Sơ đồ nhân quả
Giới thiệu
Có một số công cụ quản lý và năng suất được sử dụng trong các tổ chức kinh doanh. Sơ đồ Nhân quả, nói cách khác, Ishikawa hoặc Sơ đồ xương cá, là một trong những công cụ quản lý như vậy. Do tính phổ biến của công cụ này, phần lớn các nhà quản lý sử dụng công cụ này bất kể quy mô của tổ chức.
Các vấn đề tồn tại trong các tổ chức. Đó là lý do tại sao cần phải có một quy trình mạnh mẽ và các công cụ hỗ trợ để xác định nguyên nhân của các vấn đề trước khi các vấn đề đó gây thiệt hại cho tổ chức.
Các bước sử dụng công cụ
Sau đây là các bước có thể được thực hiện để vẽ thành công sơ đồ nhân quả:
Bước 1 - Xác định đúng vấn đề trong tay
Bắt đầu nói rõ vấn đề chính xác mà bạn đang gặp phải. Đôi khi, việc xác định vấn đề có thể không đơn giản. Trong những trường hợp như vậy, hãy viết chi tiết tất cả các hiệu ứng và quan sát. Một phiên động não ngắn có thể chỉ ra vấn đề thực tế.
Khi cần xác định đúng vấn đề, có bốn tính chất cần quan tâm; những ai có liên quan, vấn đề là gì, khi nó xảy ra và nó xảy ra ở đâu. Viết vấn đề vào một ô ở góc bên tay trái (tham khảo ví dụ về sơ đồ nguyên nhân và kết quả). Từ hộp, vẽ một đường theo chiều ngang về phía bên tay phải. Sự sắp xếp bây giờ sẽ giống như đầu và xương sống của một con cá.
Bước 2 - Thêm các yếu tố chính góp phần vào vấn đề
Trong bước này, các yếu tố chính của vấn đề được xác định. Đối với mỗi yếu tố, hãy kẻ một đường từ xương sống của cá và dán nhãn đúng cách. Những yếu tố này có thể là nhiều thứ khác nhau như con người, vật chất, máy móc hoặc các tác động bên ngoài.
Suy nghĩ nhiều hơn và thêm càng nhiều yếu tố vào sơ đồ nguyên nhân và kết quả.
Động não trở nên khá hữu ích trong giai đoạn này, vì mọi người có thể nhìn vấn đề ở các góc độ khác nhau và xác định các yếu tố góp phần khác nhau.
Các yếu tố bạn thêm vào bây giờ trở thành xương của cá.
Bước 3 - Xác định nguyên nhân
Hãy xem xét từng yếu tố một khi xác định các nguyên nhân có thể xảy ra. Động não và cố gắng xác định tất cả các nguyên nhân áp dụng cho từng yếu tố. Thêm các nguyên nhân này theo chiều ngang ra khỏi xương cá và dán nhãn.
Nếu nguyên nhân có kích thước lớn hoặc có tính chất phức tạp, bạn có thể phân tích thêm và thêm chúng làm nguyên nhân phụ cho nguyên nhân chính. Các nguyên nhân phụ này phải xuất phát từ các dòng nguyên nhân liên quan.
Dành nhiều thời gian hơn cho bước này; việc thu thập các nguyên nhân cần được toàn diện.
Bước 4 - Phân tích sơ đồ
Khi bước này bắt đầu, bạn có một sơ đồ chỉ ra vấn đề, các yếu tố góp phần và tất cả các nguyên nhân có thể gây ra sự cố.
Tùy thuộc vào ý tưởng động não và bản chất của vấn đề, bây giờ bạn có thể ưu tiên các nguyên nhân và tìm kiếm nguyên nhân có khả năng xảy ra nhất.
Phân tích này có thể dẫn đến các hoạt động tiếp theo như điều tra, phỏng vấn và khảo sát. Tham khảo sơ đồ nhân quả mẫu sau:
Sử dụng sơ đồ nguyên nhân và kết quả
Khi nói đến việc sử dụng sơ đồ nguyên nhân và kết quả, động não là một bước quan trọng. Nếu không có động não thích hợp, một sơ đồ nhân quả hiệu quả sẽ không thể rút ra được.
Do đó, cần giải quyết những vấn đề sau trong quá trình lập sơ đồ nhân quả:
Cần có một tuyên bố vấn đề mô tả chính xác vấn đề. Mọi người trong phiên động não nên đồng ý về tuyên bố vấn đề.
Cần phải cô đọng trong quy trình.
Đối với mỗi nút, hãy suy nghĩ tất cả các nguyên nhân có thể xảy ra và thêm chúng vào cây.
Kết nối từng dòng thương vong trở lại nguyên nhân gốc rễ của nó.
Kết nối các nhánh tương đối trống với những người khác.
Nếu một nhánh quá cồng kềnh, hãy xem xét tách nó ra làm hai.
Phần kết luận
Sơ đồ Nguyên nhân và Hiệu quả có thể được sử dụng để giải quyết các vấn đề của tổ chức một cách hiệu quả.
Không có giới hạn hoặc hạn chế trong việc áp dụng các sơ đồ cho các vấn đề hoặc lĩnh vực khác nhau. Mức độ và cường độ của động não xác định tỷ lệ thành công của sơ đồ nguyên nhân và kết quả.
Do đó, tất cả các bên liên quan nên có mặt trong phiên họp động não để xác định tất cả các nguyên nhân có thể xảy ra.
Một khi các nguyên nhân có khả năng nhất được xác định, cần phải điều tra thêm để khám phá thêm chi tiết.