การจัดการประสิทธิภาพ

บางทีแนวคิดที่สำคัญที่สุดประการหนึ่งของการบริหารผลการปฏิบัติงานก็คือเป็นกระบวนการที่ต่อเนื่องซึ่งสะท้อนถึงแนวทางการบริหารจัดการที่ดีตามปกติในการกำหนดทิศทางการติดตามและการวัดผลการดำเนินงาน

ไม่ควรกำหนดให้การจัดการประสิทธิภาพกับผู้จัดการเป็นสิ่งที่ 'พิเศษ' ที่พวกเขาต้องทำ ควรถือว่าเป็นหน้าที่ตามธรรมชาติที่ผู้จัดการที่ดีทุกคนปฏิบัติ เพื่อให้แน่ใจว่าวัฒนธรรมการจัดการประสิทธิภาพได้รับการสร้างและรักษาไว้การบริหารผลงานจำเป็นต้องได้รับการสนับสนุนอย่างแข็งขันและให้กำลังใจจากผู้บริหารระดับสูงซึ่งต้องทำให้ชัดเจนว่าถือเป็นวิธีการสำคัญในการบรรลุความสำเร็จขององค์กร

ที่สำคัญกระบวนการสนับสนุนของการบริหารผลงานจะต้องถูกแปลงให้เป็นจริงโดยการกระทำเช่นเดียวกับคำพูดของคนที่มีความรับผิดชอบสูงสุดในการดำเนินธุรกิจ

ระบบการประเมินผลงานมักจะสร้างขึ้นในงานประจำปี นี้ได้รับการดูแลโดยฝ่ายบุคคลของทุกองค์กร

กระบวนการจัดการประสิทธิภาพต่อเนื่อง

การจัดการประสิทธิภาพควรถือเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการจัดการที่ต่อเนื่อง นี่เป็นไปตามปรัชญาที่เน้น -

• ความสำเร็จของการปรับปรุงประสิทธิภาพอย่างต่อเนื่อง

• การพัฒนาทักษะและความสามารถอย่างต่อเนื่อง

• ว่าองค์กรเป็น 'องค์กรแห่งการเรียนรู้' ในแง่ที่ว่ามีการพัฒนาและประยุกต์ใช้การเรียนรู้ที่ได้รับจากประสบการณ์อยู่ตลอดเวลาและการวิเคราะห์ปัจจัยที่ก่อให้เกิดประสิทธิภาพในระดับสูง

ดังนั้นผู้จัดการและบุคคลควรมีความพร้อมเต็มใจและสามารถกำหนดและตอบสนองความต้องการในการพัฒนาและปรับปรุงเมื่อเกิดขึ้น เท่าที่ทำได้ควรบูรณาการการเรียนรู้และการทำงาน ซึ่งหมายความว่าควรให้กำลังใจแก่ผู้จัดการและสมาชิกในทีมทุกคนเพื่อเรียนรู้จากความสำเร็จความท้าทายและปัญหาที่มีอยู่ในงานวันนี้ของพวกเขา

ขั้นตอนการประเมินอย่างต่อเนื่องควรดำเนินการโดยอ้างอิงถึงวัตถุประสงค์ที่ตกลงกันไว้และการทำงานแผนพัฒนาและปรับปรุง การตรวจสอบความคืบหน้าอาจเกิดขึ้นอย่างไม่เป็นทางการหรือผ่านระบบการประชุมทีมที่มีอยู่ แต่ควรมีการทบทวนระหว่างกาลอย่างเป็นทางการมากขึ้นตามจุดที่กำหนดไว้ล่วงหน้าในปีเช่นรายไตรมาส

สำหรับบางทีมหรือแต่ละงานประเด็นเหล่านี้อาจเกี่ยวข้องกับ 'เหตุการณ์สำคัญ' ที่มีอยู่ในโครงการและแผนงาน การตัดสินใจว่าจะมีการประชุมดังกล่าวเมื่อใดขึ้นอยู่กับผู้จัดการแต่ละคนในการปรึกษาหารือกับพนักงานของตนและจะไม่เป็นส่วนหนึ่งของ 'ระบบ' ที่วางไว้

