การวิเคราะห์ข้อมูล Excel - การเรียงลำดับ

การจัดเรียงข้อมูลเป็นส่วนหนึ่งของการวิเคราะห์ข้อมูล คุณสามารถจัดเรียงรายชื่อตามลำดับตัวอักษรรวบรวมรายการตัวเลขยอดขายจากสูงสุดไปต่ำสุดหรือเรียงลำดับแถวตามสีหรือไอคอน การจัดเรียงข้อมูลช่วยให้คุณเห็นภาพและทำความเข้าใจข้อมูลได้ดีขึ้นอย่างรวดเร็วจัดระเบียบและค้นหาข้อมูลที่คุณต้องการและในที่สุดก็ตัดสินใจได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

คุณสามารถจัดเรียงตามคอลัมน์หรือตามแถว ประเภทส่วนใหญ่ที่คุณใช้จะเป็นประเภทคอลัมน์

คุณสามารถจัดเรียงข้อมูลในคอลัมน์อย่างน้อยหนึ่งคอลัมน์โดย

• ข้อความ (A ถึง Z หรือ Z ถึง A)
• ตัวเลข (น้อยที่สุดไปมากที่สุดหรือมากที่สุดไปน้อยที่สุด)
• วันที่และเวลา
• รายการที่กำหนดเอง (เช่นขนาดใหญ่ปานกลางและเล็ก)
• รวมถึงสีของเซลล์สีแบบอักษรหรือชุดไอคอน

เกณฑ์การจัดเรียงสำหรับตารางจะถูกบันทึกไว้ในสมุดงานเพื่อให้คุณสามารถนำการจัดเรียงไปใช้กับตารางนั้นซ้ำได้ทุกครั้งที่คุณเปิดสมุดงาน ไม่มีการบันทึกเกณฑ์การจัดเรียงสำหรับช่วงของเซลล์ สำหรับประเภทหลายคอลัมน์หรือประเภทที่ใช้เวลาสร้างนานคุณสามารถแปลงช่วงเป็นตารางได้ จากนั้นคุณสามารถนำการจัดเรียงไปใช้ใหม่ได้เมื่อคุณเปิดสมุดงาน

ในตัวอย่างทั้งหมดในส่วนต่อไปนี้คุณจะพบตารางเท่านั้นเนื่องจากการจัดเรียงตารางมีความหมายมากกว่า

เรียงตามข้อความ

คุณสามารถจัดเรียงตารางโดยใช้คอลัมน์ที่มีข้อความ

ตารางต่อไปนี้มีข้อมูลเกี่ยวกับพนักงานในองค์กร (คุณสามารถดูได้เพียงไม่กี่แถวแรกในข้อมูล)

• ในการจัดเรียงตารางตามชื่อคอลัมน์ที่มีข้อความให้คลิกส่วนหัวของคอลัมน์ - Title.

• คลิก Data แท็บ

• ใน Sort & Filter กลุ่มคลิก Sort A to Z

ตารางจะเรียงตามคอลัมน์ - ชื่อเรื่องตามลำดับตัวอักษรและตัวเลขจากน้อยไปหามาก

Note - คุณสามารถจัดเรียงตามลำดับตัวอักษรและตัวเลขจากมากไปหาน้อยโดยคลิก Sort Z to A. นอกจากนี้คุณยังสามารถจัดเรียงด้วยตัวเลือกที่คำนึงถึงขนาดตัวพิมพ์ ผ่านไฟล์Sort by a Custom List ส่วนที่ระบุด้านล่าง

เรียงตามตัวเลข

ในการจัดเรียงตารางตามคอลัมน์ ManagerID ที่มีตัวเลขให้ทำตามขั้นตอนด้านล่าง -

• คลิกส่วนหัวของคอลัมน์ - ManagerID

• คลิก Data แท็บ

• ใน Sort & Filter กลุ่มคลิก Sort A to Z

คอลัมน์ ManagerID จะเรียงตามลำดับตัวเลขจากน้อยไปมาก คุณสามารถจัดเรียงตามลำดับตัวเลขจากมากไปหาน้อยโดยคลิกเรียงลำดับจาก Z ถึง A

เรียงตามวันที่หรือเวลา

ในการจัดเรียงตารางตามคอลัมน์ HireDate ที่มี Dates ให้ทำตามขั้นตอนด้านล่าง -

• คลิกส่วนหัวของคอลัมน์ - HireDate

• คลิก Data แท็บ

• ใน Sort & Filter กลุ่มคลิก Sort A to Z ดังที่แสดงในภาพหน้าจอด้านล่าง -

คอลัมน์ - HireDate จะเรียงลำดับโดยเรียงวันที่จากเก่าที่สุดไปหาใหม่ที่สุด คุณสามารถจัดเรียงวันที่จากใหม่สุดไปหาเก่าที่สุดได้โดยคลิกSort Z to A.

