Strumenti di gestione del progetto

introduzione

La gestione del progetto è uno dei compiti ad alta responsabilità nelle organizzazioni moderne. La gestione dei progetti viene utilizzata in molti tipi di progetti, dallo sviluppo del software allo sviluppo di aerei da combattimento di prossima generazione.

Per eseguire con successo un progetto, il project manager o il team di project management dovrebbero essere supportati da una serie di strumenti.

Questi strumenti possono essere strumenti progettati specificamente o strumenti di produttività regolari che possono essere adottati per il lavoro di gestione dei progetti.

L'uso di tali strumenti di solito facilita il lavoro dei project manager così come standardizza il lavoro e la routine di un project manager.

Di seguito sono riportati alcuni di quegli strumenti utilizzati dai project manager in tutti i domini:

Schema del progetto

Tutti i progetti che dovrebbero essere gestiti da un project manager dovrebbero avere un piano di progetto. Il piano di progetto descrive in dettaglio molti aspetti del progetto da eseguire.

Prima di tutto, descrive in dettaglio l'ambito del progetto. Quindi, descrive l'approccio o la strategia utilizzata per affrontare l'ambito e gli obiettivi del progetto.

La strategia è il fulcro del piano del progetto. La strategia potrebbe variare a seconda dello scopo del progetto e dei requisiti specifici del progetto.

L'allocazione delle risorse e il programma di consegna sono altri due componenti principali del piano di progetto. Questi dettagliano ogni attività coinvolta nel progetto così come le informazioni come chi le esegue e quando.

Questa è un'informazione importante per il project manager e per tutti gli altri stakeholder del progetto.

Elenco di controllo delle pietre miliari

Questo è uno dei migliori strumenti che il project manager può utilizzare per determinare se è sulla buona strada in termini di avanzamento del progetto.

Il project manager non deve utilizzare un software costoso per tenerne traccia. Il project manager può utilizzare un semplice modello Excel per fare questo lavoro.

La checklist delle pietre miliari dovrebbe essere un documento in tempo reale che dovrebbe essere aggiornato una o due volte a settimana.

Diagramma di Gantt

Il diagramma di Gantt illustra la pianificazione del progetto e mostra al project manager le interdipendenze di ciascuna attività. I diagrammi di Gantt sono universalmente utilizzati per qualsiasi tipo di progetto, dalla costruzione allo sviluppo del software.

Sebbene derivare un diagramma di Gantt sembri abbastanza facile, è una delle attività più complesse quando il progetto è coinvolto in centinaia di attività.

Esistono molti modi per creare un diagramma di Gantt. Se il progetto è piccolo e di natura semplice, puoi creare il tuo diagramma di Gantt in Excel o scaricare un modello Excel da Internet.

Se il progetto ha un valore finanziario elevato o un'esposizione ad alto rischio, il project manager può utilizzare strumenti software come MS Project.

Software di gestione dei progetti

Con l'introduzione della tecnologia informatica, sono stati sviluppati numerosi strumenti software specificamente sviluppati per scopi di gestione dei progetti. MS Project è uno di questi strumenti che ha conquistato il cuore dei project manager di tutto il mondo.

MS Project può essere utilizzato come strumento autonomo per monitorare l'avanzamento del progetto oppure può essere utilizzato per monitorare progetti complessi distribuiti in molte aree geografiche e gestiti da numerosi project manager.

Ci sono molti altri pacchetti software per la gestione dei progetti oltre a MS Project. La maggior parte di queste nuove aggiunte sono portali online per attività di gestione del progetto in cui i membri del progetto hanno accesso ai dettagli del progetto e ai progressi da qualsiasi luogo.

Revisioni del progetto

Un meccanismo completo di revisione del progetto è un ottimo strumento per la gestione del progetto. Le aziende più mature tendono ad avere revisioni dei progetti più rigide e complete rispetto a quelle di base fatte da organizzazioni più piccole.

Nelle revisioni del progetto vengono principalmente considerati l'avanzamento del progetto e l'aderenza agli standard di processo. Di solito, le revisioni del progetto sono accompagnate da audit del progetto da parte di una terza parte (interna o esterna).

Le non conformità e gli elementi di azione vengono quindi monitorati per completarli.

Recensioni di consegna

Le revisioni delle consegne assicurano che le consegne effettuate dal team di progetto soddisfino i requisiti del cliente e aderiscano alle linee guida generali di qualità.

Di solito, un team di terze parti o supervisori (interni) conducono la revisione della consegna e le principali parti interessate della consegna del progetto partecipano a questo evento.

La revisione della consegna può decidere di rifiutare la consegna a causa degli standard di qualità e delle non conformità.

Segnapunti

Quando si tratta delle prestazioni del team di progetto, una scorecard è il modo per tenerne traccia. Ogni project manager è responsabile di accedere alle prestazioni dei membri del team e di riportarle al top management e alle risorse umane.

Queste informazioni vengono quindi utilizzate per scopi promozionali e per lo sviluppo delle risorse umane. Una scheda di valutazione completa e una valutazione delle prestazioni possono collocare il membro del team nella posizione corretta.

Conclusione

Un project manager non può eseguire il proprio lavoro senza un adeguato set di strumenti. Questi strumenti non devono essere software rinomati o qualcosa del genere, ma possono benissimo essere tecniche semplici e collaudate per gestire il lavoro del progetto.

Avere una solida serie di strumenti di gestione del progetto rende sempre il lavoro dei project manager piacevole e produttivo.