การวิเคราะห์ข้อมูล Excel - การกรอง

การกรองช่วยให้คุณสามารถดึงข้อมูลที่ตรงตามเกณฑ์ที่กำหนดจากช่วงหรือตารางที่กำหนด นี่เป็นวิธีที่รวดเร็วในการแสดงเฉพาะข้อมูลที่คุณต้องการ

คุณสามารถกรองข้อมูลในช่วงตารางหรือ PivotTable

คุณสามารถกรองข้อมูลโดย -

• ค่าที่เลือก
• ตัวกรองข้อความหากคอลัมน์ที่คุณเลือกมีข้อความ
• วันที่จะกรองถ้าคอลัมน์ที่คุณเลือกมีวันที่
• ตัวกรองตัวเลขหากคอลัมน์ที่คุณเลือกมีตัวเลข
• ตัวกรองตัวเลขหากคอลัมน์ที่คุณเลือกมีตัวเลข
• สีแบบอักษรหากคอลัมน์ที่คุณเลือกมีแบบอักษรที่มีสี
• ไอคอนเซลล์หากคอลัมน์ที่คุณเลือกมีไอคอนเซลล์
• ตัวกรองขั้นสูง
• การใช้ตัวแบ่งส่วนข้อมูล

ในตารางส่วนหัวของคอลัมน์จะถูกแท็กไปยังตัวกรองโดยอัตโนมัติซึ่งเรียกว่า AutoFilters. AutoFilterแสดงโดยลูกศร

ถัดจากส่วนหัวของคอลัมน์ แต่ละAutoFilterมีตัวเลือกตัวกรองตามประเภทของข้อมูลที่คุณมีในคอลัมน์นั้น ตัวอย่างเช่นหากคอลัมน์มีตัวเลขเมื่อคุณคลิกที่ลูกศร ถัดจากส่วนหัวของคอลัมน์Number Filter Options ปรากฏ.

เมื่อคุณคลิกตัวเลือกตัวกรองหรือเมื่อคุณคลิกที่ Custom Filter ที่ปรากฏในตอนท้ายของตัวเลือกตัวกรอง Custom AutoFilter กล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้นซึ่งคุณสามารถปรับแต่งตัวเลือกการกรองของคุณได้

ในกรณีของช่วงคุณสามารถระบุส่วนหัวคอลัมน์ในแถวแรกของช่วงและคลิกที่ตัวกรองในไฟล์ Editing จัดกลุ่ม Homeแท็บ ซึ่งจะทำให้ไฟล์AutoFilterเปิดสำหรับช่วง คุณสามารถลบตัวกรองที่คุณมีในข้อมูลของคุณได้ คุณยังสามารถใช้ตัวกรองซ้ำได้เมื่อเกิดการเปลี่ยนแปลงข้อมูล

กรองตามค่าที่เลือก

คุณสามารถเลือกข้อมูลที่จะแสดงได้โดยคลิกลูกศรที่อยู่ถัดจากส่วนหัวของคอลัมน์แล้วเลือกค่าในคอลัมน์ เฉพาะแถวที่มีค่าที่เลือกในคอลัมน์ที่เลือกเท่านั้นที่จะแสดง

พิจารณาข้อมูลต่อไปนี้ -

หากคุณต้องการแสดงข้อมูลสำหรับตำแหน่ง = สูงเท่านั้นให้คลิกลูกศรที่อยู่ถัดจากตำแหน่ง กล่องแบบเลื่อนลงจะปรากฏขึ้นพร้อมกับค่าทั้งหมดในคอลัมน์ตำแหน่ง โดยค่าเริ่มต้นค่าทั้งหมดจะถูกเลือก

