Carta del progetto
introduzione
La Carta del progetto si riferisce a una dichiarazione di obiettivi in un progetto. Questa dichiarazione definisce anche obiettivi dettagliati del progetto, ruoli e responsabilità, identifica i principali stakeholder e il livello di autorità di un project manager.
Agisce come linea guida per progetti futuri e come materiale importante nel sistema di gestione della conoscenza dell'organizzazione.
La carta del progetto è un breve documento che consisterebbe in una nuova richiesta di offerta o una richiesta di proposta. Questo documento fa parte del processo di gestione del progetto, richiesto da Initiative for Policy Dialogue (IPD) e Customer Relationship Management (CRM).
Il ruolo della carta del progetto
Di seguito sono riportati i ruoli di un Project Charter:
Documenta le ragioni per intraprendere il progetto.
Delinea gli obiettivi e i vincoli affrontati dal progetto.
Fornisce soluzioni al problema in mano.
Identifica i principali stakeholder del progetto.
Vantaggi della Carta del progetto
Di seguito sono riportati i principali vantaggi della Carta del progetto per un progetto:
Migliora e apre la strada a buone relazioni con i clienti.
Il Project Charter funziona anche come uno strumento che migliora i processi di gestione del progetto.
Anche le comunicazioni regionali e della sede centrale possono essere migliorate in misura maggiore.
Avendo una carta del progetto, si può anche ottenere la sponsorizzazione del progetto.
Il Project Charter riconosce i ruoli di senior management.
Consente la progressione, che mira a raggiungere le migliori pratiche del settore.
Elementi nella Carta del progetto
Poiché la carta del progetto è uno strumento di pianificazione del progetto, che mira a risolvere un problema o un'opportunità, gli elementi seguenti sono essenziali per un buon progetto della carta.
Per un progetto charter efficace, deve affrontare questi elementi chiave:
Identità del progetto.
Ora: la data di inizio e la scadenza del progetto.
Persone coinvolte nel progetto.
Obiettivi delineati e obiettivi fissati.
La ragione per la realizzazione di una carta del progetto, spesso definita "business case".
Descrizione dettagliata di un problema o di un'opportunità.
Il ritorno atteso dal progetto.
Risultati attesi in termini di performance.
La data prevista per il raggiungimento degli obiettivi.
Ruoli e responsabilità chiaramente definiti dei partecipanti coinvolti.
Fabbisogno di risorse che saranno necessarie per il raggiungimento degli obiettivi.
Barriere e rischi coinvolti nel progetto.
Piano di comunicazione informato ed efficace.
Di tutti gli elementi di cui sopra, ci sono tre elementi più importanti ed essenziali che richiedono un'ulteriore elaborazione.
Caso aziendale
Ciò delinea la necessità che venga realizzata una carta del progetto. Un business case dovrebbe definire i vantaggi ottenuti dalla realizzazione di una carta del progetto. I vantaggi non devono essere solo in termini di finanziamento come entrate, riduzione dei costi, ecc., Ma anche in termini di vantaggio che il cliente riceve.
Di seguito sono riportate le caratteristiche di un buon caso aziendale:
Le ragioni per intraprendere il progetto.
I vantaggi ottenuti dall'intraprendere il progetto ora.
Le conseguenze di non fare il progetto.
I fattori che concluderebbero che si adatta agli obiettivi aziendali.
Scopo del progetto
Come indica il nome, si riferisce all'ambito che il progetto darà all'azienda se intraprende il progetto.
Prima di fare un progetto, è necessario affrontare le seguenti preoccupazioni:
È necessario considerare l'ambito e il fuori ambito.
Il processo su cui ogni squadra si concentrerà.
I punti di inizio e fine di un processo.
Disponibilità di risorse.
Vincoli in base ai quali la squadra lavorerà.
Limiti di tempo.
L'impatto sul normale carico di lavoro se il progetto deve essere intrapreso.
La necessità di un buon piano di comunicazione
La necessità di un buon piano di comunicazione è alla sua massima necessità quando si tratta di pianificare un progetto. I project manager devono lavorare sulla costruzione di un buon piano di comunicazione che aiuterà a raggiungere gli obiettivi generali di un Project Charter.
Quando si crea un piano di comunicazione, il project manager deve tenere in considerazione quanto segue:
Who - responsabilità di ogni individuo che partecipa al progetto.
What - il motivo e il motivo del piano di comunicazione.
Where - posizione in cui il destinatario potrebbe trovare le informazioni.
When - la durata e la frequenza del piano di comunicazione.
How - il meccanismo utilizzato per facilitare la comunicazione.
Whom - I destinatari della comunicazione.
Conclusione
La carta del progetto non è solo uno strumento utilizzato per la pianificazione dei progetti, ma anche un meccanismo di comunicazione che funge da riferimento. Un progetto ben pianificato con un piano di comunicazione efficace porterà sicuramente al successo per il progetto intrapreso a portata di mano.
Pertanto, la Carta del progetto dovrebbe essere uno dei documenti a cui si fa spesso riferimento in un progetto e l'intero team di progetto deve essere a conoscenza del contenuto della Carta del progetto. Questo è un elemento chiave per un progetto di successo.