การวิเคราะห์ข้อมูล Excel - ตาราง

ก Tableคือช่วงสี่เหลี่ยมของข้อมูลที่มีโครงสร้าง คุณสมบัติที่สำคัญคือ -

• แต่ละแถวในตารางสอดคล้องกับบันทึกข้อมูลเดียว ตัวอย่าง - ข้อมูลพนักงาน

• แต่ละคอลัมน์มีข้อมูลเฉพาะ Exmaple - คอลัมน์สามารถมีข้อมูลเช่นชื่อหมายเลขพนักงานวันที่จ้างเงินเดือนแผนก ฯลฯ

• แถวบนสุดอธิบายข้อมูลที่มีอยู่ในแต่ละคอลัมน์และเรียกว่าแถวส่วนหัว

• แต่ละรายการในแถวบนสุดเรียกว่าส่วนหัวของคอลัมน์

คุณสามารถสร้างและใช้ตาราง Excel เพื่อจัดการและวิเคราะห์ข้อมูลได้อย่างง่ายดาย นอกจากนี้ด้วยตาราง Excel คุณจะได้รับการกรองการเรียงลำดับและการแรเงาแถวในตัวที่ช่วยให้กิจกรรมการรายงานของคุณง่ายขึ้น

นอกจากนี้ Excel ยังตอบสนองต่อการดำเนินการบนตารางอย่างชาญฉลาด ตัวอย่างเช่นคุณมีสูตรในคอลัมน์หรือคุณได้สร้างแผนภูมิตามข้อมูลในตาราง เมื่อคุณเพิ่มข้อมูลลงในตาราง (เช่นมีแถวมากขึ้น) Excel จะขยายสูตรไปยังข้อมูลใหม่และแผนภูมิจะขยายโดยอัตโนมัติ

ความแตกต่างระหว่างตารางและช่วง

ต่อไปนี้คือความแตกต่างระหว่างตารางและช่วง -

• ตารางเป็นวิธีการทำงานกับข้อมูลที่มีโครงสร้างมากกว่าช่วง
• คุณสามารถแปลงช่วงเป็นตารางและ Excel จะให้โดยอัตโนมัติ -
  • ชื่อตาราง
  • ชื่อส่วนหัวของคอลัมน์
  • การจัดรูปแบบเป็นข้อมูล (สีของเซลล์และสีแบบอักษร) เพื่อการแสดงภาพที่ดีขึ้น

ตารางมีคุณสมบัติเพิ่มเติมที่ไม่พร้อมใช้งานสำหรับช่วง เหล่านี้คือ -

• Excel มีเครื่องมือตารางใน Ribbon ตั้งแต่คุณสมบัติไปจนถึงสไตล์

• Excel จะมีปุ่มตัวกรองในแต่ละส่วนหัวของคอลัมน์โดยอัตโนมัติเพื่อจัดเรียงข้อมูลหรือกรองตารางเพื่อให้แสดงเฉพาะแถวที่ตรงกับเกณฑ์ที่คุณกำหนดเท่านั้น

• ถ้าคุณมีหลายแถวในตารางและคุณเลื่อนลงในแผ่นงานเพื่อให้แถวส่วนหัวหายไปตัวอักษรของคอลัมน์ในแผ่นงานจะถูกแทนที่ด้วยส่วนหัวของตาราง

• เมื่อคุณวางสูตรในเซลล์ใด ๆ ในคอลัมน์ของตารางสูตรนั้นจะแพร่กระจายไปยังเซลล์ทั้งหมดในคอลัมน์นั้น

• คุณสามารถใช้ชื่อตารางและชื่อส่วนหัวคอลัมน์ในสูตรได้โดยไม่ต้องใช้การอ้างอิงเซลล์หรือสร้างชื่อช่วง

• คุณสามารถขยายขนาดตารางได้โดยการเพิ่มแถวหรือคอลัมน์มากขึ้นโดยคลิกและลากตัวควบคุมรูปสามเหลี่ยมขนาดเล็กที่มุมขวาล่างของเซลล์ด้านขวาล่าง

• คุณสามารถสร้างและใช้ตัวแบ่งส่วนข้อมูลสำหรับตารางสำหรับการกรองข้อมูล

คุณจะได้เรียนรู้เกี่ยวกับคุณสมบัติเหล่านี้ทั้งหมดในบทนี้

สร้างตาราง

ในการสร้างตารางจากข้อมูลที่คุณมีในแผ่นงานให้ทำตามขั้นตอนที่กำหนด -

Step 1- เลือกช่วงของเซลล์ที่คุณต้องการรวมไว้ในตาราง เซลล์สามารถมีข้อมูลหรือว่างได้ ช่วงต่อไปนี้มีข้อมูลพนักงาน 290 แถว แถวบนสุดของข้อมูลมีส่วนหัว

Step 2 - ภายใต้ Insertในกลุ่มตารางให้คลิกตาราง Create Tableกล่องโต้ตอบปรากฏขึ้น ตรวจสอบว่าช่วงข้อมูลที่เลือกในไฟล์Where is the data for your table? กล่องถูกต้อง

Step 3 - ตรวจสอบไฟล์ My table has headers กล่องถ้าแถวบนสุดของช่วงที่เลือกมีข้อมูลที่คุณต้องการใช้เป็นส่วนหัวของตาราง

Note - หากคุณไม่เลือกช่องนี้ตารางของคุณจะมี Headers - Column1, Column2, ...

