Tài liệu mua sắm

Giới thiệu

Để hiểu các tài liệu mua sắm, điều quan trọng là phải hiểu thuật ngữ Quản lý mua sắm .

Mua sắm là việc mua hàng hóa và dịch vụ với giá tốt nhất có thể để đáp ứng nhu cầu của người mua về số lượng, chất lượng, kích thước và địa điểm.

Chu trình mua sắm trong các doanh nghiệp hoạt động theo các bước sau:

• Information Gathering - Khách hàng tiềm năng đầu tiên nghiên cứu các nhà cung cấp, những người đáp ứng các yêu cầu đối với sản phẩm cần thiết.

• Supplier Contact -Khi đã xác định được nhà cung cấp tiềm năng, khách hàng yêu cầu báo giá, đề xuất, thông tin và đấu thầu. Điều này có thể được thực hiện thông qua quảng cáo hoặc thông qua liên hệ trực tiếp với nhà cung cấp.

• Background Review - Giờ đây, khách hàng xem xét các tài liệu tham khảo cho hàng hóa / dịch vụ có liên quan và cũng có thể xem xét các mẫu hàng hóa / dịch vụ hoặc thực hiện thử nghiệm.

• Negotiation -Tiếp theo, các cuộc đàm phán về giá cả, tính khả dụng và các tùy chọn tùy chỉnh được thực hiện. Hợp đồng liên quan đến việc mua hàng hóa hoặc dịch vụ được hoàn thành.

• Fulfilment -Căn cứ vào hợp đồng đã ký kết, hàng hóa hoặc dịch vụ đã mua được vận chuyển và giao hàng. Thanh toán cũng được hoàn thành ở giai đoạn này. Đào tạo bổ sung hoặc cài đặt sản phẩm cũng có thể được cung cấp.

• Renewal -Khi hàng hóa hoặc dịch vụ đã được tiêu thụ hoặc thải bỏ và hợp đồng đã hết hạn, sản phẩm hoặc dịch vụ cần được đặt hàng lại. Bây giờ khách hàng quyết định tiếp tục với cùng một nhà cung cấp hay tìm kiếm một nhà cung cấp mới.

Các tài liệu liên quan đến chu trình mua sắm được gọi là tài liệu mua sắm. Tài liệu mua sắm là một phần không thể thiếu trong giai đoạn đầu của quá trình bắt đầu dự án.

Mục đích của các tài liệu mua sắm phục vụ một khía cạnh quan trọng của yếu tố tổ chức trong quá trình dự án. Nó đề cập đến các cơ chế và công cụ đầu vào và đầu ra được áp dụng trong quá trình đấu thầu và gửi đề xuất dự án và các khía cạnh công việc tạo nên một dự án.

Tóm lại, tài liệu mua sắm là mối quan hệ hợp đồng giữa khách hàng và nhà cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ.

Ví dụ về tài liệu đấu thầu

Một số ví dụ về những gì cấu thành tài liệu mua sắm bao gồm việc người mua bắt đầu đấu thầu và lệnh triệu tập của bên chịu trách nhiệm tài chính về các nhượng bộ.

Ngoài ra, yêu cầu cung cấp thông tin giữa hai bên và yêu cầu báo giá, đề xuất và phản hồi của người bán cũng là một phần của tài liệu mua sắm.

Về cơ bản, hồ sơ mua sắm bao gồm tất cả các tài liệu dùng để mời thầu, mời thầu và thiết lập các điều khoản và điều kiện của hợp đồng.

Các loại tài liệu mua sắm

Một số loại tài liệu mua sắm là:

• RFP - Yêu cầu đề xuất là một giai đoạn đầu của quá trình mua sắm đưa ra lời mời cho các nhà cung cấp, thường là thông qua quá trình đấu thầu, gửi đề xuất về một hàng hóa hoặc dịch vụ cụ thể.

• RFI - Yêu cầu cung cấp thông tin (RFI) là một đề xuất được yêu cầu từ người bán tiềm năng hoặc nhà cung cấp dịch vụ để xác định những sản phẩm và dịch vụ nào có thể có sẵn trên thị trường để đáp ứng nhu cầu của người mua và để biết khả năng của người bán về các dịch vụ và thế mạnh của người bán.

