Cấu trúc phân chia công việc
Giới thiệu
Phân chia các dự án phức tạp thành các nhiệm vụ đơn giản hơn và dễ quản lý là quá trình được xác định là Cấu trúc phân chia công việc (WBS).
Thông thường, các nhà quản lý dự án sử dụng phương pháp này để đơn giản hóa việc thực hiện dự án. Trong WBS, các nhiệm vụ lớn hơn nhiều được chia nhỏ thành các phần công việc có thể quản lý được. Các khối này có thể dễ dàng giám sát và ước tính.
WBS không bị giới hạn trong một lĩnh vực cụ thể khi ứng dụng. Phương pháp luận này có thể được sử dụng cho bất kỳ loại hình quản lý dự án nào.
Sau đây là một số lý do để tạo WBS trong một dự án:
Tổ chức dự án chính xác và dễ đọc.
Phân công chính xác trách nhiệm cho nhóm dự án.
Cho biết các mốc quan trọng của dự án và các điểm kiểm soát.
Giúp ước tính chi phí, thời gian và rủi ro.
Minh họa phạm vi dự án để các bên liên quan có thể hiểu rõ hơn về cùng phạm vi.
Xây dựng một WBS
Xác định các sản phẩm chính của một dự án là điểm khởi đầu để tìm ra cấu trúc phân chia công việc.
Bước quan trọng này thường được thực hiện bởi các nhà quản lý dự án và các chuyên gia chủ đề (DNVVN) có liên quan đến dự án. Khi bước này hoàn thành, các chuyên gia chủ đề bắt đầu chia các nhiệm vụ cấp cao thành các phần công việc nhỏ hơn.
Trong quá trình chia nhỏ các nhiệm vụ, người ta có thể chia nhỏ chúng thành các mức độ chi tiết khác nhau. Một người có thể chi tiết một nhiệm vụ cấp cao thành mười nhiệm vụ phụ trong khi một người khác có thể chi tiết hóa cùng một nhiệm vụ cấp cao thành 20 nhiệm vụ phụ.
Do đó, không có quy tắc cứng và nhanh về cách bạn nên phân tích một nhiệm vụ trong WBS. Thay vào đó, mức độ phá vỡ là vấn đề của loại dự án và phong cách quản lý theo sau cho dự án.
Nói chung, có một vài "quy tắc" được sử dụng để xác định đoạn nhiệm vụ nhỏ nhất. Trong quy tắc "hai tuần", không có gì được chia nhỏ hơn hai tuần làm việc.
Điều này có nghĩa là, nhiệm vụ nhỏ nhất của WBS kéo dài ít nhất hai tuần. 8/80 là một quy tắc khác được sử dụng khi tạo WBS. Quy tắc này ngụ ý rằng không có nhiệm vụ nào được nhỏ hơn 8 giờ làm việc và không được lớn hơn 80 giờ làm việc.
Người ta có thể sử dụng nhiều biểu mẫu để hiển thị WBS của họ. Một số sử dụng cấu trúc cây để minh họa WBS, trong khi những người khác sử dụng danh sách và bảng. Phác thảo là một trong những cách dễ nhất để trình bày một WBS.
Ví dụ sau là một WBS được phác thảo:
Có nhiều mục tiêu thiết kế cho WBS. Một số mục tiêu quan trọng như sau:
Mang lại khả năng hiển thị cho những nỗ lực công việc quan trọng.
Mang lại tầm nhìn cho những nỗ lực làm việc mạo hiểm.
Minh họa mối tương quan giữa các hoạt động và sản phẩm được giao.
Thể hiện quyền sở hữu rõ ràng của các nhà lãnh đạo nhiệm vụ
Sơ đồ WBS
Trong sơ đồ WBS, phạm vi dự án được thể hiện bằng đồ thị. Thông thường, sơ đồ bắt đầu với một đối tượng đồ họa hoặc một hộp ở trên cùng, đại diện cho toàn bộ dự án. Sau đó, có các thành phần phụ bên dưới hộp.
Các hộp này đại diện cho các sản phẩm của dự án. Dưới mỗi mục có thể phân phối, có các yếu tố phụ được liệt kê. Các yếu tố phụ này là các hoạt động nên được thực hiện để đạt được các sản phẩm được giao.
Mặc dù hầu hết các sơ đồ WBS được thiết kế dựa trên việc phân phối, một số WBS được tạo ra dựa trên các giai đoạn của dự án. Thông thường, các dự án công nghệ thông tin hoàn toàn phù hợp với mô hình WBS.
Do đó, hầu hết các dự án công nghệ thông tin đều sử dụng WBS.
Ngoài việc sử dụng chung WBS, còn có mục tiêu cụ thể để tạo ra WBS. WBS là đầu vào cho biểu đồ Gantt, một công cụ được sử dụng cho mục đích quản lý dự án.
Biểu đồ Gantt được sử dụng để theo dõi tiến trình của các nhiệm vụ do WBS thu được.
Sau đây là một sơ đồ WBS mẫu:
Phần kết luận
Hiệu quả của cấu trúc phân chia công việc có thể quyết định sự thành công của một dự án.
WBS cung cấp nền tảng cho tất cả công việc quản lý dự án, bao gồm lập kế hoạch, ước tính chi phí và nỗ lực, phân bổ nguồn lực và lập lịch trình.
Do đó, người ta nên coi việc tạo WBS như một bước quan trọng trong quá trình quản lý dự án.