Quy trình quản lý dự án

Giới thiệu

Quản lý dự án là một trong những quy trình quan trọng của bất kỳ dự án nào. Điều này là do thực tế rằng quản lý dự án là quy trình cốt lõi kết nối tất cả các hoạt động và quy trình khác của dự án với nhau.

Khi nói đến các hoạt động của quản lý dự án, có rất nhiều. Tuy nhiên, rất nhiều hoạt động quản lý dự án này có thể được phân loại thành năm quy trình chính.

Chúng ta hãy xem xét chi tiết năm quy trình quản lý dự án chính.

1 - Khởi xướng dự án

Khởi đầu dự án là điểm bắt đầu của bất kỳ dự án nào. Trong quá trình này, tất cả các hoạt động liên quan đến việc giành được một dự án sẽ diễn ra. Thông thường, hoạt động chính của giai đoạn này là bán trước.

Trong giai đoạn trước khi bán, nhà cung cấp dịch vụ chứng minh tư cách đủ điều kiện và khả năng hoàn thành dự án cho khách hàng và cuối cùng giành được chiến thắng trong kinh doanh. Sau đó, sẽ đến lượt thu thập các yêu cầu chi tiết.

Trong hoạt động thu thập yêu cầu, tất cả các yêu cầu của khách hàng được thu thập và phân tích để thực hiện. Trong hoạt động này, các cuộc đàm phán có thể diễn ra để thay đổi các yêu cầu nhất định hoặc loại bỏ hoàn toàn các yêu cầu nhất định.

Thông thường, quá trình bắt đầu dự án kết thúc với việc đăng xuất các yêu cầu.

2 - Lập kế hoạch dự án

Lập kế hoạch dự án là một trong những quy trình quản lý dự án chính. Nếu ban quản lý dự án làm sai bước này, có thể dẫn đến hậu quả tiêu cực nặng nề trong các giai đoạn tiếp theo của dự án.

Do đó, ban quản lý dự án sẽ phải quan tâm chi tiết đến quá trình này của dự án.

Trong quá trình này, kế hoạch dự án được đưa ra nhằm giải quyết các yêu cầu của dự án như, phạm vi yêu cầu, ngân sách và các mốc thời gian. Khi kế hoạch dự án được bắt nguồn, thì tiến độ dự án sẽ được phát triển.

Tùy thuộc vào ngân sách và tiến độ, các nguồn lực sau đó được phân bổ cho dự án. Giai đoạn này là giai đoạn quan trọng nhất khi nói đến chi phí và nỗ lực của dự án.

3 - Thực hiện dự án

Sau khi tất cả các thủ tục giấy tờ được thực hiện, trong giai đoạn này, ban quản lý dự án thực hiện dự án để đạt được các mục tiêu của dự án.

Khi nói đến việc thực hiện, mỗi thành viên trong nhóm thực hiện nhiệm vụ của riêng họ trong thời hạn nhất định cho mỗi hoạt động. Lịch trình dự án chi tiết sẽ được sử dụng để theo dõi tiến độ dự án.

Trong quá trình thực hiện dự án, có rất nhiều hoạt động báo cáo phải được thực hiện. Quản lý cấp cao của công ty sẽ yêu cầu cập nhật trạng thái hàng ngày hoặc hàng tuần về tiến độ dự án.

Ngoài ra, khách hàng cũng có thể muốn theo dõi tiến độ của dự án. Trong quá trình thực hiện dự án, phải theo dõi nỗ lực và chi phí của dự án để xác định xem liệu dự án có đang tiến triển đúng hướng hay không.

Ngoài việc báo cáo, có nhiều lần chuyển giao sẽ được thực hiện trong quá trình thực hiện dự án. Thông thường, việc phân phối dự án không phải là việc phân phối một lần được thực hiện vào cuối dự án. Thay vào đó, việc phân phối được phân tán trong suốt thời gian thực hiện dự án và được giao theo các mốc thời gian đã thỏa thuận.

4 - Kiểm soát và xác thực

Trong vòng đời của dự án, các hoạt động của dự án cần được kiểm soát kỹ lưỡng và xác nhận. Việc kiểm soát chủ yếu có thể được thực hiện bằng cách tuân thủ các giao thức ban đầu như kế hoạch dự án, kế hoạch kiểm tra đảm bảo chất lượng và kế hoạch truyền thông cho dự án.

Đôi khi, có thể có những trường hợp không nằm trong các giao thức như vậy. Trong những trường hợp như vậy, người quản lý dự án nên sử dụng các phép đo thích hợp và cần thiết để kiểm soát các tình huống đó.

Xác nhận là một hoạt động hỗ trợ kéo dài từ ngày đầu tiên đến ngày cuối cùng của một dự án. Mỗi và mọi hoạt động và phân phối phải có các tiêu chí xác nhận riêng để xác minh kết quả thành công hoặc hoàn thành thành công.

Khi nói đến việc cung cấp và yêu cầu dự án, một nhóm riêng biệt được gọi là 'nhóm đảm bảo chất lượng' sẽ hỗ trợ nhóm dự án cho các chức năng xác nhận và xác minh.

5 - Kết thúc và đánh giá

Khi tất cả các yêu cầu của dự án đã đạt được, đã đến lúc bàn giao hệ thống đã triển khai và kết thúc dự án. Nếu việc bàn giao dự án phù hợp với các tiêu chí nghiệm thu do khách hàng xác định, dự án sẽ được khách hàng nghiệm thu và thanh toán hợp lệ.

Khi quá trình kết thúc dự án diễn ra, đó là thời gian để đánh giá toàn bộ dự án. Trong phần đánh giá này, những sai lầm của nhóm dự án sẽ được xác định và sẽ thực hiện các bước cần thiết để tránh chúng trong các dự án sau này.

Trong quá trình đánh giá dự án, nhà cung cấp dịch vụ có thể nhận thấy rằng họ chưa đạt được mức lợi nhuận kỳ vọng cho dự án và có thể đã vượt quá các mốc thời gian đã lên kế hoạch từ đầu.

Trong những trường hợp như vậy, dự án không phải là thành công 100% đối với nhà cung cấp dịch vụ. Vì vậy, các trường hợp như vậy cần được nghiên cứu cẩn thận và cần thực hiện các hành động cần thiết để tránh trong tương lai.

Phần kết luận

Quản lý dự án là một quá trình có trách nhiệm. Quy trình quản lý dự án kết nối tất cả các hoạt động khác của dự án với nhau và tạo ra sự hài hòa trong dự án.

Do đó, nhóm quản lý dự án cần có hiểu biết chi tiết về tất cả các quy trình quản lý dự án và các công cụ mà họ có thể sử dụng cho từng quy trình quản lý dự án.