Gestione degli acquisti
introduzione
Oggi, diverse organizzazioni utilizzano varie tecniche di gestione per svolgere il funzionamento efficiente dei propri dipartimenti. La gestione degli acquisti è una di queste forme di gestione, in cui beni e servizi vengono acquistati da un'organizzazione o azienda diversa.
Tutte le organizzazioni si occupano di questa forma di gestione a un certo punto della vita delle loro attività. È nel modo in cui viene effettuato l'approvvigionamento e nella pianificazione del processo che garantiranno che le cose procedano senza intoppi.
Ma con molte altre tecniche di gestione in uso, c'è qualche motivo speciale per utilizzare questa particolare forma di gestione per acquisire beni e servizi? Sì, questa è una delle domande frequenti poste riguardo alla gestione degli acquisti.
È noto che la gestione degli acquisti aiuta un'organizzazione a risparmiare gran parte del denaro speso per l'acquisto di beni e servizi dall'esterno. Ha anche molti altri vantaggi.
Come funziona la gestione degli acquisti?
Di seguito sono elencate le quattro principali aree di lavoro che interessano quando si tratta di gestione degli appalti. I seguenti punti dovrebbero essere considerati ogni volta che è coinvolto il processo di approvvigionamento:
Non tutti i beni e servizi richiesti da un'azienda devono essere acquistati dall'esterno. È per questo motivo che è molto essenziale valutare i pro ei contro dell'acquisto o dell'affitto di questi beni e servizi dall'esterno.
Dovresti chiederti se a lungo termine sarebbe conveniente e se è assolutamente necessario.
Dovresti avere una buona idea di ciò di cui hai esattamente bisogno e poi passare a considerare varie opzioni e alternative. Sebbene possano esserci diversi fornitori che forniscono gli stessi beni e servizi, un'attenta ricerca ti mostrerà quale di questi fornitori ti offrirà l'affare migliore per la tua organizzazione.
Puoi sicuramente richiedere un qualche tipo di offerta per le tue esigenze da parte di questi fornitori e utilizzare un criterio di selezione per selezionare il miglior fornitore.
Il passaggio successivo in genere consiste nel richiedere offerte. Durante questa fase, i diversi fornitori ti forniranno dei preventivi.
Questa fase è simile a quella della scelta dei progetti, in quanto bisognerebbe considerare diversi criteri, oltre al solo costo, per decidere finalmente con quale fornitore rivolgersi.
Dopo il processo di valutazione, sarai in grado di selezionare il miglior fornitore. Dovresti quindi passare alla fase di discussione di ciò che dovrebbe entrare nel contratto. Ricordati di menzionare tutti i termini di finanziamento come desideri effettuare i pagamenti, e così via, in modo da evitare qualsiasi confusione che possa sorgere in seguito, poiché questo contratto sarà vincolante.
Ricorda sempre che è della massima importanza mantenere un buon rapporto con il fornitore. Ciò include la conclusione di un accordo che entrambi troverebbero soddisfacente. Questo aiuta la sostenibilità della tua attività così come quella del fornitore.
Questi quattro semplici passaggi ti aiuterebbero ad acquistare i tuoi beni facilmente e rapidamente senza troppi problemi, ma richiedono sempre un'attenta considerazione in ogni fase.
Far funzionare il processo in modo efficiente
Per assicurarti che tutto vada bene fino alla fine, dovresti tenere traccia dello stato di avanzamento dell'appalto. Ciò significherebbe che dovresti continuare a controllare i fornitori per assicurarti che rispettino i termini del contratto e che saranno in grado di fornirti i beni e servizi entro la scadenza.
In caso di discrepanze o problemi, è necessario informare sempre il fornitore tramite il metodo di comunicazione deciso al momento della stipula del contratto.
L'organizzazione deve essere sempre disponibile e aperta al cambiamento. Ciò nel rispetto di tutte le modifiche necessarie per garantire l'efficienza del processo. Questi cambiamenti potrebbero essere sotto forma di progressi tecnologici e persino cambiamenti alla forza lavoro, tra gli altri cambiamenti.
In termini di tecnologia, potrebbe essere necessario acquistare qualsiasi nuova attrezzatura e macchinario necessario per gestire questi beni.
Allo stesso modo, per quanto riguarda la forza lavoro, sarebbe necessario assumere lavoratori, altamente qualificati e formati quando si tratta di trattare direttamente con i fornitori.
È sempre meglio per un'organizzazione avere diversi team al loro interno specializzati in diversi campi. Ciò renderebbe la gestione degli appalti ancora più semplice. Ciascun team potrebbe quindi occuparsi delle aree di acquisto rilevanti e avrà anche le competenze richieste. Ad esempio, coloro che hanno esperienza nell'acquisto di macchinari potrebbero non avere le stesse capacità quando si tratta di ottenere particolari servizi da un'altra organizzazione.
Conclusione
Va tenuto presente, tuttavia, che questo sistema di gestione degli appalti deve funzionare in modo efficiente e senza intoppi affinché tutti i benefici possano essere raccolti. La chiave per questo sarebbe quindi un sistema efficiente, nonché il giusto fornitore e risorse.
Ai fini della gestione degli appalti, dovrebbe esserci un team di persone altamente qualificate, se la gestione degli appalti gioca un ruolo chiave.
Ad esempio, un ospedale dovrebbe disporre di un team dedicato agli acquisti e dovrebbe impiegare tecniche e strumenti di gestione degli appalti efficaci.