Kênh thông tin liên lạc
Giới thiệu
Trong một tổ chức, thông tin chảy về phía trước, phía sau và đi ngang. Luồng thông tin này được gọi là giao tiếp. Các kênh liên lạc đề cập đến cách thông tin này lưu chuyển trong tổ chức và với các tổ chức khác.
Trong trang web được gọi là giao tiếp này, một người quản lý trở thành một liên kết. Các quyết định và hướng đi lên hoặc xuống hoặc đi ngang tùy thuộc vào vị trí của người quản lý trong web truyền thông.
Ví dụ, các báo cáo từ người quản lý cấp dưới sẽ chuyển lên trên. Một nhà quản lý giỏi phải truyền cảm hứng, chỉ đạo và tổ chức nhân viên của mình một cách hiệu quả và đối với tất cả những điều này, công cụ mà anh ta sở hữu là lời nói và chữ viết.
Đối với luồng thông tin và để người quản lý xử lý nhân viên của mình, điều quan trọng là phải có một kênh giao tiếp hiệu quả.
Hoạt động của một kênh truyền thông
Thông qua một mô-đun giao tiếp, có thể là các cuộc trò chuyện trực tiếp hoặc bản ghi nhớ giữa các bộ phận, thông tin được truyền từ người quản lý đến cấp dưới hoặc ngược lại.
Một yếu tố quan trọng của quá trình giao tiếp là cơ chế phản hồi giữa cấp quản lý và nhân viên.
Trong cơ chế này, nhân viên thông báo cho người quản lý rằng họ đã hiểu rõ nhiệm vụ trong lúc người quản lý cung cấp cho nhân viên những nhận xét và định hướng về công việc của nhân viên.
Tầm quan trọng của một kênh liên lạc
Sự cố trong kênh truyền thông dẫn đến luồng thông tin không hiệu quả. Nhân viên không nhận thức được những gì công ty mong đợi ở họ. Họ không biết về những gì đang diễn ra trong công ty.
Điều này sẽ khiến họ trở nên nghi ngờ về động cơ và bất kỳ thay đổi nào trong công ty. Ngoài ra, nếu không có giao tiếp hiệu quả, nhân viên trở nên quan tâm đến bộ phận hơn là quan tâm đến công ty, và điều này ảnh hưởng đến việc ra quyết định và năng suất của họ tại nơi làm việc.
Cuối cùng, điều này cũng làm tổn hại đến các mục tiêu tổng thể của tổ chức. Do đó, để một tổ chức được vận hành hiệu quả, một nhà quản lý giỏi cần có khả năng truyền đạt cho nhân viên của mình những gì họ mong đợi, đảm bảo rằng họ nhận thức đầy đủ về các chính sách của công ty và bất kỳ thay đổi nào sắp tới.
Do đó, một kênh giao tiếp hiệu quả cần được các nhà quản lý thực hiện để tối ưu hóa năng suất của công nhân nhằm đảm bảo sự vận hành trơn tru của tổ chức.
Các loại kênh liên lạc
Số lượng các kênh liên lạc có sẵn cho người quản lý đã tăng lên trong 20 năm qua. Hội nghị truyền hình, công nghệ di động, bảng thông báo điện tử và máy fax là một số khả năng mới.
Khi các tổ chức phát triển về quy mô, các nhà quản lý không thể chỉ dựa vào giao tiếp mặt đối mặt để truyền tải thông điệp của họ.
Một thách thức mà các nhà quản lý phải đối mặt ngày nay là xác định loại kênh giao tiếp mà họ nên chọn để thực hiện giao tiếp hiệu quả.
Để thực hiện nhiệm vụ của nhà quản lý dễ dàng hơn, các loại kênh giao tiếp được nhóm thành ba nhóm chính: chính thức, không chính thức và không chính thức.
Các kênh giao tiếp chính thức
Một kênh truyền thông chính thức truyền thông tin như các mục tiêu, chính sách và thủ tục của một tổ chức. Thông điệp trong loại kênh liên lạc này tuân theo một chuỗi lệnh. Điều này có nghĩa là thông tin truyền từ người quản lý đến cấp dưới của anh ta và đến lượt họ, họ sẽ chuyển thông tin đó cho cấp nhân viên tiếp theo.
