฬาและกลุ่มสาขาวิชาที่เกี่ยวข้องสำหรับกีฬานั้น ๆ

PowerPivot เป็นเครื่องมือวิเคราะห์ข้อมูลที่ใช้งานง่ายซึ่งสามารถใช้ได้จากใน Excel คุณสามารถใช้ PowerPivot เพื่อเข้าถึงและผสมข้อมูลจากแหล่งข้อมูลแทบทุกแห่ง คุณสามารถสร้างรายงานที่น่าสนใจของคุณเองด้วย PowerPivot

คุณสามารถเข้าถึงคำสั่ง PowerPivot จากแท็บ PowerPivot บน Ribbon คลิกแท็บ PowerPivot บน Ribbon คำสั่ง PowerPivot จะแสดงบน Ribbon คุณสามารถสังเกตได้ว่าคำสั่งที่เกี่ยวข้องกับ Data Model ยังปรากฏที่นี่

การเพิ่มตารางลงในโมเดลข้อมูล

หากคุณนำเข้าตารางเหล่านั้นจะถูกเพิ่มลงในโมเดลข้อมูล คุณสามารถจัดการโมเดลข้อมูลจาก PowerPivot Ribbon คุณสามารถเพิ่มตารางลงใน Data Model ด้วย PowerPivot ได้ดังนี้ -

• แทรกแผ่นงานใหม่ในสมุดงานของคุณ
• คัดลอกข้อมูลจากหน้าเว็บและวางบนแผ่นงาน
• สร้างตารางด้วยข้อมูลที่วาง
• ตั้งชื่อตารางว่าโฮสต์
• เปลี่ยนชื่อเวิร์กชีตเป็นโฮสต์

• คลิกโฮสต์ตาราง
• คลิกแท็บ POWERPIVOT บน Ribbon
• คลิกเพิ่มในโมเดลข้อมูลในกลุ่มตาราง

ตารางจะถูกเพิ่มลงในโมเดลข้อมูล หน้าต่าง PowerPivot จะปรากฏขึ้น คุณจะพบโฮสต์ของตารางในตารางโมเดลข้อมูล

การดูตารางในโมเดลข้อมูล

• คลิกที่แท็บ POWERPIVOT บน Ribbon
• คลิกที่จัดการในกลุ่มโมเดลข้อมูล

หน้าต่าง PowerPivot จะปรากฏขึ้นในมุมมองข้อมูล

PowerPivot มีสองมุมมอง -

• Data View- แสดงตารางทั้งหมดในแบบจำลองข้อมูลพร้อมฟิลด์ที่แสดงในคอลัมน์และข้อมูลเป็นบันทึกในแถวโดยมีพื้นที่คำนวณด้านล่างแต่ละตาราง แท็บตารางมีลักษณะคล้ายกับแท็บแผ่นงาน Excel ที่มีชื่อ คุณสามารถย้ายจากตารางหนึ่งไปยังอีกโต๊ะหนึ่งโดยคลิกที่แท็บ

• Diagram View- จะแสดงตารางทั้งหมดเป็นกล่องที่มีชื่อตารางเป็นคำอธิบายภาพและฟิลด์ที่ระบุไว้ในกล่อง คุณสามารถลากตารางเพื่อจัดแนวปรับขนาดเพื่อให้มองเห็นเขตข้อมูลทั้งหมดและสร้างความสัมพันธ์ได้โดยคลิกที่เขตข้อมูลและเชื่อมต่อด้วยเส้น

คุณจะเข้าใจมุมมองแผนภาพและความสัมพันธ์โดยละเอียดในส่วนต่อมา

ที่นี่ให้สังเกตว่าตารางทั้งหมดใน Data Model สามารถมองเห็นได้ในหน้าต่าง PowerPivot ไม่ว่าตารางเหล่านั้นจะแสดงเป็นแผ่นงานในสมุดงานหรือไม่ก็ตาม

การดูความสัมพันธ์ระหว่างตาราง

คุณสามารถใช้ข้อมูลจากตารางต่างๆเพื่อการวิเคราะห์และรายงานเมื่อมีความสัมพันธ์ระหว่างกันเท่านั้น

คุณสามารถดูความสัมพันธ์ระหว่างตารางจากมุมมองไดอะแกรมในหน้าต่าง PowerPivot

• คลิก Diagram View ใน View กลุ่ม.

• ปรับขนาดไดอะแกรมโดยใช้แถบเลื่อนเพื่อให้คุณสามารถดูตารางทั้งหมดในโมเดลข้อมูลในแผนภาพ

ตารางทั้งหมดในแบบจำลองข้อมูลจะปรากฏพร้อมกับรายการเขตข้อมูล ความสัมพันธ์ระหว่างตารางแสดงโดยเส้นที่เชื่อมต่อกัน

การสร้างความสัมพันธ์ระหว่างตาราง

คุณอาจต้องการสร้างความสัมพันธ์ระหว่างตาราง - เหรียญและเหตุการณ์ ในการดำเนินการนี้ควรมีเขตข้อมูลที่ใช้ร่วมกันทั้งในตารางและมีค่าที่ไม่ซ้ำกันในตารางใดตารางหนึ่ง ขั้นแรกคุณต้องยืนยันสิ่งนี้

• คลิกมุมมองข้อมูลในกลุ่มดู
• คลิกแท็บเหตุการณ์เพื่อดูตารางเหตุการณ์

คุณสามารถสังเกตได้ว่าสนาม DisciplineEvent ในตารางเหตุการณ์มีค่าที่ไม่ซ้ำกัน (ไม่มีค่าที่ซ้ำกัน)

คลิกแท็บเหรียญเพื่อดูตารางเหรียญ สนาม DisciplineEvent มีอยู่ในตารางเหรียญด้วย ดังนั้นคุณสามารถสร้างความสัมพันธ์โดยใช้สนาม DisciplineEvent ดังนี้ -

• คลิก Diagram View ในกลุ่ม View

• จัดเรียงตารางในมุมมองใหม่โดยการลากเพื่อให้ตารางเหตุการณ์และตารางเหรียญอยู่ใกล้กัน

• ปรับขนาดตารางเพื่อให้มองเห็นเขตข้อมูลทั้งหมด

คลิกฟิลด์ DisciplineEvent ในตารางเหตุการณ์และลากไปที่ฟิลด์ DisciplineEvent ในตารางเหรียญ

เส้นจะปรากฏขึ้นระหว่างตารางเหตุการณ์และตารางเหรียญซึ่งแสดงว่าความสัมพันธ์ได้ถูกสร้างขึ้นแล้ว

การดูฟิลด์ที่กำหนดความสัมพันธ์

คุณสามารถดูเขตข้อมูลที่ใช้สร้างความสัมพันธ์ระหว่างตารางสองตาราง

คลิกเส้นความสัมพันธ์ที่เชื่อมตารางทั้งสอง เส้นความสัมพันธ์และฟิลด์ที่กำหนดความสัมพันธ์ระหว่างสองตารางจะถูกเน้น

Power View เปิดใช้งานการสำรวจข้อมูลเชิงโต้ตอบการแสดงภาพและการนำเสนอที่ส่งเสริมการรายงานเฉพาะกิจที่ใช้งานง่าย ชุดข้อมูลขนาดใหญ่สามารถวิเคราะห์ได้ทันทีโดยใช้การแสดงภาพที่หลากหลาย การแสดงภาพข้อมูลสามารถทำให้เป็นแบบไดนามิกเพื่ออำนวยความสะดวกในการนำเสนอข้อมูลด้วยรายงาน Power View เดียว

Power View ถูกนำมาใช้ใน Microsoft Excel 2013 ก่อนที่คุณจะเริ่มการวิเคราะห์ข้อมูลของคุณด้วย Power View ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเปิดใช้งาน Add-in ของ Power View และพร้อมใช้งานบน Ribbon

คลิกแท็บ INSERT บน Ribbon Power View ควรมองเห็นได้ในกลุ่มรายงาน

การสร้างรายงาน Power View

คุณสามารถสร้างรายงาน Power View จากตารางในตัวแบบข้อมูล

• คลิกแท็บ INSERT บน Ribbon
• คลิก Power View ในกลุ่มรายงาน

Opening Power Viewกล่องข้อความจะปรากฏขึ้นพร้อมแถบสถานะสีเขียวที่เลื่อนตามแนวนอน อาจใช้เวลาสักครู่

แผ่นงาน Power View ถูกสร้างขึ้นเป็นแผ่นงานในสมุดงาน Excel ของคุณ ประกอบด้วยรายงาน Power View ที่ว่างเปล่าตัวกรองตัวยึดพื้นที่และรายการเขตข้อมูล Power View ที่แสดงตารางในตัวแบบข้อมูล Power View ปรากฏเป็นแท็บบน Ribbon ในแผ่นงาน Power View

Power View พร้อมเขตข้อมูลจากการคำนวณ

ในแบบจำลองข้อมูลของสมุดงานของคุณคุณมีตารางข้อมูลต่อไปนี้ -

• Disciplines
• Events
• Medals

สมมติว่าคุณต้องการแสดงจำนวนเหรียญที่แต่ละประเทศได้รับรางวัล

• เลือกฟิลด์ NOC_CountryRegion และ Medal ในตาราง Medals

ฟิลด์ทั้งสองนี้ปรากฏภายใต้ FIELDS ในพื้นที่ Power View จะแสดงเป็นตารางโดยมีเขตข้อมูลที่เลือกสองช่องเป็นคอลัมน์

Power View กำลังแสดงเหรียญที่แต่ละประเทศได้รับรางวัล หากต้องการแสดงจำนวนเหรียญที่ชนะในแต่ละประเทศจำเป็นต้องนับเหรียญ หากต้องการรับฟิลด์จำนวนเหรียญคุณต้องทำการคำนวณในแบบจำลองข้อมูล

• คลิกแท็บ PowerPivot บน Ribbon

• คลิกจัดการในกลุ่มโมเดลข้อมูล ตารางในแบบจำลองข้อมูลจะปรากฏขึ้น

• คลิกแท็บเหรียญ

• ในตารางเหรียญในพื้นที่การคำนวณในเซลล์ด้านล่างคอลัมน์เหรียญให้พิมพ์สูตร DAX ต่อไปนี้

  Medal Count:=COUNTA([Medal])

คุณสามารถสังเกตได้ว่าสูตรการนับเหรียญจะปรากฏในแถบสูตรและทางด้านซ้ายของแถบสูตรจะมีการแสดงชื่อคอลัมน์ Medal

คุณจะได้รับข้อความ Power View ว่าโมเดลข้อมูลมีการเปลี่ยนแปลงและถ้าคุณคลิกตกลงการเปลี่ยนแปลงจะแสดงใน Power View ของคุณ คลิกตกลง

ใน Power View Sheet ในรายการ Power View Fields คุณสามารถสังเกตสิ่งต่อไปนี้ -

• มีการเพิ่มจำนวนเหรียญฟิลด์ใหม่ในตารางเหรียญ

• ไอคอนเครื่องคิดเลขจะปรากฏขึ้นติดกับฟิลด์ Medal Count ซึ่งแสดงว่าเป็นฟิลด์จากการคำนวณ

• ยกเลิกการเลือกฟิลด์ Medal และเลือกฟิลด์ Medal Count

ตาราง Power View ของคุณจะแสดงประเทศที่นับเหรียญได้อย่างชาญฉลาด

การกรอง Power View

คุณสามารถกรองค่าที่แสดงใน Power View ได้โดยกำหนดเกณฑ์ตัวกรอง

• คลิกแท็บ TABLE ในตัวกรอง

• คลิกจำนวนเหรียญ

• คลิกไอคอนโหมดไฟล์ช่วงที่อยู่ทางขวาของจำนวนเหรียญ

• เลือกคือ greater than หรือ equal to จากรายการดรอปดาวน์ในช่องด้านล่างแสดงรายการที่มีค่า

• พิมพ์ 1000 ในช่องด้านล่าง

• คลิกใช้ตัวกรอง

ด้านล่างชื่อเขตข้อมูล - จำนวนเหรียญมากกว่าหรือเท่ากับ 1,000 จะปรากฏขึ้น Power View จะแสดงเฉพาะระเบียนที่มี Medal Count> = 1000

การแสดงภาพ Power View

ในแผ่นงาน Power View สองแท็บ - POWER VIEW และ DESIGN จะปรากฏบน Ribbon

คลิก DESIGN คุณจะพบคำสั่งการแสดงภาพหลายคำสั่งในกลุ่ม Switch Visualization บน Ribbon

