Phần mềm quản lý dự án

Giới thiệu

Vì quản lý dự án là một trong những chức năng cốt lõi của tổ chức kinh doanh, nên chức năng quản lý dự án cần được hỗ trợ bởi phần mềm. Trước khi phần mềm ra đời, việc quản lý dự án hoàn toàn được thực hiện thông qua giấy tờ. Điều này cuối cùng tạo ra rất nhiều tài liệu giấy và việc tìm kiếm thông tin trong chúng không phải là một trải nghiệm thú vị.

Khi phần mềm có sẵn với chi phí hợp lý cho các tổ chức kinh doanh, các công ty phát triển phần mềm bắt đầu phát triển phần mềm quản lý dự án. Điều này trở nên khá phổ biến trong tất cả các ngành công nghiệp và phần mềm này nhanh chóng được cộng đồng quản lý dự án chấp nhận.

Các loại phần mềm quản lý dự án

1 - Máy tính để bàn

Có hai loại phần mềm quản lý dự án dành cho người quản lý dự án. Loại đầu tiên của phần mềm đó là phần mềm máy tính để bàn. Microsoft Project là một ví dụ điển hình cho kiểu này. Bạn có thể quản lý toàn bộ dự án của mình bằng MS Project, nhưng bạn cần chia sẻ tài liệu điện tử với những người khác, khi cần có sự cộng tác.

Tất cả các cập nhật nên được các bên liên quan thực hiện trên cùng một tài liệu theo thời gian. Do đó, phần mềm quản lý dự án máy tính để bàn như vậy có những hạn chế khi nó phải được cập nhật và duy trì bởi nhiều người.

2 - Dựa trên web

Như một giải pháp cho vấn đề trên, phần mềm quản lý dự án dựa trên web đã được giới thiệu. Với kiểu này, người dùng có thể truy cập vào ứng dụng web và đọc, ghi hoặc thay đổi các hoạt động liên quan đến quản lý dự án.

Đây là một giải pháp tốt cho các dự án phân tán giữa các phòng ban và khu vực địa lý. Bằng cách này, tất cả các bên liên quan của dự án đều có quyền truy cập vào thông tin chi tiết của dự án tại bất kỳ thời điểm nào. Đặc biệt, mô hình này là tốt nhất cho các nhóm ảo hoạt động trên Internet.

Đặc điểm của phần mềm quản lý dự án

Khi nói đến việc lựa chọn phần mềm quản lý dự án, có rất nhiều điều cần xem xét. Không phải tất cả các dự án đều có thể sử dụng tất cả các tính năng được cung cấp bởi phần mềm quản lý dự án.

Do đó, bạn nên hiểu rõ về các yêu cầu dự án của mình trước khi cố gắng chọn một yêu cầu cho bạn. Sau đây là các khía cạnh quan trọng nhất của phần mềm quản lý dự án:

1 - Cộng tác

Phần mềm quản lý dự án nên tạo điều kiện cho sự cộng tác của nhóm. Điều này có nghĩa là các bên liên quan có liên quan của dự án phải có thể truy cập và cập nhật các tài liệu dự án bất cứ khi nào họ muốn.

Do đó, phần mềm quản lý dự án nên có kiểm soát truy cập và quản lý xác thực để cấp quyền truy cập lớn cho các bên liên quan của dự án.

2 - Lập lịch trình

Lập kế hoạch là một trong những tính năng chính cần được cung cấp bởi phần mềm quản lý dự án. Thông thường, phần mềm quản lý dự án hiện đại cung cấp khả năng vẽ biểu đồ Gantt khi nói đến lập lịch hoạt động.

Ngoài ra, các phụ thuộc hoạt động cũng có thể được thêm vào lịch biểu, vì vậy phần mềm như vậy sẽ hiển thị cho bạn đường dẫn quan trọng của dự án và các thay đổi sau đó đối với đường dẫn quan trọng tự động.

Baselining cũng là một tính năng hữu ích được cung cấp bởi phần mềm quản lý dự án. Thông thường, một dự án được dựa trên cơ sở khi các yêu cầu được hoàn thành.

Khi các yêu cầu được thay đổi và các yêu cầu mới được thêm vào dự án sau đó, nhóm quản lý dự án có thể so sánh lịch trình mới với lịch trình cơ sở một cách tự động để hiểu phạm vi dự án và sai lệch chi phí.

3 - Theo dõi vấn đề

Trong vòng đời của dự án, có thể có nhiều vấn đề liên quan đến dự án cần được theo dõi và giám sát liên tục. Lỗi phần mềm là một trong những ví dụ điển hình cho điều này.

Do đó, phần mềm quản lý dự án cần có các tính năng theo dõi và giám sát các vấn đề được báo cáo bởi các bên liên quan khác nhau của dự án.

4 - Quản lý danh mục dự án

Quản lý danh mục dự án là một trong những khía cạnh quan trọng khi một tổ chức tham gia vào nhiều dự án. Tổ chức phải có thể đo lường và giám sát nhiều dự án, do đó tổ chức biết được tiến độ tổng thể của các dự án.

Nếu bạn là một công ty nhỏ chỉ có một vài dự án, bạn có thể không muốn tính năng này. Trong trường hợp này, bạn nên chọn phần mềm quản lý dự án mà không có quản lý danh mục dự án, vì các tính năng như vậy có thể khá tốn kém cho bạn.

5 - Quản lý tài liệu

Một dự án có nhiều tài liệu được sử dụng. Hầu hết các tài liệu này phải có thể truy cập được đối với các bên liên quan của dự án. Do đó, phần mềm quản lý dự án cần có một cơ sở quản lý tài liệu với hệ thống kiểm soát truy cập chính xác.

Ngoài ra, tài liệu cần được tạo phiên bản bất cứ khi nào chúng được cập nhật. Do đó, tính năng quản lý tài liệu cũng nên hỗ trợ lập phiên bản tài liệu.

6 - Quản lý tài nguyên

Quản lý tài nguyên của dự án là một trong những kỳ vọng chính từ phần mềm quản lý dự án. Điều này bao gồm cả nguồn nhân lực và các loại hình khác.

Phần mềm quản lý dự án phải cho thấy việc sử dụng từng nguồn lực trong toàn bộ vòng đời của dự án.

Phần kết luận

Thực hành quản lý dự án hiện đại đòi hỏi sự hỗ trợ của phần mềm quản lý dự án. Thực tiễn quản lý dự án hiện đại phức tạp đến mức nó không thể hoạt động nếu không sử dụng phần mềm.

Khi chọn đúng phần mềm quản lý dự án cho mục đích của mình, bạn cần đánh giá các đặc tính của phần mềm và phù hợp với yêu cầu quản lý dự án của mình.

Đừng bao giờ chọn một phần mềm có nhiều tính năng hơn bạn yêu cầu, vì thông thường phần mềm quản lý dự án có giá cao. Ngoài ra, việc có nhiều hơn các tính năng cần thiết có thể gây nhầm lẫn khi sử dụng phần mềm trong thực tế.