Lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp (ERP)

Giới thiệu

Trong bất kỳ ngành nào, một số yêu cầu mà các nhà quản lý phải đối mặt là tiết kiệm chi phí. Bên cạnh đó, họ cũng phải đối mặt với những thách thức như phân tích chi phí và lợi nhuận trên cơ sở sản phẩm hoặc người tiêu dùng, phải linh hoạt đối mặt với các yêu cầu kinh doanh luôn thay đổi và được thông báo về các quy trình ra quyết định của ban quản lý và những thay đổi trong cách làm kinh doanh.

Tuy nhiên, một số thách thức kìm hãm các nhà quản lý bao gồm khó khăn trong việc thu thập thông tin chính xác, thiếu các ứng dụng bắt chước các phương thức kinh doanh hiện có và giao diện xấu. Khi một số người thách thức đang kìm hãm một nhà quản lý, đó là lúc Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp (ERP) phát huy tác dụng.

Trong nhiều năm, các ứng dụng kinh doanh đã phát triển từ Hệ thống thông tin quản lý không hỗ trợ quyết định sang Hệ thống thông tin doanh nghiệp, hệ thống này cung cấp một số hỗ trợ quyết định cho Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp là một giải pháp phần mềm giải quyết các nhu cầu của tổ chức, có tính đến chế độ xem quy trình để đáp ứng các mục tiêu của tổ chức trong khi kết hợp tất cả các chức năng của tổ chức.

Mục đích của nó là làm cho luồng thông tin dễ dàng giữa tất cả các chức năng kinh doanh trong ranh giới của tổ chức và quản lý các kết nối của tổ chức với các bên liên quan bên ngoài.

Tóm lại, phần mềm Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp cố gắng tích hợp tất cả các phòng ban và chức năng khác nhau của một tổ chức vào một hệ thống máy tính duy nhất để phục vụ các nhu cầu khác nhau của các phòng ban này.

Nhiệm vụ hiện tại là triển khai một chương trình phần mềm theo dõi các nhu cầu của Bộ phận Tài chính cùng với các nhu cầu của Bộ phận Nhân sự và Bộ phận Kho, dường như là không thể. Các phòng ban khác nhau này thường có một chương trình phần mềm riêng được tối ưu hóa theo cách hoạt động của từng phòng ban.

Tuy nhiên, nếu được cài đặt đúng cách, phương pháp tích hợp này có thể rất hiệu quả về chi phí cho một tổ chức. Với một giải pháp tích hợp, các phòng ban khác nhau có thể dễ dàng chia sẻ thông tin và giao tiếp với nhau.

Sơ đồ sau minh họa sự khác biệt giữa hệ thống không tích hợp và hệ thống tích hợp để hoạch định nguồn lực doanh nghiệp.

Động lực đằng sau ERP

Có hai động lực chính đằng sau Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp cho một tổ chức kinh doanh.

Theo nghĩa kinh doanh, Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp đảm bảo sự hài lòng của khách hàng, vì nó dẫn đến sự phát triển kinh doanh tức là phát triển các lĩnh vực mới, sản phẩm mới và dịch vụ mới.

Ngoài ra, nó cho phép các doanh nghiệp đối mặt với sự cạnh tranh trong việc thực hiện Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp và nó đảm bảo các quy trình hiệu quả đưa công ty vào vị trí hàng đầu.
Theo nghĩa CNTT: Hầu hết các phần mềm không đáp ứng hoàn toàn nhu cầu kinh doanh và các hệ thống kế thừa ngày nay rất khó duy trì. Ngoài ra, phần cứng và phần mềm lỗi thời rất khó bảo trì.

Do đó, vì những lý do trên, Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp là cần thiết cho việc quản lý trong thế giới kinh doanh ngày nay. ERP là phần mềm đơn lẻ, giải quyết các vấn đề như thiếu nguyên liệu, dịch vụ khách hàng, quản lý tài chính, vấn đề chất lượng và vấn đề hàng tồn kho. Một hệ thống ERP có thể là bảng điều khiển của các nhà quản lý thời kỳ hiện đại.

Triển khai hệ thống ERP

Sản xuất phần mềm Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp (ERP) rất phức tạp và cũng có nhiều tác động đáng kể đối với thực hành làm việc của nhân viên. Việc triển khai phần mềm cũng là một nhiệm vụ khó khăn và một nhiệm vụ mà các chuyên gia CNTT 'nội bộ' không thể xử lý. Do đó, để triển khai phần mềm ERP, các tổ chức thuê các công ty tư vấn bên thứ ba hoặc một nhà cung cấp ERP.

Đây là cách tiết kiệm chi phí nhất. Thời gian thực hiện để triển khai một hệ thống ERP phụ thuộc vào quy mô của doanh nghiệp, số lượng phòng ban liên quan, mức độ tùy biến liên quan, mức độ thay đổi và sự hợp tác của khách hàng với dự án.

Ưu điểm của hệ thống ERP

Với phần mềm Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp (ERP), việc dự báo chính xác có thể được thực hiện. Khi mức tồn kho dự báo chính xác được giữ ở mức hiệu quả tối đa, điều này cho phép tổ chức có lãi.
Sự tích hợp của các bộ phận khác nhau đảm bảo giao tiếp, năng suất và hiệu quả.
Việc áp dụng phần mềm ERP giúp loại bỏ vấn đề phối hợp các thay đổi giữa nhiều hệ thống.
Phần mềm ERP cung cấp một cái nhìn từ trên xuống về một tổ chức, do đó, thông tin luôn có sẵn để đưa ra quyết định mọi lúc, mọi nơi.

Nhược điểm của hệ thống ERP

Việc áp dụng hệ thống ERP có thể tốn kém.
Việc thiếu ranh giới được tạo ra bởi phần mềm ERP trong một công ty có thể gây ra các vấn đề về ai là người chịu trách nhiệm, trách nhiệm và tinh thần của nhân viên.

Phần kết luận

Mặc dù việc sử dụng một hệ thống ERP có thể tốn kém, nhưng nó cung cấp cho các tổ chức một hệ thống hiệu quả về chi phí về lâu dài.

Phần mềm ERP hoạt động bằng cách tích hợp tất cả các bộ phận khác nhau trong tổ chức vào một hệ thống máy tính cho phép giao tiếp hiệu quả giữa các bộ phận này và do đó nâng cao năng suất.

Các tổ chức nên có thêm các biện pháp phòng ngừa khi lựa chọn hệ thống ERP chính xác cho họ. Đã có rất nhiều trường hợp các tổ chức mất rất nhiều tiền do chọn nhầm giải pháp ERP và nhà cung cấp dịch vụ cho họ.