Audyt - kontrola wewnętrzna i audytor

Charakter i zakres zakresu pracy audytora zależy od systemu kontroli wewnętrznej w organizacji. System Kontroli Wewnętrznej określi wiarygodność pracy, jaką może umieścić Audytor. Ostateczną odpowiedzialność za końcowe rozliczenie ponosi audytor zewnętrzny.

System kontroli wewnętrznej nie może zwolnić Audytora z jego obowiązków wynikających z umowy w przypadku, gdy coś pójdzie nie tak w końcowym rozliczeniu, dlatego obowiązkiem audytora jest szczegółowe sprawdzenie całej transakcji. Dobry system kontroli wewnętrznej może zwolnić audytora ze szczegółowej kontroli i może on wykorzystać zaoszczędzony czas na inne prace o większym znaczeniu.

Będziemy dalej omawiać kontrolę wewnętrzną związaną z różnymi aspektami -

• Płatności gotówką
• Sprzedaż gotówkowa w kasie
• Sprzedaż gotówkowa przez sprzedawców
• Sprzedaż pocztowa
• Wpływy gotówkowe
• Purchases
• Sales
• Stores
• Środki trwałe
• Investments

Płatności gotówką

Rozważ następujące punkty podczas sprawdzania wewnętrznego płatności gotówkowych -

• Z wyłączeniem drobnych płatności gotówkowych, wszystkie płatności powinny być dokonywane za pomocą czeków, weksli na żądanie, RTGS (rozliczenie brutto w czasie rzeczywistym), NEFT (krajowy przelew elektroniczny) lub w dowolnym innym dostępnym trybie bankowym.

• Osoba dokonująca płatności nie powinna mieć związku z otrzymaniem gotówki.

• Każdy zapłacony rachunek lub voucher powinien być ostemplowany jako „Opłacono”, aby uniknąć podwójnych płatności za ten sam rachunek lub kupon.

• Potwierdzenia sald wierzycieli należy dokonać bezpośrednio.

• Przy każdej płatności należy otrzymać paragon gotówkowy.

• W przypadku drobnych płatności gotówkowych zamiast głównego kasjera będzie odpowiadał drobny kasjer.

• Petty Cash należy utrzymywać w systemie Imprest.

• W przypadku braku paragonu gotówkowego należy otrzymać od drobnego kasjera odpowiedni rachunek lub voucher.

• Książeczka kasowa powinna być często sprawdzana przez Kasjera.

• Uzgodnienie bankowe powinno odbywać się w regularnych odstępach czasu.

• Dowód wpłaty gotówki do banku wypełnia Kasjer, a nie osoba wpłacająca gotówkę.

Zgodnie z postanowieniem zawartym w sekcji 40A (3) ustawy o podatku dochodowym z 1961 r. W przypadku płatności przekraczających Rs. 20 000 / - jest napisane, że „Jeżeli oceniany ponosi jakiekolwiek wydatki i jest on wypłacany w kwocie przekraczającej Rs. 20 000 / - inaczej niż przekreślonym czekiem lub przekreślonym przekazem bankowym, całość takiego wydatku jest niedozwolona ”

Sprzedaż gotówkowa w kasie

• Każdy sprzedawca upoważniony do sprzedaży gotówkowej powinien zostać specjalnie wyznaczony.

• Należy wygenerować cztery kopie paragonu gotówkowego, z których trzy zostaną przekazane klientowi, z których klient przekaże jeden egzemplarz kasjerowi w momencie płatności, a drugi gatekeeperowi w momencie dostawy towaru i wyjścia z bramki a jedna kopia zostanie zachowana przez klienta.

• Zostaną przygotowane trzy podsumowania sprzedaży, jedno przez Sprzedawcę, drugie przez Kasjera, a trzecie przez Gatekeeper w celu codziennego zliczania sprzedaży gotówkowej.

• Wszystkie transakcje sprzedaży gotówkowej powinny być codziennie wpłacane do banku bez żadnych awarii, bez potrącania z nich jakichkolwiek wydatków lub prowizji.

• Otrzymana gotówka (według urządzenia rejestrującego), sprzedaż gotówki i kwota wpłacona do banku powinny być takie same.

Sprzedaż przez komiwojażerów

• Każdemu sprzedawcy należy wydać wstępnie numerowaną książeczkę pokwitowań gotówkowych w celu pobrania długu lub zaliczki od klientów.

• Ostateczny paragon należy przesłać bezpośrednio do klientów.

• Bez potrąceń sprzedawcy powinni codziennie bez przeszkód deponować całą gotówkę w centrali.

• Regularne uzgadnianie konta powinno być dokonywane z klientem.

• Aby uniknąć oszustw, każdy sprzedawca powinien być regularnie wymieniany i przenoszony w inne rejony.

Sprzedaż pocztowa

• Sprzedaż pocztą powinna być rejestrowana w oddzielnym rejestrze.

• Powinien być prowadzony oddzielny rejestr w celu rejestrowania środków pieniężnych otrzymanych ze sprzedaży pocztowej.

• Gotówkę otrzymaną w drodze sprzedaży pocztowej należy osobno zdeponować w banku.

• Regularne i staranne sprawdzanie rejestru sprzedaży i płatności powinno być dokonywane przez pracownika firmy.

Wpływy gotówkowe

Kasjer zajmuje się następującymi zadaniami dotyczącymi wpływów gotówkowych -

• Rejestruj wpływy gotówkowe natychmiast po otrzymaniu gotówki.

• Nie jest upoważniony do przechowywania przy sobie gotówki.

