Audyt - transakcje handlowe
Poręczenie książki zakupu
Głównym celem poręczenia księgi zakupów jest potwierdzenie, że każdy rachunek zakupu jest wpisany do księgi zakupów, a faktury wpisane do księgi zakupów są zgodne z faktycznie otrzymanymi towarami, a płatność jest dokonywana za te rzeczywiste zakupy.
W dalszej części omówimy główne obowiązki Audytora dotyczące poręczenia zakupów kredytowych.
Kontrola wewnętrzna zakupu
Audytor musi zbadać adekwatność systemu kontroli wewnętrznej w organizacji. Poniżej przedstawiono zwykły system kontroli wewnętrznej zakupów -
Dział, który potrzebuje działu materiałowego lub sklepu, wysyła zgłoszenie zapotrzebowania do działu zakupów po jego podpisaniu przez kierownika działu. Na zamówieniu należy wyraźnie wskazać jakość i ilość wymaganego materiału.
Po uzyskaniu autoryzowanego zapotrzebowania ze sklepu lub innego działu dział zakupów zaprosi do ofert różnych dostawców; Dział zakupów wybierze wówczas najlepszą ofertę cenową z produktami najwyższej jakości.
Zamówienie zostanie wysłane do dostawcy towarów, który jest gotowy dostarczyć towar na najkorzystniejszych warunkach. Jedna kopia zamówienia zostanie wysłana do dostawcy towarów, druga do działu handlowego, trzecia do działu księgowości, a czwarta do działu odbioru towarów, a jedna kopia zostanie zachowana przez sam dział zakupów .
Przy odbiorze towaru dział odbioru towaru (MRN) wystawi po sprawdzeniu i zweryfikowaniu ilości, ceny i jakości materiału towarowego przy zamówieniu. Materiał wraz z dokumentem odbioru materiału zostanie wysłany do działu sklepu, po jednym egzemplarzu MRN do działu księgowości i działu zakupów.
Po weryfikacji faktury zakupu i numeru MRN dział księgowości przekaże rachunek do zapłaty, a płatność zostanie dokonana przez dział księgowości zgodnie z warunkami płatności.
Audytor musi zweryfikować cały system kontroli wewnętrznej, jak wskazano powyżej.
Obowiązki audytora
Audytor musi sprawdzić i zweryfikować:
Zapis wszystkich zamówień.
Weryfikacja ilości, ceny i warunków płatności faktury zakupu z zamówieniami.
Weryfikacja, czy towary faktycznie otrzymano.
Weryfikacja prawidłowego zapisu dowodu zakupu w książce zakupów.
Zakup towarów powinien być dokonywany wyłącznie w celach biznesowych, a nie do osobistego użytku jakiegokolwiek partnera, dyrektora lub członka zarządu firmy.
Audytor powinien zweryfikować rachunki dostawców.
Gwarancja zwrotu książki zakupu
Zdarzają się sytuacje, gdy ze względu na jakość zakupionego towaru lub z powodu nadmiernej dostawy zamówionych towarów lub z innych przyczyn, towary są zwracane do dostawcy. Audytor musi zweryfikować następujące punkty -
Należy sporządzić notę obciążeniową lub fakturę zwrotu zakupu, podając numer oryginalnej faktury zakupu, ilość, cenę, obowiązujące podatki itp. Powinno to być zgodne z oryginalną fakturą zakupu, na podstawie której zakupiono materiał.
Odpowiednią notę kredytową należy otrzymać od dostawcy.
Należy prowadzić oddzielną książkę zwrotu towarów.
Korekty kwoty faktury zwrotu towaru należy dokonać podczas dokonywania płatności na rzecz dostawcy.
Dowodzenie towarów wysyłanych na podstawie przesyłki
Weź pod uwagę następujące punkty dotyczące rękojmi za towary wysyłane na zasadzie konsygnacji -
Towar wysyłany na zasadzie komisu do swojego agenta nie jest sprzedażą.
Wejście do sprzedaży powinno nastąpić tylko wtedy, gdy towary zostaną faktycznie sprzedane przez agenta.
W momencie wyceny zapasów podstawowego (nadawcy), niesprzedane towary leżące w gminie agenta (odbiorca) również powinny być traktowane jako zapasy.
Nadawca powinien prowadzić osobne księgi dla towarów wysyłanych w komis.
Pod koniec roku Odbiorca przesyła zestawienie, w którym przedstawia otrzymany w ciągu roku towar, sprzedany towar oraz niesprzedany stan na koniec roku.
Audytor powinien zweryfikować fakturę proforma, ewidencję rozchodów towarów itp.
