การทำงานกับชื่อช่วง

ในขณะที่ทำการวิเคราะห์ข้อมูลการอ้างอิงถึงข้อมูลต่างๆจะมีความหมายและง่ายกว่าหากการอ้างอิงมาจาก Names มากกว่าการอ้างอิงเซลล์ไม่ว่าจะเป็นเซลล์เดียวหรือช่วงของเซลล์ ตัวอย่างเช่นหากคุณกำลังคำนวณมูลค่าปัจจุบันสุทธิตามอัตราคิดลดและชุดกระแสเงินสดสูตร

Net_Present_Value = NPV (Discount_Rate, Cash_Flows)

มีความหมายมากกว่า

C10 = NPV (C2, C6: C8)

ด้วย Excel คุณสามารถสร้างและใช้ชื่อที่มีความหมายกับส่วนต่างๆของข้อมูลของคุณได้ ข้อดีของการใช้ชื่อช่วง ได้แก่ -

• ชื่อช่วงที่มีความหมาย (เช่น Cash_Flows) นั้นง่ายต่อการจดจำมากกว่าที่อยู่ของช่วง (เช่น C6: C8)

• การป้อนชื่อมีโอกาสเกิดข้อผิดพลาดน้อยกว่าการป้อนที่อยู่ของเซลล์หรือช่วง

• ถ้าคุณพิมพ์ชื่อในสูตรไม่ถูกต้อง Excel จะแสดงไฟล์ #NAME? ข้อผิดพลาด

• คุณสามารถย้ายไปยังส่วนต่างๆของแผ่นงานของคุณได้อย่างรวดเร็วโดยใช้ชื่อที่กำหนด

• ด้วยชื่อสูตรของคุณจะเข้าใจง่ายขึ้นและใช้งานง่ายขึ้น ตัวอย่างเช่นสูตร Net_Income = Gross_Income - การหักเงินจะใช้งานง่ายกว่า C40 = C20 - B18

• การสร้างสูตรด้วยชื่อช่วงนั้นง่ายกว่าการใช้ที่อยู่เซลล์หรือช่วง คุณสามารถคัดลอกชื่อเซลล์หรือช่วงลงในสูตรได้โดยใช้สูตรเติมข้อความอัตโนมัติ

ในบทนี้คุณจะได้เรียนรู้ -

• กฎไวยากรณ์สำหรับชื่อ
• การสร้างชื่อสำหรับการอ้างอิงเซลล์
• การสร้างชื่อสำหรับค่าคงที่
• การจัดการชื่อ
• ขอบเขตของชื่อที่คุณกำหนด
• การแก้ไขชื่อ
• การกรองชื่อ
• การลบชื่อ
• การใช้ชื่อ
• การใช้ชื่อในสูตร
• การดูชื่อในสมุดงาน
• ใช้วางชื่อและวางรายการ
• การใช้ชื่อสำหรับจุดตัดของช่วง
• การคัดลอกสูตรด้วยชื่อ

การคัดลอกชื่อโดยใช้การเติมสูตรอัตโนมัติ

พิมพ์อักษรตัวแรกของชื่อในสูตร กล่องแบบเลื่อนลงจะปรากฏขึ้นพร้อมชื่อฟังก์ชันและชื่อช่วง เลือกชื่อที่ต้องการ มันถูกคัดลอกลงในสูตรของคุณ

กฎไวยากรณ์ของชื่อช่วง

Excel มีกฎไวยากรณ์ต่อไปนี้สำหรับชื่อ -

• คุณสามารถใช้ตัวอักษรตัวเลขและสัญลักษณ์ผสมกันไม่ว่าจะเป็นขีดล่างแบ็กสแลชและจุด ไม่อนุญาตให้ใช้สัญลักษณ์อื่น ๆ

• ชื่อสามารถขึ้นต้นด้วยอักขระขีดล่างหรือแบ็กสแลช

• ชื่อต้องไม่ขึ้นต้นด้วยตัวเลข (ตัวอย่าง - 1stQuarter) หรือคล้ายกับที่อยู่เซลล์ (ตัวอย่าง - QTR1)