เรียงตามสีของเซลล์

ในการจัดเรียงตารางตามเครื่องหมายรวมของคอลัมน์ที่มีเซลล์ที่มีสี (จัดรูปแบบตามเงื่อนไข) -

• คลิกส่วนหัวของคอลัมน์ - Total Marks

• คลิก Data แท็บ

• ใน Sort & Filter กลุ่มคลิก Sort. กล่องโต้ตอบการจัดเรียงจะปรากฏขึ้น

• เลือก Sort By เป็นผลรวม Sort on เช่น Cell Color และระบุสีเขียวใน Order. คลิกเพิ่มระดับ

• เลือก Sort By เป็นผลรวม Sort on เช่น Cell Color และระบุสีเหลืองใน Order. คลิกเพิ่มระดับ

• เลือก Sort By เป็นผลรวม Sort on เช่น Cell Color และระบุสีแดงใน Order.

คอลัมน์ - เครื่องหมายรวมจะถูกจัดเรียงตามสีของเซลล์ตามที่ระบุไว้ในคำสั่งซื้อ

เรียงตามสีตัวอักษร

ในการเรียงลำดับคอลัมน์ Total Marks ในตารางซึ่งประกอบด้วยเซลล์ที่มีสีฟอนต์ (จัดรูปแบบตามเงื่อนไข) -

• คลิกส่วนหัวของคอลัมน์ - Total Marks

• คลิก Data แท็บ

• ใน Sort & Filter กลุ่มคลิก Sort. กล่องโต้ตอบการจัดเรียงจะปรากฏขึ้น

• เลือก Sort By เป็นผลรวม Sort On เช่น Font Colorและระบุสีเขียวตามลำดับ คลิกเพิ่มระดับ

• เลือก Sort By เป็นผลรวม Sort On เช่น Font Color และระบุสีเหลืองใน Order. คลิกเพิ่มระดับ

• เลือก Sort By เป็นผลรวม Sort On เช่น Font Color และระบุสีแดงใน Order.

คอลัมน์ - เครื่องหมายรวมถูกจัดเรียงตามสีแบบอักษรตามที่ระบุไว้ในคำสั่งซื้อ

เรียงตามไอคอนเซลล์

ในการจัดเรียงตารางตามคอลัมน์ Total Marks ที่มีเซลล์ที่มีไอคอนเซลล์ (จัดรูปแบบตามเงื่อนไข) ให้ทำตามขั้นตอนด้านล่าง -

• คลิกส่วนหัวของคอลัมน์ - Total Marks

• คลิก Data แท็บ

• ใน Sort & Filter กลุ่มคลิก Sort. กล่องโต้ตอบการจัดเรียงจะปรากฏขึ้น

• เลือก Sort By เป็นผลรวม Sort On เช่น Cell Icon และระบุใน

  
  Order. คลิกเพิ่มระดับ

• เลือก Sort By เป็นผลรวม Sort On เช่น Cell Iconและระบุ

  
  ในคำสั่งซื้อ คลิกเพิ่มระดับ

• เลือก Sort By เป็นผลรวม Sort On เช่น Cell Iconและระบุ

  
  ในคำสั่งซื้อ

คอลัมน์ - เครื่องหมายรวมจะถูกจัดเรียงตามไอคอนเซลล์ตามที่ระบุไว้ในคำสั่งซื้อ

จัดเรียงตามรายการที่กำหนดเอง

คุณสามารถสร้างรายการแบบกำหนดเองและจัดเรียงตารางตามรายการแบบกำหนดเอง

ในตารางด้านล่างคุณจะพบคอลัมน์ตัวบ่งชี้ที่มีชื่อเรื่อง - ตำแหน่ง มีค่าสูงปานกลางและต่ำตามตำแหน่งของเครื่องหมายรวมที่เกี่ยวข้องกับช่วงทั้งหมด