Poręczenie sprzedaży kredytu
Większość sprzedaży odbywa się na zasadzie kredytu, a system kontroli wewnętrznej w tym zakresie przedstawiono poniżej -
Kontrola wewnętrzna sprzedaży kredytowej
Należy prowadzić osobny rejestr zleceń sprzedaży zawierający szczegóły zamawianych towarów, nazwę klienta, numer zamówienia, zamówioną ilość, harmonogram wysyłki, cenę, sposób dostawy, warunki płatności, dane podatkowe i ubezpieczeniowe. Zamówienie sprzedaży musi zostać zarejestrowane w rejestrze natychmiast po otrzymaniu.
Zamówienie sprzedaży zostanie wysłane do działu spedycji.
Dział wysyłki zorganizuje wysłanie materiału do klienta.
Na podstawie zlecenia sprzedaży i wysyłki Challan wystawiana jest faktura sprzedaży.
Faktury sprzedaży należy wprowadzać zarówno do rejestru rozchodu, jak i do księgi sprzedaży.
Płatność zostanie odebrana zgodnie z warunkami płatności.
Obowiązki audytora
Audytor powinien zweryfikować cały system kontroli wewnętrznej sprzedaży, jak opisano powyżej.
Fakturę sprzedaży należy sprawdzić ze zleceniem sprzedaży.
Rejestr sprzedaży sprawdzi faktury sprzedaży.
Sprzedaż dóbr inwestycyjnych nie powinna być rejestrowana na rachunku sprzedaży.
Obliczenie faktury sprzedaży należy sprawdzić w przypadku fakturowania ręcznego.
Podatki należy rozliczać na oddzielnym koncie, takim jak podatek akcyzowy, podatek od usług, VAT, centralny podatek od sprzedaży itp.
Żadna faktura sprzedaży nie powinna być nierejestrowana w księdze sprzedaży.
Tylko sprzedaż z bieżącego roku powinna być rejestrowana za bieżący rok.
Anulowane faktury należy przechowywać oddzielnie do weryfikacji Audytora.
Nie należy przekazywać osobnego wpisu dotyczącego rabatu handlowego; należy go skorygować w wartości sprzedaży.
Gwarancja zwrotu sprzedaży
Przyczyn zwrotu sprzedanego towaru przez klientów może być wiele. Niewiele z nich to niewłaściwa dostawa materiału, nadmierna ilość lub jakość niższa od standardowej itp. Audytor powinien dokładnie sprawdzić, co następuje -
Dla zwrotu sprzedaży należy prowadzić oddzielny rejestr zwrotów sprzedaży.
Nota kredytowa powinna zostać wystawiona po uzyskaniu stosownej sankcji od odpowiedzialnego funkcjonariusza.
Należy sprawdzić rejestr przychodu towarów.
Należy przeanalizować powód zwrotu towaru.
Termin zwrotu towaru należy zweryfikować notą debetową lub kredytową, ewidencją przychodu towarów.
Należy sprawdzić zapisy magazynu.
Konto klienta powinno zostać uznane kwotą zwrotu ze sprzedaży.
W momencie wyceny zapasów końcowych towary zwrócone należy wyceniać według „kosztu lub ceny rynkowej, w zależności od tego, która z tych wartości jest niska”.
Towary sprzedawane na podstawie sprzedaży lub zwrotu
Większość firm dokonujących zakupów online prowadzi działalność na zasadzie sprzedaży lub zwrotu. Klient dokonuje rezerwacji online, na podstawie zamówienia towar jest wysyłany do klienta kurierem lub transportem, klient odbiera towar i dokonuje płatności na rzecz kuriera lub może zwrócić towar natychmiast po otwarciu przesyłki w przypadku braku satysfakcji . Nawet po przyjęciu dostawy i opłaceniu jej, klient ma zwykle prawo do zwrotu towaru w przewidzianym terminie (najczęściej 15 dni), jeśli nie jest zadowolony z jakości produktu.
Audytor powinien dokładnie zweryfikować wszystkie procesy i dokumentację na podstawie powyższego i rozważyć następujące punkty -
Fakturę sprzedaży można wystawić dopiero po otrzymaniu potwierdzenia od klienta lub po upływie ustalonego czasu.
Towary wysłane na zasadzie sprzedaży lub zwrotu należy traktować jako stan magazynowy, jeżeli nie otrzymano zgody na sprzedaż lub nie upłynął określony czas.
Kopia faktury sprzedaży zostanie wysłana do klienta.
Towary sprzedawane w systemie zakupów najemnych
Poręczając za sprzedaż na raty, weź pod uwagę następujące punkty:
Towar sprzedawany na raty, czyli koszt + zysk.
Płatność jest płatna w ratach.
Zysk ze sprzedaży ratalnej można księgować tylko na podstawie faktycznie zwolnionej raty.
Rezerwa na zysk w bilansie powinna być tworzona w oparciu o zaległe raty.
Kwota takiej rezerwy zostanie potrącona z konta dłużników.
