Ufficio gestione progetti (PMO)
introduzione
Quando le organizzazioni crescono, stabiliscono entità diverse per governare le rispettive pratiche.
Il Project Management Office (PMO) è l'entità creata per governare i processi, le pratiche, gli strumenti e le altre attività relative alla gestione dei progetti in un'organizzazione.
Questo ufficio (team) definisce e mantiene gli standard per la gestione del progetto nell'organizzazione.
Di solito, la direzione dell'organizzazione assegna un team di esperti nel campo della gestione del progetto al fine di gestire l'ufficio di gestione del progetto.
L'organizzazione cerca qualifiche come certificazioni PMI e una vasta esperienza nella gestione di grandi progetti quando seleziona le persone per l'ufficio di gestione del progetto.
Costruire un ufficio di gestione dei progetti
A causa della complessità dei progetti attuali, la funzione di gestione del progetto dovrebbe essere una pratica maturata e semplificata.
Pertanto, le organizzazioni cercano modi migliori per gestire i progetti al fine di massimizzare i margini di profitto. Per questo, le organizzazioni esaminano l'ottimizzazione dei processi, il miglioramento della produttività e la creazione dei profitti.
Poiché ci sono molti parametri coinvolti nella funzione di gestione del progetto (come persone, tecnologia, comunicazione e risorse), governare la funzione di gestione del progetto da parte dell'alta direzione può essere rischioso.
Pertanto, un ufficio di gestione del progetto è la soluzione ideale per costruire e mantenere la pratica di gestione del progetto come una funzione capace dell'organizzazione.
L'implementazione di un ufficio di gestione del progetto è uguale a qualsiasi altro progetto di cambiamento organizzativo. Pertanto, viene affrontato con una metodologia forte e rigida con molta esperienza.
Ci sono una serie di passaggi chiave coinvolti nella costruzione di un ufficio di gestione del progetto e PMBOK (Project Management Body of Knowledge) può essere un ottimo riferimento per questo scopo.
È un sovraccarico?
Alcune organizzazioni tradizionali vedono l'ufficio di gestione del progetto come un sovraccarico. Ciò è dovuto principalmente al fatto che l'organizzazione è abbastanza piccola dove non vi è l'esplicita necessità di un ufficio di gestione del progetto.
In tali organizzazioni, la direzione generale può governare la pratica di gestione del progetto. Per il resto delle organizzazioni in cui sono presenti grandi progetti, un ufficio di gestione dei progetti è molto più di un sovraccarico.
Attualmente l'economia mondiale è in recessione. Pertanto, molte aziende cercano di tagliare i costi al fine di rimanere nell'ambiente aziendale.
Tra i modi per farlo, la riduzione del personale e la chiusura dei reparti sono diventate due opzioni popolari. In questi casi, l'ufficio di gestione del progetto è diventato una facile vittima, in quanto non aggiunge alcuna cifra ai profitti dell'azienda.
Pertanto, è diventata una sfida per gli uffici di gestione del progetto giustificare il proprio lavoro all'alta dirigenza.
I vantaggi di un PMO
La gestione del progetto è una delle funzioni chiave di un'organizzazione. Pertanto, perfezionare i processi relativi alla gestione del progetto potrebbe aggiungere molto valore ai profitti dell'organizzazione.
Questo è esattamente ciò che fa un ufficio di project management di successo.
Perché il PMO fallisce?
Sulla base delle statistiche storiche, solo un terzo degli uffici di gestione del progetto lavora e il resto non funziona come previsto.
Questa è una delle principali preoccupazioni che il senior management deve affrontare quando decide di costruire un ufficio di project management per un'organizzazione. Fin dall'inizio la direzione dubita del successo dell'ufficio di gestione del progetto.
Uno dei motivi principali del fallimento dell'ufficio di gestione del progetto è la mancanza di supporto alla gestione esecutiva. Nella maggior parte dei casi, la direzione esecutiva non ha conoscenze sufficienti su come supportare e guidare un ufficio di gestione del progetto.
In secondo luogo, l'incapacità dell'ufficio di gestione del progetto causa fallimenti. Ciò è dovuto principalmente alle persone e alle risorse assegnate all'ufficio di gestione del progetto.
Conclusione
L'ufficio di gestione del progetto è una delle entità che aggiungerà valore alle grandi organizzazioni a lungo termine. Un ufficio di gestione del progetto potrebbe essere un sovraccarico per le organizzazioni su piccola scala e tale istituzione potrebbe finire come un fallimento.
Un ufficio di project management di successo può aumentare la produttività dei team di progetto e causare notevoli risparmi sui costi. Oltre a ciò, può rendere l'organizzazione un'entità più matura e capace.