คุณสามารถสร้างการแสดงภาพข้อมูลต่างๆที่เหมาะสมกับข้อมูลของคุณได้อย่างรวดเร็วโดยใช้ Power View การแสดงภาพที่เป็นไปได้ ได้แก่ ตารางเมทริกซ์การ์ดแผนที่ประเภทแผนภูมิเช่นแท่งคอลัมน์แผนภูมิเส้นแผนภูมิวงกลมแผนภูมิวงกลมและแผนภูมิหลายชุด (แผนภูมิที่มีแกนเดียวกัน)

ในการสำรวจข้อมูลโดยใช้การแสดงภาพเหล่านี้คุณสามารถเริ่มต้นบนแผ่นงาน Power View ได้โดยการสร้างตารางซึ่งเป็นการแสดงภาพเริ่มต้นจากนั้นแปลงเป็นภาพอื่น ๆ ได้อย่างง่ายดายเพื่อค้นหาข้อมูลที่แสดงข้อมูลของคุณได้ดีที่สุด คุณสามารถแปลงการแสดงภาพ Power View หนึ่งไปเป็นอีกภาพหนึ่งได้โดยเลือกการแสดงภาพจากกลุ่ม Switch Visualization บน Ribbon

นอกจากนี้ยังเป็นไปได้ที่จะมีการแสดงภาพหลายภาพบนแผ่นงาน Power View เดียวกันเพื่อให้คุณสามารถเน้นเขตข้อมูลที่สำคัญได้

ในส่วนด้านล่างนี้คุณจะเข้าใจวิธีที่คุณสามารถสำรวจข้อมูลในสองการแสดงภาพ - เมทริกซ์และการ์ด คุณจะได้รับทราบเกี่ยวกับการสำรวจข้อมูลด้วยการแสดงภาพ Power View อื่น ๆ ในบทต่อไป

การสำรวจข้อมูลด้วย Matrix Visualization

Matrix Visualization คล้ายกับ Table Visualization ตรงที่ประกอบด้วยแถวและคอลัมน์ของข้อมูลด้วย อย่างไรก็ตามเมทริกซ์มีคุณสมบัติเพิ่มเติม -

• สามารถยุบและขยายได้ตามแถวและ / หรือคอลัมน์
• หากมีลำดับชั้นคุณสามารถดูรายละเอียด / ดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้
• สามารถแสดงผลรวมและผลรวมย่อยตามคอลัมน์และ / หรือแถว
• สามารถแสดงข้อมูลโดยไม่ต้องใช้ค่าซ้ำ

คุณสามารถเห็นความแตกต่างเหล่านี้ในมุมมองได้โดยมี Table Visualization และ Matrix Visualization ของข้อมูลเดียวกันเคียงข้างกันใน Power View

• เลือกสาขา - กีฬาวินัยและกิจกรรม ตารางที่แสดงเขตข้อมูลเหล่านี้จะปรากฏใน Power View

ตามที่คุณสังเกตมีหลายสาขาวิชาสำหรับทุกกีฬาและหลายกิจกรรมสำหรับทุกสาขาวิชา ตอนนี้สร้างการแสดงภาพ Power View อื่นทางด้านขวาของการแสดงภาพตารางนี้ดังนี้ -

• คลิกแผ่นงาน Power View ในช่องว่างทางด้านขวาของตาราง
• เลือกสาขา - กีฬาวินัยและกิจกรรม

ตารางอื่นที่แสดงเขตข้อมูลเหล่านี้จะปรากฏใน Power View ทางด้านขวาของตารางก่อนหน้า

• คลิกตารางด้านขวา
• คลิกแท็บออกแบบบน Ribbon
• คลิกตารางในกลุ่ม Switch Visualization
• เลือกเมทริกซ์จากรายการดรอปดาวน์

ตารางทางด้านขวาใน Power View จะถูกแปลงเป็น Matrix

ตารางทางด้านซ้ายจะแสดงรายการกีฬาและระเบียบวินัยสำหรับแต่ละรายการและทุกรายการในขณะที่เมทริกซ์ทางด้านขวาจะแสดงรายการกีฬาแต่ละรายการและมีระเบียบวินัยเพียงครั้งเดียว ดังนั้นในกรณีนี้การแสดงภาพเมทริกซ์จะให้รูปแบบที่ครอบคลุมกะทัดรัดและอ่านได้สำหรับข้อมูลของคุณ

ตอนนี้คุณสามารถสำรวจข้อมูลเพื่อค้นหาประเทศที่ทำคะแนนได้มากกว่า 300 เหรียญ คุณยังสามารถค้นหากีฬาที่เกี่ยวข้องและมีผลรวมย่อย

• เลือกฟิลด์ NOC_CountryRegion, Sport และ Medal Count ทั้งใน Table และ Matrix Visualizations

• ในตัวกรองให้เลือกตัวกรองสำหรับตารางและตั้งค่าเกณฑ์การกรองที่มากกว่าหรือเท่ากับ 300

• คลิกใช้ตัวกรอง

• ตั้งค่าตัวกรองเดียวกันเป็น Matrix ด้วย คลิกใช้ตัวกรอง

อีกครั้งคุณสามารถสังเกตได้ว่าในมุมมองเมทริกซ์ผลลัพธ์นั้นชัดเจน

การสำรวจข้อมูลด้วยการแสดงภาพการ์ด

ในการแสดงภาพการ์ดคุณจะมีชุดภาพรวมที่แสดงข้อมูลจากแต่ละแถวในตารางซึ่งจัดวางไว้เหมือนบัตรดัชนี

• คลิก Matrix Visualization ที่อยู่ทางด้านขวาในมุมมอง Power
• คลิกตารางในกลุ่ม Switch Visualization
• เลือกการ์ดจากรายการดรอปดาวน์

Matrix Visualization ถูกแปลงเป็น Card Visualization

คุณสามารถใช้มุมมองการ์ดเพื่อนำเสนอข้อมูลที่ไฮไลต์ได้อย่างครอบคลุม

โมเดลข้อมูลและ Power View

เวิร์กบุ๊กสามารถมีการผสมผสานระหว่างโมเดลข้อมูลและ Power View ต่อไปนี้

• โมเดลข้อมูลภายในในสมุดงานของคุณที่คุณสามารถปรับเปลี่ยนใน Excel ใน PowerPivot และแม้แต่ในแผ่นงาน Power View

• โมเดลข้อมูลภายในเพียงรายการเดียวในสมุดงานของคุณซึ่งคุณสามารถสร้างแผ่นงาน Power View ได้

• แผ่นงาน Power View หลายแผ่นในสมุดงานของคุณโดยแต่ละแผ่นจะยึดตามแบบจำลองข้อมูลที่แตกต่างกัน

ถ้าคุณมีแผ่นงาน Power View หลายแผ่นในเวิร์กบุ๊กของคุณคุณสามารถคัดลอกการแสดงภาพจากที่หนึ่งไปยังอีกแผ่นหนึ่งได้ก็ต่อเมื่อทั้งสองแผ่นนั้นยึดตามโมเดลข้อมูลเดียวกัน

การสร้างโมเดลข้อมูลจาก Power View Sheet

คุณสามารถสร้างและ / หรือปรับเปลี่ยนโมเดลข้อมูลในเวิร์กบุ๊กของคุณได้จากแผ่นงาน Power View ดังนี้ -

เริ่มต้นด้วยสมุดงานใหม่ที่มีข้อมูลพนักงานขายและข้อมูลการขายในสองแผ่นงาน

• สร้างตารางจากช่วงข้อมูลในแผ่นงานพนักงานขายและตั้งชื่อเป็นพนักงานขาย

• สร้างตารางจากช่วงของข้อมูลในแผ่นงานการขายและตั้งชื่อเป็น Sales

คุณมีสองตาราง - พนักงานขายและฝ่ายขายในสมุดงานของคุณ

• คลิกตารางการขายในแผ่นงานการขาย
• คลิกแท็บ INSERT บน Ribbon
• คลิก Power View ในกลุ่มรายงาน

Power View Sheet จะถูกสร้างขึ้นในเวิร์กบุ๊กของคุณ

คุณสามารถสังเกตได้ว่าในรายการเขตข้อมูล Power View ทั้งตารางที่อยู่ในสมุดงานจะแสดงขึ้น อย่างไรก็ตามใน Power View จะแสดงเฉพาะเขตข้อมูลตารางที่ใช้งานอยู่ (การขาย) เนื่องจากมีการเลือกเฉพาะเขตข้อมูลตารางข้อมูลที่ใช้งานอยู่ในรายการเขตข้อมูล

คุณสามารถสังเกตได้ว่าใน Power View รหัสพนักงานขายจะแสดงขึ้น สมมติว่าคุณต้องการแสดงชื่อพนักงานขายแทน

ในรายการเขตข้อมูล Power View ทำการเปลี่ยนแปลงต่อไปนี้

• ยกเลิกการเลือกฟิลด์รหัสพนักงานขายในตารางพนักงานขาย
• เลือกฟิลด์พนักงานขายในตารางพนักงานขาย

เนื่องจากคุณไม่มีโมเดลข้อมูลในสมุดงานจึงไม่มีความสัมพันธ์ระหว่างตารางทั้งสอง ไม่มีข้อมูลแสดงใน Power View Excel แสดงข้อความที่แนะนำให้คุณทำอะไร

ปุ่มสร้างจะปรากฏขึ้นด้วย คลิกปุ่มสร้าง

Create Relationship กล่องโต้ตอบจะเปิดขึ้นใน Power View Sheet เอง

• สร้างความสัมพันธ์ระหว่างสองตารางโดยใช้ฟิลด์รหัสพนักงานขาย

โดยไม่ต้องออกจากแผ่นงาน Power View คุณได้สร้างสิ่งต่อไปนี้สำเร็จแล้ว -

• แบบจำลองข้อมูลภายในที่มีสองตารางและ
• ความสัมพันธ์ระหว่างสองตาราง

พนักงานขายของเขตข้อมูลจะปรากฏใน Power View พร้อมกับข้อมูลการขาย

• เก็บฟิลด์ภูมิภาคพนักงานขายและ ∑ จำนวนคำสั่งซื้อตามลำดับนั้นใน FIELDS พื้นที่

• แปลง Power View เป็น Matrix Visualization

• ลากเขตข้อมูล Month ไปยังพื้นที่ TILE BY Matrix Visualization ปรากฏดังนี้ -

ตามที่คุณสังเกตสำหรับแต่ละภูมิภาคพนักงานขายของภูมิภาคนั้นและผลรวมของจำนวนคำสั่งซื้อจะแสดงขึ้น ผลรวมย่อยจะแสดงสำหรับแต่ละภูมิภาค การแสดงผลเป็นแบบเดือนตามที่เลือกไว้ในไทล์เหนือมุมมอง เมื่อคุณเลือกเดือนในไทล์ข้อมูลของเดือนนั้นจะแสดงขึ้น

ใน Power View คุณมีตัวเลือกแผนภูมิมากมาย: พายคอลัมน์แถบเส้นกระจายและฟอง แผนภูมิใน Power View เป็นแบบโต้ตอบ หากคุณคลิกที่ค่าในแผนภูมิเดียว -

• ค่านั้นในแผนภูมินั้นจะถูกเน้น
• ค่านั้นในแผนภูมิอื่น ๆ ทั้งหมดใน Power View จะถูกเน้นด้วย
• ตารางเมทริกซ์และไทล์ทั้งหมดใน Power View จะถูกกรองเป็นค่านั้น

ดังนั้น Power View Charts จึงทำหน้าที่เป็นเครื่องมือวิเคราะห์ข้อมูลเชิงโต้ตอบ นอกจากนี้แผนภูมิยังเป็นแบบโต้ตอบในการตั้งค่าการนำเสนอซึ่งจะช่วยให้คุณสามารถเน้นผลการวิเคราะห์ได้

การสำรวจด้วยแผนภูมิเส้น

คุณสามารถใช้แผนภูมิเส้นเพื่อเปรียบเทียบจุดข้อมูลในชุดข้อมูลหนึ่งชุดขึ้นไป แผนภูมิเส้นกระจายข้อมูลหมวดหมู่อย่างเท่าเทียมกันตามแกนแนวนอน (หมวดหมู่) และข้อมูลค่าตัวเลขทั้งหมดตามแกนแนวตั้ง (ค่า)

สมมติว่าคุณต้องการแสดงจำนวนเหรียญสำหรับแต่ละประเทศ

• สร้าง Power View โดยเลือกฟิลด์ NOC_CountryRegion และ Medal Count ตามค่าเริ่มต้นตารางจะปรากฏขึ้น

• คลิกตาราง

• คลิกแผนภูมิอื่นในกลุ่ม Switch Visualization

• เลือกเส้นจากรายการดรอปดาวน์ แผนภูมิเส้นจะแสดงใน Power View

• คลิกที่เส้นหรือแกนประเภท (แกน x)