ผู้จัดการควรสนับสนุนการสนทนาอย่างสม่ำเสมอภายในรูปแบบของการบรรยายสรุปการประชุมทีมหรือกลุ่มหรือการประชุมทบทวนโครงการ นอกเหนือจากการประชุมร่วมแล้วผู้จัดการอาจมีการประชุมแบบตัวต่อตัวกับพนักงานเป็นประจำ

หากการบริหารผลการปฏิบัติงานจะมีประสิทธิผลจำเป็นต้องมีวาระการประชุมอย่างต่อเนื่องผ่านการประชุมเป็นประจำเพื่อให้มั่นใจว่าจะมีความก้าวหน้าที่ดีไปสู่การบรรลุวัตถุประสงค์ที่ตกลงไว้สำหรับแต่ละประเด็นสำคัญ ในระหว่างการประชุมระหว่างกาลเหล่านี้สามารถทบทวนความคืบหน้าในการบรรลุวัตถุประสงค์ในการดำเนินงานและส่วนบุคคลที่ตกลงกันไว้ตลอดจนงานที่เกี่ยวข้องแผนการพัฒนาและปรับปรุง

การประชุมทบทวนระหว่างกาลควรดำเนินการตามแนวการประชุมทบทวนหลัก ควรบันทึกผลลัพธ์ที่เฉพาะเจาะจงของการประชุมเป็นการแก้ไขข้อตกลงและวัตถุประสงค์และแผนงานเดิม ประเด็นหลักสองประการที่อาจเกิดขึ้นในระหว่างการจัดการประสิทธิภาพตลอดทั้งปีคือการปรับปรุงวัตถุประสงค์และการเรียนรู้อย่างต่อเนื่อง

การอัปเดตวัตถุประสงค์และแผนการทำงาน

ข้อตกลงและแผนประสิทธิภาพเป็นเอกสารการทำงาน ความต้องการใหม่และสถานการณ์ใหม่เกิดขึ้นดังนั้นจึงจำเป็นต้องมีการจัดทำข้อกำหนดสำหรับการปรับปรุงหรือแก้ไขวัตถุประสงค์และแผนการทำงาน สิ่งนี้เกี่ยวข้องกับ -

• พูดคุยถึงสิ่งที่เจ้าของงานทำและประสบความสำเร็จ

• การระบุข้อบกพร่องใด ๆ ในการบรรลุวัตถุประสงค์หรือมาตรฐานการประชุม

• กำหนดสาเหตุของความบกพร่องโดยเฉพาะอย่างยิ่งการตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงในสถานการณ์ที่งานดำเนินการระบุความต้องการและแรงกดดันใหม่ ๆ และพิจารณาแง่มุมของพฤติกรรมของแต่ละบุคคลหรือผู้จัดการที่มีส่วนทำให้เกิดปัญหา

• การยอมรับการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็นในวัตถุประสงค์และแผนการทำงานเพื่อตอบสนองต่อสถานการณ์ที่เกิดขึ้น

• ตกลงในการดำเนินการที่จำเป็นโดยบุคคลหรือผู้จัดการเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพ

การเรียนรู้อย่างต่อเนื่อง

การจัดการประสิทธิภาพมีจุดมุ่งหมายเพื่อเสริมสร้างการเรียนรู้จากประสบการณ์ - Learning by doing ซึ่งหมายถึงการเรียนรู้จากปัญหาความท้าทายและความสำเร็จที่มีอยู่ในกิจกรรมประจำวันของผู้คน

หลักการนี้สามารถขยายไปสู่สถานการณ์ใด ๆ เมื่อผู้จัดการให้คำแนะนำแก่ผู้คนหรือตกลงกับพวกเขาเกี่ยวกับสิ่งที่ต้องทำให้สำเร็จตามด้วยการทบทวนว่างานนั้นสำเร็จได้ดีเพียงใด การติดต่อในแต่ละวันดังกล่าวจัดให้มีการฝึกอบรมตลอดจนโอกาสในการเรียนรู้และการจัดการประสิทธิภาพเน้นย้ำว่าสิ่งเหล่านี้ควรเป็นการกระทำโดยเจตนา

ขอให้เราพิจารณาสองตัวอย่าง - หนึ่งใน Team level และอีกหนึ่งรายการที่ Individual level.

