Quản lý rủi ro dự án
Giới thiệu
Rủi ro là không thể tránh khỏi trong một tổ chức kinh doanh khi thực hiện các dự án. Tuy nhiên, người quản lý dự án cần đảm bảo rằng rủi ro được giữ ở mức tối thiểu. Rủi ro chủ yếu có thể được chia thành hai loại, rủi ro tác động tiêu cực và rủi ro tác động tích cực.
Không phải lúc nào các nhà quản lý dự án cũng phải đối mặt với rủi ro tác động tiêu cực vì cũng có những rủi ro tác động tích cực. Khi rủi ro đã được xác định, các nhà quản lý dự án cần đưa ra kế hoạch giảm thiểu hoặc bất kỳ giải pháp nào khác để chống lại rủi ro.
Quản lý rủi ro dự án
Các nhà quản lý có thể hoạch định chiến lược của mình dựa trên bốn bước quản lý rủi ro phổ biến trong một tổ chức. Sau đây là các bước để quản lý rủi ro hiệu quả trong một tổ chức:
Nhận dạng rủi ro
Định lượng rủi ro
Phản ứng rủi ro
Giám sát và Kiểm soát Rủi ro
Hãy đi qua từng bước trong quản lý rủi ro dự án:
Nhận dạng rủi ro
Các nhà quản lý gặp rất nhiều khó khăn khi xác định và gọi tên các rủi ro xảy ra khi đảm nhận các dự án. Những rủi ro này có thể được giải quyết thông qua động não hoặc chiến lược có cấu trúc hoặc phi cấu trúc. Điều quan trọng là phải hiểu rằng các rủi ro liên quan đến dự án chỉ có thể được xử lý bởi người quản lý dự án và các bên liên quan khác của dự án.
Các rủi ro, chẳng hạn như rủi ro hoạt động hoặc kinh doanh sẽ được xử lý bởi các nhóm liên quan. Các rủi ro thường tác động đến dự án là rủi ro nhà cung cấp, rủi ro nguồn lực và rủi ro ngân sách. Rủi ro của nhà cung cấp là những rủi ro có thể xảy ra trong trường hợp nhà cung cấp không đáp ứng được thời hạn để cung cấp các nguồn lực cần thiết.
Rủi ro về nguồn lực xảy ra khi nguồn nhân lực được sử dụng trong dự án không đủ hoặc không đủ kỹ năng. Rủi ro ngân sách là những rủi ro có thể xảy ra nếu chi phí nhiều hơn những gì đã được lập ngân sách.
Định lượng rủi ro
Rủi ro có thể được đánh giá dựa trên số lượng. Người quản lý dự án cần phân tích khả năng xảy ra rủi ro với sự trợ giúp của ma trận.
Sử dụng ma trận, người quản lý dự án có thể phân loại rủi ro thành bốn loại là Thấp, Trung bình, Cao và Trọng yếu. Xác suất xảy ra và tác động đến dự án là hai tham số được sử dụng để đặt rủi ro trong các loại ma trận. Ví dụ, nếu rủi ro xảy ra thấp (xác suất = 2) và nó có tác động cao nhất (tác động = 4), thì rủi ro có thể được phân loại là 'Cao'.
Phản ứng rủi ro
Khi nói đến quản lý rủi ro, phụ thuộc vào người quản lý dự án để lựa chọn các chiến lược sẽ giảm rủi ro đến mức tối thiểu. Các nhà quản lý dự án có thể lựa chọn giữa bốn chiến lược ứng phó với rủi ro được nêu dưới đây.
Rủi ro có thể tránh được
Vượt qua rủi ro
Thực hiện các biện pháp khắc phục để giảm tác động của rủi ro
Thừa nhận rủi ro
Giám sát và Kiểm soát Rủi ro
Các rủi ro có thể được theo dõi liên tục để kiểm tra xem có thay đổi nào được thực hiện hay không. Các rủi ro mới có thể được xác định thông qua các cơ chế giám sát và đánh giá liên tục.
Quy trình quản lý rủi ro
Sau đây là những lưu ý khi nói đến quá trình quản lý rủi ro:
Mỗi người tham gia vào quá trình lập kế hoạch cần xác định và hiểu các rủi ro liên quan đến dự án.
Khi các thành viên trong nhóm đã đưa ra danh sách rủi ro của họ, các rủi ro nên được hợp nhất thành một danh sách duy nhất để loại bỏ các điểm trùng lặp.
Đánh giá xác suất và tác động của các rủi ro liên quan với sự trợ giúp của ma trận.
Chia nhóm thành các nhóm con trong đó mỗi nhóm sẽ xác định các yếu tố kích hoạt dẫn đến rủi ro dự án.
Các nhóm cần đưa ra một kế hoạch dự phòng để loại bỏ một cách chiến lược các rủi ro liên quan hoặc đã xác định.
Lập kế hoạch cho quá trình quản lý rủi ro. Mỗi người tham gia vào dự án được ấn định một rủi ro, trong đó anh ta / cô ta xem xét bất kỳ yếu tố kích hoạt nào và sau đó tìm ra giải pháp phù hợp cho nó.
Đăng ký rủi ro
Thông thường các nhà quản lý dự án sẽ biên soạn một tài liệu, trong đó nêu ra các rủi ro liên quan và các chiến lược được áp dụng. Tài liệu này rất quan trọng vì nó cung cấp một lượng lớn thông tin.
Sổ đăng ký rủi ro thường sẽ bao gồm các sơ đồ để hỗ trợ người đọc về các loại rủi ro được tổ chức xử lý và quá trình hành động được thực hiện. Sổ đăng ký rủi ro phải được truy cập miễn phí cho tất cả các thành viên của nhóm dự án.
Rủi ro dự án; Cơ hội hay Đe doạ?
Như đã nói ở trên, rủi ro chứa đựng hai mặt. Nó có thể được xem như một phần tử tiêu cực hoặc một phần tử tích cực. Rủi ro tiêu cực có thể là những yếu tố bất lợi có thể gây ra các tình huống phức tạp cho một dự án.
Do đó, những điều này nên được hạn chế khi đã xác định được. Mặt khác, rủi ro tích cực có thể mang lại sự thừa nhận từ cả khách hàng và ban quản lý. Tất cả các rủi ro cần được giải quyết bởi người quản lý dự án.
Phần kết luận
Một tổ chức sẽ không thể loại bỏ hoặc loại bỏ hoàn toàn rủi ro. Mọi hoạt động tham gia dự án sẽ có những rủi ro riêng cần xử lý. Một mức độ rủi ro nhất định sẽ có liên quan khi thực hiện một dự án.
Quá trình quản lý rủi ro không nên bị xâm phạm tại bất kỳ điểm nào, nếu bỏ qua có thể dẫn đến các tác động bất lợi. Toàn bộ đội ngũ quản lý của tổ chức phải nhận thức được các phương pháp và kỹ thuật quản lý rủi ro dự án.
Giáo dục nâng cao và đánh giá rủi ro thường xuyên là cách tốt nhất để giảm thiểu thiệt hại do rủi ro.