नियोजन पर्यावरण

योजना प्रबंधन में मौलिक प्रक्रिया है जो धीरे-धीरे चलती है और एक कदम-दर-चरण दृष्टिकोण आमतौर पर अपनाया जाता है। इसमें उद्देश्यों का निर्धारण शामिल है और इन उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए आवश्यक भविष्य की कार्रवाई की रूपरेखा है। उपरोक्त आरेख नियोजन प्रक्रिया का प्रतिनिधित्व करता है।

उद्देश्य और लक्ष्य स्थापित करना

प्रबंधन योजना प्रक्रिया का पहला चरण संगठन के लिए विशिष्ट लक्ष्यों की पहचान करना है और प्रत्येक विभाग इकाई के लिए भी है। सफल होने के लिए एक व्यापक योजना प्रयास की आवश्यकता है कि प्रत्येक विभाग में प्रबंधक योजना प्रक्रिया में शामिल हों। इस प्रकार उद्देश्य और लक्ष्य जो संगठन के भविष्य के पाठ्यक्रम को निर्देशित करेंगे, स्पष्ट, संक्षिप्त और विशिष्ट होना चाहिए।

इस स्तर पर, नियोजन प्रक्रिया में प्रत्येक लक्ष्य का एक विस्तृत अवलोकन शामिल होना चाहिए, जिसमें उसके चयन का कारण और लक्ष्य-संबंधित परियोजनाओं के प्रत्याशित परिणाम शामिल हैं। इस प्रकार उद्देश्यों की स्थापना हर प्रमुख विभाग के लिए रूपरेखा के रूप में होती है, जो बदले में अधीनस्थ विभागों के उद्देश्यों को नियंत्रित करते हैं और इसी तरह रेखा के नीचे।

विकल्प का निर्धारण

अगला कदम खोज करना है और उन विकल्पों का पता लगाना है जो स्थापित उद्देश्यों की पूर्ति का मार्गदर्शन करेंगे। इस स्तर पर, प्रबंधकों को यह योजना बनाने की आवश्यकता है कि वे अपनी वर्तमान स्थिति से अपने भविष्य की स्थिति की ओर कैसे बढ़ें।

प्रबंधकों को कई विकल्प मिल सकते हैं, हालांकि, कम वांछित लोगों को छोड़ना और कुछ वांछित विकल्पों पर संकीर्ण होना सबसे अच्छा फिट समाधान की पहचान करने में मदद करेगा। प्रबंधक विभिन्न विकल्पों को निर्धारित करने के लिए मात्रात्मक तकनीकों, अनुसंधान, प्रयोग और अनुभव का सहारा ले सकता है।

मूल्यांकन और विकल्प चुनना

एक बार कार्रवाई के वैकल्पिक पाठ्यक्रम की पहचान हो जाने के बाद, प्रत्येक विकल्प का विश्लेषण और मूल्यांकन उसकी ताकत और कमजोरी और संगठनात्मक लक्ष्यों को प्राप्त करने में उसके फिट होने के मद्देनजर किया जाना है। विकल्पों का मूल्यांकन करते समय, प्रबंधकों को शामिल लागतों पर विचार करना चाहिए, इसमें संसाधन कितना गहन है, पूरा होने की समय सीमा, गर्भधारण की अवधि, निवेश पर वापसी आदि।

प्रभावी मूल्यांकन की प्रमुख चुनौतियां भविष्य और जोखिम के बारे में अनिश्चितता हो सकती हैं। विभिन्न अमूर्त कारक जो प्रबंधन के नियंत्रण में नहीं होते हैं जैसे कि बाजार में परिवर्तन, सामाजिक-आर्थिक-राजनीतिक कारक आदि, का भी असर होता है। इस स्तर पर, प्रबंधक विकल्पों का अनुमान लगाने और उनका विश्लेषण करने के लिए संचालन अनुसंधान और गणितीय के साथ-साथ कंप्यूटिंग तकनीकों का उपयोग कर सकते हैं।

असाइनमेंट और टाइमलाइन बनाना

चूंकि योजनाएं जमी हैं और प्राथमिकता दी गई है, इसलिए संबंधित कार्यों को पूरा करने के लिए समयसीमा को अंतिम रूप दिया जाना चाहिए। इस स्तर पर, संसाधन आवंटन और प्राधिकरण और जिम्मेदारी की रेखा को भी स्थापित करने की आवश्यकता है। प्रबंधक को कर्मचारियों के सदस्यों की क्षमताओं पर विचार करना चाहिए और नौकरी के लिए सबसे अच्छा फिट संसाधन आवंटित करना चाहिए।

इसके अलावा पूरा करने के लिए समयसीमा यथार्थवादी और निष्पक्ष होनी चाहिए। नियोजन प्रक्रिया में यह कदम महत्वपूर्ण है क्योंकि यह विभिन्न विभागों की गतिविधियों में समन्वय लाता है। संचालन के समय और अनुक्रम को योजना के कार्यान्वयन के लिए संबंधित विभागों, प्रबंधकों और कर्मचारियों को सूचित किया जाना चाहिए।

व्युत्पन्न योजनाओं का गठन

व्युत्पन्न योजनाएं ऑपरेटिंग योजना के उप-भाग हैं। प्रभावी निष्पादन के लिए व्युत्पन्न योजनाओं में समग्र योजना का विभाजन आवश्यक है। मूल या सामान्य योजना का समर्थन करने और व्यापक प्रमुख योजना तक पहुंचने में शामिल कई विवरणों की व्याख्या करने के लिए व्युत्पन्न योजनाओं की अनिवार्य रूप से आवश्यकता होती है।

बजट

एक बार योजनाओं को अंतिम रूप देने और सेट करने के बाद, अंतिम चरण उन्हें बजट के माध्यम से मात्रात्मक मापदंडों में बदलना है। बजट को आम तौर पर पैसे के रूप में व्यक्त किया जाता है, लेकिन घंटों के रूप में भी काम किया जाता है, जैसे बेची गई इकाइयाँ, या किसी अन्य औसत दर्जे की इकाई।

एक उद्यम में आम तौर पर कुल आय और व्यय का योग होता है, जिसके परिणामस्वरूप लाभ या अधिशेष होता है। उद्यम या संगठन के प्रत्येक विभाग का अपना बजट हो सकता है, आमतौर पर खर्च और पूंजीगत व्यय, जो समग्र बजट बनाते हैं। नियोजन प्रक्रिया की प्रगति और प्रभावशीलता को मापने के लिए एक अच्छी तरह से नियोजित बजट व्यायाम एक मानक बन सकता है।