Phương pháp giao tiếp
Giới thiệu
Tất cả chúng ta đều biết tầm quan trọng của giao tiếp trong cuộc sống hàng ngày của chúng ta. Không gì có thể diễn ra nếu không sử dụng một số phương pháp giao tiếp để thể hiện bản thân cho bất cứ mục đích gì.
Giao tiếp thậm chí còn có giá trị hơn trong môi trường kinh doanh vì có nhiều bên tham gia. Các bên liên quan khác nhau, dù là khách hàng, nhân viên hay giới truyền thông, luôn gửi thông tin quan trọng cho nhau.
Do đó, chúng tôi liên tục sử dụng một số hình thức liên lạc hoặc hình thức khác để gửi một thông điệp. Nếu không có những phương thức giao tiếp khác nhau ngày nay, chúng ta sẽ mất rất nhiều thời gian để thực hiện công việc kinh doanh hiệu quả như ngày nay và với tốc độ tương tự.
Chúng ta hãy thử và hiểu những phương pháp giao tiếp này là gì.
Các loại giao tiếp
Nhiều công cụ mới đã xuất hiện trong những năm qua để giúp mọi người giao tiếp hiệu quả.
Giao tiếp bằng miệng
Giao tiếp bằng miệng có thể nói là hình thức giao tiếp được sử dụng nhiều nhất. Cho dù đó là trình bày một số dữ liệu quan trọng cho đồng nghiệp của bạn hay dẫn dắt một cuộc họp của hội đồng quản trị, những kỹ năng này đều rất quan trọng.
Chúng tôi liên tục sử dụng lời nói bằng lời nói để thông báo cho cấp dưới của mình về một quyết định, cung cấp thông tin, v.v. Điều này được thực hiện qua điện thoại hoặc mặt đối mặt.
Người ở đầu nhận cũng cần phải hết sức thận trọng để đảm bảo rằng họ hiểu rõ những gì đang được nói.
Do đó, điều này cho thấy rằng bạn cần phải trau dồi cả kỹ năng nghe và nói của mình, vì bạn sẽ phải thực hiện cả hai vai trò ở nơi làm việc, với những người khác nhau.
Giao tiếp bằng văn bản
Viết được sử dụng khi bạn phải cung cấp thông tin chi tiết như số liệu và dữ kiện, ngay cả khi đang thuyết trình.
Nó cũng thường được sử dụng để gửi tài liệu và các tài liệu quan trọng khác cho các bên liên quan, sau đó có thể được lưu trữ để sử dụng sau này vì nó có thể được gọi dễ dàng khi được ghi lại. Các tài liệu quan trọng khác như hợp đồng, bản ghi nhớ và biên bản cuộc họp cũng ở dạng văn bản cho mục đích này.
Tuy nhiên, có thể thấy trong những năm gần đây, giao tiếp bằng lời nói đã được thay thế rất nhiều bằng một hình thức giao tiếp bằng văn bản nhanh hơn và đó là email.
Bạn cũng có thể sử dụng hội nghị truyền hình và các cuộc gọi điện thoại nhiều chiều với nhiều cá nhân đồng thời. Ngoài một số trục trặc có thể xảy ra, những phương pháp giao tiếp này đã giúp các tổ chức đi được một chặng đường dài.
Ngôn ngữ cơ thể
Mặc dù các phương pháp giao tiếp phổ biến nhất được thực hiện bằng lời nói hoặc bằng văn bản, nhưng khi nói đến các kỹ thuật quản lý, không bao giờ được đánh giá thấp sức mạnh của giao tiếp phi ngôn ngữ.
Nụ cười của bạn, cử chỉ của bạn và một số chuyển động cơ thể khác gửi đi một thông điệp đến những người xung quanh bạn. Bạn cần lưu ý điều này trong khi giao dịch với nhân viên và khách hàng của mình.
Luôn nhớ duy trì giao tiếp bằng mắt. Điều này sẽ cho thấy rằng bạn đang nghiêm túc và tự tin về những gì đang được nói.
Tại sao chúng ta cần các phương pháp giao tiếp khác nhau?
Bạn có thể hỏi tại sao điều quan trọng là chúng ta sử dụng các phương pháp giao tiếp khác nhau trong một tổ chức.
Câu trả lời rất đơn giản. Lý do cho điều này là vai trò quan trọng mà giao tiếp đóng trong hoạt động hiệu quả của một doanh nghiệp.
Hãy tưởng tượng một tổ chức ngày nay không có thiết bị e-mail. Làm thế nào để một khách hàng sau đó có thể gửi một đề xuất quan trọng một cách nhanh chóng và trực tiếp đến nhà tuyển dụng phụ trách? Tương tự, một tổ chức có thể phải đình chỉ công việc của họ nếu một số nhà quản lý không ở trong nước và do đó không thể thuyết trình trước hội đồng quản trị.
Nhưng, tất nhiên, điều này có thể được thực hiện ngay hôm nay với sự trợ giúp của hội nghị truyền hình.
Do đó, điều quan trọng là phải sử dụng các phương pháp giao tiếp khác nhau.
Chọn phương pháp phù hợp
Điều quan trọng là các phương pháp truyền thông tiết kiệm chi phí nhất được lựa chọn cho bất kỳ tổ chức nào. Đơn giản chỉ cần chọn một phương pháp giao tiếp vì nó là một nhạc cụ nổi tiếng sẽ không hữu ích.
Bạn sẽ cần phải hiểu nhu cầu của tổ chức của bạn nói riêng. Có một số câu hỏi mà bạn cần phải hỏi:
Đối tượng mục tiêu của chúng tôi là gì?
Chúng ta sẵn sàng chi bao nhiêu cho một nhạc cụ như vậy?
Nó sẽ làm tăng năng suất của nhân viên về lâu dài?
Loại thông tin nào chúng ta gửi đi thường xuyên nhất?
Bạn có thể có nhiều câu hỏi hơn để hỏi dựa trên loại công việc bạn thực hiện và thông điệp bạn cần gửi. Hãy nhớ rằng không có phương pháp giao tiếp 'đúng' nào. Bạn sẽ cần các phương pháp khác nhau cho các mục đích và nhiệm vụ khác nhau.
Phần kết luận
Kết luận, điều quan trọng là phải luôn nhớ tầm quan trọng của giao tiếp trong một tổ chức.
Các phương pháp giao tiếp bạn chọn theo một nghĩa nào đó có thể tạo ra hoặc phá vỡ cấu trúc quản lý của tổ chức và cũng có thể ảnh hưởng đến mối quan hệ của bạn với khách hàng, nếu không được lựa chọn cẩn thận.
Do đó, điều quan trọng là bạn phải dành một chút thời gian để lựa chọn các phương pháp phù hợp để hỗ trợ bạn trong các nhiệm vụ quản lý của mình.