Quản lý mua sắm đấu thầu
Giới thiệu
Ngày nay, các tổ chức khác nhau sử dụng các kỹ thuật quản lý khác nhau để thực hiện chức năng hiệu quả của các bộ phận của họ. Quản lý mua sắm là một trong những hình thức quản lý như vậy, trong đó hàng hóa và dịch vụ được mua từ một tổ chức hoặc công ty khác.
Tất cả các tổ chức đối phó với hình thức quản lý này tại một số thời điểm trong cuộc đời của doanh nghiệp của họ. Chính cách thức tiến hành mua sắm và việc lập kế hoạch cho quy trình sẽ đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ.
Nhưng với nhiều kỹ thuật quản lý khác đang được sử dụng, có lý do đặc biệt nào để sử dụng hình thức quản lý đặc biệt này để thu được hàng hóa và dịch vụ không? Vâng, đây là một trong những câu hỏi thường gặp liên quan đến quản lý mua sắm.
Quản lý mua sắm được biết là giúp một tổ chức tiết kiệm phần lớn chi phí khi mua hàng hóa và dịch vụ từ bên ngoài. Nó cũng có một số lợi thế khác.
Quản lý Đấu thầu Hoạt động như thế nào?
Sau đây là bốn lĩnh vực làm việc chính cần quan tâm khi nói đến quản lý mua sắm. Các điểm sau đây cần được xem xét khi có liên quan đến quá trình mua sắm:
Không phải tất cả hàng hóa và dịch vụ mà doanh nghiệp yêu cầu đều cần phải mua từ bên ngoài. Chính vì lý do này mà việc cân nhắc những ưu và khuyết điểm của việc mua hoặc thuê những hàng hóa và dịch vụ này từ bên ngoài là rất cần thiết.
Bạn sẽ cần phải tự hỏi bản thân rằng liệu nó có tiết kiệm chi phí về lâu dài hay không và liệu nó có thực sự cần thiết hay không.
Bạn sẽ cần phải có một ý tưởng tốt về những gì bạn yêu cầu chính xác và sau đó tiếp tục xem xét các lựa chọn và lựa chọn thay thế khác nhau. Mặc dù có thể có một số nhà cung cấp cung cấp hàng hóa và dịch vụ giống nhau, nhưng nghiên cứu cẩn thận sẽ cho bạn thấy ai trong số những nhà cung cấp này sẽ cung cấp cho bạn thỏa thuận tốt nhất cho tổ chức của bạn.
Bạn chắc chắn có thể yêu cầu một số loại đấu thầu cho yêu cầu của bạn bởi các nhà cung cấp này và sử dụng tiêu chí lựa chọn để chọn nhà cung cấp tốt nhất.
Bước tiếp theo thường là gọi giá thầu. Trong giai đoạn này, các nhà cung cấp khác nhau sẽ cung cấp cho bạn báo giá.
Giai đoạn này tương tự như khi lựa chọn dự án, vì bạn sẽ cần phải xem xét các tiêu chí khác nhau, ngoài chi phí, để cuối cùng quyết định chọn nhà cung cấp mà bạn muốn đi cùng.
Sau quá trình đánh giá, bạn sẽ có thể chọn nhà cung cấp tốt nhất. Sau đó, bạn sẽ cần phải chuyển sang bước thảo luận về những gì nên đi vào hợp đồng. Hãy nhớ đề cập đến tất cả các điều khoản tài chính về cách bạn muốn thanh toán, v.v. để tránh bất kỳ sự nhầm lẫn nào phát sinh sau này, vì hợp đồng này sẽ có giá trị ràng buộc.
Luôn nhớ rằng điều quan trọng nhất là duy trì mối quan hệ tốt với nhà cung cấp. Điều này bao gồm việc đưa ra một thỏa thuận mà cả hai đều thấy thỏa đáng. Điều này giúp cho sự bền vững của doanh nghiệp bạn cũng như hoạt động kinh doanh của nhà cung cấp.
Bốn bước đơn giản này sẽ giúp bạn mua được hàng hóa của mình một cách dễ dàng và nhanh chóng mà không gặp nhiều rắc rối, nhưng luôn cần sự cân nhắc kỹ lưỡng ở từng giai đoạn.
Làm cho quy trình hoạt động hiệu quả
Để đảm bảo rằng mọi thứ diễn ra tốt đẹp cho đến cuối cùng, bạn sẽ phải theo dõi tiến độ của việc mua sắm. Điều này có nghĩa là bạn nên tiếp tục kiểm tra các nhà cung cấp để đảm bảo rằng họ đang tuân thủ các điều khoản của hợp đồng và sẽ có thể cung cấp hàng hóa và dịch vụ cho bạn trước thời hạn.
Nếu có bất kỳ sự khác biệt nào hoặc bất kỳ vấn đề nào, bạn phải luôn thông báo cho nhà cung cấp biết bằng phương pháp liên lạc đã được quyết định tại thời điểm thực hiện hợp đồng.
Tổ chức phải luôn sẵn sàng và cởi mở để thay đổi. Điều này liên quan đến tất cả các thay đổi cần thiết để đảm bảo hiệu quả của quá trình. Những thay đổi này có thể ở dạng tiến bộ công nghệ và thậm chí thay đổi đối với lực lượng lao động, trong số những thay đổi khác.
Về mặt công nghệ, có thể cần mua bất kỳ thiết bị và máy móc mới nào để xử lý hàng hóa này.
Tương tự, đối với lực lượng lao động, bạn sẽ cần sử dụng công nhân có tay nghề cao và được đào tạo khi giao dịch trực tiếp với nhà cung cấp.
Tốt nhất là một tổ chức nên có các đội khác nhau chuyên về các lĩnh vực khác nhau. Điều này sẽ làm cho việc quản lý mua sắm trở nên dễ dàng hơn. Sau đó, mỗi nhóm có thể giải quyết các lĩnh vực mua hàng có liên quan và cũng sẽ có chuyên môn được yêu cầu. Ví dụ, những người có kinh nghiệm mua máy móc có thể không có cùng kỹ năng khi nhận các dịch vụ cụ thể từ một tổ chức khác.
Phần kết luận
Tuy nhiên, cần lưu ý rằng hệ thống quản lý đấu thầu này phải vận hành hiệu quả và thông suốt để thu được tất cả các lợi ích. Chìa khóa của điều này do đó sẽ là một hệ thống hiệu quả cũng như nhà cung cấp và nguồn lực phù hợp.
Đối với mục đích của quản lý mua sắm, cần có một đội gồm các cá nhân được đào tạo chuyên sâu, nếu quản lý mua sắm đóng vai trò then chốt.
Ví dụ, một bệnh viện nên có một nhóm chuyên trách mua sắm và nên sử dụng các kỹ thuật và công cụ quản lý mua sắm mạnh mẽ.