• คลิกเลือกทั้งหมด ล้างกล่องทั้งหมดแล้ว
• เลือกสูงตามที่แสดงในภาพหน้าจอต่อไปนี้

คลิกตกลง จะแสดงเฉพาะแถวที่มีค่าสูงเท่าตำแหน่งเท่านั้น

กรองตามข้อความ

พิจารณาข้อมูลต่อไปนี้ -

คุณสามารถกรองข้อมูลนี้เพื่อให้แสดงเฉพาะแถวที่ชื่อคือ "ผู้จัดการ" เท่านั้น

คลิกลูกศรที่อยู่ถัดจากชื่อส่วนหัวของคอลัมน์ จากรายการดรอปดาวน์คลิกText Filters. ตัวเลือกตัวกรองข้อความปรากฏขึ้น

เลือก Containsจากตัวเลือกที่มีอยู่ Custom AutoFilterกล่องโต้ตอบจะเปิดขึ้น พิมพ์ผู้จัดการในกล่องถัดจากประกอบด้วย

คลิกตกลง เฉพาะแถวที่มี Title ประกอบด้วย Manager เท่านั้นที่จะแสดง

กรองตามวันที่

คุณสามารถกรองข้อมูลนี้เพิ่มเติมเพื่อให้แสดงเฉพาะแถวที่มีชื่อคือ“ ผู้จัดการ” และ HireDate ก่อนปี 2011 นั่นหมายความว่าคุณจะแสดงข้อมูลพนักงานสำหรับผู้จัดการทุกคนที่เคยอยู่กับองค์กรก่อนปี 2554

คลิกลูกศรที่อยู่ถัดจากส่วนหัวคอลัมน์ HireDate จากรายการดรอปดาวน์คลิกDate Filters. ตัวเลือกตัวกรองวันที่จะปรากฏขึ้น เลือกBefore จากรายการแบบเลื่อนลง

Custom AutoFilterกล่องโต้ตอบจะเปิดขึ้น พิมพ์ 1/1/2554 ในช่องถัดจากis before. คุณยังสามารถเลือกวันที่จากตัวเลือกวันที่ข้างกล่อง

คลิกตกลง เฉพาะแถวที่ Title มี Manager และ HireDate ก่อนวันที่ 1/1/2011 เท่านั้นที่จะแสดง

กรองตามตัวเลข

พิจารณาข้อมูลต่อไปนี้ -

คุณสามารถกรองข้อมูลนี้เพื่อให้แสดงเฉพาะแถวที่ Total Marks> 850 ได้

คลิกลูกศรที่อยู่ถัดจาก Total Marks ส่วนหัวของคอลัมน์ จากรายการดรอปดาวน์คลิกNumber Filters. ตัวเลือกตัวกรองตัวเลขจะปรากฏขึ้น

คลิก Greater Than. Custom AutoFilterกล่องโต้ตอบจะเปิดขึ้น พิมพ์ 850 ในช่องข้างๆGreater Than.

คลิกตกลง เฉพาะแถวที่มีเครื่องหมายรวมมากกว่า 850 เท่านั้นที่จะแสดง

กรองตามสีของเซลล์

หากข้อมูลมีสีของเซลล์ที่แตกต่างกันหรือมีการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขคุณสามารถกรองตามสีที่แสดงในตารางของคุณได้

พิจารณาข้อมูลต่อไปนี้ คอลัมน์ Total Marks มีการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขด้วยสีของเซลล์ที่แตกต่างกัน

คลิกลูกศร

ในส่วนหัว Total Marks จากรายการดรอปดาวน์คลิกFilter by Color. Filter by Cell Color ตัวเลือกปรากฏขึ้น

เลือกสีเขียวแล้วคลิกตกลง เฉพาะแถวที่คอลัมน์เครื่องหมายรวมเท่านั้นที่มีเซลล์สีเขียวจะปรากฏขึ้น

กรองตามสีตัวอักษร

หากข้อมูลมีสีแบบอักษรที่แตกต่างกันหรือมีการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขคุณสามารถกรองตามสีที่แสดงในตารางของคุณได้