• หากคุณต้องการใช้ชื่อดังกล่าวให้นำหน้าชื่อด้วยเครื่องหมายขีดล่างหรือแบ็กสแลช (ตัวอย่าง - \ 1stQuarter, _QTR1)

• ชื่อต้องไม่มีช่องว่าง หากคุณต้องการแยกแยะคำสองคำในชื่อคุณสามารถใช้ขีดล่าง (ตัวอย่าง - Cash_Flows แทนกระแสเงินสด)

• ชื่อที่คุณกำหนดไม่ควรขัดแย้งกับชื่อที่กำหนดไว้ภายในของ Excel เช่น Print_Area, Print_Titles, Consolidate_Area, and Sheet_Title. หากคุณกำหนดชื่อเดียวกันชื่อเหล่านี้จะแทนที่ชื่อภายในของ Excel และคุณจะไม่ได้รับข้อความแสดงข้อผิดพลาดใด ๆ อย่างไรก็ตามไม่แนะนำให้ทำเช่นนั้น

• ตั้งชื่อให้สั้น แต่เข้าใจได้แม้ว่าคุณจะใช้อักขระได้ไม่เกิน 255 ตัว

การสร้างชื่อช่วง

คุณสามารถสร้างชื่อช่วงได้สองวิธี -

• ใช้ Name box.

• ใช้ New Name กล่องโต้ตอบ

• ใช้ Selection กล่องโต้ตอบ

สร้างชื่อช่วงโดยใช้กล่องชื่อ

ในการสร้างชื่อช่วงโดยใช้ Nameช่องทางด้านซ้ายของแถบสูตรเป็นวิธีที่เร็วที่สุด ทำตามขั้นตอนด้านล่าง -

Step 1 - เลือกช่วงที่คุณต้องการกำหนดชื่อ

Step 2 - คลิกที่กล่องชื่อ

Step 3 - พิมพ์ชื่อและกด Enter เพื่อสร้างชื่อ

สร้างชื่อช่วงโดยใช้กล่องโต้ตอบชื่อใหม่

คุณยังสามารถสร้างชื่อช่วงโดยใช้กล่องโต้ตอบชื่อใหม่จากแท็บสูตร

Step 1 - เลือกช่วงที่คุณต้องการกำหนดชื่อ

Step 2 - คลิกแท็บสูตร

Step 3- คลิกกำหนดชื่อในกลุ่มชื่อที่กำหนด New Name กล่องโต้ตอบปรากฏขึ้น

Step 4 - พิมพ์ชื่อในช่องถัดจากชื่อ

Step 5- ตรวจสอบว่าช่วงที่เลือกและแสดงในกล่องอ้างอิงถูกต้อง คลิกตกลง

สร้างชื่อช่วงโดยใช้กล่องโต้ตอบสร้างชื่อจากส่วนที่เลือก

คุณยังสามารถสร้างชื่อช่วงโดยใช้ไฟล์ Create Names จากกล่องโต้ตอบการเลือกจากแท็บสูตรเมื่อคุณมีค่าข้อความที่อยู่ติดกับช่วงของคุณ

Step 1 - เลือกช่วงที่คุณต้องการกำหนดชื่อพร้อมกับแถว / คอลัมน์ที่มีชื่อ

Step 2 - คลิกแท็บสูตร

Step 3 - คลิก Create from Selectionในกลุ่ม Defined Names Create Names from Selection กล่องโต้ตอบปรากฏขึ้น

Step 4 - เลือกแถวบนสุดเมื่อข้อความปรากฏในแถวบนสุดของการเลือก

Step 5- ตรวจสอบช่วงที่เลือกและแสดงในช่องถัดจากอ้างอิงว่าถูกต้อง คลิกตกลง

ตอนนี้คุณสามารถค้นหาค่าที่ใหญ่ที่สุดในช่วงด้วย =Sum(ชื่อนักเรียน) ดังภาพด้านล่าง -

คุณสามารถสร้างชื่อด้วยการเลือกหลายรายการได้เช่นกัน ในตัวอย่างด้านล่างนี้คุณสามารถตั้งชื่อแถวของเครื่องหมายของนักเรียนแต่ละคนด้วยชื่อนักเรียน

