การวิเคราะห์ข้อมูล Excel - PivotTables
การวิเคราะห์ข้อมูลในชุดข้อมูลจำนวนมากมักมีความจำเป็นและสำคัญ เกี่ยวข้องกับการสรุปข้อมูลการได้รับค่าที่ต้องการและการนำเสนอผลลัพธ์
Excel มี PivotTable เพื่อให้คุณสามารถสรุปค่าข้อมูลหลายพันค่าได้อย่างง่ายดายและรวดเร็วเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ต้องการ
พิจารณาตารางข้อมูลการขายต่อไปนี้ จากข้อมูลนี้คุณอาจต้องสรุปขอบเขตการขายทั้งหมดอย่างชาญฉลาดเดือนฉลาดหรือพนักงานขายที่ชาญฉลาด วิธีง่ายๆในการจัดการงานเหล่านี้คือการสร้าง PivotTable ที่คุณสามารถปรับเปลี่ยนแบบไดนามิกเพื่อสรุปผลลัพธ์ในแบบที่คุณต้องการ

การสร้าง PivotTable
ในการสร้าง PivotTables ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแถวแรกมีส่วนหัว
- คลิกตาราง
- คลิกแท็บ INSERT บน Ribbon
- คลิก PivotTable ในกลุ่มตาราง กล่องโต้ตอบ PivotTable จะปรากฏขึ้น

ดังที่คุณเห็นในกล่องโต้ตอบคุณสามารถใช้ตารางหรือช่วงจากสมุดงานปัจจุบันหรือใช้แหล่งข้อมูลภายนอกก็ได้
- ในกล่องตาราง / ช่วงพิมพ์ชื่อตาราง
- คลิกแผ่นงานใหม่เพื่อบอก Excel ว่าจะเก็บ PivotTable ไว้ที่ใด
- คลิกตกลง

PivotTable ว่างและรายการเขตข้อมูล PivotTable จะปรากฏขึ้น

PivotTables ที่แนะนำ
ในกรณีที่คุณเพิ่งเริ่มใช้ PivotTables หรือไม่ทราบว่าจะเลือกฟิลด์ใดจากข้อมูลคุณสามารถใช้ Recommended PivotTables ที่ Excel มีให้
คลิกตารางข้อมูล
คลิกที่แท็บ INSERT
คลิกที่ PivotTables ที่แนะนำในกลุ่มตาราง กล่องโต้ตอบ PivotTables ที่แนะนำจะปรากฏขึ้น

ในกล่องโต้ตอบ PivotTables ที่แนะนำ PivotTables ที่กำหนดเองที่เป็นไปได้ที่เหมาะกับข้อมูลของคุณจะปรากฏขึ้น
- คลิกแต่ละตัวเลือก PivotTable เพื่อดูตัวอย่างทางด้านขวา
- คลิกผลรวมยอดคำสั่งซื้อ PivotTable โดยพนักงานขายและเดือน

คลิกตกลง PivotTable ที่เลือกจะปรากฏบนแผ่นงานใหม่ คุณสามารถสังเกตเขตข้อมูล PivotTable ที่เลือกไว้ในรายการเขตข้อมูล PivotTable

เขตข้อมูล PivotTable
ส่วนหัวในตารางข้อมูลของคุณจะปรากฏเป็นฟิลด์ใน PivotTable

คุณสามารถเลือก / ยกเลิกการเลือกเพื่อเปลี่ยน PivotTable ของคุณได้ทันทีเพื่อแสดงเฉพาะข้อมูลที่คุณต้องการและในแบบที่คุณต้องการ ตัวอย่างเช่นหากคุณต้องการแสดงข้อมูลบัญชีแทนข้อมูลจำนวนคำสั่งซื้อให้ยกเลิกการเลือกจำนวนคำสั่งซื้อและเลือกบัญชี

พื้นที่ PivotTable
คุณยังสามารถเปลี่ยนเค้าโครงของ PivotTable ได้ทันที คุณสามารถใช้พื้นที่ PivotTable เพื่อทำสิ่งนี้ให้สำเร็จ

ในพื้นที่ PivotTable คุณสามารถเลือก -
- ช่องใดที่จะแสดงเป็นแถว
- ช่องใดที่จะแสดงเป็นคอลัมน์
- วิธีสรุปข้อมูลของคุณ
- ตัวกรองสำหรับฟิลด์ใด ๆ
- ควรอัปเดตเค้าโครง PivotTable ของคุณเมื่อใด
- คุณสามารถอัปเดตได้ทันทีเมื่อคุณลากฟิลด์ข้ามพื้นที่หรือ
- คุณสามารถเลื่อนการอัปเดตและรับการอัปเดตได้เฉพาะเมื่อคุณคลิกที่อัปเดต
การอัปเดตทันทีช่วยให้คุณสามารถเล่นกับเค้าโครงต่างๆและเลือกรูปแบบที่เหมาะสมกับความต้องการรายงานของคุณ
คุณสามารถลากฟิลด์ข้ามพื้นที่เหล่านี้และสังเกตเค้าโครง PivotTable ในขณะที่คุณทำ

