สภาพแวดล้อมการวางแผน

การวางแผนเป็นกระบวนการพื้นฐานในการจัดการซึ่งค่อยๆเคลื่อนไปและโดยปกติจะใช้แนวทางทีละขั้นตอน เกี่ยวข้องกับการกำหนดวัตถุประสงค์และสรุปการดำเนินการในอนาคตที่จำเป็นเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์เหล่านี้ แผนภาพด้านบนแสดงถึงกระบวนการวางแผน

การกำหนดวัตถุประสงค์และเป้าหมาย

ขั้นตอนแรกของกระบวนการวางแผนการจัดการคือการระบุเป้าหมายเฉพาะสำหรับองค์กรและสำหรับแต่ละหน่วยงาน ความพยายามในการวางแผนที่ครอบคลุมเพื่อให้ประสบความสำเร็จต้องให้ผู้จัดการในแต่ละแผนกมีส่วนร่วมในกระบวนการวางแผน ดังนั้นวัตถุประสงค์และเป้าหมายที่จะกำหนดแนวทางในอนาคตขององค์กรจะต้องชัดเจนรัดกุมและเฉพาะเจาะจง

ในขั้นตอนนี้กระบวนการวางแผนควรมีภาพรวมโดยละเอียดของแต่ละเป้าหมายรวมถึงเหตุผลในการเลือกและผลลัพธ์ที่คาดว่าจะได้รับของโครงการที่เกี่ยวข้องกับเป้าหมาย วัตถุประสงค์ที่กำหนดขึ้นจึงควบคุมกรอบสำหรับทุกแผนกที่สำคัญซึ่งในทางกลับกันจะควบคุมวัตถุประสงค์ของแผนกรองและอื่น ๆ ในบรรทัด

การกำหนดทางเลือก

ขั้นตอนต่อไปคือการค้นหาและค้นหาทางเลือกอื่นที่จะเป็นแนวทางในการบรรลุวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้ ในขั้นตอนนี้ผู้จัดการต้องวางแผนว่าจะย้ายจากตำแหน่งปัจจุบันไปสู่ตำแหน่งที่ตัดสินใจในอนาคตได้อย่างไร

ผู้จัดการอาจพบทางเลือกมากมายอย่างไรก็ตามการทิ้งสิ่งที่ต้องการน้อยลงและการ จำกัด ทางเลือกที่ต้องการให้แคบลงคือสิ่งที่จะช่วยในการระบุโซลูชันที่เหมาะสมที่สุด ผู้จัดการสามารถใช้เทคนิคเชิงปริมาณการวิจัยการทดลองและประสบการณ์เพื่อกำหนดทางเลือกต่างๆ

การประเมินและเลือกทางเลือก

เมื่อมีการระบุแนวทางปฏิบัติทางเลือกแล้วทางเลือกแต่ละทางจะต้องได้รับการวิเคราะห์และประเมินโดยคำนึงถึงจุดแข็งและจุดอ่อนและความเหมาะสมในการบรรลุเป้าหมายขององค์กร ในขณะที่ประเมินทางเลือกอื่น ๆ ผู้จัดการควรพิจารณาข้อเท็จจริงเช่นค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องความเข้มข้นของทรัพยากรระยะเวลาในการดำเนินการระยะเวลาการตั้งครรภ์ผลตอบแทนจากการลงทุน ฯลฯ

ความท้าทายที่สำคัญของการประเมินผลที่มีประสิทธิผลอาจเป็นความไม่แน่นอนเกี่ยวกับอนาคตและความเสี่ยง ปัจจัยต่างๆที่จับต้องไม่ได้ซึ่งไม่ได้อยู่ในการควบคุมของฝ่ายบริหารเช่นการเปลี่ยนแปลงของตลาดปัจจัยทางสังคม - เศรษฐกิจ - การเมือง ฯลฯ ก็มีผลกระทบเช่นกัน ในขั้นตอนนี้ผู้จัดการสามารถใช้การวิจัยการดำเนินงานและเทคนิคทางคณิตศาสตร์ตลอดจนการคำนวณเพื่อทำนายและวิเคราะห์ทางเลือก

การสร้างงานมอบหมายและไทม์ไลน์

เนื่องจากแผนถูกตรึงและจัดลำดับความสำคัญลำดับเวลาสำหรับการทำงานที่เกี่ยวข้องให้เสร็จสิ้นจึงจำเป็นต้องมีการสรุป ในขั้นตอนนี้จำเป็นต้องมีการจัดสรรทรัพยากรและสายอำนาจและความรับผิดชอบด้วย ผู้จัดการควรพิจารณาความสามารถของพนักงานและจัดสรรทรัพยากรที่เหมาะสมที่สุดสำหรับงาน

นอกจากนี้ระยะเวลาที่จะทำให้เสร็จสมบูรณ์ควรเป็นจริงและยุติธรรม ขั้นตอนนี้ในกระบวนการวางแผนมีความสำคัญเนื่องจากนำมาซึ่งการประสานงานในกิจกรรมของแผนกต่างๆ การกำหนดเวลาและลำดับของการดำเนินการจะต้องได้รับการสื่อสารไปยังหน่วยงานผู้จัดการและพนักงานที่เกี่ยวข้องเพื่อดำเนินการตามแผน

การกำหนดแผนอนุพันธ์

แผนอนุพันธ์เป็นส่วนย่อยของแผนการดำเนินงาน การแบ่งแผนโดยรวมออกเป็นแผนอนุพันธ์เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการดำเนินการอย่างมีประสิทธิภาพ แผนอนุพันธ์เป็นสิ่งจำเป็นเพื่อสนับสนุนแผนพื้นฐานหรือแผนทั่วไปและอธิบายรายละเอียดมากมายที่เกี่ยวข้องในการบรรลุแผนหลักกว้าง ๆ

การจัดทำงบประมาณ

เมื่อแผนสรุปและกำหนดขั้นตอนสุดท้ายคือการแปลงเป็นพารามิเตอร์เชิงปริมาณผ่านการจัดทำงบประมาณ งบประมาณมักแสดงในรูปของเงิน แต่ยังแสดงเป็นชั่วโมงทำงานเป็นหน่วยที่ขายได้หรือในหน่วยที่วัดได้อื่น ๆ

องค์กรมักจะมีงบประมาณโดยรวมที่แสดงถึงผลรวมของรายได้และค่าใช้จ่ายโดยมีผลกำไรหรือส่วนเกินตามมา แต่ละแผนกขององค์กรหรือองค์กรสามารถมีงบประมาณของตนเองโดยทั่วไปคือค่าใช้จ่ายและรายจ่ายลงทุนซึ่งประกอบกันเป็นงบประมาณโดยรวม แบบฝึกหัดการจัดทำงบประมาณที่มีการวางแผนไว้อย่างดีสามารถกลายเป็นมาตรฐานในการวัดความก้าวหน้าและประสิทธิผลของกระบวนการวางแผน