• RFQ - Yêu cầu báo giá (RFQ) được sử dụng khi không cần thảo luận với các nhà thầu (chủ yếu là khi các thông số kỹ thuật của sản phẩm hoặc dịch vụ đã được biết) và khi giá là yếu tố chính hoặc duy nhất để chọn nhà thầu thành công.

• Solicitations:Đây là các thư mời thầu, yêu cầu báo giá và đề xuất. Đây có thể là một hợp đồng ràng buộc.

• Offers - Loại tài liệu mua sắm này là hồ sơ dự thầu, đề xuất và báo giá do các nhà cung cấp tiềm năng thực hiện cho các khách hàng tiềm năng.

• Contracts - Hợp đồng đề cập đến các thỏa thuận được ký kết cuối cùng giữa khách hàng và nhà cung cấp.

• Amendments/Modifications -Điều này đề cập đến bất kỳ thay đổi nào trong lời mời chào, đề nghị và hợp đồng. Các sửa đổi / sửa đổi phải ở dạng văn bản.

Cấu trúc của một tài liệu đấu thầu

Hầu hết các tài liệu mua sắm áp dụng một cấu trúc nhất định. Điều này là do nó đơn giản hóa quy trình tài liệu và cũng cho phép nó được vi tính hóa.

Tin học hóa cho phép hiệu quả và hiệu lực trong quá trình mua sắm. Nhìn chung, tài liệu mua sắm có các thuộc tính sau:

• Yêu cầu các nhà thầu tiềm năng gửi tất cả các thông tin chi tiết để chủ lao động đánh giá nhà thầu.

• Tất cả các bài nộp phải được trình bày một cách rõ ràng và trung thực để đảm bảo rằng tiêu chí danh sách ngắn là rõ ràng.

• Xác định rõ trách nhiệm, quyền lợi và cam kết của hai bên trong hợp đồng.

• Định nghĩa rõ ràng về bản chất và chất lượng của hàng hóa hoặc dịch vụ được cung cấp.

• Các quy định không ảnh hưởng đến lợi ích của một trong hai bên.

• Ngôn ngữ rõ ràng và dễ hiểu.

Các tài liệu mua sắm thường gặp

• Engineering and Construction Work

  • Hợp đồng rủi ro nhỏ / rủi ro thấp: Trong loại hợp đồng này, các dịch vụ được tổ chức yêu cầu trong một thời gian ngắn và công việc thường lặp đi lặp lại. Do đó, loại hợp đồng này không yêu cầu các kỹ thuật quản lý cao cấp.

  • Hợp đồng chính / rủi ro cao: Ở đây, loại công việc được yêu cầu có tính chất khó khăn hơn và ở đây hàm ý của các kỹ thuật quản lý phức tạp là bắt buộc.

• Services

  • Chuyên nghiệp - Điều này đòi hỏi nhiều kiến ​​thức chuyên môn hơn và điều này đòi hỏi các nhà quản lý, những người sẵn sàng dành nhiều thời gian và nỗ lực hơn để tìm kiếm nghiên cứu nhằm đáp ứng các tiêu chí của khách hàng.

  • Cơ sở vật chất - Thường xuyên hơn không, trong loại hình dịch vụ này, công việc được thuê ngoài là bảo trì hoặc vận hành một cấu trúc hoặc hệ thống hiện có.

• Supplies

  • Mua hàng tại địa phương / đơn giản - Hàng hóa sẵn có hơn và do đó không yêu cầu quản lý quá trình mua và giao hàng.

  • Mua hàng quốc tế / phức hợp: Trong trường hợp này, hàng hóa cần được mua từ các quốc gia khác. Nhiệm vụ của người quản lý là cồng kềnh hơn và cần có quy trình quản lý để mua hàng và giao hàng. Ngoài ra, người quản lý cần xem xét các thủ tục xuyên biên giới.

Phần kết luận

Trong hầu hết các tổ chức, bộ phận mua sắm là một trong những bộ phận bận rộn nhất. Các nhà quản lý cần mua hàng hóa hoặc dịch vụ cần thiết để tổ chức của họ hoạt động trơn tru.

Ví dụ, trong một bệnh viện, người quản lý mua sắm cần mua thuốc và dụng cụ phẫu thuật trong số những người khác. Những hàng hóa và dịch vụ này cần được mua với chi phí thấp nhất có thể mà không bị giảm chất lượng.

Tài liệu chuyển giao giữa người quản lý mua sắm của một tổ chức và nhà cung cấp là tài liệu mua sắm.