ตอนนี้คุณสามารถหาคะแนนรวมของนักเรียนแต่ละคนได้ด้วย =Sum (ชื่อนักเรียน) ดังที่แสดงด้านล่าง

การสร้างชื่อสำหรับค่าคงที่

สมมติว่าคุณมีค่าคงที่ที่จะใช้ตลอดทั้งสมุดงานของคุณ คุณสามารถกำหนดชื่อให้โดยตรงโดยไม่ต้องวางไว้ในเซลล์

ในตัวอย่างด้านล่างอัตราดอกเบี้ยธนาคารออมสินกำหนดไว้ที่ 5%

• คลิกกำหนดชื่อ
• ในกล่องโต้ตอบชื่อใหม่พิมพ์ Savings_Bank_Interest_Rate ในกล่องชื่อ
• ในขอบเขตเลือกสมุดงาน
• ในกล่องอ้างอิงให้ล้างเนื้อหาและพิมพ์ 5%
• คลิกตกลง

ชื่อ Savings_Bank_Interest_Rateถูกตั้งค่าเป็นค่าคงที่ 5% คุณสามารถตรวจสอบได้ในตัวจัดการชื่อ คุณจะเห็นว่าค่านี้ตั้งไว้ที่ 0.05 และในRefers to = 0.05 ถูกวาง

การจัดการชื่อ

สมุดงาน Excel สามารถมีเซลล์และช่วงที่มีชื่อกี่เซลล์ก็ได้ คุณสามารถจัดการชื่อเหล่านี้ด้วยตัวจัดการชื่อ

• คลิกแท็บสูตร

• คลิก Name Manager ใน Defined Namesกลุ่ม. Name Managerกล่องโต้ตอบปรากฏขึ้น ชื่อทั้งหมดที่กำหนดไว้ในสมุดงานปัจจุบันจะปรากฏขึ้น

รายชื่อของ Names จะแสดงพร้อมกับที่กำหนด Values, Cell Reference (รวมถึงชื่อแผ่นงาน), Scope และ Comment.

ผู้จัดการชื่อมีตัวเลือกในการ -

• กำหนด a New ชื่อด้วย New ปุ่ม.

• Edit ชื่อที่กำหนด

• Delete ชื่อที่กำหนด

• Filter ชื่อที่กำหนดตามประเภท

• แก้ไขช่วงของชื่อที่กำหนดว่ามัน Refers to.

ขอบเขตของชื่อ

Scopeของชื่อโดยค่าเริ่มต้นคือสมุดงาน คุณสามารถค้นหาไฟล์Scope ของชื่อที่กำหนดจากรายการชื่อภายใต้ Scope คอลัมน์ใน Name Manager.

คุณสามารถกำหนดไฟล์ Scope ของก New Name เมื่อคุณกำหนดชื่อโดยใช้ New Nameกล่องโต้ตอบ ตัวอย่างเช่นคุณกำลังกำหนดชื่อ Interest_Rate จากนั้นคุณจะเห็นว่าไฟล์Scope ของ New Name Interest_Rate คือ Workbook.

สมมติว่าคุณต้องการไฟล์ Scope ของอัตราดอกเบี้ยนี้ถูก จำกัด ไว้สำหรับสิ่งนี้ Worksheet เท่านั้น.

Step 1- คลิกลูกศรลงในกล่องขอบเขต ตัวเลือกขอบเขตที่มีอยู่จะปรากฏในรายการดรอปดาวน์

ตัวเลือกขอบเขต ได้แก่ Workbookและชื่อแผ่นงานในสมุดงาน

Step 2- คลิกชื่อแผ่นงานปัจจุบันในกรณีนี้คือ NPV แล้วคลิกตกลง คุณสามารถกำหนด / ค้นหาชื่อแผ่นงานในแท็บแผ่นงาน

