Quản lý thời gian dự án
Giới thiệu
Thời gian là một nguồn tài nguyên khủng khiếp để lãng phí. Đây là tài nguyên quý giá nhất trong một dự án.
Mọi giao hàng mà bạn phải thực hiện đều có thời hạn. Do đó, nếu không quản lý thời gian thích hợp, một dự án có thể tiến tới một thảm họa.
Khi nói đến quản lý thời gian dự án, nó không chỉ là thời gian của người quản lý dự án, mà nó là quản lý thời gian của nhóm dự án.
Lên lịch là cách dễ nhất để quản lý thời gian của dự án. Theo cách tiếp cận này, các hoạt động của dự án được ước tính và thời lượng được xác định dựa trên việc sử dụng nguồn lực cho mỗi hoạt động.
Ngoài việc ước tính và phân bổ nguồn lực, chi phí luôn đóng một vai trò quan trọng trong việc quản lý thời gian. Điều này là do thực tế là việc chạy quá lịch trình khá tốn kém.
Các bước của Quy trình Quản lý Thời gian
Sau đây là các bước chính trong quy trình quản lý thời gian dự án. Mỗi giải quyết một khu vực quản lý thời gian riêng biệt trong một dự án.
1. Xác định các hoạt động
Khi nói đến một dự án, có một số cấp độ để xác định các hoạt động. Trước hết, các yêu cầu cấp cao được chia nhỏ thành các nhiệm vụ cấp cao hoặc các nhiệm vụ được giao.
Sau đó, dựa trên mức độ chi tiết của nhiệm vụ, các nhiệm vụ / công việc cấp cao được chia nhỏ thành các hoạt động và được trình bày dưới dạng WBS (Cấu trúc phân chia công việc).
2. Hoạt động theo trình tự
Để quản lý thời gian dự án, điều quan trọng là xác định trình tự hoạt động. Các hoạt động được xác định trong bước trước cần được sắp xếp theo trình tự thực hiện.
Khi lập trình tự, các hoạt động phụ thuộc lẫn nhau cần được xem xét.
3. Ước tính nguồn lực cho các hoạt động
Việc ước tính số lượng và các loại nguồn lực cần thiết cho các hoạt động được thực hiện trong bước này. Tùy thuộc vào số lượng tài nguyên được phân bổ cho một hoạt động, thời lượng của nó khác nhau.
Do đó, nhóm quản lý dự án cần hiểu rõ về việc phân bổ nguồn lực để quản lý chính xác thời gian của dự án.
4. Ước tính thời lượng và nỗ lực
Đây là một trong những bước quan trọng của quá trình lập kế hoạch dự án. Vì các ước tính đều dựa trên thời gian (thời lượng), nên bước này sẽ được hoàn thành với độ chính xác cao hơn.
Đối với bước này, có nhiều cơ chế ước tính được áp dụng, vì vậy dự án của bạn nên chọn một cơ chế thích hợp.
Hầu hết các công ty tuân theo ước tính dựa trên WBS hoặc ước tính dựa trên Điểm chức năng trong bước này.
Sau khi hoàn thành ước tính hoạt động, cần xác định đường dẫn quan trọng của dự án để xác định tổng thời lượng dự án. Đây là một trong những yếu tố đầu vào quan trọng để quản lý thời gian của dự án.
5. Xây dựng lịch trình
Để tạo một lịch trình chính xác, cần có một vài thông số từ các bước trước đó.
Trình tự hoạt động, thời lượng của mỗi hoạt động và các yêu cầu / phân bổ nguồn lực cho mỗi hoạt động là những yếu tố quan trọng nhất.
Trong trường hợp nếu bạn thực hiện bước này theo cách thủ công, bạn có thể sẽ lãng phí rất nhiều thời gian lập kế hoạch dự án quý giá. Có nhiều gói phần mềm, chẳng hạn như Microsoft Project, sẽ hỗ trợ bạn xây dựng lịch trình dự án chính xác và đáng tin cậy.
Là một phần của lịch trình, bạn sẽ phát triển biểu đồ Gantt để theo dõi trực quan các hoạt động và các mốc quan trọng.
6. Kiểm soát lịch trình
Không có dự án nào trong thế giới thực tế có thể được thực hiện mà không thay đổi lịch trình ban đầu. Do đó, bạn cần cập nhật lịch trình dự án của mình với những thay đổi liên tục.
Phần kết luận
Quản lý thời gian là trách nhiệm chính của người quản lý dự án. Người quản lý dự án nên trang bị kỹ năng và ý thức quản lý thời gian vững vàng.
Có một số kỹ thuật quản lý thời gian đã được tích hợp vào các lý thuyết quản lý và thực tiễn tốt nhất.
Ví dụ, phong cách quản lý dự án Agile / Scrum có các kỹ thuật riêng để quản lý thời gian.
Ngoài ra, nếu bạn muốn học cách quản lý thời gian chuyên sâu hơn, bạn luôn có thể tham gia khóa đào tạo của một trong những giảng viên quản lý thời gian có uy tín và được kính trọng.