พิจารณาข้อมูลต่อไปนี้ คอลัมน์ - เครื่องหมายรวมมีการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขโดยใช้สีแบบอักษร

คลิกลูกศร

ในส่วนหัว Total Marks จากรายการแบบเลื่อนลงclick Filter by Color. Filter by Font Color ตัวเลือกปรากฏขึ้น

เลือกสีเขียวแล้วคลิกตกลง เฉพาะแถวที่คอลัมน์ Total Marks มีแบบอักษรสีเขียวเท่านั้นที่จะแสดง

กรองตามไอคอนเซลล์

หากข้อมูลมีไอคอนที่แตกต่างกันหรือรูปแบบตามเงื่อนไขคุณสามารถกรองตามไอคอนที่แสดงในตารางของคุณ

พิจารณาข้อมูลต่อไปนี้ คอลัมน์ Total Marks มีการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขโดยใช้ไอคอน

คลิกลูกศร

ในส่วนหัว Total Marks จากรายการดรอปดาวน์ให้เลือกFilter by Color. Filter by Cell Icon ตัวเลือกปรากฏขึ้น

เลือกไอคอน

แล้วคลิกตกลง

เฉพาะแถวที่คอลัมน์ Total Marks เท่านั้นที่มี

ไอคอนจะปรากฏขึ้น

ล้างตัวกรอง

การลบตัวกรองเรียกว่า Clear Filter ใน Excel

คุณสามารถลบ

• ตัวกรองจากคอลัมน์เฉพาะหรือ
• ตัวกรองทั้งหมดในแผ่นงานพร้อมกัน

หากต้องการลบตัวกรองออกจากคอลัมน์ใดคอลัมน์หนึ่งให้คลิกลูกศรในส่วนหัวตารางของคอลัมน์นั้น จากเมนูแบบเลื่อนลงคลิกClear Filter From “<specific Column Name>”.

ตัวกรองในคอลัมน์จะถูกลบออก ในการลบการกรองออกจากทั้งแผ่นงานให้เลือก

Clear ใน

• Editing กลุ่มบน Home แท็บหรือ

• Sort & Filter จัดกลุ่มใน Data แท็บ

ตัวกรองทั้งหมดในแผ่นงานจะถูกลบออกพร้อมกัน คลิกUndo Show All

หากคุณลบตัวกรองโดยไม่ได้ตั้งใจ

ใช้ตัวกรองอีกครั้ง

เมื่อเกิดการเปลี่ยนแปลงในข้อมูลของคุณคลิก Reapply ใน Sort & Filter กลุ่มบน Dataแท็บ ตัวกรองที่กำหนดจะถูกนำไปใช้อีกครั้งกับข้อมูลที่แก้ไข

การกรองขั้นสูง

คุณสามารถใช้การกรองขั้นสูงหากคุณต้องการกรองข้อมูลมากกว่าหนึ่งคอลัมน์

คุณต้องกำหนดเกณฑ์การกรองของคุณเป็นช่วง สมมติว่าคุณต้องการแสดงข้อมูลของพนักงานที่เป็นผู้เชี่ยวชาญหรือมี EmployeeID คือ 2 ให้กำหนด Criteria ดังนี้ -

• จากนั้นคลิก Advanced ใน Sort & Filter กลุ่มบน Dataแท็บ Advanced Filter กล่องโต้ตอบปรากฏขึ้น

• ระบุไฟล์ List Range และ Criteria Range.

