Công cụ biểu đồ Pareto

Giới thiệu

Đặt mức độ ưu tiên là một trong những chức năng quản lý chính của tổ chức. Nếu các nhà quản lý không ưu tiên các nhiệm vụ và mục tiêu của tổ chức, tổ chức sẽ đi theo hướng sai và cuối cùng sụp đổ.

Do đó, ban lãnh đạo được yêu cầu sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ của họ và tập trung vào các hạng mục ưu tiên sẽ có tác động cao đến tổ chức.

Công cụ Biểu đồ Pareto là một trong những công cụ hiệu quả nhất mà ban quản lý có thể sử dụng khi xác định các thực tế cần thiết để thiết lập các ưu tiên. Biểu đồ Pareto minh họa rõ ràng thông tin một cách có tổ chức và tương đối.

Bằng cách này, ban quản lý có thể tìm ra tầm quan trọng tương đối của các vấn đề hoặc nguyên nhân của các vấn đề. Khi cần ưu tiên các nguyên nhân của vấn đề, biểu đồ Pareto có thể được sử dụng cùng với biểu đồ nguyên nhân và kết quả.

Khi biểu đồ Pareto được tạo, nó sẽ hiển thị cho bạn một biểu đồ thanh dọc có tầm quan trọng cao nhất đến thấp nhất. Tầm quan trọng của mỗi thông số được đo lường bằng một số yếu tố như tần suất, thời gian, chi phí, v.v.

Nguyên tắc Pareto

Biểu đồ Pareto được tạo dựa trên nguyên tắc Pareto. Nguyên tắc gợi ý rằng khi một số yếu tố ảnh hưởng đến một tình huống, thì ít yếu tố hơn sẽ chịu trách nhiệm cho phần lớn ảnh hưởng.

Điều này gần giống với lý thuyết 80/20 mà bạn có thể đã nghe nói đến. Nó nói rằng 80% tác động được tạo ra bởi 20% nguyên nhân.

Tầm quan trọng thực tế

Khi một nhóm làm việc cùng nhau trong một dự án lớn và phức tạp, có thể khá khó để hiểu được tầm quan trọng của một số vấn đề nhất định. Biểu đồ Pareto có thể cho nhóm biết một số điều quan trọng thực sự quan trọng nhất.

Hầu hết các nhóm sử dụng biểu đồ Pareto theo thời gian để xác định xem giải pháp được đề xuất có thực sự giải đáp được vấn đề hay không. Nếu giải pháp hiệu quả, tầm quan trọng tương đối của yếu tố đã xác định sẽ có giá trị nhỏ hơn theo thời gian.

Tạo biểu đồ Pareto

Bước 1

Trước hết, hãy liệt kê mọi thứ bạn cần so sánh. Đây có thể là danh sách các sự cố, các mục hoặc danh sách các nguyên nhân gây ra sự cố.

Bước 2

Quyết định các thước đo tiêu chuẩn để so sánh các mục trong danh sách. Bạn cần xem xét các mục tiêu của tổ chức và xu hướng hiện tại để xác định các biện pháp. Một số biện pháp là:

• Frequency - Mức độ thường xuyên xảy ra (Lỗi, khiếu nại, biến chứng, v.v.)

• Cost - Có bao nhiêu tài nguyên đang được sử dụng hoặc bị ảnh hưởng

• Time - Phải mất bao lâu

Bước 3

Chọn khung thời gian cho quá trình thu thập dữ liệu.

Bước 4

Bây giờ, chúng tôi thực hiện một số phép toán đơn giản với dữ liệu chúng tôi thu thập được. Lấy từng mục danh sách (hoặc nguyên nhân) và ghi lại đối với phép đo đã chọn. Sau đó, xác định tỷ lệ phần trăm của nó trong ngữ cảnh và tất cả các lần xuất hiện của mục.

Ví dụ: nếu danh sách các mặt hàng có nguyên nhân khiến người đến văn phòng muộn, bảng kiểm đếm sẽ giống như bên dưới.

Nguyên nhân đến muộn	Sự xuất hiện	% Đếm
Giao thông đường bộ	32	44
Mưa hoặc tuyết	3	4
Cảm thấy không tốt	6	số 8
Giao thông công cộng muộn	4	6
Cam kết cá nhân	số 8	11
Làm việc đến khuya	20	27
Toàn bộ	73	100

Bước 5

Bây giờ, hãy sắp xếp lại danh sách và liệt kê mục theo thứ tự giảm dần. Trong ví dụ của chúng tôi, hãy liệt kê nó từ số lần xuất hiện cao nhất đến số lần xuất hiện ít nhất. Sau đó, ghi lại phần trăm tích lũy khi bạn di chuyển từ mục trên xuống mục dưới cùng.

Tham khảo ví dụ sau:

Nguyên nhân đến muộn	Sự xuất hiện	% Đếm	Tích lũy %
Giao thông đường bộ	32	44	44
Làm việc đến khuya	20	27	71
Cam kết cá nhân	số 8	11	82
Cảm thấy không tốt	6	số 8	90
Giao thông công cộng muộn	4	6	96
Mưa hoặc tuyết	73	100	100

Bước 6

Tạo biểu đồ thanh. Các mục danh sách nên được hiển thị dọc theo trục 'Y' từ cao nhất đến thấp nhất. Trục tung bên trái phải là thước đo mà bạn đã chọn.

Trong ví dụ của chúng tôi, nó phải là số lần xuất hiện. Chọn trục tung bên phải làm tỷ lệ phần trăm tích lũy. Mỗi mục nên có một thanh.

Bước 7

Bây giờ, hãy vẽ biểu đồ đường cho phần trăm tích lũy. Điểm đầu tiên của dòng phải nằm trên đầu thanh đầu tiên. Bạn có thể sử dụng phần mềm bảng tính như Microsoft Excel cho bước này.

Nó cung cấp nhiều công cụ để tạo và phân tích đồ thị. Bây giờ, bạn nên có một cái gì đó như thế này.

Bước 8

Phân tích biểu đồ của bạn. Bây giờ bạn cần xác định các mục có vẻ có tác động nhiều nhất. Xác định điểm ngắt (một sự thay đổi nhanh chóng) trong biểu đồ (tham khảo vòng tròn màu đỏ).

Nếu không có điểm dừng, hãy tính các nguyên nhân / mục có tác động từ 50% trở lên. Trong ví dụ của chúng tôi, có một điểm ngắt hiển thị.

Có hai nguyên nhân trước điểm dừng, Giao thông đường bộ và Làm việc đến khuya. Vì vậy, hai nguyên nhân ảnh hưởng nhiều nhất đến vấn đề của chúng ta là Giao thông đường bộ và Làm việc đến khuya.

Phần kết luận

Biểu đồ Pareto có thể thực sự hữu ích khi được sử dụng trong ngữ cảnh thích hợp. Điều này giúp ban quản lý sắp xếp thứ tự ưu tiên các nhiệm vụ, rủi ro, hoạt động và nguyên nhân.

Do đó, biểu đồ Pareto nên được sử dụng càng nhiều càng tốt khi đề cập đến mức độ ưu tiên hàng ngày.