Software per la gestione dei progetti

introduzione

Poiché la gestione del progetto è una delle funzioni fondamentali di un'organizzazione aziendale, la funzione di gestione del progetto dovrebbe essere supportata dal software. Prima della nascita del software, la gestione del progetto era completamente svolta attraverso documenti. Questo alla fine ha prodotto molti documenti cartacei e la ricerca di informazioni attraverso di essi non è stata un'esperienza piacevole.

Una volta che il software è diventato disponibile a un costo accessibile per le organizzazioni aziendali, le società di sviluppo software hanno iniziato a sviluppare software di gestione dei progetti. Questo è diventato abbastanza popolare tra tutti i settori e questi software sono stati rapidamente adottati dalla comunità di project management.

Tipi di software per la gestione dei progetti

1 - Desktop

Sono disponibili due tipi di software di gestione del progetto per i project manager. La prima categoria di tale software è il software desktop. Microsoft Project è un buon esempio per questo tipo. Puoi gestire l'intero progetto utilizzando MS Project, ma devi condividere i documenti elettronici con altri, quando è richiesta la collaborazione.

Tutti gli aggiornamenti dovrebbero essere fatti allo stesso documento dalle parti interessate di volta in volta. Pertanto, tale software di gestione dei progetti desktop presenta dei limiti quando deve essere aggiornato e gestito da più di una persona.

2 - Basato sul Web

Come soluzione al problema di cui sopra, è stato introdotto il software di gestione dei progetti basato sul web. Con questo tipo, gli utenti possono accedere all'applicazione web e leggere, scrivere o modificare le attività relative alla gestione del progetto.

Questa è stata una buona soluzione per progetti distribuiti tra reparti e aree geografiche. In questo modo, tutti gli stakeholder del progetto hanno accesso ai dettagli del progetto in qualsiasi momento. In particolare, questo modello è il migliore per i team virtuali che operano su Internet.

Caratteristiche del software di gestione dei progetti

Quando si tratta di scegliere un software di gestione dei progetti, ci sono molte cose da considerare. Non tutti i progetti possono utilizzare tutte le funzionalità offerte dal software di gestione dei progetti.

Pertanto, dovresti avere una buona comprensione dei requisiti del tuo progetto prima di tentare di selezionarne uno per te. Di seguito sono riportati gli aspetti più importanti del software di gestione dei progetti:

1 - Collaborazione

Il software di gestione del progetto dovrebbe facilitare la collaborazione del team. Ciò significa che le parti interessate rilevanti del progetto dovrebbero essere in grado di accedere e aggiornare i documenti del progetto ogni volta che lo desiderano.

Pertanto, il software di gestione del progetto dovrebbe avere il controllo degli accessi e la gestione dell'autenticazione al fine di ottenere livelli di accesso elevati per le parti interessate del progetto.

2 - Pianificazione

La pianificazione è una delle caratteristiche principali che dovrebbe essere fornita dal software di gestione del progetto. Di solito, il moderno software di gestione dei progetti offre la possibilità di disegnare diagrammi di Gantt quando si tratta di pianificazione delle attività.

Oltre a ciò, le dipendenze delle attività possono anche essere aggiunte alle pianificazioni, quindi tale software mostrerà automaticamente il percorso critico del progetto e le successive modifiche al percorso critico.

Baselining è anche un'utile funzionalità offerta dal software di gestione dei progetti. Di solito, un progetto è basato sulla linea quando i requisiti sono finalizzati.

Quando i requisiti vengono modificati e successivamente vengono aggiunti nuovi requisiti al progetto, il team di gestione del progetto può confrontare automaticamente la nuova pianificazione con la pianificazione di base per comprendere l'ambito del progetto e le deviazioni dei costi.

3 - Monitoraggio dei problemi

Durante il ciclo di vita del progetto, possono esserci molti problemi relativi al progetto che necessita di monitoraggio e monitoraggio costanti. I difetti del software sono uno dei buoni esempi di ciò.

Pertanto, il software di gestione del progetto dovrebbe avere funzionalità per tracciare e monitorare i problemi segnalati dai vari stakeholder del progetto.

4 - Gestione del portafoglio progetti

La gestione del portafoglio di progetti è uno degli aspetti chiave quando un'organizzazione è impegnata in più di un progetto. L'organizzazione dovrebbe essere in grado di misurare e monitorare più progetti, quindi l'organizzazione sa come progrediscono i progetti nel complesso.

Se sei una piccola azienda con solo un paio di progetti, potresti non volere questa funzione. In tal caso, è necessario selezionare un software di gestione dei progetti senza la gestione del portafoglio progetti, poiché tali funzionalità potrebbero essere piuttosto costose per te.

5 - Gestione dei documenti

Un progetto ha molti documenti in uso. La maggior parte di questi documenti dovrebbe essere accessibile agli stakeholder del progetto. Pertanto, il software di gestione del progetto dovrebbe avere una struttura di gestione dei documenti con un sistema di controllo degli accessi corretto.

Inoltre, i documenti devono essere aggiornati ogni volta che vengono aggiornati. Pertanto, la funzionalità di gestione dei documenti dovrebbe supportare anche il controllo delle versioni dei documenti.

6 - Gestione delle risorse

La gestione delle risorse del progetto è una delle principali aspettative del software di gestione del progetto. Ciò include sia le risorse umane che altri tipi.

Il software di gestione del progetto dovrebbe mostrare l'utilizzo di ciascuna risorsa durante l'intero ciclo di vita del progetto.

Conclusione

La pratica moderna di project management richiede l'assistenza di software di project management. La moderna pratica di gestione dei progetti è complicata al punto da non poter funzionare senza l'uso del software.

Quando si sceglie il software di gestione del progetto corretto per il proprio scopo, è necessario valutare le caratteristiche del software e corrispondere ai requisiti di gestione del progetto.

Non sceglierne mai uno con più funzionalità di quelle necessarie, poiché di solito i software di gestione dei progetti hanno un prezzo elevato. Inoltre, avere più delle funzionalità richieste potrebbe creare confusione quando si utilizza il software nella pratica.