Quản lý kiến ​​thức

Giới thiệu

Quản lý tri thức là một hoạt động được thực hiện bởi các doanh nghiệp trên toàn thế giới. Trong quá trình quản lý tri thức, các doanh nghiệp này thu thập thông tin một cách toàn diện bằng nhiều phương pháp và công cụ.

Sau đó, thông tin thu thập được sẽ được tổ chức, lưu trữ, chia sẻ và phân tích bằng các kỹ thuật đã xác định.

Việc phân tích những thông tin đó sẽ dựa trên các nguồn lực, tài liệu, con người và kỹ năng của họ.

Thông tin được phân tích đúng cách sau đó sẽ được lưu trữ dưới dạng 'kiến thức' của doanh nghiệp. Kiến thức này sau đó được sử dụng cho các hoạt động như ra quyết định của tổ chức và đào tạo nhân viên mới.

Đã có nhiều cách tiếp cận để quản lý tri thức ngay từ những ngày đầu. Hầu hết các cách tiếp cận ban đầu là lưu trữ và phân tích thông tin thủ công. Với sự ra đời của máy tính, hầu hết các kiến ​​thức tổ chức và quy trình quản lý đã được tự động hóa.

Do đó, việc lưu trữ, truy xuất và chia sẻ thông tin trở nên thuận tiện. Ngày nay, hầu hết các doanh nghiệp đều có sẵn khung quản lý tri thức của riêng mình.

Khung xác định các điểm thu thập kiến ​​thức, kỹ thuật thu thập, công cụ được sử dụng, công cụ và kỹ thuật lưu trữ dữ liệu và cơ chế phân tích.

Quy trình quản lý tri thức

Quá trình quản lý tri thức là phổ biến cho bất kỳ doanh nghiệp nào. Đôi khi, các nguồn lực được sử dụng, chẳng hạn như các công cụ và kỹ thuật, có thể là duy nhất đối với môi trường tổ chức.

Quy trình Quản lý tri thức có sáu bước cơ bản được hỗ trợ bởi các công cụ và kỹ thuật khác nhau. Khi các bước này được thực hiện tuần tự, dữ liệu sẽ chuyển thành kiến ​​thức.

Bước 1: Thu thập

Đây là bước quan trọng nhất của quá trình quản lý tri thức. Nếu bạn thu thập dữ liệu không chính xác hoặc không liên quan, kiến ​​thức thu được có thể không chính xác nhất. Do đó, các quyết định được đưa ra dựa trên kiến ​​thức đó cũng có thể không chính xác.

Có nhiều phương pháp và công cụ được sử dụng để thu thập dữ liệu. Trước hết, thu thập dữ liệu nên là một thủ tục trong quá trình quản lý tri thức. Những thủ tục này phải được lập thành văn bản và tuân theo những người tham gia vào quá trình thu thập dữ liệu.

Quy trình thu thập dữ liệu xác định các điểm thu thập dữ liệu nhất định. Một số điểm có thể là bản tóm tắt của một số báo cáo thường lệ. Ví dụ, báo cáo bán hàng hàng tháng và báo cáo tham gia hàng ngày có thể là hai nguồn tốt để thu thập dữ liệu.

Với các điểm thu thập dữ liệu, các kỹ thuật và công cụ trích xuất dữ liệu cũng được xác định. Ví dụ: báo cáo bán hàng có thể là một báo cáo trên giấy trong đó người điều hành nhập dữ liệu cần cung cấp dữ liệu theo cách thủ công vào cơ sở dữ liệu trong khi báo cáo tham gia hàng ngày có thể là báo cáo trực tuyến nơi nó được lưu trữ trực tiếp trong cơ sở dữ liệu.

Ngoài các điểm thu thập dữ liệu và cơ chế trích xuất, lưu trữ dữ liệu cũng được xác định trong bước này. Hầu hết các tổ chức hiện nay sử dụng một ứng dụng cơ sở dữ liệu phần mềm cho mục đích này.

Bước 2: Tổ chức

Dữ liệu được thu thập cần được tổ chức. Tổ chức này thường xảy ra dựa trên các quy tắc nhất định. Các quy tắc này được xác định bởi tổ chức.

Ví dụ: tất cả dữ liệu liên quan đến bán hàng có thể được lưu cùng nhau và tất cả dữ liệu liên quan đến nhân viên có thể được lưu trữ trong cùng một bảng cơ sở dữ liệu. Kiểu tổ chức này giúp duy trì dữ liệu một cách chính xác trong cơ sở dữ liệu.

Nếu có nhiều dữ liệu trong cơ sở dữ liệu, các kỹ thuật như 'chuẩn hóa' có thể được sử dụng để tổ chức và giảm sự trùng lặp.

Bằng cách này, dữ liệu được sắp xếp hợp lý và liên quan đến nhau để dễ dàng truy xuất. Khi dữ liệu vượt qua bước 2, nó sẽ trở thành thông tin.

Bước 3: Tổng kết

Trong bước này, thông tin được tóm tắt để lấy bản chất của nó. Thông tin dài dòng được trình bày dưới dạng bảng hoặc đồ thị và được lưu trữ thích hợp.

Tóm lại, có nhiều công cụ có thể được sử dụng như gói phần mềm, biểu đồ (Pareto, nguyên nhân và kết quả), và các kỹ thuật khác nhau.

Bước 4: Phân tích

Ở giai đoạn này, thông tin được phân tích để tìm ra các mối quan hệ, sự dư thừa và các mẫu.

Một chuyên gia hoặc một nhóm chuyên gia nên được chỉ định cho mục đích này vì kinh nghiệm của người / nhóm đóng một vai trò quan trọng. Thông thường, có những báo cáo được tạo sau khi phân tích thông tin.

Bước 5: Tổng hợp

Tại thời điểm này, thông tin trở thành kiến ​​thức. Các kết quả phân tích (thường là các báo cáo) được kết hợp với nhau để rút ra các khái niệm và đồ tạo tác khác nhau.

Một khuôn mẫu hoặc hành vi của một thực thể có thể được áp dụng để giải thích cho một thực thể khác và nhìn chung, tổ chức sẽ có một tập hợp các yếu tố kiến ​​thức có thể được sử dụng trong toàn tổ chức.

Kiến thức này sau đó được lưu trữ trong cơ sở kiến ​​thức của tổ chức để sử dụng tiếp.

Thông thường, cơ sở tri thức là một triển khai phần mềm có thể được truy cập từ mọi nơi thông qua Internet.

Bạn cũng có thể mua phần mềm cơ sở kiến ​​thức như vậy hoặc tải xuống miễn phí một bản triển khai mã nguồn mở tương tự.

Bước 6: Ra quyết định

Ở giai đoạn này, kiến ​​thức được sử dụng để ra quyết định. Ví dụ, khi ước tính một loại dự án hoặc nhiệm vụ cụ thể, kiến ​​thức liên quan đến các ước tính trước đó có thể được sử dụng.

Điều này đẩy nhanh quá trình ước tính và tăng thêm độ chính xác cao. Đây là cách quản lý tri thức tổ chức gia tăng giá trị và tiết kiệm tiền về lâu dài.

Phần kết luận

Quản lý tri thức là một thực hành cần thiết cho các tổ chức doanh nghiệp. Kiến thức về tổ chức bổ sung lợi ích lâu dài cho tổ chức về tài chính, văn hóa và con người.

Do đó, tất cả các tổ chức trưởng thành nên thực hiện các bước cần thiết để quản lý tri thức nhằm nâng cao hoạt động kinh doanh và năng lực tổng thể của tổ chức.