Công cụ biểu đồ RACI

Giới thiệu

RACI biểu thị Có trách nhiệm, Có trách nhiệm giải trình, Được tư vấn và Thông báo, là bốn tham số được sử dụng trong ma trận được sử dụng trong việc ra quyết định. Công cụ biểu đồ RACI phác thảo các hoạt động được thực hiện trong một tổ chức với con người hoặc vai trò.

Trong một tổ chức, mọi người có thể được phân bổ hoặc giao cho những vai trò cụ thể mà họ chịu trách nhiệm, giải trình, tư vấn hoặc thông báo.

Công cụ biểu đồ RACI là một công cụ tuyệt vời khi nói đến việc xác định vai trò của nhân viên trong một tổ chức. Công cụ này có thể được sử dụng thành công khi có sự nhầm lẫn về vai trò trong công ty. Sự nhầm lẫn vai trò có thể dẫn đến văn hóa làm việc không hiệu quả.

Các thông số trong Công cụ biểu đồ RACI

Công cụ biểu đồ RACI đại diện cho bốn tham số như chúng tôi đã lưu ý trong phần Giới thiệu. Sau đây là ý nghĩa của từng tham số này:

Responsible: Đây là một người, người thực hiện một nhiệm vụ hoặc công việc và người đó chịu trách nhiệm về công việc đó.
Accountable: Chủ yếu là người phụ trách nhiệm vụ hoặc công việc.
Consulted: Người đưa ra phản hồi, đóng góp khi được yêu cầu.
Informed: Người chịu trách nhiệm cần biết hành động hoặc quyết định được thực hiện.

Một công cụ RACI mẫu

Lợi ích của Công cụ biểu đồ RACI

Sau đây là những lợi ích được ghi nhận rõ ràng của công cụ này đối với các tổ chức kinh doanh:

Xác định khối lượng công việc đã được giao cho các nhân viên hoặc bộ phận cụ thể
Đảm bảo rằng các quy trình không bị bỏ sót
Đảm bảo rằng những người mới được tuyển dụng được giải thích về vai trò và trách nhiệm của họ
Tìm sự cân bằng phù hợp giữa trách nhiệm của dây chuyền và dự án
Phân bổ lại công việc giữa các nhóm để hoàn thành công việc nhanh hơn
Cởi mở để giải quyết xung đột và thảo luận
Ghi lại vai trò và trách nhiệm của những người trong tổ chức

Công cụ Biểu đồ RACI được sử dụng như thế nào?

Xác định các chức năng và quy trình chính trong tổ chức là bước đầu tiên hướng tới việc sử dụng công cụ biểu đồ RACI. Sau đó, tổ chức cần phác thảo các hoạt động diễn ra và nên tránh bất kỳ hoạt động linh tinh nào.

Sau đây là các bước chi tiết để sử dụng công cụ biểu đồ RACI:

Giải thích từng hoạt động đã diễn ra.
Tạo các cụm từ để chỉ kết quả của quyết định được đưa ra.
Các quyết định và hoạt động cần được áp dụng cho vai trò hơn là nhắm vào người đó.
Tạo một ma trận, đại diện cho các vai trò và hoạt động và nhập Mã RACI đã tạo.

Sau khi tất cả dữ liệu liên quan đã được đối chiếu và nhập vào công cụ biểu đồ RACI, mọi sai lệch cần được giải quyết.

Thay đổi vấn đề quản lý

Lý do chính để tạo công cụ biểu đồ RACI là để giải quyết các vấn đề về tổ chức. Nó xem xét ba yếu tố chính:

Quan niệm về vai trò: Thái độ hoặc suy nghĩ của mọi người đối với vai trò công việc của họ
Kỳ vọng về vai trò: Kỳ vọng của một người đối với vai trò công việc của người khác.
Hành vi vai trò: Các hoạt động của những người trong chức năng công việc của họ.

Ba khái niệm này giúp ban lãnh đạo xác định những quan niệm sai lầm mà mọi người có đối với vai trò công việc của họ.

Lý do nhầm lẫn vai trò

Mặc dù sự nhầm lẫn vai trò có thể được giải quyết bằng cách sử dụng công cụ biểu đồ RACI, việc xác định lý do đằng sau sự nhầm lẫn đó luôn là một ý tưởng hay. Điều này giúp tổ chức tránh được những tình huống như vậy xảy ra trong tương lai.

Sau đây là một số lý do dẫn đến nhầm lẫn vai trò:

Cân bằng công việc không phù hợp
Thời gian nhàn rỗi
Chuyền bóng, thiếu trách nhiệm
Bối rối không biết ai là người đưa ra quyết định
Truyền thông không hiệu quả
De-motivation
Làm đầy thời gian nhàn rỗi bằng cách tạo và dành thời gian không cần thiết
Đừng quan tâm vì không ai có thái độ bận tâm

Khi nào thì sử dụng công cụ biểu đồ RACI?

Công cụ biểu đồ RACI có thể được sử dụng thành công trong các điều kiện sau.

Để nhân viên hiểu rõ về vai trò và trách nhiệm xung quanh quá trình làm việc.
Nâng cao hiểu biết về chức năng giữa các bộ phận và trách nhiệm trong bộ phận của một người.
Xác định rõ vai trò và trách nhiệm của các thành viên trong nhóm, những người đang làm việc trong một dự án.

Các bước thực hiện khi thiết kế công cụ biểu đồ RACI

Bước đầu tiên hướng tới việc thiết kế công cụ biểu đồ RACI là ban quản lý cần xác định quy trình hoặc chức năng phải đối mặt với các vấn đề. Quá trình hoặc tính năng cần được nghiên cứu kỹ lưỡng về các yêu cầu và mục tiêu của nó.
Các vai trò hoặc chức năng công việc cần phải được xác định về những vai trò nào sẽ bị ảnh hưởng và ai sẽ thực hiện các thay đổi.
Các vai trò được tạo sẽ có chủ sở hữu của nó. Ban lãnh đạo cần phân công vai trò cho từng cá nhân.
Xác định ai có vai trò R (chịu trách nhiệm) và sau đó nó cần được liệt kê theo A, C và I. Các công cụ biểu đồ RACI không hoạt động theo cách mà hai người sẽ chịu trách nhiệm (R) về cùng một việc.
Cần tiến hành rà soát để không có sự trùng lặp trong quá trình.

Phần kết luận

Công cụ biểu đồ RACI là một công cụ ra quyết định hữu ích và hiệu quả giúp xác định vai trò và trách nhiệm. Điều này được sử dụng để xác định sự kém hiệu quả của các vai trò tổ chức.

Nó giúp giải quyết bất kỳ vấn đề chức năng nào phát sinh trong các phòng ban hoặc giữa các cá nhân.

Mục tiêu chính của công cụ biểu đồ RACI là loại bỏ nhầm lẫn vai trò và có thể cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ thành công cho khách hàng và đóng góp vào các mục tiêu dài hạn của tổ chức.