San lấp nguồn lực

Giới thiệu

Phân bổ nguồn lực là một kỹ thuật trong quản lý dự án xem nhẹ việc phân bổ nguồn lực và giải quyết xung đột có thể phát sinh do phân bổ quá mức. Khi người quản lý dự án thực hiện một dự án, họ cần phải lập kế hoạch nguồn lực của mình cho phù hợp.

Điều này sẽ mang lại lợi ích cho tổ chức mà không gặp phải xung đột và không thể giao hàng đúng hạn. Cấp nguồn lực được coi là một trong những yếu tố quan trọng để quản lý nguồn lực trong tổ chức.

Một tổ chức bắt đầu phải đối mặt với các vấn đề nếu các nguồn lực không được phân bổ hợp lý, tức là một số nguồn lực có thể được phân bổ quá mức trong khi những nguồn lực khác sẽ được phân bổ dưới mức. Cả hai đều sẽ mang lại rủi ro tài chính cho tổ chức.

Hai yếu tố chính của việc san lấp mặt bằng tài nguyên

Vì mục đích chính của việc san lấp nguồn lực là phân bổ nguồn lực một cách hiệu quả, để dự án có thể được hoàn thành trong một khoảng thời gian nhất định. Do đó, san lấp mặt bằng tài nguyên có thể được chia thành hai lĩnh vực chính; các dự án có thể hoàn thành bằng cách sử dụng hết các nguồn lực sẵn có và các dự án có thể hoàn thành với nguồn lực hạn chế.

Các dự án sử dụng các nguồn lực hạn chế có thể được kéo dài trong một khoảng thời gian cho đến khi các nguồn lực cần thiết có sẵn. Nếu một lần nữa, số lượng dự án mà một tổ chức đảm nhận vượt quá nguồn lực hiện có, thì tốt hơn hết là bạn nên hoãn dự án đó vào một ngày sau đó.

Cơ cấu san lấp mặt bằng tài nguyên

Nhiều tổ chức có cấu trúc phân cấp nguồn lực. Một cấu trúc dựa trên công việc như sau:

Stage
Phase
Task/Deliverable

Tất cả các lớp nêu trên sẽ xác định phạm vi của dự án và tìm cách tổ chức các nhiệm vụ trong nhóm. Điều này sẽ giúp nhóm dự án hoàn thành nhiệm vụ dễ dàng hơn.

Ngoài ra, tùy thuộc vào ba thông số trên, mức độ của các nguồn lực cần thiết (thâm niên, kinh nghiệm, kỹ năng, v.v.) có thể khác nhau. Do đó, yêu cầu về nguồn lực cho một dự án luôn là một biến số, tương ứng với cấu trúc trên.

Thiết lập sự phụ thuộc

Lý do chính để người quản lý dự án thiết lập các phụ thuộc là để đảm bảo rằng các nhiệm vụ được thực thi đúng cách. Bằng cách xác định các phụ thuộc chính xác từ các phụ thuộc không chính xác cho phép dự án được hoàn thành trong khung thời gian đã đặt.

Dưới đây là một số ràng buộc mà người quản lý dự án sẽ gặp phải trong quá trình thực hiện dự án. Những khó khăn mà người quản lý dự án sẽ phải đối mặt có thể được phân loại thành ba loại.

Mandatory - Những ràng buộc này phát sinh do những hạn chế vật lý như thí nghiệm.
Discretionary - Đây là những ràng buộc dựa trên sở thích hoặc quyết định của các đội.
External - Thường dựa trên nhu cầu hoặc mong muốn liên quan đến bên thứ ba.

Quy trình phân công nguồn lực

Để cấp tài nguyên diễn ra, tài nguyên được ủy quyền với các nhiệm vụ (phân phối), cần thực thi. Trong giai đoạn bắt đầu của một dự án, về mặt lý tưởng, các vai trò được giao cho các nguồn lực (nguồn nhân lực) tại thời điểm đó các nguồn lực đó không được xác định.

Sau đó, các vai trò này được giao cho các nhiệm vụ cụ thể, đòi hỏi sự chuyên môn hóa.

Mức độ tài nguyên

Việc san lấp nguồn lực giúp tổ chức sử dụng tối đa các nguồn lực sẵn có. Ý tưởng đằng sau việc san lấp mặt bằng tài nguyên là giảm lãng phí tài nguyên, tức là ngừng phân bổ tài nguyên quá mức.

Người quản lý dự án sẽ xác định thời gian không được sử dụng bởi một tài nguyên và sẽ thực hiện các biện pháp để ngăn chặn hoặc tận dụng nó.

Do xung đột về nguồn lực, tổ chức có rất nhiều bất lợi, chẳng hạn như:

Chậm trễ trong một số nhiệm vụ được hoàn thành
Khó khăn khi chỉ định một tài nguyên khác
Không thể thay đổi sự phụ thuộc của nhiệm vụ
Để xóa một số tác vụ
Để thêm các nhiệm vụ khác
Sự chậm trễ tổng thể và vượt ngân sách của các dự án

Kỹ thuật san lấp mặt bằng tài nguyên

Đường dẫn tới hạn là một loại kỹ thuật phổ biến được các nhà quản lý dự án sử dụng khi đề cập đến việc san lấp mặt bằng nguồn lực. Đường dẫn tới hạn đại diện cho cả đường dẫn thời gian dài nhất và ngắn nhất trong sơ đồ mạng để hoàn thành dự án.

Tuy nhiên, ngoài khái niệm đường dẫn tới hạn được sử dụng rộng rãi, các nhà quản lý dự án sử dụng theo dõi nhanh và gặp sự cố nếu mọi thứ vượt quá tầm kiểm soát.

Fast tracking -Điều này thực hiện các nhiệm vụ đường dẫn quan trọng. Điều này câu giờ. Đặc điểm nổi bật của kỹ thuật này là mặc dù công việc đã hoàn thành trong thời điểm này nhưng khả năng làm lại cao hơn.
Crashing - Điều này đề cập đến việc chỉ định các nguồn lực ngoài các nguồn lực hiện có để hoàn thành công việc nhanh hơn, liên quan đến chi phí bổ sung như lao động, thiết bị, v.v.

Phần kết luận

Việc san lấp nguồn lực nhằm tăng hiệu quả khi thực hiện các dự án bằng cách tận dụng các nguồn lực sẵn có trong tay. Việc san lấp mặt bằng tài nguyên thích hợp sẽ không dẫn đến chi phí lớn.

Người quản lý dự án cần phải tính đến một số yếu tố và xác định các yếu tố phụ thuộc quan trọng đến không quan trọng để tránh bất kỳ sự chậm trễ nào vào phút cuối của các sản phẩm dự án.