การทำรังใน PivotTable
หากคุณมีฟิลด์มากกว่าหนึ่งฟิลด์ในพื้นที่ใด ๆ การซ้อนจะเกิดขึ้นตามลำดับที่คุณวางฟิลด์ในพื้นที่นั้น คุณสามารถเปลี่ยนลำดับได้โดยลากช่องและสังเกตว่าการซ้อนมีการเปลี่ยนแปลงอย่างไร ในตัวเลือกเค้าโครงด้านบนคุณสามารถสังเกตได้
- เดือนอยู่ในคอลัมน์
- ภูมิภาคและพนักงานขายในแถวตามลำดับนั้น เช่นค่าพนักงานขายจะซ้อนอยู่ภายใต้ค่าภูมิภาค
- การสรุปเป็นผลรวมของจำนวนคำสั่งซื้อ
- ไม่มีการเลือกตัวกรอง
PivotTable ผลลัพธ์มีดังนี้ -

ในพื้นที่ PivotTable ในแถวให้คลิกภูมิภาคแล้วลากไปด้านล่างพนักงานขายเพื่อให้มีลักษณะดังนี้ -

ลำดับการซ้อนจะเปลี่ยนไปและ PivotTable ที่เป็นผลลัพธ์จะเป็นดังนี้ -

Note- คุณสามารถสังเกตได้อย่างชัดเจนว่าเค้าโครงที่มีคำสั่งซ้อน - ภูมิภาคและจากนั้นพนักงานขายจะให้รายงานที่ดีและกะทัดรัดกว่าแบบที่มีคำสั่งซื้อซ้อนกัน - พนักงานขายและตามภูมิภาค ในกรณีที่พนักงานขายแสดงมากกว่าหนึ่งพื้นที่และคุณจำเป็นต้องสรุปยอดขายโดยพนักงานขายเค้าโครงที่สองน่าจะเป็นตัวเลือกที่ดีกว่า
ฟิลเตอร์
คุณสามารถกำหนดตัวกรองให้กับฟิลด์ใดฟิลด์หนึ่งเพื่อให้คุณสามารถเปลี่ยน PivotTable แบบไดนามิกตามค่าของฟิลด์นั้น
ลากภูมิภาคจากแถวไปยังตัวกรองในพื้นที่ PivotTable

ตัวกรองที่มีป้ายกำกับเป็นภูมิภาคจะปรากฏเหนือ PivotTable (ในกรณีที่คุณไม่มีแถวว่างเหนือ PivotTable ของคุณ PivotTable จะถูกผลักลงเพื่อให้มีพื้นที่ว่างสำหรับตัวกรอง

คุณจะเห็นว่า -
- ค่าพนักงานขายปรากฏเป็นแถว
- ค่าเดือนปรากฏในคอลัมน์
- ตัวกรองภูมิภาคจะปรากฏที่ด้านบนโดยเลือกค่าเริ่มต้นเป็น ALL
- มูลค่าสรุปคือยอดรวมของยอดสั่งซื้อ
- ยอดรวมของยอดสั่งซื้อพนักงานขายที่ชาญฉลาดปรากฏในคอลัมน์ยอดรวมทั้งหมด
- ยอดรวมของยอดสั่งซื้อรายเดือนปรากฏในแถวยอดรวม
คลิกลูกศรในกล่องทางด้านขวาของขอบเขตตัวกรอง รายการดรอปดาวน์พร้อมค่าของเขตข้อมูลจะปรากฏขึ้น

- ตรวจสอบตัวเลือก Select Multiple Items. กล่องกาเครื่องหมายปรากฏขึ้นสำหรับค่าทั้งหมด
- เลือกทิศใต้และทิศตะวันตกและยกเลิกการเลือกค่าอื่น ๆ แล้วคลิกตกลง

ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับภูมิภาคทางใต้และตะวันตกเท่านั้นที่จะสรุปได้ดังที่แสดงในภาพหน้าจอด้านล่าง -

