การวิเคราะห์ข้อมูล Excel - การกรอง
การกรองช่วยให้คุณสามารถดึงข้อมูลที่ตรงตามเกณฑ์ที่กำหนดจากช่วงหรือตารางที่กำหนด นี่เป็นวิธีที่รวดเร็วในการแสดงเฉพาะข้อมูลที่คุณต้องการ
คุณสามารถกรองข้อมูลในช่วงตารางหรือ PivotTable
คุณสามารถกรองข้อมูลโดย -
- ค่าที่เลือก
- ตัวกรองข้อความหากคอลัมน์ที่คุณเลือกมีข้อความ
- วันที่จะกรองถ้าคอลัมน์ที่คุณเลือกมีวันที่
- ตัวกรองตัวเลขหากคอลัมน์ที่คุณเลือกมีตัวเลข
- ตัวกรองตัวเลขหากคอลัมน์ที่คุณเลือกมีตัวเลข
- สีแบบอักษรหากคอลัมน์ที่คุณเลือกมีแบบอักษรที่มีสี
- ไอคอนเซลล์หากคอลัมน์ที่คุณเลือกมีไอคอนเซลล์
- ตัวกรองขั้นสูง
- การใช้ตัวแบ่งส่วนข้อมูล
ในตารางส่วนหัวของคอลัมน์จะถูกแท็กไปยังตัวกรองโดยอัตโนมัติซึ่งเรียกว่า AutoFilters. AutoFilterแสดงโดยลูกศร


เมื่อคุณคลิกตัวเลือกตัวกรองหรือเมื่อคุณคลิกที่ Custom Filter ที่ปรากฏในตอนท้ายของตัวเลือกตัวกรอง Custom AutoFilter กล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้นซึ่งคุณสามารถปรับแต่งตัวเลือกการกรองของคุณได้
ในกรณีของช่วงคุณสามารถระบุส่วนหัวคอลัมน์ในแถวแรกของช่วงและคลิกที่ตัวกรองในไฟล์ Editing จัดกลุ่ม Homeแท็บ ซึ่งจะทำให้ไฟล์AutoFilterเปิดสำหรับช่วง คุณสามารถลบตัวกรองที่คุณมีในข้อมูลของคุณได้ คุณยังสามารถใช้ตัวกรองซ้ำได้เมื่อเกิดการเปลี่ยนแปลงข้อมูล
กรองตามค่าที่เลือก
คุณสามารถเลือกข้อมูลที่จะแสดงได้โดยคลิกลูกศรที่อยู่ถัดจากส่วนหัวของคอลัมน์แล้วเลือกค่าในคอลัมน์ เฉพาะแถวที่มีค่าที่เลือกในคอลัมน์ที่เลือกเท่านั้นที่จะแสดง
พิจารณาข้อมูลต่อไปนี้ -

หากคุณต้องการแสดงข้อมูลสำหรับตำแหน่ง = สูงเท่านั้นให้คลิกลูกศรที่อยู่ถัดจากตำแหน่ง กล่องแบบเลื่อนลงจะปรากฏขึ้นพร้อมกับค่าทั้งหมดในคอลัมน์ตำแหน่ง โดยค่าเริ่มต้นค่าทั้งหมดจะถูกเลือก

- คลิกเลือกทั้งหมด ล้างกล่องทั้งหมดแล้ว
- เลือกสูงตามที่แสดงในภาพหน้าจอต่อไปนี้

คลิกตกลง จะแสดงเฉพาะแถวที่มีค่าสูงเท่าตำแหน่งเท่านั้น

กรองตามข้อความ
พิจารณาข้อมูลต่อไปนี้ -

คุณสามารถกรองข้อมูลนี้เพื่อให้แสดงเฉพาะแถวที่ชื่อคือ "ผู้จัดการ" เท่านั้น
คลิกลูกศรที่อยู่ถัดจากชื่อส่วนหัวของคอลัมน์ จากรายการดรอปดาวน์คลิกText Filters. ตัวเลือกตัวกรองข้อความปรากฏขึ้น

เลือก Containsจากตัวเลือกที่มีอยู่ Custom AutoFilterกล่องโต้ตอบจะเปิดขึ้น พิมพ์ผู้จัดการในกล่องถัดจากประกอบด้วย

คลิกตกลง เฉพาะแถวที่มี Title ประกอบด้วย Manager เท่านั้นที่จะแสดง

กรองตามวันที่
คุณสามารถกรองข้อมูลนี้เพิ่มเติมเพื่อให้แสดงเฉพาะแถวที่มีชื่อคือ“ ผู้จัดการ” และ HireDate ก่อนปี 2011 นั่นหมายความว่าคุณจะแสดงข้อมูลพนักงานสำหรับผู้จัดการทุกคนที่เคยอยู่กับองค์กรก่อนปี 2554
คลิกลูกศรที่อยู่ถัดจากส่วนหัวคอลัมน์ HireDate จากรายการดรอปดาวน์คลิกDate Filters. ตัวเลือกตัวกรองวันที่จะปรากฏขึ้น เลือกBefore จากรายการแบบเลื่อนลง

