Quản lý dựa trên quy trình

Giới thiệu

Quản lý dựa trên quy trình là một kỹ thuật quản lý nhằm điều chỉnh tầm nhìn, sứ mệnh và hệ thống giá trị cốt lõi của doanh nghiệp khi xây dựng chiến lược doanh nghiệp.

Nó giúp xác định các chính sách chi phối hoạt động của công ty; trong khi đảm bảo rằng công ty không chỉ hoạt động trên nền tảng hiệu quả đơn thuần, mà còn cả hiệu quả.

Khi quản lý dựa trên quy trình bắt đầu từ phạm vi chiến lược, hướng đi của các dự án đã thực hiện vẫn không ổn định, không giống như trong trường hợp các mục tiêu được xây dựng ở cấp chiến thuật, nơi một số dự án có xu hướng đi chệch hướng. Làm việc hướng tới một mục tiêu chung giúp đạt được sự hài hòa giữa các nhóm công việc và phòng ban khác nhau.

Tuy nhiên, cần phải nhắc lại rằng chỉ hỗ trợ chiến lược là không đủ để tạo nên thành công cho triết lý quản lý dựa trên quy trình; và quản lý cấp trung cũng như nhân viên, cần nhận ra phần của họ trong quá trình và làm chủ nó để có kết quả tối ưu.

Sáu giai đoạn trong quản lý dựa trên quy trình

(1) Xác định quy trình

Quá trình cần phải được xác định rõ ràng và được lập thành văn bản nếu nó mang lại bất kỳ sự rõ ràng nào.

Tài liệu của phòng ban, các thỏa thuận dựa trên khách hàng, sổ tay hướng dẫn mua hàng và sơ đồ quy trình đều sẽ giúp ghi lại quy trình nói trên.

Đầu vào cần thiết để quá trình hoạt động, đầu ra dự kiến ​​của quá trình và những người hoặc bộ phận chịu trách nhiệm cho từng phần cấu thành của quá trình phải được xác định để quyền sở hữu và trách nhiệm giải trình không bị tổn hại.

(2) Thiết lập các biện pháp để đánh giá quá trình

Hiệu suất của quá trình cần được đo lường, nếu hiệu quả, chất lượng và thời hạn cần được theo dõi và cải tiến.

Tốt nhất, các chỉ số được chọn nên có thể định lượng được, để độ rõ ràng được duy trì xuyên suốt. Tuy nhiên, điều này không phải lúc nào cũng có thể thực hiện được, nhưng luôn có thể thu thập được dữ liệu so sánh và các điểm chuẩn liên quan để phân tích phù hợp.

(3) Phân tích hiệu suất quá trình

Nhiều công cụ có sẵn để phân tích hiệu suất quy trình một cách dễ dàng.

Các đại diện đồ họa, biểu đồ thanh, biểu đồ hình tròn, phân tích phương sai, phân tích khoảng cách và phân tích nguyên nhân và kết quả là một trong những cách phổ biến nhất.

(4) Phân tích tính ổn định của quá trình và đặt ra các mục tiêu mới nếu được yêu cầu

Trong giai đoạn quản lý dựa trên quy trình này, đánh giá tuân thủ sẽ giúp phân tích tính ổn định của quy trình.

Nếu nó được mong muốn, cần phải đặt ra những mục tiêu mới và những mục tiêu này phải phù hợp với định hướng chiến lược của công ty.

(5) Lập kế hoạch cải tiến

Việc cải tiến quy trình phải được lập kế hoạch phù hợp với tầm nhìn của tổ chức, tuyên bố sứ mệnh và văn hóa của tổ chức.

Cần phân bổ đủ nguồn lực và phải có một đội hiệu quả nếu những thay đổi được đề xuất thành công.

(6) Thực hiện các cải tiến

Đây là nơi mà mỗi cải tiến được lên kế hoạch trở nên sống động từ bản nháp trước đây trên giấy của nó. Có thể tiến hành đào tạo nếu và khi được yêu cầu và cần thu hút sự hỗ trợ của nhân viên nếu có thể.

Sau đó, việc giám sát thường xuyên và cải tiến liên tục cần được tạo điều kiện để tổ chức trở thành một trong những tổ chức có đẳng cấp thế giới.

Xác định một tổ chức dựa trên quy trình

Một tổ chức dựa trên quy trình sẽ có một vài đặc điểm cố hữu khiến nó có thể được nhận biết ngay lập tức.

Ví dụ, một công ty như vậy sẽ xem doanh nghiệp như một tập hợp các quy trình, có các kế hoạch chiến lược thúc đẩy các quy trình với sự cam kết từ lãnh đạo cao nhất trở xuống và các quy trình đó sẽ phù hợp với các mục tiêu và kết quả kinh doanh chính của tổ chức.

Tiêu chuẩn hóa các quy trình, phụ thuộc cao vào độ chính xác của dữ liệu và nỗ lực liên tục để cải tiến bền vững là những dấu hiệu nổi bật hơn nữa của một tổ chức dựa trên quy trình.

Ưu điểm của quản lý dựa trên quy trình

Lợi ích của việc áp dụng quản lý dựa trên quy trình là rất nhiều.

Những cải tiến trong các quy trình hiện tại làm tăng các hoạt động gia tăng giá trị, giảm chi phí và phù hợp với tầm nhìn chiến lược của tổ chức là những lợi ích được mong đợi nhất.

Nó cũng tạo điều kiện cho các kỹ thuật phân bổ chi phí hiện đại như chi phí dựa trên hoạt động. Quản lý dựa trên quy trình giúp hệ thống phù hợp với các tiêu chuẩn quốc gia và quốc tế nhất định và các yêu cầu của các cơ quan quản lý có uy tín.

Phần kết luận

Quản lý dựa trên quy trình là một công cụ vô giá trong việc duy trì và làm hài lòng khách hàng, vì nó xác định các quy trình chính có lợi ích và sự hài lòng của các bên liên quan.

Nhiều người quản lý hiểu biết ở các cấp cao hơn đã nhận ra tầm nhìn của một công ty ít có khả năng thay đổi theo thời gian, trái ngược với các mục tiêu và thủ tục được sử dụng để đạt được tầm nhìn này.

Do đó, quản lý dựa trên quá trình đòi hỏi các nhà quản lý phải đánh giá các quá trình hiện có và thực hiện các bước để điều chỉnh cấu trúc và chức năng của tổ chức được đề cập, sao cho đạt được hiệu quả tối đa.

Các yếu tố thay đổi như thay đổi trong kỳ vọng của khách hàng, biến động của nền kinh tế nói chung và sự cần thiết của việc phát triển các dòng sản phẩm tốt hơn sẽ dẫn đến lực lượng lao động sáng tạo hơn, những người nắm quyền làm chủ nhiệm vụ và bắt đầu hoạt động tốt hơn trong lĩnh vực chuyên môn liên quan của họ.