Quy trình đo điểm chuẩn
Giới thiệu
Nếu một công ty muốn thành công, nó cần phải đánh giá hoạt động của mình một cách nhất quán.
Để làm được như vậy, các doanh nghiệp cần đặt ra các tiêu chuẩn cho chính mình và đo lường các quy trình và hiệu suất của họ so với các nhà lãnh đạo ngành được công nhận hoặc chống lại các phương pháp hay nhất từ các ngành khác hoạt động trong một môi trường tương tự.
Điều này thường được gọi là benchmarking theo cách nói của quản lý.
Quá trình đo điểm chuẩn tương đối đơn giản. Một số kiến thức và một vết lõm thực tế là tất cả những gì cần thiết để làm cho một quá trình như vậy thành công.
Vì vậy, vì lợi ích của các giám đốc điều hành doanh nghiệp, sinh viên và những người quan tâm nói chung, các bước chính trong quy trình điểm chuẩn được nêu rõ dưới đây.
Phương pháp tiếp cận từng bước để đo điểm chuẩn
Sau đây là các bước liên quan đến quá trình đo điểm chuẩn:
(1) Lập kế hoạch
Trước khi tham gia vào việc đo điểm chuẩn, các bên liên quan của công ty bắt buộc phải xác định các hoạt động cần được đo điểm chuẩn.
Ví dụ, các quy trình đáng được xem xét như vậy thường là các hoạt động cốt lõi có tiềm năng mang lại cho doanh nghiệp đang được đề cập một lợi thế cạnh tranh.
Các quy trình như vậy thường yêu cầu chi phí, khối lượng hoặc giá trị cao. Để có được kết quả tối ưu của việc đo điểm chuẩn, các đầu vào và đầu ra cần được xác định lại; các hoạt động được chọn phải có thể đo lường được và do đó có thể dễ dàng so sánh, và do đó cần phải có các chỉ số đo điểm chuẩn.
Trước khi tham gia vào quy trình đo điểm chuẩn, tổng quy trình cần phải được xem xét thích đáng. Ví dụ, việc cải thiện một năng lực cốt lõi gây bất lợi cho một năng lực khác được chứng minh là không hữu ích.
Do đó, nhiều người chọn ghi lại chi tiết các quy trình như vậy (một sơ đồ quy trình được coi là lý tưởng cho mục đích này), để các thiếu sót và sai sót được giảm thiểu; do đó cho phép công ty có được ý tưởng rõ ràng hơn về các mục tiêu chiến lược, các quy trình kinh doanh chính, kỳ vọng của khách hàng và các yếu tố thành công quan trọng.
Việc đánh giá trung thực các điểm mạnh, điểm yếu và các khu vực có vấn đề của công ty sẽ tỏ ra hữu ích khi tinh chỉnh quy trình như vậy.
Bước tiếp theo trong quá trình lập kế hoạch là công ty phải chọn một điểm chuẩn thích hợp để đo lường hiệu suất của họ.
Điểm chuẩn có thể là một đơn vị hoặc một nhóm công ty tập thể, hoạt động với hiệu quả tối ưu.
Như đã nêu trước đây, nếu một công ty như vậy hoạt động trong một môi trường tương tự hoặc nếu nó áp dụng một cách tiếp cận chiến lược có thể so sánh được để đạt được mục tiêu của họ, thì mức độ liên quan của nó, thực sự, sẽ lớn hơn.
Các biện pháp và thực hành được sử dụng trong các công ty như vậy cần được xác định để có thể kiểm tra các lựa chọn thay thế quy trình kinh doanh.
Ngoài ra, công ty luôn phải thận trọng khi xác định rõ các mục tiêu của mình trước khi bắt đầu quá trình đo điểm chuẩn.
