Strumento grafico RACI
introduzione
RACI denota Responsabile, Responsabile, Consultato e Informato, che sono quattro parametri utilizzati in una matrice utilizzata nel processo decisionale. Lo strumento grafico RACI delinea le attività intraprese all'interno di un'organizzazione a quelle delle persone o dei ruoli.
In un'organizzazione, le persone possono essere assegnate o assegnate a ruoli specifici di cui sono responsabili, responsabili, consultate o informate.
Lo strumento grafico RACI è un ottimo strumento quando si tratta di identificare i ruoli dei dipendenti all'interno di un'organizzazione. Questo strumento può essere utilizzato con successo quando c'è confusione di ruoli all'interno dell'azienda. La confusione dei ruoli può portare a una cultura del lavoro improduttiva.
Parametri nello strumento grafico RACI
Lo strumento grafico RACI rappresenta quattro parametri come abbiamo già notato nell'introduzione. Di seguito sono riportati i significati per ciascuno di questi parametri:
Responsible: Questa è una persona che esegue un compito o un lavoro ed è responsabile del lavoro.
Accountable: Principalmente la persona incaricata del compito o del lavoro.
Consulted: La persona, che fornisce feedback, contribuisce come e quando richiesto.
Informed: Responsabile che necessita di conoscere l'azione o la decisione presa.
Uno strumento RACI di esempio
Vantaggi di uno strumento grafico RACI
Di seguito sono riportati i vantaggi ben noti di questo strumento per le organizzazioni aziendali:
Identificazione del carico di lavoro assegnato a dipendenti o reparti specifici
Fare in modo che i processi non vengano trascurati
Garantire che alle nuove assunzioni vengano spiegati i loro ruoli e responsabilità
Trovare il giusto equilibrio tra la linea e le responsabilità del progetto
Ridistribuire il lavoro tra i gruppi per portare a termine il lavoro più velocemente
Aperto alla risoluzione di conflitti e discussioni
Documentare i ruoli e le responsabilità delle persone all'interno dell'organizzazione
Come viene utilizzato lo strumento grafico RACI?
L'identificazione delle funzioni e dei processi chiave all'interno di un'organizzazione è il primo passo verso l'utilizzo dello strumento grafico RACI. Quindi, l'organizzazione deve delineare le attività che si svolgono e dovrebbe evitare qualsiasi attività mista.
Di seguito sono riportati i passaggi dettagliati per l'utilizzo dello strumento grafico RACI:
Spiega ogni attività svolta.
Crea frasi per indicare il risultato della decisione presa.
Le decisioni e le attività devono essere applicate al ruolo piuttosto che mirare alla persona.
Crea una matrice, che rappresenta i ruoli e le attività e inserisci il codice RACI creato.
Una volta che tutti i dati rilevanti sono stati raccolti e inseriti nello strumento grafico RACI, eventuali discrepanze devono essere risolte.
Modifica dei problemi di gestione
Il motivo principale per la creazione di uno strumento grafico RACI è risolvere i problemi organizzativi. Considera tre fattori principali:
Concezione del ruolo: l'atteggiamento o il pensiero delle persone nei confronti dei propri ruoli lavorativi
Aspettativa di ruolo: l'aspettativa di una persona rispetto al ruolo lavorativo di un'altra persona.
Comportamento di ruolo: le attività delle persone nella loro funzione lavorativa.
Questi tre concetti aiutano la direzione a identificare le idee sbagliate che le persone hanno nei confronti dei loro ruoli lavorativi.
Motivi per la confusione di ruolo
Sebbene la confusione dei ruoli possa essere risolta utilizzando lo strumento grafico RACI, è sempre una buona idea identificare le ragioni alla base di tale confusione. Questo aiuta l'organizzazione a evitare che tali situazioni si verifichino in futuro.
Di seguito sono riportati alcuni dei motivi per la confusione dei ruoli:
Equilibrio del lavoro inadeguato
Tempo di inattività
Passare la palla, essere irresponsabili
Confuso su chi prende le decisioni
Comunicazioni inefficaci
De-motivation
Riempire il tempo di inattività creando e occupandosi di tempo non essenziale
Non importa perché nessuno ha l' atteggiamento infastidito
Quando utilizzare lo strumento grafico RACI?
Lo strumento grafico RACI può essere utilizzato con successo nelle seguenti condizioni.
Per i dipendenti per ottenere una chiara comprensione del ruolo e delle responsabilità intorno al processo di lavoro.
Migliorare la comprensione della funzione tra i dipartimenti e delle responsabilità all'interno del proprio dipartimento.
Per definire chiaramente i ruoli e le responsabilità dei membri del team, che stanno lavorando a un progetto.
Passaggi intrapresi durante la progettazione dello strumento grafico RACI
Il primo passo verso la progettazione dello strumento grafico RACI è che la direzione deve identificare il processo o la funzione che deve affrontare i problemi. Il processo o la caratteristica deve essere studiata a fondo in termini di requisiti e obiettivi.
I ruoli o le funzioni lavorative devono essere identificati in termini di quali saranno influenzati e chi implementerà i cambiamenti.
I ruoli da creare avranno il suo proprietario. La direzione deve assegnare un ruolo a ogni individuo.
Identificare chi ha un ruolo R (responsabile) e quindi deve essere elencato in termini di A, C e I. Gli strumenti grafici RACI non funzionano in modo che due persone siano ritenute responsabili (R) per la stessa cosa.
La revisione deve essere condotta in modo che non ci siano duplicati nel processo.
Conclusione
Lo strumento grafico RACI è uno strumento decisionale utile ed efficace che aiuta a definire ruoli e responsabilità. Viene utilizzato per identificare le inefficienze dei ruoli organizzativi.
Aiuta a risolvere eventuali problemi funzionali che sorgono all'interno dei reparti o tra individui.
L'obiettivo principale dello strumento grafico RACI è eliminare le confusioni di ruolo ed essere in grado di fornire il prodotto o servizio con successo al cliente e contribuire agli obiettivi organizzativi a lungo termine.