• ลากไปทางซ้ายหรือขวา หมวดหมู่ทางซ้ายหรือขวาจะปรากฏขึ้นและแผนภูมิเส้นจะแสดงตามนั้น

• วางเคอร์เซอร์ไว้ที่จุดข้อมูลใดก็ได้บนบรรทัด

ค่าที่สอดคล้องกับจุดข้อมูลนั้นจะแสดงที่จุดนั้น

สำรวจด้วยแผนภูมิแท่ง

คุณสามารถใช้แผนภูมิแท่งเพื่อเปรียบเทียบจุดข้อมูลในชุดข้อมูลหนึ่งชุดขึ้นไป ในแผนภูมิแท่งจะมีการจัดหมวดหมู่ตามแกนแนวตั้งและค่าตามแกนแนวนอน ใน Power View มีสามประเภทย่อยของแผนภูมิแท่ง -

• บาร์ซ้อน
• บาร์ซ้อน 100%
• คลัสเตอร์บาร์

คุณสามารถแปลง Table Visualization เป็น Bar Chart Visualization ได้ดังนี้ -

• สร้างการแสดงภาพตารางสองรายการแบบเคียงข้างกัน
• คลิกตารางด้านขวา
• คลิกแผนภูมิแท่งในกลุ่ม Switch Visualization
• คลิก Stacked Bar

การแสดงภาพตารางทางด้านขวาจะถูกแปลงเป็นภาพแผนภูมิแท่ง ตามที่คุณสังเกตค่าแกน y จะเรียงลำดับตามค่าหมวดหมู่จากน้อยไปมาก

• ใช้เคอร์เซอร์เหนือแผนภูมิแท่ง คุณจะพบ - จัดเรียงตาม NOC_CountryRegion asc

• คลิก NOC_CountryRegion เปลี่ยนเป็นจำนวนเหรียญ

• คลิก asc เปลี่ยนเป็น desc คุณจะพบว่าแผนภูมิแท่งเรียงตามจำนวนเหรียญจากมากไปหาน้อย

• คลิกแถบที่มีหมวดหมู่ GER เฉพาะแถบนั้นเท่านั้นที่จะถูกไฮไลต์

• เมื่อกดแป้น Ctrl ให้คลิกแถบที่มีหมวดหมู่ FRA และ ITA แถบสำหรับ GER, FRA และ ITA จะถูกไฮไลต์

• ตารางทางด้านซ้ายยังแสดงค่าสำหรับสามหมวดหมู่นี้เท่านั้น

ในการแสดงภาพทั้งสองให้คลิกฟิลด์เพศในรายการเขตข้อมูล Power View

คลิกส่วนทางซ้ายของ Bar - GER เป็นไฮไลต์ ในตารางจะแสดงเฉพาะข้อมูลของ GER และ Men เท่านั้น

Note - คุณไม่สามารถเลือกหลายรายการได้ในกรณีนี้

สำรวจด้วยแผนภูมิคอลัมน์

คุณสามารถใช้แผนภูมิคอลัมน์เพื่อแสดงการเปลี่ยนแปลงข้อมูลในช่วงระยะเวลาหนึ่งหรือเพื่อแสดงการเปรียบเทียบระหว่างรายการต่างๆ ในแผนภูมิคอลัมน์ประเภทต่างๆจะอยู่ตามแกนนอนและค่าตามแกนแนวตั้ง

ใน Power View มีประเภทย่อยแผนภูมิคอลัมน์สามประเภท -

• คอลัมน์แบบเรียงซ้อน
• คอลัมน์แบบเรียงซ้อน 100%
• คอลัมน์คลัสเตอร์

คุณสามารถแปลง Table Visualization เป็น Column Chart Visualization ได้ดังนี้ -

• สร้างการแสดงภาพตารางสองรายการแบบเคียงข้างกัน
• คลิกตารางด้านขวา
• คลิกแผนภูมิคอลัมน์ในกลุ่ม Switch Visualization
• คลิกคอลัมน์แบบเรียงซ้อน

การแสดงภาพตารางทางด้านขวาจะถูกแปลงเป็นภาพแผนภูมิแท่ง ตามที่คุณสังเกตค่าแกน x จะเรียงลำดับตามค่าหมวดหมู่จากน้อยไปมาก

• เลื่อนเคอร์เซอร์ไปที่เหนือแผนภูมิคอลัมน์ คุณจะพบ - จัดเรียงตาม NOC_CountryRegion asc

• คลิกที่ NOC_CountryRegion เปลี่ยนเป็นจำนวนเหรียญ

• คลิกที่ asc มันจะเปลี่ยนเป็น desc คุณจะพบว่าแผนภูมิคอลัมน์เรียงตามจำนวนเหรียญจากมากไปหาน้อย

คลิกที่ส่วนล่างของแถบที่มีหมวดหมู่ GER ได้รับการเน้น

ในตารางจะแสดงเฉพาะข้อมูลของ GER และ Men เท่านั้น

สำรวจด้วยแผนภูมิวงกลมอย่างง่าย

แผนภูมิวงกลมใน Power View นั้นเรียบง่ายหรือซับซ้อน คุณจะได้เรียนรู้แผนภูมิวงกลมง่ายๆในส่วนนี้ คุณจะได้เรียนรู้แผนภูมิวงกลมที่ซับซ้อนในส่วนถัดไป

เริ่มต้นด้วยการสร้างแผนภูมิวงกลมดังนี้ -

• ปรับขนาดแผนภูมิคอลัมน์แบบเรียงซ้อนแล้วเลื่อนขึ้น
• สร้างการแสดงภาพตารางอื่นด้านล่างแผนภูมิคอลัมน์แบบเรียงซ้อน
• คลิกตารางใหม่
• คลิกแผนภูมิอื่นในกลุ่ม Switch Visualization
• เลือกพาย

การแสดงภาพตารางด้านล่างแผนภูมิคอลัมน์แบบเรียงซ้อนจะถูกแปลงเป็นการแสดงภาพแผนภูมิวงกลม ตามที่คุณสังเกตเห็นว่ามีชิ้นส่วนมากเกินไปในแผนภูมิวงกลมเนื่องจากมีหลายหมวดหมู่ (ประเทศ) โปรดทราบว่าแผนภูมิวงกลมจะทำงานได้ดีก็ต่อเมื่อมีจำนวนหมวดหมู่ 8 หรือน้อยกว่า

คุณสามารถลดจำนวนหมวดหมู่ได้โดยการกรองค่าดังนี้ -

• ตั้งค่าการกรองเป็นจำนวนเหรียญมากกว่าหรือเท่ากับ 1300 นิ้ว -
  • การแสดงตาราง
  • การแสดงแผนภูมิคอลัมน์
  • การแสดงภาพแผนภูมิวงกลม

Note - คุณต้องกำหนดและใช้การกรองกับแต่ละการแสดงภาพแยกกัน

ตอนนี้คุณมีการแสดงภาพแผนภูมิวงกลมอย่างง่ายซึ่งจำนวนเหรียญจะแสดงตามขนาดของวงกลมและประเทศตามสี

คลิกที่ชิ้นพาย ส่วนนั้นจะถูกไฮไลต์และอื่น ๆ จะกลายเป็นสีเทา คอลัมน์ที่เกี่ยวข้องในแผนภูมิคอลัมน์จะถูกเน้นด้วย ในตารางจะแสดงเฉพาะค่าที่ตรงกับชิ้นพายที่ไฮไลต์เท่านั้น

สำรวจด้วยแผนภูมิวงกลมที่ซับซ้อน

คุณสามารถทำให้การแสดงภาพแผนภูมิวงกลมของคุณซับซ้อนได้โดยการเพิ่มคุณสมบัติอื่น ๆ คุณสามารถสร้างถ่านพายที่ -

• เจาะลึกลงเมื่อคุณคลิกสองครั้งที่ชิ้นหรือ
• แสดงชิ้นส่วนย่อยภายในชิ้นสีขนาดใหญ่

แผนภูมิวงกลมที่เจาะลึกลงไปเมื่อคุณคลิกสองครั้งที่สไลซ์

• ในแผนภูมิวงกลมในรายการเขตข้อมูล Power View ลากเขตข้อมูล Gender to COLOR ไปที่ด้านล่างของเขตข้อมูล NOC_CountryRegion ซึ่งหมายความว่าคุณมีสองประเภท

• ในตารางรวมเพศไว้ในรายการเขตข้อมูลด้วย

Power View ของคุณมีลักษณะดังนี้ -

ตามที่คุณสังเกตมีชิ้นเดียวที่มีสีเดียวสำหรับแต่ละหมวดหมู่ - ประเทศ

ในแผนภูมิวงกลมให้ดับเบิลคลิกที่ชิ้นส่วนของสหรัฐอเมริกา

แผนภูมิวงกลมใน Power View ของคุณจะถูกเปลี่ยนเพื่อแสดงค่าตามเพศซึ่งเป็นหมวดหมู่ที่สองสำหรับหมวดหมู่ที่เลือก (สหรัฐอเมริกา) ตอนนี้สีของแผนภูมิวงกลมจะแสดงเปอร์เซ็นต์ของช่องที่สองเช่นเพศที่กรองสีของวงกลมที่คุณคลิกสองครั้ง กล่าวอีกนัยหนึ่งแผนภูมิวงกลมถูกเจาะลงไป ตามที่คุณสังเกตลูกศรเล็ก ๆ จะปรากฏที่มุมขวาบนของแผนภูมิวงกลม หากคุณวางเมาส์ไว้เหนือลูกศรจะถูกไฮไลต์และดูรายละเอียดเพิ่มเติมจะปรากฏขึ้น

คลิกลูกศรเจาะขึ้น แผนภูมิวงกลมกลับสู่สถานะก่อนหน้า

แผนภูมิวงกลมที่แสดงชิ้นส่วนย่อยภายในชิ้นสีขนาดใหญ่

ในแผนภูมิวงกลมในรายการเขตข้อมูล Power View ให้ลากเขตข้อมูลเพศจากพื้นที่สีไปยังพื้นที่ SLICES

Power View ของคุณมีลักษณะดังนี้ -

ดังที่คุณเห็นในแผนภูมิวงกลมมีสองชิ้นที่มีสีเดียวกันสำหรับหมวดหมู่ USA

คลิกที่ส่วนใดส่วนหนึ่งเหล่านี้

คุณจะสามารถเห็นการเปลี่ยนแปลงต่อไปนี้ใน Power View -

• สไลซ์ที่เลือกจะถูกไฮไลต์และสไลซ์อื่น ๆ จะเป็นสีเทาหรือปิดใช้งาน
• แถบสำหรับหมวดหมู่ USA จะแสดงจำนวนเหรียญสำหรับชิ้นที่เลือก
• ตารางแสดงค่าสำหรับสไลซ์ที่เลือก

• คลิกส่วนอื่น ๆ คุณสามารถสังเกตการเปลี่ยนแปลงตามที่ระบุไว้ด้านบนสำหรับชิ้นส่วนที่เลือกนี้

สำรวจด้วยแผนภูมิกระจาย

คุณสามารถใช้แผนภูมิกระจายเพื่อแสดงข้อมูลที่เกี่ยวข้องจำนวนมากในแผนภูมิเดียว ในแผนภูมิกระจายแกน x จะแสดงฟิลด์ตัวเลขหนึ่งฟิลด์และแกน y จะแสดงอีกฟิลด์หนึ่งทำให้ง่ายต่อการดูความสัมพันธ์ระหว่างค่าทั้งสองสำหรับรายการทั้งหมดในแผนภูมิ

ในการสร้างภาพแผนภูมิกระจายให้ดำเนินการดังนี้ -

• เพิ่มช่องกีฬาจำนวนเหรียญและเหตุการณ์ลงในตาราง

• คลิกลูกศรถัดจากเหตุการณ์ในรายการเขตข้อมูล Power View คลิก Count (Distinct) ฟิลด์เหตุการณ์เปลี่ยนเป็นฟิลด์ตัวเลขจำนวนเหตุการณ์ ดังนั้นคุณจึงมีฟิลด์หมวดหมู่หนึ่ง - กีฬาและฟิลด์ตัวเลขสองฟิลด์ - จำนวนเหรียญและจำนวนเหตุการณ์

• คลิก Other Chart ในกลุ่ม Switch Visualization

• คลิก Scatter.

