Định nghĩa phạm vi dự án

Giới thiệu

Khi nói đến lập kế hoạch dự án, xác định phạm vi dự án là bước quan trọng nhất. Trong trường hợp nếu bạn bắt đầu dự án mà không biết bạn phải cung cấp những gì khi kết thúc cho khách hàng và ranh giới của dự án là gì, bạn sẽ có rất ít cơ hội thành công. Trong hầu hết các trường hợp, bạn thực sự không có bất kỳ cơ hội nào để thành công với cách tiếp cận không có tổ chức này.

Nếu bạn không làm tốt công việc xác định phạm vi dự án thì việc quản lý phạm vi dự án trong quá trình thực hiện dự án gần như là không thể.

Mục đích chính của định nghĩa phạm vi là mô tả rõ ràng ranh giới của dự án của bạn. Mô tả rõ ràng các ranh giới là không đủ khi nói đến dự án. Bạn cũng cần nhận được sự đồng ý của khách hàng.

Do đó, phạm vi xác định của dự án thường được đưa vào các thỏa thuận hợp đồng giữa khách hàng và nhà cung cấp dịch vụ. SOW, hay nói cách khác, Tuyên bố Công việc, là một trong những tài liệu như vậy.

Trong định nghĩa phạm vi dự án, các yếu tố trong phạm vi và ngoài phạm vi được xác định rõ ràng để hiểu rõ ràng đâu sẽ là khu vực được kiểm soát của dự án. Do đó, bạn nên xác định nhiều yếu tố một cách chi tiết và phân chia chúng giữa phạm vi và ngoài phạm vi.

Cách xác định phạm vi dự án

Khi dự án sắp được cấp vốn, cần có một tập hợp các nhiệm vụ và mục tiêu xác định cho dự án. Có thể có một tuyên bố phạm vi cấp cao được chuẩn bị ở cấp độ này.

Tuyên bố phạm vi cấp cao này có thể được lấy từ các tài liệu ban đầu như SOW. Ngoài SOW, bạn cần sử dụng bất kỳ tài liệu hoặc thông tin nào khác để xác định rõ hơn phạm vi dự án ở cấp độ này.

Trong trường hợp, nếu bạn cảm thấy rằng bạn không có đủ thông tin để đưa ra một tuyên bố về phạm vi cấp cao, thì bạn nên làm việc chặt chẽ với khách hàng để thu thập thông tin cần thiết.

Mục tiêu dự án có thể được sử dụng để xác định phạm vi dự án. Trên thực tế, cần có một hoặc nhiều phân phối giải quyết từng mục tiêu dự án trong dự án. Bằng cách nhìn vào các sản phẩm được phân phối, bạn thực sự có thể đánh giá phạm vi dự án.

Khi bạn đã biết về các công việc chính của dự án, hãy bắt đầu đặt câu hỏi về các quy trình khác và các khía cạnh khác nhau của dự án.

Đầu tiên xác định và xác định rõ ràng phạm vi ngoài cũng giúp bạn hiểu được phạm vi của một dự án. Khi bạn tiếp tục xác định phạm vi ngoài, bạn sẽ tự động có được ý tưởng về phạm vi dự án thực. Để làm theo phương pháp này, bạn cần có một phạm vi xác định cho đến một cấp độ nhất định.

Bất cứ khi nào bạn xác định một mục cho phạm vi hoặc ngoài phạm vi, hãy đảm bảo rằng bạn ghi lại nó ở đó và ở đó. Sau đó, bạn có thể xem lại các mục này và tìm hiểu thêm về chúng.

Khi bạn đã xác định thành công phạm vi của dự án, bạn cần có được sự đồng ý từ các bên liên quan và áp dụng. Nếu không có dấu hiệu phù hợp cho phạm vi, các giai đoạn tiếp theo của dự án, tức là thu thập các yêu cầu, có thể gặp vấn đề trong quá trình thực hiện.

Scope Creep

Phạm vi creep là một cái gì đó phổ biến với mọi dự án. Điều này đề cập đến việc mở rộng từng bước phạm vi dự án. Hầu hết thời gian, khách hàng có thể quay lại nhà cung cấp dịch vụ trong quá trình thực hiện dự án và thêm các yêu cầu khác.

Hầu hết các yêu cầu như vậy không nằm trong yêu cầu ban đầu. Do đó, các yêu cầu thay đổi cần được đưa ra để trang trải chi phí ngày càng tăng của nhà cung cấp dịch vụ.

Do sự khó khăn trong kinh doanh, cũng có thể có sự khác biệt về phạm vi công nghệ. Nhóm dự án có thể yêu cầu công nghệ mới để giải quyết một số yêu cầu mới trong phạm vi.

Trong những trường hợp như vậy, nhà cung cấp dịch vụ có thể muốn làm việc chặt chẽ với khách hàng và thực hiện các thỏa thuận tài chính và hậu cần cần thiết.

Phần kết luận

Xác định phạm vi dự án là yếu tố quan trọng nhất khi nói đến các yêu cầu của dự án. Điều quan trọng là các nhà cung cấp dịch vụ phải xác định phạm vi của dự án để ký kết thành công thỏa thuận với khách hàng.

Ngoài ra, phạm vi dự án đưa ra ý tưởng cho nhà cung cấp dịch vụ về chi phí ước tính của dự án. Do đó, tỷ suất lợi nhuận của nhà cung cấp dịch vụ hoàn toàn phụ thuộc vào độ chính xác của định nghĩa phạm vi dự án.