• คุณสามารถทำได้ filter the list, ในสถานที่หรือคัดลอกไปยังตำแหน่งอื่น

• ในการกรองที่ระบุด้านล่าง filter the data in place ถูกเลือก

ข้อมูลพนักงานโดยที่ ManagerID = 2 OR Title =“ * Specialist” ปรากฏขึ้น

สมมติว่าคุณต้องการแสดงข้อมูลเกี่ยวกับผู้เชี่ยวชาญและรองประธานาธิบดี คุณสามารถกำหนดเกณฑ์และตัวกรองได้ดังนี้ -

เกณฑ์ที่คุณใช้คือ Title =“ * ผู้เชี่ยวชาญ” หรือ Title =“ Vice President” ข้อมูลพนักงานของผู้เชี่ยวชาญและรองประธานจะปรากฏขึ้น

คุณ can copy the filtered data to another location. คุณยังสามารถเลือกคอลัมน์เพียงไม่กี่คอลัมน์เพื่อรวมไว้ในการดำเนินการคัดลอก

• คัดลอก EmployeedID, Title และ SalariedFlag ไปยัง Cells Q2, R2, S2 นี่จะเป็นแถวแรกของข้อมูลที่กรองของคุณ

• คลิกที่ขั้นสูงและในกล่องโต้ตอบตัวกรองขั้นสูงคลิกที่คัดลอกไปยังตำแหน่งอื่น ในกล่องคัดลอกไปยังระบุการอ้างอิงไปยังส่วนหัวที่คุณคัดลอกในตำแหน่งอื่นเช่น Q2: S2

คลิกตกลงหลังจากระบุไฟล์ List Range และ Criteria Range. คอลัมน์ที่เลือกในข้อมูลที่กรองแล้วจะถูกคัดลอกไปยังตำแหน่งที่คุณระบุ

กรองโดยใช้ตัวแบ่งส่วนข้อมูล

Slicers เพื่อกรองข้อมูลใน PivotTables ถูกนำมาใช้ใน Excel 2010 ใน Excel 2013 คุณสามารถใช้ Slicers เพื่อกรองข้อมูลในตารางด้วย

พิจารณาข้อมูลในตารางต่อไปนี้

• คลิกตาราง
• คลิก Table Toolsที่ปรากฏบน Ribbon
• Design ริบบิ้นปรากฏขึ้น
• คลิก Insert Slicer.

• Insert Slicers กล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้นดังที่แสดงในภาพหน้าจอที่ระบุด้านล่าง

• ใน Insert Slicers กล่องโต้ตอบคุณจะพบส่วนหัวของคอลัมน์ทั้งหมดรวมถึงคอลัมน์ที่ซ่อนอยู่

• เลือกช่องชื่อและ HireDate Click OK.

ก Slicer ปรากฏขึ้นสำหรับแต่ละส่วนหัวของตารางที่คุณตรวจสอบในไฟล์ Insert Slicersกล่องโต้ตอบ ในแต่ละSlicerค่าทั้งหมดของคอลัมน์นั้นจะถูกเน้น

ในหัวข้อ Slicerคลิกค่าแรก เฉพาะค่านั้นเท่านั้นที่จะถูกเน้นและค่าที่เหลือจะถูกยกเลิกการเลือก นอกจากนี้คุณจะพบค่าต่างๆใน HireDateSlicer ที่สอดคล้องกับค่าใน Title Slicer ยังได้รับการเน้น

ในตารางจะแสดงเฉพาะค่าที่เลือกเท่านั้น

คุณสามารถเลือก / ยกเลิกการเลือกค่าในตัวแบ่งส่วนข้อมูลและคุณพบว่าข้อมูลได้รับการอัปเดตโดยอัตโนมัติในตาราง หากต้องการเลือกมากกว่าหนึ่งค่าให้กดปุ่ม Ctrl ค้างไว้แล้วเลือกค่าที่คุณต้องการแสดง

เลือกค่า Title ที่เป็นของแผนก Accounts และค่า HireDate ในปี 2015 จากตัวแบ่งส่วนข้อมูลสองตัว

คุณสามารถล้างการเลือกในตัวแบ่งส่วนข้อมูลได้โดยคลิกที่ล้างตัวกรอง

ที่มุมขวาสุดของส่วนหัวตัวแบ่งส่วนข้อมูล