Custom AutoFilterกล่องโต้ตอบจะเปิดขึ้น พิมพ์ 1/1/2554 ในช่องถัดจากis before. คุณยังสามารถเลือกวันที่จากตัวเลือกวันที่ข้างกล่อง

คลิกตกลง เฉพาะแถวที่ Title มี Manager และ HireDate ก่อนวันที่ 1/1/2011 เท่านั้นที่จะแสดง

กรองตามตัวเลข
พิจารณาข้อมูลต่อไปนี้ -

คุณสามารถกรองข้อมูลนี้เพื่อให้แสดงเฉพาะแถวที่ Total Marks> 850 ได้
คลิกลูกศรที่อยู่ถัดจาก Total Marks ส่วนหัวของคอลัมน์ จากรายการดรอปดาวน์คลิกNumber Filters. ตัวเลือกตัวกรองตัวเลขจะปรากฏขึ้น

คลิก Greater Than. Custom AutoFilterกล่องโต้ตอบจะเปิดขึ้น พิมพ์ 850 ในช่องข้างๆGreater Than.

คลิกตกลง เฉพาะแถวที่มีเครื่องหมายรวมมากกว่า 850 เท่านั้นที่จะแสดง

กรองตามสีของเซลล์
หากข้อมูลมีสีของเซลล์ที่แตกต่างกันหรือมีการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขคุณสามารถกรองตามสีที่แสดงในตารางของคุณได้
พิจารณาข้อมูลต่อไปนี้ คอลัมน์ Total Marks มีการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขด้วยสีของเซลล์ที่แตกต่างกัน

คลิกลูกศร


เลือกสีเขียวแล้วคลิกตกลง เฉพาะแถวที่คอลัมน์เครื่องหมายรวมเท่านั้นที่มีเซลล์สีเขียวจะปรากฏขึ้น

กรองตามสีตัวอักษร
หากข้อมูลมีสีแบบอักษรที่แตกต่างกันหรือมีการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขคุณสามารถกรองตามสีที่แสดงในตารางของคุณได้
พิจารณาข้อมูลต่อไปนี้ คอลัมน์ - เครื่องหมายรวมมีการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขโดยใช้สีแบบอักษร

คลิกลูกศร


เลือกสีเขียวแล้วคลิกตกลง เฉพาะแถวที่คอลัมน์ Total Marks มีแบบอักษรสีเขียวเท่านั้นที่จะแสดง

กรองตามไอคอนเซลล์
หากข้อมูลมีไอคอนที่แตกต่างกันหรือรูปแบบตามเงื่อนไขคุณสามารถกรองตามไอคอนที่แสดงในตารางของคุณ
พิจารณาข้อมูลต่อไปนี้ คอลัมน์ Total Marks มีการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขโดยใช้ไอคอน

คลิกลูกศร


เลือกไอคอน

เฉพาะแถวที่คอลัมน์ Total Marks เท่านั้นที่มี


ล้างตัวกรอง
การลบตัวกรองเรียกว่า Clear Filter ใน Excel
คุณสามารถลบ
- ตัวกรองจากคอลัมน์เฉพาะหรือ
- ตัวกรองทั้งหมดในแผ่นงานพร้อมกัน
หากต้องการลบตัวกรองออกจากคอลัมน์ใดคอลัมน์หนึ่งให้คลิกลูกศรในส่วนหัวตารางของคอลัมน์นั้น จากเมนูแบบเลื่อนลงคลิกClear Filter From “<specific Column Name>”.

ตัวกรองในคอลัมน์จะถูกลบออก ในการลบการกรองออกจากทั้งแผ่นงานให้เลือก

Editing กลุ่มบน Home แท็บหรือ
Sort & Filter จัดกลุ่มใน Data แท็บ
ตัวกรองทั้งหมดในแผ่นงานจะถูกลบออกพร้อมกัน คลิกUndo Show All

ใช้ตัวกรองอีกครั้ง
เมื่อเกิดการเปลี่ยนแปลงในข้อมูลของคุณคลิก Reapply ใน Sort & Filter กลุ่มบน Dataแท็บ ตัวกรองที่กำหนดจะถูกนำไปใช้อีกครั้งกับข้อมูลที่แก้ไข
การกรองขั้นสูง
คุณสามารถใช้การกรองขั้นสูงหากคุณต้องการกรองข้อมูลมากกว่าหนึ่งคอลัมน์
คุณต้องกำหนดเกณฑ์การกรองของคุณเป็นช่วง สมมติว่าคุณต้องการแสดงข้อมูลของพนักงานที่เป็นผู้เชี่ยวชาญหรือมี EmployeeID คือ 2 ให้กำหนด Criteria ดังนี้ -

