Gestione basata sui processi
introduzione
La gestione basata sui processi è una tecnica di gestione che allinea la visione, la missione e i sistemi di valori fondamentali di un'azienda durante la formulazione della strategia aziendale.
Aiuta a definire le politiche che governano l'operatività dell'azienda in questione; assicurando al contempo che l'azienda funzioni non solo su una piattaforma di efficienza, ma anche di efficacia.
Poiché la gestione per processi parte dalla sfera strategica, la direzione dei progetti intrapresi resta ferma, a differenza del caso di obiettivi formulati a livello tattico, dove alcuni progetti tendono a deviare. Lavorare per un obiettivo comune aiuta a raggiungere l'armonia tra i diversi gruppi di lavoro e dipartimenti.
Tuttavia, va ribadito che il supporto strategico da solo è inadeguato per rendere un successo la filosofia della gestione basata sui processi; e che anche il middle management e i dipendenti devono riconoscere la propria parte nel processo e assumersene la proprietà per ottenere risultati ottimali.
Le sei fasi della gestione basata sui processi
(1) Definizione del processo
Il processo deve essere chiaramente identificato e documentato per fornire chiarezza.
Documentazione dipartimentale, accordi basati sui clienti, manuali di acquisto e diagrammi di flusso dei processi aiuterebbero tutti a documentare il processo di cui sopra.
L'input necessario affinché il processo sia operativo, l'output atteso del processo e le persone o i dipartimenti responsabili di ciascuna parte costitutiva del processo dovrebbero essere identificati in modo che la proprietà e la responsabilità non siano compromesse.
(2) Stabilire misure per valutare il processo
Le prestazioni del processo devono essere misurate, se l'efficacia, la qualità e le tempistiche devono essere monitorate e migliorate.
Idealmente, le metriche selezionate dovrebbero essere quantificabili, in modo da mantenere la chiarezza per tutto il tempo. Tuttavia, ciò potrebbe non essere sempre possibile, ma è sempre possibile ottenere dati comparativi e benchmark pertinenti per analisi pertinenti.
(3) Analisi delle prestazioni del processo
Sono disponibili numerosi strumenti per analizzare facilmente le prestazioni del processo.
Rappresentazioni grafiche, grafici a barre, grafici a torta, analisi della varianza, analisi del divario e analisi di causa ed effetto sono alcune delle più popolari.
(4) Analisi della stabilità del processo e definizione di nuovi obiettivi, se necessario
In questa fase di gestione basata sui processi, gli audit di conformità aiuterebbero ad analizzare la stabilità del processo.
Se si scopre che è carente, è necessario stabilire nuovi obiettivi e questi dovrebbero essere allineati alla direzione strategica dell'azienda.
(5) Miglioramenti alla pianificazione
I miglioramenti del processo dovrebbero essere pianificati in concomitanza con la visione dell'organizzazione, la sua dichiarazione di intenti e la sua cultura.
Affinché le modifiche proposte abbiano successo, dovrebbero essere assegnate risorse sufficienti e dovrebbe essere presente un team efficace.
(6) Attuazione dei miglioramenti
È qui che ciascuno dei miglioramenti pianificati prende vita dalla sua precedente bozza cartacea. La formazione può essere condotta se e quando necessario e il supporto del personale dovrebbe essere raccolto ove possibile.
Successivamente, è necessario facilitare il monitoraggio regolare e il miglioramento continuo se si vuole che l'organizzazione sia di prim'ordine.
Identificazione di un'organizzazione basata sui processi
Un'organizzazione basata sui processi avrebbe alcune caratteristiche intrinseche che la rendono immediatamente riconoscibile.
Ad esempio, una società del genere considererebbe il business come un insieme di processi, avrebbe piani strategici che guidano i processi con impegno dal top management verso il basso e tali processi sarebbero allineati agli obiettivi e ai risultati aziendali chiave dell'organizzazione.
La standardizzazione dei processi, l'elevata dipendenza dall'accuratezza dei dati e la continua ricerca di miglioramenti sostenibili sono ulteriori tratti distintivi di un'organizzazione basata sui processi.
Vantaggi della gestione basata sui processi
I vantaggi derivanti dall'adozione di una gestione basata sui processi sono molteplici.
I miglioramenti nei processi attuali, l'aumento delle attività a valore aggiunto, la riduzione dei costi e l'allineamento alla visione strategica dell'organizzazione sono i vantaggi più ricercati.
Facilita anche le moderne tecniche di allocazione dei costi come la determinazione dei costi basata sulle attività. La gestione basata sui processi aiuta il sistema a conformarsi a determinati standard nazionali e internazionali e ai requisiti di rinomati organismi di regolamentazione.
Conclusione
La gestione basata sui processi è uno strumento inestimabile per la soddisfazione e la fidelizzazione del cliente, poiché identifica i processi chiave che hanno a cuore gli interessi e la soddisfazione degli stakeholder.
Come molti, un manager esperto ai livelli più alti si è reso conto che la visione di un'azienda ha meno probabilità di cambiare nel tempo, a differenza degli obiettivi e delle procedure utilizzate per raggiungere questa visione.
Pertanto, la gestione basata sui processi richiede che i manager valutino i processi esistenti e adottino misure per adeguare la struttura e la funzione dell'organizzazione in questione, in modo da ottenere la massima efficienza.
Fattori variabili come i cambiamenti nelle aspettative dei clienti, le fluttuazioni nell'economia generale e la necessità di sviluppare linee di prodotti migliori si tradurranno in una forza lavoro più innovativa che si assume la responsabilità dei compiti e avvia prestazioni migliori nel relativo campo di competenza.