Điều lệ dự án

Giới thiệu

Điều lệ Dự án đề cập đến một tuyên bố về các mục tiêu trong một dự án. Tuyên bố này cũng đưa ra các mục tiêu, vai trò và trách nhiệm chi tiết của dự án, xác định các bên liên quan chính và mức độ quyền hạn của người quản lý dự án.

Nó đóng vai trò là kim chỉ nam cho các dự án trong tương lai cũng như là tài liệu quan trọng trong hệ thống quản lý tri thức của tổ chức.

Điều lệ dự án là một tài liệu ngắn bao gồm yêu cầu chào bán mới hoặc yêu cầu đề xuất. Tài liệu này là một phần của quy trình quản lý dự án, được yêu cầu bởi Sáng kiến Đối thoại Chính sách (IPD) và Quản lý Quan hệ Khách hàng (CRM).

Vai trò của Điều lệ Dự án

Sau đây là các vai trò của Điều lệ dự án:

Nó ghi lại lý do thực hiện dự án.
Vạch ra các mục tiêu và những khó khăn mà dự án phải đối mặt.
Cung cấp giải pháp cho vấn đề trong tay.
Xác định các bên liên quan chính của dự án.

Lợi ích của Điều lệ Dự án

Sau đây là những lợi ích nổi bật của Điều lệ Dự án đối với một dự án:

Nó cải thiện và mở đường cho các mối quan hệ tốt với khách hàng.
Điều lệ dự án cũng hoạt động như một công cụ cải tiến quy trình quản lý dự án.
Thông tin liên lạc trong khu vực và trụ sở chính cũng có thể được cải thiện ở mức độ lớn hơn.
Bằng cách có điều lệ dự án, tài trợ dự án cũng có thể đạt được.
Điều lệ dự án công nhận vai trò quản lý cấp cao.
Cho phép tiến triển, nhằm đạt được các phương pháp hay nhất trong ngành.

Các yếu tố trong Điều lệ dự án

Vì điều lệ dự án là một công cụ lập kế hoạch dự án, nhằm giải quyết một vấn đề hoặc một cơ hội, các yếu tố dưới đây là cần thiết cho một dự án thuê tàu tốt.

Để có một dự án thuê tàu hiệu quả, nó cần giải quyết các yếu tố chính sau:

Bản sắc của dự án.
Thời gian: ngày bắt đầu và thời hạn của dự án.
Những người tham gia vào dự án.
Mục tiêu vạch ra và chỉ tiêu đặt ra.
Lý do để thực hiện điều lệ dự án, thường được gọi là 'trường hợp kinh doanh'.
Mô tả chi tiết về một vấn đề hoặc một cơ hội.
Lợi nhuận mong đợi từ dự án.
Kết quả có thể được mong đợi về hiệu suất.
Ngày dự kiến mà các mục tiêu sẽ đạt được.
Xác định rõ vai trò và trách nhiệm của các thành viên tham gia.
Yêu cầu về các nguồn lực cần thiết để đạt được các mục tiêu.
Các rào cản và rủi ro liên quan đến dự án.
Kế hoạch truyền thông thông tin và hiệu quả.

Trong số tất cả các yếu tố trên, có ba yếu tố quan trọng và thiết yếu nhất cần được xây dựng thêm.

Trường hợp kinh doanh

Điều này cho thấy sự cần thiết phải có điều lệ dự án. Một trường hợp kinh doanh cần đưa ra những lợi ích thu được từ việc thực hiện điều lệ dự án. Lợi ích không chỉ cần về mặt tài chính như doanh thu, giảm chi phí,… mà còn là lợi ích mà khách hàng nhận được.

Sau đây là các đặc điểm của một trường hợp kinh doanh tốt:

Lý do thực hiện dự án.
Những lợi ích thu được từ việc thực hiện dự án ngay bây giờ.
Hậu quả của việc không làm dự án.
Các yếu tố có thể kết luận rằng nó phù hợp với các mục tiêu kinh doanh.

Phạm vi dự án

Như tên biểu thị, nó đề cập đến phạm vi mà dự án sẽ cung cấp cho doanh nghiệp nếu họ thực hiện dự án.

Trước khi thực hiện một dự án, cần giải quyết những vấn đề sau:

Cần phải xem xét phạm vi trong và ngoài phạm vi.
Quá trình mà mỗi nhóm sẽ tập trung vào.
Điểm bắt đầu và điểm kết thúc của một quá trình.
Tính sẵn có của tài nguyên.
Các ràng buộc mà nhóm sẽ làm việc.
Giới hạn thời gian.
Ảnh hưởng đến khối lượng công việc bình thường nếu dự án được thực hiện.

Cần có một kế hoạch truyền thông tốt

Nhu cầu về một kế hoạch truyền thông tốt là điều cần thiết nhất khi lập kế hoạch cho một dự án. Các nhà quản lý dự án cần làm việc để xây dựng một kế hoạch truyền thông tốt sẽ giúp đạt được các mục tiêu tổng thể của Điều lệ dự án.

Khi lập một kế hoạch truyền thông, người quản lý dự án cần cân nhắc những điều sau:

Who - trách nhiệm của từng cá nhân tham gia dự án.
What - động cơ và lý do của kế hoạch truyền thông.
Where - vị trí mà người nhận có thể tìm thấy thông tin.
When - thời lượng và tần suất của kế hoạch truyền thông.
How - cơ chế được sử dụng để tạo điều kiện giao tiếp.
Whom - Người nhận thông tin liên lạc.

Phần kết luận

Điều lệ dự án không chỉ là một công cụ được sử dụng để lập dự án mà còn là một cơ chế truyền thông hoạt động như một tài liệu tham khảo. Một dự án được lập kế hoạch tốt với một kế hoạch truyền thông hiệu quả chắc chắn sẽ mang lại thành công cho dự án đang thực hiện.

Do đó, Điều lệ Dự án nên là một trong những tài liệu thường xuyên được nhắc đến trong một dự án và toàn bộ nhóm dự án cần phải nắm rõ nội dung của Điều lệ Dự án. Đây là yếu tố then chốt cho một dự án thành công.