จากนั้นคลิก Advanced ใน Sort & Filter กลุ่มบน Dataแท็บ Advanced Filter กล่องโต้ตอบปรากฏขึ้น
ระบุไฟล์ List Range และ Criteria Range.
คุณสามารถทำได้ filter the list, ในสถานที่หรือคัดลอกไปยังตำแหน่งอื่น
ในการกรองที่ระบุด้านล่าง filter the data in place ถูกเลือก

ข้อมูลพนักงานโดยที่ ManagerID = 2 OR Title =“ * Specialist” ปรากฏขึ้น

สมมติว่าคุณต้องการแสดงข้อมูลเกี่ยวกับผู้เชี่ยวชาญและรองประธานาธิบดี คุณสามารถกำหนดเกณฑ์และตัวกรองได้ดังนี้ -

เกณฑ์ที่คุณใช้คือ Title =“ * ผู้เชี่ยวชาญ” หรือ Title =“ Vice President” ข้อมูลพนักงานของผู้เชี่ยวชาญและรองประธานจะปรากฏขึ้น

คุณ can copy the filtered data to another location. คุณยังสามารถเลือกคอลัมน์เพียงไม่กี่คอลัมน์เพื่อรวมไว้ในการดำเนินการคัดลอก
คัดลอก EmployeedID, Title และ SalariedFlag ไปยัง Cells Q2, R2, S2 นี่จะเป็นแถวแรกของข้อมูลที่กรองของคุณ
คลิกที่ขั้นสูงและในกล่องโต้ตอบตัวกรองขั้นสูงคลิกที่คัดลอกไปยังตำแหน่งอื่น ในกล่องคัดลอกไปยังระบุการอ้างอิงไปยังส่วนหัวที่คุณคัดลอกในตำแหน่งอื่นเช่น Q2: S2

คลิกตกลงหลังจากระบุไฟล์ List Range และ Criteria Range. คอลัมน์ที่เลือกในข้อมูลที่กรองแล้วจะถูกคัดลอกไปยังตำแหน่งที่คุณระบุ

กรองโดยใช้ตัวแบ่งส่วนข้อมูล
Slicers เพื่อกรองข้อมูลใน PivotTables ถูกนำมาใช้ใน Excel 2010 ใน Excel 2013 คุณสามารถใช้ Slicers เพื่อกรองข้อมูลในตารางด้วย
พิจารณาข้อมูลในตารางต่อไปนี้

- คลิกตาราง
- คลิก Table Toolsที่ปรากฏบน Ribbon
- Design ริบบิ้นปรากฏขึ้น
- คลิก Insert Slicer.

Insert Slicers กล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้นดังที่แสดงในภาพหน้าจอที่ระบุด้านล่าง
ใน Insert Slicers กล่องโต้ตอบคุณจะพบส่วนหัวของคอลัมน์ทั้งหมดรวมถึงคอลัมน์ที่ซ่อนอยู่
เลือกช่องชื่อและ HireDate Click OK.

ก Slicer ปรากฏขึ้นสำหรับแต่ละส่วนหัวของตารางที่คุณตรวจสอบในไฟล์ Insert Slicersกล่องโต้ตอบ ในแต่ละSlicerค่าทั้งหมดของคอลัมน์นั้นจะถูกเน้น

ในหัวข้อ Slicerคลิกค่าแรก เฉพาะค่านั้นเท่านั้นที่จะถูกเน้นและค่าที่เหลือจะถูกยกเลิกการเลือก นอกจากนี้คุณจะพบค่าต่างๆใน HireDateSlicer ที่สอดคล้องกับค่าใน Title Slicer ยังได้รับการเน้น
ในตารางจะแสดงเฉพาะค่าที่เลือกเท่านั้น

คุณสามารถเลือก / ยกเลิกการเลือกค่าในตัวแบ่งส่วนข้อมูลและคุณพบว่าข้อมูลได้รับการอัปเดตโดยอัตโนมัติในตาราง หากต้องการเลือกมากกว่าหนึ่งค่าให้กดปุ่ม Ctrl ค้างไว้แล้วเลือกค่าที่คุณต้องการแสดง
เลือกค่า Title ที่เป็นของแผนก Accounts และค่า HireDate ในปี 2015 จากตัวแบ่งส่วนข้อมูลสองตัว

คุณสามารถล้างการเลือกในตัวแบ่งส่วนข้อมูลได้โดยคลิกที่ล้างตัวกรอง