คุณจะเห็นว่าถัดจากขอบเขตตัวกรอง Multiple Itemsจะปรากฏขึ้นแสดงว่าคุณได้เลือกมากกว่าหนึ่งรายการ อย่างไรก็ตามไม่ทราบจำนวนรายการและ / หรือรายการที่เลือกจากรายงานที่แสดง ในกรณีเช่นนี้การใช้ตัวแบ่งส่วนข้อมูลเป็นตัวเลือกที่ดีกว่าสำหรับการกรอง
ตัวแบ่งส่วนข้อมูล
คุณสามารถใช้ตัวแบ่งส่วนข้อมูลเพื่อให้มีความชัดเจนมากขึ้นว่ารายการใดที่ข้อมูลถูกกรอง
คลิกวิเคราะห์ภายใต้ PIVOTTABLE TOOLS บน Ribbon
คลิกแทรกตัวแบ่งส่วนข้อมูลในกลุ่มตัวกรอง กล่องแทรกตัวแบ่งส่วนข้อมูลจะปรากฏขึ้น ประกอบด้วยฟิลด์ทั้งหมดจากข้อมูลของคุณ
เลือกฟิลด์ภูมิภาคและเดือน คลิกตกลง

ตัวแบ่งส่วนข้อมูลสำหรับแต่ละฟิลด์ที่เลือกจะปรากฏพร้อมกับค่าทั้งหมดที่เลือกโดยค่าเริ่มต้น เครื่องมือตัวแบ่งส่วนข้อมูลจะปรากฏบน Ribbon เพื่อทำงานกับการตั้งค่าตัวแบ่งส่วนข้อมูลรูปลักษณ์และความรู้สึก

- เลือกทิศใต้และทิศตะวันตกในตัวแบ่งส่วนข้อมูลสำหรับภูมิภาค
- เลือกเดือนกุมภาพันธ์และมีนาคมในตัวแบ่งส่วนข้อมูลสำหรับเดือน
- กดปุ่ม Ctrl ค้างไว้ในขณะที่เลือกหลายค่าในตัวแบ่งส่วนข้อมูล
รายการที่เลือกในตัวแบ่งส่วนข้อมูลจะถูกเน้น PivotTable ที่มีค่าสรุปสำหรับรายการที่เลือกจะแสดงขึ้น

การสรุปค่าโดยการคำนวณอื่น ๆ
ในตัวอย่างที่ผ่านมาคุณได้เห็นการสรุปค่าโดย Sum อย่างไรก็ตามคุณสามารถใช้การคำนวณอื่น ๆ ได้หากจำเป็น
ในรายการเขตข้อมูล PivotTable
- เลือกบัญชีฟิลด์
- ยกเลิกการเลือกจำนวนคำสั่งซื้อฟิลด์

- ลากบัญชีฟิลด์เพื่อสรุปค่าพื้นที่ ตามค่าเริ่มต้นผลรวมของบัญชีจะปรากฏขึ้น
- คลิกลูกศรทางด้านขวาของกล่อง
- ในเมนูแบบเลื่อนลงที่ปรากฏขึ้นให้คลิกการตั้งค่าฟิลด์ค่า

กล่อง Value Field Settings จะปรากฏขึ้น การคำนวณหลายประเภทปรากฏเป็นรายการภายใต้ฟิลด์สรุปค่าโดย -
- เลือกนับในรายการ
- ชื่อที่กำหนดเองจะเปลี่ยนเป็นจำนวนบัญชีโดยอัตโนมัติ คลิกตกลง

PivotTable สรุปค่าบัญชีตามจำนวน

เครื่องมือ PivotTable
ทำตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อเรียนรู้การใช้เครื่องมือ PivotTable
- เลือก PivotTable
เครื่องมือ PivotTable ต่อไปนี้ปรากฏบน Ribbon -
- ANALYZE
- DESIGN

วิเคราะห์
บางส่วนของ ANALYZE คำสั่ง Ribbon คือ -
- ตั้งค่าตัวเลือก PivotTable
- การตั้งค่าฟิลด์ค่าสำหรับฟิลด์ที่เลือก
- ขยายฟิลด์
- ยุบฟิลด์
- แทรกตัวแบ่งส่วนข้อมูล
- แทรกไทม์ไลน์
- รีเฟรชข้อมูล
- เปลี่ยนแหล่งข้อมูล
- ย้าย PivotTable
- แก้คำสั่งซื้อ (หากมีการคำนวณเพิ่มเติม)
- PivotChart
ออกแบบ
บางส่วนของ DESIGN คำสั่ง Ribbon คือ -
- เค้าโครง PivotTable
- ตัวเลือกสำหรับผลรวมย่อย
- ตัวเลือกสำหรับผลรวมทั้งหมด
- แบบฟอร์มรายงาน
- ตัวเลือกสำหรับแถวว่าง
- ตัวเลือกรูปแบบ PivotTable
- สไตล์ PivotTable
การขยายและการยุบฟิลด์
คุณสามารถขยายหรือยุบรายการทั้งหมดของเขตข้อมูลที่เลือกได้สองวิธี -
- โดยเลือกสัญลักษณ์
- โดยการคลิกช่องขยายหรือยุบเขตข้อมูลบนริบบิ้นวิเคราะห์
โดยการเลือกสัญลักษณ์ขยาย
หรือสัญลักษณ์ยุบ
ทางด้านซ้ายของเขตข้อมูลที่เลือก