คุณจะได้รับการแสดงภาพแผนภูมิกระจายพร้อมจุดข้อมูลที่แสดงเป็นวงกลมที่มีขนาดเท่ากันซึ่งแสดงให้เห็นว่าค่าจำนวนเหตุการณ์และจำนวนเหรียญมีความสัมพันธ์กันอย่างไรสำหรับกีฬาแต่ละประเภท

• คลิกแท็บ LAYOUT บน Ribbon
• คลิกป้ายกำกับข้อมูลในกลุ่มป้ายกำกับ
• เลือกขวาจากรายการดรอปดาวน์ ป้ายข้อมูลจะปรากฏขึ้นสำหรับจุดข้อมูล

กีฬามวยปล้ำมีจำนวนเหรียญน้อยกว่าในจำนวนเหตุการณ์ที่มากขึ้นเมื่อเทียบกับกีฬาทางน้ำที่มีจำนวนเหรียญมากกว่าในจำนวนเหตุการณ์ที่น้อยกว่า

สำรวจด้วย Bubble Charts

คุณสามารถใช้แผนภูมิฟองเพื่อแสดงข้อมูลที่เกี่ยวข้องจำนวนมากในแผนภูมิเดียว ในแผนภูมิฟองแกน x จะแสดงฟิลด์ตัวเลขหนึ่งฟิลด์และแกน y จะแสดงอีกฟิลด์หนึ่งทำให้ง่ายต่อการดูความสัมพันธ์ระหว่างค่าทั้งสองสำหรับรายการทั้งหมดในแผนภูมิ ฟิลด์ตัวเลขที่สามควบคุมขนาดของจุดข้อมูล

ในการสร้าง Bubble Chart Visualization ให้ดำเนินการดังนี้ -

• ลากเหรียญนับเป็นขนาด
• ลาก NOC_CountryRegion ไปที่ ∑ X-VALUE แผนภูมิกระจายจะถูกแปลงเป็นแผนภูมิฟอง

ตามที่คุณสังเกตขนาดของแต่ละฟองจะแสดงจำนวนเหรียญ ป้ายข้อมูลแสดงกีฬา

สำรวจด้วยสี

คุณยังสามารถระบายสีฟองตามหมวดหมู่ได้ดังนี้ -

• ลากเขตข้อมูล NOC_CountryRegion ไปยังพื้นที่ COLOR ในรายการเขตข้อมูล Power View
• ลากฟิลด์ DiscipleEvent ไปที่ ∑ X-VALUES

ตามที่คุณสังเกตคำอธิบายแผนภูมิจะแสดงค่าของหมวดหมู่ที่อยู่ในพื้นที่ COLOR และสีตามลำดับ ป้ายกำกับข้อมูลสอดคล้องกับหมวดหมู่ในพื้นที่ DETAILS ขนาดของจุดข้อมูลแยกตามพื้นที่ ∑ SIZE

จากนั้นคุณสามารถดูว่าการเลือกหมวดหมู่ในคำอธิบายแผนภูมิเปลี่ยนการแสดงภาพได้อย่างไร -

คลิกที่ค่าในคำอธิบายแผนภูมิ เฉพาะจุดข้อมูลของสีนั้น (กล่าวคือตรงกับค่านั้น) จะถูกไฮไลต์ จุดข้อมูลอื่น ๆ ทั้งหมดจะถูกปิดใช้งาน

ตามที่คุณสังเกตกีฬาทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับประเทศที่เลือกจะปรากฏขึ้นและขนาดของฟองอากาศแต่ละใบจะแสดงจำนวนเหรียญ

หากคุณต้องการทราบรายละเอียดของจุดข้อมูลเดียว -

• เน้นจุดข้อมูลโดยคลิกที่ฟองนั้น
• วางเคอร์เซอร์บนจุดข้อมูลนั้น

เฉพาะฟองนั้นเท่านั้นที่ถูกไฮไลต์และฟองที่เหลือจะเป็นสีเทา ข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับจุดข้อมูลนั้นจะแสดงในช่องถัดจากจุดข้อมูล

สำรวจด้วย Play Axis

คุณสามารถเห็นภาพการเปลี่ยนแปลงข้อมูลในช่วงเวลาหนึ่งโดยใช้ Play Axis ดังต่อไปนี้ -

• ลากรุ่นเขตข้อมูลในรายการเขตข้อมูล Power View ไปยังพื้นที่เล่นแกน

ไทม์ไลน์ที่มีปุ่มเล่นจะถูกแทรกในการแสดงภาพแผนภูมิฟอง คุณสามารถปรับไทม์ไลน์ได้โดยการกรองค่าฟิลด์รุ่นในฟิลเตอร์ สิ่งนี้จะมีประโยชน์หากคุณต้องการโฟกัสไปที่ช่วงเวลาใดช่วงหนึ่งหรือถ้าไทม์ไลน์กว้างเกินไป

• ปรับไทม์ไลน์โดยการกรองฟิลด์ Edition ในฟิลเตอร์และเลือกค่าช่วงเวลา

• คลิกปุ่มเล่น ฟองอากาศเดินทางเติบโตและย่อขนาดเพื่อแสดงให้เห็นว่าค่าเปลี่ยนแปลงไปตามแกนการเล่นอย่างไร เส้นแนวตั้งเล็ก ๆ ปรากฏบนไทม์ไลน์ที่เลื่อนไปตามไทม์ไลน์ เวลา ณ จุดนั้นจะปรากฏขึ้นด้วย

คุณสามารถหยุดชั่วคราวเมื่อใดก็ได้เพื่อศึกษาข้อมูลโดยละเอียดเพิ่มเติม

คุณสามารถใช้แผนที่เพื่อแสดงข้อมูลของคุณในบริบทของภูมิศาสตร์ แผนที่ใน Power View ใช้ไทล์แผนที่ Bing ดังนั้นคุณจึงสามารถซูมและเลื่อนได้เช่นเดียวกับแผนที่ Bing อื่น ๆ เพื่อให้แผนที่ใช้งานได้ Power View จะต้องส่งข้อมูลไปยัง Bing ผ่านการเชื่อมต่อเว็บที่ปลอดภัยสำหรับการระบุพิกัดทางภูมิศาสตร์ ดังนั้นจึงขอให้คุณเปิดใช้งานเนื้อหา การเพิ่มสถานที่และค่าจะทำให้จุดต่างๆบนแผนที่ ค่ายิ่งมากจุดก็ยิ่งใหญ่ เมื่อคุณเพิ่มชุดข้อมูลหลายค่าคุณจะได้รับแผนภูมิวงกลมบนแผนที่โดยขนาดของแผนภูมิวงกลมจะแสดงขนาดของผลรวม

การสำรวจข้อมูลด้วยเขตข้อมูลทางภูมิศาสตร์

คุณสามารถสร้าง Power View Map Visualization ถ้าข้อมูลของคุณมีเขตข้อมูลทางภูมิศาสตร์เช่นประเทศ / ภูมิภาครัฐ / จังหวัดหรือเมือง

ในการสร้างภาพแผนที่สำหรับการนับเหรียญประเทศที่ชาญฉลาดดำเนินการดังนี้ -

• สร้างแผ่นงาน Power View ใหม่จากแท็บ INSERT บน Ribbon

• ลากฟิลด์ NOC_CountryRegion และ Medal Count ในรายการ Power View Fields ไปที่ Power View ตารางที่มีสองฟิลด์นี้ถูกสร้างขึ้น

ดังนั้นคุณจึงมีฟิลด์ทางภูมิศาสตร์และฟิลด์ตัวเลข

• คลิกแท็บออกแบบบน Ribbon
• คลิกแผนที่ในกลุ่ม Switch Visualization

Table Visualization แปลงเป็น Map Visualization

ตามที่คุณสังเกต Power View จะสร้างแผนที่ที่มีจุดแทนตำแหน่งทางภูมิศาสตร์แต่ละแห่ง ขนาดของจุดคือค่าของฟิลด์ตัวเลขที่เกี่ยวข้องซึ่งเป็นจำนวนเหรียญในกรณีนี้ นอกจากนี้ในรายการ Power View Fields ฟิลด์ Geographic จะอยู่ในพื้นที่ Locations และฟิลด์ Numeric จะอยู่ในพื้นที่ ∑ SIZE

หากต้องการแสดงข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับจุดข้อมูลคุณสามารถดำเนินการอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้ -

• หากคุณวางเคอร์เซอร์บนจุดบนแผนที่กล่องจะปรากฏขึ้นโดยแสดงชื่อตำแหน่งทางภูมิศาสตร์และค่าตัวเลขที่เกี่ยวข้อง

• หากคุณคลิกที่จุดบนแผนที่จุดนั้นจะถูกไฮไลต์

แผนภูมิวงกลมเป็นจุดข้อมูล

สมมติว่าคุณต้องการเพิ่มเขตข้อมูลอื่นในการแสดงภาพแผนที่ด้วย ตัวอย่างเช่นคุณอาจต้องการแสดงรายละเอียดเกี่ยวกับเหรียญรางวัล ได้แก่ ประเภทเหรียญ - ทองเงินและทองแดง คุณสามารถทำได้ดังนี้ -

• ลากฟิลด์ Medal จากรายการ Power View Fields ไปยังพื้นที่ COLOR

จุดจะถูกแปลงเป็นแผนภูมิวงกลม Legend for Medal ปรากฏขึ้นโดยแสดงประเภทของเหรียญและสีตามลำดับ กล่าวคือแต่ละสีในแผนภูมิวงกลมแสดงถึงประเภทของเหรียญรางวัล

คุณสามารถสังเกตได้ว่าขนาดของแผนภูมิวงกลมสอดคล้องกับจำนวนเหรียญและขนาดของแต่ละชิ้นในแผนภูมิวงกลมจะสอดคล้องกับจำนวนของประเภทเหรียญนั้น ๆ

การเน้นจุดข้อมูล

ตอนนี้คุณสามารถกรองข้อมูลของคุณและเน้นจุดข้อมูลที่สำคัญได้ดังนี้ -

• ในพื้นที่ตัวกรองตั้งค่า Medal Count เพื่อแสดงเฉพาะค่าที่มากกว่าหรือเท่ากับ 300

• ใช้ตัวกรอง แผนที่จะซูมและแสดงเฉพาะค่าที่กรองแล้ว

วางเคอร์เซอร์บนจุดที่แสดงถึงบริเตนใหญ่ จุดจะถูกไฮไลต์และซูม รายละเอียดของแผนภูมิวงกลมจะแสดงขึ้น

อย่างที่คุณเห็นจำนวนเหรียญสำหรับทองคำสำหรับบริเตนใหญ่คือ 514 คุณสามารถค้นหาจำนวนเหรียญสำหรับเงินและเหรียญทองแดงได้โดยวางเคอร์เซอร์บนชิ้นส่วนเหล่านั้น

การเน้นชิ้นพายในจุดข้อมูล

ต่อไปคุณอาจต้องการเน้นการนับเหรียญทองของบริเตนใหญ่

• วางเคอร์เซอร์บนชิ้นที่มีสีแดง (ตามที่คุณสามารถกำหนดให้สีแดงแสดงถึงสีทองในคำอธิบายแผนภูมิ) คลิกเลย

Pie Slice นั้นจะถูกเน้น ส่วนอื่น ๆ ในแผนภูมิวงกลมนั้นและแผนภูมิวงกลมอื่น ๆ ทั้งหมดจะถูกปิดใช้งาน

วางเคอร์เซอร์บนจุดอีกครั้ง จุดถูกซูม ส่วนที่เป็นตัวแทนของทองคำจะถูกเน้น รายละเอียดของชิ้นส่วนจะปรากฏขึ้น

Multiples หรือที่เรียกว่า Trellis Charts คือชุดของแผนภูมิที่มีแกน X และ Y เหมือนกัน คุณสามารถจัดเรียง Multiples เคียงข้างกันเพื่อเปรียบเทียบค่าต่างๆมากมายในเวลาเดียวกันได้อย่างง่ายดาย

• คุณสามารถมีแผนภูมิเส้นแผนภูมิวงกลมแผนภูมิแท่งและแผนภูมิคอลัมน์เป็นหลายรายการ
• คุณสามารถจัดเรียง Multiples ในแนวนอนหรือแนวตั้ง

แผนภูมิเส้นเป็นหลายรายการ

คุณอาจต้องการแสดงจำนวนเหรียญตามปีสำหรับแต่ละภูมิภาค ประการแรกคุณต้องมีฟิลด์ปี ในการรับฟิลด์นี้คุณต้องมีคอลัมน์จากการคำนวณดังนี้ -

• คลิกแท็บเหรียญในมุมมองข้อมูลของโมเดลข้อมูล (ในหน้าต่าง PowerPivot)
• คลิกในเซลล์แรกในคอลัมน์ทางขวาสุดโดยมีส่วนหัวเพิ่มคอลัมน์
• ประเภท =YEAR ([Edition]) ในแถบสูตรแล้วกด Enter

