Chi phí dựa trên hoạt động (ABC)

Giới thiệu

Có một số mô hình chi phí được sử dụng trong lĩnh vực kinh doanh và Chi phí dựa trên hoạt động là một trong số đó. Trong chi phí dựa trên hoạt động, các hoạt động khác nhau trong tổ chức được xác định và ấn định với một chi phí.

Khi nói đến việc định giá các sản phẩm và dịch vụ do công ty sản xuất, chi phí hoạt động được tính cho các hoạt động đã được thực hiện trong quá trình sản xuất sản phẩm và dịch vụ. Nói cách khác, chi phí theo hoạt động gán chi phí gián tiếp với chi phí trực tiếp. Những chi phí gián tiếp này còn được gọi là chi phí chung trong thế giới kinh doanh.

Chúng ta hãy lấy một ví dụ. Có một số hoạt động được thực hiện trong một tổ chức kinh doanh và những hoạt động này thuộc về nhiều bộ phận và giai đoạn như lập kế hoạch, sản xuất hoặc kỹ thuật. Tất cả các hoạt động này cuối cùng đều góp phần tạo ra sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ cho khách hàng cuối cùng.

Hoạt động Kiểm soát Chất lượng của một công ty sản xuất hàng may mặc là một trong những ví dụ điển hình cho hoạt động này. Bằng cách xác định chi phí cho chức năng Kiểm soát chất lượng, ban giám đốc có thể nhận ra chi phí cho từng sản phẩm, dịch vụ hoặc nguồn lực. Sự hiểu biết này giúp quản lý điều hành điều hành tổ chức kinh doanh một cách suôn sẻ.

Chi phí dựa trên hoạt động sẽ hiệu quả hơn khi được sử dụng trong dài hạn hơn là ngắn hạn.

Thực hiện trong một tổ chức

Khi nói đến việc thực hiện chi phí dựa trên hoạt động trong một tổ chức, cần phải có cam kết của quản lý cấp cao. Chi phí dựa trên hoạt động đòi hỏi khả năng lãnh đạo có tầm nhìn xa và phải duy trì lâu dài. Do đó, đòi hỏi ban quản lý cấp cao phải có nhận thức toàn diện về cách thức hoạt động của chi phí dựa trên hoạt động và các điểm tương tác của ban quản lý với quy trình.

Trước khi thực hiện chi phí dựa trên hoạt động cho toàn bộ tổ chức, việc chạy thử nghiệm luôn là một ý tưởng tuyệt vời. Ứng cử viên sáng giá nhất cho việc chạy thử nghiệm này là bộ phận bị thiếu hụt lợi nhuận.

Mặc dù người ta có thể coi đó là rủi ro, nhưng những bộ phận như vậy có thể có cơ hội thành công khi được quản lý bằng chi phí dựa trên hoạt động. Cuối cùng, điều này sẽ cung cấp cho tổ chức một minh họa có thể đo lường được về chi phí dựa trên hoạt động và thành công của nó. Trong trường hợp, nếu không tiết kiệm được chi phí sau khi nghiên cứu thí điểm được thực hiện, rất có thể mô hình đó đã không được thực hiện đúng cách hoặc mô hình đó không phù hợp với bộ phận hoặc toàn công ty.

Có một Nhóm nòng cốt là quan trọng

Nếu một tổ chức đang có kế hoạch thực hiện chi phí dựa trên hoạt động, việc vận hành một nhóm cốt lõi là một lợi thế lớn. Nếu tổ chức có quy mô nhỏ, một nhóm có thể được ủy quyền với sự giúp đỡ của các tình nguyện viên, những người sẽ đóng góp thời gian của họ trên cơ sở bán thời gian. Nhóm này chịu trách nhiệm xác định và đánh giá các hoạt động cần được sửa đổi để tối ưu hóa sản phẩm hoặc dịch vụ.

Nhóm lý tưởng nên bao gồm các chuyên gia từ tất cả các hoạt động trong tổ chức. Tuy nhiên, thuê một nhà tư vấn bên ngoài cũng có thể trở thành một lợi thế.

Phần mềm

Khi thực hiện chi phí dựa trên hoạt động, tổ chức sẽ thuận lợi khi sử dụng phần mềm máy tính để tính toán và lưu trữ dữ liệu. Phần mềm máy tính có thể là một cơ sở dữ liệu đơn giản sẽ lưu trữ thông tin chẳng hạn như phần mềm ABC tùy chỉnh cho tổ chức hoặc một phần mềm có mục đích chung.

Thủ tục

Thủ tục để thực hiện thành công chi phí dựa trên hoạt động trong một tổ chức như sau:

Xác định nhóm chịu trách nhiệm thực hiện chi phí dựa trên hoạt động.
Nhóm xác định và đánh giá các hoạt động liên quan đến các sản phẩm và dịch vụ được đề cập.
Nhóm chọn một nhóm nhỏ các hoạt động nên được thực hiện để tính chi phí dựa trên hoạt động.
Nhóm xác định các yếu tố của các hoạt động được lựa chọn tiêu tốn quá nhiều tiền cho tổ chức. Nhóm nghiên cứu nên chú ý đến chi tiết trong bước này vì nhiều hoạt động có thể che chắn chi phí của họ và có thể trông vô tội khi nhìn từ bên ngoài.
Các chi phí cố định và chi phí biến đổi liên quan đến các hoạt động được xác định.
Thông tin chi phí thu thập được sẽ được nhập vào phần mềm ABC.
Sau đó phần mềm sẽ thực hiện các tính toán và đưa ra các báo cáo để hỗ trợ các quyết định quản lý.
Dựa trên các báo cáo, ban giám đốc có thể xác định các bước cần thực hiện để tăng tỷ suất lợi nhuận nhằm thực hiện các hoạt động hiệu quả hơn.

Các bước quản lý và quyết định được thực hiện sau trải nghiệm chi phí dựa trên hoạt động thường được gọi là Quản lý dựa trên hoạt động. Trong quá trình này, ban lãnh đạo đưa ra các quyết định kinh doanh để tối ưu hóa các hoạt động nhất định và để một số hoạt động tiếp tục.

Những điều cần lưu ý

Đôi khi, các tổ chức phải đối mặt với rủi ro dành quá nhiều thời gian, tiền bạc và nguồn lực vào việc thu thập và phân tích dữ liệu cần thiết cho mô hình chi phí dựa trên hoạt động. Điều này cuối cùng có thể dẫn đến thất vọng và cuối cùng tổ chức có thể từ bỏ ABC.

Việc không kết nối các kết quả từ chi phí dựa trên hoạt động thường cản trở sự thành công của việc triển khai. Điều này thường xảy ra khi những người ra quyết định không nhận thức được "bức tranh lớn" về cách có thể sử dụng chi phí dựa trên hoạt động trong toàn tổ chức. Hiểu các khái niệm và tham gia tích cực vào quá trình thực hiện ABC có thể dễ dàng loại bỏ điều này.

Nếu tổ chức kinh doanh yêu cầu sửa chữa nhanh chóng, chi phí dựa trên hoạt động sẽ không phải là câu trả lời chính xác. Do đó, ABC không nên được thực hiện cho các tình huống cần thắng nhanh.

Phần kết luận

Chi phí dựa trên hoạt động là một cách khác để xem xét chi phí của một tổ chức nhằm tối ưu hóa tỷ suất lợi nhuận.

Nếu ABC được thực hiện với sự hiểu biết đúng đắn cho mục đích chính xác, nó có thể mang lại giá trị lâu dài to lớn cho tổ chức.