Gestione del portafoglio di progetti
introduzione
Quando ci sono molti progetti gestiti da un'organizzazione, è fondamentale per l'organizzazione gestire il proprio portafoglio di progetti. Questo aiuta l'organizzazione a classificare i progetti e ad allineare i progetti con i loro obiettivi organizzativi.
Il Project Portfolio Management (PPM) è un processo di gestione con l'ausilio di metodi finalizzati ad aiutare l'organizzazione ad acquisire informazioni e ad ordinare i progetti secondo una serie di criteri.
Obiettivi del Project Portfolio Management
Come per la gestione del portafoglio finanziario, anche la gestione del portafoglio del progetto ha una propria serie di obiettivi. Questi obiettivi sono progettati per ottenere i risultati attesi attraverso giocatori di squadra coerenti.
Quando si tratta degli obiettivi, è necessario delineare i seguenti fattori.
La necessità di creare un documento descrittivo, che contenga informazioni vitali come nome del progetto, tempistica stimata, costi e obiettivi di business.
Il progetto deve essere valutato regolarmente per garantire che il progetto stia raggiungendo il suo obiettivo e rimanga nel suo corso.
Selezione dei giocatori della squadra, che lavoreranno per il raggiungimento degli obiettivi del progetto.
Vantaggi della gestione del portafoglio progetti
La gestione del portafoglio progetti garantisce che i progetti abbiano una serie di obiettivi, che se seguiti producono i risultati attesi. Inoltre, PPM può essere utilizzato per far emergere modifiche all'organizzazione che creeranno una struttura flessibile all'interno dell'organizzazione in termini di esecuzione del progetto. In questo modo, il cambiamento non sarà una minaccia per l'organizzazione.
I seguenti vantaggi possono essere ottenuti attraverso un'efficiente gestione del portafoglio progetti:
Maggiore adattabilità al cambiamento.
Una revisione costante e uno stretto monitoraggio portano a un rendimento maggiore.
Le prospettive della direzione per quanto riguarda la gestione del portafoglio di progetti sono viste come una "iniziativa verso un rendimento più elevato". Pertanto, questo non sarà considerato un fattore dannoso per il lavoro.
L'identificazione delle dipendenze è più facile da identificare. Ciò eliminerà il verificarsi di alcune inefficienze.
Vantaggio rispetto ad altri concorrenti (vantaggio competitivo).
Aiuta a concentrarsi sulle strategie, che aiuteranno a raggiungere gli obiettivi piuttosto che concentrarsi sul progetto stesso.
Le responsabilità dell'IT si concentrano su una parte dell'attività piuttosto che su più fattori.
Il mix di progetti IT e aziendali sono visti come fattori che contribuiscono al raggiungimento degli obiettivi organizzativi.
Strumenti di gestione del portafoglio di progetti
Ci sono molti strumenti che possono essere utilizzati per la gestione del portfolio di progetti. Di seguito sono riportate le caratteristiche essenziali di questi strumenti:
Un metodo sistematico di valutazione dei progetti.
Le risorse devono essere pianificate.
I costi e i benefici devono essere tenuti sotto controllo.
Effettuare analisi costi-benefici.
Rapporti sui progressi di volta in volta.
Accesso alle informazioni come e quando è necessario.
Meccanismo di comunicazione, che prenderà le informazioni necessarie.
Tecniche utilizzate per misurare la PPM
Esistono varie tecniche, che vengono utilizzate di volta in volta per misurare o supportare il processo PPM. Tuttavia, ci sono tre tipi di tecniche, che sono ampiamente utilizzate:
Modello euristico.
Tecnica di punteggio.
Tecniche visive o di mappatura.
L'uso di tali tecniche dovrebbe essere fatto in considerazione del progetto e degli obiettivi organizzativi, delle capacità delle risorse e dell'infrastruttura per la gestione del progetto.
Perché i project manager si concentrano sul PPM?
Il PPM è fondamentale per il successo di un progetto e per identificare eventuali ritardi nel caso in cui si verificassero. I Project Manager spesso affrontano una situazione difficile derivante dalla mancanza di pianificazione e talvolta ciò può portare al ritiro del progetto.
È responsabilità primaria dei project manager garantire che ci siano risorse disponibili sufficienti per i progetti che un'organizzazione intraprende. Risorse adeguate garantiranno che il progetto sia completato entro la tempistica stabilita e consegnato senza compromessi sulla qualità.
I project manager possono anche voler lavorare su progetti a cui viene data la massima priorità e valore per un'organizzazione. Ciò consentirà ai project manager di fornire e ricevere supporto per i progetti di qualità che hanno intrapreso. PPM garantisce il raggiungimento di questi obiettivi della gestione del progetto.
Il modello delle cinque domande
Il modello a cinque domande della gestione del portfolio di progetti illustra che il project manager deve rispondere a cinque domande essenziali prima dell'inizio e durante l'esecuzione del progetto.
Le risposte a queste domande determineranno il successo dell'attuazione del progetto.
Conclusione
La gestione del portafoglio progetti ha lo scopo di ridurre le inefficienze che si verificano quando si intraprende un progetto e di eliminare potenziali rischi, che possono verificarsi a causa della mancanza di informazioni o sistemi disponibili.
Aiuta l'organizzazione ad allineare il suo lavoro di progetto per soddisfare i progetti utilizzando al massimo le sue risorse.
Pertanto, tutti i project manager dell'organizzazione devono avere una consapevolezza della gestione del portafoglio di progetti organizzativi al fine di contribuire agli obiettivi organizzativi durante l'esecuzione dei rispettivi progetti.