Step 4 - คลิกตกลง

ช่วงจะถูกแปลงเป็นตารางด้วยสไตล์เริ่มต้น

Step 5- คุณยังสามารถแปลงช่วงเป็นตารางได้โดยคลิกที่ใดก็ได้ในช่วงแล้วกด Ctrl + T กCreate Table กล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้นจากนั้นคุณสามารถทำซ้ำขั้นตอนตามที่ระบุไว้ด้านบน

ชื่อตาราง

Excel กำหนดชื่อให้กับทุกตารางที่สร้างขึ้น

Step 1 - หากต้องการดูชื่อของตารางที่คุณเพิ่งสร้างให้คลิกตารางคลิกที่ table tools – design บน Ribbon

Step 2 - ในไฟล์ Properties กลุ่มใน Table Name กล่องชื่อตารางของคุณจะปรากฏขึ้น

Step 3 - คุณสามารถแก้ไขชื่อตารางนี้เพื่อให้มีความหมายกับข้อมูลของคุณมากขึ้น

Step 4- คลิกช่อง Table Name ล้างชื่อและพิมพ์ Emp_Data

Note - กฎไวยากรณ์ของชื่อช่วงใช้ได้กับชื่อตาราง

การจัดการชื่อในตาราง

คุณสามารถจัดการชื่อตารางได้เช่นเดียวกับวิธีที่คุณจัดการชื่อช่วงด้วย Name Manager

• คลิกตาราง

• คลิก Name Manager ใน Defined Names จัดกลุ่ม Formulas แท็บ

Name Manager กล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้นและคุณจะพบไฟล์ Table Names ในสมุดงานของคุณ

คุณสามารถ Edit ก Table Name หรือเพิ่มความคิดเห็นด้วย New ตัวเลือกใน Name Managerกล่องโต้ตอบ อย่างไรก็ตามคุณไม่สามารถเปลี่ยนช่วงในRefers to.

คุณสามารถ Create Names ด้วยส่วนหัวคอลัมน์เพื่อใช้ในสูตรแผนภูมิและอื่น ๆ

• คลิกส่วนหัวของคอลัมน์ EmployeeID ในตาราง

• คลิกตัวจัดการชื่อ

• คลิก New ในกล่องโต้ตอบตัวจัดการชื่อ

New Name กล่องโต้ตอบปรากฏขึ้น

ในกล่องชื่อคุณจะพบส่วนหัวคอลัมน์และในไฟล์ Refers to คุณจะพบ Emp_Data[[#Headers],[EmployeeID]].

อย่างที่คุณสังเกตนี่เป็นวิธีที่รวดเร็วในการกำหนดชื่อในตาราง

ส่วนหัวของตารางแทนที่ตัวอักษรคอลัมน์

เมื่อคุณทำงานกับจำนวนแถวข้อมูลในตารางมากขึ้นคุณอาจต้องเลื่อนลงเพื่อดูข้อมูลในแถวเหล่านั้น

อย่างไรก็ตามในขณะที่ทำคุณต้องใช้ส่วนหัวตารางเพื่อระบุว่าค่าใดเป็นของคอลัมน์ใด Excel มอบวิธีการที่ราบรื่นโดยอัตโนมัติ เมื่อคุณเลื่อนข้อมูลลงตัวอักษรคอลัมน์ของแผ่นงานจะถูกแปลงเป็นส่วนหัวของตาราง

ในแผ่นงานที่ระบุด้านล่างตัวอักษรของคอลัมน์จะปรากฏขึ้นตามที่เป็นจริงและส่วนหัวของตารางจะอยู่ในแถวที่ 2 21 แถวจาก 290 แถวของข้อมูล

เลื่อนลงเพื่อดูแถวตารางที่ 25 - 35 ส่วนหัวของตารางจะแทนที่ตัวอักษรของคอลัมน์สำหรับคอลัมน์ของตาราง ตัวอักษรคอลัมน์อื่น ๆ ยังคงเหมือนเดิม

การเผยแพร่สูตรในตาราง

ในตารางด้านล่างสมมติว่าคุณต้องการระบุอายุของพนักงานแต่ละคน

Step 1- แทรกคอลัมน์ทางด้านขวาของคอลัมน์วันเกิด พิมพ์อายุในส่วนหัวของคอลัมน์

Step 2 - ในเซลล์ใด ๆ ในคอลัมน์ว่างนั้นให้พิมพ์สูตร =DAYS ([@BirthDate], TODAY ()) แล้วกด Enter

