14 maneiras de tornar os eventos, reuniões e treinamentos online de sua instituição de caridade mais inclusivos e acessíveis

No Third Sector Lab estamos trabalhando para tornar nossos treinamentos, eventos e reuniões online mais inclusivos. Trata-se de torná-los acessíveis a todos, ampliando o alcance do nosso trabalho e reconhecendo que uma gama diversificada de vozes torna o trabalho que fazemos ainda melhor do que nunca.

Reuni algumas das mudanças que fizemos ou planejamos fazer para garantir que nossos eventos sejam mais inclusivos racialmente, mais acessíveis para pessoas com deficiência e mais receptivos à comunidade LGTBQ+.

Esta não é uma lista exaustiva e definitivamente não é um trabalho finalizado - nunca será. Há algumas coisas que fazemos muito bem, mas há muito que podemos melhorar. Eu realmente gostaria de receber quaisquer comentários com seus próprios pensamentos e ideias.

1. Co-crie seus eventos e treinamentos

Isso parece óbvio certo? Infelizmente, muitos eventos online têm diversidade e inclusão como uma reflexão tardia. Você não pode adaptar isso significativamente. Se você deseja criar eventos mais inclusivos para uma gama maior de pessoas, precisa começar com o co-design — entender as necessidades, barreiras e aspirações do usuário.

Esta semana, realizamos uma sessão de co-design com grupos de recursos de funcionários do Google, Spotify, Salesforce e outros para entender melhor como funcionários de grupos étnicos minoritários se envolvem com oportunidades de se tornar um curador. Isso ajuda a moldar o formato e a estrutura de nossos eventos on-line do Digital Trustees.

2. Entenda seu preconceito racial e converse sobre raça no trabalho

O viés inconsciente é desencadeado por nosso cérebro, fazendo automaticamente julgamentos e avaliações rápidas. Eles são influenciados por nossa formação, experiências pessoais, estereótipos sociais e contexto cultural. Não se trata apenas de etnia, mas de gênero, sexualidade, deficiência e outras características de diversidade visíveis.

Fiz um treinamento de viés inconsciente e um passo importante foi ter mais conversas no local de trabalho sobre raça. O CIPD tem um recurso muito bom sobre como falar sobre raça no trabalho .

3. Encontre palestrantes de uma gama mais ampla de grupos étnicos minoritários

Isso leva tempo e pesquisa. Se seus oradores são em sua maioria homens brancos, há uma boa chance de você não estar procurando bastante por oradores mais diversificados. Eles simplesmente podem não ser tão conhecidos publicamente. Faça o trabalho extra para encontrá-los.

Great Charity Speakers é um bom ponto de partida. Adoraria saber se outros têm listas de palestrantes que possam compartilhar - por favor, adicione-os nos comentários.

4. Ter representação de gênero equilibrada

Trabalhamos muito no Third Sector Lab para garantir uma representação de gênero equilibrada em termos de palestrantes e painéis. Novamente, dependendo do assunto, pode ser necessário mais pesquisa, mas não é difícil — apenas faça. Também não é simbólico - há muitos palestrantes incríveis do sexo feminino, trans e não-binários por aí que são especialistas em suas áreas e podem realmente elevar o seu evento.

5. Use linguagem de gênero neutro e ofereça às pessoas a chance de compartilhar pronomes

Ao abordar seus convidados de maneira neutra em termos de gênero, você pode tornar seu espaço inclusivo para pessoas de todos os gêneros e evitar que alguém se sinta excluído. Também dê às pessoas a oportunidade de adicionar seus pronomes ao nome no evento - isso é fácil no Zoom e em praticamente todas as outras plataformas. Isso ajuda a reduzir o risco de erros de gênero de seus palestrantes e participantes.

Criar um ambiente caloroso e acolhedor para todos é a chave para muito do que está nesta lista.

6. Pergunte antecipadamente sobre as necessidades de acessibilidade das pessoas e aja de acordo com elas

A coisa mais importante que você pode fazer é convidar as pessoas com necessidades de acessibilidade para entrar em contato com você com antecedência. Incluímos uma linha em todos os convites para reuniões que diz: “Se você tiver necessidades adicionais, informe-nos e faremos tudo o que pudermos para ajudá-lo”. Isso ajudará você a planejar seu evento, apoiar as pessoas durante a ligação e compartilhar informações relevantes antes e depois.

Você pode incluir o seguinte:

Chamada para prática para testar a tecnologia
Intervalos para closed caption
Lembretes pessoais antes da chamada
Opções para participantes que não possuem microfone ou câmera

Se você estiver interessado em tornar seus eventos, treinamentos e reuniões mais acessíveis , há ótimos conselhos da AbilityNet. Particularmente em reuniões de gravação, BSL e outros ajustes. Você precisa planejar com antecedência os ajustes, caso receba solicitações de última hora.

7. Pense em como as sessões online são para os neurodivergentes

Isso me afeta pessoalmente, o que é complicado considerando quantas sessões online eu executo todas as semanas. Acho que a sobrecarga cognitiva pode se tornar um problema real - evite ter muitas ferramentas on-line diferentes, enquetes, documentos etc. em uma única ligação. Ter uma agenda e informações antes do evento pode fazer uma grande diferença para mim.

