Công cụ biểu đồ Gantt
Giới thiệu
Biểu đồ Gantt là một loại biểu đồ thanh được sử dụng để minh họa lịch trình dự án. Biểu đồ Gantt có thể được sử dụng trong bất kỳ dự án nào liên quan đến nỗ lực, nguồn lực, các mốc quan trọng và việc giao hàng.
Hiện nay, biểu đồ Gantt đã trở thành sự lựa chọn phổ biến của các nhà quản lý dự án trong mọi lĩnh vực.
Biểu đồ Gantt cho phép người quản lý dự án theo dõi tiến độ của toàn bộ dự án. Thông qua biểu đồ Gantt, người quản lý dự án có thể theo dõi các nhiệm vụ riêng lẻ cũng như tiến trình tổng thể của dự án.
Ngoài việc theo dõi tiến trình của các nhiệm vụ, biểu đồ Gantt cũng có thể được sử dụng để theo dõi việc sử dụng các nguồn lực trong dự án. Các nguồn lực này có thể là nguồn nhân lực cũng như nguyên vật liệu được sử dụng.
Biểu đồ Gantt được phát minh bởi một kỹ sư cơ khí tên là Henry Gantt vào năm 1910. Kể từ khi phát minh ra, biểu đồ Gantt đã đi một chặng đường dài. Ngày nay, nó có nhiều dạng khác nhau từ biểu đồ đơn giản trên giấy đến các gói phần mềm phức tạp.
Việc sử dụng
Như chúng ta đã thảo luận, biểu đồ Gantt được sử dụng cho mục đích quản lý dự án. Để sử dụng biểu đồ Gantt trong một dự án, dự án phải thực hiện một số yêu cầu ban đầu.
Trước hết, dự án cần có một Cấu trúc phân chia công việc (WBS) đủ chi tiết.
Thứ hai, dự án nên xác định được các mốc quan trọng và việc chuyển giao.
Trong một số trường hợp, người quản lý dự án cố gắng xác định cấu trúc chia nhỏ công việc trong khi tạo biểu đồ Gantt. Đây là một trong những lỗi thường gặp khi sử dụng biểu đồ Gantt. Biểu đồ Gantt không được thiết kế để hỗ trợ quá trình WBS; thay vì biểu đồ Gantt là để theo dõi tiến độ nhiệm vụ.
Biểu đồ Gantt có thể được sử dụng thành công trong các dự án ở bất kỳ quy mô nào. Khi sử dụng biểu đồ Gantt cho các dự án lớn, có thể tăng độ phức tạp khi theo dõi các nhiệm vụ.
Vấn đề phức tạp này có thể được khắc phục thành công bằng cách sử dụng các gói phần mềm máy tính được thiết kế để cung cấp các chức năng của biểu đồ Gantt.
Công cụ có sẵn
Có hàng tá công cụ biểu đồ Gantt có thể được sử dụng để theo dõi dự án thành công. Các công cụ này thường khác nhau tùy theo tính năng được cung cấp.
Loại biểu đồ Gantt đơn giản nhất có thể được tạo bằng một công cụ phần mềm như Microsoft Excel. Đối với vấn đề đó, bất kỳ công cụ bảng tính nào cũng có thể được sử dụng để thiết kế mẫu biểu đồ Gantt.
Nếu dự án có quy mô nhỏ và không liên quan đến nhiều nhiệm vụ song song, biểu đồ Gantt dựa trên bảng tính có thể là loại hiệu quả nhất.
Microsoft Project là một trong những công cụ biểu đồ Gantt quan trọng được sử dụng ngày nay. Đặc biệt đối với các dự án phát triển phần mềm, biểu đồ Gantt dựa trên MS Project là rất cần thiết để theo dõi hàng trăm nhiệm vụ song song liên quan đến vòng đời phát triển phần mềm.
Có nhiều công cụ biểu đồ Gantt khác có sẵn miễn phí và có giá. Các tính năng được cung cấp bởi các công cụ này bao gồm các tính năng tương tự được cung cấp bởi biểu đồ Gantt dựa trên Excel đến biểu đồ MS Project Gantt. Các công cụ này đi kèm với các thẻ giá và mức tính năng khác nhau, vì vậy người ta có thể chọn công cụ biểu đồ Gantt phù hợp cho mục đích trong tay.
Tạo của riêng bạn
Đôi khi, một người có thể quyết định tạo công cụ biểu đồ Gantt của riêng họ mà không cần mua công cụ hiện có. Nếu đúng như vậy, trước hết, người ta nên tìm kiếm trên Internet các mẫu biểu đồ Gantt miễn phí.
Bằng cách này, người ta có thể thực sự tìm thấy mẫu biểu đồ Gantt chính xác (có thể là trong Excel) cần thiết cho mục đích. Trong trường hợp, nếu không tìm thấy kết quả phù hợp, thì bạn nên tạo riêng cho mình.
Excel là công cụ phổ biến nhất để tạo biểu đồ Gantt tùy chỉnh. Tất nhiên, người ta có thể tạo biểu đồ Gantt từ đầu trong Excel, nhưng luôn nên sử dụng tiện ích bổ sung Quản lý dự án trong Excel để tạo biểu đồ Gantt.
Các tiện ích bổ sung quản lý dự án này được xuất bản bởi Microsoft và các công ty bên thứ ba khác.
Ưu điểm & Nhược điểm
Khả năng nắm bắt tình trạng tổng thể của một dự án và các nhiệm vụ của nó cùng một lúc là lợi thế quan trọng khi sử dụng công cụ biểu đồ Gantt. Do đó, quản lý cấp trên hoặc các nhà tài trợ của dự án có thể đưa ra quyết định sáng suốt chỉ bằng cách nhìn vào công cụ biểu đồ Gantt.
Biểu đồ Gantt dựa trên phần mềm có thể hiển thị các phụ thuộc nhiệm vụ trong lịch trình dự án. Điều này giúp xác định và duy trì lộ trình quan trọng của lịch trình dự án.
Các công cụ biểu đồ Gantt có thể được sử dụng như một thực thể duy nhất để quản lý các dự án nhỏ. Đối với các dự án nhỏ, không cần tài liệu nào khác; nhưng đối với các dự án lớn, công cụ biểu đồ Gantt nên được hỗ trợ bởi các phương tiện tài liệu khác.
Đối với các dự án lớn, thông tin hiển thị trong biểu đồ Gantt có thể không đủ để ra quyết định.
Mặc dù biểu đồ Gantt thể hiện chính xác các khía cạnh chi phí, thời gian và phạm vi của một dự án, nhưng nó không nêu chi tiết về quy mô dự án hoặc quy mô của các yếu tố công việc. Do đó, mức độ của các ràng buộc và các vấn đề có thể dễ bị hiểu nhầm.
Phần kết luận
Các công cụ biểu đồ Gantt giúp cuộc sống của người quản lý dự án trở nên dễ dàng. Do đó, các công cụ biểu đồ Gantt rất quan trọng để thực hiện dự án thành công.
Xác định mức độ chi tiết được yêu cầu trong lịch trình dự án là chìa khóa khi lựa chọn công cụ biểu đồ Gantt phù hợp cho dự án.
Không nên quá phức tạp hóa lịch trình của dự án bằng cách sử dụng biểu đồ Gantt để quản lý các nhiệm vụ đơn giản nhất.