สูตรจะแพร่กระจายไปยังเซลล์อื่น ๆ ในคอลัมน์ของตารางโดยอัตโนมัติ

ปรับขนาดตาราง

คุณสามารถปรับขนาดตารางเพื่อเพิ่มหรือลบแถว / คอลัมน์

พิจารณาตารางต่อไปนี้ Student_Marks ที่มี Total Marks สำหรับ Batches 1 - 15

สมมติว่าคุณต้องการเพิ่มอีกสามชุด 16-18 และคอลัมน์ที่มีเปอร์เซ็นต์การส่งผ่าน

• คลิกตาราง

• ลากตัวควบคุมสีฟ้าที่ด้านขวาล่างลงเพื่อรวมแถวอีกสามแถวในตาราง

• ลากตัวควบคุมสีฟ้าที่ด้านขวาล่างอีกครั้งไปด้านข้างเพื่อรวมอีกหนึ่งคอลัมน์ในตาราง

ตารางของคุณมีลักษณะดังนี้ คุณยังสามารถตรวจสอบช่วงที่รวมอยู่ในตารางในกล่องโต้ตอบตัวจัดการชื่อ -

ลบรายการที่ซ้ำกัน

เมื่อคุณรวบรวมข้อมูลจากแหล่งต่างๆคุณอาจมีค่าที่ซ้ำกันได้ คุณต้องลบค่าที่ซ้ำกันออกก่อนที่จะทำการวิเคราะห์ต่อไป

ดูข้อมูลต่อไปนี้ซึ่งคุณมีข้อมูลเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ต่างๆของแบรนด์ต่างๆ สมมติว่าคุณต้องการลบรายการที่ซ้ำกันออกจากข้อมูลนี้

• คลิกตาราง

• บน DESIGN คลิกแท็บ Remove Duplicatesในกลุ่มเครื่องมือบน Ribbon Remove Duplicates กล่องโต้ตอบปรากฏขึ้น

ส่วนหัวของคอลัมน์จะปรากฏใต้คอลัมน์ในกล่องโต้ตอบลบรายการที่ซ้ำกัน

• ตรวจสอบส่วนหัวของคอลัมน์โดยขึ้นอยู่กับคอลัมน์ที่คุณต้องการลบรายการที่ซ้ำกันแล้วคลิกตกลง

คุณจะได้รับข้อความเกี่ยวกับจำนวนแถวที่มีค่าที่ซ้ำกันจะถูกลบออกและจำนวนค่าที่ไม่ซ้ำกันยังคงอยู่ ข้อมูลที่ล้างแล้วจะแสดงในตาราง

คุณยังสามารถลบรายการที่ซ้ำกันได้ด้วย Remove Duplicates ใน Data Tools จัดกลุ่มภายใต้แท็บ DATA บน Ribbon

แปลงเป็น Range

คุณสามารถแปลงตารางเป็นไฟล์ Range.

• คลิกตาราง

• คลิก Convert to Range ใน Tools ภายใต้แท็บออกแบบบน Ribbon

คุณจะได้รับข้อความถามว่าคุณต้องการแปลงตารางเป็น Range หรือไม่ หลังจากที่คุณยืนยันด้วยYesตารางจะถูกแปลงเป็น Range

ตัวเลือกสไตล์ตาราง

คุณมีหลายตัวเลือกของ Table Stylesเลือก. ตัวเลือกเหล่านี้สามารถใช้ได้หากคุณต้องการเน้นแถว / คอลัมน์

คุณสามารถเลือก / ยกเลิกการเลือกช่องเหล่านี้เพื่อดูว่าโต๊ะของคุณมีลักษณะอย่างไร สุดท้ายคุณสามารถตัดสินใจได้ว่าตัวเลือกใดที่เหมาะกับข้อมูลของคุณ

ขอแนะนำว่า Table Style Options ใช้เพื่อฉายข้อมูลสำคัญในข้อมูลของคุณเท่านั้นแทนที่จะทำให้ข้อมูลมีสีสันซึ่งไม่จำเป็นในการวิเคราะห์ข้อมูล

ลักษณะตาราง

คุณมีรูปแบบตารางหลายแบบให้เลือก รูปแบบเหล่านี้สามารถใช้ได้ขึ้นอยู่กับสีและรูปแบบที่คุณต้องการแสดงข้อมูลของคุณในตาราง

เลื่อนเมาส์ไปบนสไตล์เหล่านี้เพื่อดูตัวอย่างตารางของคุณพร้อมกับสไตล์ สุดท้ายคุณสามารถตัดสินใจได้ว่าสไตล์ใดที่เหมาะกับข้อมูลของคุณ

ขอแนะนำว่า Table Styles ใช้เพื่อฉายข้อมูลสำคัญในข้อมูลของคุณในลักษณะที่เป็นปัจจุบันเท่านั้นแทนที่จะทำให้ข้อมูลมีสีสันซึ่งไม่จำเป็นในการวิเคราะห์ข้อมูล

ตัวแบ่งส่วนข้อมูลสำหรับตาราง

หากคุณใช้ Excel 2013 หรือ Excel 2016 คุณสามารถใช้ไฟล์ Slicers สำหรับการกรองข้อมูลในตารางของคุณ

สำหรับรายละเอียดเกี่ยวกับวิธีใช้ตัวแบ่งส่วนข้อมูลสำหรับตารางโปรดดูบทเกี่ยวกับการกรองในบทช่วยสอนนี้