Tiêu chí thành công của dự án
Giới thiệu
Với tư cách là người quản lý dự án, mục tiêu chính của người quản lý dự án là thực hiện dự án trong thời gian đã nêu và trên ngân sách xác định. Tuy nhiên, đó không phải là tất cả khi nói đến tiêu chí thành công của dự án.
Ngoài các điều kiện trên, người quản lý dự án cần phải làm việc chặt chẽ với khách hàng và phải đảm bảo các sản phẩm dự án được giao đáp ứng mong đợi của khách hàng.
Có nhiều thông số trong tiêu chí thành công của dự án.
Các chỉ số hiệu suất chính
Tiêu chí thành công đầu tiên của dự án là cung cấp các dự án có ghi nhớ động lực kinh doanh. Các Chỉ số Hiệu suất Chính (KPI's) là một phương pháp được sử dụng để đo lường lợi ích thu được từ việc thực hiện dự án.
Những điều này cung cấp một cái nhìn sâu sắc về phạm vi của dự án. Các chỉ số hoạt động là:
Được thành lập bởi các khách hàng khi bắt đầu dự án và được liệt kê trên cơ sở ưu tiên.
Phù hợp với các mục tiêu kinh doanh.
Có thể đưa ra các quyết định quan trọng dựa trên KPI cho dự án.
Chứng minh lập trường để sản phẩm được khách hàng chấp nhận.
Đó là một phương pháp định lượng và nó có thể đo lường được.
Để tạo ra thành công cho dự án, các tiêu chí dựa trên KPI là chưa đủ và cần phải đặt ra các mục tiêu. Những mục tiêu đặt ra này cần phải thực tế và có thể đạt được sau cùng.
Phán quyết của người quản lý dự án về tiêu chí thành công của dự án
Tiêu chí thành công của dự án bắt đầu với các sáng kiến do người quản lý dự án áp dụng cho dự án được đề cập. Điều này sẽ làm tăng cơ hội thành công của dự án cũng như đáp ứng kỳ vọng của khách hàng.
Người quản lý dự án, người muốn dự án của mình thành công chắc chắn sẽ hỏi ý kiến của khách hàng.
Cách tiếp cận này sẽ được chứng minh là thành công và sẽ là một đường cong học tập nếu có bất kỳ sai lầm nào được thực hiện. KPI cần đi đôi với các mục tiêu kinh doanh để một dự án được coi là thành công.
Đáp ứng mong đợi của khách hàng
Đi xa hơn không chỉ giới hạn ở các dịch vụ khách hàng, nó còn là một từ kỳ diệu cho việc quản lý dự án. Yếu tố quan trọng hàng đầu đối với tiêu chí thành công của dự án là vượt quá mong đợi của khách hàng bằng cách hoàn thành dự án trong thời hạn, ngân sách và chất lượng đã nêu.
Tuy nhiên, người quản lý dự án cần lưu ý rằng điều này có thể bị hiểu sai và có thể dẫn đến chi phí không cần thiết. Ý tưởng để tạo ra một sản phẩm tốt hơn là bám sát vào ý tưởng ban đầu có thể được thực hiện với sự chấp thuận của khách hàng. Để điều này thành công, cần phải thực hiện đúng cách.
Yếu tố thành công
Yếu tố thành công là những đóng góp của ban lãnh đạo nhằm hướng tới một dự án thành công. Chúng có thể được phân loại rộng rãi thành năm nhóm như sau:
The project manager - Người đó cần phải có một loạt các kỹ năng dưới cánh tay của mình để sử dụng trong quá trình dự án.
Project team -Nhóm cần phải có nhiều kỹ năng và kinh nghiệm. Nói chung là một đội, thành công rất dễ đạt được với sự hướng dẫn đúng đắn.
Project - Phạm vi và thời gian của dự án là rất quan trọng.
Organization - Tổ chức cần cung cấp hỗ trợ cho cả người quản lý dự án và nhóm dự án.
External environment -Các ràng buộc bên ngoài không được ảnh hưởng đến dự án. Cần có kế hoạch dự phòng trong trường hợp nhóm không thể thực hiện các nhiệm vụ hàng ngày.
Chất lượng của dự án không nên bị ảnh hưởng trong bất kỳ trường hợp nào vì điều này sẽ làm mất đi khách hàng tiềm năng.
Các tiêu chí thành công của dự án khác
Các tiêu chí cho một dự án thành công không chỉ giới hạn ở trên. Tuy nhiên, sau đây là một số yếu tố hỗ trợ khác cần được xem xét khi quản lý và thực hiện dự án thành công:
Negotiations
Kế hoạch dự án phù hợp và có lợi
Phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm
Xây dựng kế hoạch để đạt được các nhiệm vụ chung
Xem xét và làm lại khi cần thiết
Quản lý rủi ro dự án hiệu quả
Phân bổ thời gian để cải tiến quy trình
Học từ đường cong học tập
Dự toán đúng đắn về dự án không chỉ về mặt định lượng mà còn về mặt chất lượng
Phần kết luận
Một dự án được coi là thành công cần có kế hoạch phù hợp và sự trợ giúp của ban quản lý. Vượt quá yêu cầu của khách hàng sẽ mang lại thành công cho dự án.
Hiểu được các động lực kinh doanh và đảm bảo rằng dự án đáp ứng các mục tiêu của doanh nghiệp cũng sẽ góp phần vào thành công.
Việc điều chỉnh chỉ số hiệu suất chính phù hợp với mục tiêu kinh doanh sẽ không chỉ giúp các nhà quản lý dự án theo dõi mà còn đo lường và cải thiện hiệu suất.