Tam giác quản lý dự án
Giới thiệu
Tam giác quản lý dự án được các nhà quản lý sử dụng để phân tích hoặc hiểu những khó khăn có thể nảy sinh do việc triển khai và thực hiện một dự án. Tất cả các dự án không phân biệt quy mô của chúng sẽ có nhiều ràng buộc.
Mặc dù có nhiều ràng buộc đối với dự án như vậy, nhưng đây không phải là rào cản để thực hiện dự án thành công và cho việc ra quyết định hiệu quả.
Có ba ràng buộc phụ thuộc lẫn nhau chính cho mọi dự án; thời gian, chi phí và phạm vi. Đây còn được gọi là Tam giác quản lý dự án.
Chúng ta hãy cố gắng hiểu từng yếu tố của tam giác dự án và sau đó làm thế nào để đối mặt với những thách thức liên quan đến từng yếu tố đó.
Ba ràng buộc
Ba hạn chế trong tam giác quản lý dự án là thời gian, chi phí và phạm vi.
1 lần
Các hoạt động của dự án có thể mất khoảng thời gian ngắn hơn hoặc dài hơn để hoàn thành. Việc hoàn thành nhiệm vụ phụ thuộc vào một số yếu tố như số lượng người làm việc trong dự án, kinh nghiệm, kỹ năng, v.v.
Thời gian là một yếu tố quan trọng không thể kiểm soát được. Mặt khác, việc không đáp ứng các thời hạn trong một dự án có thể tạo ra những tác động bất lợi. Thông thường, lý do chính khiến các tổ chức thất bại về mặt thời gian là do thiếu nguồn lực.
2 - Chi phí
Cả người quản lý dự án và tổ chức bắt buộc phải có chi phí ước tính khi thực hiện một dự án. Ngân sách sẽ đảm bảo rằng dự án được phát triển hoặc thực hiện dưới một mức chi phí nhất định.
Đôi khi, các nhà quản lý dự án phải phân bổ các nguồn lực bổ sung để đáp ứng thời hạn với một khoản phạt bổ sung của chi phí dự án.
3 - Phạm vi
Phạm vi xem xét kết quả của dự án được thực hiện. Điều này bao gồm một danh sách các sản phẩm cần được phân phối bởi nhóm dự án.
Một nhà quản lý dự án thành công sẽ biết quản lý cả phạm vi dự án và bất kỳ thay đổi nào trong phạm vi ảnh hưởng đến thời gian và chi phí.
Chất lượng
Chất lượng không phải là một phần của tam giác quản lý dự án, nhưng nó là mục tiêu cuối cùng của mọi hoạt động giao hàng. Do đó, tam giác quản lý dự án đại diện cho chất lượng.
Nhiều nhà quản lý dự án quan niệm rằng 'chất lượng cao đi kèm với chi phí cao', điều này đúng ở một mức độ nào đó. Bằng cách sử dụng các nguồn lực chất lượng thấp để hoàn thành thời hạn của dự án không đảm bảo sự thành công của dự án tổng thể.
Giống như phạm vi, chất lượng cũng sẽ là một yếu tố quan trọng có thể mang lại cho dự án.
Sáu giai đoạn của Quản lý Dự án
Một dự án trải qua sáu giai đoạn trong vòng đời của nó và chúng được ghi chú dưới đây:
Project Definition - Điều này đề cập đến việc xác định các mục tiêu và các yếu tố được xem xét để làm cho dự án thành công.
Project Initiation - Điều này đề cập đến các nguồn lực cũng như kế hoạch trước khi dự án bắt đầu.
Project Planning -Vạch ra kế hoạch về cách thức thực hiện dự án. Đây là nơi mà tam giác quản lý dự án là cần thiết. Nó xem xét thời gian, chi phí và phạm vi của dự án.
Project Execution - Đảm nhận công việc để mang lại kết quả của dự án.
Project Monitoring & Control - Thực hiện các biện pháp cần thiết để hoạt động của dự án diễn ra suôn sẻ.
Project Closure - Chấp nhận các sản phẩm được phân phối và ngừng cung cấp các tài nguyên cần thiết để chạy dự án.
Vượt qua thách thức đối với các ràng buộc của dự án
Nó luôn là một yêu cầu để vượt qua những thách thức liên quan đến tam giác dự án trong suốt thời gian thực hiện dự án. Các nhà quản lý dự án cần hiểu rằng ba hạn chế được nêu trong tam giác quản lý dự án có thể được điều chỉnh.
Khía cạnh quan trọng là đối phó với nó. Người quản lý dự án cần đạt được sự cân bằng giữa ba ràng buộc để chất lượng của dự án không bị ảnh hưởng.
Để khắc phục những hạn chế, các nhà quản lý dự án có một số phương pháp để giữ cho dự án tiếp tục. Một số trong số này sẽ dựa trên việc ngăn chặn các bên liên quan thay đổi phạm vi và duy trì các giới hạn về cả nguồn lực tài chính và nhân lực.
Vai trò của người quản lý dự án được phát triển xung quanh trách nhiệm. Một người quản lý dự án cần giám sát và kiểm soát dự án từ khi bắt đầu cho đến khi kết thúc.
Các yếu tố sau đây sẽ phác thảo vai trò của người quản lý dự án:
Người quản lý dự án cần xác định dự án và phân chia nhiệm vụ giữa các thành viên trong nhóm. Người quản lý dự án cũng cần có được các nguồn lực chính và xây dựng tinh thần đồng đội.
Người quản lý dự án cần đặt ra các mục tiêu cần thiết cho dự án và hướng tới việc đạt được các mục tiêu này.
Hoạt động quan trọng nhất của người quản lý dự án là thông báo cho các bên liên quan về tiến độ của dự án.
Người quản lý dự án cần đánh giá và giám sát cẩn thận các rủi ro của dự án.
Kỹ năng cần thiết cho một Quản lý dự án
Để vượt qua những thách thức liên quan đến tam giác dự án và đáp ứng các mục tiêu của dự án, người quản lý dự án cần phải có một loạt các kỹ năng, bao gồm:
Leadership
Quản lý con người
Negotiation
Quản lý thời gian
Giao tiếp hiệu quả
Planning
Controlling
Giải quyết xung đột
Giải quyết vấn đề
Phần kết luận
Quản lý dự án rất thường được biểu diễn trên một hình tam giác. Một nhà quản lý dự án thành công cần giữ cân bằng giữa ba hạn chế để chất lượng của dự án hoặc kết quả không bị ảnh hưởng.
Có nhiều công cụ và kỹ thuật sẵn có để đối mặt với những thách thức liên quan đến ba hạn chế. Một nhà quản lý dự án giỏi sẽ sử dụng các công cụ thích hợp để thực hiện dự án thành công.