ตอนนี้สมมติว่าคุณต้องการจัดเรียงคอลัมน์ - ตำแหน่งโดยมีค่าสูงทั้งหมดอยู่ด้านบนค่าต่ำทั้งหมดที่ด้านล่างและค่ากลางทั้งหมดที่อยู่ระหว่าง นั่นหมายความว่าลำดับที่คุณต้องการคือต่ำกลางและสูง ด้วยSort A to Zคุณจะได้รับคำสั่งซื้อสูงต่ำและปานกลาง ในทางกลับกันกับSort Z to Aคุณจะได้รับคำสั่งซื้อปานกลางต่ำและสูง

คุณสามารถแก้ไขได้คือการสร้างรายการที่กำหนดเอง

• กำหนดลำดับสำหรับรายการแบบกำหนดเองเป็นสูงกลางและต่ำในช่วงของเซลล์ดังที่แสดงด้านล่าง

• เลือกช่วงนั้น

• คลิก File แท็บ

• คลิก Options. ในExcel Options กล่องโต้ตอบคลิก Advanced.

• เลื่อนไปที่ไฟล์ General.

• คลิก Edit Custom Lists.

Edit Custom Listsกล่องโต้ตอบปรากฏขึ้น ช่วงการเลือกในแผ่นงานจะปรากฏในไฟล์Import list from cells Box. คลิกImport.

รายการที่กำหนดเองของคุณจะถูกเพิ่มลงในไฟล์ Custom Lists. คลิกตกลง

ขั้นตอนต่อไปคือการจัดเรียงตารางด้วย Custom List นี้

• คลิกคอลัมน์ - ตำแหน่ง คลิกที่Sort. ในSort กล่องโต้ตอบให้แน่ใจ Sort By คือตำแหน่ง Sort On คือค่า

• คลิกที่ Order. เลือกCustom List. กล่องโต้ตอบรายการที่กำหนดเองจะปรากฏขึ้น

• คลิกที่ High, Medium, Lowรายการที่กำหนดเอง คลิกตกลง

ใน Sort กล่องโต้ตอบใน Order กล่อง, High, Medium, Lowปรากฏขึ้น คลิกตกลง

ตารางจะเรียงตามลำดับที่กำหนด - สูงกลางต่ำ

คุณสามารถสร้าง Custom Lists ตามค่าต่อไปนี้ -

• Text
• Number
• Date
• Time

คุณไม่สามารถสร้างรายการแบบกำหนดเองตามรูปแบบเช่นตามสีของเซลล์ / แบบอักษรหรือไอคอนเซลล์

เรียงตามแถว

คุณสามารถจัดเรียงตารางตามแถวได้เช่นกัน ทำตามขั้นตอนด้านล่าง -

• คลิกแถวที่คุณต้องการจัดเรียงข้อมูล

• คลิก Sort.

• ใน Sort กล่องโต้ตอบคลิก Options. Sort Options กล่องโต้ตอบจะเปิดขึ้น

• ภายใต้ Orientationคลิก Sort from left to right. คลิกตกลง

• คลิก Sort byแถว. เลือกแถว

• เลือกค่าสำหรับจัดเรียง On และใหญ่ที่สุดถึงเล็กที่สุดสำหรับ Order.

ข้อมูลจะถูกจัดเรียงตามแถวที่เลือกตามลำดับจากมากไปหาน้อย

จัดเรียงตามคอลัมน์หรือแถวมากกว่าหนึ่งคอลัมน์

คุณสามารถจัดเรียงตารางได้มากกว่าหนึ่งคอลัมน์หรือแถว

• คลิกตาราง

• คลิก Sort.

• ใน Sort กล่องโต้ตอบระบุคอลัมน์ที่คุณต้องการเรียงลำดับก่อน

ในภาพหน้าจอด้านล่างนี้ Sort By หัวข้อ, Sort On ค่า Order เลือก A - Z

• คลิก Add Level ใน Sortกล่องโต้ตอบ Then By กล่องโต้ตอบปรากฏขึ้น

• ระบุคอลัมน์ที่คุณต้องการเรียงลำดับถัดไป

• ในภาพหน้าจอด้านล่างนี้ Then By HireDate, Sort On ค่า Order เลือกเก่าที่สุดไปใหม่ที่สุด

• คลิกตกลง

ข้อมูลจะถูกจัดเรียงสำหรับ Title ตามลำดับตัวอักษรและตัวเลขจากน้อยไปหามากตามด้วย HireDate คุณจะเห็นข้อมูลพนักงานเรียงตามชื่อเรื่องและในแต่ละหมวดหมู่ชื่อตามลำดับอาวุโส