Step 3 - ในการตรวจสอบว่าขอบเขตคือแผ่นงานให้คลิก Name Manager. ในคอลัมน์ขอบเขตคุณจะพบ NPV สำหรับ Interest_Rate ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถใช้ Name Interest_Rate ใน Worksheet NPV เท่านั้น แต่ใช้ไม่ได้ในแผ่นงานอื่น

Note - เมื่อคุณกำหนดขอบเขตของชื่อแล้วจะไม่สามารถแก้ไขได้ในภายหลัง

การลบชื่อที่มีค่าผิดพลาด

ในบางครั้งการกำหนดชื่ออาจมีข้อผิดพลาดจากหลายสาเหตุ คุณสามารถลบชื่อดังกล่าวได้ดังนี้ -

Step 1 - คลิก Filter ใน Name Manager กล่องโต้ตอบ

ตัวเลือกการกรองต่อไปนี้จะปรากฏขึ้น -

• ล้างตัวกรอง
• ชื่อที่กำหนดขอบเขตไว้ในแผ่นงาน
• ชื่อที่กำหนดขอบเขตไว้ในสมุดงาน
• ชื่อที่มีข้อผิดพลาด
• ชื่อที่ไม่มีข้อผิดพลาด
• ชื่อที่กำหนด
• ชื่อตาราง

คุณสามารถสมัคร Filter ไปที่ defined Names โดยเลือกตัวเลือกเหล่านี้อย่างน้อยหนึ่งตัวเลือก

Step 2 - เลือก Names with Errors. ชื่อที่มีค่าความผิดพลาดจะปรากฏขึ้น

Step 3 - จากรายการที่ได้รับของ Namesเลือกรายการที่คุณต้องการลบแล้วคลิก Delete.

คุณจะได้รับข้อความยืนยันการลบ คลิกตกลง

การแก้ไขชื่อ

คุณสามารถใช้ไฟล์ Edit ตัวเลือกใน Name Manager กล่องโต้ตอบถึง -

• เปลี่ยน Name.

• แก้ไขไฟล์ Refers to พิสัย

• แก้ไขไฟล์ Comment ใน Name.

เปลี่ยนชื่อ

Step 1 - คลิกเซลล์ที่มีฟังก์ชัน Large.

คุณจะเห็นว่ามีการเพิ่มค่าอีกสองค่าในอาร์เรย์ แต่จะไม่รวมอยู่ในฟังก์ชันเนื่องจากไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของ Array1

Step 2 - คลิกไฟล์ Name คุณต้องการแก้ไขในไฟล์ Name Managerกล่องโต้ตอบ ในกรณีนี้,Array1.

Step 3 - คลิก Edit. Edit Name กล่องโต้ตอบปรากฏขึ้น

Step 4 - เปลี่ยนไฟล์ Name โดยพิมพ์ชื่อใหม่ที่คุณต้องการในไฟล์ Name Box.

Step 5 - คลิกไฟล์ Range ทางด้านขวาของ Refers to กล่องและรวมการอ้างอิงเซลล์ใหม่

Step 6 - เพิ่มไฟล์ Comment (ไม่จำเป็น)

สังเกตว่า Scope ถูกปิดการใช้งานและไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้

คลิกตกลง คุณจะสังเกตเห็นการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้น

การใช้ชื่อ

ลองพิจารณาตัวอย่างต่อไปนี้ -

ตามที่คุณสังเกตชื่อจะไม่ถูกกำหนดและใช้ในฟังก์ชัน PMT หากคุณวางฟังก์ชันนี้ไว้ที่อื่นในเวิร์กชีตคุณต้องจำไว้ด้วยว่าค่าพารามิเตอร์อยู่ตรงไหน คุณรู้ว่าการใช้ชื่อเป็นตัวเลือกที่ดีกว่า

ในกรณีนี้ฟังก์ชันถูกกำหนดไว้แล้วด้วยการอ้างอิงเซลล์ที่ไม่มีชื่อ คุณยังสามารถกำหนดชื่อและนำไปใช้ได้

Step 1 - การใช้ Create from Selectionกำหนดชื่อ

Step 2- เลือกเซลล์ที่มีสูตร คลิก

ถัดจากDefine Name ใน Defined Names กลุ่มบน Formulasแท็บ จากรายการดรอปดาวน์คลิกApply Names.

