Quy trình quản lý thay đổi
Giới thiệu
Về mặt triết học, thay đổi là hằng số duy nhất trên thế giới. Tương tự như đối với bất kỳ thứ gì khác, điều này cũng đúng đối với các tổ chức kinh doanh.
Thỉnh thoảng, các tổ chức kinh doanh thay đổi cách thức hoạt động và dịch vụ / sản phẩm mà họ cung cấp. Có những sáng kiến mới trong tổ chức và những cách làm cũ không hiệu quả buộc phải bỏ đi.
Thêm vào đó, công nghệ luôn thay đổi và các tổ chức kinh doanh cũng cần phải phát triển theo.
Có nhiều cách tiếp cận về cách thay đổi. Tất nhiên, tất cả chúng ta có thể đồng ý rằng sự thay đổi là bắt buộc đối với một tổ chức, nhưng tất cả chúng ta có thể đồng ý về cách thức thay đổi diễn ra không? Thường thì không! Do đó, việc tạo ra một quy trình quản lý thay đổi phải là một nỗ lực tập thể và phải là kết quả của quá trình động não và tinh chỉnh các ý tưởng một cách chuyên sâu.
Trong hướng dẫn này, chúng ta sẽ xem xét quy trình quản lý thay đổi do John Kotter đề xuất. Vì quá trình này đã mang lại kết quả cho nhiều công ty trong danh sách Fortune 500, nên cách tiếp cận của Kotter cần được xem xét một cách tôn trọng.
Quy trình quản lý thay đổi tám bước
Hãy xem xét các bước của phương pháp quản lý thay đổi của Kotter.
Bước 1: Tạo khẩn cấp
Một sự thay đổi chỉ thành công nếu cả công ty thực sự mong muốn. Nếu bạn đang có kế hoạch thay đổi, thì bạn cần phải làm cho người khác muốn. Bạn có thể tạo ra sự khẩn cấp xung quanh những gì bạn muốn thay đổi và tạo ra sự cường điệu.
Điều này sẽ làm cho ý tưởng của bạn được đón nhận khi bạn bắt đầu sáng kiến của mình. Sử dụng số liệu thống kê và trình bày trực quan để truyền đạt lý do tại sao thay đổi nên diễn ra và cách công ty và nhân viên có thể có lợi thế.
Bước 2: Xây dựng nhóm
Nếu sức thuyết phục của bạn mạnh mẽ, bạn sẽ thu phục được rất nhiều người ủng hộ sự thay đổi. Bây giờ bạn có thể xây dựng một nhóm để thực hiện thay đổi từ những người hỗ trợ bạn. Vì thay đổi là ý tưởng của bạn, hãy đảm bảo rằng bạn dẫn dắt nhóm.
Tổ chức cấu trúc nhóm của bạn và phân công trách nhiệm cho các thành viên trong nhóm. Làm cho họ cảm thấy rằng họ quan trọng trong đội.
Bước 3: Tạo tầm nhìn
Khi một sự thay đổi diễn ra, cần phải có một tầm nhìn. Tầm nhìn làm cho mọi thứ rõ ràng với tất cả mọi người. Khi bạn có tầm nhìn rõ ràng, các thành viên trong nhóm của bạn biết lý do tại sao họ thực hiện sáng kiến thay đổi và các nhân viên còn lại biết tại sao nhóm của bạn thực hiện thay đổi.
Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc hình thành một tầm nhìn, hãy đọc chương một (Sứ mệnh và Giá trị) của CHIẾN THẮNG, của Jack Welch.
Bước 4: Truyền thông Tầm nhìn
Có được tầm nhìn không chỉ đủ để bạn thực hiện thay đổi. Bạn cần truyền đạt tầm nhìn của mình trong toàn công ty.
Việc trao đổi này cần diễn ra thường xuyên và tại các diễn đàn quan trọng. Yêu cầu những người có ảnh hưởng trong công ty xác nhận nỗ lực của bạn. Sử dụng mọi cơ hội để truyền đạt tầm nhìn của bạn; đây có thể là một cuộc họp hội đồng quản trị hoặc chỉ nói chuyện qua bữa trưa.
Bước 5: Loại bỏ chướng ngại vật
Không có thay đổi nào diễn ra mà không có trở ngại. Một khi bạn truyền đạt tầm nhìn của mình, bạn sẽ chỉ có thể nhận được sự ủng hộ của một phần nhỏ nhân viên. Luôn luôn có những người chống lại sự thay đổi.
Đôi khi, có những quy trình và thủ tục chống lại sự thay đổi! Luôn để ý các chướng ngại vật và loại bỏ chúng ngay khi chúng xuất hiện. Điều này sẽ nâng cao tinh thần cho đội của bạn cũng như các nhân viên còn lại.
Bước 6: Bắt đầu Thắng nhanh
Thắng nhanh là cách tốt nhất để giữ đà tiến lên. Bằng cách giành chiến thắng nhanh chóng, nhóm của bạn sẽ có một sự hài lòng lớn và công ty sẽ ngay lập tức nhìn thấy những lợi thế của sáng kiến thay đổi của bạn.
Thỉnh thoảng, hãy tạo ra chiến thắng nhanh chóng cho các bên liên quan khác nhau, những người bị ảnh hưởng bởi quá trình thay đổi. Nhưng hãy luôn nhớ để ý đến các mục tiêu dài hạn.
Bước 7: Để sự thay đổi trưởng thành
Nhiều sáng kiến thay đổi thất bại do tuyên bố chiến thắng sớm. Nếu bạn chưa thực hiện thay đổi 100% vào thời điểm bạn tuyên bố chiến thắng, mọi người sẽ không hài lòng khi họ nhìn thấy những lỗ hổng.
Do đó, hãy hoàn thành quá trình thay đổi 100% và để nó ở đó trong một thời gian. Hãy để nó có thời gian riêng để hòa nhập với cuộc sống của mọi người và các quy trình của tổ chức trước khi bạn nói "kết thúc".
Bước 8: Tích hợp thay đổi
Sử dụng các cơ chế để tích hợp sự thay đổi vào cuộc sống hàng ngày của mọi người và văn hóa doanh nghiệp. Có một cơ chế giám sát liên tục để theo dõi xem mọi khía cạnh của sự thay đổi có diễn ra trong tổ chức hay không. Khi bạn thấy sự không tuân thủ, hãy hành động ngay lập tức.
Phần kết luận
Trong thế giới doanh nghiệp thay đổi liên tục, người đón đầu những thay đổi luôn dẫn đầu đối thủ.
Nếu bạn không cảm thấy thoải mái với những thay đổi xảy ra xung quanh mình, hãy dành chút thời gian để đọc 'Who Moved My Cheese?' của Tiến sĩ Spencer Johnson.
Điều này sẽ cho bạn biết toàn bộ câu chuyện về lý do tại sao cần thay đổi và cách bạn có thể sử dụng thay đổi để vượt trội trong những gì bạn làm.