Một ví dụ về kênh truyền thông chính thức là bản tin của công ty, bản tin này cung cấp cho nhân viên cũng như khách hàng một ý tưởng rõ ràng về mục tiêu và tầm nhìn của công ty. Nó cũng bao gồm việc chuyển giao thông tin liên quan đến bản ghi nhớ, báo cáo, chỉ đạo và các cuộc họp đã lên lịch trong chuỗi chỉ huy.
Kế hoạch kinh doanh, khảo sát sự hài lòng của khách hàng, báo cáo thường niên, sổ tay hướng dẫn sử dụng lao động, các cuộc họp đánh giá đều là những kênh giao tiếp chính thức.
Các kênh giao tiếp không chính thức
Trong môi trường làm việc chính thức, luôn tồn tại một mạng lưới giao tiếp không chính thức. Mạng liên lạc có thứ bậc nghiêm ngặt không thể tự hoạt động hiệu quả và do đó tồn tại một kênh liên lạc bên ngoài web này. Mặc dù loại kênh giao tiếp này có thể làm gián đoạn chuỗi chỉ huy, nhưng một nhà quản lý giỏi cần phải tìm ra sự cân bằng tốt giữa kênh giao tiếp chính thức và không chính thức.
Một ví dụ về kênh giao tiếp không chính thức là giờ ăn trưa tại nhà ăn / căng tin của tổ chức. Tại đây, trong bầu không khí thoải mái, các cuộc thảo luận giữa các nhân viên được khuyến khích. Ngoài ra, các nhà quản lý cũng đi bộ xung quanh, áp dụng phương pháp thực hành để xử lý các thắc mắc của nhân viên là một ví dụ về một kênh giao tiếp không chính thức.
Các vòng tròn chất lượng, làm việc nhóm, các chương trình đào tạo khác nhau nằm ngoài chuỗi chỉ huy và do đó, thuộc loại kênh truyền thông không chính thức.
Các kênh liên lạc không chính thức
Các nhà quản lý giỏi sẽ nhận ra một thực tế rằng đôi khi giao tiếp diễn ra trong một tổ chức là giữa các cá nhân. Trong khi biên bản cuộc họp có thể là chủ đề thảo luận giữa các nhân viên, các chương trình thể thao, chính trị và truyền hình cũng chia sẻ trên sàn.
Kênh giao tiếp không chính thức trong một tổ chức là 'ống nho' của tổ chức. Đó là thông qua các cây nho mà tin đồn lan truyền. Ngoài ra, những người tham gia vào các cuộc thảo luận 'nho nhỏ' thường tạo thành nhóm, biến thành tình bạn bên ngoài tổ chức. Mặc dù cây nho có thể có ý nghĩa tích cực, nhưng thông thường không phải thông tin lưu hành trong cây nho bị phóng đại và có thể gây ra cảnh báo không cần thiết cho nhân viên. Một nhà quản lý giỏi cần nắm rõ thông tin lưu hành trên kênh truyền thông không chính thức này và cần có những biện pháp tích cực để ngăn chặn luồng thông tin sai lệch.
Một ví dụ về kênh giao tiếp không chính thức là các cuộc tụ họp xã hội giữa các nhân viên.
Phần kết luận
Trong bất kỳ tổ chức nào cũng tồn tại ba loại kênh giao tiếp: chính thức, không chính thức và không chính thức.
Trong khi web giao tiếp lý tưởng là một cấu trúc chính thức, trong đó giao tiếp không chính thức có thể diễn ra, các kênh giao tiếp không chính thức cũng tồn tại trong một tổ chức.
Thông qua các kênh khác nhau này, điều quan trọng là người quản lý phải truyền đạt ý tưởng của mình và sau đó lắng nghe, tiếp thu, thu thập và truyền đạt thêm cho nhân viên.