Sơ đồ hoạt động dự án

Giới thiệu

Khi nói đến một dự án, toàn bộ dự án được chia thành nhiều nhiệm vụ phụ thuộc lẫn nhau. Trong tập hợp các nhiệm vụ này, trình tự hoặc thứ tự của các nhiệm vụ là khá quan trọng.

Nếu trình tự sai, kết quả cuối cùng của dự án có thể không như những gì ban quản lý mong đợi.

Một số nhiệm vụ trong các dự án có thể được thực hiện song song với các nhiệm vụ khác một cách an toàn. Trong sơ đồ hoạt động dự án, trình tự của các nhiệm vụ được minh họa đơn giản.

Có nhiều công cụ có thể được sử dụng để vẽ sơ đồ hoạt động của dự án. Microsoft Project là một trong những phần mềm phổ biến nhất cho loại công việc này.

Ngoài ra, Microsoft Vision (dành cho Windows) và Omni Graffle (dành cho Mac) có thể được sử dụng để vẽ sơ đồ hoạt động.

Quy trình làm việc

Bạn đã xem sơ đồ quy trình chưa? Nếu có, thì sơ đồ hoạt động có cùng hình dạng. Thông thường có hai hình dạng chính trong sơ đồ hoạt động, hộp và mũi tên.

Các hộp của biểu đồ hoạt động cho biết các nhiệm vụ và các mũi tên cho thấy các mối quan hệ. Thông thường, các mối quan hệ là trình tự diễn ra trong các hoạt động.

Sau đây là một ví dụ về biểu đồ hoạt động với các nhiệm vụ trong hộp và mối quan hệ được biểu thị bằng các mũi tên.

Loại biểu đồ hoạt động này còn được gọi là biểu đồ hoạt động trên nút . Điều này là do thực tế là tất cả các hoạt động (nhiệm vụ) được hiển thị trên các nút (hộp).

Ngoài ra, có một cách khác để trình bày sơ đồ hoạt động. Đây được gọi là biểu đồ hoạt động trên mũi tên . Trong sơ đồ này, các hoạt động (nhiệm vụ) được trình bày bằng các mũi tên.

So với biểu đồ hoạt động trên nút , biểu đồ hoạt động trên mũi tên giới thiệu một chút nhầm lẫn. Do đó, trong hầu hết các trường hợp, mọi người thường sử dụng biểu đồ hoạt động trên các nút . Sau đây là sơ đồ hoạt động trên mũi tên :

Làm thế nào để Vẽ Sơ đồ Hoạt động?

Tạo một sơ đồ hoạt động rất dễ dàng. Bạn có thể sử dụng tài liệu trên giấy như ghi chú bài đăng hoặc phần mềm cho mục đích này. Bất kể phương tiện nào được sử dụng, quy trình tạo sơ đồ hoạt động vẫn giống nhau.

Sau đây là các bước chính liên quan đến việc tạo sơ đồ hoạt động:

Bước 1

Trước hết, xác định các nhiệm vụ trong dự án. Bạn có thể sử dụng WBS (Cấu trúc phân chia công việc) cho mục đích này và không cần lặp lại như vậy.

Chỉ cần sử dụng phân tích nhiệm vụ tương tự cho sơ đồ hoạt động. Nếu bạn sử dụng phần mềm để tạo sơ đồ hoạt động (được khuyến nghị), hãy tạo một hộp cho mỗi hoạt động.

Minh họa tất cả các hộp có cùng kích thước để tránh nhầm lẫn. Đảm bảo rằng tất cả các nhiệm vụ của bạn có cùng mức độ chi tiết.

Bước 2

Bạn có thể thêm nhiều thông tin hơn vào các hộp nhiệm vụ, chẳng hạn như ai đang thực hiện nhiệm vụ và khung thời gian. Bạn có thể thêm thông tin này vào bên trong hộp hoặc có thể thêm nó vào đâu đó gần hộp.

Bước 3

Bây giờ, hãy sắp xếp các hộp theo trình tự mà chúng được thực hiện trong quá trình thực hiện dự án. Các nhiệm vụ ban đầu sẽ nằm ở phía bên trái và các nhiệm vụ được thực hiện ở phần sau của quá trình thực hiện dự án sẽ ở phía bên phải. Các tác vụ có thể thực hiện song song nên được giữ song song với nhau (theo chiều dọc).

Bạn có thể phải điều chỉnh trình tự một số lần cho đến khi bạn làm đúng. Đây là lý do tại sao phần mềm là một công cụ dễ dàng để tạo sơ đồ hoạt động.

Bước 4

Bây giờ, sử dụng mũi tên để tham gia các hộp nhiệm vụ. Các mũi tên này sẽ hiển thị trình tự của các nhiệm vụ. Đôi khi, một hộp 'bắt đầu' và 'kết thúc' có thể được thêm vào để trình bày rõ ràng sự bắt đầu và kết thúc của dự án.

Để hiểu những gì chúng tôi đã thực hiện trong bốn bước trên, vui lòng tham khảo sơ đồ hoạt động sau:

Phần kết luận

Biểu đồ hoạt động có thể được sử dụng để minh họa trình tự của các nhiệm vụ dự án. Những sơ đồ này có thể được tạo ra với nỗ lực tối thiểu và giúp bạn hiểu rõ ràng về các nhiệm vụ phụ thuộc lẫn nhau.

Ngoài ra, sơ đồ hoạt động là một đầu vào cho phương pháp đường dẫn tới hạn.