Sprzedaż terminowa
Jeżeli między sprzedającym a kupującym istnieje umowa dotycząca sprzedaży określonej ilości towaru w jakimkolwiek przyszłym terminie, jest to tzw. Sprzedaż terminowa. Audytor powinien sprawdzić, czy sprzedaż nie może zostać zaksięgowana przed tą datą i bez wysłania towaru do klienta. W przypadku częściowej dostawy zysk można zaksięgować częściowo na podstawie faktycznej sprzedaży.
Sprzedaż produktów ubocznych
Produkt uboczny jest wytwarzany automatycznie w momencie wytwarzania lub produkcji dowolnego produktu głównego nazywany jest produktem ubocznym. Na przykład placek musztardowy jest produktem ubocznym oleju musztardowego. Sprzedaż może być traktowana osobno, jeśli wielkość sprzedaży produktów ubocznych jest wysoka lub może zostać pomniejszona o koszt produktu. Zgodnie z charakterem i wielkością branży audytor może po omówieniu z kierownictwem ustawić inteligentny program audytu.
Sprzedaż złomu
Złom powstaje podczas wytwarzania produktu w normalnym toku produkcji. Złom to przedmiot nadający się do sprzedaży i sprzedawany sprzedawcy złomu, który się nim zajmuje. Audytor powinien zweryfikować warunki składowania, ilość faktycznie wyprodukowanego złomu, oferty sprzedawców złomu, sprzedaną ilość, obowiązujące podatki i otrzymaną płatność.
Vouching of Journal Book
Oprócz księgi kasowej, księgi zakupów, księgi sprzedaży, zwrotu zakupu i księgi zwrotów sprzedaży w księdze dziennej rejestrowane są następujące zapisy -
- Otwieranie i zamykanie wpisów
- Różne przepisy dotyczące podatków i wątpliwych długów
- Rezerwa na amortyzację
- Odsetki otrzymane i zapłacone
- Przenieś zapisy i wpisy korygujące
- Przydział akcji, wezwania na akcje, przepadek i wznowienie przepadłych akcji
- Sprzedaż i zakup aktywów
- Wpisy należnych i płatnych rachunków oraz zniesławienie rachunków
Istnieje wiele szans na popełnienie oszustwa przez któregokolwiek wyższego urzędnika za pośrednictwem tych wpisów, dlatego audytor powinien być bardzo ostrożny podczas audytu transakcji dziennika i powinien zażądać wszelkich dokumentów dowodowych, kiedy i kiedy tego zażąda podczas audytu.
Inne ważne aspekty
Audytor powinien zawsze zachować ostrożność podczas audytu transakcji handlowej. Należy wziąć pod uwagę następujące punkty:
Magazyn w handlu
Prawidłowość i weryfikacja stanów magazynowych ma ogromne znaczenie w każdej branży. Stan zapasów na koniec roku staje się stanem otwarcia na następny rok, stąd bardzo ważna jest ciągła ich kontrola. Stan otwarcia + kupno - sprzedaż powinna być równa stanowi końcowemu. To równanie może być prawdziwe, jeśli istnieje jakakolwiek różnica z jakiegokolwiek powodu, Audytor powinien sprawdzić i zweryfikować przyczynę. Podczas sprawdzania i weryfikacji zapasów w handlu należy wziąć pod uwagę następujące kwestie.
Próbka dla klienta i utrata zapasów podczas przetwarzania, załadunku, rozładunku, pożaru i wycieku itp.
Sprzedaż lub zakup w transporcie.
Zwrot ze sprzedaży nadal wykluczony w magazynie, a zwrot z zakupu zawarty w magazynie.
Brak korekty towarów otrzymanych lub wysłanych na zasadzie sprzedaży lub zwrotu.
Zapasy wyceniane są na podstawie fizycznej weryfikacji na koniec roku i powinny być zgodne ze stanem księgowym. Musi istnieć skuteczny system kontroli wewnętrznej do kontroli zapasów w obrocie.
Pozycje kapitałowe i dochodowe
Audytor powinien zawsze uważać na rozróżnienie między pozycjami kapitałowymi i dochodowymi, w przeciwnym razie zysk przedsiębiorstwa zostanie zawyżony lub niedowartościowany, a wyniki finansowe nie będą przedstawiać prawdziwego i rzetelnego obrazu organizacji.
Bieżące aktywa i fikcyjne aktywa
Przeszacowanie wartości aktywów obrotowych będzie oznaczało wyższy zysk i odwrotnie; na przykład wpisanie złych długów na konto dłużnika. Fikcyjne aktywa bez wartości powinny być odpisywane, jak patenty lub nieużywany znak towarowy.
Audytor powinien zapewnić, że aktywa obrotowe i aktywa fikcyjne powinny być wyceniane według faktycznego zysku, w przeciwnym razie zaniżony lub zawyżony.