Não vou tentar me atrapalhar em uma lista sobre como tornar seus eventos online mais acessíveis para pessoas com TDAH, autismo e outros neurodivergentes porque David Whelan tem um post muito bom sobre isso.

8. Faça parceria com as organizações certas

As parcerias que construímos trazem algumas vantagens importantes - elas nos ajudam a ser mais inclusivos e diversificados e a alcançar um público especializado mais amplo.

Quando se trata de nossos Digital Trustees online matchmaking eventos , não se trata apenas de atrair mais profissionais digitais para os conselhos - como parte disso, queremos impulsionar um aumento no número de vozes desses grupos que são tradicionalmente sub-representados quando se trata de funções de governança. Ao fazer parceria com organizações que representam os interesses de grupos minoritários, somos desafiados a ver nossa iniciativa a partir de sua perspectiva, obter acesso a suas redes e fornecer um espaço em nossa série de eventos para amplificar suas vozes.

Construir essas parcerias leva tempo, cuidado e atenção. Até agora, nossas parcerias foram com UK Black Tech , Queer Trustees , Reach Volunteering , Getting on Board , VONNE , Scottish Women's Aid , YMCA , DataKind UK , Association of Chairs , SCVO e outros.

9. Diversifique seus próprios eventos e equipe de treinamento

Estamos trabalhando arduamente para ampliar a gama de instrutores que temos — em particular aqueles de origens étnicas minoritárias. Os workshops de treinamento da Curve que realizamos são uma área em que podemos causar um impacto real - garantindo que haja mais pessoas de diversas origens ministrando sessões para nós em 2022, em 2023 e além.

10. Torne seus preços acessíveis

Embora os eventos online tenham o potencial de incluir mais pessoas, o custo ainda pode ser um grande problema. Embora você não consiga influenciar diretamente a capacidade de seu público se conectar à Internet, você pode criar maneiras para que pessoas com níveis de renda mais baixos participem de seu evento.

Considere uma escala móvel, pague o que puder, ingressos baseados em doações ou talvez vários ingressos gratuitos disponíveis.

Graças ao apoio da Catalyst e de outros financiadores, podemos oferecer lugares no Digital Trustess, Open Working Program e The Curve totalmente gratuitos para organizações sem fins lucrativos.

11. Forneça às pessoas o cronograma, estrutura e outras informações antecipadamente

Sempre que possível, compartilhe os slides da apresentação com antecedência, com explicações na seção de notas. Informe aos participantes como pretende distribuir os slides durante o evento. Explique o formato e os horários do evento em um simples documento online. Inclua uma lista daqueles que estão na chamada. Inclua uma descrição da tecnologia e como você pretende usá-la. Deixe claras as expectativas e convenções. Inclua detalhes como você pretende garantir que todos tenham oportunidades iguais de contribuir.
Descreva o que acontece após o evento. Estabeleça um único ponto de contato para todas as perguntas e preocupações.

Novamente, esta não é uma lista exaustiva, mas deve ajudá-lo a sentir o que está fazendo agora. Por favor, por favor, não envie todas as informações em sete e-mails diferentes — tente ter um único ponto de verdade para o seu evento.

12. Evite realizar seu evento durante os horários de saída e saída da escola

Este é possivelmente apenas eu sendo um gemido enquanto faço isso metade da semana. Não é difícil evitar reuniões ou eventos críticos nos horários de largada e saída da escola. Como são principalmente as mulheres que assumem essa responsabilidade, essa é uma mudança importante que você pode fazer ao tentar tornar seus eventos mais acessíveis a todos os gêneros. Se você executar eventos para equipes internas, reserve um tempo para entender quaisquer responsabilidades de cuidado que as pessoas possam ter e inclua isso em suas decisões de programação.

13. Reserve bastante tempo para pausas e tempo para perguntas

Já falei sobre sobrecarga cognitiva e o fato de que muitos de seus participantes terão responsabilidades de cuidar. Muitas pessoas têm deficiências ocultas. Ninguém quer uma hora direto no Teams sem nenhuma pausa. Crie intervalos e tempo para perguntas - isso não é opcional.

14. Pense se seu evento precisa de um aviso de conteúdo

Você pode incluir um aviso de conteúdo na descrição do seu evento se ele estiver discutindo tópicos potencialmente delicados. A inclusão de um aviso de conteúdo permite que os participantes se preparem para um envolvimento adequado ou, se necessário, deixem o evento para sua própria segurança. O objetivo dos avisos de conteúdo não é encorajar os participantes a evitar seus eventos — avisar seus participantes sobre tópicos potencialmente difíceis pode aumentar o envolvimento deles, aumentando a confiança no que você está entregando.

Tornar os eventos mais inclusivos é um processo contínuo. O que eu perdi aqui? Qual é o seu conselho para organizações que desejam melhorar o que estão fazendo? Eu adoraria ouvir o que você pensa nos comentários ou no Twitter .