คอลัมน์ใหม่ที่มีส่วนหัว CalculatedColumn1 ถูกสร้างขึ้นด้วยค่าที่สอดคล้องกับค่าปีในคอลัมน์รุ่น

คลิกที่ส่วนหัวและเปลี่ยนชื่อเป็นปี

• ปิดหน้าต่าง PowerPivot โมเดลข้อมูลได้รับการอัปเดต เขตข้อมูลใหม่ - ∑ ปีปรากฏในรายการเขตข้อมูล Power View

• สร้างตารางใน Power View พร้อมฟิลด์ NOC_CountryRegion, Count of Year และ Medal Count โดยการลากฟิลด์

• แปลงตารางเป็นแผนภูมิเส้นใน Power View
• ลบฟิลด์ NOC_CountryRegion แผนภูมิเส้นปรากฏขึ้นพร้อมกับการนับเหรียญตามปี

ดังที่คุณสามารถสังเกตได้ปีอยู่ในพื้นที่แกนและจำนวนเหรียญอยู่ในพื้นที่ ∑ VALUES ในรายการเขตข้อมูล Power View ในแผนภูมิเส้นค่าปีจะอยู่บนแกน X และจำนวนเหรียญบนแกน Y

ตอนนี้คุณสามารถสร้างการแสดงภาพหลายรายการด้วยแผนภูมิเส้นได้ดังนี้ -

• ลากฟิลด์ NOC_CountryRegion ไปยังพื้นที่ VERTICAL MULTIPLES ในรายการ Power View Fields
• คลิกแท็บ LAYOUT บน Ribbon
• คลิก Grid Height ในกลุ่ม Multiples
• คลิกค่าในรายการแบบเลื่อนลง

• คลิกความกว้างของตารางในกลุ่มทวีคูณ
• คลิกที่ค่าจากรายการแบบเลื่อนลง

คุณจะได้รับ Multiples Visualization พร้อมแผนภูมิเส้นที่จัดเรียงเป็นตารางโดยแต่ละแผนภูมิเส้นจะแสดงถึงประเทศ (NOC_CountryRegion)

หลายรายการในแนวตั้ง

ดังที่คุณทราบคุณได้วางฟิลด์ NOC_CountryRegion ไว้ในพื้นที่ VERTICAL MULTIPLES ดังนั้นการแสดงภาพที่คุณมีคือการแสดงภาพหลายรายการในแนวตั้ง คุณสามารถสังเกตสิ่งต่อไปนี้ในแผนภูมิด้านบน

• แผนภูมิเส้นหนึ่งรายการต่อหมวดหมู่ที่วางไว้ในพื้นที่หลายเส้นแนวตั้งในกรณีนี้ - ประเทศ

• ความสูงของตารางและความกว้างของเส้นตารางที่คุณเลือกกำหนดจำนวนแถวและจำนวนคอลัมน์สำหรับ Multiples

• แกน x ทั่วไปสำหรับการทวีคูณทั้งหมด

• แกน y ที่คล้ายกันสำหรับแต่ละแถวของการทวีคูณ

• แถบเลื่อนแนวตั้งทางด้านขวาที่สามารถใช้ลากแถวของแผนภูมิเส้นขึ้นและลงเพื่อให้มองเห็นแผนภูมิเส้นอื่น ๆ

หลายรายการในแนวนอน

คุณสามารถมี Multiples Visualization พร้อม Horizontal Multiples ได้ดังนี้ -

• ลากฟิลด์ NOC_CountryRegion ไปยังพื้นที่ VERTICAL MULTIPLES
• คลิกแท็บเค้าโครงบน Ribbon
• เลือกค่าสำหรับความสูงของตารางและความกว้างของตารางในกลุ่มทวีคูณ

คุณจะได้รับการแสดงภาพหลายรายการตามแนวนอนดังนี้ -

คุณสามารถสังเกตสิ่งต่อไปนี้ในแผนภูมิด้านบน -

• แผนภูมิเส้นหนึ่งเส้นต่อหมวดหมู่ที่วางไว้ในพื้นที่ HORIZONTAL MULTIPLES ในกรณีนี้คือประเทศ

• ความสูงของเส้นตารางที่คุณเลือกจะเป็นตัวกำหนดความสูงของแผนภูมิเส้นซึ่งแตกต่างจากจำนวนแถวของแผนภูมิเส้นเช่นเดียวกับในกรณีของ MULTIPLES แนวตั้ง กล่าวอีกนัยหนึ่งคือมีแผนภูมิเส้นแถวเดียวที่มีความสูงกำหนดโดยความสูงของเส้นตารางที่เลือก

• ความกว้างของเส้นตารางที่คุณเลือกจะกำหนดจำนวนคอลัมน์ของแผนภูมิเส้นในแถว

• แกน x ทั่วไปสำหรับการทวีคูณทั้งหมด

• แกน y ทั่วไปสำหรับการทวีคูณทั้งหมด

• แถบเลื่อนแนวนอนที่ด้านล่างด้านล่างแกน x ที่สามารถใช้ลากแถวของแผนภูมิเส้นไปทางซ้ายและทางขวาเพื่อให้สามารถมองเห็นแผนภูมิเส้นอื่น ๆ ได้

แผนภูมิวงกลมเป็นหลายรายการ

หากคุณต้องการสำรวจ / แสดงภาพมากกว่าหนึ่งหมวดหมู่ในหลายรายการแผนภูมิวงกลมเป็นตัวเลือก สมมติว่าคุณต้องการสำรวจจำนวนเหรียญตามประเภทเหรียญสำหรับแต่ละประเทศ ดำเนินการดังนี้ -

• คลิกแท็บออกแบบ
• เลือกพายจากเมนูแบบเลื่อนลงใต้แผนภูมิอื่น
• ลากเหรียญไปยังพื้นที่ SLICES

คุณจะได้รับการแสดงภาพหลายรายการในแนวนอนพร้อมแผนภูมิวงกลมเนื่องจากคุณมีฟิลด์ NOC_CountryRegion ในพื้นที่ HORIZONTAL MULTIPLES

ดังที่คุณสามารถสังเกตได้การนับเหรียญของแต่ละประเทศจะแสดงเป็นแผนภูมิวงกลมพร้อมกับชิ้นส่วนที่แสดงประเภทเหรียญรางวัลด้วยสีตามที่กำหนดในคำอธิบายแผนภูมิ

สมมติว่าคุณต้องการเน้นการนับเหรียญทองสำหรับทุกประเทศ คุณสามารถทำได้ในขั้นตอนเดียวดังนี้ -

คลิกที่แถบสีฟ้าหนึ่งในแผนภูมิวงกลม (เนื่องจากสีน้ำเงินเป็นสีทองตามคำอธิบายแผนภูมิ) ในแผนภูมิวงกลมทั้งหมดจะเน้นเฉพาะส่วนสีน้ำเงินและส่วนอื่น ๆ จะเป็นสีเทา

ดังที่คุณสังเกตได้สิ่งนี้เป็นวิธีที่รวดเร็วในการสำรวจและเปรียบเทียบจำนวนเหรียญทองในประเทศต่างๆ

คุณอาจต้องการแสดงแผนภูมิวงกลมจำนวนมากขึ้นในการแสดงภาพ คุณสามารถทำได้โดยเพียงแค่สลับไปที่ Vertical Multiples Visualization และเลือกค่าที่เหมาะสมสำหรับความสูงของตารางและความกว้างของตารางเพื่อการแสดงผลที่เหมาะสม

คลิกที่ชิ้นสีน้ำเงินบนหนึ่งในแผนภูมิวงกลม ส่วนสีน้ำเงินในแผนภูมิวงกลมทั้งหมดจะถูกไฮไลต์เพื่อให้คุณสามารถเปรียบเทียบการนับเหรียญทองในประเทศต่างๆ

แผนภูมิแท่งเป็นหลายรายการ

คุณสามารถเลือกแผนภูมิแท่งสำหรับการแสดงภาพหลายรายการได้

• สลับไปที่การแสดงภาพแถบแบบเรียงซ้อน
• ปรับความสูงของตารางและความกว้างของเส้นตารางเพื่อให้แสดงแผนภูมิแท่งได้อย่างเหมาะสม

ด้วยความสูงของตาราง 6 และความกว้างของตารางเป็น 2 คุณจะได้รับสิ่งต่อไปนี้ -

คุณสามารถมีแผนภูมิแท่งแบบคลัสเตอร์สำหรับการแสดงภาพนี้ได้

แผนภูมิคอลัมน์เป็นหลายรายการ

คุณสามารถเลือกแผนภูมิคอลัมน์สำหรับการแสดงภาพหลายรายการได้

• สลับไปที่การแสดงภาพคอลัมน์แบบเรียงซ้อน
• ปรับความสูงของตารางและความกว้างของเส้นตารางเพื่อให้แสดงแผนภูมิคอลัมน์ได้อย่างเหมาะสม

ด้วยความสูงของตารางเป็น 2 และความกว้างของตารางเป็น 6 คุณจะได้รับสิ่งต่อไปนี้ -

คุณสามารถมีแผนภูมิคอลัมน์แบบคลัสเตอร์สำหรับการแสดงภาพนี้ได้

สรุป

ฟิลด์ที่คุณเลือกขึ้นอยู่กับสิ่งที่คุณต้องการสำรวจวิเคราะห์และนำเสนอ ตัวอย่างเช่นในการแสดงภาพทั้งหมดข้างต้นเราได้เลือก Medal for Slices ที่ช่วยในการวิเคราะห์การนับเหรียญตามประเภทของเหรียญ คุณอาจต้องการสำรวจวิเคราะห์และนำเสนอข้อมูลที่เหมาะกับเพศสภาพ ในกรณีเช่นนี้ให้เลือกฟิลด์เพศสำหรับชิ้นส่วน

อีกครั้งการแสดงภาพที่เหมาะสมยังขึ้นอยู่กับข้อมูลที่คุณกำลังแสดง หากคุณไม่แน่ใจเกี่ยวกับความเหมาะสมคุณสามารถเลือกสิ่งที่เหมาะสมได้เนื่องจากการสลับไปมาระหว่างการแสดงภาพทำได้ง่ายและรวดเร็วใน Power View นอกจากนี้คุณยังสามารถทำได้ในมุมมองการนำเสนอเพื่อตอบคำถามใด ๆ ที่อาจเกิดขึ้นระหว่างการนำเสนอ

สมมติว่าคุณมีข้อมูลจำนวนมากที่จะแสดงพร้อมจุดข้อมูลสำคัญในสถานที่ต่างๆ ในกรณีนี้คุณอาจต้องเลื่อนบ่อยมากในการแสดงภาพ Power View ของคุณเพื่อค้นหาข้อมูลที่คุณกำลังมองหา สิ่งนี้จะน่าเบื่อและอาจไม่ราบรื่นเมื่อคุณนำเสนอผลลัพธ์

คุณสามารถเอาชนะความน่าเบื่อหน่ายนี้ได้โดยใช้คุณสมบัติไทล์ใน Power View ด้วยไทล์คุณสามารถรับข้อมูลเชิงลึกจากข้อมูลของคุณได้เร็วขึ้นมาก ไทล์ทำหน้าที่เป็นแถบนำทางโดยมีไทล์เดียวสำหรับค่าฟิลด์ที่เป็นไปได้แต่ละค่า เมื่อคุณคลิกบนไทล์ระบบจะแสดงเฉพาะข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับค่าฟิลด์นั้น เนื่องจากง่ายต่อการเลื่อนค่าในแถบนำทางซึ่งเปลี่ยนค่าที่เกี่ยวข้องในการแสดงภาพแบบไดนามิกไทล์จึงกลายเป็นเครื่องมือที่ใช้งานง่ายสำหรับคุณ

คุณสามารถมีไทล์ในการแสดงภาพตารางเมทริกซ์การ์ดหรือแผนภูมิ คุณสามารถผสมสิ่งเหล่านี้ใน Power View และกรองด้วย Tiles ไทล์อาจเป็นข้อความธรรมดาหรือรูปภาพก็ได้

โต๊ะพร้อมกระเบื้อง

เริ่มต้นด้วย Table Visualization ดังนี้ -

• ลากฟิลด์ NOC_CountryRegion, Sport และ Medal Count ไปที่ Power View ตามที่คุณสังเกตเนื่องจากจำนวนแถวมีมากจึงยากที่จะเลื่อนขึ้นและลงเพื่อเน้นค่า