• Nie wolno mu z tego żadnych wydatków.

• Potwierdzenie gotówki powinno być codziennie wpłacane do banku.

• Kasjer nie powinien mieć prawa dokonywania podstawowych wpisów w księgach.

Zakupy

• Potwierdzenia zapotrzebowania należycie podpisane przez kierownika działu należy wystawić i przesłać do działu zakupów, wyraźnie wskazując ilość, jakość i datę dostawy na dokumencie zapotrzebowania

• Zapytanie o wymagany materiał powinien kierować dział zakupów od różnych dostawców materiału

• Zamówienie powinno być wystawione na podstawie najniższej oferty otrzymanej od dostawców. Mogą istnieć cztery kopie zamówienia, jeden dla dostawcy, drugi dla działu sklepów, trzeci dla działu księgowości, a czwarty egzemplarz powinien być zachowany przez dział zakupów

• Towar należy odesłać do sklepu po odpowiednim sprawdzeniu w momencie odbioru towaru. Dział sklepu poinformuje o tym odpowiedni dział.

• Po prawidłowej weryfikacji faktury zakupu należy ją przesłać do działu księgowości w celu rozliczenia i płatności

• Na podstawie zamówienia dział księgowości zaksięguje tę fakturę w naszych księgach rachunkowych, aw przypadku jakichkolwiek rozbieżności należy wystawić dostawcy notę ​​obciążeniową z powiadomieniem do działu zakupów.

• Płatność na rzecz dostawcy zgodnie z terminem płatności .

Sprzedaż

• Po otrzymaniu zamówienia sprzedaży, jeden egzemplarz należy przesłać do działu spedycji w celu dalszego przetworzenia.

• Dział wysyłki po otrzymaniu zamówienia sprzedaży pakuje materiał zgodnie z zamówieniem.

• Przygotowanie i weryfikacja faktury odbywa się na podstawie zlecenia sprzedaży.

• Wpisu dokonuje się w ewidencji rozchodu towarów przed wysłaniem do klientów.

• Zwrot sprzedaży jest wprowadzany do ewidencji przychodu towarów i odpowiednio wystawiana jest faktura korygująca dla klientów.

Sklepy

Sklep jest bardzo ważnym i kluczowym działem w każdej branży, a właściwa kontrola nad sklepem jest bardzo ważna, aby zapobiegać kradzieży, kradzieży i niewłaściwemu wykorzystaniu zapasów. Podczas kontroli wewnętrznej w sklepach należy wziąć pod uwagę następujące punkty:

• Każdy sklep musi być wyposażony we wszystkie udogodnienia, co wymaga utrzymania porządku, a dogodna lokalizacja sklepu jest również ważna dla każdej branży.

• Potrójny egzemplarz dokumentu PZ (dokument przyjęcia towaru) powinien być wystawiony przy odbiorze materiału, jeden należy wysłać do działu zakupów wraz z fakturami, drugi na dział księgowości, a trzeci na dział sklepu.

• Towar do odbioru należy przechowywać we właściwym miejscu. Prawidłowe rozliczenie zapasów powinno być dostępne dla przyjęcia towarów i wydania towarów.

• Należy przeprowadzać fizyczną inwentaryzację w regularnych odstępach czasu i bezbłędnie uzgadniać stan zapasów z księgami. W przypadku jakichkolwiek rozbieżności należy podjąć odpowiednie i szybkie działanie.

• Jeśli materiał jest wydawany do innego działu, musi być określony w „Karcie Przeniesienia Materiału”, zwrot materiału powinien być na MRN (Nota Zwrotu Materiału), a materiał wydawany klientowi na podstawie Sprzedaży Tylko faktura.

Środki trwałe

Zakup środków trwałych może dotyczyć zwykłego dodania do środków trwałych, nowego projektu lub rozszerzenia działalności. Środki trwałe mają charakter trwały, aby przynosić dochód, tj. Grunty, budynki, maszyny i urządzenia, meble i wyposażenie, komputery i pojazdy itp.

Poniżej znajdują się ważne kontrole związane ze środkami trwałymi -

• Sankcji za wydatki kapitałowe powinien dokonać komitet, który może zostać utworzony w tym celu lub przez właściwy organ. Ta sama procedura powinna być zastosowana w przypadku przeniesienia lub odrzucenia jakiegokolwiek majątku.

• Aby zapewnić prawidłowe zapisy księgowe, konieczne jest rozróżnienie między wydatkami kapitałowymi i dochodowymi.

• Należy prowadzić rejestr środków trwałych, podając wszystkie opisy ilości, kosztu, lokalizacji itp. Środków trwałych.

• Od czasu do czasu powinna tam być fizyczna weryfikacja środków trwałych.

• Księgowanie i amortyzacja środków trwałych powinny być przeprowadzane zgodnie ze standardem rachunkowości-10 wydanym przez Institute of Chartered Accountants of India.

Inwestycje

W przypadku inwestycji należy wziąć pod uwagę następujące kwestie:

• Sprzedaż i zakup inwestycji powinna dokonywać wyłącznie osoba do tego upoważniona.

• Należy sporządzać szczegółowy rejestr inwestycyjny i okresowo dokonywać fizycznej weryfikacji dokumentu własności. Te dokumenty własności powinny być przechowywane w bezpiecznym miejscu firmy.

• Należy sprawdzić poprawność opłat brokerów.

• Należy sprawdzić zapisy księgowe z tytułu odsetek od dywidend, premii i spłaty kapitału.

• Należy przeprowadzić fizyczną weryfikację inwestycji.