ตัวอย่าง 1

ทีมงานที่มีผู้จัดการเป็นหัวหน้าโครงการมีหน้าที่ในการพัฒนาและใช้ระบบคอมพิวเตอร์ใหม่สำหรับตอบคำถามเกี่ยวกับบัญชีลูกค้า ทีมงานจะเริ่มต้นด้วยการร่วมกันประเมินเงื่อนไขการอ้างอิงกำหนดการโครงการงบประมาณและผลลัพธ์ที่คาดว่าจะส่งมอบกับผู้นำของพวกเขา

จากนั้นทีมจะวิเคราะห์ความคืบหน้าและในการประชุม 'เหตุการณ์สำคัญ' เป็นระยะ ๆ จะทบทวนสิ่งที่บรรลุหรือไม่บรรลุผลตกลงกับบทเรียนที่ได้เรียนรู้และตัดสินใจเกี่ยวกับการดำเนินการใด ๆ ที่จำเป็นต้องดำเนินการในรูปแบบของการปรับเปลี่ยนวิธีการดำเนินการ โครงการสำหรับอนาคต การเรียนรู้เป็นส่วนหนึ่งโดยปริยายของบทวิจารณ์เหล่านี้เนื่องจากทีมงานจะตัดสินใจเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงใด ๆ ที่ควรทำกับวิธีการดำเนินการ - การเรียนรู้สามารถกำหนดได้ว่าเป็นการปรับเปลี่ยนพฤติกรรมผ่านประสบการณ์

ทีมจะต้องปรับเปลี่ยนพฤติกรรมตามที่องค์กรต้องการและได้เรียนรู้บทเรียนอะไรบ้างและต้องปฏิบัติอย่างไรในอนาคตบนพื้นฐานของการทบทวนนี้

แนวทางเดียวกันนี้จะนำไปใช้กับแต่ละบุคคลเช่นกัน

ตัวอย่าง 2

ผู้จัดการประจำภูมิภาคของ บริษัท ขายขนาดใหญ่จัดการประชุมทุกเดือนกับเจ้าหน้าที่ภาคสนามแต่ละคน ในการประชุมจะมีการทบทวนความคืบหน้าและปัญหาที่หารือ ความสำเร็จจะได้รับการวิเคราะห์เพื่อเพิ่มความเข้าใจของเจ้าหน้าที่ภาคสนามเกี่ยวกับสิ่งที่ต้องทำเพื่อทำซ้ำการปฏิบัติงานที่ประสบความสำเร็จในอนาคต

นี่คือตัวอย่างของการทบทวนโครงการหรืองานเป็นระยะ แต่การเรียนรู้อย่างต่อเนื่องอาจเกิดขึ้นได้น้อยลงอย่างเป็นทางการเมื่อหัวหน้าทีมในแผนกบัญชีสั่งให้ผู้ช่วยบัญชีเกี่ยวกับบทบาทของเธอในการวิเคราะห์ข้อมูลการจัดการจากแผนกการประกอบขั้นสุดท้ายซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของระบบต้นทุนตามกิจกรรมที่เพิ่งเปิดตัว

คำแนะนำจะครอบคลุมถึงสิ่งที่ต้องทำและวิธีการและหัวหน้าทีมจะตรวจสอบในภายหลังว่าสิ่งต่างๆเป็นไปตามแผนหรือไม่ สิ่งนี้จะเป็นโอกาสในการเรียนรู้เพิ่มเติมในส่วนของผู้ช่วยบัญชีที่หัวหน้าทีมแจ้งให้ทราบในทุกแง่มุมของงานที่มีปัญหาเกิดขึ้นในการทำให้สำเร็จ