• ลากสนามกีฬาจากพื้นที่ FIELDS ไปยังพื้นที่ TILE BY ในรายการ Power View Fields

แถบนำทางปรากฏที่ด้านบนสุดของตาราง

คุณสามารถสังเกตสิ่งต่อไปนี้ -

• ตามค่าเริ่มต้นไทล์แรกในแถบการนำทางจะถูกเลือก

• ในตารางค่าจะถูกกรองตามไทล์ที่เลือก ในกรณีนี้กีฬาที่เลือก

• มีปุ่มลูกศรที่ขอบซ้ายและขวาของแถบนำทางเพื่อเปิดใช้งานการเลื่อน

คุณสามารถเลือกไทล์อื่นได้ดังนี้ -

• เลื่อนแถบนำทางเพื่อแสดงไทล์ที่แสดงถึงกีฬาที่คุณกำลังมองหาเช่นแบดมินตัน

• คลิกกระเบื้อง - แบดมินตัน ค่าในตารางจะถูกกรองตามค่าของแบดมินตัน

คุณสามารถสังเกตจำนวนเหรียญรวมจะปรากฏขึ้นด้วย คุณมีตัวเลือกในการเปิดหรือปิดผลรวมจาก Ribbon นอกจากนี้คุณยังสามารถทำให้ Tiles ดูน่าสนใจและมีความหมายมากขึ้นด้วยการวางรูปภาพแทนข้อความ

• รวมคอลัมน์ที่มีไฮเปอร์ลิงก์ไปยังไฟล์ภาพที่เกี่ยวข้องกับกีฬาแต่ละรายการ

• รวมฟิลด์นั้นเช่น Discimage ใน TILE BY คุณจะได้รับ Tiles เป็นภาพซึ่งแสดงถึงกีฬาแต่ละประเภท

Tile Navigation Strip - แถบแถบ

แถบนำทางใน Excel มีสองประเภท - Tile Flow และ Tab Strip

ในแถบ Tab คุณสามารถสังเกตสิ่งต่อไปนี้ -

• แถบแท็บแสดงแถบการนำทางที่ด้านบนของการแสดงภาพ

• โดยค่าเริ่มต้นไทล์แรกในแถบนำทางที่อยู่ทางซ้ายสุดจะถูกเลือก

• มีปุ่มลูกศรที่ขอบซ้ายและขวาของแถบนำทางเพื่อเปิดใช้งานการเลื่อน

• คุณสามารถเลื่อนไปทางซ้ายหรือขวาเพื่อแสดงไทล์

• ไทล์ที่ไฮไลต์จะเลื่อนไปทางซ้ายหรือขวาเมื่อคุณเลื่อนแถบแท็บ นอกจากนี้ยังสามารถออกไปนอกมุมมองได้ในขณะที่เลื่อน

• คุณสามารถคลิกที่ไทล์เพื่อเลือกได้ ไทล์จะถูกไฮไลต์ที่ตำแหน่งเดียวกับที่เคยเป็นมา

• ในตารางค่าจะถูกกรองตามไทล์ที่เลือก ในกรณีนี้กีฬาที่เลือก

แถบนำทางกระเบื้อง - การไหลของกระเบื้อง

คุณสามารถปกปิดแถบนำทางจากแถบแท็บไปจนถึงไทล์โฟลว์ได้ดังนี้ -

• คลิกไทล์บนแถบนำทาง
• คลิกแท็บออกแบบบน Ribbon
• คลิกประเภทไทล์ในกลุ่มไทล์
• คลิก Tile Flow ในรายการแบบเลื่อนลง

แถบนำทางจะเลื่อนไปที่ด้านล่างสุดของตาราง

ใน Tile Flow คุณสามารถสังเกตสิ่งต่อไปนี้ -

• ไทล์โฟลว์แสดงแถบการนำทางที่ด้านล่างของการแสดงภาพ

• ตามค่าเริ่มต้นไทล์แรกในแถบนำทางจะถูกเลือก จะแสดงที่กึ่งกลางของการไหลของกระเบื้อง

• ไม่มีปุ่มลูกศรสำหรับเลื่อน

• คุณสามารถเลื่อนไปทางซ้ายหรือขวาโดยคลิกที่ไทล์ใดก็ได้ทางซ้ายหรือขวาของไทล์กลาง

• ไทล์จะเลื่อนไปทางซ้ายหรือขวาและไทล์ตรงกลางจะถูกไฮไลต์เสมอ

• คุณสามารถคลิกที่ไทล์เพื่อเลือกได้ ไทล์จะถูกไฮไลต์และเลื่อนไปที่กึ่งกลางของไทล์โฟลว์

• เนื่องจากไทล์ที่เลือกเป็นไทล์กลางเสมอสิ่งต่อไปนี้จะเกิดขึ้น -

  • ไทล์ที่เลือกจะไม่อยู่นอกมุมมอง

  • เมื่อคุณเลื่อนไปทางซ้ายหรือขวาไทล์ที่มาถึงตำแหน่งกึ่งกลางจะถูกเลือกและไฮไลต์โดยอัตโนมัติ

  • การเลือกเดิมจะหายไป

  • การแสดงภาพตารางในกรณีนี้จะถูกอัพเดตโดยอัตโนมัติไปยังไทล์ที่อยู่ตรงกลางของโฟลว์ไทล์

• ในตารางค่าจะถูกกรองตามไทล์ที่เลือก ในกรณีนี้กีฬาที่เลือก

เมทริกซ์กับกระเบื้อง

สมมติว่าคุณต้องการให้นับเหรียญตามประเภทเหรียญ - ทองเหรียญเงินและเหรียญทองแดงและจำนวนเหรียญรวมตามประเทศสำหรับกีฬาที่เลือกคุณสามารถแสดงผลในการแสดงภาพกระเบื้องเมทริกซ์

• สลับการแสดงภาพเป็นเมทริกซ์
• เพิ่มเหรียญฟิลด์ในเมทริกซ์

คุณจะได้ผลลัพธ์ที่ต้องการดังนี้ -

แผนภูมิแท่งแบบเรียงซ้อนกับกระเบื้อง

คุณสามารถทำให้ผลการสำรวจของคุณโดดเด่นมากขึ้นโดยการเปลี่ยนการแสดงภาพของคุณเป็น Stacked Bar Chart Tile Visualization -

แผนที่ด้วยกระเบื้อง

เนื่องจากข้อมูลของคุณมีที่ตั้งทางภูมิศาสตร์คุณจึงสามารถเปลี่ยนไปใช้ Map Tile Visualization ได้ -

หากข้อมูลของคุณมีจำนวนระดับมากขึ้นคุณจะสำรวจและนำเสนอด้วยลำดับชั้นได้โดยง่าย สำหรับค่าข้อมูลใด ๆ ในลำดับชั้นของคุณคุณสามารถเจาะลึกเพื่อแสดงรายละเอียดเพิ่มเติมหรือเจาะลึกเพื่อให้มีมุมมองแบบองค์รวม

ถ้าโมเดลข้อมูลของคุณมีลำดับชั้นคุณสามารถใช้ใน Power View มิฉะนั้นคุณสามารถสร้างลำดับชั้นใน Power View ได้ด้วยขั้นตอนง่ายๆเพียงไม่กี่ขั้นตอน

การสร้างลำดับชั้นใน Power View

ใน Power View ลำดับชั้นจะแสดงได้ดีที่สุดในการแสดงภาพเมทริกซ์ สร้างลำดับชั้นในการแสดงภาพเมทริกซ์ดังนี้ -

• ลากฟิลด์ NOC_CountryRegion, Sport, Discipline, Year and Medal - ตามลำดับไปยังพื้นที่ ROWS

• ลากฟิลด์ Medal Count ไปที่ ∑ VALUES ลำดับของเขตข้อมูลในพื้นที่ ROWS กำหนดลำดับชั้นใน Power View

• หากคุณไม่แน่ใจเกี่ยวกับลำดับของเขตข้อมูลให้เริ่มต้นด้วยลำดับใด ๆ จากนั้นจัดเรียงใหม่ในพื้นที่ ROWS โดยลากขึ้นและลงขณะที่ดูการแสดงผลใน Power View

คุณจะได้รับการแสดงภาพเมทริกซ์ต่อไปนี้ซึ่งแสดงระดับลำดับชั้นห้าระดับ -

ตามที่คุณสังเกตระดับจะซ้อนกัน

เจาะลึกและเจาะลึกตามลำดับชั้น

คุณสามารถเจาะลึกและเจาะลึกลำดับชั้นเพื่อให้แสดงทีละระดับได้ คุณสามารถดูรายละเอียดและเจาะลึกเพื่อสรุปได้

ในการเปิดใช้งานการเจาะลึกและเจาะลึกขั้นแรกให้ตั้งค่าตัวเลือกระดับการแสดงดังนี้ -

• คลิกแท็บออกแบบบน Ribbon
• คลิกแสดงระดับในกลุ่มตัวเลือก
• เลือกแถว - เปิดใช้งานการดูรายละเอียดทีละระดับจากรายการดรอปดาวน์

Matrix ยุบเพื่อแสดงเฉพาะข้อมูลระดับ 1

ดังที่คุณสังเกตเมื่อคุณคลิกที่รายการข้อมูลแต่ละรายการลูกศรชี้ลงจะปรากฏขึ้นทางด้านขวาของรายการนั้นเพื่อแสดงการเจาะลึก

ตอนนี้คุณสามารถเจาะลึกข้อมูลได้ทีละระดับดังนี้ -

• คลิกรายการข้อมูลระดับ 1 ที่คุณต้องการรายละเอียดเพิ่มเติม ตัวอย่างเช่นคลิก AUS ตามที่คุณสังเกตจำนวนเหรียญสำหรับ AUS คือ 1079

• คลิกที่ลูกศรทางด้านขวาของมัน หรือคุณสามารถดับเบิลคลิกที่รายการข้อมูล

• ข้อมูลระดับ 2 ที่เกี่ยวข้องกับ AUS จะปรากฏขึ้น

ตามที่คุณสังเกตลูกศรชี้ขึ้นจะปรากฏที่ด้านซ้ายของรายการแรกซึ่งแสดงถึงการเจาะลึกขึ้นและเมื่อคุณคลิกที่รายการข้อมูลแต่ละรายการลูกศรชี้ลงจะปรากฏขึ้นทางด้านขวาสำหรับรายการนั้นซึ่งระบุถึงการเจาะลึก

ตอนนี้คุณสามารถเจาะลึกข้อมูลได้อีกระดับหนึ่งดังนี้ -

• คลิกรายการข้อมูลระดับ 2 ที่คุณต้องการรายละเอียดเพิ่มเติม ตัวอย่างเช่นคลิก Aquatics ตามที่คุณสังเกตจำนวนเหรียญสำหรับ Aquatics คือ 354

• คลิกที่ลูกศรทางด้านขวาของมัน

• ข้อมูลระดับ 3 ที่เกี่ยวข้องกับ Aquatics จะปรากฏขึ้น

ตามที่คุณสังเกตลูกศรชี้ขึ้นจะปรากฏที่ด้านซ้ายของรายการแรกซึ่งแสดงถึงการเจาะลึกขึ้นและเมื่อคุณคลิกที่รายการข้อมูลแต่ละรายการลูกศรชี้ลงจะปรากฏขึ้นทางด้านขวาสำหรับรายการนั้นซึ่งระบุถึงการเจาะลึก

ตอนนี้คุณสามารถเจาะลึกข้อมูลได้อีกระดับหนึ่งดังนี้ -

• คลิกรายการข้อมูลระดับ 3 ที่คุณต้องการรายละเอียดเพิ่มเติม สำหรับเช่นคลิกที่ดำน้ำ ตามที่คุณสังเกตจำนวนเหรียญสำหรับการดำน้ำคือ 17

• คลิกที่ลูกศรทางด้านขวาของมัน

• ข้อมูลระดับ 4 ที่เกี่ยวข้องกับการดำน้ำจะปรากฏขึ้น

ตามที่คุณสังเกตลูกศรชี้ขึ้นจะปรากฏที่ด้านซ้ายของรายการแรกซึ่งแสดงถึงการเจาะลึกขึ้นและเมื่อคุณคลิกที่รายการข้อมูลแต่ละรายการลูกศรชี้ลงจะปรากฏขึ้นทางด้านขวาสำหรับรายการนั้นซึ่งระบุถึงการเจาะลึก

ตอนนี้คุณสามารถเจาะลึกข้อมูลได้อีกระดับหนึ่งดังนี้ -

• คลิกรายการข้อมูลระดับ 4 ที่คุณต้องการรายละเอียดเพิ่มเติม ตัวอย่างเช่นคลิกที่ 2008 ตามที่คุณสังเกตจำนวนเหรียญสำหรับปี 2008 คือ 3