- เลือกเซลล์ที่มีทิศตะวันออกใน PivotTable
- คลิกสัญลักษณ์ยุบ

ไอเท็มทั้งหมดที่อยู่ใต้ตะวันออกจะถูกยุบ ยุบสัญลักษณ์ด้านซ้ายของตะวันออกเปลี่ยนแปลงสัญลักษณ์



คุณสามารถสังเกตได้ว่ามีเพียงรายการด้านล่างตะวันออกเท่านั้นที่ถูกยุบ ส่วนที่เหลือของรายการ PivotTable เป็นไปตามที่เป็นอยู่
คลิกสัญลักษณ์ขยาย

ใช้ ANALYZE บน Ribbon
คุณสามารถยุบหรือขยายรายการทั้งหมดใน PivotTable พร้อมกันได้ด้วยคำสั่งขยายฟิลด์และยุบฟิลด์บน Ribbon
- คลิกเซลล์ที่มีทิศตะวันออกใน PivotTable
- คลิกแท็บวิเคราะห์บน Ribbon
- คลิกยุบฟิลด์ในกลุ่มฟิลด์ที่ใช้งานอยู่

รายการทั้งหมดของเขตข้อมูลตะวันออกใน PivotTable จะยุบ

คลิกขยายฟิลด์ในกลุ่ม Active Field

รายการทั้งหมดจะปรากฏขึ้น
รายงานรูปแบบการนำเสนอ
คุณสามารถเลือกรูปแบบการนำเสนอสำหรับ PivotTable ของคุณได้ตามที่คุณต้องการรวมไว้เป็นรายงาน เลือกสไตล์ที่เหมาะกับงานนำเสนอหรือรายงานที่เหลือของคุณ อย่างไรก็ตามอย่าเบื่อกับรูปแบบเพราะรายงานที่ให้ผลกระทบในการแสดงผลลัพธ์จะดีกว่ารายงานที่มีสีสันเสมอซึ่งไม่เน้นจุดข้อมูลที่สำคัญ
- คลิกตะวันออกใน PivotTable
- คลิกวิเคราะห์
- คลิกการตั้งค่าฟิลด์ในกลุ่มฟิลด์ที่ใช้งานอยู่ กล่องโต้ตอบการตั้งค่าฟิลด์จะปรากฏขึ้น
- คลิกแท็บ Layout & Print
- เลือกแทรกบรรทัดว่างหลังป้ายกำกับแต่ละรายการ

แถวว่างจะแสดงหลังจากแต่ละค่าของเขตข้อมูลภูมิภาค
คุณสามารถแทรกแถวว่างจากไฟล์ DESIGN แท็บด้วย

- คลิกแท็บการออกแบบ
- คลิกรายงานเค้าโครงในกลุ่มเค้าโครง
- เลือกแสดงในแบบฟอร์มโครงร่างในรายการดรอปดาวน์

- วางเมาส์เหนือสไตล์ PivotTable ภาพตัวอย่างของสไตล์ที่วางเมาส์จะปรากฏขึ้น
- เลือกรูปแบบที่เหมาะกับรายงานของคุณ
PivotTable ในรูปแบบเค้าร่างพร้อมกับสไตล์ที่เลือกจะแสดงขึ้น

ไทม์ไลน์ใน PivotTables
หากต้องการทำความเข้าใจเกี่ยวกับการใช้ไทม์ไลน์ให้พิจารณาตัวอย่างต่อไปนี้ซึ่งข้อมูลการขายของรายการต่างๆจะได้รับพนักงานขายที่ชาญฉลาดและมีตำแหน่งที่ตั้ง มีข้อมูลทั้งหมด 1891 แถว

สร้าง PivotTable จากช่วงนี้ด้วย -
- สถานที่และพนักงานขายในแถวตามลำดับนั้น
- สินค้าในคอลัมน์
- ผลรวมของจำนวนเงินในการสรุปค่า

- คลิก PivotTable
- คลิกที่แท็บ INSERT
- คลิกไทม์ไลน์ในกลุ่มฟิลเตอร์ เส้นเวลาแทรกจะปรากฏขึ้น

คลิกวันที่และคลิกตกลง กล่องโต้ตอบไทม์ไลน์จะปรากฏขึ้นและเครื่องมือไทม์ไลน์จะปรากฏบน Ribbon

- ในกล่องโต้ตอบไทม์ไลน์เลือก MONTHS
- จากรายการแบบเลื่อนลงให้เลือก QUARTERS
- คลิก 2014 Q2
- กดปุ่ม Shift ค้างไว้แล้วลากไปที่ 2014 Q4
ไทม์ไลน์ถูกเลือกเป็น Q2 - Q4 2014
PivotTable ถูกกรองลงในไทม์ไลน์นี้