Phương pháp luận được áp dụng và cách thức ghi lại kết quả đầu ra cũng cần được xem xét thích đáng. Trong những trường hợp như vậy, nên tìm ra một nhóm có năng lực để thực hiện quá trình đánh giá tiêu chuẩn, với một nhà lãnh đạo hoặc các nhà lãnh đạo được bổ nhiệm hợp lệ, để đảm bảo việc triển khai dự án diễn ra suôn sẻ, kịp thời.
(2) Thu thập thông tin
Thông tin có thể được phân loại rộng rãi dưới các văn bản phụ của dữ liệu chính và dữ liệu thứ cấp.
Để làm rõ thêm, ở đây, dữ liệu chính đề cập đến việc thu thập dữ liệu trực tiếp từ chính công ty / công ty được chuẩn hóa, trong khi dữ liệu thứ cấp đề cập đến thông tin thu được từ báo chí, ấn phẩm hoặc trang web.
Nghiên cứu thăm dò, nghiên cứu thị trường, nghiên cứu định lượng, trò chuyện không chính thức, phỏng vấn và bảng câu hỏi vẫn là một số phương pháp thu thập thông tin phổ biến nhất.
Khi tham gia vào nghiên cứu chính, công ty sẽ thực hiện quá trình đo điểm chuẩn cần phải xác định lại phương pháp thu thập dữ liệu của mình.
Soạn thảo bảng câu hỏi hoặc định dạng phỏng vấn tiêu chuẩn, thực hiện nghiên cứu sơ bộ qua điện thoại, e-mail hoặc phỏng vấn trực tiếp, quan sát tại chỗ và ghi lại dữ liệu đó một cách có hệ thống là rất quan trọng, nếu quá trình đo điểm chuẩn là một thành công.
(3) Phân tích dữ liệu
Khi đã thu thập đầy đủ dữ liệu, việc phân tích thích hợp các thông tin đó là quan trọng hàng đầu.
Phân tích dữ liệu, trình bày dữ liệu (tốt nhất là ở định dạng đồ họa, để dễ tham khảo), kết quả dự báo, phân loại các khoảng trống hoạt động trong các quá trình và xác định nguyên nhân gốc rễ dẫn đến việc tạo ra các khoảng trống như vậy (thường được gọi là enablers ), cần phải sau đó tiến hành.
(4) Thực hiện
Đây là giai đoạn trong quá trình đánh giá tiêu chuẩn, nơi bắt buộc phải đi bộ trong bài nói chuyện . Điều này thường có nghĩa là cần phải thực hiện những thay đổi sâu rộng để khoảng cách hiệu suất giữa lý tưởng và thực tế được thu hẹp và loại bỏ bất cứ khi nào có thể.
Lý tưởng nhất là nên xây dựng kế hoạch hành động chính thức để thúc đẩy sự thay đổi, lưu ý đến văn hóa của tổ chức để giảm thiểu sự phản kháng thường đi kèm với sự thay đổi.
Đảm bảo rằng ban quản lý và nhân viên hoàn toàn cam kết với quy trình và có đủ nguồn lực để đáp ứng tạo điều kiện cho những cải tiến cần thiết sẽ là yếu tố quan trọng trong việc thực hiện thành công quy trình đo điểm chuẩn.
(5) Giám sát
Như với hầu hết các dự án, để thu được lợi ích tối đa của quá trình đo điểm chuẩn, việc đánh giá có hệ thống nên được thực hiện thường xuyên.
Tổng hợp thông tin cần thiết, đánh giá tiến độ đã đạt được, lặp lại tác động của các thay đổi và thực hiện bất kỳ điều chỉnh cần thiết nào, đều là một phần của quá trình giám sát.
Phần kết luận
Rõ ràng là rõ ràng, điểm chuẩn có thể tăng thêm giá trị cho quy trình và cấu trúc công việc của tổ chức bằng cách xác định các lĩnh vực cần cải tiến và sửa chữa.
Nó thực sự là vô giá trong nhiệm vụ cải tiến liên tục của một tổ chức.