• คลิกที่ลูกศรทางด้านขวาของมัน

• ข้อมูลระดับ 5 ที่เกี่ยวข้องกับปี 2008 จะปรากฏขึ้น

ตามที่คุณสังเกตสำหรับรายการข้อมูลระดับ 5 รายการแรกลูกศรชี้ขึ้นจะปรากฏที่ด้านซ้ายเพื่อแสดงการเจาะลึก ลูกศรดูรายละเอียดจะไม่ปรากฏทางด้านขวาของรายการข้อมูลเนื่องจากยังมีระดับเพิ่มเติมที่ต้องดูรายละเอียดเพิ่มเติม

ตอนนี้คุณสามารถเจาะลึกข้อมูลได้ทีละระดับโดยคลิกที่ลูกศรขึ้นทางด้านซ้ายของรายการแรกในแต่ละระดับ

การสำรวจลำดับชั้นในแผนภูมิแท่งแบบเรียงซ้อน

คุณอาจต้องการเน้นค่าบางค่าตามลำดับชั้นในลักษณะที่สำคัญ ในกรณีนี้คุณสามารถใช้การแสดงภาพแผนภูมิเช่นแผนภูมิแท่งแบบเรียงซ้อนได้ดังนี้ -

• คลิกการแสดงภาพเมทริกซ์และเปลี่ยนเป็นแผนภูมิแท่งแบบเรียงซ้อน
• ลากเหรียญจากสนามไปยังพื้นที่ LEGEND

คุณจะได้รับการแสดงภาพแผนภูมิแท่งแบบเรียงซ้อนดังนี้ -

ในกรณีนี้คุณต้องดับเบิลคลิกที่ Bar เพื่อเจาะลึกลงไป

ดับเบิลคลิกที่ Bar แทน AUS แผนภูมิจะถูกเจาะลงเพื่อแสดงข้อมูลในลำดับชั้นถัดไป

ดังที่คุณสังเกตได้ลูกศรชี้ขึ้นแสดงที่มุมขวาบนของแผนภูมิ

เจาะลึกลงไปอีกระดับโดยดับเบิลคลิกที่ Aquatics Bar แผนภูมิจะถูกเจาะลงเพื่อแสดงข้อมูลในลำดับชั้นถัดไป

คุณสามารถดูรายละเอียดโดยดับเบิลคลิกที่ Bar หรือเจาะลึกโดยคลิกที่ลูกศรเจาะขึ้นที่มุมขวาบนของแผนภูมิ

สิ่งนี้ช่วยให้คุณสำรวจข้อมูลแบบโต้ตอบระหว่างการนำเสนอได้ด้วย

คุณได้เรียนรู้วิธีสำรวจข้อมูลแบบโต้ตอบโดยใช้ Power View ในบทก่อนหน้าของบทช่วยสอนนี้ แผ่นงาน Power View แต่ละแผ่นสามารถใช้เป็นรายงานแบบโต้ตอบได้ เพื่อให้รายงาน Power View น่าสนใจยิ่งขึ้นคุณสามารถเลือกธีมจานสีแผนภูมิแบบอักษรและสีพื้นหลังที่ Power View มอบให้คุณได้

เมื่อคุณเปลี่ยนธีมธีมใหม่จะนำไปใช้กับการแสดงภาพ Power View ทั้งหมดในรายงาน นอกจากนี้คุณสามารถเพิ่มภาพพื้นหลังเลือกการจัดรูปแบบพื้นหลังจัดรูปแบบตัวเลขและเปลี่ยนแบบอักษรหรือขนาดตัวอักษรได้

รายงานสรุปเค้าโครง

เช่นเดียวกับรายงานอื่น ๆ คุณต้องตัดสินใจก่อนว่าคุณกำลังจะรายงานอะไรและรูปแบบที่ดีที่สุดเพื่อให้คุณสามารถเน้นจุดข้อมูลที่สำคัญได้

สมมติว่าคุณต้องรายงานรายละเอียดของเหรียญที่ออสเตรเลียชนะในกีฬาทางน้ำ ดังที่คุณทราบรายละเอียดรวมถึงสาขาวิชาในกีฬาทางน้ำจำนวนเหรียญและประเภทเหรียญ (ทองเงินและทองแดง)

คุณสามารถมีมุมมองได้สามมุมมองในรายงานเพื่อการแสดงจุดข้อมูลที่ดีที่สุดในกรณีนี้ -

• เมทริกซ์ที่มีข้อมูล - ประเทศกีฬาและจำนวนเหรียญ
• การ์ดที่มีข้อมูล - ประเทศกีฬาระเบียบวินัยและจำนวนเหรียญ
• แผนภูมิแท่งแบบเรียงซ้อนที่มีข้อมูลที่เจาะลึกลงไปถึงระเบียบวินัยเหรียญรางวัลและจำนวนเหรียญ

ดังที่คุณสังเกตได้ข้อมูลในเมทริกซ์และการ์ดจะถูกเลื่อนเพื่อให้ -

• Matrix แสดงรายละเอียดของออสเตรเลียสำหรับกีฬาและกีฬาทางน้ำทั้งหมดได้รับ 354 เหรียญ

• การ์ดแสดงออสเตรเลีย - กีฬาทางน้ำสาขาวิชาดำน้ำว่ายน้ำและโปโลน้ำและจำนวนเหรียญในแต่ละรายการ

• แผนภูมิแท่งแบบเรียงซ้อนจะแสดงจำนวนเหรียญตามประเภทเหรียญในสามสาขานี้

เมื่อเค้าโครงรายงานพร้อมแล้วคุณสามารถเริ่มทำให้น่าสนใจได้ อย่างไรก็ตามคุณต้องคำนึงถึงสองประเด็นในระหว่างภารกิจนี้ -

• รูปลักษณ์ของรายงานควรขึ้นอยู่กับผู้ชม (ผู้จัดการ / ผู้บริหารระดับสูง / ลูกค้า)

• อย่าเบื่อกับตัวเลือกการจัดรูปแบบต่างๆ เพียงแค่ทำให้เรียบง่ายและเน้นจุดข้อมูลที่ต้องให้ความสนใจ

ในส่วนต่อไปนี้คุณจะเข้าใจวิธีรับรายงานตัวอย่างด้วยตัวเลือกต่อไปนี้ -

• การเลือกพื้นหลัง
• การเลือกธีม
• การเปลี่ยนแบบอักษร
• การเปลี่ยนขนาดตัวอักษร

การเลือกพื้นหลัง

คุณสามารถมีสีพื้นหลังสำหรับรายงาน Power View ของคุณ โดยค่าเริ่มต้นจะเป็นสีขาว คุณสามารถเปลี่ยนได้ด้วยคำสั่ง Background

• คลิกแท็บ POWER VIEW บน Ribbon
• คลิกพื้นหลังในกลุ่มธีม
• คลิก Light1 Center Gradient (คุณสามารถเลือกสิ่งที่เหมาะสมกับรายงานของคุณมากที่สุด)

สีพื้นหลังจะเปลี่ยนเป็นสีที่เลือก

คุณยังสามารถตั้งค่าภาพพื้นหลัง เช่นคุณสามารถใส่โลโก้ บริษัท ของคุณหรือดูสถานที่ บริษัท ของคุณ

การเลือกธีม

Power View รองรับหลายธีม เลือกสิ่งที่เหมาะกับรายงานของคุณดังนี้ -

• คลิกที่แท็บ POWER VIEW บน Ribbon
• คลิกที่ธีมในกลุ่มธีม

คุณจะได้รับตัวเลือกมากมายให้เลือก หากคุณไม่แน่ใจเกี่ยวกับสิ่งที่เหมาะสมให้ลองเล่นกับบางส่วนเพื่อดูว่าหน้าจอมีลักษณะอย่างไร

• คลิกที่ธีม Aspect

รายงานของคุณจะแสดงในธีมที่เลือก

การเปลี่ยนแบบอักษร

ดังที่คุณสังเกตได้ว่าข้อความในรายงานไม่เด่นชัด คุณสามารถเปลี่ยนแบบอักษรได้ดังนี้ -

• คลิกที่แท็บ POWER VIEW บน Ribbon

• คลิกที่ Font ในกลุ่ม Themes

• คลิกที่ Verdana ในรายการแบบอักษรแบบเลื่อนลง (คุณสามารถเลือกสิ่งที่เหมาะสมกับรายงานของคุณมากที่สุด)

ถัดไปคุณต้องทำให้ข้อความแสดงใหญ่ขึ้นเล็กน้อย

การเปลี่ยนขนาดตัวอักษร

เปลี่ยนขนาดตัวอักษรดังนี้ -

• คลิกที่แท็บ POWER VIEW บน Ribbon

• คลิกขนาดตัวอักษรในกลุ่มธีม

• คลิก 150% ในรายการแบบเลื่อนลง (คุณสามารถเลือกสิ่งที่เหมาะสมกับรายงานของคุณมากที่สุด)

• ปรับความกว้างของคอลัมน์ใน Matrix

• ปรับขนาดของแต่ละมุมมองในรายงาน

รายงานตัวอย่างของคุณพร้อมแล้ว

Key Performance Indicators (KPI) คือชุดของมาตรการเชิงปริมาณที่องค์กรใช้ในการวัดผลการดำเนินงานในช่วงเวลาหนึ่ง โดยปกติ KPI จะใช้ในการประเมินความสำเร็จขององค์กรโดยรวมหรือแผนกที่ชาญฉลาด (เช่นการขายการเงิน ฯลฯ ) คุณต้องกำหนด KPI ตามวัตถุประสงค์ขององค์กรและตรวจสอบเป็นครั้งคราวเพื่อติดตามความคืบหน้า

KPI มีหลายประเภทให้เลือกตามความต้องการของคุณ ตัวอย่าง ได้แก่ -

• รายได้และค่าใช้จ่าย
• อัตราผลตอบแทน
• มูลค่าการซื้อเฉลี่ย
• มูลค่าตลอดอายุการใช้งานของลูกค้า
• เงินทุนหมุนเวียน

โปรดทราบว่า KPI เป็นรูปแบบของการสื่อสารที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมต่อไปนี้ -

• การระบุ KPI ตามวัตถุประสงค์ขององค์กร

• การตรวจสอบและรายงาน KPI

• การปรับเปลี่ยน KPI เมื่อองค์กรดำเนินไปและ / หรือเป้าหมายขององค์กรเปลี่ยนไป

การระบุ KPI

ขั้นตอนแรกและสำคัญที่สุดในการวิเคราะห์ KPI คือการระบุ KPI ที่ตรวจสอบแนวโน้มที่ต้องการในองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ สิ่งนี้ต้องการความเข้าใจอย่างสมบูรณ์เกี่ยวกับวัตถุประสงค์และต้องการช่องทางการสื่อสารที่เหมาะสมระหว่างนักวิเคราะห์และผู้ที่รับผิดชอบในการบรรลุวัตถุประสงค์

มี KPI ให้เลือกมากมาย แต่ความสำเร็จในการตรวจสอบขึ้นอยู่กับตัวเลือกที่เหมาะสมของ KPI ที่เกี่ยวข้องกับวัตถุประสงค์ KPI แตกต่างกันไปในแต่ละองค์กรและแต่ละแผนกและจะมีผลก็ต่อเมื่อนำไปสู่การปรับปรุงประสิทธิภาพ

คุณสามารถประเมินความเกี่ยวข้องของ KPI โดยใช้เกณฑ์ SMART นั่นคือ KPI ควรเป็น Sเฉพาะ Mง่าย Aสัมผัสได้ Relevant และ Time-bound กล่าวอีกนัยหนึ่ง KPI ที่เลือกควรเป็นไปตามเกณฑ์ต่อไปนี้ -

• KPI สะท้อนให้เห็นถึง Sวัตถุประสงค์เฉพาะ

• KPI ช่วยให้คุณสามารถ Mก้าวไปสู่เป้าหมายนั้นอย่างง่ายดาย

• เป้าหมายที่กำหนด KPI นั้นเป็นไปตามความเป็นจริง Aสัมผัสได้

• เป้าหมายที่ KPI กำหนดเป้าหมายคือ Rที่เกี่ยวข้องกับองค์กร

• คุณสามารถกำหนดกรอบเวลาในการบรรลุเป้าหมายเพื่อให้ KPI เปิดเผยว่าใกล้เป้าหมายเพียงใดเมื่อเทียบกับเวลาที่เหลืออยู่