Step 3 - Apply Namesกล่องโต้ตอบปรากฏขึ้น เลือกไฟล์Names ที่คุณต้องการ Apply แล้วคลิกตกลง

ชื่อที่เลือกจะถูกนำไปใช้กับเซลล์ที่เลือก

นอกจากนี้คุณยังสามารถ Apply Names ไปยังแผ่นงานทั้งหมดโดยเลือกแผ่นงานและทำซ้ำขั้นตอนข้างต้น

การใช้ชื่อในสูตร

คุณสามารถใช้ไฟล์ Name ใน Formula ด้วยวิธีต่อไปนี้ -

• การพิมพ์ไฟล์ Name ถ้าคุณจำได้หรือ

• พิมพ์ตัวอักษรหนึ่งหรือสองตัวแรกและใช้ Excel Formula Autocomplete ลักษณะเฉพาะ.

• คลิกใช้ในสูตรในกลุ่มชื่อที่กำหนดบนแท็บสูตร

  • เลือกชื่อที่ต้องการจากรายการแบบเลื่อนลงของชื่อที่กำหนด

  • ดับเบิลคลิกที่ชื่อนั้น

• ใช้ Paste Name กล่องโต้ตอบ

  • เลือกตัวเลือกวางชื่อจากรายการแบบเลื่อนลงของชื่อที่กำหนด กล่องโต้ตอบ Paste Name จะปรากฏขึ้น

  • เลือกไฟล์ Name ใน Paste Names ไดอะล็อกบ็อกซ์แล้วดับเบิลคลิก

การดูชื่อในสมุดงาน

คุณสามารถรับไฟล์ Names ในสมุดงานของคุณพร้อมกับไฟล์ References และ Save พวกเขาหรือ Print พวกเขา

• คลิกเซลล์ว่างที่คุณต้องการคัดลอกไฟล์ Names ในสมุดงานของคุณ

• คลิก Use in Formula ใน Defined Names กลุ่ม.

• คลิก Paste Names จากรายการแบบเลื่อนลง

• คลิก Paste List ใน Paste Name กล่องโต้ตอบที่ปรากฏขึ้น

รายชื่อและข้อมูลอ้างอิงที่เกี่ยวข้องจะถูกคัดลอกไปยังตำแหน่งที่ระบุบนแผ่นงานของคุณดังที่แสดงในภาพหน้าจอด้านล่าง -

การใช้ชื่อสำหรับทางแยกช่วง

Range Intersections คือเซลล์แต่ละเซลล์ที่มีสองช่วงที่เหมือนกัน

ตัวอย่างเช่นในข้อมูลที่ระบุด้านล่างช่วง B6: F6 และช่วง C3: C8 มีเซลล์ C6 เหมือนกันซึ่งจริง ๆ แล้วแสดงถึงคะแนนที่นักเรียน Kodeda, Adam ในการสอบ 1

คุณสามารถทำให้สิ่งนี้มีความหมายมากขึ้นด้วยไฟล์ Range Names.

• สร้าง Names ด้วย Create from Selection สำหรับทั้งนักเรียนและการสอบ

• ของคุณ Names จะมีลักษณะดังนี้ -

• ประเภท =Kodeda_Adam Exam_1 ใน B11.

ที่นี่คุณกำลังใช้การดำเนินการ Range Intersection ช่องว่างระหว่างสองช่วง

สิ่งนี้จะแสดงเครื่องหมายของ Kodeda, Adam ในการสอบ 1 ที่ให้ไว้ในเซลล์ C6

การคัดลอกสูตรด้วยชื่อ

คุณสามารถคัดลอกสูตรที่มีชื่อโดย Copyและ Paste ภายในแผ่นงานเดียวกัน

คุณยังสามารถคัดลอกสูตรที่มีชื่อไปยังแผ่นงานอื่นได้โดย copy และ pasteให้ทั้งหมด names ใน formula มี workbook เช่น Scope. มิฉะนั้นคุณจะได้รับไฟล์#VALUE ข้อผิดพลาด