KPI ที่กำหนดไว้จะต้องได้รับการประเมินเป็นครั้งคราวเพื่อค้นหาความเกี่ยวข้องเมื่อเวลาผ่านไป หากจำเป็นต้องมีการกำหนดและตรวจสอบ KPI ที่แตกต่างกัน จากนั้นการตรวจสอบ KPI ของคุณจะเกี่ยวข้องกับความต้องการขององค์กรในปัจจุบัน

ตามความต้องการในการวิเคราะห์คุณต้องเลือก KPI ที่เกี่ยวข้องและตัวอย่างมีดังต่อไปนี้ -

• ฝ่ายขายอาจใช้ KPI เพื่อวัดกำไรขั้นต้นรายเดือนเทียบกับกำไรขั้นต้นที่คาดการณ์ไว้

• แผนกบัญชีอาจวัดค่าใช้จ่ายรายเดือนเทียบกับรายรับเพื่อประเมินต้นทุน

• ฝ่ายทรัพยากรบุคคลอาจวัดการหมุนเวียนของพนักงานรายไตรมาส

• นักธุรกิจมักใช้ KPI ที่รวมกลุ่มกันในดัชนีชี้วัดทางธุรกิจเพื่อรับข้อมูลสรุปความสำเร็จทางธุรกิจในอดีตที่รวดเร็วและแม่นยำหรือเพื่อระบุแนวโน้มหรือเพื่อระบุโอกาสในการปรับปรุงประสิทธิภาพ

ตัวอย่างที่ใช้ในบทนี้เป็นตัวบ่งชี้เพื่อช่วยคุณในการทำความเข้าใจว่าคุณสามารถกำหนดและตรวจสอบ KPI ใน Excel ได้อย่างไร ดุลยพินิจ แต่เพียงผู้เดียวในการระบุ KPI นั้นขึ้นอยู่กับคุณตามวัตถุประสงค์เพื่อสะท้อนสถานการณ์ปัจจุบันเมื่อเทียบกับเป้าหมาย

KPI ใน Excel

• คุณสามารถวิเคราะห์ประสิทธิภาพเทียบกับเป้าหมายที่ตั้งไว้ด้วย PowerPivot ตัวอย่างเช่น PowerPivot KPI สามารถใช้เพื่อกำหนดสำหรับแต่ละปีและพนักงานขายว่ายอดขายจริงของเขาเทียบกับเป้าหมายการขายของเขาอย่างไร

• คุณสามารถสำรวจและแสดงภาพ KPI เดียวกันด้วย Power View

• คุณยังสามารถกำหนด KPI ใหม่และ / หรือแก้ไขได้ใน Power View

• คุณสามารถสร้างรายงานเกี่ยวกับสุนทรียศาสตร์ด้วย KPI ใน Power View

การกำหนด KPI ใน Excel

ขั้นตอนแรกในการวิเคราะห์ KPI คือการกำหนด KPI ที่ระบุ สิ่งนี้ต้องมีการกำหนดพารามิเตอร์สามตัวสำหรับ KPI ดังนี้ -

ค่าฐาน

ค่าฐานถูกกำหนดโดยเขตข้อมูลจากการคำนวณที่เปลี่ยนเป็นค่า เขตข้อมูลจากการคำนวณแสดงถึงค่าปัจจุบันสำหรับรายการในแถวนั้นของตาราง เช่นยอดขายรวมกำไรในช่วงเวลาที่กำหนดเป็นต้น

มูลค่าเป้าหมาย / เป้าหมาย

มูลค่าเป้าหมาย (หรือเป้าหมาย) ถูกกำหนดโดยฟิลด์จากการคำนวณที่เปลี่ยนเป็นค่าหรือค่าสัมบูรณ์ เป็นค่าที่ประเมินมูลค่าปัจจุบัน ซึ่งอาจเป็นจำนวนคงที่เช่นจำนวนวันลาป่วยโดยเฉลี่ยที่ใช้ได้กับพนักงานทุกคนหรือฟิลด์ที่คำนวณได้ซึ่งส่งผลให้แต่ละแถวมีเป้าหมายที่แตกต่างกันเช่นงบประมาณของแต่ละแผนกในองค์กร .

สถานะ

สถานะคือตัวบ่งชี้ค่า มันจะโดดเด่นมากถ้าคุณตั้งเป็นตัวบ่งชี้ภาพ ใน Power View ใน Excel คุณสามารถแก้ไข KPI โดยเลือกว่าจะใช้ตัวบ่งชี้ใดและค่าใดที่จะเรียกใช้ตัวบ่งชี้แต่ละตัว

ตัวอย่างเช่นสมมติว่าคุณต้องการตรวจสอบเป้าหมายการขายของพนักงานขายในองค์กรที่ขายผลิตภัณฑ์ วัตถุประสงค์ของการวิเคราะห์คือการระบุผู้ปฏิบัติงานที่ดีที่สุดที่มียอดขายตามเป้าหมาย คุณสามารถดำเนินการกำหนด KPI ได้ดังนี้ -

• Base Value - มูลค่าปัจจุบันของยอดขายสำหรับพนักงานขายแต่ละคน

• Target Value / Goal- สิ่งนี้ได้รับการแก้ไขสำหรับพนักงานขายทั้งหมดเพื่อให้สามารถเปรียบเทียบระหว่างพนักงานขายได้ สมมติว่ายอดขายเป้าหมายคือ 3500 โปรดทราบว่าสำหรับการวิเคราะห์อื่นคุณสามารถเปลี่ยนค่าเป้าหมายสำหรับพนักงานขายได้

• Status - สถานะจะแสดงด้วยกราฟิกเพื่อกำหนดสถานะของค่าพื้นฐานเทียบกับค่าเป้าหมายได้อย่างง่ายดาย

KPI ใน PowerPivot

คุณสามารถกำหนด KPI ใน PowerPivot ได้ดังนี้ -

• เริ่มต้นด้วยสองตารางพนักงานขายและพนักงานขาย
  • ตาราง SalesPerson ประกอบด้วยรหัสพนักงานขายและชื่อพนักงานขาย
  • ตารางการขายประกอบด้วยข้อมูลการขายของพนักงานขายที่ชาญฉลาดและรายเดือน
• เพิ่มสองตารางลงในโมเดลข้อมูล
• สร้างความสัมพันธ์ระหว่างตารางทั้งสองโดยใช้รหัสพนักงานขายของฟิลด์

ในการตั้งค่าฐานคุณต้องมีฟิลด์จากการคำนวณสำหรับยอดขาย

• เพิ่มฟิลด์จากการคำนวณในตารางยอดขายสำหรับคอลัมน์ยอดขายในโมเดลข้อมูลดังต่อไปนี้ -

Total Sales:= sum([Sales Amount])

• คลิกที่ PivotTable บน Ribbon ในหน้าต่าง PowerPivot
• เลือกแผ่นงานใหม่ในกล่องโต้ตอบสร้าง PivotTable

• เพิ่มพนักงานขายเขตข้อมูลไปยังพื้นที่แถวใน PivotTable
• คลิกที่แท็บ POWERPIVOT บน Ribbon
• คลิก KPI ในกลุ่มการคำนวณ
• คลิกที่ KPI ใหม่ในรายการแบบเลื่อนลง

กล่องโต้ตอบตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลัก (KPI) จะปรากฏขึ้น

• เลือกยอดขายรวมในช่องฐาน KPI (ค่า)

• ภายใต้สถานะ KPI มีตัวเลือกต่อไปนี้ -

  • ภายใต้กำหนดค่าเป้าหมายเลือกค่าสัมบูรณ์และพิมพ์ 3500 ในกล่อง

  • ภายใต้กำหนดเกณฑ์สถานะปรับแถบแนวตั้งที่แสดงเปอร์เซ็นต์เป็น 40 และ 80

  • ภายใต้เลือกสไตล์ไอคอนให้เลือกตัวเลือกแรก

คลิกที่ปุ่ม OK คุณสามารถสังเกตสิ่งต่อไปนี้ในตารางการขายในรายการเขตข้อมูล PivotTable -

• ข้อมูลยอดขายเป็น KPI

  
  และมีการบรรยายโดยไอคอน

• พารามิเตอร์ KPI สามตัว ได้แก่ มูลค่าเป้าหมายและสถานะปรากฏเป็นฟิลด์ภายใต้ Total Sales KPI

• เลือกพารามิเตอร์ KPI สามตัว ได้แก่ มูลค่าเป้าหมายและสถานะภายใต้ยอดขายรวม

• คอลัมน์ทั้งสามปรากฏใน PowerPivot โดยคอลัมน์สถานะจะแสดงไอคอนตามค่าที่เกี่ยวข้อง

คุณยังสามารถกำหนดเกณฑ์ KPI ตามค่าแทนเปอร์เซ็นต์ได้ ในการแก้ไข KPI ที่กำหนดให้ดำเนินการดังนี้ -

• คลิก KPI ในกลุ่มการคำนวณบน Ribbon
• คลิกที่จัดการ KPI ในรายการแบบเลื่อนลง

กล่องโต้ตอบจัดการ KPI จะปรากฏขึ้น

• คลิก KPI - ยอดขายรวม
• คลิกที่ปุ่มแก้ไข

กล่องโต้ตอบตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลัก (KPI) จะปรากฏขึ้น

• ภายใต้กำหนดเกณฑ์สถานะปรับแถบแนวตั้งเป็น 1500 และ 3000
• รักษาตัวเลือกที่เหลือก่อนหน้านี้ไว้
• คลิกตกลง

ดังที่คุณสังเกตได้ไอคอนสถานะจะแสดงถึงเกณฑ์ที่เปลี่ยนแปลง

KPI ใน Power View

คุณสามารถสร้างรายงานเกี่ยวกับสุนทรียศาสตร์ด้วย KPI ใน Power View คุณสามารถใช้ KPI ที่กำหนดไว้ก่อนหน้าในโมเดลข้อมูลหรือคุณสามารถเพิ่ม KPI ใน Power View

ในการเพิ่มหรือแก้ไข KPI ใน Power View ให้ดำเนินการดังนี้ -

• ใน Power View Sheet ให้คลิกที่แท็บ PowerPivot

PowerPivot Ribbon ปรากฏขึ้นซึ่งคุณเคยใช้ในส่วนก่อนหน้านี้

• คลิก KPI ในกลุ่มการคำนวณ
• คลิกที่ KPI ใหม่เพื่อเพิ่ม KPI
• คลิกที่จัดการ KPI เพื่อแก้ไข KPI

ขั้นตอนจะเหมือนกับในส่วนก่อนหน้า

คุณสามารถสร้างรายงานประสิทธิภาพการขายที่สวยงามด้วย KPI ใน Power View ได้ดังนี้ -

• คลิกที่แท็บ DATA บนริบบิ้น
• คลิกที่ Power View ในกลุ่มรายงาน

แผ่นงาน Power View ปรากฏขึ้น

• เพิ่มตารางที่มีฟิลด์ - พนักงานขายยอดขายรวมและสถานะการขายทั้งหมด

• เพิ่มตารางที่สองพร้อมฟิลด์ - พนักงานขายยอดขายรวมและเป้าหมายการขายทั้งหมด

• แปลงตารางที่สองเป็น Stacked Bar 100%

• เพิ่มตารางที่สามพร้อมฟิลด์ - พนักงานขายภูมิภาคยอดขายรวมและสถานะการขายทั้งหมด

• แปลงตารางที่สามเป็นการ์ด ลากเขตข้อมูลไปที่ Tile By

• เพิ่มชื่อ - ประสิทธิภาพการขาย

• เปลี่ยนแบบอักษร

• เพิ่มขนาดตัวอักษร

• ปรับขนาดตารางแถบและการ์ดแบบเรียงซ้อน 100% อย่างเหมาะสม

รายงานประสิทธิภาพการขายของคุณพร้อมแล้ว -

ดังที่คุณสังเกตได้ใน Power View คุณสามารถแสดงผลลัพธ์ได้ดังนี้ -

• ตารางที่มีไอคอนสำหรับสถานะ KPI จะคล้ายกับรายงาน PowerPivot

• Stacked Bar 100% แสดงถึงเปอร์เซ็นต์ที่ทำได้เมื่อเทียบกับเป้าหมาย นอกจากนี้คุณยังสามารถสังเกตได้ว่ามีการเปรียบเทียบประสิทธิภาพของทั้งหมดอย่างชัดเจน

• การ์ดแสดงสถานะ KPI ของพนักงานขายพร้อมกับภูมิภาคที่พวกเขาเป็นเจ้าของ คุณสามารถเลื่อนดูไทล์แบบโต้ตอบเพื่อแสดงผลลัพธ์สำหรับภูมิภาคต่างๆที่จะให้ขอบเขตในการประเมินประสิทธิภาพตามภูมิภาคด้วย